Teilnehmer zur Befragung einladen

Transkript

1 Teilnehmer zur Befragung einladen Einladungsmöglichkeiten zum online Fragebogen und zur Umfrage.

2 Inhaltsübersicht Account anlegen... 3 Teilnehmer zur Befragung einladen... 4 Teilnehmer manuell und auf eigenem Wege einladen... 5 Der eindeutige Umfragelink... 5 Umfragelink manuell personalisieren... 6 Multi-Links: Zusätzliche Links zum normalen Umfragelink inkl. eigenem Ergebnislink... 7 Zugangscodes für die online Umfrage manuell generieren Parameterübergabe (Weiterleitung) am Ende der Umfrage Umfragelink um individuelle/dynamische Parameter ergänzen Teilnehmer automatisch und persönlich einladen Teilnehmerliste anlegen Personalisierung der Ergebnisse über die Teilnehmerliste Teilnehmerliste in die online Umfrage importieren Das Einladungstool Das Einladungstool: Einladungs- und Erinnerungstext Das Einladungstool: Individuell gestaltete HTML Das Einladungstool: Platzhalter für die persönliche Ansprache Das Einladungstool: Sende- und Erinnerungsfunktion Das Einladungstool: Teilnahmestatistik der einzelnen Teilnehmer Teilnehmer über die Website zur online Umfrage einladen Direkte Verlinkung zur online Umfrage über Ihre Website Umfrage per iframe in die Website einbetten Anwendungsbeispiel: In 4 Schritten online Umfrage als iframe integrieren Umfrage in einem Popup erscheinen lassen Umfrage per Einladungslayer auf Ihrer Website integrieren

3 Mit easyfeedback erstellen Sie großartige Umfragen und online Fragebögen. Ergänzend zum Hilfe- Center enthält dieses Manual Teilnehmer zur Befragung einladen alle nötigen Informationen wie Sie Ihre Teilnehmer zur online Umfrage einladen können. Die einzelnen Einladungsmöglichkeiten sind in Bereiche aufgeteilt und enthalten neben der Anwendungserklärung auch Hintergrundinformationen zur Funktionsweise. Umfragen machen Sie somit ganz einfach. Account anlegen Bevor Sie einen online Fragebogen erstellen und Ihre Teilnehmer mit der Umfragesoftware einladen, empfehlen wir Ihnen sich einen Account anzulegen. Das Anlegen des Accounts ist kostenlos und unverbindlich. Zum Anlegen eines Account, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Öffnen Sie das Umfragetool über diese Seite: 2. Sichern Sie sich oben rechts den Account mit Eingabe Ihrer -Adresse. 3. Per erhalten Sie Ihr persönliches Passwort für den Login. <<Info>> Der Testzugang, öffnen des Umfragetools ohne Account sichern, löscht sich automatisch nach 24 Stunden. Damit werden auch alle angelegten Fragebögen, Umfragen, Teilnehmer und Ergebnisse gelöscht. 3

4 Teilnehmer zur Befragung einladen Jede online Umfrage bzw. jedes Befragungsprojekt ist individuell. Genauso individuell ist auch die Art, wie Sie Ihre Teilnehmer für die Befragung einladen: z.b. per bei einer Mitarbeiterbefragung oder über Ihre Website bei einer Kundenbefragung. Das easyfeedback Umfragetool hält verschiedene Wege und Möglichkeiten bereit, wie Sie Ihre Teilnehmer zur online Umfrage einladen können. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die einzelnen Möglichkeiten. Ob Manuell, per oder über Ihre Website. Zusätzlich erfahren Sie, wie Sie Zugangscodes verwenden und die Teilnahme an der online Befragung über das Umfragetool personalisieren können. <<Info>> Grundsätzlich ist die Teilnahme an den online Umfragen bei easyfeedback anonym. Eine Personalisierung der Ergebnisse findet erst statt, wenn Sie dies aktiv im Umfragetool einstellen. 4

5 Teilnehmer manuell und auf eigenem Wege einladen Neben dem Einladungstool und den Möglichkeiten der Einbindung auf der Website, können Sie Ihre Teilnehmer auch manuell auf eigenem Wege einladen. Dies bietet sich an, wenn Sie... a)... über Ihr eigenes -Tool die Einladungen versenden möchten b)... den Umfragelink in Ihrem Newsletter platzieren möchten c)... den Umfragelink per Social-Media Plattform (Facebook, Twitter, etc.) publizieren möchten d)... den Umfragelink per QR-Code anbieten möchten e)... den Umfragelink in einem Print-Mailing abdrucken möchten Der eindeutige Umfragelink Jede Umfrage hat einen eindeutigen und festen Umfragelink. Dieser generiert sich, sobald Sie eine neue Umfrage anlegen und verändert sich auch nicht mehr, außer Sie individualisieren diesen unter den Einstellungen. Spätestens nach dem Veröffentlichen ist Der Umfragelink fest definiert. Den Umfragelink können Sie kopieren und auf eigenem Wege publizieren. Sobald die Umfrage veröffentlicht wurde, kann über den Umfragelink auf die online Umfrage zugegriffen werden. Darstellung in den Ergebnissen: In den Ergebnissen werden Ihnen alle Zugriffe über den normalen Umfragelink als eine Besucherquelle angezeigt. <<Info>> Wenn Sie zu Ihrer online Umfrage über mehrere Kanäle einladen möchten, dann nutzen Sie die einzelnen Einladungsmöglichkeiten. Jede von easyfeedback bereitgestellte Einladungsmöglichkeit enthält eine Identifikation, welche Ihnen als einzelne Besucherquelle in den Ergebnissen angezeigt wird. Somit können Sie sehen, wie viele Teilnehmer über welchen Kanal auf die online Umfrage zugegriffen haben. 5

6 Umfragelink manuell personalisieren Mit der manuellen Personalisierung können Sie den Umfragelink für jeden Teilnehmer oder für jede Teilnehmergruppe nach belieben personalisieren. Die manuelle Personalisierung bietet sich an, wenn Sie eigenständig zur online Umfrage einladen möchten, aber trotzdem eine Zuordnung zu den Ergebnissen wünschen. Um den Umfragelink manuell zu personalisieren, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Kopieren Sie den Umfragelink in eine Text- oder Tabellendatei um ihn zu bearbeiten. 2. Hinter den Umfragelink setzen Sie folgende Zeichen, um die Personalisierung einzuleiten: /!pi 3. Hinter /!pi setzen Sie nun Ihre gewünschte Personalisierung. 4. Versenden Sie den Umfragelink an Ihre Teilnehmer. Die Personalisierung kann aus Zahlen (0-9), Buchstaben (a-z, A-Z) und/oder Bindestrichen (-) bestehen. Beispiel eines personalisierten Umfragelink: Die Personalisierung test-abc (wie aus diesem Beispiel) wird Ihnen in den Einzelergebnissen und im Export (XLS, CSV) angezeigt. Einzelergebnisse: Exportdatei: 6

7 Multi-Links: Zusätzliche Links zum normalen Umfragelink inkl. eigenem Ergebnislink Multi-Links sind zusätzlich generierte Links, die alle zur gleichen online Umfrage führen. Somit können Sie für jede online Umfrage beliebig viele weitere Links für die Teilnahme generieren. Der Vorteil von Multi-Links ist, dass Sie sich die eingegangenen Ergebnisse von jedem Multi-Link in den Ergebnissen einzeln oder kombiniert anzeigen lassen können. Zusätzlich enthält jeder Multi-Link einen eigenen Ergebnislink, der nur die Ergebnisse anzeigt, die über den zugehörigen Multi-Link generiert wurden. Beispiel 1: Sie möchten eine bundesweite Kundenbefragung mit Ihren Franchisepartnern/Filialen durchführen. Jedoch soll jeder Partner nur die Ergebnisse seiner Kunden sehen Sie aber das Gesamtergebnis. In diesem Fall bieten sich Multi-Links an. Erstellen Sie pro Franchisepartner nun einen Multi-Link und händigen Sie diesen inkl. des dazugehörigen Ergebnislinks aus. Der Franchisepartner kann nun seine Kunden zur Befragung einladen und über den Ergebnislink die Teilnahme verfolgen. Sie in der Zentrale haben jedoch den Gesamtüberlick und können anhand der Filtereinstellungen in den Ergebnissen sich die Ergebnisse jedes einzelnen Multi-Links, eine kombinierte Darstellung aus mehreren Multi-Links oder das Gesamtergebnis anzeigen lassen. Beispiel 2: Sie führen im Auftrag eines Kunden z.b. eine Mitarbeiterbefragung durch und wollen dem Kunden Einsicht in die Ergebnisse gewähren, ohne das dieser einen Vollzugriff auf die Daten im Umfragetool erhält. In diesem Fall erstellen Sie einen Multi-Link und laden darüber zur Mitarbeiterbefragung ein. Ihrem Kunden lassen Sie den Ergebnislink zukommen. Somit kann Ihr Kunde die Teilnahme verfolgen ohne das Sie diesem Zugang zum Umfragetool gewähren müssen. 7

8 Um einen Multi-Link anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der Übersicht die betreffende Umfrage aus. 2. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen. 3. Navigieren Sie zum Bereich Multi-Links und vergeben Sie einen Referenztext für den Multi-Link. 4. Klicken Sie auf Neuen Multi-Link erstellen. Den erstellten Multi-Link und Ergebnislink können Sie nun kopieren und nutzen. In den Ergebnissen können Sie das Gesamtergebnis über die Filtereinstellungen nach dem Multi-Link filtern. Die Ergebnisdarstellung eines Multi-Links kann optional auch mit einem Passwort verschlüsselt werden. Wenn dies gewünscht ist, geben Sie unter dem Ergebnislink einfach das gewünschte Passwort ein und klicken Sie auf Speichern. Multi-Link in den Ergebnissen als einzelne Besucherquelle: 8

9 Multi-Link als Filterkriterium in den Ergebnissen: Passwortschutz und Zugangscodes bei Multi-Links Sobald Sie in den Einstellungen der online Umfrage die Zugangskontrolle per Passwort oder Zugangscode aktivieren, ist diese auch für die Multi-Links verbindlich. Passwort und Zugangscode beziehen sich global auf die online Umfrage egal von welcher Quelle oder Link diese aufgerufen wird. <<Info>> Sobald Sie einen Multi-Link löschen ist über diesen keine weitere Teilnahme an der online Umfrage mehr möglich. 9

10 Zugangscodes für die online Umfrage manuell generieren Manuell, selbstgenerierte Zugangscodes benötigen Sie, wenn Sie die Teilnahme nur per Zugangscode erlauben und wenn Sie den normalen Umfragelink oder Multi-Links auf eigenem Wege publizieren und Ihre Teilnehmer einladen. Zugangscodes bieten sich an, wenn... a) die Umfrage vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden soll. b) jeder Teilnehmer zu 100% nur einmal teilnehmen darf. c) die Teilnehmer vermutlich die Umfrage unterbrechen und an einem anderen Ort/Computer zu Ende führen werden. d) mehrere Teilnehmer nur einen Computer zur Verfügung haben um an der Umfrage teilzunehmen, aber bei jedem sichergestellt sein muss, dass dieser nur einmal an der Umfrage teilnimmt. Um Zugangscodes manuell zu generieren, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der Übersicht die betreffende Umfrage aus. 2. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen. 3. Klicken Sie auf den Reiter Umfragelink (manuell). 4. Navigieren Sie runter zum Bereich Zugangscodes für den normalen Umfragelink und/oder Multi-Links. 5. Geben Sie die gewünschte Anzahl Codes ein. 6. Klicken Sie auf generieren. Die nun erstellte Codeliste kann von Ihnen exportiert und manuell verteilt werden. Sollten Sie weitere Codes benötigen, können Sie einfach weitere Codes generieren. Die Liste zeigt Ihnen an, welcher Code bereits benutzt wurde und ob dieser Teilnehmer die Umfrage abgeschlossen haben. 10

11 <<Hinweis>> Zugangscodes können Sie auch automatisch erstellen und versenden lassen. Dazu nutzen Sie bitte das Einladungstool von easyfeedback. Wie Sie die Einladung richtig anlegen und versenden, erfahren Sie im Abschnitt Einladungen. auszugeben. Beispiel: Im Browser wird dann folgende URL aufgerufen: 11

12 Parameterübergabe (Weiterleitung) am Ende der Umfrage Die Parameterübergabe erlaubt Ihnen den Umfragelink um einen Parameter zu verlängern und diesen Parameter am Ende der Umfrage mit der Weiterleitungs-URL zu verknüpfen. Beispiel: Auf Ihrer Website geben Sie Ihren Usern eine ID mit um diese zu erkennen und denen ggf. individuelle Inhalte anzuzeigen. Nun möchten Sie die User zur Umfrage einladen und am Ende wissen, wer wie geantwortet hat und diesen danach wieder individuelle Inhalte auf Ihrer Website anzeigen. Die Parameterübergabe arbeitet mit zwei Funktionen zusammen: 1. Der PersonalID, die an den Umfragelink angefügt wird. Und 2. der automatischen Weiterleitung am Ende der Umfrage. Um die Parameterübergabe zu nutzen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Erweitern Sie den easyfeedback Umfragelink um einen Parameter. Dazu setzen Sie an den Umfragelink folgende Zeichen um die Personalisierung des Umfragelinks einzuleiten: /!pi Dahinter setzen Sie dann Ihren Parameter. Beispiel: Der Parameter 9999 wird jetzt in der Umfrage übergeben. 2. Parameter am Ende der Umfrage wieder ausgegeben. Um den Parameter am Ende der Umfrage wieder auszugeben, gehen Sie in die Einstellungen der Umfrage, aktivieren die Weiterleitung am Ende der Umfrage und geben die Ziel-URL ein. Hinter der Ziel-URL setzen Sie den Platzhalter [personalid] um den Parameter am Ende der URL wieder auszugeben. Beispiel: Im Browser wird dann folgende URL aufgerufen: Darstellung in den Ergebnissen Der Parameter (Personalisierung) wird Ihnen zusätzlich in den Ergebnissen angezeigt. Bei allen Textantworten, den Einzelergebnissen sowie im Export. 12

13 Umfragelink um individuelle/dynamische Parameter ergänzen Neben den Standardfiltern um das Ergebnis einer Umfrage differenzierter zu betrachten, können Sie auch mit individuellen und dynamischen Parametern am Umfragelink arbeiten. Dies ermöglicht Ihnen die Teilnehmer über z.b. ein CRM oder CMS System zu klassifizieren und diese Klassifizierung als Filterung für die Umfrageergebnisse zu nutzen. Parameterübergabe am Umfragelink Jeder Umfragelink kann mit, von Ihnen frei gewählten, Parametern ergänzt werden. Die Anzahl der möglichen Parameter ist nicht begrenzt. Somit können Sie beliebig viele Parameter an einen Umfragelink anfügen. Um einen Parameter zu klassifizieren ist zusätzlich eine Variable notwendig, hinter dieser dann der Parameter gesetzt wird. Zum Einleiten der Parameterübergabe setzen Sie an den Umfragelink ein /?. Danach folgt der Variablenname Stadt, ein = -Zeichen und darauf der Parameter Hamburg. Mit dem & -Zeichen lassen sich weitere Parameter anfügen. Im Sytsem werden folgende Informationen gespeichert: Variable: Stadt > Parameter: Hamburg Variable: Alter > Parameter: 25 Wenn Sie mit Variablen und Parametern arbeiten, müssen nicht alle Teilnehmer die gleichen Variablen erhalten. Welche und wie viele Variablen Sie pro Teilnehmer verwenden bleibt Ihnen überlassen. Sie können auch pro Teilnehmer oder Teilnehmergruppen unterschiedliche Variablen/Parameter verwenden: Technische Informationen zu den Variabelen/Parametern:?, p, p0 und p6 können nicht als Parameter verwendet werden. max. 50 Zeichen für Variablennamen max. 150 Zeichen für Parameternamen Sonderzeichen, wie ä, ü, ö, ß, <, $,!, (, ),, [, ], können verwendet werden. 13

14 Teilnehmer automatisch und persönlich einladen Mit dem integriertem Einladungstool von easyfeedback können Sie Ihre Teilnehmer bequem automatisch und persönlich zum online Fragebogen einladen. Bevor Sie die Einladung gestalten und versenden können, benötigen Sie eine oder mehrere Teilnehmerlisten an die die Einladungen versendet werden. Teilnehmerliste anlegen Teilnehmerlisten benötigen Sie um Ihre Teilnehmer mit dem easyfeedback Einladungstool einzuladen. Sie können beliebig viele Teilnehmerlisten anlegen. Unter dem Menüpunkt Teilnehmerlisten erstellen und hinterlegen Sie Ihre einzelnen Teilnehmerlisten, welche Sie dann individuell Ihren Umfragen zuordnen können. Dadurch bleiben Sie flexibel und können auf bereits angelegte Listen zurückgreifen. Um eine neue Teilnehmerliste anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Teilnehmerliste. 2. Klicken Sie auf Neue Teilnehmerliste anlegen. 3. Importieren Sie Ihre Liste oder geben Sie die Teilnehmer manuell ein. <<Tipp>> Vergeben Sie für jede Teilnehmerliste einen Namen. Dies erleichtert Ihnen die Auswahl beim Importieren in die online Umfrage und zum Verwalten der Listen. 14

15 Teilnehmer manuell hinzufügen Anhand der vorgegebenen Eingabefelder ( , Anrede, Vorname, Nachname, Referenztext) können Sie Ihre Teilnehmer manuell der Liste hinzufügen. Geben Sie dazu einfach die benötigten Daten ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Teilnehmer importieren Zusätzlich zum manuellen Hinzufügen, können Sie Ihre Teilnehmerliste auch importieren. Für den Import stehen drei Dateiformate zur Auswahl: xls., xlsx. oder csv. Für alle drei Formate stehen Vorlagen zur Verfügung, die Sie einfach downloaden und bearbeiten können. Bitte beachten: Der Aufbau der Importliste muss genau der Vorlagen entsprechen: 1. Spalte: -Adresse 2. Spalte: Anrede 3. Spalte: Vorname 4. Spalte: Nachname 5. Spalte: Referenztext Beim Aufbau der Liste beginnen Sie oben links in der ersten Spalte mit der ersten -Adresse - keine Spaltenbeschriftungen o.ä. <<Hinweis 1>> Wenn Sie Ihre Liste bereits einer online Umfrage zugeordnet haben, werden spätere Änderungen an der Liste im Menüpunkt Teilnehmerliste nicht bei der zugeordneten Liste in der Umfrage übernommen. Falls Sie bei einer Liste, die bereits einer online Umfrage zugeordnet ist, noch etwas ändern möchten, dann nehmen Sie die Änderungen direkt unter Teilnehmer einladen bei der Umfrage vor. 15

16 <<Hinweis 2>> Das System erkennt automatisch doppelt hinzugefügte -Adressen und bereinigt diese automatisch. Wenn Sie jedoch einen Person ( -Adresse) zu einer online Umfrage 2x einladen möchten, dann legen Sie dafür eine weitere Teilnehmerliste an. Personalisierung der Ergebnisse über die Teilnehmerliste Grundsätzlich ist jede Teilnahme an den online Umfragen anonym auch wenn Sie Ihre Teilnehmer in der Einladung persönlich ansprechen. Innerhalb der Einladungsstatistik sehen Sie zwar wer bereits an der Umfrage teilgenommen hat, aber Sie sehen die persönlichen Daten nicht in der Auswertung. Falls Sie die Ergebnisse einer Person oder Personengruppe zuordnen möchten, kann die Personalisierung direkt über die Teilnehmerliste vorgenommen werden. Verantwortlich für die Personalisierung ist die Spalte Referenztext. Jenen Wert oder Text, den Sie dort angeben, wird Ihnen in den Einzelergebnissen oder in der Export-Datei wieder angezeigt. So können Sie z.b. bei jedem Teilnehmer den Namen des Teilnehmers in der Spalte Referenztext eintragen, oder eine Gruppenbezeichnung z.b. Abteilung Marketing. <<Hinweis>> Die Spalte Referenztext kann auch noch während der online Umfrage oder am Ende der Befragung betitelt werden. Änderungen am Referenztext werden sofort übernommen und sind in den Ergebnissen sichtbar. <<Achtung>> Sobald Sie über den Referenztext eine Personalisierung vornehmen, ist die Teilnahme an der online Umfrage nicht mehr anonym. Informieren Sie Ihre Teilnehmer darüber oder loben Sie dies nicht explizit in der Umfrage aus. 16

17 Personalisierung in der Teilnehmerliste: Personalisierung in den Einzelergebnissen: Personalisierung in der Export-Datei: 17

18 Teilnehmerliste in die online Umfrage importieren Nachdem Sie Ihre Teilnehmerliste/n angelegt haben, müssen Sie diese in die online Umfrage importieren. Erst nach dem Importieren in die online Umfrage stehen Ihnen die Einladungsmöglichkeiten zur Verfügung. Um eine Liste in die online Umfrage zu importieren, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der Übersicht die betreffende Umfrage aus. 2. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen. 3. Klicken Sie auf den Reiter Einladungen. 4. Wählen Sie auf der linken Seite die zu importierende Liste aus. 5. Nach dem Importieren klicken Sie auf der rechten Seite auf den Namen der Liste. Es öffnet sich das Einladungstool: Text und Absender Einladungsoptionen Sendestatistik <<Tipp>> Pro online Umfrage können Sie beliebig viele Listen importieren und somit jede Teilnehmergruppe individuell ansprechen. <<Hinweis>> Wenn Sie eine Liste aus der online Umfrage entfernen möchten, dann klicken Sie auf das X -Symbol neben der Liste. Die Liste wird dadurch nicht gelöscht. Bedenken Sie jedoch, dass wenn Sie die Liste aus der Umfrage entfernen, damit auch die Statistiken nicht die Ergebnisse von dieser Liste aus den Ergebnissen entfernt werden. 18

19 Das Einladungstool Sobald Sie eine Liste importiert haben und auf diese klicken, öffnet sich das Einladungstool. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit für Ihren online Fragebogen den Einladungstext zu schreiben und zu gestalten, eine der vier Sendeoptionen zu wählen, einen automatischen Reminder zu setzen und die Statistik zu verfolgen. Um das Einladungstool zu öffnen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der Übersicht die betreffende Umfrage aus. 2. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen. 3. Klicken Sie auf den Reiter Einladungen. 4. Klicken Sie rechts auf eine der importierten Listen. Das Einladungstool öffnet sich. 19

20 Name des Absenders In diesem Feld tragen Sie Ihren Namen oder den Namen des Befragungsprojekt ein. Die hier eingetragene Bezeichnung wird dem Teilnehmer als Absender in seinem -Programm angezeigt. des Absenders In diesem Feld tragen Sie die -Adresse ein, die dem Teilnehmer angezeigt werden soll. Dies kann Ihre eigene oder eine dem Projekt zugeordnete sein. Betreffzeile Tragen Sie hier die Betreffzeile der ein, die dem Teilnehmer angezeigt werden soll. Zugangscodes Zeigt Ihnen an, ob für die Teilnahme an der online Umfrage die Teilnahme per Zugangscode aktiviert wurde. Ist dies der Fall, setzt sich im Einladungstext automatisch der Platzhalter für den Zugangscode, wenn Sie vorher den Einladungstext noch NICHT bearbeitet haben. Sollten Sie diesen bereits bearbeitet haben, dann müssen Sie den Platzhalter für die Zugangscodes manuell setzen. Testmail Mit der Testmail-Funktion können Sie sich zu jeder Zeit eine Testmail zusenden lassen um Ihre Einladung zu testen. Die Platzhalter [Anrede], [Vorname], [Nachname], etc. werden, wenn Sie diese in der Einladung hinterlegt haben, mit den Daten der ersten Person aus der Teilnehmerliste hinterlegt. Einladungs- und Erinnerungstext Im Texteditor können Sie nun Ihren Einladungs- und Erinnerungstext für den online Fragebogen schreiben. Wie Sie es von anderen Textprogrammen her kennen, können Sie auch hier Schriftformatierungen vornehmen, Bilder einbinden oder den ganzen Einladungstext per HTML formatieren und gestalten. Unter dem Reiter Einladung verfassen Sie den Einladungstext für Ihren online Fragebogen. Sie können den bereits vordefinierten Text beibehalten, anpassen oder komplett durch einen neuen ersetzen. Denken Sie beim Schreiben an die Platzhalter für die persönliche Ansprache, den Umfragelink, das Passwort oder die Zugangscodes. 20

21 Unter dem Reiter Erinnerung können Sie den Erinnerungstext für den automatischen Reminder setzen. Dieser Text wird auch genutzt, wenn Sie die Sendeoption: Alle Teilnehmer, die noch nicht an der Umfrage teilgenommen haben, aber bereits eine Einladung erhalten haben. oder die 4. Sendeoption: Alle Teilnehmer, die bereits an der Umfrage teilgenommen haben, aber diese noch nicht beendet haben. wählen. Denken Sie auch hier wieder an die Platzhalter für die persönliche Ansprache, den Umfragelink, das Passwort oder die Zugangscodes. <<Info>> Unter dem Reiter -Erinnerung können Sie müssen aber nicht einen Erinnerungstext hinterlegen. Sollte kein Erinnerungstext hinterlegt sein, wird bei der 3. und 4. Sendeoption der Text aus dem Reiter Einladung versendet. Individuell gestaltete HTML Zusätzlich zum reinem Text, können Sie Ihre Einladungsmail auch im HTML-Format hinterlegen. Dadurch stehen Ihnen alle Möglichkeiten der individuellen Gestaltung zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf den Button Quellcode und wechseln Sie in die Quellcodeansicht. Für das setzen von HTML s sind Programmierkenntnisse erforderlich. Lassen Sie sich bei der Umsetzung beraten. 21

22 Platzhalter für die persönliche Ansprache Platzhalter bieten Ihnen die Möglichkeit Ihre Teilnehmer zum online Fragebogen automatisch und persönlich anzusprechen. Zusätzlich werden über die Platzhalter der Umfragelink, das Passwort oder die Zugangscodes automatisch bereitgestellt. Funktionsweise der Platzhalter Platzhalter sind vordefinierte Bereiche, die durch das Umfragetool automatisch mit den Informationen aus dem System gefüllt werden. Damit die Platzhalter einwandfrei funktionieren, ist es wichtig, dass diese richtig gesetzt/geschrieben werden. Nur dann kann das System diese erkennen und mit den richtigen Informationen füllen. Platzhalter beginnen immer mit einer eckigen Klammer [ (alt+5) dem Namen des Platzhalters, z.b. Anrede, und enden mit einer eckigen Klammer ] (alt+6). <<Info>> Wenn ein Platzhalter gesetzt wurde, aber dafür keine Informationen bereitstehen, bleibt der Platzhalter in der leer. Platzhalter für die persönliche Ansprache: [Anrede], [Vorname], [Nachname], [Referenztext] Für die persönliche Ansprache stehen Ihnen die vier genannten Platzhalter zur Verfügung. Sie können entweder alle oder nur einzelne nutzen. Die Platzhalter werden mit den Informationen gefüllt, die Sie in der Teilnehmerliste in der jeweiligen Spalte hinterlegt haben. Beispiel 1 Ihre Teilnehmerliste haben Sie wie folgt aufgebaut: Anrede: Herr, Vorname: Max, Nachname: Mustermann, Referenztext: Marketing Ihre kann dann wie folgt aussehen: Guten Tag [Anrede] [Vorname] [Nachname], wir möchten Sie aus der Abteilung [Referenztext] zu unser jährlichen Mitarbeiterbefragung einladen. Bitte klicken Sie 22

23 Beispiel 2 Ihre Teilnehmerliste haben Sie wie folgt aufgebaut: Anrede: Sehr geehrte Frau Dr., Nachname: Musterfrau Ihre kann dann wie folgt aussehen: [Anrede] [Nachname], wir möchten Sie zu unser jährlichen Kundenbefragung einladen. Bitte klicken Sie Ergebnisse der online Umfrage personalisieren: [Referenztext] Der Platzhalter [Referenztext] dient zusätzlich für die Personalisierung der Umfrageergebnisse. Sobald Sie in der Spalte Referenztext in der Teilnehmerliste einen Wert hinterlegt haben, wird Ihnen dieser in den Einzelergebnissen angezeigt. Damit ist es Ihnen möglich eine Zuordnung vom Teilnehmer zu den Ergebnissen herzustellen. Den Platzhalter [Referenztext] müssen Sie dafür nicht im Einladungstext platzieren. Es reicht aus, wenn dieser mit Informationen gefüllt ist. Beachten Sie jedoch, dass die Teilnahme an der online Umfrage dann nicht mehr anonym ist und das der Teilnehmer die Personalisierung nicht bemerkt. Platzhalter für den Umfragelink: [Link] Mit dem Platzhalter [Link] wird automatisch vom Umfragetool der richtige Umfragelink gesetzt. Zusätzlich wird der Link um einen kryptischen Code erweitert um den Teilnehmer und die Besucherquelle zu identifizieren. Nutzen Sie für den Umfragelink IMMER den Platzhalter [Link] oder einen Multi-Link Platzhalter, ansonsten funktioniert das Tracking der Teilnehmer nicht richtig. Sie brauchen den Umfragelink nicht ausgeschrieben im Einladungstext zu platzieren. <<Info>> Durch das Setzen des Platzhalters [Link] werden keine persönlichen Daten des Teilnehmers mit den Ergebnissen verbunden. Die Umfrage ist immer noch anonym. 23

24 Platzhalter für die Multi-Links: [Multi-Link:Bezeichnung] Die Multi-Link Platzhalter funktionieren identisch wie der Platzhalter für den normalen Umfragelink. Sie haben hiermit zusätzlich die Möglichkeit auch Multi-Links mit dem Einladungstool zu versenden und die Teilnahme darüber zu tracken. Platzhalter für das Passwort und die Zugangscodes: [Passwort], [Zugangscode] Die Platzhalter [Passwort] und [Zugangscode] benötigen Sie, wenn Sie Ihren online Fragebogen mit einem Passwort versehen haben oder die Teilnahme nur über Zugangscodes erlauben. Passwort: In den Platzhalter [Passwort] setzt das Umfragetool automatisch das von Ihnen in den Einstellungen der online Umfrage hinterlegte Passwort. Sie müssen dieses nicht händisch in den Einladungstext setzen. Zugangscodes: In den Platzhalter [Zugangscode] setzt das Umfragetool automatisch für jeden Teilnehmer einen einmaligen und individuellen Zugangscode. Sie müssen die Zugangscodes nicht manuell selbst generieren dies übernimmt das Umfragetool für Sie automatisch. Beide Platzhalter, [Passwort] und [Zugangscode], werden vom Umfragetool automatisch im Einladungstext platziert, sobald Sie eine der beiden Zugriffskontrollen aktivieren. Sollten Sie den Standard-Text vor der Aktivierung bereits bearbeitet haben, müssen Sie die Platzhalter selbst setzen. 24

25 Sende- und Erinnerungsfunktion für die Einladung zur online Umfrage Unter dem Einladungstext, im zweiten Bereich, befinden sich die Sende- und Erinnerungsfunktion. Hiermit können Sie Ihre Teilnehmer einladen und ggf. eine Erinnerung zum online Fragebogen senden. Vier Sendeoptionen stehen zur Verfügung: 1. Alle Teilnehmer aus dieser Liste Mit dieser Option werden alle Teilnehmer aus dieser Liste zum online Fragebogen eingeladen. Egal, ob diese bereits eine Einladung erhalten haben oder nicht. Als Einladungstext wird der hinterlegte Text im Reiter Einladung versendet. 2. Alle Teilnehmer, die noch keine Einladung erhalten haben Mit dieser Option können Sie später hinzugefügte Teilnehmer separat Einladen, ohne das Teilnehmer, die bereits eine Einladung erhalten haben, noch einmal eine Einladung bekommen. Als Einladungstext wird der hinterlegte Text im Reiter Einladung versendet. 3. Alle Teilnehmer, die noch nicht an der Umfrage teilgenommen haben, aber bereits eine Einladung erhalten haben Mit dieser Option können Sie alle Teilnehmer, die noch nicht an der online Umfrage teilgenommen haben, auffordern an der online Umfrage teilzunehmen. Es werden dabei nur diejenigen eingeladen, die den Umfragelink noch nicht angeklickt haben. Diese Sendeoption entspricht der Erinnerungsfunktion. Sie können die Option nutzen, wenn Sie den Versand der Erinnerungsmail manuell steuern möchten. Als Einladungstext wird der hinterlegte Text im Reiter Erinnerung versendet. Sollte unter diesem Reiter kein Text hinterlegt sein, wird automatisch der Text aus dem Reiter Einladung versendet. 25

26 4. Alle Teilnehmer, die die Umfrage begonnen, aber diese noch nicht beendet haben Mit dieser Option können Sie alle Abbrecher zur erneuten Teilnahme anschreiben. Er wird an alle Teilnehmer eine Einladung versendet, die bereits begonnen haben an der online Umfrage teilzunehmen, jedoch diese nicht beendet haben. Als Einladungstext wird der hinterlegte Text im Reiter Erinnerung versendet. Sollte unter diesem Reiter kein Text hinterlegt sein, wird automatisch der Text aus dem Reiter Einladung versendet. Erinnerungsfunktion Mit der Erinnerungsfunktion können Sie automatisch, nach einem von Ihnen definierten Zeitraum, alle Teilnehmer, die noch nicht an der online Umfrage teilgenommen haben mit einer zweiten einladen. Der definierte Zeitraum, z.b. 2 Tage, geht von dem Tag aus an dem Sie die Erinnerungsfunktion aktivieren. Der Text für die Erinnerung wird, wenn dort einer hinterlegt wurde, aus dem Reiter Erinnerung versendet. Teilnahmestatistik der einzelnen Teilnehmer Im dritten Bereich können Sie noch weitere Teilnehmer der Liste hinzufügen und die Teilnahmestatistik der Einladungen zum online Fragebogen verfolgen. <<Info>> Wenn Sie der Liste noch weitere Teilnehmer hinzufügen möchten, dann können Sie dies direkt hier vornehmen. Änderungen an der Liste über den Menüpunkt Teilnehmerliste werden hier nicht übernommen. 26

27 Folgende Informationen können Sie der Teilnahmestatistik entnehmen: Einladungen Wann, Datum, die Einladungen an den jeweiligen Teilnehmer gesendet wurden. Die ersten 3 Einladungen werden Ihnen angezeigt. Link geöffnet Wann, Datum, die Teilnehmer auf den Umfragelink aus der Einladung geklickt haben. Umfrage abgeschlossen Wann, Datum, der jeweilige Teilnehmer die online Umfrage beendet/abgeschlossen hat. In der Teilnehmerliste können Sie zu jeder Zeit auch noch Teilnehmerdaten bearbeiten. Dazu klicken Sie einfach auf das Stift -Symbol neben dem Teilnehmer und nehmen die Änderung vor. 27

28 Teilnehmer über die Website zur online Umfrage einladen Zusätzlich zum manuellen Einladen und dem Einladungstool können Sie Ihre Teilnehmer auch über die Website zum online Fragebogen einladen. Für die Integration auf der eigenen Website stehen Ihnen mit dem easyfeedback Umfragetool mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Direkte Verlinkung zur online Umfrage über Ihre Website Wenn Sie direkt von Ihrer Website auf den online Fragebogen verlinken möchten, nutzen Sie einfach den dafür bereits vordefinierten HTML-Link. Sie brauchen nichts weiter zu tun als diesen zu kopieren und an der gewünschten Position in Ihrem HTML-Code einzufügen. Der HTML-Link enthält bereits den passenden Link zu Ihrer online Umfrage und muss nicht noch angepasst werden. Zusätzlich enthält der Link eine Kennung, die genutzt wird um Ihnen diesen Weblink als einzelne Besucherquelle in den Ergebnissen anzuzeigen. Den Linktext zwischen den spitzen Klammern...>Hier klicken zur Umfrage<... können Sie wahlweise anpassen. 28

29 Umfrage per iframe in die Website einbetten Anstatt einer Verlinkung zum online Fragebogen, können Sie diesen auch direkt in Ihre Website via iframe einbetten. Ein iframe ist nichts weiter als ein Fenster mit dem Sie von einer Website auf eine andere Website schauen können. Die Einbettung als iframe hat zwei Vorteile: 1. Die online Umfrage erscheint in dem Umfeld/Content von Ihrer Website. Somit ist die online Umfrage direkt auf Ihrer Website sichtbar, ohne das Ihre Besucher diese verlassen müssen. Für die Einbettung als iframe empfehlen wir die Layoutvorlage Blanko. Diese ist dafür optimiert. 2. Der Umfragelink von easyfeedback ist nicht sichtbar. Da die online Umfrage ja direkt auf Ihrer Website stattfindet und per HTML-Code eingefügt wird, ist der Umfragelink für Ihre Teilnehmer nicht sichtbar und Sie können einen eigenen definieren. Um die online Umfrage per iframe auf Ihrer Website einzubetten, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der Übersicht die betreffende Umfrage aus. 2. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen und dann auf den Reiter Website. 3. Navigieren Sie zum Bereich In die Website einbetten (iframe). 4. Geben Sie die Breite & Höhe für das iframe-fenster an. 5. Kopieren Sie den HTML-Code und fügen Sie diesen auf Ihrer Website ein. 29

30 <<Hinweis 1>> Sobald Sie den Code eingefügt und die Anpassung auf Ihrem Website-Server aktualisiert haben, ist die online Umfrage sichtbar. Auch wenn diese noch nicht veröffentlicht wurde. Bis zur Veröffentlichung wird dem Besucher eine Meldung angezeigt, dass die online Umfrage noch nicht erreichbar ist. <<Hinweis 2: Deaktivieren des mobilen Umfrage-Layouts >> Standardmäßig ist jedes Umfrage-Layout für mobile Engeräte optimiert. Das heißt, dass ab einer Auflösung von < 768px die Darstellung der Fragen in die mobile Ansicht wechselt. Wenn Sie nun die Umfrage mit einer Breite von 600px per iframe in die Website einbetten, wird das mobile Umfrage-Layout bereits angezeigt, auch wenn Sie dies nicht wünschen. Um das mobile Umfrage-Layout zu deaktivieren, gehen Sie bitte in Ihr Umfrage-Layout und deaktivieren Sie dort die Option: Mobile Ansicht (Responsive Design) iframe als eigene Besucherquelle in den Ergebnissen Wie auch beim Weblink hat der iframe-code eine Kennung mit der Ihnen das Umfragetool alle Besucher und Teilnehmer, die über den iframe auf den online Fragebogen zugegriffen haben, anzeigt. Anwendungsbeispiel: In 4 Schritten online Umfrage als iframe integrieren 1. Wählren Sie eine URL/Link unter der die online Umfrage erscheinen soll. In der Wahl des Links sind Sie frei: oder oder oder, oder, oder 2. Legen Sie einen leeres Verzeichnis (Ordner) auf Ihrem Websiteserver mit der Bezeichnung, die Sie eben gewählt haben, an: umfrage, kundenbefragung, mitarbeiterbefragung 3. Kopieren Sie den folgenden Code in eine leere HTML-Datei, benennen die Datei mit index.html und legen diese in das neue Verzeichnis. Den iframe-code aus diesem Beispiel ersetzen Sie durch den iframe-code von Ihrer online Umfrage. 30

31 <!DOCTYPE html PUBLIC -//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN > <html xmlns= > <head> <title>umfrage</title> </head> <body> <!--Hinweis: Folgenden iframe-code durch Ihren ersetzen.--> <iframe frameborder= 0 height= 800 scrolling= auto src= X03qXO-iref width= 800 ></iframe> </body> </html> 4. Geben Sie jetzt die von Ihnen gewählte URL (aus Schritt 1) im Browser ein. 31

32 Umfrage in einem Popup erscheinen lassen Mit der Popup-Integration können Sie den online Fragebogen in einem automatisch öffnenden Popup anzeigen lassen, wenn Ihre Website oder eine bestimmte Unterseite auf Ihrer Website besucht wird. Um die online Umfrage per Popup auf Ihrer Website einzubetten, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der Übersicht die betreffende Umfrage aus. 2. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen und dann auf den Reiter Website. 3. Navigieren Sie zum Bereich Umfrage-Popup. 4. Geben Sie die Breite & Höhe für das iframe-fenster an. 5. Kopieren Sie den HTML-Code und fügen Sie diesen auf Ihrer Website ein. Den Code können Sie auf zwei verschiedene Arten in Ihre Website einfügen: 1. Das Popup soll sich auf jeder Seite Ihrer Website öffnen Bei dieser Variante brauchen Sie den Code nur in der globalen Footer-Datei am Ende vor dem schließenden </body> Tag einzufügen. Sollten Sie keine globale Footer-Datei besitzen, fügen Sie den Code auf jeder Seite vor dem schließenden Tag ein. 2. Das Popup soll sich nur auf bestimmten Unterseiten öffnen Bei dieser Variante wird der Code nur auf der/den bestimmte/n Unterseite/n im HTML-Code eingefügt. Den Code bitte am Ende vor dem schließenden </body> Tag einfügen. Verfügen Ihre Unterseiten nicht über den schließenden Befehl, weil diese per PHP geladen werden, dann fügen Sie den Code ganz am Ende auf der Seite ein. 32

33 <<Hinweis 1>> Sobald Sie den Code eingefügt und die Anpassung auf Ihrem Website-Server aktualisiert haben, öffnet sich das Popup. Auch wenn die online Umfrage noch nicht veröffentlicht wurde. Bis zur Veröffentlichung wird dem Besucher eine Meldung angezeigt, dass die online Umfrage noch nicht erreichbar ist. <<Hinweis 2: Deaktivieren des mobilen Umfrage-Layouts >> Standardmäßig ist jedes Umfrage-Layout für mobile Engeräte optimiert. Das heißt, dass ab einer Auflösung von < 768px die Darstellung der Fragen in die mobile Ansicht wechselt. Wenn Sie nun das Umfrage- Popup auf eine Breite von 600px setzen, wird das mobile Umfrage-Layout bereits angezeigt, auch wenn Sie dies nicht wünschen. Um das mobile Umfrage-Layout zu deaktivieren, gehen Sie bitte in Ihr Umfrage- Layout und deaktivieren Sie dort die Option: Mobile Ansicht (Responsive Design) Umfrage-Popup als eigene Besucherquelle in den Ergebnissen Wie auch beim Weblink und iframe hat das Umfrage-Popup eine Kennung mit der Ihnen das Umfragetool alle Besucher und Teilnehmer, die über das Umfrage-Popup auf den online Fragebogen zugegriffen haben, anzeigt. 33

34 Umfrage per Einladungslayer auf Ihrer Website integrieren Mit dem Einladungslayer können Sie die Befragung in den Fokus legen. Der Einladungslayer erscheint, wenn ein Besucher Ihre Website oder eine Unterseite Ihrer Website besucht. Nach einem von Ihnen definierten Zeitraum blendet sich der Einladungslayer ein und rückt die Befragung in den Fokus. Um den Einladungslayer auf Ihrer Website einzubinden, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der Übersicht die betreffende Umfrage aus. 2. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen und dann auf den Reiter Website. 3. Navigieren Sie zum Bereich Einladungs-Layer über die Website legen. 4. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. 4. Klicken Sie auf Code generieren. 5. Kopieren Sie den HTML-Code und fügen Sie diesen auf Ihrer Website ein. Um Ihre Einstellungen zu testen, klicken Sie einfach auf Testen. 34

35 Den HTML-Code können Sie auf zwei verschiedene Arten in Ihre Website einfügen: 1. Der Einladungslayer soll sich auf jeder Seite Ihrer Website öffnen Bei dieser Variante brauchen Sie den Code nur in der globalen Footer-Datei am Ende vor dem schließenden </body> Tag einzufügen. Sollten Sie keine globale Footer-Datei besitzen, fügen Sie den Code auf jeder Seite vor dem schließenden Tag ein. 2. Der Einladungslayer soll sich nur auf bestimmten Unterseiten öffnen Bei dieser Variante wird der Code nur auf der/den bestimmte/n Unterseite/n im HTML-Code eingefügt. Den Code bitte am Ende vor dem schließenden </body> Tag einfügen. Verfügen Ihre Unterseiten nicht über den schließenden Befehl, weil diese per PHP geladen werden, dann fügen Sie den Code ganz am Ende auf der Seite ein. <<Hinweis>> Nachträgliche Änderungen am Design oder Einstellungen benötigen keine erneute Einbindung des HTML-Codes. Die Änderungen werden automatisch übernommen. Testmodus Der Testmodus erlaubt Ihnen die Einbindung des Einladungslayers auf Ihrer Website zu testen. Sobald Sie den Testmodus aktivieren, wird das Besuchertracking deaktiviert. Dadurch blendet sich der Einladungslayer nach jedem Aktualisieren der Website immer wieder ein. Sobald Sie mit dem Testen fertig sind, deaktivieren Sie den Testmodus wieder. Einladungslayer als eigene Besucherquelle in den Ergebnissen Wie auch beim Weblink, iframe und Umfrage-Popup hat der Einladungslayer eine Kennung mit der Ihnen das Umfragetool alle Besucher und Teilnehmer, die über den Einladungslayer auf den online Fragebogen zugegriffen haben, anzeigt. 35

36 Noch Fragen offen? Nutzen Sie das Hilfe-Center oder nehmen Sie mit uns Kontakt auf. easyfeedback Hilfe-Center easyfeedback Support Mo.-Fr Uhr. 36