Diamant MS Excel Integration Input & Output

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1 Diamant MS Excel Integration Input & Output Ihre Geschäftsberichte, Auswertungen und Planungsformulare mit Standleitung zum Rechnungswesen Whitepaper 1

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3 Ihre Geschäftsberichte, Auswertungen und Planungsformulare mit Standleitung zum Rechnungswesen Ob für Geschäftsberichte, Auswertungen oder Planungen MS Excel ist im Rechnungswesen und Controlling mittelständischer Unternehmen nicht wegzudenken. Das hat gute Gründe, denn in der Tabellenkalkulation stehen umfangreiche Rechenfunktionen zur Verfügung und Layouts lassen sich völlig frei gestalten. Ist Microsoft Excel die tragende Säule Ihres Berichtswesens? Sie sind Entscheider und ärgern sich regelmäßig über inkonsistente Daten aus verschiedenen Quellen? Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Tabellen manuell? Verbringen Sie wertvolle Zeit mit der Suche nach den Fehlern in Ihren Excel-Tabellen oder Excel-Formularen? Nervt der manuelle Übertrag der Daten in Ihr Rechnungswesen? Brauchen Sie regelmäßig Ihr Wochenende oder Überstunden für die Aufbereitung Ihrer Berichte? Ein effizienter Planungs- und Berichtsprozess zeichnet sich bereits dadurch aus, dass nicht über die Herkunft und Richtigkeit der Zahlen diskutiert wird, sondern über deren Aussagekraft und Auswirkungen auf Entscheidungen, die die Zukunft und das Wohl des Unternehmens und der Mitarbeiter betreffen. Diamant Software macht die Arbeit mit dem Microsoft-Excel jetzt zu einem neuen Erlebnis: Das Modul MS Excel-Integration Input/Output erlaubt auf einfache Art und Weise den bidirektionalen Datenaustausch von MS Excel mit dem Diamant Rechnungswesen. Berichte und Auswertungen adhoc erstellen Die moderne Web Services Technologie ermöglicht, dass alle für den Datenaustausch benötigten Funktionen aus dem Diamant Rechnungswesen in MS Excel eingebunden und direkt dort genutzt werden können - von Datenfeldern über Teilfunktionen bis hin zu ganzen Auswahlmenüs. Sie können damit jederzeit und adhoc in Ihrer Microsoft Excel Tabellenkalkulation auf operative Daten der Rechnungswesen- und Controllinglösung zugreifen, sie weiterverarbeiten und sogar zurückschreiben. Und das bei höchstmöglicher Sicherheit, denn maßgeblich bleibt dabei die Berechtigungssteuerung von Diamant. So ist sichergestellt, dass nur befugte Mitarbeiter in MS Excel die Daten abrufen, ändern und zurückspeichern können. Der Vorteil für Sie liegt auf der Hand Die Arbeit mit MS Excel wird weiter automatisiert, beschleunigt und vereinfacht. Ein großer Nachteil von MS Excel, die Fehleranfälligkeit manuell aufgesetzter und gepflegter Tabellenwerke im Berichtswesen und Controlling Ihres Unternehmens entfällt nun endgültig. 3

4 Berichtswesen mit MS Excel Je größer ein Unternehmen ist, desto vielfältiger und komplexer können Kennzahlen und Messgrößen ausfallen. Umso wichtiger ist es, dass jeder von den gleichen Zahlen spricht. Grundlage hierfür ist eine konsistente Datenbasis und ein standardisiertes, unternehmensweit anerkanntes Berichtswesen, auf das sich Entscheidungsträger und Mitarbeiter verlassen können. In der Praxis sind die Berichte allerdings häufig Gegenstand von Kritik. Besonders, wenn es sich dabei um manuell erstellte Berichte in MS Excel handelt: ungenügende Datensicherheit nur bedingte Nachvollziehbarkeit in den manuell erstellten Berichten Bindung wertvoller Arbeitszeit Die Diamant MS Excel-Integration unterstützt die Anwender durch einen genial einfachen Ansatz. Zum Beispiel: Hochwertige Berichte (Lageberichte, Kostenstellenreporting, Quartalsberichte für die Banken, etc.) lassen sich flexibel nach individuellen Anforderungen wie gewohnt in MS Excel erstellen. Sind diese einmal erstellt, befüllt das Diamant Rechnungswesen sie künftig per Knopfdruck mit aktualisierten Echtdaten aus dem Rechnungswesen. So präsentieren Sie immer aktuelle Zahlen. Abbildung: Sie haben sogar die Möglichkeit in Ihre Word-Dokumente, wie z.b. einen Geschäftsbericht, Ihre Rechnungswesendaten einzubinden. Erfolgen Änderungen in Ihren Exceltabellen, werden diese in Ihrem Word- Dokument sofort bzw. beim nächsten Öffnen aktualisiert. 4

5 So funktioniert es: Sie erstellen wie gewohnt standardisierte Berichte Im nächsten Schritt binden Sie Textbausteine für Geschäftsberichte, z.b. Lagebericht, Erläuterungen der Bilanzen ein Die nötigen Geschäftsdaten aus der Diamant Software stehen Ihnen über die MS Excel-Integration Output direkt in den Berichten zur Verfügung. Ändern sich die Daten im Rechnungswesen, werden sie auch in den Berichten automatisch aktualisiert und umgekehrt. Gut zu wissen: Das lästige, zeitraubende und fehleranfällige manuelle Hin- und Herkopieren entfällt. Kundenstimme zur Diamant MS Excel Integration In- und Output Die Tabellenkalkulation ist so in das Rechnungswesen eingebunden, dass die für Reports benötigten Geschäftsdaten automatisch übertragen werden. Für mich bedeutet das, dass ich heute meine Berichte lediglich einmal anlegen muss. Mit den aktuellen Zahlen werden sie nun automatisch aus Diamant/3 befüllt. Das ist für mich, die doch wirklich viele Berichte und Auswertungen fährt, eine große Arbeitserleichterung. Melanie Röhr, Leiterin Rechnungswesen der WHW Walter Hillebrand GmbH & Co. KG Abbildung: Musterauswertung einer Kostenstellenplanung 5

6 Mit einem Klick aus Ihrer MS Excel Auswertung in das Diamant Rechnungswesen wechseln Nahtlose Integration: Mit der Drill-Down-Funktion aus Ihrem Reporting in das Rechnungswesen sind alle Zahlen jederzeit nachvollziehbar. Abbildungen: Direkt aus Excel kann der Anwender per Drill-Down auf weiterführende Informationen in Diamant verzweigen - z.b. in das Sachkonto 4510 KfZ-Steuern Nutzen Sie Ihre bestehenden Formulare weiter Die für Ihre Prozesse nötigen Formulare lassen sich flexibel erstellen und frei formatieren. Ihre bisher erstellten und genutzten Excel-Dateien können selbstverständlich eingebunden und weiterhin verwendet werden. Sie müssen lediglich einmal die Verbindung zum Diamant Rechnungswesen herstellen. Ein komfortabler Softwareassistent unterstützt Sie dabei. Programmierkenntnisse sind hierzu nicht erforderlich. 6

7 Unternehmensplanung mit MS Excel Unternehmungsplanung ist ein Prozess mit mehreren Beteiligten: Die Geschäftsleitung entwirft Planszenarien für das ganze Unternehmen, zugleich erstellen die Führungskräfte der einzelnen Fachabteilungen Planungen für ihren Verantwortungsbereich. Wie kann beides optimal abgeglichen und zu einem Gesamtplan zusammengeführt werden? Für die Abstimmung der Teilplanungen mit den Planungen der Geschäftsführung werden häufig individuell erstellte Excel-Formulare eingesetzt. Ein Beispiel für den Abstimmungsbedarf ist die Kostenplanung für Mitarbeiter und Ressourcen, welche meist den Verantwortlichen für die Fachbereiche (Abteilungsleitern etc.) zufällt. Ausgehend vom Entwurf der Geschäftsführung planen sie ihre Ausgaben (z.b. zur Weiterbildung von Mitarbeitern), die nicht selten die Vorgaben der Unternehmensleitung überschreiten. In einem Hin-und-her zwischen Geschäftsführung und Bereichs- /Abteilungsleitern müssen deshalb die unterschiedlichen Vorstellungen (Einsparmöglichkeiten, Budgetverteilung) einander angenähert werden, bis die verbindlichen Zahlen für den Gesamtplan stehen, was mitunter ineffizient und fehleranfällig ist. Doch was zusammengehört zentrale Planung und Bereichsplanung, ist datenund systemtechnisch meist getrennt. Vereinfachen Sie Ihren unternehmensweiten Planungsprozess! Integrieren Sie einfach Ihre bestehenden Excel-Formulare mit dem Modul MS-Excel Integration Input/Output. Durch die jetzt mögliche nahtlose Integration mit dem Diamant Rechnungswesen werden diese Formulare künftig automatisch mit Ihren Planzahlen ausgestattet. Kaufmännische Leitung Top Down Bottom Up Bereichsverantwortung A Bereichsverantwortung B Bereichsverantwortung C Gegenstromverfahren - Abgleich zwischen Top-Down und Bottom-Up Planung z.b. Kostenstellenplanung 7

8 Top-Down-Planung So erstellt z.b. die Geschäfts- oder Kaufmännische Leitung ihre Planung mit den Planungstools des Diamant Rechnungswesens, indem sie damit Istund Planwerte kopiert, Plan-Alternativen erzeugt, Hochrechnungen durchführt oder Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielt. Bottom-Up-Planung Die dezentralen Führungskräfte des einzelnen Bereiches hingegen nutzen für ihre Teilplanungen ein separates System oft Tabellen in Excel. Die hier eingetragenen Werte müssen mit der MS Excel-Integration Input/Output nicht mehr manuell mit den zentralen Daten im Rechnungswesen abgeglichen werden. Beispielhafter Planungsprozess Versand Planentwurf an Bereichsleitung/ Kostenstellenverantwortung Detailplanung pro Bereich; Planentwurf ergänzen, ändern oder freigeben Erstellung Planentwurf durch kfm. Leitung nicht akzeptiert Planentwurf an Kfm. Leitung zurücksenden akzeptiert Abstimmung/ Freigabe Planentwurf durch Kfm. Leitung Übertragung per Knopfdruck Abbildung: vereinfachte Abstimmung im Planungsprozess Kaufmännische Leitung Hat die kaufmännische Leitung die Planung vorbereitet (z.b. die Hochrechnung der Ist-Werte zum Jahresultimo inkl. Vortrag dieser Hochrechnung ins Planungsjahr mit entsprechenden Korrekturen, wie Budgetanpassungen, pauschale Lohnsteigerungen) und die Planungsformulare je Bereich zusammengestellt, so erfolgt am Einfachsten eine Versendung dieser Excelformulare per an die jeweiligen Bereichsverantwortlichen. Bereichsverantwortung/ Kostenstellen-Verantwortlicher: Jetzt erfolgt die Detailplanung pro Bereich. Diese können den Entwurf bestätigen, ergänzen, ändern und zurücksenden. Abstimmung/ Freigabe Akzeptiert die kaufmännische Leitung die Änderungen, speichert sie den überarbeiteten Entwurf. Die Daten werden dann automatisch in das Planungsmodell der Diamant Software zurückgeschrieben und das auf Knopfdruck. Lehnt er sie ab, geht das Formular für eine weitere Abstimmungsrunde wieder zurück. 8

9 Diamant Rechnungswesen MS Excel Beispiel: Planung mit MS Integration Excel Input/Output Legen Sie Ihre Excel-Berichte lediglich einmal an und verknüpfen Sie diese mit Diamant. Mit den aktuellen Zahlen werden sie dann zukünftig automatisch befüllt (Daten Lesen - Output). Auch das Zurückschreiben (Daten schreiben - Input) Ihrer Zahlen aus MS Excel ins Diamant Rechnungswesen erfolgt komfortabel per Knopfdruck. Effiziente Unternehmensplanung: Erstellt ein Geschäftsführer oder Bereichsverantwortlicher seine Planungen mit einem Excel-Formular, kann er dort Plandaten aus Diamant abrufen (lesen), bearbeiten und zurückschreiben. Abbildungen: Detailplanung der Kostenstelle 160 auf Monatsbasis in Excel und im Diamant Rechnungswesen 9

10 100 Prozent Datensicherheit garantiert Berechtigungen Für Sicherheit sorgt die Software, indem sie die Rechte für die jeweiligen Objekte prüft. Die Berechtigungen aus dem Rechnungswesen gelten auch im Rahmen der MS Excel Integration. So kann beispielsweise ein Verantwortlicher im Profit Center nur diejenigen Daten ändern, die auch sein Profit Center betreffen oder eine Person, die z.b. im Rechnungswesen die Kostenstelle 80 nicht einsehen darf, kann es auch hier nicht. Vorgenommene Änderungen werden dabei von Diamant immer protokolliert. Verknüpfung von Diamant Software mit Microsoft Excel Abbildungen: Über die komfortablen Vorschlagsmenüs Objekte auswählen und Formeln bearbeiten lassen sich die einzelnen Zellen Ihrer Excelvorlagen definieren und so mit dem Rechnungswesen ganz einfach verbinden. 10

11 Sie wollen die Diamant MS Excel Integration live erleben? Diamant Web-Live-Demo Sie bekommen bequem von Ihrem Arbeitsplatz aus mittels Telefon und PC unsere Software-Lösungen präsentiert und haben natürlich auch die Möglichkeit Ihre individuellen Fragen zu klären. Vorteile der Web-Live-Demo auf einen Blick In max. 60 Minuten erhalten Sie wichtige Entscheiderinformationen Ohne zeitaufwändige Geschäftsreise Ohne aufwändige Technik (nur Internet-Browser und Telefon) Einfache Anmeldung und geführter Zugang Vereinbaren Sie gleich einen Termin: Telefon: Impressum Alle Rechte bei: Diamant Software GmbH & Co. KG, Bielefeld Ohne besondere schriftliche Genehmigung der Diamant Software GmbH & Co. KG dürfen keine Teile dieser Dokumentation verarbeitet, vervielfältigt oder an Dritte verbreitet werden. Änderungen und Irrtümer vorbehalten Durch die stetige Weiterentwicklung unserer Produkte können Abbildungen, Screenshots und Beschreibungen abweichen. Alle Angaben in diesem Dokument wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt und geprüft. Abweichungen zum aktuellen Stand der Systemsoftware (Betriebssysteme, Datenbanken) und der Diamant-Produkte können wir nicht ausschließen. Bitte beachten Sie die aktuellen Systemvoraussetzungen. Version 10/

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