Datenschutz- Dokumentation für den Verein. der Gemeinschaft ehemaliger. Lufthanseaten ( GeLH)

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1 Datenschutz- Dokumentation für den Verein der Gemeinschaft ehemaliger Lufthanseaten ( GeLH) Manfred Schauß Datenschutzbeauftragter der GeLH Langen, den Datenschutzdokumentation Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort 2. Anwendung des Datenschutzes 3. Ernennung eines Datenschutzbeauftragten 4. Datenschutzrechtsgrundlage für die Anwendung im Verein 5. Datenschutz-Verpflichtungserklärung relevanter Personen 6. Übermittlung personenbezogener Daten zwischen Dachverband und den Regionalvereinen (v.v.) 7. Verschlüsselung des Datenaustauschs 8. Datenverarbeitung im Auftrag 8.1. Vertrag mit Darmstädter Echo 8.2. Auftragsverarbeitung durch Finanzinstitute 9. Datenschutz-Belange 9.1. in Satzungen 9.2. in Zeitschrift Der Lufthansa Senior ( DLS) und im Internet 9.3. in Aufnahmeformular 10. Dokumentation von Datenschutzaspekten in Sitzungsprotokollen des Dachverbands 11. Informationsfluss bei GeLH 12. Information / Einweisung in den Datenschutz Datenschutzdokumentation Seite 2

3 1. Vorwort Diese Dokumentation stellt eine speziell auf die Belange der GeLH zugeschnittene Ausarbeitung dar und orientiert sich durchgängig an den Richtlinien des deutschen Datenschutzes bei Anwendung in Vereinen. In gemeinsamer Zusammenarbeit zwischen den Vorsitzenden des GeLH- Dachverbands, den deutschen GeLH Regionalvereinen, betroffenen Institutionen (Banken und Verlag) und dem verantwortlichen Datenschutzbeauftragten der GeLH wurde diese Dokumentation erarbeitet. Außerdem standen in der Anfangsphase beratend aktive Kollegen des LH-Datenschutzes hilfreich zur Seite. Dieses Papier ist als Erstauflage zu verstehen und muss sich fallweise den sich ändernden Belangen des Datenschutzes und der GeLH-Organisation anpassen. Es sei noch angemerkt, dass dieses Dokument nur Gültigkeit für den Dachverband der GeLH und die deutschen GeLH-Regionalvereine hat. In den ausländischen GeLH-Regionalvereinen kommt das dortige Datenschutzgesetz zur Geltung. 2. Anwendung des Datenschutzes bei GeLH Im ersten Halbjahr 2010 fand auf Wunsch des Dachverbands der GeLH eine Beratung mit dem stellvertretenden Datenschutzbeauftragten der Lufthansa, Herrn Jürgen Weber, zum Thema Datenschutz im Verein statt. Als Gesprächsergebnis wurde folgendes festgestellt: 1. Erhebt, verarbeitet oder nutzt ein Verein Daten seiner Mitglieder und sonstiger Personen mit Hilfe der automatischen Datenverarbeitung oder in herkömmlichen Mitgliederkarteien, ist nach 1 Abs.2 NR. 3 des Bundesdaten-Schutzgesetzes zu verfahren. 2. Wenn mehr als vier Mitarbeiter oder ehrenamtliche Vereinsmitglieder mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten Datenschutzdokumentation Seite 3

4 beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen gem. 4f. Zur Vermeidung einer Interessenkollision dürfen die Aufgaben des Datenschutzes nicht vom Vereinsvorstand wahrgenommen werden. 3. Als Datenschutzgesetzesgrundlage wird das Merkblatt des Innen- Ministeriums Baden Württemberg zum Themas Datenschutz im Verein empfohlen. (Siehe hierzu Datenschutz). Auf der Basis dieser drei Aspekte werden die datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der GeLH behandelt. 3. Ernennung eines Datenschutzbeauftragten Der Empfehlung von Herrn Ried, dem damaligen Vorsitzenden des Dachverbands der GeLH folgend und durch Herrn Nagel, dem derzeitigen Vorsitzenden des GeLH-Dachverbands, bin ich zum 1.September 2010 gem. 4f des BDSG zum Datenschutzbeauftragen der Gemeinschaft ehemaliger Lufthanseaten ernannt worden. 4. Datenschutzrechtsgrundlage für die Anwendung im Verein Werden in einem Verein Daten seiner Mitglieder und sonstiger Personen mit Hilfe automatischer Datenverarbeitung oder in herkömmlichen Mitgliederdateien erhoben, erarbeitet oder genutzt, so ist nach 1 Abs. 2 Nr. 3 der Anwendungsbereich dieses Gesetzes eröffnet. Für Vereine gelten dabei die Vorschriften der 1 bis 11, 27 bis 33a, 43 und 44 des BDSG. Unerheblich ist dabei, ob der Verein ins Vereinsregister eingetragen ist und eine eigene Rechtspersönlichkeit besitzt oder ob es sich um einen nicht rechtsfähigen Verein handelt. Als gängige datenschutzrechtliche Rahmenbedingung beim Umgang mit personenbezogenen Daten in der Vereinsarbeit empfiehlt sich das Merkblatt Datenschutz im Verein des Innenministeriums Baden Württemberg. Datenschutzdokumentation Seite 4

5 Dieses Merkblatt ist die Grundlage zur Handhabung des Datenschutzes im Verein der GeLH. 5.Datenschutz Verpflichtungserklärungen relevanter Personen Gem. 5 des BDSG wird zum Datengeheimnis ausgesagt, dass es den bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen untersagt ist, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, verarbeiten oder zu nutzen. Diese Personen sind soweit sie nicht bei öffentlichen Stellen beschäftigt werden, bei Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort. Diese Verpflichtungserklärungen für die Personen innerhalb der GeLH werden durch den Beisitzer der Mitgliederverwaltung im Dachverband betreut, verwaltet und auch aktualisiert. 6. Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb des Vereins Der Dachverband der GeLH ist für seine Mitgliederdaten die verantwortliche Stelle im Sinne von 3 Abs.7 BDSG. Dem Dachverband sind die Regionalvereine als untergeordnete Ortsvereine im Sinne des BDSG zuzurechnen. Insofern ist festzustellen, dass das Datenschutzgesetz sowohl die Belange des Dachverbands als auch der Regionalvereine abdeckt. Die Nutzung persönlicher Daten in den Regionalvereinen und die Übermittlung derselben zwischen den Regionalvereinen und dem Dachverband v.v. gilt demnach als vereinsinterne Angelegenheit. 7. Verschlüsselung des Datenaustauschs Die Verschlüsselung des Datenaustauschs personenbezogener Daten zwischen dem Dachverband und den Regionalvereinen ist sinnvoll und empfehlenswert. Derzeit bietet sich jedoch hierfür noch keine optimale Lösung an. Anfallende Kosten, inkompatible oder gar fehlende Systeme bei den Betroffenen lassen derzeit den Einsatz der Verschlüsselungstechnik noch nicht zu. Datenschutzdokumentation Seite 5

6 8. Datenverarbeitung im Auftrag Jede externe Leistung bei der der Auftragnehmer Zugang zu personenbezogenen Daten bekommt oder bekommen kann, erfordert den Abschluss einer Datenschutzvereinbarung gem. 11 BDSG. In zwei Fällen liegen hierzu Anforderungen vor. 8.1 Vertrag mit Darmstädter Echo Das Darmstädter Echo erfüllt im Rahmen eines Werkvertrags die logistische Verteilung der Zeitung Der Lufthansa Senior. Im Rahmen dieser Verpflichtung wurde zwischen dem Dachverband der GeLH und dem Verlag ein datenschutzrechtlicher Vertrag gem. 11 des BDSG am geschlossen. 8.2 Verträge mit Finanzinstituten Werden Mitgliedsbeiträge der In den Regionalvereinen per Bankeinzugsverfahren durch die jeweilige Bank wahrgenommen, so handelt es sich hierbei um eine Auftragsdatenverarbeitung, d.h. es bedarf einer schriftlichen Regelung zwischen den Partnern. Solche Verfahren werden in den regionalvereinen FRA und CGN durchgeführt. Hierzu liegen entsprechende Verträge vor. In den Regionalvereinen in BRE und BER überweisen die Mitglieder persönlich ihre Mitgliedsbeiträge. Die Regionalvereine CGN, DUS, FRA-LSG, HAM, MUC, NUE und STR buchen per Lastschriftverfahren durch die Schatzmeister die Beträge ab. 9. Datenschutz-Anmerkungen 9.1 Änderungen in der Geschäftsordnung Die bestehende Geschäftsordnung der GeLH wurde nach datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten nach 3 Abs. 3 überprüft und modifiziert. Dabei wurde der Punkt 7 um den Hinweis der datenschutzrechtlichen Speicherung und Verwaltung sowie um die 3-monatige Löschfrist ergänzt. (Siehe hierzu Geschäftsordnung GeLH) Datenschutzdokumentation Seite 6

7 9.2 Änderung in Zeitschrift Der Lufthansa Senior (DLS) und im Internet-Portal Der Datenschutz-Passus des Widerspruchs bei Veröffentlichung ( 28 Abs. 1) in der Geburtstagsliste des DLS wird nunmehr in der Print- wie auch in der Internet-Version angezeigt. Somit wird dem individuellen Widerspruchsrecht entsprochen. (Siehe hierzu aktuellen DLS) 9.3 Änderungen im Aufnahmeformular Die Vereinheitlichung der Aufnahmeformulare aller Regionalvereine weltweit ist geregelt. Die Einholung der Einverständniserklärung für die Veröffentlichung persönlicher Daten für Vereinszwecke gem. 28 Abs. 1 wird bei Eintritt in den Verein der GeLH generell vorgenommen. Außerdem wird im Aufnahmeformular darauf hingewiesen, dass sowohl die Vereinssatzung als auch die Geschäftsordnung auf Wunsch zugesandt oder über Internet abgerufen werden können. 10. Dokumentation von Datenschutzaspekten in Sitzungsprotokollen des Dachverbands Alle Sitzungsprotokolle des Dachverbands mit datenschutzrelevanten Ausführungen und Entscheidungen werden gesondert beim Vorsitzenden des Dachverbands im Original aufbewahrt. Außerdem besitzt der Datenschutzbeauftragte der GeLH eine Kopie der Datenschutzdokumentation incl. des zugehörenden Schriftverkehrs. 11. Informationsfluss bei GeLH Zwischen dem Dachverband und den Regionalvereinen werden zwecks Wahrnehmung der Geschäftsinteressen personenbezogene Daten in beide Richtungen ausgetauscht. Die Problematik des anspruchsvollen Datentransfers incl. der geforderten Gewissenhaftigkeit stellt der Dachverbands-Beisitzer Mitgliederverwaltung sicher. Datenschutzdokumentation Seite 7

8 12. Information / Einweisung in den Datenschutz Um das grundsätzliche Verständnis für die Notwendigkeit und die Sinnfälligkeit des Datenschutzes zu vertiefen, ist eine fallweise Präsentation zu diesem Thema im Rahmen der Sitzung der Regionalvereine in der Gemeinschaft ehemaliger Lufthanseaten e.v. empfehlenswert. Datenschutzdokumentation Seite 8