Ingrid Stephan. Berufspraxis. Handbuch. Kompetenzen in der modernen Arbeitswelt

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1 Ingrid Stephan Handbuch Berufspraxis Kompetenzen in der modernen Arbeitswelt

2 5 Inhaltsverzeichnis Zur Idee und Konzeption des Handbuchs Berufspraxis Einleitung Arbeitsplatzmanagement Aufgaben- und Zeitmanagement Informationsmanagement Medien- und Kommunikationskompetenz Informationsseite: Arbeitsplatzmanagement 9 Gesund am PC arbeiten 10 5-A-Methode 11 Terminkalender führen 14 Bürowerkzeug Outlook: Termine im Outlook-Kalender verwalten 16 Bürowerkzeug Doodle nutzen 18 Die Wiedervorlage-Methode einsetzen 20 Arbeitsplatzablage einrichten 22 Aufgaben verwalten 24 Aufgaben To dos in Outlook verwalten 26 Die eingehende Post bearbeiten 29 Informationsseite: Aufgaben- und Zeitmanagement 33 Voraussetzungen für ein gutes Aufgaben- und Zeitmanagement erkennen 34 Berufliche Ziele setzen und verfolgen 35 Aufgaben nach dem Pareto-Prinzip planen 37 Aufgaben nach der ABC-Analyse planen 40 Tagesaufgaben planen 43 Tagesplan mithilfe der ALPEN-Methode durchführen 44 Aufgaben mit dem Eisenhower-Prinzip priorisieren 47 Aufgaben mit der GTD-Methode managen 49 Störungen erkennen und bewältigen 52 Die Pomodoro-Technik als Konzentrationshilfe einsetzen 54 Informationsseite: Informationsmanagement 55 Informationsbeschaffungstrategien anwenden 56 Informationen über den QR-Code beschaffen 58 Neues Wissen mithilfe des Advanced Organizers verknüpfen 59 Informationen mithilfe der A-bis-Z-Methode verwalten 61 Dokumente mithilfe der 0-bis-9-Methode managen 62 Informationsseite: Medien- und Kommunikationskompetenz 65 Verbal und nonverbal kommunizieren 66 Nach der 3-Phasen-Methode telefonieren 67 Telefon- und Videokonferenzen vorbereiten und durchführen 70 -Konto einrichten 73 s sicher verschicken 75 Soziale Medien im Unternehmen nutzen 77 Twitter Nachrichten und Informationen verbreiten 79 Sichere Passwörter nach der BZS- und Satzformel wählen

3 6 Inhaltsverzeichnis Schreib- und Gestaltungskompetenz Informationsseite: Schreib- und Gestaltungskompetenz 83 Texte normgerecht gestalten 84 Präsentationen nach dem Mediendreieck gestalten 91 Zahlenkarussell: Zahlen in Texten normgerecht gestalten 95 Normgerechte Geschäftsbriefe nach der 10-Punkte-Route gestalten 98 s normgerecht gestalten 102 Briefe und s gekonnt formulieren 104 s anlassgerecht schreiben 106 s im Unternehmen professionell schreiben und gestalten 109 Schriftliche Dokumentationen aufbauen 111 Schriftliche Dokumentationen normgerecht gestalten 113 Gesprächsinhalte protokollieren und dokumentieren 120 Selbstmanagement Informationsseite: Selbstmanagement 124 Ich präsentiere 125 Ich arbeite im Team 127 Ich gehe mit Konflikten angemessen um 130 Feedback geben und Feedback annehmen 132 Gruppen-Feedback 133 Selbst- und Fremdwahrnehmung mithilfe des Johari-Fensters 136 Ich überwinde Arbeitsblockaden 138 Stichwortverzeichnis Weiterführende Literatur Bildquellenverzeichnis

4 7 Zur Idee und Konzeption des Handbuchs Berufspraxis Zwar bemühen sich die Verantwortlichen an und für die berufsbildenden Schulen in Deutschland um kompetenzorientierte Lehrpläne und auch um deren Umsetzung, dennoch decken die dazu vorliegenden Fachbücher das Training der geforderten Kompetenzen nur sehr unzureichend ab. Das liegt sicher daran, dass die Fachinhalte sehr im Vordergrund stehen und damit andere Aspekte in den Hintergrund treten. Es fehlt somit an einer konsequenten und systematischen Unterstützung der Schülerinnen und Schüler in Form gesonderter Lehrmaterialien. Dieses Handbuch setzt dort an und bietet Schülerinnen und Schülern ein fachübergreifendes Lehrmittel. Doch nicht nur im schulischen Kontext ist dieses Handbuch hervorragend einsetzbar. Für alle Wiedereinsteiger ins Berufsleben kann es eine wunderbare Einstiegshilfe darstellen. Kolleginnen und Kollegen, die sich im Laufe der beruflichen Laufbahn wieder auf den neuesten Stand bringen wollen, werden ebenfalls unterstützt. Ob im Rahmen einer Fort- und Weiterbildung oder auch im Selbststudium: Das Handbuch Berufspraxis ist anschaulich und selbsterklärend sowie auf der Höhe der Zeit. Es deckt die notwendigen Kompetenzen in der modernen Arbeitswelt sehr umfassend und dennoch in einem überschaubaren Umfang ab. Das Werk orientiert sich am Deutschen Qualifikationsrahmen für lebenslanges Lernen, an der Handreichung für die Erarbeitung von Rahmenlehrplänen der Kultusministerkonferenz und an der Handreichung Basismodell für die Unterrichtsbeobachtung an beruflichen Schulen (Baden-Württemberg). Wir wünschen Ihnen beim Umgang mit diesem Handbuch viel Freude und Motivation. Egal, ob Sie es systematisch im Unterricht oder in der Fort- und Weiterbildung nutzen oder immer wieder darin nachschlagen: Dieses Werk möge Ihnen ein verlässlicher Begleiter werden. Frühjahr 2014, Autorin und Verlag

5 8 Einleitung Dieses Buch richtet sich an alle Auszubildende, Schüler und Berufstätige, die unabhängig von einem Lehrbuch ihre Kompetenzen weiterentwickeln wollen. Die in den neuen Lehrplänen geforderte Personale Kompetenz steht dabei im Vordergrund. Durch die aufeinander abgestimmten Methoden werden Sie in die Lage versetzt, sich selbstständig Kompetenzen anzueignen. Dies bedeutet beispielsweise: vorausschauend denken und handeln neue Informationen mit vorhandenen verknüpfen interdisziplinär arbeiten mit anderen gemeinsam planen und handeln Die im Buch beschriebenen Methoden, Strategien und Prinzipien sind als Werkzeuge zu betrachten, die Sie einsetzen, um Ihre Aufgaben zielgerichtet und kompetent zu erledigen sowie Probleme zu lösen. Durch die ständige Anwendung auch in einem wechselnden Kontext entwickeln Sie Ihre Kompetenzen kontinuierlich weiter. Durch die Stärkung Ihrer eigenen Kompetenzen sind Sie in der Lage, in Zusammenarbeit mit anderen die Synergien innerhalb der Gruppe zu verstärken und im Team erfolgreich zu arbeiten. Ich ermuntere Sie ausdrücklich dazu, unterschiedliche Methoden auszuprobieren, um herauszufinden, welche Methoden zu Ihnen passen. Manchmal bedarf es nur einer kleinen Veränderung, damit eine Methode auch zur eigenen Persönlichkeit passt was eine wichtige Voraussetzung für motiviertes Arbeiten ist. Machen Sie den Werkzeugkasten auf! Arbeitsplatzmanagement Selbstmanagement Aufgabenund Zeitmanagement Schreib- und Gestaltungskompetenz Informationsmanagement Medien- und Kommunikationskompetenz

6 Arbeitsplatzmanagement 9 Informationsseite: Arbeitsplatzmanagement Gesundheitsförderndes Verhalten am Arbeitplatz Hintere Sitzhaltung Mittlere Sitzhaltung Vordere Sitzhaltung Vordere Sitzhaltung Mittlere Sitzhaltung Hintere Sitzhaltung Informationsfluss rund um den Arbeitsplatz Persönliche Datenstruktur Terminkalender Software für Aufgaben- und Terminmanagement (Outlook, Doodle) Persönlicher Postein- und -ausgang Elektronische Postbearbeitung Arbeitsplatzablage für Aufgaben verwalten und bearbeiten Vorgänge in Bearbeitung Informationen laufende Projekte durch Wiedervorlagesysteme Mappei-System Outlook Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz Die Informationsverwaltung rund um den Schreibtisch ist nicht einfach, da zwei Systeme sinnvoll miteinander vernetzt werden müssen: Elektronische Verwaltung Papierverwaltunng Arbeitsmittel wie Locher, Schere u. Ä. liegen in einer Ablageschale. Wenn sie nicht gebraucht werden, sind sie in der Schublade. Auf dem Schreibtisch befinden sich nur zwei beschriftete Ablageschalen: eine für den Posteingang und die andere für den Postausgang. Einkauf Posteingang Marie Müller Einkauf Postausgang Marie Müller

7 10 Arbeitsplatzmanagement Gesund am PC arbeiten Wissensarbeiter sind vernetzt und arbeiten von jedem Ort aus am PC. Damit die Leistungsfähigkeit erhalten bleibt, sollten Sie grundsätzlich auf ein gesundheitsförderndes Verhalten achten. Ergonomisch gut eingerichtete Arbeitsplätze sind heute selbstverständlich. Dies garantiert aber nicht, dass keine Gesundheitsbeschwerden auftreten, denn auch falsches Verhalten kann zu gesundheitlichen Schädigungen führen. Durch folgende Methoden und Tipps lassen sich Beeinträchtigungen vermeiden: 90-Grad-Methode Stuhl- und Tischhöhe so einstellen, dass die Winkel im Bereich Ober- und Unterschenkel und im Bereich Ober- und Unterarm 90 Grad betragen. Platzieren Sie den Bildschirm in einem Winkel von 90 Grad zum Fenster. Dynamik-Methode Dynamisches Sitzen: Verändern Sie während der sitzenden Arbeitsphasen häufig die Sitzposition (vordere, mittlere und hintere Sitzhaltung). Dynamisches Arbeiten: Praktizieren Sie einen dynamischen Arbeitsstil und wechseln Sie regelmäßig zwischen sitzender und stehender Tätigkeit. Hintere Sitzhaltung Mittlere Sitzhaltung Vordere Sitzhaltung Bewegungstipps Legen Sie einen Teil der Wegstrecke zur Arbeit zu Fuß zurück. Verwenden Sie die Treppe statt des Aufzugs. Telefonieren Sie im Stehen. Führen Sie kurze Besprechungen an einem Stehtisch durch. Erledigen Sie kurze Botengänge selbst. Ernährungstipps Essen Sie abwechslungsreich und regelmäßig. Trinken Sie ausreichend. Nehmen Sie geringe Mengen zu sich. Vermeiden Sie Fett, Zucker, Koffein, Nikotin und Alkohol. Machen Sie in der Mittagspause einen kleinen Spaziergang. Planen Sie kleine Bewegungspausen mit Gymnastikübungen ein. Beachten Sie: Das Verhalten zu ändern, erfordert etwas Übung.

8 Arbeitsplatzmanagement 11 5-A-Methode Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz praktizieren Nicht selten signalisiert Chaos am Arbeitsplatz eine unzuverlässige und unprofessionelle Arbeitsweise. Deshalb ist es wichtig, von Beginn an Ordnung am Arbeitsplatz zu halten. Dazu gehört vor allem, dass alles, was an Bürowerkzeugen gebraucht wird, seinen Platz hat und die Schreibtischplatte weitgehend leer bleibt. Nur die Unterlagen, die für die gerade ausgeübte Tätigkeit gebraucht werden, sollten sich auf dem Schreibtisch befinden. Alles andere wird im Schreibtisch oder in der Nähe in Schränken und Regalen untergebracht. Jeder hat eine andere Vorstellung von Ordnung. In vielen Unternehmen gibt es deshalb Vorgaben und Standards, wie ein Arbeitsplatz gestaltet und organisiert werden soll. Erreicht wird Ordnung und Sauberkeit durch die aus der Produktion bekannte 5-A-Methode. vorher nachher Die 5-A-Aktion umfasst fünf Schritte: 1. Aussortieren unnötiger Dinge 2. Aufräumen nach Plan 3. Arbeitsplatz sauber halten 4. Anordnung zur Regel machen 5. Alle Punkte einhalten und ständig verbessern 1. Schritt Aussortieren unnötiger Dinge Beim Aussortieren ist ein kritischer Blick nötig. Das schaffen Sie am besten, wenn Sie in die Rolle eines Besuchers schlüpfen. Alles, was nicht gebraucht wird, ist zu entfernen. Es gibt viele Dinge, die sich im Laufe der Zeit in Schubladen, Schränken und Regalen ansammeln. Für Dinge, von denen Sie sich überhaupt nicht trennen können, richten Sie einen Karton ein. Der Karton dient als Zwischenlager und ist mit Namen und Verfalldatum zu beschriften und im Keller oder Archiv aufzubewahren. Wenn bis zum Verfalldatum nichts mehr gebraucht wurde, kann der Karton entsorgt werden.

9 12 Arbeitsplatzmanagement 2. Schritt Aufräumen nach Plan Die übrig gebliebenen Arbeitsmittel sind sinnvoll und ergonomisch anzuordnen. Das, was häufig gebraucht wird, ist in Reichweite unterzubringen. Auf dem Schreibtisch liegen nur die Dinge, die für die tägliche Arbeit erforderlich und geeignet sind. Büroutensilien wie Locher, Entklammerer u. Ä. sind am besten in einer Ablageschale untergebracht. Wenn nichts davon gebraucht wird, hat die Ablageschale in einer Schreibtischschublade ihren festen Platz. Die Schubladen sind sauber und aufgeräumt. Akten, die ständig gebraucht werden, befinden sich einheitlich beschriftet in der Hängeregistratur des Schreibtisches. Ordner, die seltener gebraucht werden, aber für die tägliche Arbeit notwendig sind, befinden sich nach einem einheitlichen System beschriftet und geordnet im Schrank. Der PC ist nach den Vorschriften der Bildschirmarbeitsplatzverordnung aufgestellt. Zugriff im Schreibtischbereich Arbeitsmittel, die ständig gebraucht werden. Akten, die nicht so häufig gebraucht werden. Akten, die ständig gebraucht werden. 3. Schritt Arbeitsplatz sauber halten Stapel auf dem Boden, zugestellte Fensterbänke, gebrauchte Tassen, zugeklebte Bildschirme sind Vergangenheit. Damit das so bleibt, überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Ihr Arbeitsplatz noch den vereinbarten Standards entspricht. Natürlich gehört auch die regelmäßige Reinigung von Tischen, Schubladen, Schränken, Regalen, Bürogeräten u. Ä. dazu.

10 Arbeitsplatzmanagement Schritt Anordnung zur Regel machen Alles hat seinen festgelegten Platz. Die vereinbarten Standards werden zur Regel gemacht, d. h., dass beispielsweise derjenige, der den Locher aus der Schale wegnimmt, ihn nach Gebrauch wieder an die vorgesehene Stelle zurück legt. Feste Plätze für Arbeitsmittel reduzieren Suchzeiten und Stress. Beispiel: Standards Ordnung auf dem und um den Schreibtisch herum Ordnung auf dem und um den Schreibtisch herum 1. Jeder fühlt sich an seinem Arbeitsplatz für die Ordnung und Sauberkeit verantwortlich. 2. Jeder Gegenstand hat seinen festen Platz. Locher, Hefter, Schere, Klebeband, Korrekturlack, Entklammerer, Klebestift usw. werden nicht auf dem Schreibtisch, sondern im Schreibtisch in einer mit Schaumstoff ausgelegten Ablageschale aufbewahrt. 3. Auf dem Schreibtisch stehen nur zwei beschriftete Ablagekörbe: einer für den Posteingang und einer für den Postausgang. Einkauf Posteingang Marie Müller Einkauf Postausgang Marie Müller 4. Papierstapel auf dem Schreibtisch werden vermieden. 5. Auf dem Schreibtisch liegen nur die in Bearbeitung befindlichen Vorgänge. 6. Abgeschlossene Vorgänge werden sofort in der Bereichsablage, Altablage oder im Archiv abgelegt. 7. Alles Wichtige befindet sich in Reichweite (z.b. Nachschlagewerke). auf dem Schreibtisch um den Schreibtisch im Büro direkter Zugriff im Sitzen ohne Änderung der Sitzposition direkter Zugriff im Sitzen mit Änderung der Sitzposition indirekter Zugriff, es muss aufgestanden werden 8. Der Arbeitsplatz kann nach eigenem Geschmack nicht übertrieben dekoriert werden. 5. Schritt Alle Punkte einhalten und ständig verbessern Geht es im Büro etwas hektischer zu, dann schleichen sich schnell wieder alte Fehler und Versäumnisse ein. Die Gefahr, wieder in die alte Routine zurückzufallen, ist groß. Nur durch ständige Übung kann die neue Routine gefestigt werden. Halten Sie durch und versuchen Sie, den erreichten Stand kontinuierlich weiter zu verbessern.