Kommunikation Phone: Mail: Web:

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1 Geschäftsführer Mathias Weisheit Prof. Dr. Uwe Straubel Adresse Wilhelm-Külz-Straße Schmalkalden Kommunikation Phone: Mail: Web: Amtsgericht Jena, HRB Steuernr Ust.-ID-Nr. DE Bankverbindung Rhön-Rennsteig-Sparkasse BLZ: Konto: CETIMA_WSD 3.9 Qualitätssicherung im Web 2.0 Hauptfunktionen Automatische Verarbeitung von Jahresauswertungen zu Qualitätssicherungsvorgängen Generierung von Formularen im Word-Format für den strukturierten Dialog EDV-gestützter strukturierter Dialog / gemeinsame Bearbeitung von Formularen (Workflow) Nutzerbezogene Bereitstellung von Informationen, Auswertungen und Dokumenten Verwaltung der medizinischen Einrichtungen Nutzer- und Rechteverwaltung Neuerungen in Version 3.9 Erweiterung des Imports der All-Data-20 um folgende Felder: o Beobachtete Rate o Erwartete Rate und o Quotient von Sentinel Events Verwendung dieser Felder in den QS-Vorgängen, Recherchelisten und als Textmarken in den Vorlagen für die Erzeugung von Dokumentenmappen Vorteile Hohe Akzeptanz durch Nutzer der medizinischen Einrichtungen (einfache Bedienung, keine Softwareinstallation, kein Eingriff in eigene Organisationsprozesse) Keine zusätzlichen Kosten für die medizinischen Einrichtungen Zentral organisiert durch arbeitsteilige Bearbeitung Komplette Kontrolle über den Qualitätssicherungsprozess Einsetzbar auf unterschiedlichen Betriebssystemen (Windows, Linux, Mac) Anpassbar

2 Ablauf des strukturierten Dialoges Ausgangslage ist der einmalige Import der Qualitätsindikatoren-Datenbank (QIDB) für ein spezifiziertes Geschäftsjahr. Anschließend können die Ist- und Soll-Statistiken importiert und die Dokumentationsraten generiert werden. Die Auswertungen und Ergebnisse der externen stationären Qualitätssicherung und die dazugehörigen Patientenvorgangsnummern der Jahresauswertungen stehen als zwei getrennte Text-Dateien (All-Data-20 und ilog) je Leistungsbereich zur Verfügung und werden in das WSD-Portal übernommen. Durch die automatische Auswertung und Verarbeitung dieser Daten werden die QS-Vorgänge mit den medizinischen Einrichtungen generiert, deren Einstufung außerhalb oder signifikant außerhalb liegen. Anschließend werden die nötigen Formulare mit IK-Nr., Leistungsbereich, Kennzahl und Referenzbereich sowie Ergebnis für jeden Standort des Krankenhauses erzeugt (MS Word-kompatibles Format). Als nächstes kann der QS-Dialog mit den betroffenen Einrichtungen ausgelöst werden. Nach vorgegebener Frist der Landesgeschäftsstelle für Qualitätssicherung (LQS) werden diese durch die Verantwortlichen der medizinischen Einrichtungen ausgefüllt und im WSD-Portal aktualisiert. Dies erfolgt über Formulare im Word-Format, um die Anforderungen seitens der medizinischen Einrichtung so gering wie möglich zu halten. Dabei wird die LQS automatisch informiert, wenn die Formulare / Dokumente aktualisiert wurden (entstehende Nachfragen und Hinweise erfolgen via Hinweismails direkt im WSD-Portal). Nach erfolgreicher Prüfung der ausgefüllten Formulare können die Ergebnisse und Dokumentationsraten automatisiert aufbereitet (IK-Nr., Kennzahl, Bezeichnung des Indikators in Kurzform, Zähler, Nenner, Ergebnis, Referenzbereich, Vorjahresergebnis, Ursachen, Maßnahmen, Einstufung des KH) und in Excel exportiert werden, damit diese in den zuständigen Fachgruppen diskutiert werden können. Sollten Rückfragen oder Aktenanforderungen erforderlich sein, erfolgt dies ebenfalls über Funktionen des Portals. Die Einstufung der medizinischen Einrichtung wird nach Abschluss des Prozesses als Datensatz im WSD-Portal für jede medizinische Einrichtung eingestellt und an die Verantwortlichen übermittelt. Im nächsten Schritt werden die gesammelten Informationen zu den Auffälligkeiten des Berichtsteils C an die ITSG exportiert. Hierzu erfolgt im ersten Schritt eine Einzelauswertung der IST- und Soll-Daten durch die LQS. Danach wird im WSD-Portal der Berichtsteil C erstellt. Dieser kann nun im XML-Format an die ITSG übersandt oder als Excel-Export den medizinischen Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden. Nach Abschluss des strukturierten Dialoges fasst die LQS alle Ergebnisse in 4 Tabellen zusammen und stellt diese dem gemeinsamen Bundesausschuss zur Verfügung. Seite 2 von 6

3 Abbildung 1 Schema des QS-Vorgangs / strukturierten Dialoges Seite 3 von 6

4 Funktionen des Portals Zugriff erfolgt über den Web-Browser Authentifizierung (Login) mit Nutzername und Passwort Administration o Verwaltung von medizinischen Einrichtungen o Verwaltung von Fachgruppen und Standorten o Nutzer- und Rechteverwaltung o Zwang zur Passwortänderung QIDB o Optimierungen an der QIDB o Indikatoren / -gruppen o Dynamische Filterung über das Jahr Qualitätssicherungsvorgänge o Automatische Verarbeitung der Jahresauswertungen (All-Data-20 und ilog) zu QS-Vorgängen o Manuelle Erstellung o Generierung einer eindeutigen Anfragenummer für jeden auffälligen Vorgang o Stellungnahmen für die medizinischen Einrichtungen für Bewertungen und Dokumentationsraten Dokumentenverwaltung o Generierung von Formularen für den strukturierten Dialog (Erstellung der Worddokumente) aus den QS-Vorgängen o Filter- und Sortierfunktionen o Einfacher Download und Upload von Dokumenten o Automatische Hinweismail o Workflow (Einfacher Informationsworkflow, Strukturierter Dialog) Importfunktionen o Import der QIDB mit Leistungsbereichen, Indikatoren und Kennzahlen o Import der kompletten ZIP-Dateien von BQS o Import der All-Data-20 und ilog o Import der Soll- und Ist-Dokumentationsraten o Import der BQS Pflichtkennzahlen, MDS Datei, AQUA Direktverfahren o Stapel-Import mit automatischer Zuordnung von QS-Dokumenten zur jeweiligen Einrichtung Exportfunktionen o Exportmöglichkeit aller Datenlisten bei aktivierten Flash-Plugin o Gebündelter Excel-Export aller Dokumentationsraten und Bewertungen pro medizinischer Einrichtung o Gebündelter XML-Export aller abgeschlossenen, strukturierten Dialoge pro medizinischer Einrichtung und Standort an die ITSG o Datenbankzugriff möglich Reportfunktion für Bewertungen o Fachgruppenarbeit o medizinische Einrichtungen o ITSG Fachgruppenarbeit o Einsicht in Bewertungen und Stellungnahmen o Dokumentenverwaltung für Online-Zusammenarbeit Sonstiges o Unterschiedliche Sichtweisen entsprechend der Berechtigungen o Komfortable Recherche- und Sortierfunktionen für Daten o Online-Hilfe o Tägliche Sicherung bei Miete der WSD-Umgebung Seite 4 von 6

5 Besonderheiten An den Arbeitsplätzen ist lediglich ein Web-Browser nötig Web 2.0 Technologien Sichere Datenübertragung via HTTPS Client-Server-Konzept Bei Bedarf komplett an Ihre Bedürfnisse anpassbar (Design, Funktionalität) Systemvoraussetzungen Server: o Miete eines WSD-Systems in einer bestehenden Server-Umgebung o Auf Anfrage auf separatem Server installierbar Software Opt. Apache ab Version 2 Tomcat ab Version 5 MySQL ab Version 5 Empfehlung: Betriebssystem: Linux (z. Bsp.: Debian minimal), Windows auch möglich RAM: 4GB Dual Core ab 2Ghz Festplatten im Raid 1-Verbund Client o Beliebige Betriebssysteme o Mit den Browsern: Firefox ab Version 10 Microsoft Internet Explorer ab Version 9 Google Chrome ab Version 31 o Microsoft WordPad oder Microsoft Word ab Version 2003 Datenschutz Der Auftraggeber ist verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes und der Realisierung von technischen und organisatorischen Maßnahmen. Entsprechend den aktuell spezifizierten Quell-Dateien verarbeitet das Portal keine personenbezogenen Daten (Eine End-zu-End-Verschlüsselung ist aus dieser Sicht deshalb nicht notwendig.). Dennoch sind diese Daten wirtschaftlich relevant bzw. brisant für die betroffenen Einrichtungen. Die Software ist weiterhin nicht für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten geeignet. Wir empfehlen allen Beteiligten (Projektgeschäftsstellen und medizinische Einrichtungen) ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen. Entsprechende Formblätter erhalten Sie von ihrem Landesdatenschutzbeauftragtem. Bei Einbindung eines Providers für Ihren Server sollte ein Vertrag entsprechend 11 BDSG Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber abgeschlossen werden. CETIMA unterstützt Sie selbstverständlich bei der Umsetzung der technisch-organisatorischen Forderungen bzw. bei der Ausarbeitung der entsprechenden Dokumente und Verträge. Seite 5 von 6

6 Referenzen Zitate Landesärztekammer Thüringen Projektgeschäftsstelle für Qualitätssicherung Ärztekammer Sachsen Anhalt Projektgeschäftsstelle Qualitätssicherung Landesgeschäftsstelle Qualitätssicherung Brandenburg c/o Landesärztekammer Brandenburg Sächsische Landesärztekammer Körperschaft des öffentlichen Rechts Referat Projektgeschäftsstelle Qualitätssicherung Durch den Einsatz des Webportals für strukturierte Dialoge konnten alle Krankenhäuser auf ihre entsprechenden Auswertungen, Dialoge und Bewertungen zugreifen. Das Feedback der Nutzer bezüglich des Handlings war durchweg positiv. Christine Kertscher, Landesärztekammer Thüringen - Projektgeschäftsstelle für Qualitätssicherung Durch die zielführende und schnelle Einführung des Webportals für strukturierte Dialoge konnten wir schon ab dem Jahr 2011 das Verfahren auf eine sichere Online Übertragung umstellen. Dr. Manuela Wolf, Ärztekammer Sachsen-Anhalt - Projektgeschäftsstelle für Qualitätssicherung Die Einführung des WSD-Portals hat sich aus unserer Sicht gelohnt. CETIMA war bereit, erforderlichen Software-Anpassungen zeitnah durchzuführen. Dr. Christian Wolter, Landesgeschäftsstelle Qualitätssicherung Brandenburg - c/o Landesärztekammer Brandenburg Seite 6 von 6