Ganzheitliches Reisekostenmanagement

Transkript

1 Ganzheitliches Reisekostenmanagement

2 Willkommen beim ganzheitlichen Reisekostenmanagement Wir alle wissen, dass e Ihre dienstreisenden Mitarbeiter hervorragend beim schnellen und effizienten Einreichen ihrer Kosten unterstützen. Um eine vollständige Kontrolle über die Reisekosten Ihres Unternehmens zu erlangen, sind jedoch zwei zusätzliche wichtige Aufgaben erforderlich, die nicht von einem bewältigt werden können: 1. Prüfen von Belegen in Papierform, um die Genauigkeit von Erstattungsanträgen und die Einhaltung von Reiserichtlinien sicherzustellen 2. Analysieren dieser Belege zur Optimierung der Umsatzsteuererstattung Durch Implementieren dieser beiden zusätzlichen Schritte, die NUR in der Meridian-Lösung enthalten sind, können Sie zusätzlich bis zu 8 % Ihrer gesamten Reisekosten einsparen. Ein herkömmliches (Expense Management System, EMS) sieht folgendermaßen aus: Ein ganzheitliches Reisekostenmanagement, das Sie bei der Maximierung Ihrer Einsparungen unterstützt, sieht jedoch so aus: EMS (oder Drittanbieter) Belegprüfung EXPENSE AUDIT Willkommen bei dem ganzheitlichen Reisekostenmanagement. USt.-Erstattung VAT RECOVERY Optimale Belegbearbeitung verwandelt einen bürokratischen Albtraum in eine Traumlösung. Rechnungsbelege in Papierform werden von jedem Unternehmen als Belastung empfunden, die jedoch nicht vermieden werden kann: Die Steuerbehörden vieler Länder verlangen weiterhin die Vorlage dieser Belege. sorgt dafür, dass Sie den optimalen Nutzen aus diesen Belegen ziehen. Wir nehmen Ihnen alle Rechnungen ab (wir können sie sogar für Sie scannen und archivieren) und realisieren ihre Werthaltigkeit, indem wir sie zur Prüfung der Reisekostenanträge Ihrer Mitarbeiter sowie zur Geltendmachung von Vorsteuerabzügen verwenden. Wir sorgen also nicht nur für die Einsparung von Bearbeitungskosten in Ihrem Unternehmen, wir reduzieren ebenfalls Ihre Reisekosten. Warum Finanzleiter von begeistert sind Minimiert die Kosten für die Bearbeitung von Reiseausgaben Bietet umfassende Auswertungen und Daten zu Kosten Maximiert die Richtlinieneinhaltung durch Mitarbeiter Kann nahtlos in Kartenanbieter-, ERP- und Kreditorensysteme integriert werden Optimiert den Vorsteuerabzug ein Bereich, in dem Meridian weltweit führend ist Warum Reisemanager von begeistert sind Optimiert die Richtlinieneinhaltung in Bezug auf bevorzugte Anbieter Stellt umfassende Daten zu Ausgaben für die Verhandlung mit Anbietern bereit Vereinfacht die Durchsetzung von Reiserichtlinien Kann nahtlos in Reisebuchungstools von Unternehmen integriert werden Warum Dienstreisende von begeistert sind Geringerer Zeitaufwand für das Einreichen von Reisekostenanträgen Schnellere Genehmigung und Erstattung von Kosten Mehr Klarheit darüber, welche Kosten erstattungsfähig sind und welche nicht (wir haben die Erfahrung gemacht, dass die meisten Mitarbeiter sich bereitwillig an Richtlinien halten, sofern sie diese kennen)

3 EMS EMS (oder Drittanbieter) Belegprüfung EXPENSE AUDIT USt.-Erstattung VAT RECOVERY Ganzheitliches Reisekostenmanagement Warum sollten wir ein automatisiertes einführen? Schätzungen zufolge verfügt weit weniger als die Hälfte aller Unternehmen über ein automatisiertes. Falls Sie bisher noch nicht zu den Überzeugten zählen, finden Sie nachstehend Gründe, die für ein solches System sprechen: Reduzierung von Reisekosten Bereitstellung von Informationen zur Verhandlung mit Anbietern für das Management Verbesserung der Richtlinieneinhaltung durch Dienstreisende in Bezug auf bevorzugte Anbieter (durch Genehmigung vor Reiseantritt) Reduzierung von Bearbeitungskosten Eliminierung vieler manueller, papierbasierter Aufgaben, wodurch die Bearbeitungskosten um bis zu 80 % reduziert werden Verringerung der Bearbeitungszeit für Mitarbeiter und Management Erhebliche Reduzierung der Zeit, die Dienstreisende für das Ausfüllen von Reisekostenanträgen benötigen und die bis zur Kostenerstattung vergeht Einfache Genehmigung durch Vorgesetzte per Mausklick In Ordnung, Sie haben mich überzeugt. Wir brauchen ein. Aber warum sollten wir uns für EMS entscheiden? EMS ist in puncto Benutzerfreundlichkeit und Integration unübertroffen. Gleichzeitig ist die Lösung flexibel genug, um die Komplexität der unterschiedlichsten Berichtsanforderungen in den verschiedenen Ländern zu bewältigen. Einfachheit Benutzerfreundlichkeit Das Tool ist sowohl für Dienstreisende, die Reisekostenanträge ausfüllen, als auch für Vorgesetzte, die diese genehmigen, beispiellos einfach. Falls es keine Unregelmäßigkeiten bei einem Antrag gibt, ist die Genehmigung tatsächlich mit einem einzelnen Mausklick möglich.

4 Einfachheit Leichte Integration e existieren nicht in einem Vakuum. Sie müssen in Ihre internen Systeme und Ihren Arbeitsablauf integriert werden können. Sie müssen auch reibungslos mit einer Vielzahl von Drittanbietersystemen funktionieren von Online-Buchungstools (als unabhängiges Unternehmen favorisieren wir kein bestimmtes Buchungstool) bis hin zu ERP Systemen. EMS wurde auf einer Softwarearchitektur entwickelt, die eine einfache Integration in andere Systeme garantiert. Komplexität der Test mit Pauschalen in Deutschland In Deutschland gelten vermutlich die weltweit kompliziertesten Gesetze in Bezug auf Reisekostenanträge vor allem für Pauschalen. Es wird häufig gesagt, dass e, die hier funktionieren, überall erfolgreich eingesetzt werden können. EMS besteht diesen Test. Es funktioniert in Deutschland, es funktioniert in Großbritannien, es funktioniert in den Vereinigten Staaten und in vielen anderen Ländern. Das System wurde nicht für einen nationalen Markt entworfen und anschließend Stück für Stück angepasst, in der Hoffnung, dass es auch in anderen Ländern funktionieren könnte. EMS wurde als echtes multinationales Produkt entwickelt sowohl mit mehreren Sprachen als auch mit mehreren Währungen. Weitere Vorteile: ASP-Bereitstellung schnelle Implementierung Zugriff für Dienstreisende und Genehmigende jederzeit und an jedem Ort On-Demand-Echtzeit-Reporting Unterstützung durch mehrsprachiges Helpdesk Umfassender Service zur Digitalisierung, Indexierung und E-Archivierung von Papierbelegen Ihr oder unseres? Unser EMS ist das beste auf dem Markt. Wir verstehen jedoch, dass viele Unternehmen bereits über ein verfügen und dabei bleiben möchten. Das ist überhaupt kein Problem. Wir können jedes (oder auch mehrere Systeme) Ihrer Wahl mit EXPENSE AUDIT und VAT RECOVERY kombinieren, damit Sie alle Vorteile eines ganzheitlichen Reisekostenmanagements nutzen können.

5 EXPENSE AUDIT EMS (oder Drittanbieter) Belegprüfung EXPENSE AUDIT USt.-Erstattung VAT RECOVERY Ganzheitliches Reisekostenmanagement Einer von acht Reisekostenanträgen ist fehlerhaft Unsere EXPENSE AUDIT-Experten können alle Belege Ihrer Mitarbeiter mit deren Reisekostenanträgen vergleichen, um für Genauigkeit zu sorgen und die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten. Unserer Erfahrung nach muss im Durchschnitt einer von acht Reisekostenanträgen geändert werden. Einige Fehler sind unbeabsichtigt, andere beabsichtigt. In jedem Fall verursachen sie erhebliche Kosten für Ihr Unternehmen. hat uns Einsparungen in Höhe von beschert Lawrence Vanderbijl, EMEA Disbursements Manager, Global Financial Services Sun Microsystems Beachtliche Ersparnisse Die Ergebnisse sprechen für sich. Als sich ein großer europäischer Produzent für EXPENSE AUDIT entschied, konnte unser Team Einsparungen in Höhe von 3,5 Mio. bei eingereichten Kosten von insgesamt 63 Mio. ermitteln. Warum nicht? Jedes Jahr senden ca Unternehmen weltweit die Belege ihrer dienstreisenden Mitarbeiter an Meridian, um die entsprechenden Vorsteuerabzüge geltend zu machen. Da wir all diese Belege ohnehin für Sie bearbeiten, wäre es nicht sinnvoll, gleichzeitig die Überprüfung dieser Belege im Hinblick auf Genauigkeit und Richtlinieneinhaltung zu übertragen?

6 Funktionsweise des Systems 1. Aufgaben des Dienstreisenden Einer der großen Vorteile des Systems liegt in der Arbeitsersparnis für Dienstreisende. Sie reichen ihre Reisekostenabrechnungen online ein und senden die Belege in einem voradressierten Umschlag an Meridian. Das ist alles. 2. Abgleichen von Belegen Das EXPENSE AUDIT-Team vergleicht jede Position der Kostenabrechnung mit den Belegen in Papierform. Die Mitarbeiter überprüfen u. a. folgende Details: Belegsumme stimmt diese mit dem Antrag überein? Beantragt der Dienstreisende z. B. eine Erstattung in Höhe von 600 für einen Beleg über 60? Belegart wurden die Kosten korrekt in die Kategorien Taxi, Bahn, Hotel usw. eingeordnet? Diese Kategorisierung ist für die Steuererklärungen von großer Bedeutung. Ist ein Originalbeleg mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorhanden? Dienstreisende halten z. B. einen Hotelbeleg für den Express-Check-out häufig für eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Quittung. Ist die Währungsumrechnung präzise? 3. Überprüfen der Belege auf Richtlinieneinhaltung Bei der Suche nach Anträgen, die gegen Richtlinien verstoßen, analysieren unsere fachkundigen Prüfer jede einzelne Position in den Kostenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter. Beispiele: Überschreiten der Verpflegungssätze Verursachte Gebühren für das Auftanken von Mietwagen Gleichzeitiger Antrag auf Erstattung von Pauschalen und tatsächlichen Kosten Antrag auf Kostenerstattung für Pay-TV und andere nicht zulässige Posten 4. Weiterverfolgung fehlerhafter Anträge Treten bei einem Antrag keine Unregelmäßigkeiten auf, wird die Zahlung autorisiert, und die Belege werden an das VAT RECOVERY-Team weitergeleitet. Falls es ein Problem gibt, unternehmen wir gemäß Ihren Anweisungen einen der folgenden drei Schritte: a) Ablehnen unzulässiger Positionen im Antrag b) Senden der Beanstandung an den Dienstreisenden, in der erläutert wird, welche Position der Abrechnung beanstandet wird und warum sie gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt c) Senden der Beanstandung an den Vorgesetzten des Dienstreisenden 5. Umfassende Unterstützung durch mehrsprachige Mitarbeiter Falls Dienstreisende Verständnisprobleme haben, können sie unser mehrsprachiges Helpdesk anrufen, um ihr Problem zu lösen. Unser Personal spricht mehr als 20 Sprachen. 6. Informationen für das Management einschließlich Prüfung bevorzugter Anbieter Wir senden unseren Kunden eine vollständige Zusammenfassung der gesamten Kosten, abgelehnten Anträge (mit Begründung) usw. kann Kunden ebenfalls dabei unterstützen, ihre Vereinbarungen mit bevorzugten Anbietern zu prüfen. Bezahlen Dienstreisende beim Auschecken im Hotel die mit dem Beschaffungsteam ausgehandelten Zimmerpreise? Die Daten aus beantworten Ihre Frage.

7 VAT Recovery EMS (oder Drittanbieter) Belegprüfung EXPENSE AUDIT USt.-Erstattung VAT RECOVERY Ganzheitliches Reisekostenmanagement Die letzte Phase des ganzheitlichen - Reiseman agementsystems besteht im Verfahren zur Umsatzsteuererstattung, bei dem Meridian weltweit führend ist. Wir helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer in- und ausländischen Vorsteuervergütung. Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung zur Umsatzsteuererstattung, falls Sie mit diesem Thema nicht vertraut sind: Worin besteht der Vorteil der Umsatzsteuererstattung? Die Frage ist leicht zu beantworten. Schätzungen zufolge könnten Unternehmen ihre Reisebudgets um bis zu 4 % reduzieren, wenn sie die gesamte erstattungsfähige Umsatzsteuer geltend machten. Unsere Aufgabe Unsere Fachleute prüfen alle Belege und ermitteln die gezahlten inländischen und ausländischen Umsatzsteuerbeträge. Die inländischen Umsatzsteuerbeträge werden an den Kunden übermittelt und direkt in das ERP-System oder ein anderes Buchhaltungssystem des Kunden hochgeladen. Für ausländische Umsatzsteuerbeträge werden im Namen des Kunden Erstattungsanträge bei den entsprechenden Behörden im Ausland gestellt und von der Antragstellung bis zur Auszahlung überwacht. Dies ist jedoch nicht ganz so einfach, wie es klingt. Aus diesem Grund geht die Europäische Kommission davon aus, dass mehr als die Hälfte aller großen Unternehmen dabei scheitert, sich die bei Dienstreisen ins Ausland angefallene Umsatzsteuer erstatten zu lassen. Und bei kleineren Unternehmen ist diese Zahl noch höher. Schätzungen zufolge werden jährlich allein in der EU potenzielle Erstattungen in Höhe von 5 Mrd. nicht geltend gemacht. Der Grund, warum viele Unternehmen bei der Umsatzsteuererstattung scheitern, liegt darin, dass dieser Prozess zeitaufwändig ist, einen großen Bedarf an Fachkenntnis hat und sich leicht Fehler einschleichen. Erstattungsanträge müssen bei den Steuerbehörden der einzelnen Länder in unterschiedlicher Form eingereicht werden, und alle Originalbelege müssen vorhanden und korrekt sein. Jedes Land hat zudem unterschiedliche Gesetze im Hinblick auf die erstattungsfähige Umsatzsteuer mit vielen verwirrenden Details, zum Beispiel, ob an einem Essen Kunden oder nur Kollegen teilgenommen haben. Kompetenz und Erfahrung Wir sind in diesem Bereich weltweit führend. Wir bearbeiten jährlich Anträge im Gesamtwert von mehr als 300 Mio. und haben für unsere Kunden bisher Erstattungen in Höhe von mehr als 2,5 Mrd. geltend machen können. Die Kooperation mit Meridian hat es Airbus ermöglicht, mit echten Experten für Lösungen zur Kostenerstattungskontrolle und Umsatzsteuererstattung zusammenzuarbeiten. Marie-Laure Moncamp, Leiterin Reisemanagement Airbus in Frankreich

8 Zusammenfassung der Vorteile von Nachweisbar niedrigere Kosten und Ausgaben EMS AUDIT VAT Recovery Geringere Bearbeitungskosten Geringere IT-Ausgaben Einhaltung von Vorschriften Einheitliche Anwendung der Reiserichtlinien Präzise Steuererklärungen, reduziertes Risiko (Strafen) und Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Arbeitserleichterungen für Mitarbeiter Benutzerfreundlichkeit: überall, jederzeit Mehrsprachiges Helpdesk Automatisierte Berechnungen, weniger menschliche Fehler Echtzeitstatus für eingereichte Kosten Automatische Aufteilung von geschäftlichen und privaten Kosten Zeitnahe Kostenerstattung Einfacher und einheitlicher Prozess Transparenz und Berichterstattung Hervorhebung von Richtlinienverstößen vereinfacht fokussierte Überprüfungen Unterstützung bei Planung und Prognose Business Intelligence verbessert Anbieterauswahl Umsatzsteuer Optimierung der Umsatzsteuererstattung hat positive Auswirkung auf Cashflow Globale Kompetenz und Reichweite Etablierte Beziehungen zu Steuerbehörden Neugestaltung von Rechnungen Meridian Tallaght Business Park, Tallaght, Dublin 24, Irland. Tel.: Fax: expenseflo@meridianglobalservices.com Suchbegriff: expenseflo 2009 Meridian. Alle Rechte vorbehalten.