Kurzbeschreibung zur Mitgliederverwaltung

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1 Kurzbeschreibung zur Mitgliederverwaltung (Version für Vereine) Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkungen Allgemeines Ansprechpartner/Hotline Zugangs und Passwort Aktualisierung der Dokumentation Datum der Mitgliedermeldung Datenpool für Mitglieder und Teilnehmer Anmeldung Login Passwortanfrage Erstbeantragung der Zugangskennung Startseite Statuszeile Abmelden Einstellungen Passwort ändern Portaleinstellungen Inhaltsverzeichnis Meine Maßnahmen Menu Verein Verein erfassen Stammdaten Ansprechpartner Bankverbindung Ehrungen Mitglieder Statistik Teilnehmer Veranstaltungen Versicherung Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 1

2 5. Mitglieder Mitglied hinzufügen Stammdaten Beiträge Ehrungen Funktionen Instrumente Qualifikationen Vereinsbereiche Schnelländerung Name und Geburtsdatum Mitglied zum Teilnehmer machen Teilnehmer zum Mitglied machen Abbildungsverzeichnis Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 2

3 1. Vorbemerkungen 1.1. Allgemeines Die nachfolgende Kurzdokumentation soll eine Hilfestellung zur Mitgliederverwaltung für Vereine über das Web-Abrechnungs-System (WAS!) Ansprechpartner/Hotline Für Rückfragen (bitte nur schriftlich per und mit Angabe der Telefonnummer und der Erreichbarkeit) steht zur Verfügung: Volksmusikerbund NRW Bitte beachten Sie: Die Hotline ist ausschließlich mit ehrenamtlichen Mitarbeiter des Volksmusikerbundes NRW besetzt. Aus diesem Grunde kann die Beantwortung von Fragen schon einmal längere Zeit in Anspruch nehmen. Ein wiederholtes Senden von s beschleunigt diesen Vorgang nicht, gleiches gilt für die Verbreitung von Anfragen an die Landesgeschäftsstelle oder die Kreisverbände Zugangs und Passwort Die eindeutige Kennung ist Ihre Vereinsnummer bei Ihrem zuständigen Kreisverband im Volksmusikerbund NRW. Sie setzt sich aus der fünfstelligen Kreisverbandsnummer und der individuellen Vereinsnummer zusammen Der erste Zugang muss schriftlich über den Punkt Erstbeantragung der Zugangskennung (s. Pkt. 2.3) angefordert werden. Über die Funktion Passwort anfragen kann nach dem Anlegen des Benutzers ein neues Passwort angefordert werden. Dieses geht dann per Mail an die hinterlegte adresse dieses Benutzers. Die -Adresse kann vom Benutzer selbst geändert werden Aktualisierung der Dokumentation Die aktuelle Version dieser Dokumentation finden Sie im Internet auf auf der Seite Förderung / WAS Web-Abrechnungs-System Datum der Mitgliedermeldung Die Daten der Mitglieder werden immer zum eines Jahres durch den Kreisverband und Volksmusikerbund NRW ermittelt. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Mitglieder erfasst und mit Ihrer Historie hinterlegt werden. Alle aktiven Mitglieder zum werden für die Beitragszahlung und Mitgliederstatistik gezählt. Auch die Kinder und Jugendlichen, die sich in der Ausbildung befinden, müssen gemeldet werden. Vorstandsmitglieder, die nicht musikalisch tätig sind, sind ebenfalls als aktive Mitglieder zu führen Datenpool für Mitglieder und Teilnehmer Bitte beachten Sie, dass es im System zwei Datenpools für Mitglieder und Teilnehmer gibt, da z.b. eine Person an einer Maßnahme teilnehmen kann auch wenn sie kein Mitglied im Verein ist. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 3

4 2. Anmeldung Starten Sie Ihren Browser und rufen Sie das WAS! unter oder auf. Nun muss der Benutzername und das Passwort eingegeben werden. User Passwort Abbildung 1. Anmeldebildschirm 2.1. Login Hier erfolgt die Anmeldung ins WAS! 2.2. Passwortanfrage Über diese Funktion kann nach dem Anlegen des Benutzers ein neues Passwort angefordert werden. Dieses geht dann per Mail an die hinterlegte adresse dieses Benutzers Erstbeantragung der Zugangskennung Hier können Mitglieder des Volksmusikerbundes NRW e.v. ihre Zugangskennung beantragen. Die Zugangskennung muss einmalig pro Verein beantragt werden und bleibt dann bestehen. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 4

5 3. Startseite Nach dem Anmelden erscheint folgende Startseite, die in vier Bereiche aufgeteilt ist: - Statuszeile: - Meine Maßnahmen - Menu - Mitteilungen Abbildung 2: Startseite 3.1. Statuszeile Abbildung 3: Statuszeile Abmelden Über diese Funktion melden Sie sich ab und gelangen zurück zum Anmeldebildschirm Einstellungen Passwort ändern Hier können Sie ein neues Passwort vergeben. Eine Rekonstruktion des Passwortes ist nicht möglich. Sollten Sie es einmal vergessen haben, so können Sie über die Funktion Passwort anfragen (s. Pkt. 2.2) eine neues anfordern Portaleinstellungen Hier kann ihr Startbildschirm individuell angepasst werden. Diese Funktion sollte jedoch nicht verwendet werden, da sonst eine spätere Unterstützung durch den Support erschwert wird Inhaltsverzeichnis Zeigt das Menu in senkrechter Form an Meine Maßnahmen Jede Veranstaltung für die ein Zuschuss beantragt werden soll, ist eine Maßnahme. Lesen Sie hierzu die gesonderte Dokumentation zur Beantragung und Abrechnung von Maßnahmen ( Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 5

6 3.3. Menu Über dieses Menu kommen Sie in die weiteren Bereiche der Verwaltung: - Vereinsverwaltung - Mitglieder - Maßnahmen - Teilnehmer - Statistik - Meine Daten 4. Verein Zuerst sollten die Angaben des Vereins überprüft und vervollständigt werden. Am Wichtigsten ist die richtige -Adresse zu hinterlegen. Das System antwortet auf den Verantwortlichen Mitarbeiter oder den Verein je nach Anforderung. Einen Überblick der erfassten Daten sehen Sie auf dieser Seite. Klicken Sie dazu in der Startseite auf Vereinsverwaltung. Eine Detailübersicht erhalten Sie, wenn Sie auf Verein bearbeiten klicken. Abbildung 4: Verein betrachten Durch Drücken auf neben der ID gelangen Sie in dieselbe Maske, wie wenn Sie auf Verein bearbeiten aufrufen. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 6

7 4.1. Verein erfassen Stammdaten Sie gelangen automatisch zur Möglichkeit die Vereins-Stammdaten zu erfassen: Abbildung 5: Verein erfassen - Stammdaten Folgende Daten können hinterlegt werden (Felder mit * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden): - Vereinsname * (Bitte verzichten Sie auf Anführungszeichen ( ) im Namen, da ansonsten hier ein Fehler ausgegeben wird.) - Gründungsdatum - Logo - Homepage - Beschreibung - Adresse o Straße * o PLZ * o Ort * o Bundesland - Kontaktdaten o Telefon o Fax o Die unter Beschreibung eingegeben Informationen sind für alle Nutzer des Systems sichtbar. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 7

8 Ansprechpartner Wenn Sie auf Ansprechpartner klicken, gelangen Sie auf folgende Seite: Abbildung 6: Verein erfassen - Ansprechpartner Folgende Daten können hinterlegt werden: - Anrede - Vor- und Nachname - Adresse (Straße, PLZ, Ort) - Telefon (privat, beruflich, Mobil) - Fax - (privat und geschäftlich) Bankverbindung Wenn Sie auf den Reiter Bankverbindung klicken, gelangen Sie auf folgende Seite: Abbildung 7: Verein erfassen - Bankverbindung Die Bankverbindung ist hier zu erfassen und ist wichtig für die Auszahlung evtl. beantragter Fördermittel und ist zwingend erforderlich. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 8

9 Ehrungen Wenn Sie auf den Reiter Ehrungen klicken, gelangen Sie auf folgende Seite: Abbildung 8: Verein erfassen - Ehrungen Hier erhalten Sie eine Übersicht über die erfassten Ehrungen bei Ihren Mitgliedern. Die Erfassung erfolgt bei den Mitgliedern direkt Mitglieder Wenn Sie auf den Reiter Mitglieder klicken, gelangen Sie auf folgende Seite: Abbildung 9: Verein erfassen - Mitglieder Die Verwaltung der Mitglieder finden Sie in Kapitel 5 dieser Beschreibung. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 9

10 Statistik Wenn Sie auf den Reiter Statistik klicken, gelangen Sie auf folgende Seite: Abbildung 10: Verein erfassen - Statistiken In diesem Reiter können die Statistiken der aktuellen Mitgliederdaten ermittelt werden. Über den Punkt Statistik erfassen werden die Zahlen automatisch ermittelt. Über das Kennzeichen wird die Bildschirmanzeige aktualisiert. Wenn Sie eine Statistik löschen wollen oder müssen, dann wählen Sie Statistik löschen und geben die Statistik-ID ein. Um einen Vergleich mit den Daten zu haben, die der Volksmusikerbund NRW dem Kreisverband in Rechnung stellt, der dann ggf. für die Rechnungsstellung mit dem Verein zugrunde gelegt wird, sollte die Statistik zum eines Jahres erstellt werden. Eine Meldung an den Kreisverband oder Volksmusikerbund NRW ist nicht erforderlich, wenn alles Mitglieder im WAS!-System erfasst sind. In diesem Fall werden die Daten automatisch aus dem Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 10

11 Teilnehmer Wenn Sie auf den Reiter Teilnehmer klicken, gelangen Sie auf folgende Seite: Abbildung 11 Verein erfassen - Teilnehmer Die Verwaltung der Teilnehmer finden Sie in Dokumentation zur Beantragung und Abrechnung von Maßnahmen über das WAS! - Web-Abrechnungs-System Veranstaltungen Wenn Sie auf den Reiter Veranstaltungen klicken, gelangen Sie auf folgende Seite: Abbildung 12: Verein erfassen - Veranstaltungen Hier erfassen Sie die Teilnahme Ihres Vereins an Kreis-, Landes- oder Bundesmusikfesten bzw. an Wertungsspielen. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 11

12 Versicherung Wenn Sie auf den Reiter Versicherung klicken, gelangen Sie auf folgende Seite: Abbildung 13 Verein erfassen - Versicherung Hier erfassen Sie die Informationen zur Unfall- und Haftpflichtversicherung bei der SV-Versicherung für Ihren Verein, sofern sie dort versichert sind. Jedes aktive Mitglied ist automatisch versichert. Die Gesamtzahl der versicherten Mitglieder wird an die SV-Versicherung weitergeleitet und Ihnen durch den Kreisverband in Rechnung gestellt. Weitere Informationen zur SV-Versicherung finden Sie unter bzw. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 12

13 5. Mitglieder Es gibt verschiedene Möglichkeiten in diese Funktion zu gelangen: - Von der Startseite (Klicken auf Mitglieder im Kasten Menu) - Von der Detailansicht Verein (Klick auf die Punkt Mitglieder ) Abbildung 14: Mitglieder erfassen Hier können die Vereinsmitglieder erfasst werden. Für die Mitgliedermeldung an den zuständigen Kreisverband ist die Erfassung zwingend erforderlich. Es gibt es keine Möglichkeit die Personen aus Excel oder ComMusic zu übernehmen. Die Anlage über das WAS! Ist zwingend erforderlich, da nur so eine Dublettenkontrolle und korrekte Zuordnung möglich ist. Ein Export der aktuellen Mitgliederliste ist aktuell nicht möglich, aber in Vorbereitung Mitglied hinzufügen Drücken Sie auf den Bereich Mitglied hinzufügen. Danach müssen folgende Angaben erfasst werden: - Anrede - Vorname - Nachname - Geburtsdatum Abbildung 15: Mitglied selektieren Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 13

14 Nach Eingabe der o.g. Daten drücken Sie bitte auf Filtern. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: a) Person ist vorhanden b) Person ist nicht vorhanden zu a) Abbildung 16: Mitglied selektieren - Person gefunden In diesem Fall wird die Person durch Drücken auf das zu den Mitgliedern hinzugefügt. zu b) Abbildung 17: Mitglied selektieren - Person nicht gefunden Durch Drücken auf Weiter wird die Person zu den Mitgliedern hinzugefügt und es wird in die Teilnehmerübersicht zurückgesprungen. Abbildung 18: Mitgliederübersicht Alle weiteren Informationen zum Teilnehmer werden durch Drücken auf erfasst und in den folgenden Kapiteln erklärt. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 14

15 Stammdaten Hier werden alle wichtigen Stamminformationen zu einem Mitglied gepfllegt. Abbildung 19: Mitglieder verwalten - Stammdaten Außer der Erfassung der Historie gibt es keine Pflichtfelder, jedoch empfehlen wir die Erfassung der Adresse. Sollte ein Mitglied zum Teilnehmer gemacht werden (s. Kapitel 5.2) ist die Adresse zwingend erforderlich, da diese in den Teilnehmerlisten benötigt werden. Ein Mitglied wird zum aktiven Mitglied (und damit auch beitragspflichtig), in dem in der Historie mind. ein gültiger Zeitraumsatz vorhanden ist. Wählen Sie dazu bitte Historie erfassen und geben Sie einen gültigen Zeitraum ein. Ausgeschiedene bzw. nicht mehr aktive Mitglieder können gelöscht werden oder es wird das Bis-Datum in einem bestehenden, offenen, Historiensatz hinterlegt. Ein Mitglied kann durch Klicken auf Als Teilnehmer erstellen in den Teilnehmerpool übertragen werden. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 15

16 Beiträge Sollte es unterschiedliche Beiträge geben, können diese hier erfasst werden. Abbildung 20: Mitglieder verwalten - Beiträge Die hier hinterlegten Daten haben aktuell keine Auswirkungen auf die Beitragsermittlung durch den Kreisverband und den Volksmusikerbund NRW. Hier erfolgt lediglich eine Unterscheidung nach dem Alter (unter und über 18 Jahre) Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 16

17 Ehrungen Die Ehrungen, de ein Mitglied erhalten hat, werden hier hinterlegt. Abbildung 21: Mitglieder verwalten - Ehrungen Drücken auf Ehrung erfassen und Sie gelangen in folgende Detailmaske: Abbildung 22: Mitglieder verwalten - Ehrungen (Detailansicht) Die Liste, der aktuell hinterlegten Ehrungen erhalten Sie, indem Sie auf den Pfeil im Feld Ehrung klicken. Aktuell stehen hier die Standard-Ehrungen des Volksmusikerbundes NRW und der Bundesvereinigung Deutscher Musikverbände zur Verfügung. Neben dem Ehrungstermin können auch Bemerkungen erfasst werden. Durch Drücken auf Speichern wird der Datensatz gespeichert. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 17

18 Funktionen Die Funktionsverwaltung ist zwingend erforderlich, um Vorstandslisten zu erstellen. Abbildung 23: Mitglieder verwalten - Funktionen Durch Drücken auf Funktion erfassen gelangen Sie in folgende Detailansicht: Abbildung 24: Mitglieder verwalten - Funktionen (Detailansicht) Hier müssen alle Vorstandsfunktionen einer Person erfasst werden. Über das Beginn- und Ende-Datum kann auch die komplette Historie hinterlegt werden. Im Feld Funktion wird die offizielle Funktion selektiert. Im Feld Eigene Bezeichnung kann eine vereinsspezifische Bezeichnung hinterlegt werden. Durch Drücken auf Speichern wird der Datensatz gespeichert. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 18

19 Instrumente Wollen Sie die Instrumente Ihrer Mitglieder verwalten, so geht dies über diese Funktion, indem Sie auf Instrument hinzufügen klicken. Abbildung 25: Mitglieder verwalten - Instrumente Durch Drücken auf Speichern wird der Datensatz gespeichert. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 19

20 Qualifikationen Hier können die hinterlegten fachlichen und überfachlichen Qualifikationen erfasst werden. Abbildung 26: Mitglieder verwalten - Qualifikationen Durch Drücken auf Qualifikation erfassen gelangen Sie in folgende Detailansicht: Abbildung 27: Mitglieder verwalten Qualifikationen (Detailansicht) Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 20

21 Die Liste, der aktuell hinterlegten Qualifikationen erhalten Sie, indem Sie auf den Pfeil im Feld Qualifikation klicken. Gleiches gilt für die zur Verfügung stehenden Prädikate. Sollten hier Änderungen bzw. Erweiterungen gewünscht werden, so bitte wir um eine an Neben dem Schulungszeitraum können auch die Ergebnisse sowie z.b. Zeugnisse gespeichert werden. Durch Drücken auf Speichern wird der Datensatz gespeichert Vereinsbereiche Wenn Sie einer Person einen Vereinsbereich zuordnen wollen, so geht dies hier, Abbildung 28: Mitglieder verwalten - Vereinsbereiche Aktuell können Sie folgende - Jugendorchester - musikalische Früherziehung - Stammorchester Sollten hier Änderungen bzw. Erweiterungen gewünscht werden, so bitte wir um eine an was@vmb-nrw.de Durch Drücken auf Speichern wird der Datensatz gespeichert. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 21

22 5.2. Schnelländerung Name und Geburtsdatum Abbildung 29: Schnelländerung Name/Geburtsdatum beim Mitglied Wenn Sie in der Mitgliederverwaltung ein Mitglied aufrufen und auf neben der Anrede klicken, können Sie auf eine schnelle Art und Weise den Namen und Da Geburtsdatum des Mitglieds andern: Abbildung 30: Schnelländerung Name/Geburtsdatum In dieselbe Maske kommen Sie, wenn Sie beim Teilnehmer auf neben dem Geburtsdatum klicken, Abbildung 31: Schnelländerung Name/Geburtsdatum beim Teilnehmer Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 22

23 5.3. Mitglied zum Teilnehmer machen Wenn in der Mitgliederliste ein erscheint, so kann die Person vom Mitgliederpool in den Teilnehmerpool übernommen werden. Wurde der Button für die Übernahme einmal gedrückt, so ist die Person übernommen bzw. bereits vorhanden und kann nicht erneut übertragen werden. Nach der Übernahme des Mitglieds in dem Teilnehmerpool ist das -Symbol nicht mehr vorhanden Teilnehmer zum Mitglied machen. Wenn in der Teilnehmerliste ein erscheint, so kann die Person vom Teilnehmerpool in den Mitgliederpool übernommen werden. Wurde der Button für die Übernahme einmal gedrückt, so ist die Person übernommen bzw. bereits vorhanden und kann nicht erneut übertragen werden. Nach der Übernahme des Teilnehmers in dem Mitgliederpool ist das -Symbol nicht mehr vorhanden. Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 23

24 6. Abbildungsverzeichnis Abbildung 1. Anmeldebildschirm... 4 Abbildung 2: Startseite... 5 Abbildung 3: Statuszeile... 5 Abbildung 4: Verein betrachten... 6 Abbildung 5: Verein erfassen - Stammdaten... 7 Abbildung 6: Verein erfassen - Ansprechpartner... 8 Abbildung 7: Verein erfassen - Bankverbindung... 8 Abbildung 8: Verein erfassen - Ehrungen... 9 Abbildung 9: Verein erfassen - Mitglieder... 9 Abbildung 10: Verein erfassen - Statistiken Abbildung 11 Verein erfassen - Teilnehmer Abbildung 12: Verein erfassen - Veranstaltungen Abbildung 13 Verein erfassen - Versicherung Abbildung 14: Mitglieder erfassen Abbildung 15: Mitglied selektieren Abbildung 16: Mitglied selektieren - Person gefunden Abbildung 17: Mitglied selektieren - Person nicht gefunden Abbildung 18: Mitgliederübersicht Abbildung 19: Mitglieder verwalten - Stammdaten Abbildung 20: Mitglieder verwalten - Beiträge Abbildung 21: Mitglieder verwalten - Ehrungen Abbildung 22: Mitglieder verwalten - Ehrungen (Detailansicht) Abbildung 23: Mitglieder verwalten - Funktionen Abbildung 24: Mitglieder verwalten - Funktionen (Detailansicht) Abbildung 25: Mitglieder verwalten - Instrumente Abbildung 26: Mitglieder verwalten - Qualifikationen Abbildung 27: Mitglieder verwalten Qualifikationen (Detailansicht) Abbildung 28: Mitglieder verwalten - Vereinsbereiche Abbildung 29: Schnelländerung Name/Geburtsdatum beim Mitglied Abbildung 30: Schnelländerung Name/Geburtsdatum Abbildung 31: Schnelländerung Name/Geburtsdatum beim Teilnehmer Vers. 1.0, (Vereine) Copyright VMB NRW / Dietmar Anlauf Seite 24