Praxisbuch Teamarbeit

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1 Manfred Noé Praxisbuch Teamarbeit Aufgaben, Prozesse, Methoden

2 Noé Praxisbuch Teamarbeit

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4 Manfred Noé Praxisbuch Teamarbeit Aufgaben, Prozesse, Methoden

5 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches oder von Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren), auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung mit Ausnahme der in den 53, 54 URG genannten Sonderfälle, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden Carl Hanser Verlag München Lektorat: Lisa Hoffmann-Bäuml Herstellung: Thomas Gerhardy Umschlaggestaltung: Stephan Rönigk Druck & Bindung: Friedrich Pustet, Regensburg Printed in Germany ISBN E-Book ISBN

6 Inhalt Einleitung Was heißt Teamarbeit? Warum Teamarbeit? Mehr Leistung durch Teamarbeit Schnelligkeit durch Teamorganisation Kontrollierte Autonomie Allgemeine Begriffsbestimmungen von Teams und Gruppen Einsatzmöglichkeiten von Teamarbeit Voraussetzungen und Rahmenbedingungen Kultur Unternehmenskultur Teamkultur Wertvorstellungen Sinnvermittlung im Team und der Teamaufgabe Integration von Menschen und Aufgaben Wir-Gefühl Motivation Ordnung Vertrauen und Glaubwürdigkeit Vision Strategische Vision Ideelle Vision Führung Allgemeines Verpflichtungen Festlegen der strategischen Richtung und des Gestaltungsrahmens Wahrung der klaren und konsequenten Kundenausrichtung Überwachung des betrieblichen Umfelds... 47

7 VI Inhalt Umgang mit Mitarbeitern Koordinierung einer effektiven Kommunikationsstrategie Teamorganisation muss ein Gemeinschaftswerk sein Wie wird ein Team gebildet? Prinzipielles Gestaltungsvorgehen Pilotbereich auswählen Pilotteam realisieren Teamstruktur entwickeln Strategien und Ziele Einführung Ergebnisse und weiteres Vorgehen Teammitglieder auswählen Teamrollen festlegen Teamleiter wählen Kommunikationskultur entwickeln Kooperation und Partizipation stärken Kooperation Partizipation Konflikte managen Wie organisiert sich das Team? Organisatorische Maßnahmen umsetzen Verantwortlichkeiten des Teams bestimmen Aufgabenbereich des Teams darstellen Mitarbeiterfähigkeiten für den Aufgabenbereich definieren Teamstruktur auswählen Unterschiedliche Führungsstile anwenden Rahmenbedingungen berücksichtigen Ist-Stand erheben und bewerten Aufgaben erfassen Ziel der Aufgabenanalyse Kernaufgaben darstellen Teamaufgaben Einzelaufgaben ermitteln Aufgaben Teamleiter Aufgaben beschreiben Polyvalenz: Aufgaben beherrschen Informationsanalyse durchführen Störungen ermitteln Ablauforganisation gestalten

8 Inhalt VII Einleitung Teamprozess Teamprozessplanung Hauptprozesse identifizieren Analyse der Prozesse Prozesse gestalten Planungsprozess Einleitung Teamziele Teamstrategie Vorgehensweise Zielbildungsprozess Abstimmungsprozess Probleme beim Planungsprozess Umsetzungsprozess Einleitung Ziel Kommunikation Schulung Steuerungsprozess Einleitung Ziel Vorgehensweise Kennzahlen definieren Monitoring Beurteilung Kontrollprozess Einleitung Ziel Berichtswesen Arbeitsprozess Umsetzung der Teamarbeit vorbereiten Einleitung Teamsatzung/Teamregeln Aufgabenübertragung vorbereiten Ausbildung und Weiterbildung planen Störungen beseitigen Sachmittel anpassen Werkzeuge und Unterstützung bereitstellen Teamarbeitsinfrastruktur schaffen Schnittstellen optimieren

9 VIII Inhalt Belohnung und Anerkennungsprinzipien Fähigkeiten als Beförderungskriterien Arbeitszeitregelung Teamarbeit betreiben Verteilung der Aufgaben und Anforderungen Teamleiter Teamaufgaben Ausbildung durchführen Voraussetzungen für Ausbildung Teamentwicklung Kommunikation Überprüfung der Teamziele Kapazitätsschwankungen Evaluation Entwicklungsprozesse bei der Implementierung Verantwortungsübergabe Wirtschaftlichkeit Implementierung Welche Unterstützung gibt es? Teamsponsor Coaching Moderator Welche Methoden, Instrumente, Werkzeuge unterstützen den Teamprozess? Lernfähigkeit steigern Individuelles Lernen Lernen im Team Die lernende Organisation Lernen im Netzwerk Kreativität nutzen Effektiv moderieren Einsatz der Moderationsmethode Moderation eines KVP-Workshops In Systemen denken Systemstruktur Das kybernetische System Biokybernetische Grundregeln Kybernetische Problemlösung Literatur Register

10 x Einleitung Moderne Organisationen leben von Teamarbeit. Unabhängig davon, ob es sich um Profitoder Non-Profit-Organisationen handelt, ob es um Produktion oder Management geht Teamwork ist ein wichtiges Mittel, um die gesteckten Ziele und Aufgaben effektiv und effizient zu erreichen. In der konsequenten Ausrichtung auf Teams und die Teamarbeit mit klarer Verantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten bieten sich den Unternehmen enorme Potenziale. Die Produktivität eines Unternehmens wird nicht primär durch Sachvermögen, sondern in entscheidendem Maße auch durch das Humanvermögen bestimmt. Auch wenn dies keine neue Erkenntnis ist, so hat sie sich noch nicht überall durchgesetzt. Aber allmählich gewinnt in noch so technologisch ausgerichteten Organisationen die Teamarbeit an Relevanz, da die Leistungsfähigkeit, Leistungsbereitschaft und die Leistungsmöglichkeiten der Teamorganisation der des Einzelkämpfers überlegen sind. Der Vorteil einer durchgehenden Teamorientierung im Unternehmen besteht neben der Effizienzsteigerung und der Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit auch darin, dass die Kriterien für die Personalentwicklung unternehmensweit vereinheitlich werden können. Das Beherrschen von fachlichen Anforderungen im Team und das bewusste Gestalten der sozialen Prozesse im eigenen Bereich und an den Schnittstellen zu anderen Teams, Kunden, Lieferanten usw. können als Grundanforderung für alle Beteiligten definiert werden. Voraussetzung: Organisatorische Veränderungen Kein Unternehmen kann es sich leisten, ohne Fakten und besondere Hintergründe die Teamorganisation einzuführen. Es genügt auch nicht, den Entschluss zu fassen, sich zukünftig mehr um die systematische Unternehmensentwicklung und -sicherung zu kümmern und z. B. die Teamarbeit einzurichten. Eine Teamarbeit kann man nicht anordnen. Es muss zweierlei gleichzeitig geschehen: Einmal muss die Umstellung in den Köpfen aller Mitarbeiter passieren, gleichzeitig muss der Weg dahin gesteuert verlaufen. Das ist nicht ganz einfach, denn es setzt organisatorische Vorkehrungen voraus, die diesen Weg gleichzeitig in die notwendige Richtung lenken, den Mitarbeitern aber, die ihn gehen, dabei die Freiräume zu gewähren, ohne die der Weg nicht zu gehen ist. Die bisherigen Aufbau- und Ablauforganisationen ändern sich völlig, wenn vormals ge-

11 2 Einleitung trennte Aufgaben und Positionen wieder zusammengeführt werden, Spezialisten ihre Bedeutung einbüßen, Hierarchien fallen und die so entstandenen komplexen Aufgaben von Teams bearbeitet werden. Diese Teams haben die Übersicht über einen geschlossenen Prozess. Damit bildet sich folglich ein komplexer, anspruchsvoller Arbeitsinhalt, dessen Anforderungen an die Qualifikation und Verantwortung der Mitarbeiter zunehmen. Teams sind als selbstregulierende Organisationseinheiten zu verstehen, die im Rahmen ihres Arbeitsauftrages die Planung, Steuerung, Durchführung, Koordinierung und Kontrolle ihrer Tätigkeit selbstverantwortlich ausüben. Teamarbeit als Prinzip der Arbeitsorganisation muss so gestaltet sein, dass es zu erweiterten Handlungsspielräumen und somit zu größerer Selbständigkeit der Mitarbeiter zur Lösung gemeinsam gestellter Ar beitsaufgaben kommt. Teamarbeit sollte so gestaltet sein, dass die Team mitarbeiter in einem definierten sachlich zusammenhängenden Bereich gemeinsame Gesamtaufgaben haben und aufgrund ihrer Qualifikation sich möglichst bei ihren Teilaufgaben abwechseln können. Notwendig: Qualifizierung Die Betroffenen sollten vor Einführung von Teamarbeit durch geeignete Qualifizierungsmaßnahmen auf die Teamarbeit vorbereitet werden, um erweiterte Aufgaben durchführen zu können, Arbeitsplatzwechsel und den Abbau einseitiger Belastungen sowie eine genügend hohe Personalflexibilität innerhalb des Teams zu erreichen. Neben der fachlichen muss auch eine soziale Qualifizierung sichergestellt sein. In diesem Zusammenhang sollen vor allem Selbständigkeit, Eigeninitiative, Kooperationsfähigkeit und Kommunikationstechniken der Teammitglieder gefördert werden. Dabei soll einer angemessenen beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter Rechnung getragen werden. Teamleiter sollten darüber hinaus für ihre Aufgabe qualifiziert werden. Sie sollten insbesondere auf ihre Motivations- und Führungsaufgaben bei Teamarbeit vorbereitet werden. Das Team kann auch eigene, weiter gehende Qualifizierungsvorschläge machen, die dem Einzelnen ermöglichen, zusätzliche Tätigkeiten in dem Team auszuüben. Die Mitarbeiter erhalten auf der einen Seite mehr Einfluss auf das betriebliche Geschehen und auf die Rahmenbedingungen ihres persönlichen Arbeitseinsatzes. Auf der anderen Seite bekommen sie eine höhere Verantwortung für die Prozessabläufe und das Arbeitsergebnis zugewiesen. Dies kann zum einen über Zielvereinbarungen mit den Teams und ih-

12 Einleitung 3 ren unmittelbaren Vorgesetzten geschehen, zum anderen über Prämienlohnsysteme (meist fester Grundlohn plus Teamprämie, in selteneren Fällen Einzelprämie). Veränderung von Führung Die Funktionen der Führung müssen neu bestimmt werden. Die Tendenz geht dahin, den Führungskräften bzw. ehemaligen Vorgesetzten die Arbeitsplanung und -kontrolle zu entziehen und dem Team zu übertragen. Die neue Führungsrolle setzt sich aus harten und weichen Faktoren zusammen. So sollen die Führungskräfte die Teams nun zielorientiert führen, beraten und koordinieren. Die früheren harten Instrumente, Anweisung und direkte Kontrolle, werden durch weichere Führungsmethoden wie Unterstützung (Coaching, Moderation), Ressourcenbeschaffung, Lob und Anerkennung in Bezug auf Zielerreichung, Aus- und Weiterbildung, Problemlösung und Methodenanwendung sowie Beratung bei auftretenden Problemen abgelöst. Die neuen harten Elemente sind Zielvorgaben und -vereinbarungen. Mit der Einführung von Teamarbeit können neben betriebswirtschaftlichen auch mitarbeiterorientierte und soziale Ziele umgesetzt werden. Diese bestehen vor allem in einer Beeinflussung des betrieblichen Geschehens durch die Arbeitnehmer, in der Mitbestimmung bei den Rahmenbedingungen der eigenen Arbeit, in der Realisierung interessanter Arbeitsplätze bzw. Arbeitsinhalte und von Wünschen nach persönlicher Weiterentwicklung sowie in der Autonomie des individuellen und Teamhandelns. Die Mitarbeiter können hiernach in hohem Maße auf die Arbeitsorganisation, auf die Verteilung der Arbeit unter den Teammitgliedern, auf die Steuerung der Prozesse und auf die persönlichen Arbeitszeiten Einfluss nehmen. Sie erhalten Möglichkeiten, für sie wichtige Themen in regelmäßigen Teamgesprächen zu behandeln und ihren eigenen Teamleiter zu wählen, der das Team nach außen vertritt. Die Freiheiten der Teammitglieder und des gesamten Teams sind nicht allein ein Gewinn für die Teams, sondern besonders für das Unternehmen. Kreativität wird gefördert, innovatives Denken hervorgelockt und der Motivationspegel steigt. Ziele wie Produktivitätssteigerung, Senkung der Durchlaufzeiten und der Kosten, mehr Qualität im Produkt- und Dienst leistungsbereich und die Erreichung der vollsten Kundenzufriedenheit sind mit diesem Konzept machbar. Ein Team stellt ganz besondere Anforderungen an Aufgabe, Zusammensetzung und Arbeitsweise, wenn es eine hohe Leistung erbringen soll. Soll Teamarbeit als die produktive Arbeitsform, wie sie zu Recht bewertet wird, in einem Unternehmen Realität werden, müssen nicht nur die Mitarbeiter und Führungskräfte überzeugt und geschult werden, um deren Teamfähigkeit und Teamgeist zu entwickeln. Auch im Unternehmen selber muss eine Kultur herrschen, die eine Erfolg versprechende Teamkultur ermöglicht, die dann gekennzeichnet ist durch das Schaffen von Vertrauen, Zielorientierung, Eigenverantwortlichkeit, offene Kommunikation und Konfliktbereitschaft, das Wissen um den

13 4 Einleitung eigenen Beitrag zur Zielerreichung und dessen Bedeutung sowie das Verhindern von Misstrauen und Schuldzuweisungen. Hinweise zum Buch Dieses Werk ist eine Anleitung für Teamorganisation und -entwicklung. Die Teammitarbeiter werden in erster Linie als Mitarbeiter gesehen, die im Prozess arbeiten und bei Problemen auch an dem Prozess arbeiten. Unter dieser Teamarbeit werden selbststeuernde und problemlösende Teams in folgender Form verstanden: Die Teams planen und gewährleisten in vorgegebenen Handlungsrahmen mit stabilen Prozessstandards ihre Aufgabenerfüllung selber, dabei sind die Selbststeuerung der Teams und die notwendige Prozessoptimierung durch kurze, geschlossene Regelkreise das tragende Prinzip. Die Teams arbeiten in Eigenverantwortung mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern zum gemeinsamen Erreichen eines Ziels (Lösung, Bewältigung der gestellten Aufgaben und/oder die Behebung eines Problems). Dies ist die effektivste und effizienteste Art der Veränderungen bzw. Verbesserungen. Dazu wird ein Prozessmodell vorgeschlagen, das ähnlich dem PDCA-Zyklus aufgebaut ist, über den der Teamprozess gesteuert wird, und den roten Faden darstellt. In diesem Prozessmodell werden die einzelnen Schritte, die Methoden und Werkzeuge in strukturierter und aufeinander abgestimmter Form beschrieben. Dieser Teamprozess ermöglicht die Selbstorganisation der Teams (z. B. Planungs- und Gestaltungsspielraum sowie Steuerungs- und Kontrollkompetenz, partizipative Teamleitung, Methoden- und Werkzeugkompetenz), hohes Aufgaben- und Problembewusstsein, da sie direkt Betroffene sind, integratives Aufgabenverständnis, unmittelbares Interagieren (direkte Kommunikation, Offenheit, Vertrauen), kooperatives Handeln (gegenseitige Unterstützung, da sie sich alle im Problembereich befinden), konstruktive Handhabung von Konflikten und gemeinsames, interaktives Lernen. Die Vorgehensweise wird so beschrieben, dass es für die betrieblichen Praktiker (z. B. mittleres Management, Organisatoren, Teamleiter), das Personalmanagement, die Ausbilder (z. B. Trainer) und die Unterstützer (Berater, Coachs, Moderatoren, Mediatoren) eine nützliche Hilfe bei ihrer manchmal komplizierten Arbeit ist, bestehende Unternehmensstrukturen zu modifizieren, neue Teams zu bilden und auch am Laufen zu halten. Ziel ist, die betriebliche Realität so umzugestalten, dass eine fruchtbare Kombination aus wirtschaftlich rentablen und zugleich persönlichkeitsförderlichen Arbeitsstrukturen entsteht und erhalten werden kann. Besonderes Augenmerk wird in diesem Werk darauf gelegt, die höhere Innovationsfähigkeit von gut gemanagten Teams darzustellen. Da Teamarbeit immer noch nicht über-

14 Einleitung 5 all stattfindet, werden entsprechend verschiedene Anwendungsgebiete für Teamarbeit herausgearbeitet. Verwandte Begriffe im Zusammenhang mit Teamarbeit werden erklärt, dazu gehören z. B. Teamprozesse, Teamrollen, Teamklima und Teamführung. Durch die Fülle der praktischen und aus eigener Erfahrung erstellten Beiträge stellt das Buch sowohl für Organisatoren, die die Teamarbeit im Unternehmen einführen oder gestalten wollen, als auch für die Teammitglieder selber, Führungskräfte, Berater und Coachs ein hilfreiches Buch dar. Dieses Werk kann und soll nicht die eigenen Anstrengungen ersetzen, die erforderlich sind, um ein lebendes System zu verstehen und optimal zu organisieren. Es bietet allerdings bei dieser komplizierten und komplexen Aufgabe eine effektive Hilfestellung an.