Wiki-Einsatz in der Bundesverwaltung

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1 egov Fokus 1/2011: Verwaltung 2.0, mit Facebook, Wikis und partizipativen Budgets in die Zukunft Wiki-Einsatz in der Bundesverwaltung Thomas Kiener April 2011 Inhalt 1. Wiki verstehen 2. Wiki in der Bundesverwaltung 3. Wiki einführen + Checklisten Teil 1: Wiki verstehen Web 2.0 und Wiki Idee und Funktionsweise Abgrenzung CMS/Wiki Wiki-Einsatzgebiete Wiki-Einsatz in der Bundesverwaltung Thomas Kiener, April

2 Web 2.0 und Wiki Wiki Verschlagwortung durch Nutzer Empfehlungstools Soziale Netze Mitwirkung nutzerfreundlich Web 2.0 Gestaltung medienübergreifend wiederverwendbar Audio Video Mobilität einfacher Datenaustausch Blog Einfachheit im Fokus offene Schnittstellen datenzentriert Mikroformate Freude beim Nutzen asynchrone Datenkommunikation (AJAX) wirtschaftlich Standardisierung Web-Standards The Long Tail Partnerprogramme Trennung von Form und Inhalt (CSS) Original: Thomas Kiener, April Die Wiki-Grundidee Problemstellung Problem 1: Wissen und Informationen sind verteilt und oft nicht zur rechten Zeit am rechten Ort verfügbar Problem 2: konventionelle Informations-Systeme sind träge und viele wichtige Daten können deshalb nicht erfasst werden Lösungsvariante Web 2.0 alle können Inhalte erstellen und bearbeiten die Inhalte sind damit tendenziell sehr umfassend und aktuell Wikis sind Applikationen für dezentrale, freie Bearbeitung Wiki stammt aus dem Hawaiischen und bedeutet schnell Wikipedia ist DAS Vorbild auch für betriebliche Wikis Thomas Kiener, April

3 Unterschiede CMS Wiki CMS ( Web 1.0 ) Wiki ( Web 2.0 ) Zielsetzung Repräs. Amt/Themen Wissens-Management Redaktion der Inhalte Redaktionsteam tendenziell alle Fokus der Inhalte Themen-Struktur Einzelthemen im zeitlichen Kontext Kategorien hierarchisch (Baum) flach bis heterarchisch (Netz-Struktur) Inhaltserschliessung primär Navigation primär Suche Inhalt Text, Bild, Datei, Multimedia etc. Text und Bild Mehrsprachigkeit Oberfläche + Inhalte nur Oberfläche WYSIWYG-Editieren Ja (+ HTML) Ja + Wiki-Syntax Risiken/ Nachteile fehlende Inhalte und Aktualität fragmentierte Inhalte ( Datenfriedhof ) Thomas Kiener, April Wiki Einsatzgebiete Wikis im Internet Enzyklopädie gemäss dem Vorbild Wikipedia Themen-Portale mit viel Inhalt (Text und Bild) Wikis im betrieblichen Einsatz generell: Wiki als ergänzendes Medium zu bestehenden Systemen Wiki als partizipativ orientierte Informations-Plattform Wikis haben den Fokus auf Themen und Teams inhaltlich: Dokumentation, Handbücher, Prozessbeschreibungen etc. Projekt-Websites, Support-/FAQ-Seiten etc. Thomas Kiener, April

4 Teil 2: Wiki in der Bundesverwaltung Wiki-Oberfläche BIT-Wiki Funktionalität BIT-Wiki Wikis in der Bundesverwaltung Thomas Kiener, April Wiki-Oberfläche BIT-Wiki Servicenavigation Usernavigation Inhaltserstellung Linknavigation Seitennavigation Suche Hauptnavigation Thomas Kiener, April

5 Funktionalität BIT-Wiki Spezifische Wiki-Funktionalität für betrieblichen Einsatz Wiki im Internet und Intranet Einhaltung von CD Bund, Usability Bund und Weisung Informatik-Sicherheit Bund (WISB) Mehrsprachigkeit der Oberfläche (Inhalte gemischt-sprachig) minimale Rollen: Administrator, Redaktor und Leser flexibler Zugriffsschutz (mit/ohne Login für Lesen/Schreiben) Selbstregistrierung (meist Einschränkung nach Amt) WYSIWYG-Texteditor Closed User Groups (CUG) Funktionen zur Überwachung und Qualitätssicherung Thomas Kiener, April Wikis in der Bundesverwaltung Überblick Produkt Wiki BIT (Intranet: 18, Internet: 7) + andere Wikis Ausgewählte Wikis BIT: amtsweites Wiki ohne spezifischen Fokus und temporär: Projekt-Wiki für ein grösseres Projekt BIT CMS-Wiki: Handbuch CMS UVEK-Amt: Wissensmanagement für mehrere Abteilungen UVEK-Amt: GEVER-Handbuch EVD-Amt: FAQ und Antworten für Bürger-Anfragen EDI-Amt: Projekt-Wiki (mehrere Projekte) EFD-Amt: Abläufe und Verfahren für die Vollzugspraxis EFD-Amt : Informationsaustausch für HERMES-Benutzer. Thomas Kiener, April

6 Teil 3: Wiki einführen Wiki und Unternehmenskultur Wiki und Organisation Wiki und Inhalt Wiki einführen Wie haben es andere gemacht? Thomas Kiener, April Wiki und Unternehmenskultur Wiki und Unternehmenskultur Wikis sind wichtige Werkzeuge des Wissensmanagements ein funktionierendes Wissensmanagement baut auf Menschen ( Faktor Mensch ) Je flacher und teamorientierter ein Unternehmen geführt ist, je konstruktiver Mitarbeiter sind und je (hyper-) textbasierter das Wissen im Unternehmen vorliegt, desto besser eignen sich Wikis als Wissensmanagementtool Abstract zu Bachner H.; Wiki-Systeme als Wissensmanagementtools (GRIN Verlag 2007) Fragen zur Unternehmenskultur Ist das explizite Gestalten von Informationen und Wissen ein Thema und wird dies durch die Linie unterstützt? Sind Mitarbeitende vorhanden, die bereit sind, ihr Wissen zu teilen und regelmässig Inhalte zu erfassen/aktualisieren? Thomas Kiener, April

7 Wiki und Organisation Wiki und organisatorische Aspekte Wikis erfüllen einen Zweck und sollen Prozesse unterstützen erfolgreiche Wikis sind organisatorisch eingebettet und es bestehen definierte Verantwortlichkeiten Organisatorische Fragen welche Prozesse sollen durch das Wiki unterstützt werden? wie dient das Wiki der Unterstützung dieser Prozesse? welche Bereiche der Organisation sind im Wiki vertreten? wer ist verantwortlich für die organisatorisch-inhaltliche Koordination, für die Bereinigung der Inhalte usw.? wo steht das Wiki (Intra-/Internet), wer betreibt das Wiki und welche visuellen und sicherheits-technischen Vorgaben bestehen? Thomas Kiener, April Wiki und Inhalte Inhalte von Wikis Wikis enthalten verbindende und beschreibende Inhalte von bestehenden Inhalten/Quellen (kein Copy&Paste!) Datei-Dokumente werden nur eingefügt, wenn diese sonst nicht abgelegt werden können (primär: Verlinkung) Inhaltliche Fragen welche Daten werden im Wiki abgelegt? welche Daten werden nicht/nie im Wiki abgelegt? (Abgrenzung zu Speichermedien (DMS, File-Share, Intranet) wie werden Inhalte dargestellt und strukturiert (Kategorien) wer hat (lesend/schreibend) Zugriff auf das Wiki und auf welche Inhalte (CUG)? ist Selbstregistration möglich? Thomas Kiener, April

8 Wiki einführen 1. Voraussetzungen schaffen (durch Initiatoren) Positionierung von Wissensmanagement und Wiki Definieren der organisatorischen Einbettung: - übergeordnete Überlegungen - konkrete Einsatzgebiete (Tipp: klein beginnen!) mit Fokus auf die Unterstützung von Prozessen - Abgrenzung: was gehört ins Wiki was nicht? Unterstützung durch die Linie sicherstellen ( grünes Licht ) 2. Beginnen Team der Wiki-Verantwortlichen bilden (Multiplikatoren) Installation Wiki (Wikis sind Standardprodukte) Lobbying für ein Wiki auf Ebene Bereich/Abteilung Prozess Wiki einführen Thomas Kiener, April Wie haben es die Kunden gemacht? Praktisch alle haben bottom up in einem Bereich begonnen haben eine Person, die den Lead übernimmt (=Initiatoren) Die erfolgreichen Wikis sind organisatorisch klar positioniert und haben ein Ziel sind in die Prozesse des Betriebs integriert haben Personen, die für die Inhalte verantwortlich sind Die weniger erfolgreichen Wikis sind organisatorisch unklar positioniert erfüllen keinen konkreten Zweck haben keine Personen, die für das Wiki inhaltlich verantwortlich sind und dafür freigestellt werden Thomas Kiener, April

9 Diskussion Kontakt: / Telefon: 031/ Thomas Kiener, April Checkliste Wiki-Einführung: Umfeld Fragestellung Antworten Anwendungsbereich bzw. organisatorische Ebene Unterstützte Prozesse bzw. zu lösende Aufgaben Klären der Unternehmenskultur (Unterstützung Linie/Mitarbeitende) Organisatorische Voraussetzungen (Verantwortlichkeit für System/ Inhalte) Technische Voraussetzungen (Sicherheits-Vorgaben, Schnittstellen zu WebDAV, Sharepoint usw.) Multiplikatoren (motivierte Power-User) Thomas Kiener, April

10 Checkliste Wiki-Einführung: Wikisystem Fragestellung Wiki-Software evaluieren (muss für Amt/Dienstleister betreibbar sein, z.b. PHP/.NET/JAVA, Datenbank MySQL/MS SQL etc.) Netzzone (Internet/ Intranet) Antworten Opensource z.b. Mediawiki - kommerzielle z.b. Confluence Vorgaben CD und Usability Sprachen der Oberfläche und die Behandlung der Inhalte Rollen im Wiki mindestens die Rollen Adminstrator, Editor und Leser Art des Zugriffsschutzes allg. und der Selbstregistrierung Funktionen der Überwachung und Qualitätssicherung Thomas Kiener, April Checkliste Wiki-Einführung: Inhalte Fragestellung Antworten Fachlicher Fokus der Inhalte (z.b. Lebensmittel-Zusatzstoffe) Inhalts-Typen (z.b. Handbuch und Kundenanfragen) Abgrenzung zu bestehenden Systemen: was kommt ins Wiki, was nicht? Medientypen: Text, Bild, File-Dokumente (auch hier abgrenzen; umschreiben und verlinken wichtiger als copy&paste) Strukturierung: Kategorien und Tags Darstellung: Templates für einheitlich darzustellende Inhalts-Elemente Geschützte Bereiche (CUG) Hilfestellung für Wiki-Mitarbeitende (z.b. Handbuch mit Richtlinien etc.) Thomas Kiener, April