Aufbau einer Vertriebsplanungslösung mit SAP BPC mittels visueller Spezifikationsmethoden und agiler Implementierung bei der OXEA GmbH

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1 Aufbau einer Vertriebsplanungslösung mit S BPC mittels visueller Spezifikationsmethoden und agiler Implementierung bei der OXEA GmbH Helge Völlers Projektleiter OXEA GmbH Nhu-Cuong Ngo Managing Consultant Infomotion GmbH Frankfurt, 1

2 Agenda Vorstellung OXEA S BPC als Planungslösung Vorgehen bei Planungsprojekten Agile Implementierung bei OXEA 2

4 Oxea auf einen Blick Gründung: 1. März 2007, durch den Zusammenschluss von Geschäftsbereichen zweier internationaler Chemiekonzerne (Celanese und Evonik) Eigentümer: Oman Oil Company (OOC) Mitarbeiter: ca Umsatz: ~ 1,5 Mrd. Produktpalette: Oxo-Intermediates und Oxo-Derivate, wie Aldehyde, Alkohole, Ester, Carbonsäuren, Spezialester, Polyole, Amine 4

5 OXEA ist in den wichtigsten Weltregionen vertreten Amsterdam Luxembourg Marl Oberhausen Dallas Bay City Bishop Mexico City Nanjing Tokyo Shanghai Singapore OXEAs Produktionsstandorte: Bishop rund 30 Mitarbeiter Bay City rund 140 Mitarbeiter Oberhausen rund 1070 Mitarbeiter Marl rund 70 Mitarbeiter Amsterdam rund 20 Mitarbeiter Nanjing rund 50 Mitarbeiter 5

6 Syngas OXEAs integrierte Produktionsplattform Intermediates Aldehyde Propionaldehyd Derivate Alkohole Polyole Säuren Ester Amine n-propanol n-propylacetat C 2 Ethylen 2-EH 2-Methylpentansäure OXSOFT TOTM OXSOFT DOA OXSOFT GPO n-propylamin OXBLUE DOSX C 3 Propylen n-butyraldehyd n-butanol TMP 2-EH-Säure n-/iso Buttersäure OXSOFT 3G8 OXFILM 351 OXBLUE ATBC 2-EH-Amine C 4 - C 8 Buten Höhere Olefine Isobutyraldehyd n-valeraldehyd 2-Methylbutyraldehyd 3-Methylbutyraldehyd Höhere Aldehyde Isobutanol 2-Methylbutanol 3-Methylbutanol n-heptanol Isononanol NPG TCD Alkohol DM n-valeriansäure 2-Methylbuttersäure Isopentansäure 3-Methylbutter-säure Heptansäure Pelargonsäure Isononansäure n-/isobutylacetat 3NG810 n-/isobutylamin 3-Methylbutylamine TCD Diamin Andere Rohstoffe 1,3 Butylenglykol Andere Amine 6

7 OXEA ist ein weltweit führendes Unternehmen mit einer mehrstufigen Wertschöpfungskette und breiter Anwendungsbasis Rohstoffe Oxo-Intermediates Oxo-Derivative Ethylen Propylen Buten Höhere Olefine Erdgas Prozess Raffination Aldehyde Höhere Alkohole Prozess Aldehyde Ester Raffination Spezial- Polyole & Säuren derivate Spezialester Amine Synthesegas OXEA Produkte finden sich in vielen Dingen des alltäglichen Lebens Umsatz nach Regionen AC 14% ROW 1% South America 4% NAFTA 32% Europe 49% 7

9 BPC: Das strategische Planungsprodukt der S Hohe Investitionssicherheit Zukunftsfähige Technologieplattform Offene Technologie, keine black box Flexibel entwickelbar für unterschiedlichste Lösungen Eingebunden in bestehende S Strategie 9

10 Mehrwert durch den Einsatz von S BPC Integration Integriert in eine S Strategie Nutzung bestehender Strukturen und Systeme (DB) Kompatibel mit anderen BI/S Produkten Bekannte breite Know-how Basis HANA Ready (auch wenn kurzbis mittelfr. kein Thema) Mehrwert durch S BPC Flexibilität Aufbau individueller Planungs-/BI-Lösungen Integration der versch. Planungen (verknüpft) Migration der heutigen Excel-sheets zu BPC Aufbau einer sicheren und organisierten Umgebung Unbeschränkte Möglichkeiten Logik zu implementieren Excelfrontend intuitiv Excel- bis DB-Logik möglich Planungsframework mit diversen Planungsfunktionalitäten Fachbereichsautonomie/Self-Service in Admin & Excel-Add-in Von Excelverknüpfungen zur gem. Datenbasis Funktionalität Workflowkomponente Nachvollziehbarkeit von Änderungen (kommentiert) Prozessüberwachung und Statustracking Versionierung von Planungen und Szenarien Effizienzsteigerung im Planungsprozess Prozessunterstützung 10

12 Der Schlüssel zum Erfolg: Eine Vorgehensweise mit Fokus auf der Schnittstelle Fachbereich - IT Klassisches Vorgehen Fokus auf Schnittstelle Fachbereich - IT Fachkonzept Fachanwender Applikationsdesign IT-Konzept Notwendigkeit einer genauen vorauslaufenden Spezifikation der fachlichen Anforderungen "Missverständnisse" bei der Übergabe der fachlichen Anforderungen an die Implementierung Implementierung entwickelt Eigenleben (steuert sich selber, Gefahr des Overengineering, Setzen von falschen Prioritäten etc.) Implementierer Im Wesentlichen Workshops und gemeinsame Erarbeitung der Spezifikationen Schrittweise, überlappende Transformation der fachlichen Anforderungen in ein nutzbares IT-System Unmittelbare, schnelle Rückmeldungen auf Spezifikationsentscheidungen Direkte Ausrichtung und Steuerung der Implementierung mit Fokus auf die fachlichen Inhalte 12

13 Spezifikation und Modularisierung klassisches Vorgehen Vorgehen Infomotion Fachkonzept IT-Konzept Fachkonzept Designmaster IT-Konzept Designmaster mit visueller Spezifikation statt mehrerer umfangreicher Konzepte klassisches Vorgehen Vorgehen Infomotion Anf. 1 Anf. 3 Anf. 2 Erstellung IT-Konzept Anf. 1 Erstellung Fachkonzept Anf. 3 Anf. 2 Anf. 1 Anf. 3 Anf. 2 Realisierung Test Anf. 1 Anf. 3 Anf. 2 Anf. 1 Anf. 2 Anf. 3 Roll-out Modul 1 Modul 1I Modul III Modulorientierung mit schnellen Entwicklungsiterationen statt Phasenorientierung 13

14 Zentrale & projektbegleitende Applikationsentwicklung mit Hilfe des INFOMOTION Designmasters Der Designmaster ersetzt in weiten Teilen ein umfangreiches Fach- und IT-Konzept. Die Erstellung erfolgt mittels visueller Konzeption woraus sog. Designvorlagen entstehen. Auf diese Weise kann eine sehr präzise Abstimmung mit den Fachabteilungen erfolgen. Dies erfolgt im Wesentlichen im Rahmen von Workshops und einem stark iterativen Prozess. Der Designmaster begleitet das gesamte Projekt und dient kontinuierlich als zentrales Abstimmungsdokument zwischen Fachbereich und Implementierer. Der Designmaster gilt als das zentrale und abgenommene Anforderungsdokument auf den alle Implementierungsarbeiten aufsetzen. Mit konsequenter Pflege des Designmasters ist damit auch der wesentliche Teil der späteren Dokumentation erarbeitet. Fachkonzept Designmaster IT-Konzept 14

15 Inhalt eines Designmasters Planungsprozess Beschreibung des Planungsprozesses und Übersetzung in BPC Objekte Applikationsübersicht Graf. Darstellung der Architektur, der Cubes und Datentransfers Eingabemasken und Berichte Designvorlagen für alle User Interfaces Datenmodell Graf. Darstellung der Würfel mit allen Dimensionen und Elementen Logiken Rechenmodelle aller Businesslogiken im Verlauf des Planungsprozesses Schnittstellen Beschreibung des Datenaustauschs zu vor- und nachgelagerten Systemen 15

16 Inhalt eines Designmasters Schnittstellen Planungsprozess Eingabemasken und Berichte Datenmodell Logiken Applikationsübersicht 16

17 Prinzipien bei der Erstellung der Designvorlagen Alle spezifikationsrelevanten (aber auch nur diese) Elemente werden in dem Dokument dargestellt. Alle spezifizierten BPC Objekte werden so nah wie möglich an dem späteren Ergebnis abgebildet Es werden möglichst viele grafische Elemente benutzt um die Anforderungen darzustellen Falls notwendig wird die Spezifikation/Dokumentation durch zusätzliche Dateien unterstützt bzw. auf diese verwiesen. 17

18 Modularisierung des Gesamtprojektes INFOMOTION verfolgt über die gesamte Projektlaufzeit der Planungsapplikation eine strenge Modularisierung der Aufgaben bis zur Aufteilung der Tätigkeiten in sehr granulare Arbeitspakete. Modul 1 Modul 1I Modul III Diese Modularisierung beginnt bei den ersten Workshops zur Aufnahme der Anforderung und endet in den Dokumentationsdokumenten zur realisierten Lösung Dadurch entsteht eine sehr hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Tätigkeiten über alle Phasen und Schritte im Projekt. Mit möglichst kurzen und feingranularen Arbeitspakten wird ein schnelles Feedback mit Entwicklungsergebnissen praktiziert. Dies sichert den Umsetzungserfolg und vor allem ein Ergebnis mit hoher Akzeptanz und Nachvollziehbarkeit in den Fachbereichen Ein umfangreicher Integrationstest am Ende der Entwicklung sichert das Zusammenspiel aller Module und Arbeitspakete. 18

19 Begleitende Module Arbeitspakete Technische Module Vorgehensmodell Module und Arbeitspakete In unserem Vorgehensmodell werden die Projektaufgaben in Module und innerhalb der Module in verschiedene Arbeitspakete unterteilt. Je kleiner diese Arbeitspakete ausfallen umso besser ist der Gesamterfolg des Projektes steuerbar. Konzeption System Installation Datenmodellierung Datenbeladung (ETL) Business Logik Sicherheit, Benutzer & Workflow Excel Templates Designmaster Installation Server, DB, BPC Aufbau Dimensionen Übernahme Altdaten Logik 1 Einrichtung Benutzer & Rollen E.-Maske Projektmanagement (Koordination, Trouble Shooting & Steuerung) Schulung Test- und Teilabnahme Dokumentation 19

20 Vorgehensmodell - Implementierungsprozess Jedes Arbeitspaket durchläuft in einem festgelegten Prozess verschiedene Schritte und Tests sowie vordefinierte Feedbackschleifen. Dadurch wird eine konstante Überprüfung der Funktionen, Spezifikationen und Benutzerakzeptanz gewährleistet. Am Ende des Projekts findet ein Integrationstest aller Systembestandteile statt. Bewertung: Analyse & Konzeptionelles Design Detailliertes Design & Entwicklung Testen & Akzeptanz Modul 1 Feedbackschleife Modul 1 20

22 Ausgangssituation Ablösung der vorhandenen Excel-Planung (Margenplanung + Fixkostenplanung) Teilautomatisierung der Planung (Vorschlagswerte) Vermeidung von Doppelarbeit durch dezentrale Datenhaltung Verringerung des Time-lag nach Dateneingabe Erhöhung des Detaillierungsgrades (z.b. Implementierung autom. Transferpreisberechnung) 22

23 Projektplan im März 2013 Aktivität Monat Mar Apr May Jun Jul Aug Anforderungsworkshops Installation Infrastruktur Basisannahmen Technisches Design Entwicklung Margenplanung Technisches Design Entwicklung Finanzplanung Technisches Design Entwicklung ETL Technisches Design Entwicklung Integrationstest 23

24 Anforderungsaufnahmeprozess bei OXEA im Detail Workshop-Phase (ca. 6 Workshops) Abnahme des Designmaster durch den Fachbereich Erstellung Designmaster Version 1 durch Infomotion Nach der Abnahme des Designmasters durch den Fachbereich wurde mit der Umsetzung begonnen Der Fachbereich konnte durch die visuelle Konzeption einen guten Eindruck von der Planungslösung gewinnen 24

25 Feedback Prozess Jedes Arbeitspaket durchläuft in einem festgelegten Prozess verschiedene Schritte und Tests sowie vordefinierte Feedbackschleifen. Dadurch wird eine konstante Überprüfung der Funktionen, Spezifikationen und Benutzerakzeptanz gewährleistet. Am Ende des Projekts findet ein Integrationstest aller Systembestandteile statt. Bewertung: Analyse & konzeptionelles Design Detailliertes Design & Entwicklung Testen & Akzeptanz Modul 1 Feedbackschleife Modul 1 25

26 Ergebnisobjekte im Designmaster nach den Anforderungsworkshops Applikations -übersicht Graf. Darstellung der Architektur, der Cubes und Datentransfers Planungsprozess Beschreibung des Planungsprozesses und Übersetzung in BPC Objekte Datenmodel Graf. Darstellung der Würfel mit allen Dimensionen und jeder Dimension Eingabemasken und Berichte Designvorlagen für alle User Interfaces Schnittstellen Beschreibung des Datenaustauschs zu vor- und nachgelagerten Systemen Logiken Rechenmodelle aller Businesslogiken im Verlauf des Planungsprozesses 26

27 Beispiel Designmaster zur Definition des Datenmodells Datenmodel 27

28 Beispiel Designmaster zur Definition einer Dimension Datenmodel 28

29 Eingabemaske Margenplanung im Designmaster Version 1 Eingabemasken und Berichte In den Anforderungsworkshops wurden die Eingabemasken in Excel als Mockups erstellt Durch die Darstellung in dem Gesamtprozess konnte die Planung bereits in den Anforderungsworkshops exemplarisch durchgeführt werden Die visuelle Konzeption ermöglichte eine genaue Spezifikation für die Entwickler und Fachbereichsmitglieder 29

30 Eingabemaske Margenplanung nach dem Projekt Eingabemasken und Berichte Während der Entwicklungsphase wurden die Anforderungen weiter angepasst und der Planungsprozess modifiziert Die visuelle Spezifikation wurde für die Workshops angepasst und ermöglichte eine direkte Darstellung der Veränderungen in den Eingabemasken und Logiken Aus der anfänglichen Spezifikation entstanden am Ende drei einzelne Eingabemasken 30

31 Applikationsübersicht im Designmaster Version 1 Finanzplanung Basisannahmen BPC Staging Delta Calc Applikationsübersicht Margenplanung Zu Beginn des Projektes wurden die Datenflüsse von S zu BPC definiert Es wurde fachlich bedingt ein Gap zwischen PA und PCA identifiziert der durch eine automatisierte Kalkulationslogik in BW bereinigt werden sollte Volumendaten sollten von PICASO in BPC geladen werden und stellen die Basis der Margenplanung dar PA PCA PICASO 31

32 Applikationsübersicht nach dem Projekt Finanzplanung Basisannahmen BPC Staging Applikationsübersicht Margenplanung Während des Projektes wurde festgestellt, dass PCA nicht mit PA zusammenzubringen ist, wodurch innerhalb einer Woche eine weitere Datenquelle (COPA) angebunden werden musste Des Weiteren wurde festgestellt, dass die Deltakalkulation in BW nicht praktikabel ist und eine Lösung in BPC für die Deltakalkulation wurde gewählt PCA COPA PA PICASO 32

33 Schnittstellen im Designmaster Version 1 Schnittstellen ETL Applikations & Beschreibung Belädt Staging aus PCA und PA Lädt Ist-Daten aus Staging Lädt Plan Herstell-, Fracht-, Verpackungskosten aus Staging Lädt Plan Volumen aus Flatfile, bzw. Staging Überträgt eine Planversion in die Finanzplanung Zusammen mit dem Fachbereich wurden die benötigten Datenquellen aus dem bestehenden BW System identifiziert und Beladungsvorgänge für BPC definiert Dabei wurden Beladungen aus BW sowie zwischen den Planungsmodellen identifiziert 33

34 Schnittstellen nach dem Projekt Schnittstellen ETL Applikations & Beschreibung Lädt Actuals für 3rd Party Sales Lädt Delta zwischen COPA und PA Lädt Inter-/Intracompany Sales aus COPA Lädt Fixkosten Actuals aus PCA Lädt Fixkosten Budget aus PCA Lädt geplante Production Cost Lädt geplante Packaging Cost Metakette führt ETL 1-7 aus und führt Währungsumrechnungen durch Lädt Währungskurse in RATE Cube Metakette führt ETL 9 aus und kopiert Actuals in Budget Version Lädt Actuals für die Planeröffnung aus BPC Staging Lädt Planvolumen 3rd Party aus Flatfile Lädt Intercompany Planvolumen aus Flatfile Lädt Intracompany Planvolumen aus Flatfile Lädt Planherstellkosten aus BPC Staging Lädt Customer Cluster Others aus Flatfile Lädt Budget Daten aus Margin Planning in Financial Planning Während der Umsetzung ergaben sich große Veränderungen im Konzept für die Datenversorgung Neue Datenquellen wurden hinzugefügt Datenquellen mussten mehrfach in BPC geladen werden Schiefstände in Stamm- und Bewegungsdaten wurden während der Entwicklung identifiziert und das Konzept wurde dementsprechend angepasst Lädt Fixkosten Budget und Actual aus BPC Staging Metakette Lädt ETL 19 und führt Währungsumrechnung durch 34

35 Wie entstand der Gap während der Umsetzungsphase? Gaps zwischen der Anforderungsanalyse und der endgültigen Umsetzung sind Bestandteil jeder Anwendungsentwicklung Durch die visuelle Spezifikation war es möglich die Gaps im Bereich Eingabemaske, Prozess und Logiken zu minimieren Designmaster Version 1 Gap Designmaster nach dem Projekt 35

36 Wie entstand der Gap während der Umsetzungsphase? Änderungen in Prozessen Änderungen in Eingabemasken Änderungen in Logiken Erkenntnisse bei Stamm- und Bewegungsdaten Gap Der Gap zwischen der Anforderungsanalyse und der letztendlich umgesetzten Lösung entstand hauptsächlich durch Erkenntnisse im ETL Bereich Stamm- und Transaktionsdatenqualität waren die hauptsächlichen Faktoren für die Änderungen im Designmaster Änderungen in Prozessen, Eingabemasken und Logiken sind im Laufe des Projektes auch aufgetreten, aber durch die visuelle Spezifikation und den Feedbackprozess kompensiert worden 36

37 Resümee & Ausblick visuelle Spezifikation hat OXEA die Umsetzung des Projekts ermöglicht durch agile Definition konnten Herausforderungen beseitigt werden Planungstool hat Kommunikationsdefizite während der Planung ausgeräumt Iterationen im Planungsprozess werden vermieden/beschleunigt Softwareupgrades mit geringem Aufwand realisierbar 37