Dr. Norbert Paeschke

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1 Dr. Norbert Paeschke

2 Governance for Pharmacovigilance EU-Implementation Guide Recording Medication Errors Literature Monitoring PSUR Repository

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4 Journey: from implementation to operation 78 th HMA Meeting Rome November

5 Proposal: Governance for Pharmacovigilance multi-task the existing project teams Monthly update on Pharmacovigilance business change and IT projects provided to ERMS-FG PRAC CMD-h CHMP ERMS-FG Implement ation Group Monthly update on Pharmacovigilance IT Projects presented to Implementation Group Reporting on business aspects Project Team 1 Collection of key information on medicines PMG* (1) EV+Lit. monit + Article 57 EU Telematics Governance Including data board EMA governance for IT-related programmes Reporting on IT aspects Project Team 2 Better analysis and understanding of data PMG* (2) PSUR repository Project Team 3 Committees and communication with stakeholder s PMG* (3) EU Medicines web-portal Change Management Board(s) 78 th HMA Meeting Rome November

6 Übermittlung von Einzelfällen (ICSR-Implementation Guide)

7 ICH Guideline E2B (R3) EU-Implementation guide

8 Implementierung der ISO-Standards (Substanzen, Arzneimittel, Darreichungsformen und -wege Unterschiede in ICH-Regionen EU-Implementation Guide (Umsetzung geplant in 2015/2016) Mapping E2B (R2) E2B (R3) Informationsfluss Umsetzung Access Policy veränderte EMA-business rules zu den Datenfeldern entfallen (Wegfall der Formatspezifizierer, z.b. CCYYMMDD) neu hinzugekommene Felder, Anhänge Änderungen (Länge, neue Feldwerte) inhaltsgleich, aber Verschiebung in andere Abschnitte innerhalb der ICSR- Struktur Codes zur Feldidentifizierung z.b. Arzneimittel: E2B(R2): B.4. E2B(R3): G.k.2

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10 Möglichkeit zusätzliche Dokumente mit der XML-Datei zu versenden Eingebettet, keine URL-Links Ein oder mehrere Verschiede Formate möglich (ggf. unterschiedlich in den ICH-Regionen) Komprimierungen möglich

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14 Seriousness: der jeweiligen UAW zugeordnet Nicht mehr am Fall Arzneimittel (neue 1:n Beziehungen) Chargennummern Dosierungen, Art der Anwendung Indikationen Substanzangabe und Stärke Zusatzinformation zum Arzneimittel Abschnitt Drug Reaction Relatedness noch detaillierter EU-Besonderheit: Name des Medizinprodukts

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17 Code Bedeutung Erläuterung NI No Information keine Information verfügbar MSK Masked UNK Unknown NA Not Applicable ASKU Asked But Unknown NASK Not Asked Maskiert (z.b. aus Gründen des Datenschutzes) geeigneter Wert wäre einzutragen, ist aber nicht verfügbar nicht anwendbar (e.g. Gestationswoche bei männl. Patienten). nachgefragt, aber keine Information erhebbar nicht nachgefragt

18 Mehrfach-(Doppel-)Meldungen werden unter einer Fallnummer zusammengefasst Zwei Möglichkeiten Eine der ursprünglichen Fallnummern bleibt erhalten, alle anderen Fälle werden subsummiert Alle Fälle subsummiert unter neuer Fallnummer EMA: neue Fallnummer

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23 Definitionen Adverse event/adverse reaction: entspr. GVP-Modu VI Medikationsfehler GVP-Modul VI: Medication error, which refers to inappropriate use of a medicinal product while in the control of the healthcare professional, patient, or consumer. Draft Guidance: A medication error is an unintended failure in the drug treatment process that leads to, or has the potential to lead to, harm to the patient and includes an act or acts of omission or commission Potentieller Medikationsfehler Vermiedener (intercepted) medication error tatsächlich aufgetretener Medikationsfehler Mit und ohne UAW

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26 Definion: WHO International Classification for Patient Safety (ICPS) a reactive form of risk assessment to inform the development of actions taken to reduce risk, as a systematic iterative process whereby the factors that contribute to an incident (error) are identified by reconstructing the sequence of events and repeatedly asking why until the underlying root causes (contributing factors or hazards) have been elucidated. Prozessorientierter Ansatz, Analyse der einzelnen Medikationsschritte

27 Art des Medikationsfehlers an welcher Stelle im Medikationsprozess aufgetreten? Art und Schwere der UAW (falls aufgetreten) Möglicher Risiken von potentiellen oder beinahe -Medikationsfehlern betroffene Arzneimittel Chargennr. (Medizinprodukt)

28 Parameter Description ICSR Data element E2B (R2) ICSR Data element E2B R(3) Setting Inpatient (hospital, nursing home, care home), A.2 C.2.r outpatient (general practitioner, specialist practice, ambulatory), pharmacy, drug store, private home, etc. Since this information is sensitive due to possible legal implications in the context of HCP liability, anonymisation of HCP personal data should be guaranteed, see chapter Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) Primary source B.5 Narrative (Narrative information should only provide Primary source H.1 Narrative H.5 Case narrative in native language (Narrative general information setting not should only reporter provide genera information) setting not reporter information) Stage of medication process If NOT clearly derived from MedDRA coded reaction term(s) (single term or combination of terms), the stage of the medication process where the error occurred should be provided in the narrative: Prescribing B.5 Narrative H.1 Narrative H.5 Case narrative in native Dispensing language Preparation for administration Administration Monitoring

29 GVP Module V: Risk Management Pläne GVP Module VI: UAW-Management und -Anzeige GVP Module VII/ICH E2C: PSURs/PBRER ICH E2B (R3): Implementation Guide for Electronic Transmission of Individual Case Safety Reports (ICSRs) ICH E2F: Development Safety Update Report (DSUR) Einbeziehung von Erkenntnissen eines zugelassenen Prüfpräparates, einschl. klinisch relevante Medikationsfehler ICH-Endorsed Guide for MedDRA Users: MedDRA Term Selection: Point to Consider (latest version) SMQ für Medikationsfehler in Entwicklung

30 UAW durch Medikationsfehler gesetzlich geregelt: RL 2001/83, 63c AMG Medikationsfehler mit und ohne UAW PSUR summarische Darstellung (VII.B Medication errors) Neues Signal? Emerging safety issue (ESI): vgl. GVP-Module VI (ADR-reporting) und IX (Signal management) Empfehlung: Medikationsfehler durch Namensverwechslungen (ohne UAW) EMA: Name Review Group, mailbox BfArM: AG AMTS

31 Part II, Module SVI.4 Potential for medication errors Fehlerbeschreibung Häufigkeit Ursachenanalyse nach den Kriterien für follow-up Eigenverantwortliche Maßnahmen Kommentare

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34 Ist absichtliche Re-Exposition ein Medikationsfehler? Kodierung: HLT Maladministrations vs Medication Errors NEC Non-compliance: Absichtlich, z.b. durch den Patienten Compliance durch Patienten nicht möglich, z.b. wg. Psych. Erkrankungen Monitoring error (nicht regelm. durchgeführte Blutuntersuchengen obwohl vorgeschrieben) generell gilt, bei Absicht kein Medikationsfehler Nicht-Anwendung durch Lieferengpass kein Medikationsfehler

35 Unabsichtliche berufliche Exposition vs. Medikationsfehler Für PV-Zwecke i.d.r. eher Medikationsfehler Off-label use vs Medikationsfehler Off-label-use ist absichtliche Anwendung kein Medikationsfehler Über-/Unterdosierung vs. Medikationsfehler Absichtliche vs. unabsichtliche Anwendung absichtliche Anwendung keine Medikationsfehler Codierung von Medikationsfehlern im Zusammenhang mit Medizinprodukten Abgrenzung Fehlanwendung des Arzneimittels vs Fehlfunktion des Medizinproduktes durch geeignete Auswahl der MedDRA- Terms

36 HLGT Medication Errors 1 Spontaneous, including competent authorities (worldwide) and literature Non-interventional post-marketing study and reports from other solicited sources ** Serious Non-serious Total Spontan eous Serious Interval Cumulat ive Interval Cumulat ive Cumulat ive Interval Cumulative <HLT 1> <HLT 2> <PT> <PT> <PT> <PT>

37 Medication error of special interest MedDRA preferred term(s) Reported adverse reaction(s) MedDRA preferred term(s) Medication stage (prescribing, dispensing, preparation, administrati on, monitoring) Contributing factors (e.g. human behaviour, system related, transition of care, external beyond HCP/patient control) Patient risk factors (e.g. paediatric, elderly, pregnancy, lactation, disease) Ameliorating factors and corrective action(s) <PT 1> <case 1> <case 2> <PT 2> <case 1> <case 2>

38 Type of error Brief description Medication stage (e.g. prescribing, dispensing, preparation, administration, monitoring) Contributing factors (e.g. human behaviour, system related, transition of care, external beyond HCP/patient control) Patient risk factors if patient involved Mitigating factors preventing or moderating the progression of an error Medication errors without harm <case 1> <case 2> Totals Intercepted errors <case 1> <case 2> Totals Potential errors <case 1> <case 2> Totals

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40 Am Beginn der Entwicklung Einschlusskriterien die meisten Begriff unter HGLT Medication errors, Außer verordnete Über- oder Unterdosierungen Begriff mit Bezug zu Medizinprodukten als Ursache von Medikationsfehlern Device use error, Expired device used, Wrong device used Begriffe mit Bezug zur Produktqualität als möglicher Ursache von Medikationsfehlern Product label on wrong product; Product expiration date issue; Failure of child resistant mechanism for pharmaceutical product Diskussionsbedarf: Begriffe mit Bezug zu Produktinteraktionen, Unverträglichkeiten, Kontraindiaktionen, die zu Medikationsfehlern führen können Drug interaction; Drug chemical incompatibility; Device-device incompatibility; Contraindication to medical treatment

41 Ausschlusskriterien Absichtliche Über- und Unterdosierungen Absichtliche Fehlanwendungen und Anwendung von Fälschungen Absichtliche Vergiftungen

42 Aus folgende HLGTs Medication errors Product quality issues Device issues Exposures, chemical injuries and poisoning Ancillary infectious topics Lifestyle issues Procedural related injuries and complications NEC Therapeutic and nontherapeutic effects (excl toxicity) Therapeutic procedures and supportive care NEC

43 Mit folgenden Textelementen error inappropriate Unintentional accidental dose, dosage, formulation route of administration incompatibility contraindication contamination exposure

44 Konsolidierung der Begriffsauaswahl Diskussion in der CIOMS Implementation Group on SMQs Test in Datenbanken von Industrie und Behörden

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46 DRAFT detailed guide regarding the monitoring of medical literature and the entry of relevant information into the EudraVigilance database by the European Medicines Agency Artikel 27 der VO 726/2004, Durchführungsverordnung 520/12 Monitoring ausgewählter Literatur Veröffentlichung einer Liste der Substanzen und Literaturquellen Eingabe in Eudravigilance Entwicklung eines diesbezügl. detailed Guide Entsprechend der Vorgaben von Art 107/107a und GVP Modul VI 46

47 Auf Basis der Übermittelten Information in der Art. 57 DB Mit hoher Anzahl an MAH (hohe Anzahl nicht definiert) Chemisch definiert und Phytopharmaka Vorbehaltlich Budget Publikation auf Webseite MLM Substance and Herbal Substance Groups

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49 Drei Datenbanken, Webseite: MLM-Description of the Journal/Reference databases Abdeckung EEA, non-eea, täglich aktualisiert Frequenz täglich 1. Fokus ADR, Forschung und Neuigkeiten im Bereich drug safety, z.b. Rücknahmen aus Gründer der Arzneimittelsicherheit, Änderungen von SmPC, aktuelle Diskussion im Bereich Arzneimittelsicherheit Frequenz wöchentlich 2. Alternative und komplementäre Medizin, Abdeckung EEA Frequenz monatlich alle Journals dieser Datenbanken

50 Webseite: MLM Search Strategies Chemisch definiert: INN oder Synonyme Phytopharmaka Substanzbezeichung Trivialname lateinische Bezeichnung Synonyme

51 Website MLM Search Results Substanzgruppe Name der Datenbank Datum und Uhrzeit der Suche Literaturstelle im Vancouver-Style Author. Title of article. Title of Journal [Medium]. Date of publication [Date cited]; Volume(Issue): Page numbers. Document Object Identifier (DOI) DOI ist nicht identisch mit einer safetyreport-id, bei mehreren Fällen in der Literturstelle wird der DOI in jedem Einzelfall mit angegeben Land des Erstautors

52 Ein- und Ausschlusskriterien Basierend auf GVP-Modul VI Minimalkriterien Webseite MLM inclusion/exclusion criteria Regelmäßiger Review dieser Kriterien und ggf. Update SOPs und Working instructions werden von der EMA erstellt und publiziert

53 Tägliche Durchsicht der Suchergebnisse im Hinblick auf UAW aus Spontanberichten und systematisierten Untersuchungen UAW in besonderen Situationen (vgl. GVP-Modul VI) Schwangerscaft und Stillzeit Besondere Patientengruppen, insbesondere Kinder und Ältere UAW im Zusammenhang mit der Anwendung außerhalb der Zulassungsbedingungen: off-label Anwendung, Missbrauch, Fehlgebrauch Überdosierung, Medikationsfehler, berufliche Exposition Mangelnde Wirksamkeit Qualitätsmängel, Fälschung Übertragung von Infektionskrankheiten

54 Datum der Durchsicht Darstellung der Asusschlusskriterien bei Nicht berücksichtigung in der Datenbank Kennzeichnung eines bestätigten oder potentiellen UAW-Einzelfalles Schwerwiegend/nicht schwiegend Land des Auftretens Datum der Anforderung des Volltext-Artikels

55 Auf Basis des Volltextartikels Duplikat-Check Erstellt in englisch Timelines Schwerwiegende UAW aus EEA oder Drittstaaten: 7 Tage Nicht-schwerwiegende UAW aus EEA: 21 Tage Falls Volltext-Artikel nicht verfügbar innerhalb Initial auf Basis der Minimalkriterien Später follow-up (innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt)

56 An die Mitgliedsländer innerhalb eines Tages An die MAH: Webseite MLM ICSRs tägliche Aktualisierung Tabelle mit den wesentlichen Information, wie z.b. Literaturquelle Follow-up Status (initiiert ja/nein) Daten (Erhalt Erstbericht, Anforderung und Erhalt follow-up) Land des Auftretens Kennzeichnung schwerwiegend/nicht schwerwiegend ICSR-Safetyreport identifier in Eudravigilance un Erstellungsdatum

57 Archivierung von Artikeln, aus den keine gültigen Fallberichte hervorgehen Publiziert auf der Webseite der MLM search results

58 Service Provider Regelmäßige Auditierung (mind. alle zwei Jahre) Performance Monitoring Survey bei MAHs und NCAs zur Notwendigkeit der Verbesserung der Prozesse Einrichtung eine Service Desk Für MAHs und NCAs

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60 Gegenstand der aktuellen Entwicklung/des Audits 1. Empfang von PSURs und Metadaten 2. Validierung/Speicherung von PSURs 3. Empfang/Speicherung von Assessment Reports 4. Zugang zu PSURs and Assessment Reports: 1. Suchfunktionalitäten auf der Basis der eingereichten Metadaten 2. Download and upload von Dokumenten Mitteilung an die Member States über neue Einreichungen 60

61 Derzeit nicht berücksichtigt Automatisierte Funtionen zum tracking und zur Terminüberwachung im Rahmen des Bewertungsprozesses Automatisierte Untersützung des gegenseitigen Dokumentenaustausches zwischen PSUR-Repository und lokalen Systemen bei den NCAs Work-flow support für NCA-Assessoren Speicherung/Retrieval für zusätzliche Dokumente im Rahmen des Bewertungsprozesses Bereitstellung der Zusatzfunktionen als sog. post-audit-release Defintion von business requirements Einbeziehung der Member States/des PRAC 61

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64 Gateway submission und Web-Client Pilotphase gestartet PSUR Repository Newsletter Zeitplan

65 Pilot Phase 1: nur zentral zugelassene Arzneimittel, bis März 2015 Phase 2: ab März 2015 bis Start des Switch on kombinierte Verfahren (CAP/NAP und NAP/NAP) Bisherige Meldewege parallel Switch on, Verpflichtende Übermittlung von PSURs für CAP via Repository PSURs für NAPs direkt zur NCA, parallel ins Repository, ggf. manuelles Hochladen durch EMA nach Rücksprache mit NCAs Alle AR via Repository Mandatory use 12 Monate nach EMA-MB-Entscheidung, erwartet für

66 Activity Pilot Switch on Mandatory use MAH to Submit PSUR/ Supplementary Information To EMA: esubmission Gateway with file naming convention (results in noninclusion in the pilot) or To EMA (participation in the pilot): esubmission Gateway with xml delivery file To NCA: no change CAPs to EMA: esubmission Gateway with xml delivery file EMA to upload NAP PSURs to repository if not directly received To NCA: No change To EMA: All PSURs submission via esubmission Gateway with xml delivery file To NCA: no submission to NCAs. Retrieval of all PSURs from PSUR Repository only NCA Retrieve PSUR/ Supplementary Information NCA Circulate AR/Comments Local NCA repository PSUR Repository after receipt of notification Manual PSUR Repository upload MAH access to AR EMA circulates manual PSUR Repository upload PSUR Repository after receipt of notification NCA access AR/Comments Manual PSUR Repository after receipt of notification PSUR Repository after receipt of notification Access committee outcome MMD PSUR Repository Access the Commission Decision PSUR Repository

67 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit