Noerr LLP DawnRaid Guideline. - Kartellrecht -

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1 Noerr LLP DawnRaid Guideline - Kartellrecht -

2 Inhalte 1. Benachrichtigung 3 2. Identitäts- und Legitimationsprüfung 4 Bundeskartellamt/Landeskartellbehörde... 4 Europäische Kommission Richtige Vorbereitung 6 Warten auf Rechtsbeistand... 6 Bestimmung des Untersuchungsgegenstandes... 6 Shadowing - Begleitung der Beamten... 6 Raum für die Durchsicht von Unterlagen... 7 Interne Kommunikation Wer und was untersucht werden darf 9 Räume und Unterlagen im Unternehmen... 9 Räume und Unterlagen außerhalb des Unternehmens Begleitung der Beamten 11 Bundeskartellamt/Landeskartellbehörde Europäische Kommission Was dürfen die Beamten mitnehmen 12 Deutsche Wettbewerbsbehörden Europäische Kommission Versiegelung von Räumen Beantwortung von Fragen 14 Bundeskartellamt/Landeskartellbehörde Europäische Kommission Was ist hinsichtlich IT zu beachten 15 Deutsche Wettbewerbsbehörden Europäische Kommission Am Ende der Untersuchung 16

3 1. BENACHRICHTIGUNG Benachrichtigen Sie unmittelbar nach Eintreffen der Beamten die folgenden Personen: Geschäftsführung und, sofern vorhanden, Leiter der Rechtsabteilung, Compliance Officer Ihres Unternehmens. Kontaktieren Sie das Noerr Dawn Raid Team. Benennen Sie den Beamten eine der oben genannten Personen als Koordinator und Ansprechpartner, insbesondere für den Fall, das externe anwaltliche Unterstützung kurzfristig nicht zu erwarten ist.

4 2. IDENTITÄTS- UND LEGITIMATI- ONSPRÜFUNG Prüfen Sie die Identität der Beamten anhand der Dienstausweise und notieren Sie deren Namen und Funktion. Prüfen Sie außerdem die Legitimation der Beamten in Form des Behörden- oder Gerichtsbeschlusses, der Grundlage für die Durchsuchung ist. Von welcher Behörde kommen die Beamten? Bundeskartellamt/Landeskartellbehörde Prüfen Sie den Behörden-/Gerichtsbeschluss, auf dessen Grundlage die Beamten die Durchsuchung vornehmen wollen. Handelt es sich um einen Durchsuchungs-/Beschlagnahmebeschluss eines deutschen Gerichts, der nicht älter ist als 6 Monate? Sie sind verpflichtet, das Betreten von Büros und die eigenständige Durchsuchung durch die Beamten zu dulden. Die Duldungspflicht gilt nur für die im Beschluss genannten Unternehmen und Räume. Prüfen Sie deshalb genau, welches Unternehmen und welche Räume im Beschluss genannt werden. die Anordnung einer Beschlussabteilung des Bundeskartellamts oder einer Landeskartellbehörde? Sie sind verpflichtet, das Betreten der Büros zu dulden. Eine eigenständige Durchsuchung durch die Beamten und die Beschlagnahme von Unterlagen ist nur zulässig, wenn der leitende Ermittlungsbeamte eine Durchsuchung wegen Gefahr im Verzug anordnet. Wird eine solche Anordnung nicht getroffen, sind Sie lediglich verpflichtet, den Beamten die angeforderten Unterlagen zu bringen. Beantworten Sie zunächst keine Fragen zum Untersuchungsgegenstand, sondern treffen Sie Vorbereitungen für die Durchsuchung. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Richtige Vorbereitung". Lassen Sie sich eine Ausfertigung des Beschlusses bzw. der Anordnung geben und senden Sie einen Scan bzw. Fax dieses Dokuments an: Geschäftsführung, Leiter der Rechtsabteilung, Compliance Officer Ihres Unternehmens, Noerr Dawn Raid Team. Weitere Details zum Umfang der Durchsuchungsrechte finden Sie im Abschnitt "Was dürfen die Beamten mitnehmen?".

5 Europäische Kommission Prüfen Sie den Behördenbeschluss, auf dessen Grundlage die Beamten die Durchsuchung vornehmen wollen. Handelt es sich um eine Nachprüfungsentscheidung? Eine Nachprüfungsentscheidung liegt vor, wenn in dem Beschluss der Kommission auf Art. 20 Absatz 4 der Verordnung 1/2003 verwiesen wird. Bei einer Nachprüfung durch die Europäische Kommission trifft das Unternehmen eine Pflicht, auf Aufforderung der Beamten an der Nachprüfung im geforderten Umfang mitzuwirken. Diese Pflicht reicht indes nur so weit, wie sich Mitarbeiter oder das Unternehmen nicht selbst belasten. Die Beamten dürfen das Unternehmen betreten, Geschäftsunterlagen prüfen und Auskünfte verlangen. Sie sind verpflichtet, das Betreten der Büros zu dulden und müssen Zugang zu den Unterlagen gewähren, die vom Nachprüfungsgegenstand umfasst sind. Die Beamten müssen nicht zugleich über einen Durchsuchungsbeschluss eines deutschen Gerichts verfügen. Rechtsgrundlage für die Maßnahmen ist die Nachprüfungsentscheidung. Handelt es sich um einen Prüfungsauftrag? Ein Prüfungsauftrag liegt vor, wenn in dem Beschluss der Kommission auf Art. 20 Absatz 3 der Verordnung 1/2003 verwiesen wird. Sie sind nicht verpflichtet, Untersuchungsmaßnahmen zu dulden. Sie können ohne Angabe von Gründen und ohne Gefahr von Sanktionen das Betreten und die Durchsuchung der Geschäftsräume verweigern. Sofern Sie den Untersuchungsmaßnahmen zustimmen, sind sie jedoch verpflichtet, alle angeforderten Unterlagen vollständig zu übergeben und keine unrichtigen oder irreführenden Auskünfte zu erteilen! Beantworten Sie zunächst keine Fragen zum Untersuchungsgegenstand, sondern treffen Sie Vorbereitungen für die Durchsuchung. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Richtige Vorbereitung". Die Beamten müssen Ihnen eine beglaubigte Abschrift der Nachprüfungsentscheidung bzw. des Prüfungsauftrages übergeben, deren Erhalt Sie bestätigen. Senden Sie eine Kopie des Dokuments per E- Mail oder Fax an: Geschäftsführung und, sofern vorhanden: Leiter der Rechtsabteilung Compliance Officer Noerr Dawn Raid Team. Weitere Details zum Umfang der Durchsuchungsrechte finden Sie im Abschnitt "Was dürfen die Beamten mitnehmen?".

6 3. RICHTIGE VORBEREITUNG Warten auf Rechtsbeistand Bitten Sie den leitenden Ermittlungsbeamten, mit dem Beginn der Durchsuchung zu warten, bis Ihr Rechtsbeistand - Vertreter der Rechtsabteilung oder ein Mitglied des Noerr Dawn Raid Teams - eingetroffen ist. Häufig sind die Beamten bereit, eine gewisse Zeit zu warten, wenn sie sich währenddessen frei bewegen, bereits Sicherungsmaßnahmen wie das Versiegeln von Büros oder Aktenschränken treffen können, und ihnen versichert wird, dass keine Unterlagen beiseite geschafft werden. Beachten Sie bitte, dass die Beamten grundsätzlich nicht verpflichtet sind, Ihrer Bitte nachzukommen und zu warten. Anders ist dies bei einem Prüfungsauftrag der Europäischen Kommission, da in diesem Fall das Unternehmen keiner Duldungspflicht unterliegt. Sind die Beamten bereit zu warten, bieten Sie ihnen für die Wartezeit einen separaten Raum an, in dem die Beamten keinen unmittelbaren Zugriff auf physische oder elektronische Dokumente haben, keine Gespräche mithören und keine Mitarbeiter befragen können. Bestimmung des Untersuchungsgegenstandes Lesen Sie den Behörden-/Gerichtsbeschluss, auf dessen Grundlage die Beamten die Durchsuchung durchführen wollen, eingehend durch und prüfen Sie die nachfolgenden Punkte: Welche Gesellschaft, welche Unternehmens- oder Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens sind betroffen? Richtet sich das Verfahren gegen das Unternehmen oder gegen einen Kunden/Zulieferer/sonstigen Dritten? Auf welchen Zeitraum bezieht sich der Untersuchungsgegenstand? Welches Fehlverhalten wird dem Unternehmen bzw. dessen Organen oder Mitarbeitern oder dem Dritten vorgeworfen? Welche Dauer soll die Untersuchung haben? Erkundigen Sie sich bitte bei dem leitenden Ermittlungsbeamten, wie die Beamten bei der Durchsuchung vorgehen wollen. Bitten Sie die Beamten, Geschäftsgeheimnisse vertraulich zu behandeln. Stellen Sie, soweit möglich, eine Kopie des Beschlusses schon vorab Ihrem Rechtsbeistand per Fax oder zur Verfügung. Sofern der Behörden-/Gerichtsbeschluss keine Angaben enthält, bitten Sie den leitenden Ermittlungsbeamten um entsprechende Auskunft. Notieren Sie sich bitte alle Antworten, welche Ihnen die Beamten auf Ihre Fragen geben. Shadowing - Begleitung der Beamten Sie dürfen und sollten die Beamten bei der Durchsuchung begleiten.

7 Stellen Sie nach Möglichkeit die Begleitung jedes Beamten bzw. jedes Durchsuchungsteams durch Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder ein Mitglied des Noerr Dawn Raid Teams sicher. Dies liegt nicht nur im Interesse des Unternehmens, sondern ermöglicht auch einen reibungsloseren und zügigen Ablauf der Durchsuchung für die Beamten, da ihnen Ansprechpartner zur Seite stehen. Sofern möglich, sollte die Begleitung aus mindestens zwei Personen bestehen: Führungskraft/leitender Mitarbeiter (z. B. für Fragen zum Unternehmen oder den Geschäftsbereichen); Assistent/in (für Notizen und unterstützende Tätigkeiten). Geben Sie den Mitarbeitern bitte folgende Anweisungen: Notieren Sie alle Fragen, die die Beamten stellen, und Ihre Antworten hierauf. Notieren Sie, welche Räume betreten und welche Unterlagen geprüft werden. Fertigen Sie von jeder Unterlage, die die Beamten kopieren oder beschlagnahmen, soweit möglich eine Kopie an. Stellen Sie sicher, dass genügend Mitarbeiter der IT-Abteilung bereitstehen, um den Beamten schnell Zugang zu den gewünschten Daten zu verschaffen und Datenträgerabzüge anzufertigen (z. B. Kopien von USB-Sticks und Festplatten). Stellen Sie bitte sicher, dass auch bei den Gesprächen zwischen den Mitarbeitern der IT-Abteilung und den Beamten festgehalten wird, welche Fragen gestellt, welche Antworten gegeben und welche Daten gesucht, kopiert bzw. sichergestellt werden. Raum für die Durchsicht von Unterlagen Bieten Sie den Beamten die Nutzung eines gesonderten Raumes an, wohin ihnen alle angeforderten Unterlagen zur Sichtung gebracht werden können. Beachten Sie bitte, dass die Beamten nicht verpflichtet sind, das Angebot eines gesonderten Untersuchungsraumes anzunehmen. Im Zweifel werden sie dieses Angebot aber begrüßen. Notieren Sie, welche Unterlagen angefordert werden. Wenn Unterlagen oder Computer beschlagnahmt werden, bitten Sie die Beamten, vor der Beschlagnahme Kopien bzw. Festplattenabzüge anfertigen zu dürfen. Sofern sich die Beamten damit einverstanden erklären, stellen Sie bitte sicher, dass der Raum über mindestens einen Fotokopierer verfügt. Interne Kommunikation Informieren Sie alle Mitarbeiter an Ihrem Unternehmensstandort, dass eine Untersuchung durch Kartellbehörden stattfindet. Sprechen Sie vorab mit dem leitenden Ermittlungsbeamten über die beabsichtigte Mitteilung an die Mitarbeiter, um etwaige Irritationen zu vermeiden. Senden Sie ein Rundschreiben per oder - bei kleineren Standorten - informieren Sie die Mitarbeiter per Durchsage. Bei einem größeren Standort informieren Sie bitte die Leiter der einzelnen Abteilungen und bitten Sie diese, ihre Abteilungsmitarbeiter entsprechend zu informieren. Ermahnen Sie Ihre Mitarbeiter, über die Untersuchung Stillschweigen zu wahren. Betonen Sie in der internen Benachrichtigung Folgendes: Alle Mitarbeiter sollen grundsätzlich mit den Beamten kooperieren.

8 Fragen zur Person (Vorname, Familien- und Geburtsname, Geburtsort und Geburtsdatum, Familienstand, Wohnort/Wohnung und Staatsangehörigkeit) müssen beantwortet werden. Bei Fragen zum Unternehmen, zur Geschäftstätigkeit und zu konkreten Sachverhalten sollen die Mitarbeiter an ihren jeweiligen Vorgesetzten verweisen. Die Mitarbeiter dürfen unter keinen Umständen Dokumente vernichten, verstecken oder s löschen. Die Mitarbeiter sollen über die Tatsache der Untersuchung Stillschweigen bewahren und insbesondere keine Informationen nach außen dringen lassen (z. B. an Kunden, Wettbewerber, Presse, Familie oder sonstige Dritte; keine Twitter-Nachrichten oder Terminabsagen unter Hinweis auf die Durchsuchungsmaßnahmen).

9 4. WER UND WAS UNTERSUCHT WERDEN DARF Räume und Unterlagen im Unternehmen Folgende Räumlichkeiten, Gegenstände und Personen dürfen durch die Beamten des Bundeskartellamtes und der Europäischen Kommission grundsätzlich durchsucht werden: Gebäude und Geschäftsräume, die dem Unternehmen gehören oder von diesem genutzt werden, Schreibtische, Schränke, Aktenarchive, Geschäftsunterlagen wie z.b. Akten, Geschäftsbücher, interne und externe (auch elektronische) Korrespondenz, Akten- und Telefonvermerke, Terminkalender, Buchhaltungsunterlagen, insbesondere Reisekostenabrechnungen, Geschäftsfahrzeuge (auch wenn teilweise privat genutzt), Aktentaschen, Laptops, Kalender, Adressbücher, Smartphones und Handheld-Computer, Daten auf den Servern des Unternehmens, Personen auf dem Geschäftsgelände. Was dürfen die Beamten nicht untersuchen? Rein private Unterlagen, Dokumente und Gegenstände (bspw. Fahrzeuge), die unternehmensfremden Dritten gehören. Für Korrespondenz mit Anwälten gelten gewisse Sonderregeln: Die interne Korrespondenz mit der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens dürfen die Beamten durchsehen und auch beschlagnahmen. Bei der Korrespondenz mit externen Anwälten ist zu unterscheiden: Die Korrespondenz, die zur Verteidigung in einem bereits laufenden Ermittlungsverfahren erstellt wurde, ist vor jedem Zugriff der Beamten geschützt. Sofern die Untersuchung durch die Europäische Kommission durchgeführt wird, ist jede Korrespondenz vor dem Zugriff der Beamten geschützt, die mit einem externen Anwalt auch vor Beginn der Untersuchung in dieser (oder anderer) Sache geführt wurde (z.b. Gutachten, Ergebnisse von Compliance-Untersuchungen etc.). Geschützt sind dabei auch unternehmensinterne Unterlagen, die ausschließlich zur Vorbereitung der Korrespondenz mit einem externen Anwalt erstellt wurden, oder das Ergebnis einer Besprechung mit dem Anwalt zusammenfassen. Kennzeichnen Sie Korrespondenz mit externen Anwälten als rechtlich privilegiert / "Attorney- Client-Privilege". Fragen Sie in Zweifelsfällen Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Rechtsbeistand vor der Übergabe an die Beamten, ob das Dokument als geschützt gilt. Ist nur ein Teil des Dokuments geschützt, schwärzen Sie diesen Teil vor Übergabe des Dokuments an die Beamten. Teilen Sie den Beamten den Grund für die Schwärzung mit.

10 Beachten Sie: Die Beamten sind grundsätzlich nicht berechtigt, die Unterlagen kursorisch zu prüfen, um festzustellen, ob sie tatsächlich geschützt sind. Verweigern Sie eine oberflächliche Einsichtnahme, werden die Beamten die fraglichen Unterlagen allerdings in der Regel beschlagnahmen und in einem versiegelten Umschlag mitnehmen. Über die Zulässigkeit der Beschlagnahme und die Schutzwürdigkeit der Dokumente muss dann ein Gericht entscheiden. Erst wenn das Gericht die Beschlagnahme bestätigt, dürfen die Beamten die Unterlagen einsehen. Zur Klarstellung und als Warnhinweis sollte der Umschlag mit den Unterlagen durch die Aufschrift "Rechtlich privilegierte Unterlagen - Einsichtnahme durch Ermittlungsbehörde nur aufgrund gerichtlicher Entscheidung zulässig" gekennzeichnet werden. Räume und Unterlagen außerhalb des Unternehmens Beamte des Bundeskartellamtes dürfen unternehmensfremde Räumlichkeiten (z. B. Privatwohnungen), Gegenstände (z. B. Koffer, Pkw, Tresor) und Personen nur dann durchsuchen, wenn eine solche Maßnahme von der gerichtlichen Durchsuchungs- und Beschlagnahmeanordnung oder der Anordnung der Beschlussabteilung des Bundeskartellamtes ausdrücklich umfasst ist. Beamte der Europäischen Kommission dürfen unternehmensfremde Räumlichkeiten nur dann betreten, wenn dies durch eine Nachprüfungsentscheidung ausdrücklich angeordnet und zugleich eine entsprechende Genehmigung durch ein deutsches Gericht vorgelegt wird.

11 5. MITWIRKUNG AN DER DURCH- SUCHUNG Bundeskartellamt/Landeskartellbehörde Die Beamten sind grundsätzlich berechtigt, alle Räume, Gegenstände und Personen selbst zu durchsuchen. Europäische Kommission Die Beamten sind grundsätzlich nur dazu berechtigt, Räume zu betreten. Das Unternehmen ist allerdings verpflichtet, die von den Beamten angeforderten Geschäftsunterlagen vorzulegen. Sofern sich die Beamten damit einverstanden erklären, sollten ihnen alle angeforderten Unterlagen in einen gesonderten Raum gebracht werden. Sind die Beamten mit diesem Vorgehen nicht einverstanden, sollte jeder Beamte bzw. jedes Untersuchungsteam von Mitarbeitern des Unternehmens begleitet werden.

12 6. WAS DÜRFEN DIE BEAMTEN MITNEHMEN Deutsche Wettbewerbsbehörden Bei Durchsuchung im Rahmen eines Bußgeldverfahren sind die Beamten des Bundeskartellamtes bzw. der Landeskartellbehörden berechtigt, Originaldokumente und Datenträger sicherzustellen. Die Beamten sind nicht verpflichtet, dem Unternehmen zu gestatten, Kopien der sichergestellten Unterlagen zu fertigen. Bei einer kooperativen Durchführung der Durchsuchung wird dem Unternehmen jedoch häufig gestattet, jedenfalls von denjenigen Unterlagen Kopien zu fertigen, die für den aktuellen Geschäftsbetrieb relevant sind. Auf das Kopieren älterer Unterlagen, die für den aktuellen Geschäftsbetrieb nicht notwendig sind, sollte im Interesse eines zügigen Ablaufs ggf. verzichtet werden. Passwörter für den Zugriff auf Datenträger und Computer müssen Sie auf Aufforderung mitteilen. Verweigern Sie dies, werden die Datenträger (Festplatte, Laptop, Server) regelmäßig beschlagnahmt und stehen dem Unternehmen wie auch dem Rechtsbeistand für einen längeren Zeitraum nicht zur Verfügung. Dies kann die Funktionsfähigkeit des Unternehmens und die Verteidigung gegen die Vorwürfe stark beeinträchtigen. Um dies zu vermeiden, empfiehlt sich regelmäßig die Herausgabe der Passwörter, insbesondere wenn die Beamten im Gegenzug einverstanden sind, dass Sie Sicherungskopien der zu beschlagnahmenden Datenträger fertigen bzw. die Beamten selbst nur Kopien anfertigen und die Original-Datenträger im Unternehmen verbleiben. Ebenso kann es von Vorteil sein, den Beamten Hinweise zu geben, wo sich Unterlagen befinden, die vom Gegenstand der Durchsuchungsanordnung umfasst sind. Dadurch kann das Risiko einer umfassenden Beschlagnahme und damit von "Zufallsfunden" verringert werden. WICHTIG: Erklären Sie unabhängig von einer generellen Kooperation bei den Ermittlungen grundsätzlich immer einen Widerspruch gegen die Sicherstellung von Unterlagen oder Gegenständen, da Ihr Unternehmen andernfalls Rechtsschutzmöglichkeiten verliert. Im Fall eines Widerspruch muss die Zulässigkeit der Beschlagnahme durch ein Gericht geprüft werden. Halten Sie deshalb Ihren Widerspruch schriftlich fest! Bitte beachten Sie: In dem seltenen Fall, dass die Beamten des Bundeskartellamtes oder der Landeskartellbehörde nicht auf Grundlage eines richterlichen Durchsuchungsbeschlusses, sondern auf Grundlage einer behördlichen Anordnung handeln( 59 Abs. 1 Nr. 3 GWB), dürfen die Beamten die Geschäftsräume nur durchsuchen und Unterlagen beschlagnahmen, wenn sie hierfür eine gesonderte gerichtliche Anordnung einholen. Bei Gefahr im Verzug kann eine solche Durchsuchungs- und Beschlagnahmeanordnung auch der leitende Ermittlungsbeamte aussprechen. Haben Sie jedoch Ihren Widerspruch erklärt, muss die Anordnung nachträglich gerichtlich geprüft und bestätigt werden. Europäische Kommission Die Beamten sind nicht berechtigt, Original-Dokumente zu beschlagnahmen oder mitzunehmen. Sie sind aber berechtigt, Kopien anzufertigen und diese mitzunehmen. Dies gilt auch für elektronische Datenträger. Sind in den Unterlagen Geschäftsgeheimnisse enthalten, kennzeichnen Sie diese mit Vertraulich / Geschäftsgeheimnisse. Wenn Unterlagen unvollständig sind, erklären Sie den Beamten den Grund und

13 bieten Sie an (sofern möglich), die Unterlagen unverzüglich zu vervollständigen und Kopien nachzureichen. Versiegelung von Räumen Es kann vorkommen, dass die Beamten Unterlagen in einem Umfang anfordern, der eine Sichtung an einem einzigen Tag unmöglich macht. In einem solchen Fall werden die Unterlagen regelmäßig in einem separaten Raum auf dem Unternehmensgelände gesichert und die Untersuchung am folgenden Tag fortgesetzt. Der Aufbewahrungsraum wird sodann durch die Beamten versiegelt. Achten Sie darauf, dass nach der Versiegelung niemand versucht, Zutritt zu den Räumen zu erlangen, da jeder Bruch der Versiegelung mit einem Bußgeld geahndet werden kann! Stellen Sie durch deutliche Warnhinweise und ggf. durch Abstellung eines Mitarbeiters des Sicherheitsdienstes sicher, dass niemand in den Raum zu gelangen versucht und die Versiegelung nicht verletzt wird (bspw. durch Putzkolonne)! Das bloße Abschließen der Tür ist nicht ausreichend.

14 7. BEANTWORTUNG VON FRAGEN Grundsätzlich sollten Sie jedes Mal mit Ihrem Rechtsbeistand aus der Rechtsabteilung oder dem Noerr Dawn Raid Team zunächst abklären, ob, in welchem Umfang und auf welche Weise eine Frage beantwortet wird. Bundeskartellamt/Landeskartellbehörde Fragen zur Person müssen Sie beantworten. Dies umfasst Vorname, Familien- und Geburtsname, Geburtsort und Geburtsdatum, Familienstand, Wohnort/Wohnung und Staatsangehörigkeit. Eine Zuwiderhandlung kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Fragen zu den Vorwürfen und zum Sachverhalt, der Gegenstand der Untersuchung ist, müssen nicht beantwortet werden. Sie haben das Recht, zu schweigen. Die Behörde kann dann ein schriftliches Auskunftsersuchen stellen und Sie ggf. als Zeugen vorladen. Wenn die Beamten gleichwohl auf einer Antwort bestehen, erklären Sie ausdrücklich, dass Sie lediglich unter dem Vorbehalt eines schriftlichen Auskunftsersuchens antworten. Beschränken Sie Ihre Aussagen auf das Nötigste (kurz, sachlich und präzise). Stellen Sie keine Mutmaßungen an, wenn Sie sich unsicher sind, wie eine Frage zutreffend zu beantworten wäre. Antworten Sie im Zweifel mit "Ich weiß es nicht". Notieren Sie alle Fragen und die Antworten, die Sie hierauf geben. Europäische Kommission Die Beamten haben das Recht, mündliche Erläuterungen zu Tatsachen oder Unterlagen zu verlangen, die im Zusammenhang mit dem Untersuchungsgegenstand stehen. Sie müssen deshalb Fragen beantworten, die den Standort von Unterlagen betreffen oder die sich konkret aus den von den Beamten geprüften Büchern oder Geschäftsunterlangen ergeben (z. B. zur Bedeutung von Namenskürzeln oder unternehmensinternen Abkürzungen, über die Position bestimmter Personen im Unternehmen). Sie haben das Recht, das Unternehmen nicht zu belasten. Bieten Sie den Beamten an, schwierig einzustufende Frage schriftlich zu beantworten. Notieren Sie hierzu die konkreten Fragen. Konsultieren Sie vor einer Antwort Ihre Rechtsabteilung oder das Noerr Dawn Raid Team. Beschränken Sie Ihre Aussagen auf das Nötigste (kurz, sachlich und präzise). Stellen Sie keine Mutmaßungen an, wenn Sie sich unsicher sind, wie eine Frage zutreffend zu beantworten wäre. Antworten Sie im Zweifel mit "Ich weiß es nicht". Notieren Sie alle Fragen und die Antworten, die Sie hierauf geben.

15 8. ZUGRIFF AUF DIE IT Deutsche Wettbewerbsbehörden Die Beamten dürfen elektronische Daten kopieren oder die Datenträger sicherstellen (z. B. Festplatten, USB-Sticks, CD-ROM). Die Beamten des Bundeskartellamtes bzw. der Landeskartellbehörden können elektronische Daten vorläufig sicherstellen, um sie später in Behördenräumen zu untersuchen und die verfahrensrelevanten Unterlagen zu identifizieren. Die Beamten müssen nicht vor Ort nach einzelnen Dokumenten suchen. Bitte beachten Sie: Die Auswertung der Datenträger durch die Behörde kann je nach Umfang sechs bis zwölf Monate in Anspruch nehmen. Bieten Sie den Beamten deshalb an, Kopien der Festplatten und sonstigen Datenträger zu erstellen und zu übergeben, da ansonsten die Funktionsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigt werden kann. Stellen Sie sicher, dass nur das Nötigste kopiert wird. Sprechen Sie insbesondere mit den Beamten ab, ob der Umfang der mitgenommenen Server-Daten ( -Postfächer, Dokumentenverzeichnisse), mit Schlagwörtern bzw. Suchbegriffen eingegrenzt werden kann. Achten Sie darauf, dass bei der Beschlagnahme von -Korrespondenz nur der im Durchsuchungsbeschluss genannte Zeitraum erfasst wird. Europäische Kommission Die Beamten dürfen elektronische Datenträger kopieren oder verlangen, dass der Inhalt ausgedruckt und übergeben wird. Die Beamten dürfen im Allgemeinen nicht die Datenträger selbst beschlagnahmen und mitnehmen.

16 9. AM ENDE DER UNTERSUCHUNG Im Rahmen der Abschlussbesprechung mit den Beamten des Bundeskartellamtes wird ein Durchsuchungsprotokoll und ein Sicherstellungsverzeichnis erstellt. Die Europäische Kommission wird in aller Regel entsprechend am Ende der Durchsuchung, ggf. als auch täglich, ein Verzeichnis mit Ihnen abstimmen, in welchem die kopierten Dokumente benannt und beschrieben werden. Gleichen Sie diese Unterlagen mit Ihren eigenen Protokollen bzw. den sichergestellten Unterlagen ab und stellen Sie sicher, dass alle geprüften und sichergestellten/beschlagnahmten Unterlagen und Gegenstände, die von den Beamten gestellten Fragen und die entsprechenden Antworten protokolliert worden sind. Holen Sie dies ggf. nach. Prüfen Sie das Sicherstellungsverzeichnis auf Vollständigkeit. Achten Sie insbesondere darauf, dass die dort aufgeführten Bezeichnungen der sichergestellten oder beschlagnahmten Dokumente aussagekräftig sind (also nicht: "schmaler Leitz-Ordner", sondern: "Rechnungen xy-gmbh 2014"). Sammeln Sie die Protokolle der die Beamten begleitenden Mitarbeiter ein und fertigen Sie Kopien für Geschäftsführung Noerr Dawn Raid Team. und, sofern vorhanden Rechtsabteilung, Compliance Officer, Sofern noch nicht geschehen: Erklären Sie ausdrücklich, dass Sie mit der Sicherstellung der Unterlagen und Gegenstände (Computer, Smartphones, Kalender usw.) nicht einverstanden sind und widersprechend Sie ggf. zusätzlich deren Beschlagnahme. Stellen Sie dabei sicher, dass die Beamten den Widerspruch protokollieren. Sofern die Untersuchung länger als einen Tag dauert, werden die Beamten die noch zu sichtenden sowie die beschlagnahmten Unterlagen in einem Raum versiegeln. Stellen Sie durch deutliche Warnhinweise und ggf. durch Abstellung eines Mitarbeiters des Sicherheitsdienstes sicher, dass niemand in den Raum zu gelangen versucht und die Versiegelung nicht verletzt wird (bspw. durch Putzkolonne)! Das bloße Abschließen der Tür ist nicht ausreichend. Bereiten Sie ggf. eine Presseerklärung vor. Stimmen Sie den Wortlaut der Presseerklärung mit Ihrem Rechtsbeistand ab. Bereiten Sie ggf. auch eine Mitteilung für die (betroffenen) Mitarbeiter vor, um die Bildung von Gerüchten zu vermeiden und das richtige Verhaltenen aller Mitarbeiter zu gewährleisten.