Kurzbeschreibung salesdoc

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1 Kurzbeschreibung salesdoc salesdoc GbR Tel Deutsche Bank Zeilweg 44 Fax Konto Frankfurt am Main St.Nr BLZ

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines Symbole Kalender Kontaktmanagement Firmen-/Ansprechpartnerübersicht Neue Verknüpfung zu einem bestehenden Kontakt hinzufügen Symbolik im Kontaktmanagement Aktivitäten Aktionen zu einem Ansprechpartner Marketingaktionen Erstellen einer Marketingaktion Dokumentenmanagement Auftragsmanagement Wiedervorlage QM-Befragung/ Kundenzufriedenheitsbefragung Projektbezogene Zeiterfassung Export Konfiguration Einsatzbeispiele Mögliche Ablaufplanung salesdoc GbR Tel Deutsche Bank Zeilweg 44 Fax info@salesdoc.de Konto Frankfurt am Main St.Nr BLZ

3 1. Allgemeines salesdoc ist ein webbasierendes, multifunktionales und frei konfigurierbares CCI-System (Customer Centric Information-System), das ausschließlich in zertifizierten deutschen Rechenzentren gehostet wird (DIN ISO 27001). Mit direktem Anschluß an die Internetknoten DE-CIX und BCIX sind die Systeme über zwei unabhängige Standorte verfügbar. In unseren Rechenzentren werden pro Kunde isolierte Umgebungen eingerichtet. Die Nutzung erfolgt über Standard-Browser, mobile Endgeräte wie Tablets oder Mobiltelefone welche durch ein Verschlüsselungsverfahren vor fremden Zugriffen geschützt sind. salesdoc kann als Kundendatenbank, CRM, Vertriebssteuerungstool, für die Auftragsbearbeitung, die Angebotserstellung, die Produktverwaltung, als Reportingtool, für Wiedervorlagen sowie für Lead-/ Adressgenerierung und Kundenbefragungen und vieles mehr genutzt werden. Die Möglichkeiten der Verwendung von salesdoc sind sehr vielfältig und auf Grund der freien Konfigurationsmöglichkeiten ist es branchenunabhängig einsetzbar. Auf Grund der Architektur ist salesdoc in der Lage die oben genannten Projekte für Sie zu realisieren. Durch Funktionen wie Überwachen von Datensätzen (bis auf Feldebene) und Automatismen wie die Generierung von , Wiedervorlagen, Terminen bzw. Aufgaben können endlos viele Anwendungsfelder erschlossen werden. Ihre Vorteile im Überblick: Kostenkontrolle Durch selbständiges Aktivieren und Deaktivieren von Benutzeraccounts hat der Kunde die volle Kostenkontrolle. Keine zusätzlichen Lizenzen und Laufzeitgebundene Verträge bei Personalmehrbedarf. Rechnungslegung durch salesdoc erfolgt anhand der Höchstzahl aktiver Benutzeraccounts im jeweiligen Abrechnungsmonat. Systemunabhängig Von Anfang an ist salesdoc für alle Plattformen konzipiert worden. Egal ob Tablet, PC, Laptop oder Mobiltelefon - alles was Sie benötigen ist ein internetfähiges Endgerät Flexibel und dynamisch Egal ob Leadgenerierung, QM-Befragung, CRM oder andere Projekte - erstellen Sie einfach Ihre eigenen Tabellen, Masken und Abfragen und konfigurieren Sie die Umgebung so wie Sie es benötigen. Intuitiv und ohne überladene Oberflächen stellt das agile Front-End immer eine sofort einsetzbare Arbeitswelt bereit. Standortunabhängig Nutzen Sie Ihr salesdoc von überall in der Welt. Egal auf welchem Kontinent und in welcher Stadt, salesdoc ist immer da wo Ihr Business gerade aktiv ist. Über unsere Anbindung an die Hauptknotenpunkte des deutschen Internets steht Ihre Arbeitsumgebung jederzeit für Sie bereit. Eine Besonderheit von salesdoc ist das Erstellen von Kampagnen für Leadgenerierung und QM-Befragungen (Mitarbeiterbefragungen, Kundenbefragungen) auf mobilen Endgeräten wie z.b. ipad. Die Kampagnenauswertung kann zeitnah in der salesdoc-kundendatenbank erfolgen. Es können beliebig viele und unterschiedliche Kampagnen selbst konfiguriert werden. Bei Bedarf stellen wir gern auch die notwendigen mobilen Endgeräte gegen eine Leihgebühr zur Verfügung. Ob Einzeltage, wochenweise oder monatliche Nutzung der Endgeräte wir können für jeden Bedarf das entsprechende Nutzungspaket zusammenstellen. salesdoc GbR Tel Deutsche Bank Zeilweg 44 Fax info@salesdoc.de Konto Frankfurt am Main St.Nr BLZ

4 Die Tablets verfügen über WIFI oder WIFI mit mobiler Datenübertragung und sind somit für Inhouse-Kampagnen wie auch für Outdoor-Kampagnen (z.b. in Fußgängerzonen, auf Messen, in Einkaufszentren) einsetzbar. Updates und Neuentwicklungen werden automatisch und ohne Zusatzkosten in die Plattform eingespielt. Die Kunden werden von salesdoc regelmäßig über Neuerungen informiert. 2. Symbole Linker Bildschirmrand: - Das Haus steht für die Startseite. Beim Betätigen gelangen Sie auf die Startseite. - Zurückbutton für einen Schritt zurück Rechter Bildschirmrand: - Plusbutton steht immer für etwas Neues hinzufügen - Hakensymbol steht für das Speichern einer Aktion - Lupensymbol für die Suche - Rechtspfeil steht für die Exportfunktion (abhängig von Benutzerrechten) - Minussymbol hat die Löschfunktion 3. Kalender Personalisiert für jeden Benutzer und/oder als Gruppenkalender einsetzbar. Zum Anlegen eines neuen Termines ist ein Einfachklick auf den Tag und die Zeit ausreichend. Das Speichern und Löschen erfolgt über Symbole im oberen rechten Bildschirmrand. 4

5 Termine des aktuellen Tages erscheinen direkt auf der Anmeldeseite. Wenn konfiguriert, können Aufgaben/Wiedervorlagen und Termine des aktuellen Tages direkt auf der Anmeldeseite erscheinen. Aufgaben/Wiedervorlagen sind immer Ganztagstermine und werden für die Wiedervorlage verwendet. Es ist auch die Zuordnung/Verknüpfung von Terminen direkt zu einem Ansprechpartner, einer Aktivität oder einer Firma möglich. Hinzufügenfunktion Drop-Down-Menü für die Auswahl der Verknüpfungsart. Mit dem +Button wird neu erstellt und mit der Lupe kann in bestehenden Elementen gesucht werden. 5

6 Ansicht nach dem Einfügen eines Ansprechpartners: 4. Kontaktmanagement 4.1. Firmen-/Ansprechpartnerübersicht Zum Auswählen einer Firma oder eines Ansprechpartners auf den jeweiligen Menüpunkt klicken. Es erscheinen alle Firmen oder alle Ansprechpartner. Zum Suchen auf das Lupensymbol am rechten oberen Bildschirmrand klicken. Die Suche umfasst alle Eingabefelder eines Neukontaktes und ermöglicht so ein hohes Maß an Genauigkeit der Suchergebnisse. Zu einem Kontakt werden alle vorhanden Daten angezeigt. Im linken Bildbereich Firmenoder Personenspezifische Angaben und im rechten Bereich werden alle vorhanden Verknüpfungen (Aktivitäten, Ansprechpartner, Firma, Termine usw.) mit diesem Datensatz angezeigt. 6

7 Linker Bildbereich Rechter Bildbereich Zuordnung einer Branche Sie können einer Firma zum Beispiel auch Schlagworte/ Branchen zuordnen, um zu einem späteren Zeitpunkt nach Firmen bestimmter Branchen filtern/suchen zu können. Neue Firma hinzufügen: Beim Erstellen eines neuen Kontaktes ist es möglich sofort diverse Verknüpfungen vorzunehmen. Welche Felder die Eingabemaske für neue Firmen oder Ansprechpartner haben soll, ist frei konfigurierbar. 7

8 4.2. Neue Verknüpfung zu einem bestehenden Kontakt hinzufügen Ablauf einer Verknüpfung: 1. Betätigen des +Button für das Hinzufügen 2. Über das Drop-Down-Menü den Verknüpfungstyp auswählen 3. Über den +Button kann ein neuer Termin oder Ansprechpartner usw. hinzufügen ODER 4. Über das Lupenzeichen in vorhanden Firmen, Ansprechpartnern usw. suchen Alle Daten im gesamten System können mit anderen Aktionen verknüpft werden, so das sie immer wie im Kreis alles durchlaufen und sich anzeigen lassen können Symbolik im Kontaktmanagement Das Symbol vor der Telefonnummer ermöglicht bei der Nutzung eines Mobiltelefones die direkte Anwahl dieser Nummer. Bei einer vorhandenen -Adresse öffnet sich beim Betätigen dieses Buttons ihr Mailaccount und sie können eine schreiben. Das Internetsymbol ermöglicht den Klick auf die hinterlegte Webseite. 8

9 4.4. Aktivitäten Eine Gesamtübersicht aller Aktivitäten finden Sie auf der Startseite unter dem Menüpunkt Aktivitäten. Die einzelnen Aktivitäten sind mit dem jeweiligen Ansprechpartner und der Firma verknüpft und werden auch dort angezeigt. In der Kontaktübersicht werden aber nur die ersten 10 Aktivitäten gezeigt. Mit dem Klick auf Alles werden alle Aktivitäten für diesen Kontakt gezeigt. Erstellen einer neuen Aktivität: 9

10 4.5. Aktionen zu einem Ansprechpartner Geburtstage werden auf der Startseite für alle angezeigt Sobald der Haken gesetzt ist, werden die Aktivitäten eingefroren und der Ansprechpartner wird auch nicht in neue Aktionen einbezogen Beim Betätigen des Plusbuttons öffnet sich die Liste aller Marketingaktionen und der Ansprechpartner kann für eine Aktion ausgewählt werden 5. Marketingaktionen Sie haben die Möglichkeit Ansprechpartnern verschiedene Marketingaktionen, wie z.b. Weihnachtsaktionen, Newsletter, Einladung für Kongress usw., zuzuordnen Erstellen einer Marketingaktion Zunächst erstellen sie anhand ihrer Suchkriterien für diese Aktion (z.b. alle Ansprechpartner im Bereich Consulting) eine Liste aller in Frage kommenden Personen. Hierfür gehen sie im Kontaktmanagement auf Ansprechpartner, klicken das Suchsymbol und definieren alle Suchkriterien. Mit einem erneuten Klick auf das Suchsymbol werden alle Ansprechpartner angezeigt in denen diese Kriterien erfüllt sind. Um nun eine neue Marketingaktion anzulegen, klicken sie im rechten oberen Bildschirmrand auf das Symbol exportieren. 10

11 Das Format muss auf Markieren gesetzt werden und in dem Freitextfeld wird der Name der Aktion eingetragen (z.b. Weihnachtsaktion 2012). In allen ausgewählten Ansprechpartnern wird nun automatisch das Schlagwort/ die Aktion erzeugt. Über den +Button neben den Schlagworten/Aktionen bekommen sie alle vorhanden Aktionen angezeigt und können diese den Ansprechpartnern hinzufügen. 6. Dokumentenmanagement Verwalten und Hochladen von Präsentationen, Bildern, Dokumenten. Sie können eine zentrale Dokumentenverwaltung ebenso konfigurieren wie eine an den Kontakten zugeordnete Dokumentenübersicht (z.b. Rechnungen, Angebote, Präsentationen). Die Sichtbarkeit und die Bearbeitungsrechte können in Abhängigkeit von den Nutzerrechten erfolgen. Anzeige der Anzahl der vorhandenen Dokumente 11

12 7. Auftragsmanagement Mit dem Auftragsmanagement lassen sich schnell und übersichtlich Projekte und Aufträge verwalten und mit Firmen, Ansprechpartnern usw. verknüpfen. Die Angaben für die Erfassung eines Auftrages werden frei nach den Wünschen des Kunden definiert und können auch jederzeit selbständig über die Konfiguration geändert werden. 8. Wiedervorlage Die Wiedervorlage kann auf der Startseite angezeigt werden, um so einen gesamten Überblick über alle offenen Tätigkeiten zu erhalten. Mit der Wiedervorlage können interne Abläufe koordiniert werden, aber auch zum Beispiel Vertragslaufzeiten und ähnliches überwacht werden. 12

13 9. QM-Befragung/ Kundenzufriedenheitsbefragung Sie haben mit salesdoc auch die Möglichkeit Kundenzufriedenheitsbefragungen/ Patientenbefragungen usw. durchzuführen. Nachfolgend nur zwei Beispiele jede Befragung kann individuell gestaltet werden. 13

14 Beispiel für eine Patientenbefragung: 10. Projektbezogene Zeiterfassung Die projektbezogene Zeiterfassung kann zum Beispiel in Agenturen mit Einsatz von externem Personal verwendet werden. 14

15 Alle Mitarbeiter werden gelistet und die Einsatzzeiten mit dem jeweiligen Projekt verknüpft. 11. Export Alle in der Oberfläche sichtbaren Listen können (je nach Benutzerrechten) exportiert werden. Als Formate stehen CSV,HTML, EXCEL oder als PDF zur Verfügung. Der Export kann auch direkt an eine -Adresse versendet werden. salesdoc kann alle Datensätze der aktuellen Liste markieren. Somit können Sie alle in einem Export enthaltenen Daten später nachverfolgen. 15

16 12. Konfiguration Konfiguration der gesamten salesdoc Umgebung. Hier können Sie Filter, Tabellen, Elemente, Masken, Benutzer und Gruppen verwalten. Die Einstellungen sind im Auslieferungszustand nur für Benutzer der Gruppe Admin freigegeben. Aktivierung, Erstellung von Benutzern sowie deren Deaktivierung (zeitweise Stilllegung des Accounts) erfolgt ebenfalls innerhalb der Konfiguration. Mit dem Schieberegler können Sie selbst Accounts aktivieren oder deaktivieren Da die Nutzungsgebühr für salesdoc abhängig ist von der Anzahl der aktiven Nutzer innerhalb eines Kalendermonats können Sie jeden einzelnen Zugang aktiv oder passiv setzen. Jeder Benutzer kann beliebig vielen Gruppen zugehörig sein (durch Gruppen ist z.b. eine gemeinsame Kalendernutzung möglich). Die Konfiguration kann auch über einen Konfigurationsbeauftragten im Unternehmen selbst durchgeführt werden. Selbstverständlich bietet salesdoc aber auch einen kostenfreien Support an und übernimmt zusätzliche Konfigurationsarbeiten. 16

17 13. Einsatzbeispiele Mobile Reparaturannahme in Autowerkstätten mit einem ipad. Ausfüllen eines Auftragsformulars mit Kundenunterschrift direkt auf dem ipad. Kundenzufriedenheitsbefragung nach einem Werkstattaufenthalt. Mobile Adressgenerierung oder Unterschriftensammlung mit einem Tablet (ipad) in der Fußgängerzone oder in einem Einkaufszentrum. Leadgenerierung z.b. auf Messen mit mobilen Endgeräten. Hostessen oder eigene Mitarbeiter werden mit Tablets (ipad) ausgestattet, um die Leads zu generieren. Der Vorteil ist, das die Daten direkt in die Kundendatenbank aufgenommen werden können und im Backoffice die neuen Kontakte zeitgleich bearbeitet werden können. Alle Angaben und Felder die bei der Leadgenerierung zur Verwendung kommen sind natürlich konfigurierbar. Patientenbefragungen in Arztpraxen, Krankenhäusern mit mobilen Endgeräten durchführen. Wählen Sie frei zwischen Eingabemethoden wie Multiple Choice, freien Textfeldern oder Klassifizierungen wie z.b. Skala 1-6. Ausstattung der Vertriebsmitarbeiter mit Tablets. Kundendaten, Skizzen, Visitenkarten können direkt vor Ort im Termin in die Kundendatenbank eingepflegt werden. Das Erstellen von Angeboten und die Auftragsbearbeitung sind möglich. Skizzen werden auf dem Tablet angefertigt und können dem Kunden zugeordnet werden. Somit werden die Nacharbeitszeiten der Vertriebsmitarbeiter minimiert. Nutzung als Vertriebssteuerungstool - komplettes Reporting mit Vertriebskennzahlen wie Forecast, aktuelle Umsätze, offene Aufträge, Splitting nach einzelnen Vertriebsmitarbeitern usw. sind möglich und ein wichtiges Instrument für Vertriebsleiter, um Auskunft über die aktuelle Auftragslage erteilen zu können. Nutzung als Kundendatenbank bzw CRM mit Funktionen wie Aktionsmanagement. Hier können Daten zum Beispiel bei Einladungen markiert werden so dass auch nach Datensatzänderung die Nachverfolgung von Einladungen, Events, Hausmessen, Mailings möglich ist. Kundenzufriedenheitsbefragung der Gäste in der Hotellobby. In der Empfangshalle befinden sich ein bis zwei Terminals mit einem mobilen Endgerät und die Gäste können während dem Aufenthalt im Empfangsbereich die Kundenbefragung ausfüllen. Somit werden Befragungsbögen auf den Hotelzimmern und die Nacharbeit der manuellen Eingabe der Daten in entsprechende Systeme überflüssig. Eine Zeiterfassung für interne oder externe Mitarbeiter kann projektbezogen hinzugefügt werden. Das gesamte Auftragsmanagement inklusive der Kundenunterschriften kann mit salesdoc geführt werden. 17

18 Das Erstellen von Gutachten jeglicher Art ist möglich. So kann z.b. ein KFZ- Sachverständiger seine Gutachten erstellen und über ein mobiles Endgerät Bilder des Schadens direkt dem Gutachten hinzufügen. Auf Grund der Flexibilität der salesdoc-plattform ist sie vielfältig und in nahezu allen Branchen einsetzbar. Finden Sie IHR Anwendungsbeispiel nicht in den oben aufgeführten Erläuterungen, so sprechen Sie mit uns. Nichts ist unmöglich und in einem ersten Telefonat können wir Ihnen bereits sagen, ob es Möglichkeiten für die Umsetzung Ihrer Wünsche gibt. 14. Mögliche Ablaufplanung salesdoc kann direkt nach Beauftragung verwendet werden. Sollten Sie Ihrerseits Bedarf an einem fertig eingerichteten System haben so kann gern gemeinsam mit Ihnen die Erstkonfiguration des Systems abgestimmt und aufgenommen werden. Durch die salesdoc- Mitarbeiter erfolgt dann die Einrichtung der Plattform. Im Anschluss erfolgen bei Bedarf Mitarbeiter- sowie Admin- und Konfigurationsschulungen. Ob und inwieweit Mitarbeiter in die Konfiguration des Systems eingewiesen werden ist frei bestimmbar. Durch die intuitive Oberfläche können Änderungen in allen Bereichen komplett in eigener Regie und ohne weitere Beauftragung durchgeführt werden. Selbstverständlich garantiert salesdoc eine Supporbetreuung. Die Kosten hierfür sind bereits in der monatlichen Nutzungsgebühr enthalten. Mit diesem Dokument möchten wir Ihnen einen ersten Einblick in die Möglichkeiten und Funktionalitäten des Kundeninformationssystem (CCI) von salesdoc geben. Die Inhalte aller Seiten sind nur Beispiele, da ein salesdoc-system dem Kunden maßgeschnediert angepasst wird. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Rufen Sie uns an und wir erläutern Ihnen gern persönlichen die weiteren Vorzüge des Systems. Gern können Sie auch einen kostenfreien Demozugang für unser Kundeninformationssystem erhalten. Schreiben Sie uns einfach ein Mail oder registrieren Sie sich auf unserer Webseite für eine Demoversion. 18