Was ist Hosted Exchange 2013? Welche Vorteile bringt mir Hosted Exchange 2013?

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2 Seite 2 von 4 Was ist Hosted Exchange 2013? Hosted Exchange ist eine professionelle -Lösung für Unternehmen jeglicher Größe und Branche, Behörden, Bildungseinrichtungen, Vereine, Gewerbetreibende und sonstige Organisationen. Mit unserem kostengünstigen Hosted Exchange aus der cojama-cloud können Sie gemeinsam im Team effizienter arbeiten. Da alle Daten zentral auf unseren Exchange-Servern im hochverfügbaren Rechenzentrum gespeichert werden, können alle Ihre Mitarbeiter stets auf die aktuellsten Daten zugreifen. Egal, ob mit PC, Notebook, Smartphone oder Tablet PC: Mit Hosted Exchange haben Sie einen flexiblen und weltweiten Zugriff auf Ihre s. Welche Vorteile bringt mir Hosted Exchange 2013? Anzahl -Postfächer monatlich anpassbar Skalierbare sowie übersichtliche monatliche Kosten Keine hohen Investitionen in Hard- oder Software Einsparung von Betriebskosten wie Strom, Kühlung, Wartung etc. Premium Spam- und Virenschutz Weltweiter Zugriff auf s, Kalender, Kontakte und Aufgaben Anbindung von mobilen Endgeräten wie z. B. iphone, Windows Phone, Android etc. Synchronisieren Sie Ihre Daten jederzeit und von überall ob per PC, Notebook oder Smartphone Nutzen Sie Hosted Exchange mit folgenden Endgeräten/Clients (Software): Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 und Outlook 2016 für Mac, ActiveSync (Smartphones, Tablet- PC), Apple Mail, Mozilla Thunderbird, alle POP3- oder IMAP-fähigen Clients, Outlook Web Access (OWA), Exchange Web Services (EWS API) 24/7-Überwachung der Server-Umgebung durch qualifizierte Techniker Redundante Infrastruktur im zertifizierten Hochverfügbarkeits-Rechenzentrum

3 Seite 3 von 4 Warum sollte ich mit cojama zusammenarbeiten? kostenloser und persönlicher Support Hosting ausschließlich in Deutschland Hoher Datenschutz und hohe Datensicherheit Hochverfügbarkeits-Rechenzentrum in Frankfurt am Main Zertifiziert nach ISO und direkte Anbindung an DE-CIX tägliche Datensicherung 24/7-Überwachung der Server-Umgebung Gewährleistung von 99,9 % Verfügbarkeit Knapp 20 Jahre Erfahrung als Cloud-Provider

4 Seite 4 von 4 Auszug Referenzen Pro + Motion GmbH, Fortbildung und Event, Fulda Process One Consulting GmbH, Unternehmensberatung, Fulda experience GmbH & Co. KG, Strategische Führungskräfteentwicklung, Fulda EOL Intermedia GmbH, Internetagentur, Gießen Orthopädie am Rosenberg, Fachklinik (Schweiz) Conrad Mollenhauer GmbH, Flötenbau, Fulda SynSpace AG, Unternehmensberatung (Niederlassung Schweiz) ByteWorx GmbH, Softwareentwicklung, München Therapiehaus Pusteblume GmbH, Physiotherapie, Logopädie, Ergotherapie, Fulda Landtagsfraktion d. Freien Wähler, Bayern iteratec GmbH, Software- und Beratungshaus, Unterhaching bei München

5 Seite 1 von 4 Paket- und Preisübersicht Microsoft Hosted Exchange 2013 von cojama Allgemein Basic Business Speicherplatz je Postfach 1 GB 25 GB Mindestabnahmemenge (Kombination möglich) 5 Postfächer 5 Postfächer Serverstandort: Deutschland Frankfurt am Main Einrichtung weiterer (auch unterschiedlicher) Postfächer möglich Mit bestehender Domain nutzbar Mailadressen ( -Alias je Postfach) Aufgaben, Kontakte, Kalender/ Erinnerungsfunktion Gruppenfunktion - Abwesenheits-Assistent Größenlimit eingehender/ausgehender Nachrichten 50 MB 50 MB Outlook Cache-Modus / Offline arbeiten mit Outlook - Teamfunktionen Basic Business Kostenfreier öffentlicher Order mit 100 MB pro Organisation/Firma (Zugriff auf gemeinsame Kalender, Adressbücher, s und Aufgaben) - Allgemeine Nutzung Öffentlicher Ordner - Kalenderfreigabe / Suche freier Termine / Räume etc. - Nutzung von Verteilergruppen - Senden im Auftrag eines Kollegen - Freigabe von Persönlichen Ordnern, Adressbüchern etc. - Zugriff auf gemeinsame Adressbücher - Globale Adressliste - Adresslisten für User, Gruppen und Räume - Ressourcen-Postfächer (z. B. für die Raumbuchung) - optional Zugriff und Protokolle Basic Business Zugriff via Outlook Web App Zugriff via Outlook Client (MAPI Unterstützung via https) -

6 Seite 2 von 4 Browser-Unterstützung für Internet Explorer, Firefox und Chrome Zugriff via POP3 und IMAP Protokoll Zugriff aus Anwendungen via EWS (Exchange Web Services) - Zugriff per Smartphone/Tablet, Abgleich der Daten über ActiveSync / Push- - Service und Support Basic Business Technisches Betriebsteam per und telefonisch Mo-Fr von 9:00 bis 18:00 Uhr erreichbar - kostenfrei Schnelle Bearbeitung eingehender Service-Anfragen 24-Stunden-Überwachung aller Dienste und Kommunikationswege Begleitung durch einen persönlichen Ansprechpartner während der Migration (Umzug) - kostenfrei Hosted Exchange 24/7 Rufbereitschaft Optional Optional Datenschutz Basic Business Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung auf Wunsch Veröffentlichung der technischen und organisatorischen Maßnahmen Öffentliches Verfahrensverzeichnis Datenschutzhinweise Beratung und Kontrolle durch einen externen Datenschutzbeauftragten Regelmäßige Sensibilisierungs-Schulungen und Verpflichtung aller Mitarbeiter auf das Datengeheimnis Weitere Informationen auf Anfrage an datenschutz@cojama.com Sicherheit Basic Business Inklusive hoher Spamschutz- und Virenschutz SSL-Verschlüsselung der gesamten Client-Server Kommunikation TLS-Verschlüsselung der externen Kommunikation (sofern vom Kommunikationspartner unterstützt) Tägliches Backup Wiederherstellung gelöschter Objekte durch den Anwender: bis zu 30 Tage - Individuell konfigurierbare Passwortrichtlinien (Passwortanforderungen, Kontosperrverhalten und Kennwortgültigkeitsdauer; individuell für gesamte Organisation) - Hosted Exchange 2013 Umgebung Basic Business Unterbringung der Systeme im Hochverfügbarkeits- Rechenzentrum (Zertifizierung nach ISO 27001) Komplette Clusterumgebung für höchste Verfügbarkeit Verfügbarkeit auf Applikationsebene im Jahresmittel bei 99,9 %

7 Seite 3 von 4 Preise & Laufzeiten Basic Business Nutzungsgebühr monatlich (Preis für Aktionsangebote kann abweichen) Erstvertragslaufzeit Vertragslaufzeit bei Verlängerung Kündigungsfristen nach Erstvertragslaufzeit Einrichtungsgebühren Schweizer Kunden: Wahl zwischen Euro oder Schweizer Franken; Gebührenfreie Überweisung auf inländisches Konto 3,49 /Monat 8,90 /Monat 1 Monat 1 Monat 1 Monat zum Monatsende keine kostenfrei Optionen Microsoft Outlook 2010/2013/2016-Lizenz oder Outlook 2011/2016 for Mac-Lizenz Erweiterung Speicherplatz für Postfach oder Öffentlichen Ordner um 500 MB (unabhängig vom Paket) Öffentlicher Ordner: 500 MB, aktiviert für -Empfang, individuelle Zuweisung der Zugriffsrechte möglich Premium Spam- und Virenschutz: Umfangreiche Möglichkeiten im Bereich Security über antispameurope FolderSync: Automatische Synchronisation ausgewählter Daten zwischen Ordnern verschiedener Postfächer oder zwischen Öffentlichen Ordnern und Postfächern. Es können alle Typen von Daten synchronisiert werden, wie z. B. Kalender, Kontakte, Aufgaben etc. Die Verwaltung der Regeln erfolgt kostenfrei über den Support. Ab 10 Pfaden vereinbaren wir einen individuellen Preis. Für die Ersteinrichtung des Dienstes fallen einmalig 10,00 an. Für jede Einrichtung eines Pfades fällt eine einmalige Pauschale von 1,90 an. FAX-Empfang u. FAX-Versand: inkl. 5 Fax-Nummern mit jeweils xxx, Fax-Empfang kostenfrei (Kosten für den Versender: 14 Cent/Minute aus dem dt. Festnetz, max. 42 Cent/Minute aus den Mobilfunknetzen), Fax-Versand (0,09 /Seite im Inland, Ausland: Für die Länder Schweiz und Österreich = 0,18 /Seite; weitere Länder auf Anfrage) zzgl. einmaliger Einrichtungs-Pauschale von 10,00. Webhosting-Paket Standard enthält 1 GB einfachen Webspace für HTML-Seiten, 1 FTP-User Webhosting-Paket "Portal" enthält 1 GB Webspace, 1 MySQL-Datenbank und erforderliche Module wie PHP, Joomla, Typo3, Wordpress, u.v.a. Zusätzlicher Domain Name:.de/.com/.net/.org/.info/.biz 1,90 /Monat pro Postfach 1,00 /Monat 5,50 /Monat pro Organisation 1,20 /Monat/Postfach 1,90 /Monat p. Pfad 10,00 /Monat pro Organisation 3,90 /Monat p. Domain 9,90 /Monat p. Domain 11,90 /Jahr 14,90 /Jahr

8 Seite 4 von 4 Andere Domains und individuelle Anpassungen auf Anfrage. Alle Angebote gelten ausschließlich für Personen, die selbständig, gewerblich oder freiberuflich tätig sind sowie für Unternehmen, Behörden oder sonstige Organisationen. Wenn nicht anders angegeben, so gelten alle Preise zzgl. gesetzl. MwSt. und auf monatlicher Basis. Stand: Juni 2016

9 Seite1 von2 Hinweise zum Datenschutz/ Kundendaten Für uns ist es selbstverständlich, verantwortungsvoll mit Ihren personenbezogenen Daten umzugehen. Die erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes(BDSG), des Telemediengesetzes(TMG) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Erhebung und Verarbeitung von Kundendaten Die erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten im Rahmen der Vertragsverhältnisse zum Zwecke des Hostings von Hosted-Exchange-Paketen, Hosted-SharePoint-Paketen und dedizierter Server. Es werden nur dann Kundendaten erhoben, verarbeitet oder genutzt, wenn dies zur Erfüllung der o.g. Zwecke erforderlich ist. Die Daten werden nach Vertragsbeendigung unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen gelöscht. Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Daten beträgt zehn Jahre. Genauere Informationen können Sie auch unserem öffentlichen Verfahrensverfahrensverzeichnis entnehmen: Speicherung von Daten im Rahmen von Hosting-Leistungen Im Rahmen der Bereitstellung von Hosting Dienstleistungen werden u.a. Daten folgender Kategorien auf unseren Systems gespeichert: Postfächer und die darin gespeicherten s, Kalender, Aufgaben, Kontakte, Dokumente, Faxe, SharePoint Seiten, Nutzungsprotokolle(zu Qualitätssicherungs-, Fehlerdiagnose- und Abrechnungszwecken). Erhebung und Verarbeitung von Daten per Internet Sollten Sie uns eine schicken, werden wir natürlich bis zum Abschluss dieses Kommunikationsvorganges Ihren Absender speichern. Steht Ihre Frage im Zusammenhang mit einem bestehenden Kundenverhältnis, kann diese auch für den Zeitraum Ihres Vertragsverhältnisses gespeichert bleiben. Beachten Sie bitte, dass generell s unverschlüsselt im Internet übertragen werden. Das bedeutet, dass wir nicht garantieren können, dass diese Daten nicht Unbefugten zur Kenntnis gelangen. Wenn Sie die technischen Voraussetzungen haben, können Sie uns gerne auch per S/MIME verschlüsselt Ihre s an die Adresse senden. Den erforderlichen Public-Key finden Sie auf unserer Website unter dem Punkt Datenschutz. Wenn Sie unsere Webseite besuchen, können Sie über Webformulare mit uns Kontakt aufnehmen. Diese Formulare sind durchgängig per SSL verschlüsselt. Das bedeutet, dass alle Daten, die Sie in diese Formulare eintragen, von Ihrem Browser verschlüsselt an unseren Server übermittelt werden und damit vor der unberechtigten Kenntnisnahme durch Dritte geschützt sind. Die Informationen, die in diesen Formularen abgefragt werden, sind zur Bearbeitung Ihrer Fragen notwendig (mit Sternchen gekennzeichnet) oder optional durch Sie anzugeben. Diese Kontaktaufnahmen werden analog zu den s behandelt und für diese gelten auch die gleichen Aufbewahrungsfristen. Telefon:+49661/ Fax:+49661/ Marco Großmeilert(Dipl.-Ing. FH),

10 Seite2 von2 Ihr Recht auf informationelle Selbstbestimmung Entsprechend den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes(BDSG) teilen wir Ihnen auf Anforderung schriftlich mit, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie bei uns gespeichert sind. Bitte beachten Sie, dass Sie sich(um den Vorgang der Beauskunftung zu beschleunigen) entsprechend ausweisen, da wir Auskünfte nur an Personen erteilen dürfen, die wir zweifelsfrei identifizieren können. Möglichkeiten dazu sind die Nutzung digital signierter s oder bei schriftlichem Auskunftsersuchen das Angeben der kompletten Adresse und die eigenhändige Unterschrift. Auskunftsersuchen richten Sie an: Frank Spaeing c/o Flemingstr. 10 Tel: 0172/ Telefon:+49661/ Fax:+49661/ Marco Großmeilert(Dipl.-Ing. FH),

11 RATGEBER FÜR DEN -PROVIDERWECHSEL Wie funktioniert -Kommunikation? Der Versand einer mit Hilfe einer -Software wie Microsoft Outlook etc. durchläuft mehrere Schritte bis schließlich die das gewünschte Postfach des Empfängers erreicht. Microsoft Outlook, Tobit David, Lotus Notes, Mozilla Thunderbird Client 1 Client sendet an Server 4 Server des Absenders Mail-Server versendet 5 Server des Empfängers Zustellung an betreffendes Postfach Client 6 Client fragt Postfach ab Server fragt DNS-Server; dieser ermittelt MX-Einträge für die Domain 2 MX 3 DNS-Server gibt Eintrag zurück an den Mail Server Was ist ein MX-Eintrag? Ein MX-Eintrag gibt den zuständigen Empfänger-Server für die Empfänger-Domain an. Beispiel: mx.providerdomain Präferenz 10 Nutzung einer Domain info@ihre-domain.de Sie können für den -Verkehr eine bereits bestehende Domain nutzen oder eine neue über den Provider beziehen, sofern diese noch nicht vergeben ist. Domain MIGRATIONS-MÖGLICHKEITEN ZU HOSTED EXCHANGE Der Standardfall: Nutzung einer eigenen Domain + Umstellung der MX-Einträge 1 MX-Records umstellen Provider Kundendomain.de Mailrouting (MX) Provider Alter Provider, alte Postfächer 2 Postfachinhalte übertragen.pst-file bzw. Outlook- Datendatei Neuer Provider, neue Postfächer Importarten Datenträger Upload Outlook 3 Clients umstellen Änderung der Einstellungen auf den Endgeräten

12 Der Sonderfall: Nutzung einer eigenen Domain + Weiterleitung Provider 1 MX-Records beibehalten Kundendomain.de Mailrouting (MX) Alter Provider, POP3-Postfächer 2 Postfachinhalte übertragen Weiterleitung zu den neuen Postfächern für definierte -Adressen Umleitung Neuer Provider, neue Exchange-Postfächer 3 Clients umstellen Änderung der Einstellungen auf den Endgeräten VORTEILE UND NACHTEILE... der Umstellung der MX-Einträge gegenüber einer Weiterleitung VORTEILE Nachteile Kein Kommunikationsverkehr auf zwischengeschalteten Serversystemen, d.h. keine Kommunikation über Server des alten Providers Beseitigung von Fehlerquellen im Kommunikationsverkehr Spamschutz wird allein durch hochwertige Filtersysteme von Ihrem Provider zur Verfügung gestellt -Adressen müssen nur bei Ihrem Provider angelegt werden (das Erstellen von Weiterleitungen entfällt somit) Vereinfachte Fehlersuche bei Störungen der -Kommunikation Alle benötigten -Adressen müssen bei Ihrem neuen Provider angelegt werden Kostenfreie POP3-Postfächer des Domain- Providers können nicht weiter genutzt werden EXPORTIEREN UND IMPORTIEREN EINER PST-DATEI Exportieren einer PST-Datei Importieren einer PST-Datei Videotutorial auf YouTube: Videotutorial auf YouTube: Blogbeitrag auf: Blogbeitrag auf: CHECKLISTE Prüfung der Datenschutzvorkehrungen des Providers Hosting ausschließlich in Deutschland Hinweise zum Datenschutz Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) Externer Datenschutzbeauftragter Keine Hinweise/Meldungen auf vorliegende Datenschutz-Pannen Mitgliedschaft bei einer Datenschutz- und Datensicherheits-Organisation Nach DIN ISO zertifiziertes Rechenzentrum Öffentliches Verfahrensverzeichnis Datenschutz-Zertifikat Möglichkeit zum Abschluss eines Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung Regelmäßige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter herausgegeben von