Weiterbildungslehrgang Veranstaltungsmanager/-in (IHK) Sommer 2012

Transkript

1 Weiterbildungslehrgang Veranstaltungsmanager/-in (IHK) Sommer 2012 Zielsetzung: Inhalte: Dieser Lehrgang richtet sich an Assistenten, Sekretärinnen und Mitarbeiter auf Unternehmens-, Dienstleister- und Locationseite, die sich in den Bereichen Planung, Organisation und Durchführung von Tagungen, Konferenzen und anderen Veranstaltungen das für ihre Aufgabe notwendige Fach- und Praxiswissen aneignen möchten. Idealerweise verfügen die Teilnehmer über erste Erfahrungen im Tagungsbereich, in der Hotellerie, im Tourismus oder in der Veranstaltungsorganisation. Neben dieser Zielgruppe richtet sich der Lehrgang an Quer-Einsteiger und erfahrene Mitarbeiter aus den genannten Branchen, die sich weiter qualifizieren und ihre berufliche Weiterbildung durch das Erwerben des Zertifikats durch die Akademie Messe Frankfurt sowie dem IHK Bildungszentrum Frankfurt am Main belegen möchten. Die Aufgaben, die man bei der Organisation von Veranstaltungen erfüllen muss, sind breit gefächert. Als Grobgliederung für diesen Lehrgang bieten sich folgende Bereiche: Grundlagen des Veranstaltungsmanagements Veranstaltungsziele und Zielgruppen Recherche, Auswahl und Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern Budgetierung und Kostenkontrolle Veranstaltungs- und Vertragsrecht Veranstaltungswerbung und Einladung Kommunikations- und Telefontraining Erfolgsmessung von Veranstaltungen Aufbau: Der berufsbegleitende Lehrgang umfasst 12 Unterrichtstage. Diese finden jeweils 14-tägig samstags und sonntags statt. Insgesamt umfasst der Lehrgang 96 Unterrichtseinheiten. Voraussetzungen zum Erhalt des Zertifikats: Der Lehrgang umfasst insgesamt 96 Unterrichtseinheiten. Die Teilnehmer müssen an 80 % des Präsenzunterrichts teilgenommen und den schriftlichen Abschlusstest des IHK Bildungszentrums Frankfurt am Main bestanden haben. Zielgruppe: Voraussetzungen: Mitarbeiter und Verantwortliche aus den Bereichen Sekretariat, Assistenz, Veranstaltungsmanagement, Vertrieb, PR, die mit der Organisation und Durchführungen von z.b. Seminaren, Tagungen, Kongressen und weiteren Veranstaltungen betraut sind oder dies künftig sein werden. Aber auch für Mitarbeiter von Tagungs- und Konferenzhotels sowie Veranstaltungslocations ist diese Weiterbildung von besonderem Nutzen. Die Teilnehmer sollten über Abitur oder eine abgeschlossene kaufmännische, technische oder gastgewerbliche Ausbildung und eine mindestens zweijährige Berufserfahrung verfügen. Von größter Bedeutung sind Organisations- und Kommunikationstalent sowie Kontaktfreude. Daneben sollten sie Grundlagen der englischen Sprache sowie die MS-Office-Paket beherrschen.

2 Bedarf: Laut einer Studie des GCB (German Convention Bureau) steht Deutschland als Tagungs- und Kongressziel in Europa ganz oben. Verbunden mit dieser Attraktivität sind eine überraschende Wachstumsdynamik und positive Arbeitsplatz-Effekte. Um 17 % konnten Geschäftsreisen mit und ohne Übernachtung zuletzt zulegen. Wobei die Studie ebenfalls belegt, dass jede zweite Reise der Weiterbildung dient. Die Messe Frankfurt Bundesweit bieten Veranstaltungsstätten (ab 100 Personen im größten Saal) Personen eine Vollzeitbeschäftigung. Spitzenreiter sind die Ballungsräume. An erster Stelle liegt Berlin, gefolgt vom Rhein- Main-Gebiet. Der Hotel-Guide Rhein-Main führt 471 Hotels auf, die Frankfurter Tourismus und Kongress GmbH bietet 168 Häuser an. Auf dieser Grundlage bieten immer mehr Hotels, Veranstaltungshäuser, Location- Anbieter und Veranstaltungsdienstleister spezielle Services rund um den Veranstaltungsmarkt. Hinzu kommen gerade in Frankfurt mit seinen zahlreichen Dienstleistungsunternehmen, Banken und Beratungshäuser eine nicht unerhebliche Zahl an firmeninternen Meetings, Tagungen und Schulungen. Kongresse, Konferenzen und Seminare müssen perfekt geplant werden um reibungslos stattfinden zu können. Dies lässt auf einen hohen Bedarf an speziell geschulten Mitarbeiter schließen. Die Messe Frankfurt erschließt Ausstellern internationale Märkte für ihre Produkte. Als der weltweit größte Messekonzern mit eigenem Gelände sind wir in mehr als 150 Ländern für unsere Kunden präsent. Als aufmerksamer Gastgeber kümmern wir uns vor, während und nach den Messen intensiv um unsere Aussteller, Besucher und Gäste und zwar überall in der Welt. Aus unserer Tradition und unserem Selbstverständnis heraus arbeiten wir wie eine globale Manufaktur. Unsere erfolgreichen Messen entstehen durch detailgetreue Handarbeit und den erfolgreichen Einsatz unserer Mitarbeiter. Mehr als 1700 Experten weltweit machen jede unserer Messen zu einem Unikat. Jeder von ihnen bringt seine speziellen Fähigkeiten ein. An jedem Standort werden die Veranstaltungen sorgfältig vorbereitet, geplant und durchgeführt. Als globale Manufaktur vereinigt die Messe Frankfurt höchste Qualität mit Nähe und Internationalität bei jeder Messe, ganz gleich ob in einer der weltweit 28 Tochtergesellschaften, bei den über 50 Internationalen Vertriebspartnern oder am Heimatstandort Frankfurt. Bei uns wird Internationalität gelebt. An über 30 Standorten finden das ganze Jahr über Veranstaltungen made by Messe Frankfurt statt. Allein im Jahr 2010 haben wir insgesamt 88 Messen, davon 52 im Ausland durchgeführt fanden in Frankfurt 31 Messen mit über Ausstellern und rund 1,47 Millionen Besuchern statt. Hinzu kamen 93 Kongresse und Tagungen mit rund Teilnehmern. Daneben verfügt die Messe Frankfurt auf ihrem Gelände über eines der bekanntesten Konzert- und Veranstaltungshäuser im Rhein-Main-Gebiet, die Festhalle. Die traditionsreiche und vielseitige Festhalle war der Hauptveranstaltungsort für 52 kulturelle, sportliche oder gesellschaftliche Events, zu denen rund Besucher kamen.

3 Lehrgangsdauer: Damit die Teilnehmer /-innen Fehltage bei ihren Arbeitgebern vermeiden, finden die Unterrichtseinheiten alle zwei Wochen samstags und sonntags, statt. Der Lehrgang beginnt am 11. August Der schriftliche Test erfolgt ca. zwei Wochen nach dem letzten Modul Mitte Dezember 2012 bzw. nach Absprache mit den Teilnehmern ca Uhr, inkl. 1 Std. Mittagspause Anmeldeschluss: Gebühr: Vier Wochen vor Lehrgangsbeginn 2550 Euro inkl. der Gebühr für den Abschlusstest beim IHK Bildungszentrum Frankfurt am Main. Die Referenten: Bei unseren Referenten handelt es sich ausschließlich um Experten auf ihrem Gebiet, die überwiegend bereits seit mehreren Jahren für die Akademie Messe Frankfurt tätig sind. Die Vitae der Referenten senden wir Ihnen gerne zu. Lehrgangsleitung: Melanie von Graeve (Event-Management-Ökonom VWA) ist die hauptverantwortliche Lehrgangsleiterin, die durch den gesamten Lehrgang führt. Melanie von Graeve ist Inhaberin der Agentur DKTS Der Konferenz- und TagungsService in Frankfurt und seit vielen Jahren als Referentin, Dozentin und Autorin zu den Themen Veranstaltungsorganisation, Eventmanagement sowie Messen und Ausstellungen tätig. Für ihre Referenten- und Dozententätigkeit wurde sie bereits mehrfach ausgezeichnet, unter anderem mit dem CONGA-AWARD 2007 als beste Referentin Deutschlands.

4 Lehrplan Sommer 2012 Änderungen vorbehalten Tagungen, Konferenzen und Veranstaltungen: Markt und Bedürfnisse Melanie von Graeve Volkswirtschaftliche Bedeutung des Veranstaltungsmarkts Das Berufsbild der/der Konferenz- und Veranstaltungskoordinator/-in Erwartungen an eine Veranstaltung aus Anbieter- und Nutzersicht Die Aufgaben der Veranstaltungsassistentin gegenüber Auftraggebern und Teilnehmern Definition Veranstaltungen: Welche Veranstaltungsformen gibt es? Strukturen und Organisationen in der Veranstaltungswirtschaft Dienstleister in der Konferenz- und Veranstaltungsbranche Organisationen und Verbände Das Veranstaltungsprojekt Instrumente zur Veranstaltungsorganisation Professionelle Veranstaltungssteuerung Definition Projekt-Arbeit Die Grundlagen des Projektmanagements Die Aufgaben des Projektleiters/Projektteam Die Methoden der Projektarbeit Die Werkzeuge der Projektarbeit Kosten, Termine, Kontrolle Aufbau eines Projekt-Teams Präsentation von Projekt-Ergebnissen Wichtige Informationsquellen im Bereich der Veranstaltungsorganisation Melanie von Graeve Veranstaltungskonzeption und realisierung Sven Classen Veranstaltungsziele definieren Zielgruppen erkennen und erreichen Definition der Location welche Location ist für welche Veranstaltungsziele geeignet Die Bedeutung der Infrastruktur des Veranstaltungshauses Recherche, Auswahlverfahren und Zusammenarbeit von externen Dienstleistern Zusammenarbeit mit Agenturen: Briefing und Rebriefing Das Veranstaltungskonzept Veranstaltungsmotto - Der rote Faden für die Veranstaltung Detaillierte Planung der Veranstaltung aus Veranstalter- und Besuchersicht Verhandlungen mit Hotels und Kongress-Häusern: Tagungspauschalen und Storno-Bedingungen Organisatorische Absprachen durchführen und überwachen Arbeitshilfen wie Ablaufpläne und Regiebücher Veranstaltungskonzeption und realisierung in der Praxis Sven Classen

5 Rhetorik und Kommunikation Christa Schiffer Sprachgestaltung und Artikulation, Gestik, Mimik und Körperhaltung Professionell argumentieren: Vom Small Talk bis zum Krisengespräch Fokus Kunde Kunden- und Dienstleisteransprüche richtig erkennen Anspruchsvolle Verkaufsgespräche meistern: Einwand- und Fragetechniken Verhandlungstechniken: Aufbau und Phasen einer Verhandlung Schlagfertigkeitsmethoden für Kundengespräche Konfliktmanagement Souveräner Umgang mit Störungen Umgang mit extremen Kundenanforderungen - Brisante Kundengespräche richtig führen Reklamationskunden: Beruhigendes und professionelles Vorgehen Veranstaltungsrecht- und Versicherungsrecht Vertragsarten im Veranstaltungsbereich Stornobedingungen von Hotels, Locations und Künstlern AGB und Teilnehmer-Stornierung Versammlungsstättenverordnung / Gewerbeordnung Notwendige Genehmigungen Arbeitsrechtliche Aspekte Urheber-, wettbewerbs- und medienrechtliche Bezüge Haftungsfragen Versicherungen Umgang mit typischen Schäden Teilnehmerhandling, Teilnehmermanagement Checklisten und Instrumente für ein optimales Teilnehmerhandling Telefonmarketing und seine rechtliche Basis Psychologie in der Telekommunikation Der erfolgreiche Telefon-Dialog: Gesprächsskripte erstellen Faktoren für die erfolgreiche Telefonterminierung Gesprächsabschluss: Strukturiertes, zielorientiertes Telefonieren Gesprächslenkung durch aktives Zuhören Professionelle Fragetechniken Reaktion auf Kundeneinwände Negativformulierungen vermeiden Vermeiden von Killeraussagen Schwierige Situationen am Telefon Beschwerdemanagement Elmar Funke Christa Schiffer Budgetierung und Kostenkontrolle Melanie von Graeve Kostenarten und Kostenstellen Kosten- und Leistungsrechnung Kostenplanung und Budgeterstellung Einnahmearten bei Veranstaltungen Sponsoring: Potentielle Sponsoren ermitteln und überzeugen Kontinuierliche Kostenverfolgung und Soll- / Ist-Vergleich Typische Kostenfallen und Einsparungsmöglichkeiten im Veranstaltungsbereich

6 Telefontraining zu Verkauf, Buchung und Rückfragen Telefonmarketing und seine rechtliche Basis Psychologie in der Telekommunikation Der erfolgreiche Telefon-Dialog: Gesprächsskripte erstellen Faktoren für die erfolgreiche Telefonterminierung Gesprächsabschluss: Strukturiertes, zielorientiertes Telefonieren Gesprächslenkung durch aktives Zuhören Professionelle Fragetechniken Reaktion auf Kundeneinwände Negativformulierungen vermeiden Vermeiden von Killeraussagen Schwierige Situationen am Telefon Beschwerdemanagement Christa Schiffer Christa Schiffer/Andrea Pick Persönlichkeitsentwicklung und Arbeitstechniken Souveränitätstraining für Veranstaltungsmanager/-innen Auf der Bühne: Begrüßungsrede und Anmoderation Die Bedeutung der non-verbalen Kommunikation Umgang mit Lampenfieber Guest-Management: Moderne Umgangsformen, Dresscode, Verhaltensknigge Souveräner Umgang mit VIPs sowie mit problematischen/kritischen Personen Arbeitsorganisation: Professionell Arbeiten mit Aktivitäten-Checklisten Zeitmanagement: Prioritäten setzen und erfolgreich planen - Professionelles Delegieren - Aufgaben delegieren und deren Ausführung sicherstellen Individuelles Stressmanagement Mentale Ressourcen nutzen Konferenz- und Veranstaltungstechnik Niels Jäger Warum Sie die räumlichen und technischen Gegebenheit vor Ort unbedingt kennen sollten Umfangreiche Erläuterung von Fachbegriffen Der Umgang mit Konferenz- und Tagungstechnik Planung konkreter Veranstaltungskomponenten Angebots-Check der Dienstleister Lichtgestaltung und -technik Audio-Technik und visuelle Medien Strom Bühnentechnik Rechtsnormen und Vorschriften in der Veranstaltungstechnik

7 Melanie von Graeve Effiziente Veranstaltungsnachbereitung - Erfolgskontrolle & Qualitätssicherung Aufgaben bei der Veranstaltungsnachbereitung Feedbackgespräche mit Dienstleistern und Referenten Auswertung von Teilnehmerfragebögen Rechnungskontrolle und Abrechnung (Agenturen, Künstler, Catering etc.) ROI-Betrachtung: Erfolgskontrolle und Erfolgsmessung Auswertung der Zielerreichung und Konsequenzen Bewertung des Veranstaltungserfolgs Durchführung eines Qualitäts-Audits Nachbereitung der Veranstaltung als Qualitätskontrolle Abschlussbericht Inhalt und Nutzen für Folgeveranstaltungen Schriftlicher Abschlusstest voraussichtlich zwei Wochen nach dem letzten Lehrgangsmodul im November 2012.