Berufliche Schulen Alle Schularten

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1 Berufliche Schulen Alle Schularten Landesinstitut für Schulentwicklung AZAV-Zertifizierung für öffentliche berufliche Schulen in Baden-Württemberg (Matrixverfahren) Qualitätsentwicklung und Evaluation Schulentwicklung und empirische Bildungsforschung Bildungspläne Stuttgart 2015 QE 22

2 Redaktionelle Bearbeitung Redaktion: Ute Schoppmann, LS Stuttgart Autoren: Hans-Christoph Schaub, gemeinsame Trägerstelle AZAV der Regierungspräsidien mit Sitz am RP Stuttgart Birgit Kurz, gemeinsame Trägerstelle AZAV der Regierungspräsidien mit Sitz am RP Stuttgart Ute Schoppmann, LS Stuttgart Mitarbeit: Layout: Mechthild Demmler, Louise-Otto-Peters-Schule Hockenheim/Wiesloch Franziska Rüter, Helen-Keller-Schule Weinheim Dr. Andrea Wiltz, LS Stuttgart Ute Schoppmann, LS Stuttgart Stand: Januar 2015 Impressum Herausgeber: Druck und Vertrieb: Urheberrecht: Landesinstitut für Schulentwicklung (LS) Heilbronner Str. 172, Stuttgart Telefon: Telefax: Landesinstitut für Schulentwicklung (LS) Heilbronner Str. 172, Stuttgart Telefon: Inhalte dieses Heftes dürfen für unterrichtliche Zwecke in den Schulen und Hochschulen des Landes Baden-Württemberg vervielfältigt werden. Jede darüber hinausgehende fotomechanische oder anderweitig technisch mögliche Reproduktion ist nur mit Genehmigung des Herausgebers möglich. Soweit die vorliegende Publikation Nachdrucke enthält, wurden dafür nach bestem Wissen und Gewissen Lizenzen eingeholt. Die Urheberrechte der Copyrightinhaber werden ausdrücklich anerkannt. Sollten dennoch in einzelnen Fällen Urheberrechte nicht berücksichtigt worden sein, wenden Sie sich bitte an den Herausgeber. Bei weiteren Vervielfältigungen müssen die Rechte der Urheber beachtet bzw. deren Genehmigung eingeholt werden. Landesinstitut für Schulentwicklung, Stuttgart 2015

3 Landesinstitut für Schulentwicklung Inhaltsverzeichnis 1. Auf dem Weg zum AZAV-Zertifikat aber warum? Zu dieser Handreichung Datenschutz bei der Qualitätsentwicklung Rechtliche Vorgaben (Gesetze und Verordnungen) Grundsätzliche Anforderungen des Regelwerks AZAV Qualitätszahlen und Erfolgsindikatoren Dokumente und Aufzeichnungen Die AZAV als Betrachtungsgegenstand dieser Handreichung Zertifizierung beruflicher Schulen nach AZAV in Baden-Württemberg Das Matrixverfahren Der Zertifikatsbereich einer Schule Die gemeinsame Trägerstelle der Regierungspräsidien Die Akteure der Arbeitsförderung Der Geltungsbereich der AZAV Die Maßnahmen der Arbeitsförderung an Berufsfachschulen und Fachschulen Die Maßnahmen der Arbeitsförderung in Kooperationen an Berufsschulen Beteiligung der örtlichen Personalräte AZAV die inhaltlichen Anforderungen nach SGB III Welches Ziel wird mit der AZAV verfolgt? AZAV in der Schule welche Rolle kann OES übernehmen? Welche konkreten Anforderungen stellt die AZAV an die Schule? Grundlagen zum Prozessmodell Leistungsfähigkeit Zuverlässigkeit Fähigkeit, die berufliche Eingliederung zu unterstützen Qualitätsleitbild Arbeiten mit Zielen

4 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 7.10 Organigramm Prozesslandkarte (Organisationsprozessmodell) Leistungsfähigkeit des Personals Personalentwicklung Berücksichtigung arbeitsmarktlicher Entwicklungen Beschwerdemanagement Selbstevaluation Selbstevaluation durch Befragung der Lehrkräfte Selbstevaluation durch Befragung der Betriebe Selbstevaluation durch Schülerbefragung Teilnehmerinnen- und Teilnehmerbefragung System der internen Überprüfung der Qualität interne Audits Regelkommunikation Konzepte der Arbeit mit schulischen Partnern Konzepte individueller Förderung Unterrichtsdokumentation und Fehlzeitenkonzept Teilnahmebescheinigung Außendarstellung und Umgang mit dem Zertifikatslogo Zertifizierung als Beleg für die Einführung eines regelwerkkonformen QM Wie läuft der konkrete Zertifizierungsprozess einer Schule ab? Was sind Überwachungs- und Folgeaudits? Wie läuft der Beitritt zur Matrix ab? Wie kann eine Schule weitere Bereiche in das Zertifikat aufnehmen? Welche Folgen haben Verstöße gegen die Regeln einer Matrix? Welche Beratungs- und Unterstützungsangebote gibt es? Administration von Maßnahmen der Schule Zulassung von Maßnahmen Aufnahme von Teilnehmenden mit Bildungsgutschein

5 Landesinstitut für Schulentwicklung 9.3 Abrechnung von Bildungsgutscheinen durch die Trägerstelle Erstattung von Sachkosten Neueinrichtung von Maßnahmen Geförderte Teilnehmerinnen und Teilnehmer anderer Mittelgeber Administration von Maßnahmen in Kooperation Abschluss von Kooperationsverträgen Durchführung der gemeinsamen Maßnahmen Erfahrungsberichte von zwei Schulen die an der Matrixzertifizierung teilnehmen Matrixzertifizierung nach AZAV an der Helen-Keller-Schule in Weinheim Matrixzertifizierung nach AZAV an der Louise-Otto-Peters-Schule Hockenheim/Wiesloch Literaturverzeichnis Anlagen

6 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 1. Auf dem Weg zum AZAV-Zertifikat aber warum? Schulische Qualitätsentwicklung bedient sich spezieller Modelle und Strategien, die der besonderen organisatorischen und aufgabenimmanenten Situation einer pädagogischen Einrichtung Rechnung tragen. Hinter diesen Modellen steht zumeist der Gedanke, dass schulische Qualität durch die Qualität des Personals und dessen direkter Leistung, durch die Qualität der Weiterentwicklung des pädagogischen Kerngeschäfts und durch die Qualität der Weiterentwicklung der Schule als Organisation gekennzeichnet ist. Über alle Modelle schulischer Qualitätsentwicklung hinweg ist Konsens, dass dabei die Identifikation und Verfolgung schulischer Qualitätsziele eine zentrale Rolle spielt. Die Überprüfung der Einhaltung organisatorischer und rechtlicher Vorgaben sowie die eher formale Betrachtung hinsichtlich der Vollständigkeit schulischer Dokumentationen und Aufzeichnungen ist bei diesen Modellen in der Regel nicht vorgesehen. Qualitätsentwicklungsmodelle und Zertifizierungen haben immer einen Anteil interner Entwicklung und einen Anteil der Darlegung der Qualität nach außen. Modelle der schulischen Qualitätsentwicklung betonen eher den Charakter der Entwicklungsunterstützung; andere Qualitätsmanagementmodelle, auch AZAV, dienen eher der Darlegung der Erreichung eines definierten Standards. Wirkungen nach außen Erhöhung der Partnerbindung Rechenschaftslegung gegenüber Anspruchsberechtigten Erhöhung der Attraktivität gegenüber potentiellen Partnern Schule Erhöhung der Zufriedenheit der Anspruchsberechtigten Wirkungen nach innen Erhöhung der Prozessqualität, effizientere Arbeitsgestaltung Verbesserung der Nutzung der vorhandenen Ideen und Potentiale Motivation durch darstellbare Leistung Erhöhung der Ergebnisqualität Steigerung der positiven Mund-zu- Mund-Kommunikation Imagepflege, Abgrenzung gegenüber anderen Schulen Verbesserung der Zufriedenheit Sicherung der Kontinuität durch regelmäßige Begutachtung Benchmarking und Benchlearning auf Basis des Regelwerkes Abbildung 1: Beabsichtigte Wirkungen eines zertifizierten QM Insofern ist die Zertifizierung nach AZAV nicht erstrangig als Maßnahme der schulischen Qualitätsentwicklung zu sehen, sondern eher als Darlegung der Erfüllung eines Mindeststandards, der durch die Akteure der Arbeitsförderung festgelegt ist. Dabei handelt es sich um eine auf einem Bundesgesetz basierende Verordnung. Landesregelungen zu diesem 4

7 Landesinstitut für Schulentwicklung Themenfeld gibt es nicht. Eine Schule unterwirft sich daher mit einer Zertifizierung freiwillig dieser Bundesverordnung. Warum sollte nun eine Schule diesen Mindeststandard darlegen wollen? Im Prinzip gibt es nur einen Grund für die freiwillige Zertifizierung einer beruflichen Schule nach AZAV: Geförderten Teilnehmerinnen und Teilnehmern soll der Besuch der Schule ermöglicht werden. Dies verlangt gemäß Sozialgesetzbuch III eine sogenannte Trägerzulassung (Zertifizierung) nach AZAV. Die Zertifizierung nach AZAV ist also eine Zulassung zur Aufnahme von geförderten Schülerinnen und Schülern. Man kann sich fragen, warum eine Schule, deren originäre Aufgabe die Bildung von Schülerinnen und Schülern ist und die unter der Aufsicht des Landes steht, eine solche zusätzliche Zulassung benötigt. Diese Frage ist jedoch formal recht einfach zu beantworten. Es geht darum, dass für alle Bildungsanbieter im Marktsegment der geförderten beruflichen Fort- und Weiterbildung (umgangssprachlich auch Umschulung genannt) die gleichen Regeln gelten. Eine pauschale Anerkennung der Einhaltung der Mindeststandards durch öffentliche oder staatlich anerkannte Schulen ist nicht gegeben, da viele der formulierten Standards der AZAV nicht durch die rechtlichen Vorgaben für diese Schulen abgedeckt sind. Dort, wo die AZAV Verfahren und Anforderungen beschreibt, die durch rechtliche Vorgaben oder landeseinheitliche Konzepte erfasst werden, stellt die Erfüllung des Mindeststandards keine Hürde dar. Dieser Mindeststandard wird dort weit übertroffen. Rechtliche Vorgaben und landeseinheitliche Konzepte mit Gültigkeit für öffentliche Schulen Anspruchsniveau Qualitätsansprüche der AZAV zur Regelung zur Zulassung als Träger der Arbeitsförderung Gemeinsame Themen Themenspektrum Abbildung 2: Mindeststandards AZAV und OES Mit dem Konzept Operativ Eigenständige Schule OES wurden Arbeitsweisen und Werkzeuge der Qualitätsentwicklung an beruflichen Schulen in Baden-Württemberg eingeführt. Für eine pauschale Anerkennung als zulassungsfähiges System der Qualitätssicherung fehlen verbindliche Bausteine, die in der AZAV formuliert sind. Es liegt jedoch nahe, unter Verwendung der für den schulischen Bereich eingeführten Werkzeuge des Qualitätsmanagements ein Zertifikat anzustreben, mit dem den geförderten Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Besuch einer öffentlichen beruflichen Schule ermöglicht wird. Ziel ist es, individuell schulisch angepasst und ohne großen Aufwand durch Doppelarbeiten die Zulassung zu erreichen. 5

8 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 2. Zu dieser Handreichung Diese Handreichung ist als Unterstützung für öffentliche berufliche Schulen in Baden- Württemberg gedacht, die eine Zertifizierung nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) im Verfahren der Matrixzertifizierung anstreben, um von der Bundesagentur für Arbeit zugelassene und geförderte Maßnahmen nach dem SGB III (Sozialgesetzbuch, Drittes Buch) durchführen zu können, oder sich über eine solche Zertifizierung informieren wollen. Die Handreichung bildet die Anforderungen ab, die Schulen für eine Zertifizierung erfüllen müssen, und zeigt die durch die gemeinsame Trägerstelle AZAV zur Erreichung dieser Anforderungen eingeführten Verfahren und Hilfestellungen auf. Die Darstellung bezieht sich ausdrücklich auf die spezifischen Rahmenbedingungen der eingeführten und zertifizierten Matrix des Landes Baden-Württemberg für öffentliche berufliche Schulen. Verwaltungsvorschriften und der Prozess der Schulentwicklung sowie eine vorhandene Evaluationspraxis werden entsprechend berücksichtigt und eine bereits an der Schule implementierte Praxis schulischen Qualitätsmanagements (QM) durch OES für den Ausbau eines zur AZAV regelkonformen Qualitätsmanagements genutzt. Dabei werden zusammenhängende Vorgaben soweit wie möglich gebündelt, um einen guten Überblick über die Anforderungen zu gewährleisten. Um die Texte dieser Handreichung besser handhabbar zu machen, werden folgende Symbole eingesetzt: Die AZAV verlangt eine Dokumentation im Q-Handbuch, in der Regel eine Prozessbeschreibung und, sofern nötig, entsprechende Vorlagen. Die AZAV verlangt ein abgestimmtes Verfahren. Eine Dokumentation ist dabei üblich, aber nicht zwingend. Die AZAV verlangt hierzu eine Aufzeichnung. Das AZAV-Portal bietet hierzu konkrete Hinweise und Hilfsmittel. Die AZAV fordert die Vorhaltung und Auswertung von Daten, Kennziffern und Kennzahlen. Aufzeichnungen darüber sind obligatorisch. Grundlagenkapitel zu Qualitätsmanagementsystemen, auf die sich die AZAV bezieht und die beispielsweise Begriffsdefinitionen enthalten, werden in dieser Handreichung nicht dargestellt. Begriffe der AZAV werden durch in der Schule und in OES gängige Bezeichnungen ersetzt. Die Kapitel in dieser Handreichung spiegeln nicht die Gliederung der AZAV oder des AZAV-Portals. Sie fassen Inhalte zusammen und ergänzen sie. Die Handreichung bezieht über die AZAV hinaus zusätzliche verbindliche Quellen der Auslegung mit ein (z. B. Empfehlungen der Bundesagentur für Arbeit und Geschäftsanweisungen). Der Stand der Handreichung stellt die aktuelle Situation bei Erstellung dar. Die gesamte Zertifikatsmatrix unterliegt der ständigen Weiterentwicklung. Ebenso werden die Auslegungen der AZAV fortgeschrieben. 6

9 Landesinstitut für Schulentwicklung 3. Datenschutz bei der Qualitätsentwicklung Um eine planvolle und strukturierte Qualitätsentwicklung (QE) durchführen zu können, ist es notwendig, Daten zu erheben, zu speichern, auszuwerten und in festgelegten Prozessen zu reflektieren. Der Datenschutz an Schulen gewährleistet, dass beispielsweise im Bereich der Selbstevaluation erhobene Daten nicht zweckentfremdet werden. Gelebter Datenschutz ist ein Gütekriterium für ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) und die Basis für eine vertrauensvolle Arbeit an der Qualitätsentwicklung. Die Umsetzung des Datenschutzes ist auch Thema einer externen Begutachtung im AZAV-Regelwerk. Jede Schule ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Landes Baden-Württemberg selbst verantwortlich. Dies gilt insbesondere für die Sammlung, Aufbereitung, Dokumentation, Übermittlung, Archivierung und Löschung von personenbezogenen Daten. Zu beachten sind in diesem Zusammenhang die Bestimmungen des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten (LDSG) 1 sowie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Ministeriums für Kultus, Jugend und Sport Baden-Württemberg 2, welche z. B. in der Verwaltungsvorschrift Datenschutz an öffentlichen Schulen 3 formuliert sind. Darüber hinaus finden sich Erläuterungen auch in der Handreichung QE-5 des Landesinstituts Hinweise zum Datenschutz Zusatzinformationen zur Selbst- und Fremdevaluation 4. Die AZAV verlangt eine Datenerhebung, teilweise auch personenbezogener Daten, in nicht unerheblichem Umfang und in einer Tiefe, wie sie beispielsweise im Rahmen des Konzepts für berufliche Schulen in Baden-Württemberg OES 5 ( Operativ Eigenständige Schule ) nicht vorgesehen und etabliert ist. Es ist daher wichtig, das Kollegium über Anforderungen des Regelwerks zu informieren und eine vertrauensvolle und systematische Zusammenarbeit mit der Personalvertretung zu gewährleisten. Die Schule muss bei der Beschreibung der Prozesse das Thema Datenschutz bedenken. Der Datenschutz sollte jedoch kein Argument dafür sein, dass qualitätsrelevante Daten nicht erhoben und nicht ausgewertet werden. Die Schulleitung benötigt zur Steuerung von Entwicklungsprozessen diese Daten und die im Folgenden aufgeführten Regelwerke erlauben auch nur dann eine Zertifizierung, wenn mit den Daten unter Berücksichtigung des Datenschutzes gearbeitet wird. Für die Teilnahme an der Zertifizierung nach AZAV in der Matrix ist daher eine Einwilligungserklärung aller vom Zertifikat betroffenen Lehrkräfte notwendigerweise einzuholen. Nur bei Vorliegen dieser Einwilligungen kann ein Einsatz im Zertifikatsbereich erfolgen, da sonst die Grundvoraussetzung für eine externe Zertifizierung, die immer mit einer Einsichtnahme in Daten verbunden ist, nicht erfüllt werden kann. 1 Landesrecht BW: Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten, In: 2 Weitere Informationen zum Thema Datenschutz an Schulen finden Sie unter: 3 Landesrecht BW: Datenschutz an öffentlichen Schulen, In: 4 Handreichungen zur Qualitätsentwicklung und Evaluation, In:

10 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 4. Rechtliche Vorgaben für öffentliche berufliche Schulen in Baden- Württemberg (Gesetze und Verordnungen) Den Bereich der öffentlichen beruflichen Schulen regelt eine große Anzahl von Verordnungen und Gesetzen. Diese entfalten qualitätssichernde Wirkung. Die Schule ist gemäß 23 des Schulgesetzes Teil der öffentlichen Verwaltung, so dass in der Schule entsprechende verwaltungsrechtliche Regelungen gelten. Da die AZAV die Erfüllung der rechtlichen Vorgaben als Basis des QM sieht, ist im Bereich der öffentlichen Schulen durch die Gültigkeit und Anwendung einer Vielzahl von rechtlichen Regelungen bereits ein breites Fundament etabliert. Das gesamte Verfahren der AZAV-Zertifizierung in der Matrix, wie es in Baden- Württemberg modellhaft erprobt wird, folgt diesem Gedanken. Es stellt in seiner konkreten Ausgestaltung (durch die Beschreibungen im AZAV-Portal) sicher, dass nur jene Prozesse, die über die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen hinausgehen, zur Vorbereitung auf die Zertifizierung beschrieben werden müssen. Das AZAV-Portal weist jeweils den Spielraum der Gestaltung durch die Schule aus und bietet anforderungskonforme Musterlösungen. In dieser Handreichung wird auf einige Verordnungen des Landes verwiesen, deren Umsetzung Qualitätssicherung im Sinne der AZAV darstellen. Sie sind im Literaturverzeichnis aufgelistet. definierte Ansprüche an die Schule Selbstverpflichtung zum Qualitätsmanagement Gestaltungsspielraum der Schule Umsetzung des PDCA-Zyklus Einhaltung der beschriebenen Prozesse Orientierung an den Anspruchsberechtigten Aufrechterhaltung des QM Prozessmanagement zur qualitätsvollen Umsetzung des Kernprozesses Projektmanagement zur Weiterentwicklung Anspruchsberechtigte Eingangsschnittstelle Ausgangsschnittstelle Selbstevaluation Ideen-, Beschwerde-, Vorschlagswesen Kommunikationskonzept regelhafte Kommunikation der Leitungsebene über QM Sammlung und Verarbeitung von Qualitätsdaten regelhafte Kommunikation des Kollegiums über QM interne Begutachtung (internes Audit) geregelte Ablage und Archivierung Externes Audit mit Zertifizierung des Erfolgs Festschreibung von Verantwortlichkeiten geregelte Qualitätsdokumentation Personalentwicklungskonzept schulische Qualitätsziele Gesetze z. B. Schulgesetz Verordnungen z. B. Evaluationsverordnung Vorschriften z. B. Unfallverhütung Anweisungen und Leitlinien der Schulaufsicht unabdingbare Anforderungen außerhalb des Gestaltungsbereiches des QM mit umfänglicher Wirkung in das Qualitätsmanagement Abbildung 3: Grundsätzliche Elemente eines QM und die Rolle von rechtlichen Vorgaben 8

11 Landesinstitut für Schulentwicklung 5. Grundsätzliche Anforderungen des Regelwerks AZAV 5.1 Qualitätszahlen und Erfolgsindikatoren Die AZAV verlangt an unterschiedlichen Stellen, Kennziffern dass Schulen sich mit erhobenen Daten und Zahlen Merkmale, die sich direkt zählen lassen, d. h. einfache Zahlen, die isolierte Angaben machen, z. B. TN-Anzahl auseinandersetzen Dabei Kennzahlen finden Daten unterschiedlicher Qualität Anwendung. Beziehungszahlen, bei denen (min.) zwei Größen miteinander in Verhältnis gesetzt werden, z. B. Anwesenheitsquote Während Kennziffern sich in Indikatoren der Regel aus der schulischen Statistik ablesen las- Merkmale, die erst Hilfsgrößen (z. B. Kennzahlen) benötigen, um diese stellvertretend anzuzeigen, z. B. TN-Zufriedenheit sen, bedarf es einiger Mühe, Indikatoren aufzustellen, Qualitative Erfolgsindikatoren Aus Aufgaben, Zielen und Selbstverständnis erwachsene mit denen eine Schule den Indikatoren für die Leistung der Organisation, z. B. Anerkennung, Ansehen Erfolg ihrer Arbeit darstellen kann. Im Sinne der Regelwerke ist es absolut nötig, Abbildung 2: Operationalisieren und Messen ein entsprechendes Set von Qualitätszahlen und Erfolgsindikatoren im Vorwege zu definieren, um durch entsprechende Erhebungen und Auswertungen (Selbstevaluationen) Effekte darstellen zu können. 0. Bei der Selbstevaluation, Was ist für wen mit welchem Aufwand Deskriptive Daten gelaufen? die als Kernelement aller Qualitätsmodelle Lieferant Wie gut wurde die Bildungsmaßnahme 1. gefunden? Was haben die Schülerinnen und Schüler 2. gelernt? Zufriedenheitserfolg Lernerfolg für die Daten ist, aus denen es Maßnahmen abzuleiten gilt, muss man darauf achten, dass alleine die Befragung 3. Was wird davon konkret umgesetzt? Transfererfolg der Schülerinnen und Schüler oder Lehrkräfte Was hat es für die Schule und die Schülerschaft gebracht? 4. nicht ausreicht. Eine reine Ergebnisse Einschätzung aus solchen Hat sich der Aufwand gelohnt? Welche mittel-/langfristige qualitative Wertschöpfung wird erzielt? Return on Investment Value of Investment Daten lässt nur Aussagen über den Zufriedenheitserfolg (den Abgleich der persönlichen Erwartungen mit Abbildung 3: 6-Ebenen-Modell der Evaluation nach Kellner den Einschätzungen des persönlich Erlebten) zu. Es bedarf einer Abstützung durch Messungen, Beobachtungen, einer Datentriangulation und einer entsprechenden Bewertung vor dem Hintergrund festgelegter Qualitätszahlen und Indikatoren. Für die Datenerhebung im Rahmen der AZAV erfährt das Konzept der Selbstevaluation, wie es z. B. im OES-Handbuch beschrieben ist, unter Umständen eine Erweiterung. Grad an inhaltlicher Aussagekraft und didaktischer Relevanz Grad an Zuverlässigkeit und Messgenauigkeit 9

12 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 5.2 Dokumente und Aufzeichnungen In dieser Handreichung werden Dokumente von Aufzeichnungen unterschieden. Auch wenn die AZAV nicht explizit eine Regelung vorgibt, ist es sinnvoll, die auch in anderen Qualitätsmanagementsystemen üblichen Grundsätze zu übernehmen, um im externen Audit die Systematik der Qualitätsentwicklung darlegen zu können. Dokumente haben regelnden Charakter. Sie liegen im Qualitätshandbuch (digital oder in Papierform) vor. Typische Dokumente sind Formulare, Anweisungen, Verfahrensbeschreibungen (Prozessdarstellungen), Hausordnung, Qualitätsleitbild, Mustervorlagen oder abgestimmte Konzepte, beispielsweise für Einführungswochen. Für die Schulen der Matrix werden viele Dokumente durch die gemeinsame Trägerstelle entweder als Entwurf zur Verfügung gestellt oder verbindlich vorgegeben. Bei den als Entwurf vorgegeben Dokumenten gilt, dass die Schule sie verändern und weiterentwickeln darf, jedoch dann sowohl das Landeswappen in der Kopfzeile als auch den Freigabevermerk der Trägerstelle in der Fußzeile entfernen muss. Aufzeichnungen haben nachweisenden Charakter. Sie können in unterschiedlichen Systemen abgelegt sein (Registratur, Archive, gemeinsame Laufwerke, ). Ihre Ablage muss geregelt sein, der Datenschutz und eine Wiederauffindbarkeit gewährleistet werden. Aufzeichnungen sind beispielsweise Evaluationsergebnisse, ausgefüllte Formulare, Dokumentationen von Projekten, Statistiken oder Protokolle. Die Darstellung von Prozessen ist ein Hauptbestandteil normkonformer schulischer Qualitätsdokumentation. Die AZAV legt fest, welche Prozesse mindestens dokumentiert und eingeführt sein müssen, um eine Zertifizierung zu ermöglichen. Folgender Mindeststandard gilt für alle Prozessdarstellungen: Eine Prozessdarstellung beinhaltet die Beschreibung des Ziels/Zwecks eines Prozesses. Sie hat einen festgelegten Geltungsbereich, festgelegt entweder einzeln für jede Prozessbeschreibung oder grundsätzlich für alle bestehenden Beschreibungen. Sie gibt Aufschluss über den sog. Prozesseigner bzw. Prozessverantwortlichen. Hiermit ist diejenige Person oder Stelle gemeint, die das Recht hat, den Prozess selbst zu verändern. Die Prozessdarstellung führt in hinreichender Detaillierung aus, wer was und womit machen soll, welche Schnittstellen bestehen und welche Ergebnisse erwartet werden. Sie gibt Aufschluss über Dokumente, die verwendet werden müssen und Aufzeichnungen, die dabei anfallen. Sie gibt Aufschluss über Qualitätsindikatoren und Kennzahlen, die die Wirksamkeit des Prozesses belegen. Da Prozessdarstellungen anweisenden Charakter haben, sind sie Dokumente und müssen nach einem Verfahren erstellt, geprüft, freigegeben und veröffentlicht werden. Damit wird sichergestellt, dass Prozessbeschreibungen aktuell, gültig und für jeden Betroffenen verfügbar sind. Die Art der Darstellung steht der Schule frei. Eine einheitliche Darstellung innerhalb der Schule ist empfehlenswert. 10

13 Landesinstitut für Schulentwicklung Prozessziel: Das Ziel des Prozesses wird dargestellt, die Verantwortlichen sind benannt und der Ablauf beinhaltet die entsprechend notwendigen Elemente von Initiierung, Planung, Durchführung, Fehlerverhalten, Schnittstellen, Wirksamkeitsüberprüfung und Verbesserungsprozess. Prozessverantwortlich ist immer derjenige, der entsprechend seines Amtes oder durch Aufgabenzuweisung den Prozess selbst verändern kann. Eingang/Schnittstelle Bedingungsklärung negativ Prozessende negativ Planung Ressourcenklärung Planung Personal Material Vorgaben Dokumente Freigabe? vorhanden? Planungsanpassung negativ ggf. Abstimmung gegeben? Durchführung problemlos? negativ Fehlerlenkung Act Check Plan Do Durchführung Kommunikation Vorbereitung Durchführung der Tätigkeiten Nachweisführung Fehlerbehebung durchführen dokumentieren darüber informieren Prozessergebnis Ausgang/Schnittstelle Rückmeldeschleife Wirksamkeitsprüfung wirksam? Prozessende Act Plan Check Do negativ Verbesserungsprozess Act Check Plan Do Wirksamkeitsprüfung Anforderungen Rechtssicherheit Information Prozessreport Verbesserung Prozessablauf Prozessqualität Maßnahmen Rückmeldung Abbildung 4: Grundsätzliche Anforderung an eine Prozessdarstellung 11

14 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 5.3 Die AZAV als Betrachtungsgegenstand dieser Handreichung In dieser Handreichung wird die AZAV und ihre Umsetzung im System der Matrixzertifizierung für öffentliche berufliche Schulen in Baden-Württemberg unter der Leitung einer gemeinsamen Trägerstelle AZAV der Regierungspräsidien dargestellt. Sie umfasst folgende Themenbereiche: Sicherstellung durch Schulverwaltung Sicherstellung d. Schulträger Leistungsfähigkeit Zuverlässigkeit Eignung der Strukturen Eignung des Personals Eignung der Räume Zentrale Steuerung durch Träger: Übergeordnetes Leitbild Umsetzung durch die Schulen der Matrix Personal Zielorientierung Unterricht Qualitätsverbesserung PE-Konzept Nachweis über Qualifikation der LuL Leitbild mit Kundenorientierung Beratung, Auswahl und individuelle Förderung Umsetzung Beschwerdemanagement Beschwerdeprozess Nachweis über Fortbildungspraxis Arbeit mit Zielen aus dem Leitbild Zusammenarbeit mit Betrieben Arbeit im PDCA Vertragsgestaltung Durchführung der PE Unterrichtsdokumentation Fehlzeitenkonzept Regelkommunikation Beobachtung Arbeitsmarkt Rückmeldeaktivitäten der Schule Auswertung Qualitätsdaten Teilnehmerbefragung Selbstevaluation durch Arbeit mit Qualitätsdaten Selbstevaluation durch Betriebsbefragung administrative Maßnahmenbetreuung Erhebung Arbeitsmarktergebnisse Sicherstellung durch eingeführte Systeme (u. a. im Kontext von OES) Selbstevaluation durch Befragung von Schülerinnen und Schülern und Lehrkräften internes Audit Fortbildungsangebote Zielvereinbarung Fachberater SE Abbildung 5: Themenbereiche, die die Anforderungen der AZAV umfassen Weitere Bezugsnormen und Regelwerke, die in diesem Zusammenhang eine Rolle spielen, aber hier nicht ausgeführt werden, sind: DIN EN ISO 9000, in der Begriffe zum Qualitätsmanagement definiert sind. DIN EN ISO 19011, in der Verfahren der Begutachtung festgelegt werden. DIN EN ISO und 17065, die die externe Begutachtung regeln. SGB III 45 sowie 81 und 82, in denen die Maßnahmenbereiche festgelegt sind, für die die Regelungen der AZAV gelten. 114 Schulgesetz für Baden-Württemberg (SchG), in dem die Verpflichtung zur Evaluation an Schulen festgelegt ist. Verordnung des Kultusministeriums über die Evaluation von Schulen (EvaluationsVO), in der Verfahren und Anforderungen an die Evaluation beschrieben sind. 12

15 Landesinstitut für Schulentwicklung 6. Zertifizierung beruflicher Schulen nach AZAV in Baden-Württemberg 6.1 Das Matrixverfahren Für Zertifizierungen von Organisationen gibt es grundsätzlich zwei mögliche Verfahren, die je Landesinstitut für Schulentwicklung prüft ggf. Bundesagentur für Arbeit prüft ggf. führt an allen Standorten und der Trägerstelle ein internes AZAV-Audit durch. Gemeinsame Trägerstelle der vier RPen mit Sitz am RP Stuttgart Standort: Schule 1 Standort: Schule 2 Standort: Schule Matrix begutachtet 1x pro Jahr begutachtet Stichprobe Fachkundige Stelle Standort: Schule 93 Abbildung 6: Matrixzertifizierung lässt Maßnahmen (konkrete Angebote) zu nach Struktur einer Organisation umgesetzt werden können. Entweder eine Organisation ist an einem zentralen Standort aktiv und rechtlich selbständig, dann wird in einem Einzelzertifizierungsverfahren eine Zulassung erteilt oder eine Organisation ist an mehreren Standorten aktiv, die nicht rechtlich selbständig sind, dann kann in einem Standort-Stichprobenverfahren eine Zertifizierung erfolgen. Dieses sogenannte Matrixverfahren stellt ein vereinfachtes Verfahren zur Zertifizierung von Organisationen mit vielen Standorten dar. Dabei wird davon ausgegangen, dass an allen Standorten einer Organisation (ähnlich einem Filialsystem) die gleichen Kernprozesse durchgeführt werden und dafür die gleichen Regeln gelten. Ein über alle Standorte gleiches System der internen Qualitätssicherung stellt die Einhaltung der verbindlichen, für alle Standorte geltenden Standards sicher. Im Matrixverfahren der öffentlichen beruflichen Schulen übernimmt diese Funktion eine gemeinsame Trägerstelle AZAV, die am RP Stuttgart als landesweite Vor-Ort-Zuständigkeit eingerichtet ist. Durch Stichprobenprüfungen an den Standorten sowie durch eine kontinuierliche Überwachung einer aufsichtführenden Stelle wird die Wirksamkeit der Qualitätssicherung nachgewiesen. Eine Matrixzertifizierung ermöglicht es so, dass viele Standorte mit überschaubarem Auditaufwand ein Zertifikat erlangen können, sofern die jährliche Stichprobe die Zertifizierungswürdigkeit unter Beweis stellt. In einem Matrixverfahren gilt in der Konsequenz auch, dass Stichprobenaudits, die Fehler zu Tage bringen, einen Rückschluss auf Fehler im gesamten System erlauben und damit auch die Nichtzertifizierungsfähigkeit bescheinigen können. Das Bild, dass alle in einem Boot sitzen, ist hier sehr angebracht. 13

16 AZAV-Zertifizierung in der Matrix Die Stichprobe wird jährlich von der mit der Zertifizierung beauftragten Organisation, der sogenannten fachkundigen Stelle, ermittelt. Sie berücksichtigt unterschiedliche Merkmale einer Matrixzusammensetzung, beispielsweise die verschiedenen Bildungsangebote innerhalb der Matrix oder auch Schulgrößen. Die Stichprobengröße entspricht der Quadratwurzel aus der Zahl der in der Matrix befindlichen Schulen zum Zeitpunkt der Begutachtung (in den Folgejahren nach einer Zertifizierung wird die so ermittelte Stichprobengröße mit dem Faktor 0,6 multipliziert). Neben dieser externen Begutachtung muss durch unterschiedliche Instrumente der internen Qualitätssicherung und internen Begutachtung sichergestellt werden, dass die gemeinsame Trägerstelle systematisch über ein Bild von der Qualität der Standorte verfügt und daraus ggf. notwendige Maßnahmen ableitet. Die Bundesagentur für Arbeit behält sich jederzeit vor, nach Ankündigung mit zweitägigem Vorlauf eine Schule oder die gemeinsame Trägerstelle AZAV mit einem Besuch des Prüfdienstes einer Begutachtung hinsichtlich der Einhaltung der Anforderungen der AZAV zu unterziehen. Dadurch wird das Vertrauen in das System der Stichprobenprüfung durch fachkundige Stellen und die Kontrollfunktion der gemeinsamen Trägerstelle AZAV gerechtfertigt. 6.2 Der Zertifikatsbereich einer Schule Eine Schule muss nicht insgesamt zertifiziert werden. Eine Zertifizierung über die gesamte Schule ist in der Regel nicht sinnvoll, da nur in bestimmten Schularten bzw. Bildungsgängen geförderte Teilnehmerinnen und Teilnehmer aufgenommen werden können, da nur in diesem Bereich geförderte Angebote der beruflichen Fort- und Weiterbildung etabliert sind. Betroffen sind regelhaft Berufsschulen, Fachschulen und Berufsfachschulen, die zu einem Ausbildungsabschluss führen.,,nur innerhalb des festgelegten Bereichs hat das Zertifikat Gültigkeit. Das bedeutet, dass auch nur in diesem Bereich die Anforderungen des Zertifikats erfüllt werden müssen. Schule Abteilung 1 Abteilung 2 Abteilung 3 Bildungsgang Bildungsgang Bildungsgang Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Maßnahme Bildungsgang Bildungsgang Bildungsgang Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Klasse Maßnahme Zertifikatsbereich Abbildung 7: Zertifikatsbereich 14

17 Landesinstitut für Schulentwicklung Ein Zertifikatsbereich muss organisatorisch abgegrenzt sein. Er darf nicht nur einzelne Klassen eines bestimmten Jahrgangs umfassen. Innerhalb des Zertifikatsbereiches einer Schule können geförderte Teilnehmerinnen und Teilnehmer aufgenommen werden. Mit Aufnahme einer geförderten teilnehmenden Person wird die Klasse zu einer Maßnahme der Arbeitsförderung (kurz: Maßnahme). Während im gesamten Zertifikatsbereich die Anforderungen der AZAV hinsichtlich des Systems zur Sicherung der Qualität gelten, sind in den Maßnahmen einer Schule zusätzlich bestimmte Anforderungen zu erfüllen, die sich aus der Besonderheit ergeben, dass hier von der Bundesagentur für Arbeit gegenüber dem Land ein Kostenersatz erstattet wird. 6.3 Die gemeinsame Trägerstelle der Regierungspräsidien Die gemeinsame Trägerstelle AZAV der Regierungspräsidien ist als sogenannte Vor-Ort- Zuständigkeit beim Regierungspräsidium Stuttgart eingerichtet. Auf der Grundlage des 12 Abs. 1 S. 2 Landesverwaltungsgesetz (LVG) und 4 Abs. 4 LVG wurde diese Aufgabe regierungsbezirksübergreifend mit dem Ziel der Vereinfachung des Verwaltungsverfahrens und der Verbesserung der Verwaltungsleistung gebündelt. So muss landesweit nur eine Stelle gemäß AZAV zertifiziert sein und für die Schulen und die verschiedenen Institutionen der Arbeitsförderung ist eine zentrale Ansprechstelle eingerichtet. Gemeinsame Trägerstelle AZAV binden sich gegenseitig mit Vereinbarung stellt Konformität zur AZAV sicher Dokumente im Geltungsbereich AZAV gibt einzelne vor regelnder Charakter festgelegter Gültigkeitsbereich Freigabeverfahren zum Beispiel: Prozessbeschreibungen, Anweisungen Vorlagen, Formulare nachweisender Charakter festgelegter Umfang/Anlass Verfahren der Archivierung zum Beispiel: Projektdokumentationen SEV-Berichte, Teilnahmeverträge reicht ausgewählte Aufzeichnungen zum Audit ein Aufzeichnungen im Geltungsbereich AZAV Schule Abbildung 8: Zusammenspiel Schule und gemeinsame Trägerstelle AZAV Gemäß den Regelungen für eine Matrixzertifizierung stellt die gemeinsame Trägerstelle die aufsichtführende Stelle für alle Schulen der Matrix in Bezug auf die AZAV-relevanten Regelungen dar. Die gemeinsame Trägerstelle nimmt diese Aufgabe in Zusammenarbeit mit den Regierungspräsidien wahr. 15

18 AZAV-Zertifizierung in der Matrix Grundlage für die Aufsichtsführung der gemeinsamen Trägerstelle ist die freiwillige Teilnahme der Schulen an der Matrix unter Beteiligung der örtlichen Personalvertretungen und die Unterzeichnung einer Vereinbarung mit der gemeinsamen Trägerstelle AZAV. Die gemeinsame Trägerstelle stellt zur Erfüllung der Anforderungen neben verbindlich einzusetzenden Dokumenten und Verfahrensbeschreibungen insbesondere Hilfsmittel, Beratungsund Schulungsangebote sowie konkrete Unterstützung im Bereich der Administration von Maßnahmen zur Verfügung. 6.4 Die Akteure der Arbeitsförderung Neben der Bundesagentur für Arbeit fördern auch andere Institutionen die berufliche Fortund Weiterbildung. Kommunale Jobcenter, die Deutsche Rentenversicherung, Berufsgenossenschaften und der Berufsförderungsdienst der Bundeswehr sind ebenfalls Akteure der Arbeitsförderung, die sich teilweise ebenfalls auf die AZAV beziehen bzw. eine Zertifizierung verlangen. Die kommunalen Jobcenter können, wie die Bundesagentur für Arbeit, sogenannte Bildungsgutscheine vergeben. Diese Bildungsgutscheine berechtigen zur Teilnahme an einem ausgewählten nach AZAV zertifizierten Bildungsangebot. Um geförderte Teilnehmerinnen und Teilnehmer der kommunalen Jobcenter aufzunehmen, muss der Bereich einer Schule also nach AZAV zertifiziert sein. Die Deutsche Rentenversicherung fordert nicht grundsätzlich eine Zertifizierung nach AZAV. Sie berücksichtigt diese aber insofern, als auf ihrem Formular G4534SB, welches bei der Aufnahme einer teilnehmenden, von der Deutschen Rentenversicherung geförderten Person auszufüllen ist, eine Zertifizierung eingetragen werden kann. Zertifizierte Träger werden vorgezogen und die Abrechnungsmodalitäten zertifizierter Maßnahmen anerkannt. Ein Zertifikat nach AZAV ist also hier nicht zwingend notwendig, jedoch hilfreich. Die Berufsgenossenschaften entscheiden im Einzelfall über die Unterstützung, die einem Klienten zukommen muss, um seine Arbeitsfähigkeit wieder herzustellen. Sie ziehen zertifizierte Träger vor und erkennen die Abrechnungssätze zertifizierter Maßnahmen an, können jedoch darüber hinaus weitere Unterstützungsleistungen bewilligen. Der Berufsförderungsdienst der Bundeswehr zieht ebenfalls zertifizierte Träger vor. Die Kostenerstattung ist für den Berufsförderungsdienst in einer Verordnung geregelt und wird entsprechend der geleisteten Dienstjahre als eine Art persönliches Budget für den ausscheidenden Soldaten verwaltet. Eine Maßnahmezertifizierung ist nicht notwendig. Alle Akteure der Arbeitsförderung messen dem AZAV-Zertifikat eine hohe Bedeutung bei. Während es bei der Bundesagentur für Arbeit und den Jobcentern eine zwingende Voraussetzung darstellt, ist es bei anderen Akteuren des Arbeitsmarktes Ausdruck einer sichergestellten Qualität und damit eine vertrauensfördernde Maßnahme. 16

19 Landesinstitut für Schulentwicklung 6.5 Der Geltungsbereich der AZAV Die AZAV gilt für die Paragraphen 45 sowie 81 und 82 des SGB III, in denen jeweils unterschiedliche Instrumente der Arbeitsförderung definiert sind. Damit wird festgelegt, dass alle Träger (Bildungsanbieter bzw. Dienstleister), die innerhalb dieser Förderinstrumente tätig werden wollen, über eine Zertifizierung gemäß AZAV verfügen müssen. Grundsätzlich sind dabei zwei Maßnahmengruppen zu unterscheiden: Maßnahmen, die von der Bundesagentur konzipiert werden und deren Durchführung ausgeschrieben wird, und Maßnahmen, die vom Bildungsanbieter konzipiert werden und für deren Teilnahme ein Bildungsgutschein ausgestellt wird. Bildungsangebote öffentlicher beruflicher Schulen gehören immer zur zweiten Gruppe. Daraus folgt, dass jedes Bildungsangebot einer beruflichen Schule, das zur Aufnahme von geförderten Teilnehmern geöffnet werden soll, als Maßnahme der Arbeitsförderung zertifiziert werden muss. Ziel: Personen nehmen eine langfristige, sozialversicherungspflichtige Beschäftigung auf. Maßnahmen nach Ausschreibung Gutscheinmaßnahmen laufende Bildungsangebote z. B. Gruppenmaßnahmen 45 SBG III Berufsorientierung 48 SGB III Berufseinstiegsbegleitung 49 SGB III Teilnehmerzuweisung durch ausschreibende Stelle Wirtschaftlichkeit durch Ausschreibungsverfahren z. B. private Arbeitsvermittlung betriebliche Maßnahmen Bewerbungstrainings Einzel- und Gruppenmaßnahmen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein 45 SBG III z. B. Umschulung Erstausbildung berufliche Weiterbildung Erwerb Hauptschulabschluss Bildungsgutschein 81 und 82 SGB III Wirtschaftliche Berechnungsgrundlage sind die Bundesdurchschnittskostensätze (BDKS) der Bundesagentur für Arbeit. Zertifizierung der Maßnahme nach AZAV Tätigkeitsfeld öffentlicher beruflicher Schulen Zertifizierung des Trägers nach AZAV Abbildung 9: Berufliche Eingliederung nach SGB III Es ist öffentlichen beruflichen Schulen im Rahmen der Matrixzertifizierung nicht möglich, Maßnahmen anzubieten, die nicht Bildungsgang der Schule sind. Kursangebote der Fördervereine können nicht über die Zertifizierung der Matrix abgedeckt werden, da die Fördervereine rechtlich selbständig sind. Sie benötigen eine eigene Träger- und Maßnahmenzertifizierung. 17

20 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 6.6 Die Maßnahmen der Arbeitsförderung an Berufsfachschulen und Fachschulen An Berufsfachschulen, beispielsweise für Altenpflege und an Fachschulen, z. B. für Sozialpädagogik oder Technik liegt die Verantwortlichkeit für die Ausbildung bei der Schule. Einen Betrieb als Partner in der Ausbildung gibt es entweder nicht oder der Betrieb ist als Praxisstelle zwar Partner in der Ausbildung, die Schule trägt jedoch die Gesamtverantwortung. Die Teilnahme an solchen Bildungsangeboten ist gemäß 81 SGB III förderfähig im Rahmen einer beruflichen Fort- und Weiterbildung (FBW), was konkret bedeutet, dass für jene Personen, die entweder bereits eine Ausbildung absolviert haben oder ohne Ausbildung mindestens drei Jahre in einem Betrieb tätig waren, sogenannte Bildungsgutscheine ausgestellt werden können, die zu einer geförderten Teilnahme an einem Angebot einer FBW- Maßnahme berechtigen. Da die Verantwortlichkeit für die oben beschriebenen Bildungsgänge bei der Schule liegt, ist auch die Schule jene Einrichtung, die den Bildungsgutschein annehmen und damit die Schülerin oder den Schüler aufnehmen kann, wenn die Aufnahmevoraussetzungen gegeben sind. Ein Beispiel: Ein Kunde der Arbeitsagentur erhält einen Bildungsgutschein, um aus einer Gehilfentätigkeit durch die Weiterbildung zum Techniker in ein Arbeitsverhältnis als Fachkraft wechseln zu können. Mit diesem Bildungsgutschein bewirbt er sich bei der Schule und wird dort nach Prüfung der Voraussetzungen aufgenommen. Als geförderter Teilnehmer wird er Schüler einer Klasse, die damit zur Maßnahme der Arbeitsförderung wird. Der Bildungsgutschein wird an der Schule eingelöst. Voraussetzung ist, dass das betreffende Bildungsangebot im Zertifikatsbereich der Schule verortet ist und dass die Maßnahme selbst zugelassen ist. Zuständig für Maßnahmezulassungen ist die gemeinsame Trägerstelle AZAV. Person erhält Bildungsgutschein nach Beratung gemäß 81 SGB III erstattet Kosten Gemeinsame Trägerstelle AZAV rechnet mit Bundesagentur ab. Betreffender Bereich der Schule zertifiziert nach AZAV in Matrix? Bildungsangebot als Maßnahme zertifiziert? erstattet besondere Sachkosten Aufnahme an der Schule, wenn Aufnahmevoraussetzungen gegeben. Betreffende Klasse wird zur Maßnahme der Arbeitsförderung. Abbildung 10: Maßnahmen der Schule 18

21 Landesinstitut für Schulentwicklung 6.7 Die Maßnahmen der Arbeitsförderung in Kooperationen an Berufsschulen Es gibt auch Maßnahmen der Arbeitsförderung, die Fort- und Weiterbildungen in Berufen ermöglichen, die dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) unterliegen. Dies weist der betrieblichen Ausbildungsstätte und nicht der Berufsschule die Gesamtverantwortung für die Ausbildung zu. Deshalb können Bildungsgutscheine für die Berufsschule nicht ausgestellt werden. Entweder wird hier der betreffende Ausbildungsbetrieb direkt gefördert (sogenannte betriebliche Einzelfallförderung) oder es werden Angebote durch Bildungsträger genutzt, die den Ausbildungsbetrieb ersetzen und daher einen Bildungsgutschein annehmen können (sogenannte überbetriebliche Fort- und Weiterbildung). Während im Fall der betrieblichen Einzelfallförderung der geförderte Teilnehmer als normaler Berufsschüler angemeldet wird und daher keine Zertifizierung notwendig ist, ist im Fall der überbetrieblichen Einzelfallförderung in der Fort- und Weiterbildung eine Kooperation zwischen Bildungsträger und Berufsschule zu schließen. Hierbei müssen beide Partner der Ausbildung über ein AZAV-Zertifikat verfügen. Die Maßnahme selbst wird durch den Bildungsträger durchgeführt, die Berufsschule fungiert als Unterauftragnehmer. Person erhält Bildungsgutschein nach Beratung gemäß 81 SGB III. erstattet Kosten Bildungsträger rechnet mit der Bundesagentur für Arbeit ab. Bildungsträger bietet zertifizierte Maßnahme der überbetrieblichen Fort- und Weiterbildung an. Berufsschule zertifiziert nach AZAV in der Matrix? erstattet Kosten Gemeinsame Trägerstelle AZAV stellt Rechnung gemäß Kooperationsvertrag an Bildungsträger. erstattet besondere Sachkosten Kooperationsvertrag zwischen Schule, Bildungsträger und gemeinsamer Trägerstelle Aufnahme der Schülergruppe in die Berufsschule (i. d. R. 2. Lehrjahr) Betreffende Klasse wird zur Maßnahme der Arbeitsförderung. Abbildung 11: Maßnahme in Kooperation mit einem Bildungsträger In diesem Kooperationsmodell übernimmt ein zertifizierter Bildungsträger in seiner Maßnahme die Rolle des Betriebes. Eine Kooperation in zertifizierten Maßnahmen ist immer nur mit zertifizierten Partnern möglich, so dass die Berufsschule über ein AZAV-Zertifikat verfügen muss. Die Maßnahme selbst muss an der Schule nicht zertifiziert sein. Es gibt andere von der Bundesagentur geförderte Maßnahmen der überbetrieblichen Ausbildung, die bei Bildungsträgern durchgeführt werden und die auch von der Bundesagentur gefördert werden, die nicht mit Bildungsgutscheinen sondern mit anderen Förderinstrumenten finanziert werden. Hier gilt keine Zertifizierungspflicht für die Berufsschule. Ob jeweils eine Zertifizierung notwendig ist, muss im Einzelfall geprüft werden. 19

22 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 6.8 Beteiligung der örtlichen Personalräte Die Teilnahme an der AZAV-Zertifizierung im Matrixverfahren bedeutet, dass sich die Schule auf Grundlage eines Konferenzbeschlusses freiwillig der Umsetzung einer Bundesgesetzgebung unterwirft. Damit entscheidet sich die Schule, an einer Zertifizierung teilzunehmen, die per Definition einen Teil der Regelungs- und Kontrollfunktion zur Erfüllung der Zertifikatsanforderungen an die gemeinsame Trägerstelle AZAV überträgt. Bei der Erlangung und Aufrechterhaltung einer Zertifizierung spielen viele Aspekte der Selbstevaluation und Arbeit mit Qualitätsdaten eine große Rolle. Die Teilnahme ist aus diesen Gründen ein mitbestimmungspflichtiger Tatbestand. Für den Beitritt zur Matrix ist daher eine Zustimmung des örtlichen Personalrates notwendig und per Unterschrift auf einem Formular der Trägerstelle nachzuweisen. Diese Zustimmung ist Grundlage für den Abschluss einer Vereinbarung zur Teilnahme. Auch nach erfolgter Zertifizierung sollte der Personalrat gut eingebunden werden. Wichtig sind beispielsweise eine Teilnahme an der Regelkommunikation, eine Einbindung bei der Planung und Durchführung von Selbstevaluationen und auch bei Maßnahmen der Personalentwicklung. Hier sind jeweils Tatbestände der Mitbestimmungspflicht berührt. 20

23 Landesinstitut für Schulentwicklung 7. AZAV die inhaltlichen Anforderungen nach SGB III 7.1 Welches Ziel wird mit der AZAV verfolgt? Der Gesetzgeber hat in der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) festgelegt, dass Träger der Arbeitsförderung eine Zulassung benötigen. Bedingung ist es, dass Qualitätsstandards für Bildungseinrichtungen und deren Angebote in regelmäßigen Abständen überprüft werden und eine interne Qualitätsentwicklung befördert wird. Öffentliche Schulen und auch private Schulen mit staatlicher Anerkennung oder solche im Status einer Ersatzschule werden in diesem Regelwerk gleichbehandelt wie Bildungsanbietern aller Art, Unternehmen, Wohlfahrtsverbände sowie Vereine. Die Bundesagentur für Arbeit ist für die transparente und Kriterien geleitete Verwendung der zur Verfügung stehenden Mittel verantwortlich und hat entsprechende Mindeststandards festgelegt, die zu beachten sind. Was bei flüchtiger Betrachtung nach einer Benachteiligung öffentlicher Schulen aussieht oder den Gedanken aufkommen lässt, dass die dort erreichte Qualität nicht wertgeschätzt wird, erscheint bei genauerem Blick auf die Auswahl der Qualitätsstandards eher wie eine Bestätigung, dass die rechtlichen Vorgaben und die Arbeit an der Qualitätsentwicklung in öffentlichen beruflichen Schulen den Maßstab für andere Bildungsanbieter darstellen kann. Ein besonderes Augenmerk legt die AZAV dabei auf das System zur Sicherung der Qualität. 21

24 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 7.2 AZAV in der Schule welche Rolle kann OES übernehmen? Elemente der schulischen Qualitätsentwicklung Elemente des Prozesses OES rechtliche Grundlagen mit qualitätsrelevanten Inhalten (z. B. Inklusion) Maßnahmen der Qualitätsentwicklung der Schule Elemente des Prozesses OES rechtliche Grundlagen mit qualitätsrelevanten Inhalten (z. B. EvaVO) Erfüllung durch die Schule als Resultat des Prozesses OES und der rechtlichen Grundlagen Bundesagentur für Arbeit Anforderungen der AZAV Erfüllung durch die gemeinsame Trägerstelle AZAV und die Schulen mit AZAV-Portal Die AZAV fordert ein System zur Sicherung der Qualität nach 178 Nr. 4 des Dritten Buches des Sozialgesetzbuches. OES in Baden- Württemberg und andere Modelle der Qualitätsentwicklung, die die deutschen Bundesländer in den letzten Jahren eingeführt haben, beispielsweise QMBS 6 in Bayern oder auch Abbildung 12: Betrachtungsbereiche der AZAV und OES Q2E 7 in Hessen, erfüllen nicht die Voraussetzungen für eine AZAV-Zertifizierung. Die Bundesagentur für Arbeit hat eine Liste von QM-Systemen benannt, die eine Erleichterung bei der Trägerzertifizierung erhalten. Hier sind unter anderem die Systeme der ISO-Reihe enthalten. Es ist aber nicht zwingend erforderlich, dass für die AZAV-Zertifizierung eine weitere Zertifizierung z. B. nach der ISO-Reihe benötigt wird. Ein AZAV-Trägerzertifikat kann auch mit einem eigenen System erlangt werden. Diesen Weg unter Einbeziehung der jeweiligen schulischen Qualitätsentwicklung nach dem Konzept OES geht die Matrix des Landes Baden-Württemberg, wie im Folgenden dargestellt. 7.3 Welche konkreten Anforderungen stellt die AZAV an die Schule? Die AZAV formuliert Anforderungen aus verschiedenen Bereichen einer möglichen Prozesslandkarte einer Schule. Schulen, die in ihrem OES-Prozess ihre Qualitätsentwicklung entsprechend an der Prozesslandkarte mit den Qualitätsbereichen der Evaluationsverordnung ausgerichtet haben, müssen nur noch in einzelnen Punkten prüfen, ob das eingeführte System der Steuerung und Qualitätsentwicklung die Anforderungen der AZAV erfüllt und ob eine entsprechende Dokumentation vorliegt. Für den Nachweis konkret erbrachter Leistungen im Rahmen von Bildungsmaßnahmen müssen Aufzeichnungen und Dokumente vorgewiesen werden können

25 Landesinstitut für Schulentwicklung QB Schulführung QB Unterricht Umsetsetzung des Bildungsplans Soziale Beziehungen QB Professionalität der Lehrkräfte Gemeinsame Gestaltung des Lehrens und Lernens Schülerinnen und Schüler: Lernen QB Schul- und Klassenklima QB Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung Leistungsbeurteilung und -rückmeldung QB inner- und außerschulische Partnerschaften Projektmanagement Individualfeedback Selbstevaluation Qualitätsdokumentation Prozessmanagement Abbildung 13: Von der AZAV berührte Bereiche (hell) 7.4 Grundlagen zum Prozessmodell Act Plan Check Do Standard Abbildung 14: PDCA-Zyklus nach Deming Die AZAV geht von einem Prozessmodell aus, welches auch dem Konzept OES zugrunde liegt. Der PDCA-Zyklus steht im Mittelpunkt der schulischen Qualitätsentwicklung. Das Ziel gemäß der AZAV ist die möglichst nachhaltige erfolgreiche Vermittlung der Schülerinnen und Schüler in den Arbeitsmarkt. Dieses Ziel verfolgt die Schule durch die Qualitätsentwicklung. Grundlage der Entwicklung sind Auswertungen der erhobenen Daten, aus denen Maßnahmen abgeleitet werden. Dafür verlangt die AZAV neben den üblichen Elementen eines Qualitätsmanagements wie Selbstevaluation, interne Prozesse der ständigen Verbesserung, Beschwerdewesen usw. Konzepte zur konkreten individuellen Förderung und den Aufbau von Netzwerken, die das Ziel der Vermittlung befördern können. Zum Nachweis der Zielerreichung und zur Steuerung des PDCA-Kreises werden unter anderem konkrete Daten zu den Erfolgen und Abbrüchen in den Bildungsangeboten genutzt. 7.5 Leistungsfähigkeit Der Begriff Leistungsfähigkeit soll illustrieren, dass nur solche Anbieter von Bildungsmaßnahmen gewählt werden dürfen, die sicherstellen können, dass eine transparente Informationslage, eine verlässliche Durchführung und eine gute inhaltliche Qualität gewährleistet sind. Die Leistungsfähigkeit einer öffentlichen Schule ist dadurch gegeben, dass der Schulträger und die Schulaufsicht notwendige Ressourcen bereitstellen und für die Laufzeit eines Bildungsangebots auch garantieren. Die Schule der Matrix muss als Nachweise folgende Aufzeichnungen bereithalten: 23

26 AZAV-Zertifizierung in der Matrix Darstellung der Organisationsstruktur (siehe auch Organigramm) Darstellung der Personalstruktur im Zertifikatsbereich Informationsmaterial zu aktuellen Bildungsgängen im Zertifikatsbereich, welches den Anforderungen der AZAV entsprechen muss Korrekter Umgang mit dem Zertifikatssymbol Teilnahmeverträge gemäß den Anforderungen der AZAV 7.6 Zuverlässigkeit Die Zuverlässigkeit einer öffentlichen Schule ist ebenfalls durch Maßnahmen der Schulaufsicht und des Schulträgers sichergestellt. Die gemeinsame Trägerstelle stellt alle Nachweise zur Verfügung. Die Schule muss der Trägerstelle folgendes Dokument bei Eintritt in die Matrix bzw. bei Änderungen bei den verantwortlichen Personen übermitteln: Erklärung der Schulleitung und der im Zertifikatsbereich Verantwortlichen (Abteilungsleitungen) über Vorstrafen, anhängige Strafverfahren, staatsanwaltliche Ermittlungsverfahren und Gewerbeuntersagungen in den letzten fünf Jahren gegen sie. Diese Erklärungen dienen dem Schutz vor Leistungsbetrug. Die Bundesagentur für Arbeit möchte sicherstellen, dass ihre Partner seriös sind. 7.7 Fähigkeit, die berufliche Eingliederung zu unterstützen Ziel der AZAV ist es, sicherzustellen, dass die Mittel der Bundesagentur für Arbeit zielgerichtet für die Verbesserung der beruflichen Eingliederung verwendet werden. Hier sind rechtliche Regelungen aus dem Bereich der Ausbildungen nach dem BBiG und deren Konkretisierungen z. B. im Schulgesetz 59 (Lernortkooperation) beispielhaft und können sinngemäß auf andere Bildungsangebote übertragen werden. Maßnahmen sind z. B. Ausbilderversammlungen, Mentorentreffen, Besuche in den Praxisstellen oder der institutionalisierte Austausch mit Verbänden, Kammern oder Prüfungsstellen. Dazu muss die Schule als Nachweis folgende Aufzeichnungen bereithalten: Zusammenstellung der Anlässe und Gremien zur regelhaften Zusammenarbeit mit Betrieben, Verbänden, Kammern etc. mit dem Ziel des Austausches und der Weiterentwicklung der Angebote Zusammenstellung von örtlich relevanten Beobachtungen der Entwicklungen am Arbeitsmarkt, deren Auswertung und abgeleitete Konsequenzen Zusammenstellung von Quellen zu den örtlichen und überörtlichen Entwicklungen am Arbeitsmarkt Aufzeichnungen zur Durchführung der o. g. festgelegten Zusammenarbeit, beispielsweise Protokolle von Treffen, Rückmeldebögen oder Zeitpläne Aufzeichnungen aus den Beobachtungen des Arbeitsmarktes, beispielsweise Materialsammlungen aus der örtlichen Presse, Veröffentlichungen der Jobcenter, der Kammern oder der Politik Statistik über durchgeführte Bildungsangebote, Teilnehmerzahlen, Erfolgsquoten, Abbrecherzahlen usw. 24

27 Landesinstitut für Schulentwicklung Statistik über den Erfolg der Bildungsangebote auf dem Arbeitsmarkt, über den konkreten Verbleib der Schülerinnen und Schüler nach Beendigung der Schulzeit, über die Aufnahme in Beschäftigungsverhältnisse, die Art der Beschäftigungsverhältnisse etc. Auswertungen von Selbstevaluationen (Schülerbefragungen und Betriebsbefragungen), die Bewertungen der Arbeit der Schule beinhalten. Diese Befragungen müssen zwingend durchgeführt werden. Öffentliche berufliche Schulen haben nur in geringem Umfang die Möglichkeit, mit einer Weiterentwicklung ihres Angebotes auf Arbeitsmarktentwicklungen zu reagieren. Hier liegt der Fokus eher auf der Weiterentwicklung der Unterrichtsgestaltung. Die gemeinsame Trägerstelle wertet überregionale Entwicklungen regelmäßig aus und stellt diese zusammengefasst im AZAV-Portal zur Verfügung. Die Schulen können darauf verweisen, müssen jedoch örtlich Informationen sammeln und auswerten, beispielsweise Berichtsbögen nach Betriebskontakten von Lehrkräften oder Presseauswertung regionaler Stellenangebote. Es ist nötig, dass die Schule darstellen kann, dass sie einen Überblick über die Arbeitsmarktentwicklungen in den Berufen hat, deren Ausbildungen als Teil des Zertifikatsbereiches angeboten werden. 7.8 Qualitätsleitbild Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung sind nur möglich, wenn Soll-Zustände hinreichend konkret beschrieben sind. Die Schule muss ein Qualitätsleitbild entwickelt und dokumentiert haben, das für die Steuerung nach innen entsprechend nutzbar ist. Ziele müssen messbar und entsprechend konkret formuliert sein. Die Orientierung am Wohl und den Wünschen der Anspruchsberechtigten muss eindeutig erkennbar sein und der Themenbereich der Arbeitsmarktfähigkeit bzw. Ausbildungsmarktfähigkeit muss eine zentrale Rolle spielen. Neben dem Qualitätsleitbild kann eine Schule ein CI-Leitbild unterhalten, welches für die Außendarstellung verwendet wird. Das Leitbild muss die Themenbereiche Orientierung an den Interessen der Anspruchsberechtigten einer Schule (Betriebe, Eltern, Schüler, Schulträger, Kultusverwaltung ) sowie das Ziel der Vorbereitung auf die kompetente Gestaltung einer beruflichen Erwerbsbiographie beinhalten. Es ist nicht notwendig, dass das Leitbild den Begriff Kunde aufnimmt, wie es in der AZAV formuliert ist. Es muss jedoch deutlich werden, dass berechtigte Ansprüche, auch der Schülerinnen und Schüler, als Impulsgeber für die Qualitätsentwicklung genutzt werden sollen. Wenngleich die Schule mit dem Leitbild die internen Prozesse des gemeinsamen Lernens und des sozialen Miteinanders in den Blick nimmt, so ist das Ziel eines Schulbesuches aus Sicht der Schülerin oder des Schülers immer außerhalb der Schule zu sehen. Insbesondere berufliche Schulen haben hier einen eindeutigen Auftrag, der sich im Leitbild abbilden muss. 25

28 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 7.9 Arbeiten mit Zielen Die Ziele des Qualitätsleitbilds werden durch Vereinbarungen auf unterschiedlichen Ebenen, beispielsweise Arbeitsgruppen, Abteilungen, Fachschaften etc. verfolgt. Die Schule legt hierzu entsprechende Verfahren fest: Prozess der Zielfindung aus den Richtzielen des Qualitätsleitbilds Prozess der Festlegung von Zielen für unterschiedliche Ebenen und Organisationseinheiten Festlegung zu erstellender Aufzeichnungen über Ziele, Zeitleisten und Indikatoren Die Schule misst die Zielerreichung bzw. die Abweichungen. Dafür setzt sie Kennzahlen und Indikatoren ein, die im Prozess der Vereinbarung festgelegt wurden. Ein Werkzeug für die Messung der Zielerreichung ist beispielsweise auch die Selbstevaluation. Die Schule leitet aus den erhobenen Daten Maßnahmen ab. Es ist denkbar, dass sich eine Schule für eine definierte Laufzeit (beispielsweise ein Schuljahr) jeweils in einem festgelegten Verfahren entsprechende Qualitätsziele auf Basis des Qualitätsleitbilds gibt und diese vordringlich verfolgt. Selbstevaluationen, Projektgruppen und andere Aktivitäten der Schul- und Unterrichtsentwicklung können sich daran ausrichten. Ein Ziel sollte immer aus der Perspektive der Anspruchsberechtigten und aus der Perspektive der Aspekt der Anspruchsberechtigten der Schule an der Schule Beschäftigten beleuchtet werden. Ergänzend dazu sollte betrachtet werden, welcher Prozess im Zusammenhang mit dem Ziel eine Rolle spielt und welche Folgen das Ziel für die Ziel Ressourcenplanung hat. So können Teilziele eines Gesamtziels gebildet werden. Man sollte so steuern, dass bei der Zielfestlegung und der Verfolgung von Zielen des Qualitätsleitbilds nicht ein Aspekt überbetont wird und das Qualitätsmanagement sich nur noch um Abbildung 15: Aspekte einer Zielfestlegung Prozesssteuerung kümmert, dabei aber der Perspektive der persönlichen Weiterentwicklung der einzelnen Personen nicht mehr gerecht wird. Ressourcen und Wirtschaftlichkeit pers. Qualitätsentwicklung und berufl. Entwicklung Aspekt der internen Prozesse Ebenso ist es denkbar, dass ein Ziel auf unterschiedlichen Ebenen (Schulleitung, Abteilungen, Fachschaften) oder in unterschiedlichen Abteilungen mit jeweils einem anderen Fokus über einen Zeitraum verfolgt wird. Die Arbeit mit Zielen muss immer mit einer Zielauswertung und der Ableitung von Schlussfolgerungen und Maßnahmen den Qualitätskreis schließen. 26

29 Landesinstitut für Schulentwicklung 7.10 Organigramm Schulen haben eine Organisationsstruktur, die durch Stellen und zugeordnete Aufgaben definiert ist. In einem Organigramm kann diese Organisationsstruktur gut dargestellt werden. Die AZAV fordert eine Darstellung der Organisationsstruktur, um einen Hinweis auf die Eignung zur Durchführung von Bildungsangeboten gemäß der AZAV zu erhalten. Im Organigramm soll neben den Leitungspersonen und besonderen in der Schule festgelegten Arbeitsfeldern auch der Gültigkeitsbereich des Zertifikats explizit ausgewiesen werden. Besondere Arbeitsfelder sind z. B: Qualitätsbeauftragte(r) Selbstevaluationsbeauftragte(r) Feedbackbeauftragte(r) Beauftragte(r) für AZAV Fortbildungsbeauftragte(r) Schulleiterin Frau Köhler Steuergruppe stellvertretender Schulleiter Herr Müller Sekretariat Frau Kunstmann Qualitätsbeauftragter Herr Schreiber Feedbackbeauftragte Frau Lindner Zertifikatsbereich Selbstevaluationsbeauftragte Frau Rudolf Fortbildungsbeauftragter Herr Sumpf Präventionsbeauftragte Frau Frey Abteilungsleitung 1 Frau Sulz Abteilungsleitung 2 Herr Murr Abteilungsleitung 3 Frau Johann AZAV-Beauftragter Herr Kaiser Lehrkräfte Lehrkräfte Lehrkräfte Abbildung 16: Beispiel für ein Organigramm in einer Schule mit zertifizierter Abteilung 27

30 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 7.11 Prozesslandkarte (Organisationsprozessmodell) Die Prozesslandkarte bildet die zweite Komponente der nach AZAV geforderten Organisationsstruktur. Eine Prozesslandkarte stellt Prozesse und ihre Wechselwirkungen, ggf. die Prozessverantwortlichen und die Verbindungen der Prozesse zu den Anspruchsberechtigten dar. Kernprozess (Hauptprozess) einer Schule ist die Durchführung einer Bildungsmaßnahme. Prozesse der Verwaltung, der Qualitätssicherung, aber auch Prozesse der Leitung unterstützen diesen Kernprozess. Eine Prozesslandkarte ist eine individuell auf die einzelne Schule zugeschnittene Darstellung. Im OES-Handbuch 8 findet sich eine allgemeine Prozesslandkarte, die das Handlungsfeld schulischer Qualitätsentwicklung gemäß der Evaluationsverordnung darstellt. Ein Beispiel für einen Auszug aus einer Prozesslandkarte einer AZAV-zertifizierten Schule kann sein: Selbstevaluation durch Befragung von Schülerinnen und Schülern und Lehrkräften Lehrkräfte Alltagshandeln QE-Projekte Schüleraufnahme Eingangsberatung Konzept Methodenlernen Einführungswoche Individuelle Förderung Unterrichtsentwicklung Durchführung der Bildungsgänge Fehlzeitenkonzept Anwesenheitskontrolle Abgestimmte Beurteilungskriterien Notenkonferenzen Persönliche QE Individualfeedback Fortbildungspraxis Institutionelle QE Beschwerdemanagement Schulische Ergebnisse Selbstevaluation durch Arbeit mit Qualitätsdaten Personalentwicklung Regelkommunikation QM Teilnehmerbefragung Arbeits- und Gesundheitsschutz Selbstevaluation durch Befragung von schulischen Partnern Schulleitung Alltagshandeln Personalwesen Zusammenarbeit RP Konferenzmanagement Zusammenarbeit mit schulischen Partnern Abstimmung mit Schulträger Abbildung 17: Auszug aus einer Prozesslandkarte einer Schule 8 Dr. Döbber, Karl-Otto (Hrsg.): Handbuch OES, Handreichung 5, (Carl Link Verlag) Stuttgart

31 Landesinstitut für Schulentwicklung 7.12 Leistungsfähigkeit des Personals Unter der Anforderung Leistungsfähigkeit des Personals fasst die AZAV jene Anforderungen zusammen, die mit der Personalauswahl und den grundsätzlichen Kriterien der Auswahl von Lehrkräften umschrieben werden können. Sowohl diese Kriterien als auch die Verfahren der Personalauswahl sind landesweit geregelt. Die Intention, nur fachlich und pädagogisch kompetentes Personal in Maßnahmen der Arbeitsförderung einzusetzen, erfüllt das öffentliche Schulwesen ohnehin. Eine Nachweisführung bezogen auf den Einzelfall ist in der Matrix so geregelt, dass statt eines Einblicks in die bei den Regierungspräsidien geführten Personalakten die Schule eine kurze Selbstbeschreibung des beruflichen Werdeganges der Lehrkräfte im Zertifikatsbereich vorhält, und beim Audit als Nachweis der beruflichen Qualifikation nutzt. Formular zum beruflichen Werdegang in gesonderter Ablage (nicht Personalakte) von jeder Lehrkraft, die im Zertifikatsbereich eingesetzt ist Die Personalentwicklung (siehe 7.13) der einzelnen Lehrkraft ist beispielsweise durch LFB- Online und das persönliche Portfolio einer Lehrkraft gut belegbar. Zur Leistungsfähigkeit des Personals gehören im Sinne der AZAV auch Aufzeichnungen über Teilnehmerbefragungen (siehe 7.20). Dazu hält die Schule als Belege bereit: Auswertungen der Teilnehmerbefragungen Gesprächsprotokolle oder Maßnahmenpläne, die aus Teilnehmerbefragungen abgeleitete werden Monitorbögen zur Planung und Überprüfung der Durchführung von Teilnehmerbefragungen in den Zeiträumen seit dem letzten externen Audit 7.13 Personalentwicklung Die Personalentwicklung an öffentlichen Schulen ist in Baden-Württemberg durch die Leitlinien zur Fortbildung und Personalentwicklung geregelt (Az.: /466). Diese Leitlinien sehen vor, dass von der Schule eine Fortbildungsplanung erstellt, der Bedarf an Fortbildungen erhoben und der Erfolg der Fortbildungen bewertet wird. Darüber hinaus dient der Schulleitung das Beratungsgespräch als Instrument der Personalentwicklung. Auf diesen Grundlagen werden in der AZAV-Matrix folgende Verfahren im Rahmen der Begutachtungen eingefordert: Verfahren zur Erhebung des Fortbildungsbedarfs. Dabei ist der von der betreffenden Person angemeldete Bedarf eine Quelle, eine weitere Quelle sind durch Vorgesetzte festgestellte Entwicklungspotentiale. Verfahren zur Fortbildungsidentifikation, -beantragung und -genehmigung Verfahren zur Auswertung des Nutzens der Fortbildung Durch verschiedene Aufzeichnungen kann die Umsetzung des Konzeptes zur Personalentwicklung belegt werden. Beispiele dafür können je nach Konzept sein: Schulische Fortbildungsplanung als Jahresplanung mit strategischen Fortbildungsbedarfen für die gesamte Schule und individuellen Planungen 29

32 AZAV-Zertifizierung in der Matrix Führung einer Kompetenzmatrix Dokumentation von Fortbildungen und Multiplikation von Inhalten im Kollegium Protokolle von Beratungsgesprächen Aufgabenbeschreibungen für bestimmte Aufgaben Schulische Personalentwicklung muss also über den reinen Prozess der Distribution von Fortbildungsangeboten im Kollegium, einem Anmeldeprinzip nur durch Freiwilligkeit und der Ermöglichung der Teilnahme hinaus steuernde Elemente nachweisen können. Vorfeld Lernfeld Funktionsfeld schulisch Bedarfserhebung Zielplanung Lernerfolgskontrolle Seminarevaluation Eingangsvoraussetzungen Teilhabe am Lernprozess individuell gesellschaftlich fortlaufende Aufwands- und Ertragsüberwachung Übertrag in die Praxis Reflexion des Erfolgs in der Praxis Abbildung 18: Personalentwicklungsprozess angepasst nach Seeber/Krekel 7.14 Berücksichtigung arbeitsmarktlicher Entwicklungen Es wurde schon dargestellt, dass die Schule die Entwicklungen des Arbeitsmarktes verfolgen und auswerten muss. Während auf der Ebene der Trägerstelle dieses unter der Maßgabe geschieht, Entwicklungen zu identifizieren, die in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit die Förderpraxis bzw. das Maßnahmenangebot beeinflussen, steht für die Schule die pädagogisch-inhaltliche Reaktion im Mittelpunkt. Als Ergebnis muss die Durchführung von Bildungsangeboten ggf. angepasst werden. Konkret muss also dargelegt werden können, wie die Schule inhaltlich auf Veränderungen im Arbeitsmarkt reagiert hat. Dazu können beispielsweise folgende Aufzeichnungen dienen: Protokolle aus Besprechungen zur gemeinsamen Unterrichtsentwicklung Ergebnisse der Unterrichtsentwicklung (Unterrichtsmaterial, Pläne ) Dokumentation der Nutzung außerschulischer Lernorte mit dem Fokus auf aktuelle Entwicklungen Einrichtung spezieller Förder- und Unterstützungsangebote Etablierung neuer Lernformen und der Einsatz neuer Techniken 30

33 Landesinstitut für Schulentwicklung 7.15 Beschwerdemanagement In der Zertifikatsmatrix wird die Anforderung an ein Beschwerdemanagement auf zwei Ebenen umgesetzt. Einerseits hält die gemeinsame Trägerstelle AZAV ein Beschwerdemanagement vor, andererseits hat jede Schule ein System der Beschwerdebearbeitung eingeführt. Beide Teile ergänzen sich und sind miteinander insofern verbunden, als die jeweils zuständige Stelle (also Schule oder Trägerstelle) die Beschwerden bearbeitet. Folgende Punkte sind für ein systematisches Beschwerdemanagement zu berücksichtigen: Offene Eingangsschnittstelle, die allen an der Schule Beteiligten bekannt ist Transparente und dokumentierte Kriterien der Beschwerdeeinteilung Transparentes und dokumentiertes Verfahren der Bearbeitung der Beschwerde Transparentes und dokumentiertes Verfahren der Auswertung der Beschwerden und der Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen Rückmeldung an die sich beschwerende Person bzw. öffentliche Darstellung des Ergebnisses Beachtung des Datenschutzes und Sicherstellung, dass niemandem durch das Einreichen einer Beschwerde persönliche Nachteile entstehen Führen einer Beschwerdestatistik Offener Beschwerdeeingangsweg für alle Anspruchsberechtigten Schule Trägerstelle individuelle Alltagsprobleme rechtlich relevante Meldungen qualitätsrelevante Rückmeldungen qualitätsrelevante Eingänge AZAV- Verstöße schulische Einzelfälle allg. Äußerungen päd. Bearbeitung durch Lehrkraft Bearbeitung von Schulleitung gemäß Vorschriften Bearbeitung gemäß Eckpunkten der AZAV Bearbeitung gemäß Eckpunkten der AZAV allgemeine Bearbeitung und Abgabe an zuständige Stelle m schulische Verfahren des Umgangs mit Rückmeldungen Verfahren mit: sichergestellter Bearbeitung und Rückmeldung statistischer Erfassung und Auswertung Behandlung im Rahmen der Regelkommunikation Weitergabe an Schule zur Bearbeitung Beschwerdemanagement gemäß AZAV Abbildung 19: Zusammenspiel schulisches Beschwerdemanagement und Trägerstelle 31

34 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 7.16 Selbstevaluation Selbstevaluationen sind eingeführte Werkzeuge schulischer Qualitätsentwicklung. Die Matrixzertifizierung baut auf den mit OES eingeführten Instrumenten und Verfahren sowie dem Evaluationszyklus der DeGEval 9 auf. Die Evaluationsverordnung legt Themen der schulischen Selbstevaluation fest, die zeigen, mit welchen Feldern der Qualitätsentwicklung sich die Schule beschäftigen soll. Evaluationen und systematisch eingeholte Rückmeldungen identifizieren, in welchen Bereichen die Schule bei der Qualitätsentwicklung ihre Schwerpunkte setzen sollte. 4 Themen der Evaluation 1. Voraussetzungen und Bedingungen schulischen Handelns, insbesondere Rahmenvorgaben, sächliche und personelle Ressourcen, Schüler und deren Lebensumfeld; 2. Unterricht, insbesondere Umsetzung des Bildungsplans, Gestaltung der Lehr- und Lernprozesse, Praxis der Leistungsbeurteilung und Leistungsrückmeldung; 3. Professionalität der Lehrkräfte, insbesondere Kooperation, Praxis der Weiterqualifizierung, Umgang mit beruflichen Anforderungen; 4. Schulführung und Schulmanagement, insbesondere Führung, Verwaltung und Organisation; 5. Schul- und Klassenklima, insbesondere Schulleben, Mitgestaltungsmöglichkeiten der Schüler; 6. inner- und außerschulische Partnerschaften, insbesondere Mitgestaltungsmöglichkeiten der Eltern und der für die Berufserziehung Mitverantwortlichen, Zusammenarbeit mit anderen Institutionen, Darstellung der schulischen Arbeit in der Öffentlichkeit; 7. Ergebnisse und Wirkungen, insbesondere fachliche und überfachliche Lernergebnisse, Schul- und Laufbahnerfolg, Bewertung schulischer Arbeit. Die Schule legt fest, wann sie welche Gruppe zu welchen Themen befragen will. Die AZAV fordert, dass sowohl Lehrkräfte als auch Schülerinnen und Schüler sowie Betriebe regelmäßig in Selbstevaluationen einbezogen werden. Instrumente und Verfahren sind nicht vorgegeben, es Abbildung 20: 4 Evaluationsverordnung muss jedoch sichergestellt sein, dass die Daten in einem adäquaten Verfahren (also nicht auf Basis informeller Gespräche oder persönlicher Wahrnehmungen) generiert wurden und zur Steuerung der Qualitätssicherung zur Verfügung stehen. Die AZAV legt fest, dass Themen der Selbstevaluationen sein müssen: Bedingungen und materielle Ausstattung des Lernortes Organisation und Durchführung des Unterrichts Zusammenarbeit mit schulischen Partnern Angebote der Mitgestaltung und individueller Förderung Organisation und Führungsverhalten Umgang mit Konflikten und Bemühungen um Verbesserungen der Qualität Die Schule übernimmt diese Themen die sich in weiten Teilen mit denen der Evaluationsverordnung decken für den Zertifikatsbereich in das schuleigene Evaluationskonzept. Die Schule weist ihre Selbstevaluationspraxis im Zertifikatsbereich nach durch: Evaluationsplanungen Instrumente der Datenerhebung (sowohl für geplante als auch von durchgeführten Evaluationen) Darstellungen von Ergebnissen Abgeleitete Maßnahmen z. B. in den Protokollen der Regelkommunikation Protokolle der Besprechung von Ergebnissen

35 Landesinstitut für Schulentwicklung 7.17 Selbstevaluation durch Befragung der Lehrkräfte Die AZAV legt fest, dass die Schule bei den Beteiligten Befragungen durchführen muss, um eine Übersicht über die Bewertung in den oben dargestellten Themenfeldern zu erhalten. Evaluationen durch Befragung von Lehrkräften können durch Umfragen, durch den Einsatz verschiedener Methoden (z. B. Zielscheiben, SWOT-Analysen) bei pädagogischen Tagen, aber auch durch systematische und protokollierte Besprechungen durchgeführt werden Selbstevaluation durch Befragung der Betriebe In der AZAV ist festgelegt, dass regelmäßige Befragungen der kooperierenden Betriebe stattfinden müssen. In der Regel haben die geförderten Bildungsangebote eine mehr oder weniger direkte Anbindung an einen betrieblichen Ausbildungs- oder Praktikumspartner. So können regelhafte Zusammenkünfte zur Datenerhebung genutzt werden, z. B. im Rahmen von Ausbildertreffen, Praxisanleitertreffen oder Pflegschaftsabenden. Ebenso könnten Vor- Ort-Besuche im Rahmen der Betreuung von Auszubildenden oder Praktikanten der systematischen Datenerhebung dienen. Bei den Fachschulen für Technik kann die Zusammenarbeit mit Betrieben bei der Erstellung von Technikerarbeiten genutzt werden. Eine Befragung kann z. B. im Kontext der Präsentation dieser Arbeiten erfolgen Selbstevaluation durch Schülerbefragung Die regelmäßige Befragung von Schülerinnen und Schülern zu den von der AZAV vorgegebenen Themenbereichen kann ebenfalls mit unterschiedlichen Methoden durchgeführt werden. Es müssen auch nicht in jedem Schuljahr alle Schülerinnen und Schüler zu allen Themen befragt werden. Wichtig ist, dass die Evaluationsplanung und die Evaluationspraxis ein System erkennen lassen, so dass der Zertifikatsbereich der Schule über sinnvolle und notwendige Daten für eine systematische Qualitätsentwicklung verfügt. Absolventenbefragungen können dafür ein vorteilhaftes Mittel sein. Sie dürfen jedoch nicht das alleinige Verfahren darstellen, weil die Befragten nicht erleben können, inwieweit Verbesserungen umgesetzt werden und die Schule keine Rückmeldung zum Nutzen der gezogenen Schlüsse und eingeführten Neuerungen erhält. Selbstevaluationen im Zertifikatsbereich müssen so geplant werden, dass jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer mindestens einmal im Verlauf der Ausbildung befragt wird. Der Nutzen von Standardinstrumenten, die eine Vergleichbarkeit über Klassen und ggf. auch über mehrere Schuljahre hinweg ermöglichen, ist groß, sollte jedoch nicht verhindern, dass aktuelle Themen und Schwerpunkte aufgegriffen werden. 33

36 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 7.20 Teilnehmerinnen- und Teilnehmerbefragung Gemäß der AZAV muss die Schule über die oben beschriebenen Selbstevaluationen hinaus regelmäßig von Teilnehmenden in Maßnahmen Rückmeldungen über die Lehrkräfte einholen. Bei einem solchen Individualfeedback Selbstevaluation Teilnehmerbefragung Verfahren handelt es sich eindeutig nicht um Individualfeed- richtet sich an die richtet sich an die richtet sich an die Lehrkraft Schule Schule back, welches durch ein hohes Maß an Selbststeuerung gekennzeichnet ist. dient zuerst der persönlichen QE von Qualitätsdaten über Lehrkräfte dient der Erfassung erfasst Einschätzungen Die Teilnehmerbefragung als mündet in Maßnahmen schulischer QE entwicklung mündet in die mündet in Personal- Anforderung der AZAV ist so persönliche Personalentwicklung und umzusetzen, dass jede Klasse, eigene Unterrichtsentwicklung Daten werden in aggregierter Form zur Qualitätssicherung eingesetzt. in der geförderte Teilnehmende aufgenommen sind, einmal im Verlauf der Maßnahme jeder Impulse für die persönliche QE ihres Qualitätsmanagements Impulse für die Weiterentwicklung der Schule und Lehrkraft, die dort regelmäßig unterrichtet eine solche Rückmeldung geben kann. Ein Mus- Abbildung 21: Teilnehmerbefragung und Individualfeedback terverfahren der Teilnehmerbefragung und ein Musterinstrument wurden für die Schulen der Matrix in Baden-Württemberg mit dem Hauptpersonalrat der beruflichen Schulen und Vertretungen der Schulleitungen abgestimmt. Die Ergebnisse der Auswertung werden mit einem Mitglied der Schulleitung besprochen und Maßnahmen daraus abgeleitet. Die Dokumentation der Ergebnisse und abgeleiteten Maßnahmen wird bei der Schulleitung gesondert und abgeschlossen verwahrt. Durch verschiedene Aufzeichnungen wird die Durchführung der Teilnehmerbefragungen belegt: Monitorbogen für die Planung und Überprüfung der Durchführung von Teilnehmerbefragungen Allgemeine Instrumente der Teilnehmerbefragung für den Klassenunterricht Ergebnisse der Auswertung in gesonderter und verschlossener Ablage Ggf. Protokolle von Beratungsgesprächen Spezielle Instrumente der Teilnehmerbefragung beispielsweise für Teamunterricht oder Praxisunterricht Die Teilnehmerbefragungen müssen nur in jenen Klassen durchgeführt werden, die durch Aufnahme von geförderten Teilnehmenden zu Maßnahmen der Arbeitsförderung werden. Instrumente und schulisch abgestimmte Verfahren sind jedoch auch dann im zertifizierten Bereich der Schule vorzuhalten, wenn noch keine geförderten Teilnehmenden an der Schule aufgenommen sind. Verfahren und Instrumente sind in der Schule mit der örtlichen Personalvertretung abzustimmen. Inhaltliche Vorgaben der AZAV legen jedoch nahe, dass explizit verschiedene Aspekte des pädagogischen Handelns der Lehrkraft, also ihrer Unterrichtsvor- 34

37 Landesinstitut für Schulentwicklung bereitung, Durchführung und Leistungsrückmeldung sowie die Anstrengungen zur individuellen Förderung thematisiert werden müssen System der internen Überprüfung der Qualität interne Audits Die zertifizierte Matrix verfügt über ein System der internen Überprüfung. Eingeführt wurden folgende Verfahren: Interne Audits (mit Übermittlung der Berichte an die Schule sowie die gemeinsame Trägerstelle) durch das LS Audit-Reports (zum internen und externen Audit) durch die Schulen Zentrale Erfassung definierter Qualitätsdaten durch die gemeinsame Trägerstelle Zentrale Administration der geförderten Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der gemeinsamen Trägerstelle Selbstevaluation der gemeinsamen Trägerstelle Interne Datenerhebungen durch die Schulen unter Regie der gemeinsamen Trägerstelle Diese Verfahren stellen sicher, dass in der gesamten Matrix regelmäßig Daten über den Stand der Umsetzung der AZAV-Anforderungen erhoben werden. Ein Element von besonderer Bedeutung ist dabei das interne Audit, welches im Prinzip eine Gruppe von Verfahren umfasst. Eines davon wird als Vor-Ort-Besuch durch das Landesinstitut für Schulentwicklung (LS) bei jeder Schule einmalig durchgeführt, wenn die Schule der Matrix beitritt. Ein weiterer Anlass für ein internes Audit durch das LS ist die Ziehung einer Schule als Stichprobe für eine externe Begutachtung. Zur Vorbereitung wird immer ein internes Audit durch einen Vor- Ort-Besuch durchgeführt. Ein weiterer Grund für einen Vor-Ort-Besuch durch das LS kann eine spezielle Situation sein, die die Trägerstelle veranlasst, dass ein internes Audit in dieser Form durchgeführt werden sollte, beispielsweise nach einer umfassenden personellen Veränderung. Neben dem Vor-Ort-Besuch durch das Landesinstitut werden folgende weitere Verfahren (in Passung zur Audit-Norm ISO gemäß dem Grundsatz Out of Sight but Not Out of Mind ) etabliert: Selbstdeklaration (Erklärung der Schule zu definierten Themen und Fragen) Peer-Review (z. B. im Top-Flop-Verfahren) mit einer anderen Schule Stellvertreteraudit durch den AZAV-Beauftragten an der Schule Aufzeichnungsaudit (Übermittlung einer zentralen Übersicht über Q-Aktivitäten) Die gemeinsame Trägerstelle initiiert diese Verfahren, so dass sichergestellt ist, dass jede Schule der Matrix einmal jährlich einen intensiven Blick auf die Umsetzung der AZAV- Regelungen nimmt und dass die Ergebnisse als Steuerungswissen der Trägerstelle zur Verfügung stehen. Beispiel für einen Zyklus interner Audits an einer Schule. Jahr 1 nach Jahr 2 nach Jahr 3 nach Jahr 4 nach Jahr 5 nach Einstieg Einstieg Einstieg Einstieg Einstieg Audit durch Schule tritt bei und erhält internes Audit vor Ort Selbstdeklaration internes Audit audit vor Ort durch LS Peer-Review als Aufzeichnungs- Internes Audit AZAVdurch LS Beauftragten 35

38 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 7.22 Regelkommunikation Die Schule führt regelmäßig, mindestens jährlich, eine Auswertung aller vorliegenden Qualitätsdaten und deren Besprechung durch. Dabei ist sicherzustellen, dass alle Personen, die mit der Qualitätsentwicklung und Steuerung in der Schule und insbesondere im Zertifikatsbereich befasst sind, teilnehmen. Denkbares Gremium kann eine Steuergruppe sein, wenn diese entsprechend zusammengesetzt ist. Ziel ist es, mit einem systematischen Überblick den Stand der Qualitätssicherung zu ermitteln und Maßnahmen abzuleiten. Ein Verfahren dazu legt jede Schule der Matrix fest: Planung der Regelkommunikation Aufnahme der Regelkommunikation in das schulische Modell der Qualitätssicherung Festlegung der Teilnehmenden der Regelkommunikation Gemeinsame Trägerstelle AZAV Regelkommunikation QM Auswertung von Qualitätsdaten Projekte der Qualitätsverbesserung Selbstevaluation und internes Audit Unterstützung der Standorte und Teilnehmenden Leitbild Qualitätsziele Beschwerden Rechtliche Vorgaben Leitbild Schulen (Standorte) Projekte der Qualitätsverbesserung Regelkommunikation QM Auswertung von Qualitätsdaten Qualitätsziele Durchführung Bildungsangebote ( Maßnahmen) Selbstevaluationen Teilnehmerbefragung Rechtliche Vorgaben Internes Audit Beschwerden Teilnehmerinnen und Teilnehmer, schulische Partner, Betriebe, Anspruchsberechtigte der Schule Abbildung 22: QM-Modell der Matrix und Rolle der Regelkommunikation Die Schule führt Aufzeichnungen über Ergebnisse der Regelkommunikation. Die Schule führt Aufzeichnungen über die zugrunde liegenden Qualitätsdaten. Die Regelkommunikation schließt den schulischen Qualitätskreis von C (Check) nach A (Act) und ist ein verbindliches Element des Systems der Qualitätssicherung der Matrix. Als Themen der Regelkommunikation sind vorgegeben: Auswertung von Beschwerden Auswertung von Selbstevaluationen Ergebnisse der Arbeitsmarktbeobachtung Auditergebnisse Öffentliche Rückmeldungen über die Schule (z. B. Presseartikel) 36

39 Landesinstitut für Schulentwicklung 7.23 Konzepte der Arbeit mit schulischen Partnern In nahezu allen Bildungsgängen, die als Maßnahmen der Arbeitsförderung zugelassen sind, sind schulische Partner beteiligt. Sei es als Praktikumsstelle, Praxiseinrichtung, Betrieb, überbetrieblicher Bildungsträger oder indirekt im Rahmen von Technikerarbeiten, die in Betrieben erstellt werden. Die Schule muss ihre Partner identifizieren, mit denen sie gemeinsam auf das Ziel einer beruflichen Eingliederung hinwirkt. Partner sind hier neben den Eltern Betriebe sei es als Praktikumsstelle, Praxiseinrichtung, Ausbildungsbetrieb, überbetrieblicher Bildungsträger oder Betrieb, in dem Technikerarbeiten erstellt werden, örtliche Vereine (z. B. Gewerbeverein), Verbände (z. B. Arbeitgeber) oder Institutionen (z. B. Kammern, Bundesagentur für Arbeit), die ebenfalls Ziele der beruflichen Eingliederung verfolgen. Je nach Bildungsgang sind die Anforderungen an die Zusammenarbeit mit Partnern unterschiedlich. In der Qualitätsdokumentation muss festgelegt sein, wie die Schule regelmäßige Austauschtreffen mit Partnern sicherstellt, die Partner über wichtige schulische Belange und Veränderungen informiert, regelmäßig Rückmeldungen von betrieblichen Partnern einholt (siehe 7.18), ggf. Aufzeichnungen über die Bewertung betrieblicher Partner anlegt. Beispiel Persönliche Kontakte, werden ad hoc genutzt Tätigkeiten sind informell abgestimmt, werden spontan entschieden, Ergebnisse sind Resultate dieses Einzelfalls Individuell, Einzelinitiative Kontakte zu Partnern werden in einem Fall / von einer Teilgruppe / für ein Projekt systematisch genutzt Prozess wird geplant durchgeführt, Ergebnisse sind in gewissem Rahmen vorhersehbar und reproduzierbar Dokumentiertes Projekt, wiederholbar Verfahren und Kriterien für die Arbeit mit Partnern für unterschiedliche Anlässe beschrieben und verfügbar Prozess und Dokumente sind beschrieben, Verbindlichkeit ist hergestellt Schulweit eingeführt Regelhafte Kooperation, unabhängig von Einzelpersonen, Rückmeldungen eingeholt und genutzt. Schulweite Praxis des Verfahrens regelmäßige Evaluation und Überarbeitung gemeinsam mit Partnern Reifegrad der Prozesse Prozess ist beschrieben, eingeführt und evaluiert, Qualitätsdaten liegen vor, werden zur Verbesserung genutzt laufende Verbesserung mit dem Ziel der Exzellenz Act Check Plan Do Schulweit umgesetzt Unter Einbeziehung der Partner Abbildung 23: Modellhafte Darstellung der Reifegrade von Prozessen einer Schule Dies belegt die Schule mit Aufzeichnungen: Auflistung der identifizierten schulischen Partner Protokolle gemeinsamer Austauschtreffen Gemeinsame Veröffentlichungen Ggf. Ablage von Bewertungen von Betrieben Rückmeldungen aus Betrieben (siehe 7.18) 37

40 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 7.24 Konzepte individueller Förderung Der Begriff der individuellen Förderung ist im Kontext der AZAV anders belegt als in der Sprachverwendung des pädagogischen Systems der beruflichen Schulen. Der interne Anspruch an die pädagogische Qualitätsentwicklung im Konzept-OES ist im Basismodell zur individuellen Förderung beschrieben und deutlich umfangreicher. Die AZAV geht davon aus, dass eine Schule Förderangebote macht, die dem Bedarf der Schülerschaft entsprechen, um den erfolgreichen Abschluss zu unterstützen. Für die Erfüllung der grundsätzlichen Anforderungen gemäß der AZAV im Bereich der Angebote der beruflichen Aus- und Weiterbildung sind folgende Punkte unabdingbar: Kontinuität in der Betreuung von Schülerinnen und Schülern beispielsweise durch den Einsatz von Lehrkräften in konstanten Teams in einer Klasse über die Dauer der Ausbildung Auf die Klasse und den dortigen Leistungsstand abgestimmter Unterricht Angebote der Wiederholung und Unterstützung beim eigenständigen Lernen/Nachbereiten Festgelegte Erreichbarkeit der Lehrkräfte (sowohl in der Schule an definierten Punkten als auch per bzw. Telefon) Angebote der Differenzierung im Unterricht, z. B. durch den Einsatz von entsprechenden Methoden und Materialien Lernförderliche Rückmeldungen zum Leistungsstand (sowohl nach Klausuren und vor Zeugnissen als auch bei Bedarf) in Verbindung mit Angeboten der Unterstützung (z. B. durch Beratung) und Nutzung von Tools der Selbsteinschätzung Transparente Kriterien der Leistungsbewertung im Hinblick auf eine mögliche Selbsteinschätzung Vorhaltung und Bekanntmachung von Unterstützungsangeboten in der Schule (Beratungslehrkraft, Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter...) In Problemfällen pädagogische Interventionen mit dem Ziel der Unterstützung Maßnahmen gegen Fernbleiben vom Unterricht (beispielsweise auf individueller Ebene durch Rückfragen nach Fehlgründen) Gespräche in Problemfällen sowohl mit Betroffenen als auch im Kollegium Die Anforderungen der AZAV werden durch die übliche Praxis der Schulen in diesen Bereichen erfüllt. Es ist jedoch notwendig, diese Praxis auch nachweisen zu können. Durch verschiedene Aufzeichnungen werden die Maßnahmen der Schule im Bereich der individuellen Förderung belegt: Unterrichtstagebuch Dokumentation von Beratungen etc. in der Schülerakte Darstellung des Beratungsangebotes der Schule Protokolle von Beratungsgesprächen, Konferenzen, Arbeitsgruppen Konzepte des Methodenlernens Transparente und abgestimmte Bewertungskriterien Konzepte der Gestaltung von Einführungswochen Angebote von Förder- und Stützunterricht (auch in Kooperation mit anderen) 38

41 Landesinstitut für Schulentwicklung 7.25 Unterrichtsdokumentation und Fehlzeitenkonzept Die Dokumentation der Anwesenheit der Teilnehmenden und des vermittelten Unterrichtsstoffs ist der zentrale Nachweis für die korrekte Durchführung des Bildungsangebotes. Daher müssen in der Unterrichtsdokumentation laufend Fehlzeiten, Verspätungen, Entschuldigungen usw. eingetragen werden. Sie muss immer einen Überblick über Anwesenheit und Fehlzeiten ermöglichen. Der gehaltene Unterricht muss in Inhalt und Methode dokumentiert werden. Mit der kurzen Darstellung der Inhalte des Unterrichts wird die Passung zum Lehrplan belegt, mit der Methodendokumentation wird den didaktischen Prinzipien Rechnung getragen, die in den Lehrplänen verbindlich erklärt werden. Das Unterrichtstagebuch oder Klassenbuch/Kursheft muss mit dokumentenechter Tinte geführt werden. Bleistifteintragungen sind nicht erlaubt. Eine weitere Anforderung der AZAV ist es, durch geringe Fehlzeiten den Erfolg der Teilnehmenden zu sichern. Die Schule muss für den Umgang mit Fehlzeiten über abgestimmte Konzepte verfügen und Maßnahmen etablieren, die der Häufung von Fehlzeiten entgegenwirken. Durch verschiedene Aufzeichnungen werden die Unterrichtsdokumentation und der Umgang mit Fehlzeiten belegt: Unterrichtstagebuch Schülerblätter zur Fehlzeitenkontrolle Ggf. Protokolle von Beratungsgesprächen Konzepte der Vertretung und Material für Vertretungsstunden im Falle eines Ausfalls einer Lehrkraft Abgestimmte Regeln zur Entschuldigung und zum Umgang mit Fehlzeiten Fehlzeiten zu verhindern ist auch ein Auftrag an die Schule. Unterrichtsausfall muss vermieden werden, da jede Schülerstunde gemäß der Stundentafel zu geben ist. Die Bundesagentur vergütet diese Stunden vollumfänglich. Da immer wieder Lehrkräfte kurzfristig ausfallen werden, muss die Schule Konzepte vorhalten, die sicherstellen, dass die Lernzeit auch dann sinnvoll genutzt wird. Formen des selbstorganisierten Lernens sind dafür ein gutes Arrangement. Dabei muss die Schule eine Ansprechperson benannt haben und diese für die Schülerinnen und Schüler erreichbar sein, ein Raum und Lernmaterial müssen zur Verfügung stehen und der Auftrag pädagogisch und inhaltlich sinnvoll sein. Auch in dieser Lernzeit muss die Anwesenheit erfasst werden. Dies kann über Unterschriften z. B. im Sekretariat zum Stundenende erfolgen. Diese strikten Regeln sind vor dem Hintergrund leicht verständlich, dass sonst Stundenausfall und Hausaufgabe eine Art spezielles Geschäftsmodell von Bildungsträgern auf dem Markt der Maßnahmen der Arbeitsförderung werden könnten. 39

42 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 7.26 Teilnahmebescheinigung Die AZAV verlangt, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines Bildungsangebotes zum Schluss eine Teilnahmebescheinigung erhalten, welche Inhalt, Umfang und Ziel des Bildungsangebots darstellt. Bei der Matrixzertifizierung der öffentlichen beruflichen Schulen ist diese Anforderung durch die Vergabe von Zeugnissen abgedeckt. Zeugnisse geben sowohl Umfang als auch Inhalte und Ziele des Bildungsganges wieder, weil die hinterlegten Lehrpläne und Verordnungen zum jeweiligen Bildungsgang mit den Zeugnissen direkt korrespondieren. Wenn eine geförderte teilnehmende Person jedoch die Ausbildung zu einem Zeitpunkt abbricht, der nicht mit einer Zeugnisvergabe zusammenfällt, muss die Schule eine entsprechende Bescheinigung ausstellen Außendarstellung und Umgang mit dem Zertifikatslogo Schulen haben in der Regel ein Schullogo und eigene Rahmenvorgaben für die Gestaltung von Drucksachen, Informationsblättern, Webartikeln und so weiter. Die AZAV verlangt, dass die Schule definierte Mindestinformationen zu den angebotenen Bildungsangeboten veröffentlicht. Diese sind: Benennung und Art des Abschlusses Klare Bezeichnung, wenn es sich nur um die Vorbereitung auf eine externe Prüfung handelt Kurze Darstellung der wichtigsten Inhalte (ggf. zusätzlicher Verweis) Dauer des Bildungsganges sowohl in Unterrichtseinheiten (à 45 Minuten) und ggf. Praktikumsstunden (à 60 Minuten) als auch in Monaten bzw. Jahren Voraussichtliche Teilnehmerzahl in der Klasse (muss laut BA größer 15 und kleiner 30 sein) Verweis auf die Möglichkeit, einen Bildungsgutschein für die Teilnahme einzusetzen Hinweis auf die Schule als durchführende Stelle und ggf. weitere Partner, die an der Durchführung der Maßnahme beteiligt sind Kontaktadresse 40 Schulen dürfen das Zertifizierungssymbol der Matrix einsetzen. Dafür gelten folgende Regeln: Platzierung immer in der Nähe des Namens der Schule und des Geltungsbereichs des Zertifikats (z. B. Impressum etc.) bzw. in Zusammenhang mit der Maßnahmenbezeichnung, über die informiert wird. Veränderungen und Ergänzungen des Symbols sind nicht zulässig. Es darf nur das im AZAV-Portal zur Verfügung gestellte Symbol genutzt werden. Das Symbol IQ-Net darf niemals alleine stehen. Es muss immer neben dem Zertifizierungssymbol AZAV abgebildet sein. Aus Gründen der Transparenz muss die Zertifikatsnummer in der Nähe des Symbols platzieren werden. Sie lautet für die Schulmatrix in Baden-Württemberg AZAV.

43 Landesinstitut für Schulentwicklung 8. Zertifizierung als Beleg für die Einführung eines regelwerkkonformen QM 8.1 Wie läuft der konkrete Zertifizierungsprozess einer Schule ab? Eine Zertifizierung gemäß AZAV wird von einer akkreditierten Stelle ausgesprochen, einer sogenannten fachkundigen Stelle (FKS). Der Prozess einer Zertifizierung im Matrixverfahren gliedert sich dabei in folgende Schritte: Alle fünf Jahre: 1) Die gemeinsame Trägerstelle beauftragt eine akkreditierte Stelle mit dem Abschluss einer Zertifizierungsvereinbarung. Trägerstelle jährlich: 2) Die Trägerstelle übersendet Daten und spezielle Gegebenheiten der Matrix gemäß einem Fragebogen oder Formular an die Zertifizierungsstelle. 3) Die Trägerstelle übersendet Dokumente des Qualitätshandbuchs bzw. AZAV-Portals der gemeinsamen Trägerstelle an die Zertifizierungsstelle. 4) Die Zertifizierungsstelle analysiert die Dokumente und prüft den theoretischen Aufbau des QM-Systems und seine Weiterentwicklung (Systemanalyse). 5) Die Zertifizierungsstelle nimmt einen Vor-Ort-Besuch bei der Trägerstelle mit Rundgang, Interviews, Einsichtnahme in Aufzeichnungen und Dokumente sowie Beobachtungen vor Ort vor. Jährlich anhand einer Stichprobe: 6) Das LS führt ein internes Audit an den Schulstandorten gemäß interner Auditplanung der gemeinsamen Trägerstelle durch. 7) Die Zertifizierungsstelle prüft in einem Vor-Ort-Besuch (externes Audit) mit Schulrundgang, Interviews, Einsichtnahme in Aufzeichnungen und Dokumente die Umsetzung der AZAV-Anforderungen stellvertretend für alle Schulen der Matrix. 8) Die Auditoren der fachkundigen Stelle geben in einem Zwischen- bzw. Abschlussgespräch eine Rückmeldung an die Schule. 9) Die fachkundige Stelle erstellt einen Bericht mit Zertifizierungsentscheidung. 10) Übergabe des Zertifikats durch die fachkundige Stelle, wenn das Audit erfolgreich bestanden wurde, ansonsten Nachauditierung durch die fachkundige Stelle, wenn Abweichungen festgestellt wurden und nicht sofort durch geeignete Maßnahmen der Schule in Zusammenarbeit mit der gemeinsamen Trägerstelle geschlossen werden konnten. Im jährlichen Abstand findet ein beratendes Folgeaudit an der gemeinsamen Trägerstelle und bei einer Stichprobe von Schulen (vgl. 8.2) statt. Nach Ende der Laufzeit des Zertifikates (bei AZAV nach fünf Jahren) muss eine Rezertifizierung durch die gemeinsame Trägerstelle bei der fachkundigen Stelle beantragt werden. Die Rezertifizierung ist umfangreicher als ein Folgeaudit und hat weniger beratenden als eher prüfenden Charakter. 41

44 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 8.2 Was sind Überwachungs- und Folgeaudits? Folge- und Überwachungsaudits fokussieren einzelne Bereiche und Prozesse. Im jährlichen Abstand auditiert die fachkundige Stelle die zertifizierte Matrix durch Stichprobenprüfung und gibt Hinweise zur Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements. Wenn es zu Beschwerden über zertifizierte Schulen oder die gemeinsame Trägerstelle AZAV bei der akkreditierten Stelle kommt (z. B. dass die Schule Elemente ihres QM nicht im Alltag umsetzt) kann auch ein weiteres Zwischenaudit durchgeführt werden. Überwachungs- und Folgeaudits haben einen unterstützenden Charakter. 8.3 Wie läuft der Beitritt zur Matrix ab? Der Beitritt zur Matrix ist immer zu von der gemeinsamen Trägerstelle AZAV festgelegten und den Schulen mitgeteilten Stichtagen möglich. Aufnahmen in die Matrix erfolgen regelhaft zum Winter in einem Schuljahr. Für den Beitritt zur Matrix ist ein Beschluss der betroffenen Konferenz (z. B. Abteilung) notwendig, eine Zustimmung des örtlichen Personalrats sowie der Abschluss einer Vereinbarung mit der gemeinsamen Trägerstelle. Die gemeinsame Trägerstelle bietet Informationsveranstaltungen für die Beitrittsschulen zur Einführung in die Umsetzung der AZAV-Anforderungen an. Die Schule muss dann die relevanten Verfahren und Dokumente einführen. Nach dem Beitritt zur Matrix wird ein internes Audit an der Schule durchgeführt, um den Stand der Einführung zu ermitteln und noch notwendige Arbeiten zu identifizieren. Aus allen zum Stichtag beigetretenen Schulen (Matrix) wird durch die fachkundige Stelle eine Stichprobe ermittelt, die einer externen Auditierung unterzogen wird. Nach Abschluss der Stichprobenprüfung erhält die Matrix, d. h. die zum Stichtag angemeldeten Schulen, das Zertifikat, kann ab diesem Moment Maßnahmen der Arbeitsförderung anbieten und geförderte Teilnehmende als Schülerinnen und Schüler aufnehmen. 8.4 Wie kann eine Schule weitere Bereiche in das Zertifikat aufnehmen? Die Schule legt den Zertifikatsbereich beim Beitritt in die Matrix fest. Eine Veränderung ist möglich. Denkbar ist beispielsweise, dass neben der Fachschule für Technik, die ursprünglich im Zertifikatsbereich war, nun die Berufsschule aufgenommen werden soll, um eine Kooperation mit einem Bildungsträger zu realisieren. Eine Erweiterung des Zertifikatsbereiches einer Schule entspricht im Verfahren einer Neuaufnahme. Es ist ein Beschluss des betroffenen Bereiches der Schule notwendig, der örtliche Personalrat muss zustimmen und es wird ein internes Audit fällig. Ggf. muss auch ein externes Audit stattfinden. Beim externen Audit gilt wieder das Stichprobenverfahren unter allen Schulen, die zu dem Zeitpunkt der Änderung neu beitreten bzw. den Bereich erweitern. Es ist daher sinnvoll, Erweiterungen des Zertifikatsbereiches zeitlich so durchzuführen, dass diese parallel mit dem Verfahren der Neuaufnahme von Schulen in die Matrix liegen. Die gemeinsame Trägerstelle kündigt diese Zeitpunkte im AZAV-Portal im Bereich der Neuigkeiten an. 42

45 Landesinstitut für Schulentwicklung 8.5 Welche Folgen haben Verstöße gegen die Regeln einer Matrix? Eine Matrixzertifizierung basiert auf dem Prinzip der externen Stichprobenprüfung und der internen ständigen Qualitätssicherung. So wie eine gute Leistung im Rahmen eines externen Audits auf die Gesamtheit umgeschlagen wird, werden auch Verstöße als möglicherweise systematische Probleme gewertet. Im Rahmen der Audits wird dabei zwischen unterschiedlichen Schweregraden unterschieden: Potential Abweichungen schulisch systemisch schulisch systemisch Feststellung Hinweis an die Schule, eine Verbesserung erreichen zu können, wenn bestimmte Optimierungen durchgeführt werden Hinweis an die Trägerstelle auf Basis von Feststellungen an der Trägerstelle oder einigen Schulen, eine Verbesserung erreichen zu können, wenn bestimmte Optimierungen durchgeführt werden Feststellung, dass die Schule eine Anforderung der AZAV nicht erfüllt oder nicht so erfüllt, dass es regelkonform ist Feststellung, dass entweder die Trägerstelle durch ihre Vorgaben oder mehrere Schulen (auch mutmaßlich auf Basis der Feststellung an einer Schule) in einem Punkt die Anforderungen der AZAV nicht erfüllen Ableitung von Maßnahmen Die Schule entscheidet, ob sie das Potential ebenfalls sieht und ob der Nutzen im Verhältnis zum Aufwand steht. Die Schule entschließt sich bewusst für oder gegen die Umsetzung und dokumentiert dies im Rahmen der Regelkommunikation. Die Trägerstelle entscheidet, ob sie das Potential ebenfalls sieht und ob der Nutzen im Verhältnis zum Aufwand steht. Die Trägerstelle entschließt sich bewusst für oder gegen die Umsetzung und dokumentiert dies im Rahmen der Regelkommunikation. Die Schule muss die Abweichung schließen und deren Schließung nachweisen. Wenn die Schließung noch im Auditzeitraum nachgewiesen wird, dann kann das Audit noch bestanden werden. Die Trägerstelle bzw. die Schule (ggf. alle Schulen der Matrix) müssen die Abweichung schließen und die Schließung nachweisen. Es erfolgt eine Stichprobenauditierung an weiteren Standorten. Folge Potentiale haben keine Auswirkungen auf das Auditergebnis und die Zertifizierung. Die Abweichung wird im Bericht dokumentiert und schließt eine Zertifizierung so lange aus, bis die Abweichung behoben ist. Die Abweichung schließt eine Zertifizierung aus bzw. hebt die Gültigkeit des Zertifikats auf. Eine Schule kann also durch Verstoß gegen die Regeln der Matrix bewirken, dass die fachkundige Stelle den Verdacht hegt, dass es sich nicht um einen punktuellen Fehler der Schule handelt, sondern ein systematisches Problem vorliegen könnte. In diesem Fall werden weitere Stichprobenaudits angeordnet sowie die Aussetzung des gesamten Zertifikats verfügt. Werden im internen Audit Verstöße gegen die Regeln festgestellt, gilt grundsätzlich das gleiche und es werden die gleichen Bezeichnungen im Bericht verwendet. Wenn Abweichungen oder Potentiale z. B. durch Beschwerden oder Erhebungen entweder der Schule oder der gemeinsamen Trägerstelle zur Kenntnis gelangen, werden diese im Rahmen der Qualitätsentwicklung zum Anlass für Verbesserungen genommen. Dabei müssen Abweichungen behoben werden. Mit Potentialen muss sich die Schule nachvollziehbar auseinandersetzen 43

46 AZAV-Zertifizierung in der Matrix und kann dann ggf. auch zu dem Schluss kommen, dass eine Bearbeitung derzeitig nicht vorgenommen wird. Gemäß der Vereinbarung der Schule mit der gemeinsamen Trägerstelle AZAV kann eine Schule aus der Matrix ausgeschlossen werden, wenn sie durch Nichtbearbeitung festgestellter Abweichungen oder durch grundsätzlichen Verstoß gegen die Verfahren der Matrix das gesamte Zertifikat gefährdet. 8.6 Welche Beratungs- und Unterstützungsangebote gibt es? Die gemeinsame Trägerstelle AZAV stellt alle relevanten Informationen aktuell im Internet unter zur Verfügung. Alle Schulen der Matrix haben einen Zugang zum internen Bereich des Portals. Dort werden auch aktuelle Informationen zur Verfügung gestellt. Ein RSS-Feed kann abonniert werden. Darüber hinaus veröffentlicht die gemeinsame Trägerstelle in Kooperation mit dem LS Handreichungen. Für Schulen, die der Matrix beitreten wollen, sowie zu speziellen Themen bietet die gemeinsame Trägerstelle in Zusammenarbeit mit der Landesakademie für Fortbildung und Personalentwicklung an Schulen in Esslingen Informations- und Schulungsveranstaltungen an. Einladungen werden den Schulen jeweils zugestellt. Die Fachberaterinnen und Fachberater Schulentwicklung stehen den Schulen für die Beratung vor Ort zur Verfügung. Sie haben die Anforderungen der AZAV und deren Zusammenwirken mit den Maßnahmen der schulischen Qualitätsentwicklung im Blick und können sowohl individuelle Beratung an der Schule anbieten als auch das Themenfeld AZAV in Fortbildungen aus dem Bereich der Schulentwicklung einbinden. Information Fortbildungen Beratung Ressourcen Handbuch OES Zentrale Fortbildungsveranstaltungen OES-Referenten der Regierungspräsidien Entlastungsstunden Informationsveranstaltungen Regional angebotene Fortbildungen der Regierungspräsidien Fachberater Schulentwicklung Erfahrene Schulen und die beruflichen Seminare Abbildung 23: Bedarfsorientierte Angebote der Unterstützung Um OES erfolgreich umzusetzen steht den beruflichen Schulen ein umfangreiches Unterstützungssystem zur Verfügung: Zentral und regional angebotene Fortbildungen fördern z. B. die systematische Entwicklung pädagogischer und didaktischer Konzepte, die strategische Planung von Qualitätsentwicklungsvorhaben oder den Kompetenzaufbau im Umgang mit 44

47 Landesinstitut für Schulentwicklung OES-Instrumenten. Fachberater für Schulentwicklung begleiten die Entwicklungsprozesse vor Ort und ziehen dabei themenspezifisch weitere Expertinnen und Experten hinzu (Fachberaterinnen und Fachberater für Unterrichtsfächer, für individuelle Förderung, Expertinnen bzw. Experten der beruflichen Seminare oder erfahrene Kolleginnen und Kollegen erfahrener Schulen). Das LS stellt allen Schulen in Baden-Württemberg eine Online-Befragungsplattform (QUES) zur Verfügung, um Selbstevaluationsaktivitäten zu unterstützen. Ein Modul für die Teilnehmerbefragung durch einzelne Lehrkräfte ist ebenfalls verfügbar. Für die technische Unterstützung der schulischen Qualitätsdokumentation (SchuQWiki) gibt es eine Mustervorlage, die auch eine Verlinkung von Inhalten des AZAV-Portals zulässt. Interne Auditorinnen und Auditoren des LS sowie Fachreferenten stehen in Zusammenarbeit mit der gemeinsamen Trägerstelle und dem Kultusministerium für Vorträge bei schulübergreifenden Veranstaltungen, beispielsweise im Rahmen von OES-Drehscheiben zur Verfügung. Die gemeinsame Trägerstelle AZAV unterstützt in Kooperation mit dem Kultusministerium Schulen auch vor Ort bei der Diskussion und Beschlussfassung zum Beitritt zur Matrix beispielsweise durch Informationsvorträge in Konferenzen oder Teilnahme an Gesprächen der Leitungsebene. Die telefonische Erreichbarkeit ( ) der gemeinsamen Trägerstelle AZAV (auch in der unterrichtsfreien Zeit) sowie die Bedienung einer Funktions- -Adresse (azav@rps.bwl.de) für alle Fragen rund um das Themenfeld AZAV sichert schnelle und kompetente Hilfe. Auch das LS steht unter ( ) sowie einer -Adresse (azav@ls.kv.bwl.de) für Fragen zum Themenbereich AZAV mit dem Schwerpunkt internes Audit gerne zur Verfügung. 45

48 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 9. Administration von Maßnahmen der Schule 9.1 Zulassung von Maßnahmen 46 Die gemeinsame Trägerstelle AZAV beantragt gemeinsam mit den Standorten Maßnahmen in den durch das Zertifikat abgedeckten Bereichen sowie unter der Maßgabe der schulrechtlichen Regelungen. Maßnahmen werden nur für eingerichtete Bildungsgänge am Standort beantragt. Als Maßnahmen der Arbeitsförderung an Schulen der Matrix können die eingerichteten und staatlich beaufsichtigten Bildungsangebote zum Zwecke der Aufnahme von geförderten Teilnehmerinnen und Teilnehmern zugelassen werden. Daher gelten in den Maßnahmen alle Regelungen und Vorgaben (z. B. Lehrpläne, Prüfungsordnungen), die im jeweiligen Bildungsgang Gültigkeit haben. Die Trägerstelle sammelt die gemeldeten Bildungsangebote der Schulen und nimmt die Maßnahmen innerhalb des Zertifikatsbereichs in eine sogenannte Meldedatei auf. Die Angaben hierzu beinhalten eine prägnante Beschreibung der Bildungsziele sowie die korrekte Bezeichnung der Maßnahmen bzw. der Abschlüsse mit den Klassenbezeichnungen aus dem Schlüssel und Abkürzungsverzeichnis. Die Angaben über die zu erteilenden Theoriestunden sowie über mögliche Praktikumsstunden werden durch die Trägerstelle dem Lehrplan entnommen und übertragen. Die Maßnahmekosten ermittelt die gemeinsame Trägerstelle AZAV auf Basis einer Vollkostenkalkulation, die die Richtsätze der Sachkostenerstattung, der durchschnittlichen Personalkosten und der üblicherweise anfallenden Overheadkosten sowie spezifischer besonderer Aufwendungen berücksichtigt, beispielsweise anteilige Deputatsstunden für eine Betreuung im Praxiseinsatz. Der Stundensatz je Schülerin bzw. Schüler und Unterrichtseinheit darf, einer Vorgabe der Bundesagentur für Arbeit zufolge, bei keiner Maßnahme höher sein als der des Bundesdurchschnittskostensatzes (BDKS), den die Bundesagentur für Arbeit ermittelt und veröffentlicht. Bei deutlicher Unter- oder Überschreitung des BDKS wird das Prüfverfahren von der fachkundigen Stelle abgebrochen und die Unterlagen an die Bundesagentur zur gesonderten Prüfung weitergeleitet. Eine schriftliche Begründung der Maßnahmenkosten muss ggf. vorgelegt werden. Bei den Bildungsangeboten der Schulen der Matrix wird von der gemeinsamen Trägerstelle daher das faktische Kostenlimit durch den BDKS eingehalten. Für die Zertifizierung der Maßnahmen zieht die fachkundige Stelle Stichproben aus der Meldedatei. Die Schulen unterstützen die gemeinsame Trägerstelle bei der Zulassung der Maßnahmen, indem sie für die einzureichenden Pflichtdokumente im Zulassungsverfahren auf Anforderung der gemeinsamen Trägerstelle AZAV schulische Unterlagen zur Verfügung stellen. Einzureichende Pflichtdokumente durch die gemeinsame Trägerstelle sind: Antrag auf Maßnahmenzulassung Detaillierte Kalkulation der Maßnahmenkosten Erhebungsbogen Anlage Unterrichtsräume, Ausstattung, Unterrichtsmittel Lehrplan mit Stundentafel und Erläuterungen zur Umsetzung Prüfungsordnung, Ausbildungsordnung

49 Landesinstitut für Schulentwicklung Stundenplan inkl. Pausenzeiten und vermittelten Lehrinhalten Musterzeugnis bzw. Zertifikat oder Teilnahmebestätigung Mustervertrag mit Teilnehmern an der Bildungsmaßnahme (inkl. Rücktritts- und Kündigungsrechte ggf. über AGB) Muster Praktikumsverträge für externe Praktika KURSNET-Ausdruck (falls Eintrag in KURSNET bereits erfolgt) Informationsmaterial an potenzielle Teilnehmende inkl. Pflichtangaben: UE der theoretischen sowie der Praktikums-Stunden Vermerk der Förderung durch BGS Beginn und Dauer der Ausbildung Vorgesehene Teilnehmerzahl Maßnahmeinhalte und korrekte Bezeichnung des Abschlusses Zulassungs- oder Aufnahmevoraussetzungen Organigramm der gemeinsamen Trägerstelle und Matrix Alle Dokumente müssen mit der Meldedatei Übereinstimmung finden und in der Begriffsverwendung der der fachkundigen Stelle entsprechen. Sofern dies zutrifft, werden diese auf elektronischem Weg der zuständigen Stelle zur Begutachtung durch die gemeinsame Trägerstelle übermittelt. Nach erfolgreichem Durchlauf interner Prozesse der fachkundigen Stelle werden die Maßnahmen durch die fachkundige Stelle zugelassen, was in Form eines Maßnahmezertifikats der gemeinsamen Trägerstelle bestätigt wird. Die gemeinsame Trägerstelle veröffentlicht das Maßnahmezertifikat und sorgt für eine Übertragung der zugelassenen Angebote in die zentrale Datenbank KURSNET der Bundesagentur für Arbeit, mit der sowohl Beratende als auch Kunden der Bundesagentur sich über förderfähige Angebote informieren können. Sobald die Maßnahmen zugelassen sind, können geförderte Teilnehmende in die entsprechenden Bildungsangebote der Schulen aufgenommen werden. 9.2 Aufnahme von Teilnehmenden mit Bildungsgutschein Wenn sich potentielle Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit einem Bildungsgutschein melden, so kann die Schule, sofern sie über freie Plätze in den entsprechenden Bildungsgängen (Maßnahmen) verfügt, diese aufnehmen. Vor einer Zusage zur Aufnahme in die Maßnahme muss ein individuelles Beratungsgespräch durch die aufnehmende Schule durchgeführt werden. Das Gespräch wird in einem Protokollbogen dokumentiert und von allen Gesprächsteilnehmern unterzeichnet. Es ist daher sinnvoll, vor dem Aufnahmegespräch alle notwendigen Dokumente (Teilnahmevertrag, Aufnahmeberatung) vorzubereiten. Sollten die Voraussetzungen sowohl formaler Art als auch auf Basis des Gespräches eine erfolgreiche Teilnahme erwarten lassen, wird der ausgefüllte Teilnahmevertrag gemeinsam besprochen und unterzeichnet. Eine Kopie des Teilnahmevertrages wird der Maßnahmeteilnehmerin/dem Maßnahmeteilnehmer übergeben. 47

50 AZAV-Zertifizierung in der Matrix Alle gefertigten Dokumente sowie das Protokoll der Aufnahmeberatung werden der Schülerakte beigefügt und dienen der pädagogischen Beratung in der Anfangsphase der Maßnahme. Für die Aufnahme von geförderten Teilnehmenden müssen daher in der Schule nachweisbar sein: Verfahren der Aufnahme von Schülerinnen und Schülern Notwendige Dokumente zur Prüfung der Voraussetzungen Protokoll der Aufnahmeberatung Teilnahmevertrag Meldung der Kontaktdaten des Teilnehmenden Ggf. Praktikumsvertrag Die Schule nimmt den Bildungsgutschein entgegen und leitet ihn unausgefüllt an die gemeinsame Trägerstelle weiter, bevorzugt eingescannt als PDF-Dokument per an oder per Fax an ( ), legt den originalen Bildungsgutschein in der Schülerakte ab und händigt ihn auf keinen Fall wieder aus, um zu verhindern, dass er ein weiteres Mal eingesetzt wird. Die Schule übermittelt neben dem Bildungsgutschein auch den Blockplan sowie die regelhaften Unterrichtszeiten an die gemeinsame Trägerstelle. Das Verfahren ist in einer Prozesskette dargestellt: 48

51 Landesinstitut für Schulentwicklung Person tritt mit Bildungsgutschein an die Schule heran. Prüfung, ob Platz im Bildungsangebot vorhanden bzw. Aufnahme möglich Vorhanden? nein Ablehnung der Aufnahme Zertifiziert? nein Standortmeldung und Zertifizierung Schüleraufnahme gemäß dem Prozess des AZAV-Portals mit Dokumentation Aufnahme? nein Ablehnung der Aufnahme Ausfertigung Teilnahmevertrag Gegenseitige Unterzeichnung Übermittlung Bildungsgutschein (unausgefüllt) und Blockplan an Trägerstelle, Trägerstelle bearbeitet Kurzfragebogen Trägerstelle übermittelt Maßnahmenummer im ausgefüllten Bildungsgutschein, sobald diese erteilt ist, an Schule. Trägerstelle übermittelt ausgefüllten Bildungsgutschein im Original an zuständige Stelle der Bundesagentur. Klasse mit diesem Teilnehmenden wird zur Maßnahme. Unterricht gemäß Lehrplan und Maßnahmezertifikat Unterrichtsdokumentation Durchführung von Teilnehmerbefragungen in der Maßnahme Fehlzeitenkonzept für Teilnehmende mit Meldung an Arbeitsagentur und gemeinsame Trägerstelle AZAV Individuelle Förderung Teilnehmender im Falle auftretender Förderbedarfe Beendigung der Maßnahme durch erfolgreiche Prüfung (Zeugnis) Beendigung der Maßnahme durch Abgang (qualifizierte Bescheinigung) Maßnahmeabschluss, Erhebung der Erfolgsdaten 49

52 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 9.3 Abrechnung von Bildungsgutscheinen durch die Trägerstelle Die von den Schulen übermittelten Bildungsgutscheine (BGS) werden in der Trägerstelle registriert und in einem BGS-Journal geführt. Jeder Kunde der Bundesagentur für Arbeit verfügt über eine Kundennummer, die im dortigen Verwaltungssystem zur eindeutigen Identifikation dient, damit zu jeder Zeit Informationen zu den Teilnehmenden gefunden werden können. Zur Abrechnung eines BGS ist eine Maßnahmenummer notwendig. Diese wird von der Trägerstelle bei der BA beantragt. Im Maßnahmezertifikat sind alle gemeldeten Maßnahmen mit Informationen, die für die Abrechnung notwendig sind, (theoretische UE, Praktikum UE, Stundensatz ) hinterlegt. Sobald die Maßnahmenummer durch das Dokument Maßnahmebogen der BA in der Trägerstelle eingeht, wird auf dem BGS die Maßnahmenummer eingetragen und an den ausstellenden Ansprechpartner bei der BA oder beim Jobcenter zurückgesendet. Dieser bucht den BGS mit der Maßnahmenummer ein. Die Kosten des Lehrgangs werden in monatlichen Raten nachlaufend auf das angegebene Konto der Landesoberkasse einbezahlt. Die Zahlungseingänge werden von der Trägerstelle regelmäßig überprüft. Die Angaben zum Beginn und Ende der Maßnahmen sind für die Teilnehmenden wichtig und müssen ggf. mit einem Ausbildungsvertrag übereinstimmen. Bedeutend sind die Angaben auch, da die Teilnehmenden für die Anwesenheitstage Leistungen (Fahrtgelder usw.) beziehen können. Was bedeutet im Bildungsgutschein im Rahmen von WeGebAU? Die Maßnahmen Altenpflege oder Altenpflegehilfe können von der BA auch im Rahmen von WeGebAU finanziert werden. Dabei werden neben den Teilnehmenden (z. B. durch Bewilligung von Betreuungskosten oder Fahrtgeld) auch die Einrichtungen über einen Arbeitsentgeltzuschuss unterstützt. Hierfür muss die Einrichtung mit der BA in Kontakt treten. Die BA übermittelt der gemeinsamen Trägerstelle das Formular Trägerbescheinigung zum Antrag auf Arbeitsentgeltzuschuss. Sollte in der Schule ein Antrag auf Trägerbescheinigung eingehen, so wird dieser an die gemeinsame Trägerstelle übermittelt. Teilnehmende mit einem solchen Bildungsgutschein können genau wie andere Teilnehmende mit Bildungsgutscheinen an der Schule aufgenommen werden. Sollten Schülerinnen oder Schüler von einer WeGebAU-Förderung betroffen sein, jedoch keinen Bildungsgutschein für den theoretischen Anteil der Ausbildung erhalten haben (Kann- Leistung), dann gelten diese Schülerinnen und Schüler nicht als Teilnehmende einer geförderten Maßnahme im Sinne der Matrix. Die Klasse ist dann keine Maßnahme, eine Zertifizierung wäre nicht erforderlich. Es hat sich jedoch etabliert, dass die Agenturen für Arbeit vor Ort auch für WeGebAU-Maßnahmen einen Bildungsgutschein für die Schule ausstellen. 50

53 Landesinstitut für Schulentwicklung 9.4 Erstattung von Sachkosten Die Schule teilt der Teilnehmerin bzw. dem Teilnehmer mit, welches Lernmaterial benötigt wird. Gegebenenfalls beschafft die Schule das entsprechende Material über einen gemeinsamen Einkauf. Sonst beschafft die Teilnehmerin bzw. der Teilnehmer selbst das notwendige Material. Die Rechnung wird dem Formular zur Kostenerstattung durch den Teilnehmenden beigelegt und das Formular korrekt ausgefüllt. Kostenerstattungen für Teilnehmende können beispielsweise auch Seminarkosten, Dozentengelder, Exkursionsbeiträge usw. sein. Die Berechtigung ergibt sich aus der Notwendigkeit für die erfolgreiche Teilnahme an der Maßnahme. Die Schule bestätigt den Antrag auf Kostenerstattung durch Schulstempel und Unterschrift. Sie bestätigt damit gleichzeitig die Notwendigkeit der Anschaffung für die Maßnahme. Bei zentraler Beschaffung durch die Schule kann die Kostenerstattung auch durch die Schule selbst eingereicht werden. Dann kann statt des Formulars eine Rechnung der Beschaffung mit einem Vermerk zu den betroffenen Teilnehmerinnen und Teilnehmern bzw. der betroffenen Maßnahme gemacht werden. Die Erstattung erfolgt dann auf das angegebene Konto bzw. direkt auf das Konto des Rechnungsstellers. Die Trägerstelle prüft die Berechtigung der angefallenen Kosten durch Abgleich mit dem Maßnahmezweck, der Maßnahmenkalkulation sowie dem Maßnahmenkonto hinsichtlich einer möglichen Doppeleinreichung. Bei Rückfragen wendet sich die Trägerstelle an die einreichende Person bzw. an die Schule. Auf dem Maßnahmenkonto wird die Auszahlung vermerkt. 9.5 Neueinrichtung von Maßnahmen Alle zugelassenen Maßnahmen der Matrix sind im AZAV-Portal einsehbar. Sollte es durch Einrichtung neuer Bildungsangebote in den Schulen oder der Ausstellung von Bildungsgutscheinen für Bildungsangebote, die noch nicht als Maßnahme zugelassen sind, zu einem Bedarf weiterer Maßnahmezulassungen kommen, nimmt die gemeinsame Trägerstelle diesen Wunsch auf und sorgt für eine Maßnahmezertifizierung bei der fachkundigen Stelle. Dafür wird die gemeinsame Trägerstelle ggf. Dokumente der Schule anfordern: Stundenplan, Blockplan und Unterrichtszeiten Informationsmaterial (siehe 7.27) Ggf. Schulversuchsbestimmungen und ergänzende Unterlagen Ggf. weitere Unterlagen zur Ausstattung und zu pädagogischen Konzepten der Schule Dieses gilt insbesondere für eingerichtete Schulversuche. 51

54 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 9.6 Geförderte Teilnehmerinnen und Teilnehmer anderer Mittelgeber Neben der Bundesagentur für Arbeit sind weitere Mittelgeber (siehe 6.4) an der Förderung von Bildungsmaßnahmen der Fort- und Weiterbildung beteiligt. Auch bei den durch diese Institutionen geförderten Teilnehmerinnen und Teilnehmern spielt das AZAV-Zertifikat eine Rolle. Wenn sich Teilnehmerinnen oder Teilnehmer dieser Mittelgeber an die Schule wenden, um in ein Bildungsangebot aufgenommen zu werden, so muss die Aufnahme solcher Teilnehmenden den Regelwerken der AZAV entsprechen. Die Teilnehmenden werden in einer Einzelfallzulassung zum Bildungsangebot vom Mittelgeber zugelassen, das bedeutet, dass die Mittelgeber keinen BGS ausstellen, sondern eine Einzelfallzulassung in einer Mitteilung an den Bewerber verfügen. Teilnehmende sollen bei der Aufnahme ihre Korrespondenz zu ihrer Einzelfallzulassung an der Schule abgeben. Die Dokumente werden vollständig an die gemeinsame Trägerstelle übermittelt. Die Trägerstelle nimmt mit den entsprechenden Akteuren Kontakt auf, klärt Fragen und rechnet die Maßnahmekosten ab. Für die Schule ist es insofern unerheblich, von welchem Mittelgeber die Teilnehmenden gefördert werden. Bei Abbruch durch den Teilnehmenden nimmt die Schule Kontakt mit der gemeinsamen Trägerstelle auf. (siehe 6.4 Die Akteure der Arbeitsförderung) 52

55 Landesinstitut für Schulentwicklung 10. Administration von Maßnahmen in Kooperation 10.1 Abschluss von Kooperationsverträgen Maßnahmen der beruflichen Fort- und Weiterbildung im Geltungsbereich des BBiG müssen in Kooperation zwischen zertifizierten Bildungsträgern (siehe Kapitel 6.7) und Berufsschulen durchgeführt werden, wobei der zertifizierte Bildungsträger die Rolle des Betriebes im Rahmen der Lernortkooperation übernimmt. Der Bildungsträger ist als Träger der Maßnahme gegenüber der Bundesagentur für Arbeit oder dem kommunalen Jobcenter gesamtverantwortlich. Formell lagert er auf Basis der Paragraphen 21 und 176 des SGB III einen Teil der Maßnahme an die Berufsschule aus, was die Pflicht zur Zertifizierung derer einschließt, an die ausgelagert wird, wenn deren Anteil nicht unerheblich (< 10 Prozent) ist. Der Berufsschulunterricht ist weder vom Zeitumfang noch von seiner inhaltlichen Stellung als unerheblicher Teil einer Ausbildung zu betrachten. Diese refinanziert der Bildungsträger durch die Kostensätze, die die Bundesagentur erstattet. Damit eine solche Auslagerung erfolgen kann, muss eine formale Kooperation für die Durchführung der Maßnahme abgeschlossen werden. Diese wird mit einer schriftlichen Vereinbarung fixiert, welche die gemeinsame Trägerstelle vorbereitet, wenn die Schule eine geplante Kooperation mit einem Bildungsträger meldet. Mit Unterzeichnung der Kooperationsvereinbarung ist sichergestellt, dass sowohl der Bildungsträger als auch die öffentliche berufliche Schule die Einhaltung der Regelungen einer AZAV-Zertifizierung sicherstellen, so dass im Falle einer Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit sowohl im ausgelagerten Teil der Maßnahme als auch in dem durch den Bildungsträger selbst durchgeführten Anteil alle notwendigen Kriterien der Qualitätssicherung erfüllt werden. Dem Bildungsträger obliegt es dabei, die korrekte Auswahl und Aufnahme der Teilnehmenden sicherzustellen und die Arbeitsmarktrelevanz bei der Gesamtkonstruktion der Maßnahme zu beachten. Der Erfolg des Bildungsträgers muss sich an der Quote messen lassen, wie viele Teilnehmende durch die Maßnahme eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung aufnehmen können. Da die Berufsschule keinen solchen expliziten Vermittlungsauftrag hat, wird sie an den Prüfungsleistungen und der Abschlussquote sowie einer geringen Fehlzeiten- und Abbruchquote gemessen, wenngleich unbestritten ist, dass solche Kennzahlen nur beschränkte Aussagekraft über die schulische Qualität haben. Von der geldgebenden Institution her gedacht, handelt es sich um die relevanten Parameter. Da die gesamte Maßnahme den praktischen sowie den theoretischen Ausbildungsanteil umfasst, ist der Berufsschulunterricht auch Gegenstand der Kostenerstattung der Bundesagentur für Arbeit, die dem Bildungsträger zusteht. Da durch die Zertifizierungspflicht der Berufsschule in dieser Konstellation nicht unerheblicher Aufwand entsteht, stellt die gemeinsame Trägerstelle dem Bildungsträger eine Rechnung über die ausgelagerten Maßnahmeanteile. Das Verfahren ist in einer Ereignisprozesskette dargestellt: 53

56 AZAV-Zertifizierung in der Matrix Bildungsträger tritt mit Kooperationsangebot an die Schule heran Prüfung, ob Platz im Bildungsangebot vorhanden bzw. Aufnahme möglich Vorhanden? nein Ablehnung der Aufnahme Zertifiziert? nein Standortmeldung und Zertifizierung Übermittlung der vorgesehen Kooperation an die gemeinsame Trägerstelle (Partner, Bildungsgang, Zeitraum) Ausfertigung Kooperationsvertrag durch die gemeinsame Trägerstelle und Übersendung an die Schule Zustimmung Bildungsträger? nein ggf. Anpassung Maßnahmezertifikat Bildungsträger ggf. Anpassung Kooperationsvertrag durch gemeinsame Trägerstelle Abschluss des Kooperationsvertrages mit dem Bildungsträger durch die Schule Schüleraufnahme gemäß dem üblichen Prozess der Schule einer Aufnahme in der Berufsschule Klasse mit Teilnehmenden gemäß Kooperationsvertrag wird zur Maßnahme. Unterricht gemäß Lehrplan und Maßnahmezertifikat Unterrichtsdokumentation Prüfungsdurchführung Durchführung von Teilnehmerbefragungen in der Maßnahme Fehlzeitenkonzept für Teilnehmende mit Meldung an Bildungsträger Individuelle Förderung Teilnehmender im Falle auftretender Förderbedarfe Veränderung Teilnehmerzahl? ja Meldung an gemeinsame Trägerstelle AZAV Rechnungsstellung gemäß Kooperationsvertrag durch die gemeinsame Trägerstelle Maßnahmeabschluss, Erhebung der Erfolgsdaten 54

57 Landesinstitut für Schulentwicklung 10.2 Durchführung der gemeinsamen Maßnahmen Da der Bildungsträger die Rolle des Betriebes in der vorgeschriebenen Lernortkooperation innehat, gelten für eine gemeinsame Durchführung einer Maßnahme andere Festlegungen als wenn beispielsweise eine Fachschule eine geförderte teilnehmende Person aufnimmt. Gemäß den AZAV-Richtlinien ist die Schule verpflichtet, eine Rückmeldung von Betrieben einzuholen. Diese Rückmeldung muss vom kooperierenden Bildungsträger eingeholt werden. Eine gute Möglichkeit ist die Etablierung eines regelhaften und protokollierten Austausches, da auch der Bildungsträger Rückmeldungen einholen muss. Dieses Austauschforum kann auch dazu dienen, gegenseitig über die bei der jeweilig anderen Seite eingegangenen Beschwerden zu informieren, im Sinne einer individuellen Förderung der Teilnehmenden, Problemfälle und Besonderheiten pädagogischer Art zu besprechen sowie gemeinsame Aktivitäten der Selbstevaluation bei den Teilnehmenden zu planen und auszuwerten. Ein weiterer wichtiger Punkt sollte die Koordination von Unterstützungsangeboten sein, da Berufsausbildungen die Bundesagentur für Arbeit nur in verkürzter Form fördert, Teilnehmende somit in der Regel im zweiten Lehrjahr einsteigen müssen. Insbesondere wenn mehrere Teilnehmende einer Maßnahme eines Bildungsträgers an der Schule sind, lohnt dieses Austauschforum. Analog zum Ausbildungsbetrieb hat auch der Bildungsträger ein Recht auf eine schnelle Information, wenn Teilnehmende nicht zum Berufsschulunterricht erscheinen. Die geförderten Teilnehmenden erhalten als Schülerinnen und Schüler der Berufsschule die gleichen Leistungen wie andere Schülerinnen und Schüler hinsichtlich beispielsweise der Lernmittel. Es ist auch hier vorgeschrieben, dass die Lernmittel in den Besitz der Teilnehmenden übergehen. Der Schulträger erhält dafür Kostenersatz gegen Rechnung von der gemeinsamen Trägerstelle AZAV. Zum Schuljahresende fragt die gemeinsame Trägerstelle AZAV die Anzahl der Teilnehmenden und die Anzahl der erbrachten Stunden ab. Aus diesen Werten wird die Abrechnung mit dem Bildungsträger erstellt. Eine Schule kann mit unterschiedlichen Bildungsträgern in unterschiedlichen Bereichen oder auch in den gleichen Klassen Kooperationen eingehen. 55

58 AZAV-Zertifizierung in der Matrix 11. Erfahrungsberichte von zwei Schulen die an der Matrixzertifizierung teilnehmen 11.1 Matrixzertifizierung nach AZAV an der Helen-Keller-Schule in Weinheim von Franziska Rüter Anfragen von Personen mit Bildungsgutscheinen und Interesse an unserem Ausbildungsangebot hatten wir in den letzten Jahren häufiger. Diese durften wir jedoch nicht aufnehmen kaum eine öffentliche berufliche Schule war zertifiziert. Sehr wohl sollten wir jedoch am Ende der Ausbildung die Prüfungen dieser Personen abnehmen. Schon lange haben wir dies bemängelt und uns intensiv bei den verschiedensten Gremien für eine Zertifizierung der öffentlichen Schulen eingesetzt. Umso mehr haben wir uns gefreut, als wir im Herbst 2013 erfahren haben, dass eine Zertifizierung nach AZAV kommen soll und wir uns zertifizieren lassen können. Und dann ging alles ganz schnell. Informationsveranstaltungen zur geplanten Matrixzertifizierung gaben uns erste Einblicke in das Zertifizierungsverfahren. Zunächst musste ein/e AZAV-Beauftragte/r bestimmt werden. Da wir Bildungsgutscheinanfragen in der Vergangenheit sowohl für die Ausbildung zur Erzieherin/zum Erzieher (Fachschule für Sozialpädagogik (FSP) als auch für die Berufsfachschule für Altenpflege und Altenpflegehilfe (AP) hatten, haben wir die Abteilungsleiterin der FSP zur AZAV-Beauftragten benannt. Und dann kam die Nachricht: Die Helen- Keller-Schule war als eine von 15 Stichprobenschulen für das externe Audit, das nach einem internen Audit durchgeführt werden sollte, gelost worden. Wir schrieben Februar 2014, die beiden Audits sollten im Mai 2014 stattfinden. Um den kurz drohenden Anfall von Panik zu vermeiden, haben wir uns die Checklisten des AZAV- Portals mit den angeforderten Audit-Bereichen angesehen und festgestellt, dass wir die meisten Anforderungen im Rahmen des OES- Prozesses bereits umsetzen. Nun hieß es also, die Anforderungen zu bündeln und Aufgaben zu verteilen. Wir haben zunächst ein AZAV-Team gebildet. Da wir AZAV als einen Teil des Qualitätsentwicklungsprozesses der HKS sehen, entstand das AZAV-Team aus Personen, die auch im QM-Team sind: die Abteilungsleiterin der FSP, gleichzeitig unsere AZAV-Beauftragte die Abteilungsleiterin der AP zur Steuerung des AZAV-Prozesses in ihrer Abteilung die Schulleiterin als Zertifizierungsverantwortliche die stellvertretende Schulleiterin als Zuständige für das Qualitätshandbuch der Schule Als Team haben wir im April 2014 an einer sehr hilfreichen Fortbildungsveranstaltung für die Stichprobenschulen zu AZAV an der Landesakademie in Esslingen teilgenommen und es zeichnete sich eine Aufgabenverteilung ab. Denn die Zeit war extrem kurz für die viele Arbeit (sehr hilfreich war dabei für uns das AZAV-Portal!). 56

59 Landesinstitut für Schulentwicklung Folgende Aufgabenverteilung haben wir abgesprochen: Schulleiterin, Frau Haushalter: Formalien, Verträge und Maßnahmenanträge Erstinformation der Lehrkräfte Stellv. Schulleiterin, Frau Rüter: Einrichtung eines AZAV-Bereichs für die Dokumentenlenkung im QHB (Doku-Wiki) Einarbeitung der Checkliste für das interne Audit als Übersicht über alle benötigten Formulare mit den entsprechende Dokumentennummern Erstellung der Prozesse zu den Teilnehmerbefragungen und den SEVs bei Teilnehmern und Betrieben Beide Abteilungsleiterinnen, Frau Helbig und Frau Mütze-Bopp: Füllung der Formulare mit Inhalten, die dann in das QHB eingebunden wurden Umsetzung der ersten Schritte in ihren Abteilungen Als eine Hürde haben wir die Teilnehmerbefragung in der vorgesehenen Form angesehen. Das Schüler-Lehrer-Feedback ist schon seit Jahren verbindlich an der Helen-Keller-Schule eingeführt. Die in der AZAV-Zertifizierung angelegte Teilnehmerbefragung hat durch den vorgegebenen Fragebogen und die Verpflichtung des Rückmeldegespräches mit der Schulleitung jedoch eine andere Dimension für die Lehrkräfte. Daher wollten wir das selber testen. Wenn wir auch noch keine Maßnahmenteilnehmer mit Bildungsgutscheinen hatten, machten sich das AZAV-Team und einzelne freiwillige, interessierte Lehrkräfte bereits im April 2014 daran, die Teilnehmerbefragungen und die SEVs durchzuführen. Dabei wurden Hürden z. B. bei der Auswertung erkannt und überlegt, wie diese ausgeräumt werden könnten. Die Abteilungsleiterinnen und die stellv. SL haben ihr Rückmeldegespräch mit der Schulleiterin geführt, die teilnehmenden Lehrkräfte mit ihrer jeweiligen Abteilungsleiterin. Für alle Beteiligte brachte dieser Probedurchlauf interessante Erfahrungen und für die Etablierung des Verfahrens war es hilfreich, die Rückmeldegespräche selber durchgeführt zu haben. Die Ergebnisse der SEVs bei den Betrieben (sie wurden im Rahmen von Anleitertreffen durchgeführt) und bei den Schülern flossen in die Regelkommunikation des QE-Teams ein, notwendige Maßnahmen wurden abgeleitet. Erst aber stand nun Anfang Mai das interne Audit auf dem Programm. Leichte Nervosität machte sich breit auch wenn wir wussten, dass wir alles getan hatten, was in der Kürze der Zeit für uns möglich war ( ganz nebenbei liefen ja noch die Abiturprüfungen und die Prüfungszeiträume der Ausbildungen begannen). Das interne Audit haben wir als sehr positiv erlebt. Wir waren als gesamtes AZAV- Team dabei, konnten alles zeigen, was gefordert wurde, und haben ein sehr positives Feedback mit zwei Empfehlungen bekommen. Puh, die erste Hürde war geschafft die beiden Empfehlungen wurden in den kommenden zwei Wochen umgesetzt. Mit dieser Rückmeldung sind wir dann schon deutlich gelassener in das externe Audit gegangen. Es war wiederum das gesamte AZAV-Team dabei, als die gemeinsame Trägerstelle mit der externen Auditorin von der DQS uns besuchte. Es lief gut, wir haben die Zertifizierung ohne 57

60 AZAV-Zertifizierung in der Matrix Abweichung von der geforderten Norm geschafft. Im ersten freudigen Impuls wurden unsere AZAV-Ordner in den Schrank gestellt; um sie dann sehr schnell wieder herauszuholen, da es nicht lange dauerte, bis wir die ersten Bildungsgutscheine erhalten haben. Nun hieß es, von der Theorie für die Zertifizierung hin zur Praxis im Umgang mit unseren neuen Maßnahmeteilnehmern und der Umsetzung der Anforderungen für zertifizierte Maßnahmen zu kommen. Immerhin haben wir bereits elf Teilnehmer, die meisten in der Berufsfachschule für Altenpflege und Altenpflegehilfe. Und nach anfänglichen Stolpersteinen läuft der Umgang mit eintreffenden Bildungsgutscheinen immer runder. Von der Agentur für Arbeit wurden wir angefragt, eine Informationsveranstaltung für bis zu 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Voraussetzungen und Möglichkeiten von Bildungsgutscheinen an den zertifizierten Schulen zu halten. Wir rechnen infolgedessen mit einer steigenden Anzahl an Teilnehmern mit Bildungsgutscheinen und freuen uns, dass die viele Arbeit nicht nur für die Theorie war, sondern in der Praxis auch gut angenommen wird. Viel Arbeit bleibt es weiterhin vor allem für die Abteilungsleiterinnen. 58