Event- und Veranstaltungsmanagement für Microsoft Dynamics CRM

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1 Business Solution Event- und Veranstaltungsmanagement für Microsoft Dynamics CRM Eine flexible, kostengünstige und benutzerfreundliche Lösung für Ihre Veranstaltungsplanung in bekannter Microsoft Oberfläche Kennen Sie die Situation...? Die Planung Ihrer Events nimmt immer mehr Zeit in Anspruch als Sie ursprünglich eingeplant haben? Die Komplexität Ihres Events lässt sich nicht zentral in Ihrer Kundendatenbank abbilden, so dass parallel Listen gepflegt werden müssen? Es ist aufwendig, einen Überblick über den Status Ihrer Einladungen zu behalten? Optimales Veranstaltungsmanagement Einfache und systemgestützte Organisation und Durchführung von Seminaren, Veranstaltungen, Ausstellungen und Hausmessen bis hin zu Großveranstaltungen Professioneller und strukturierter Umgang mit hochrangigen Gästen aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft Zentrales Adressmanagement: Zugriff auf Ansprechpartner mit Anreden, Titeln, Positionen, Abbildung zu verschiedenen Institutionen möglich Übersichtliches Vorgangs-, Aktivitäten- und Terminmanagement, Korrespondenzen und Serienbriefe Events, Veranstaltungen und Messen sind ein wichtiges Kommunikationsmedium auf das mittlerweile zahlreiche Verbände, Stiftungen oder Unternehmen setzen. In klassischen CRM- und Kundenmanagementsystemen können Veranstaltungen jedoch nicht in ihrer Komplexität abgebildet werden, so dass die Planung einen großen zeitlichen und organisatorischen Aufwand bedeutet. Personalisierte Printmedien: z.b.: Briefe, Badges, Etiketten, Tischkarten und -schilder Einfache und sichere Verwaltung zentraler Adressdaten Unterschiedliche Formate, Datenbanken und Programme erhöhen zudem die Fehleranfälligkeit im Planungsprozess und der Durchführung, oftmals ist eine Auswertung später überhaupt nur mit hohem manuellen Aufwand möglich. Standardintegration in gängige Microsoft Office Produkte und Systeme Die Lösung: Ein Eventtool auf der Basis von Microsoft CRM Die Lösung bietet ein Planungstool, das alle relevanten Informationen an zentraler Stelle zusammenfasst und intelligent mit bekannten Microsoft Office-Lösungen verknüpft. Erstellen von Mailings, Einladungsversand, Bearbeiten der Rückantworten, Terminplanung, Programmplanung und Raumplanung können an zentraler Stelle gesteuert, dokumentiert und der Erfolg analysiert werden.

2 Bild wird ersetzt Vorteile von Microsoft CRM Event- und Veranstaltungsmanagement: Maßgeschneidert für Ihre Bedürfnisse und lückenlos integriert in Microsoft Dynamics CRM Kurze Einführungszeiten durch hohen Integrationsgrad und bekannter Microsoft Oberfläche Flexible Gesamtlösung: Beliebig anpassbar an Ihre individuellen Anforderungen Vielfältige Branchenerfahrungen, eine bewährte Projekt-Methodik und umfassendes Know-how im Microsoft-Umfeld sind unsere Garanten für Ihren Erfolg. Als Microsoft Gold Certified Partner mit langjähriger Erfahrung in der Einführung von Microsoft Dynamics CRM haben wir unsere Lösung spezielle für diese Plattform von Microsoft entwickelt. Profitieren Sie von aktuellster Technologie und unserer jahrzehntelagen Erfahrung. Kostengünstiges Eventmanagement durch Nutzung der Microsoft Dynamics Software als Basis Sehr benutzerfreundliche Lösung, die intuitiv zu bedienen ist und keine umfangreiche Schulungen erfordert Event- und Veranstaltungsmanagement einfach, sicher und flexibel Das Veranstaltungsmanagement Modul für Microsoft CRM ist ein professionelles Eventmanagement Tool. Alle notwendigen Funktionen sind in der Software enthalten. Es basiert auf dem Kundenmanagementsystem Microsoft Dynamics CRM und kann direkt in Ihre Microsoft CRM-Lösung integriert werden. Wenn Sie noch kein Microsoft Dynamics CRM verwenden, beraten wir Sie gerne. Der hohe Integrationsgrad und die bekannte CRM Oberfläche ermöglicht es Ihnen, in wenigen Tagen in Ihrem Unternehmen zu starten. Die bekannte Microsoft Oberfläche ist intuitiv zu bedienen. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit spart lange Einarbeitungszeiten und führt zu einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Das Veranstaltungsmanagement von arvato Systems ist individuell an Ihre Bedürfnisse anpassbar. Nutzen Sie Ihre bestehende Microsoft CRM Plattform oder starten Sie schrittweise in Ihrem Tempo mit Microsoft Dynamics CRM. Das Event- und Veranstaltungsmanagement läuft komplett innerhalb der Microsoft Dynamics CRM Plattform. So sparen sie die Investitionen in eine neue Infrastruktur.

3 Für diese Aufgaben eignet sich das arvato Systems Veranstaltungsmanagement auf Basis von Microsoft Dynamics CRM: Allgemeines Event- und Veranstaltungsmanagement Planen Sie Ihre gesamte Veranstaltung im Eventmanagementtool. Verwalten Sie an zentraler Stelle alle relevanten Informationen wie z.b. Locations, Räume, Sponsoren, Veranstalter, Teilnehmer, Hotels und Fahrdienste. Verfassen Sie individuelle Einladungen als oder Serienbrief, planen Sie mehrstufige Einladungswellen oder bieten Sie Ihren Gästen die Möglichkeit der Anmeldung und Registrierung über ein bestehendes Kunden- oder Webportal. Sie bestimmen den Kommunikationsweg und maximieren so Ihre Reichweite. Dokumentieren und analysieren Sie im Anschluss Ihre Veranstaltung, so dass Sie jederzeit wieder Zugriff auf die gesammelten Daten und Ergebnisse haben. Ausschuss- und Gremienmanagement Bilden Sie mit der Lösung Ihre Ausschüsse und Gremiensitzungen ab. Hinterlegen Sie an zentraler Stelle alle relevanten Informationen der Gremienmitglieder wie Historie und Funktion, Ein- und Austrittsdatum, Wahl-, Wiederwahl-, Berufungsdatum und Status. Verwalten und archivieren Sie wichtige Dokumente und versenden Sie diese bei Bedarf an die Sitzungs- oder Gremienteilnehmer. Ordnen Sie der nächsten Sitzung die entsprechenden Teilnehmer und Orte zu und versenden Sie Einladungen per oder Serienbrief. Mitgliederservice Management - digitale Mitgliederakte Behalten Sie den Überblick über Ihre Mitglieder. Managen Sie Adress- und Mitgliederdaten, wie Eintrittsdatum und Mitgliedsnummer und dokumentieren Sie alle Geschäftsvorgänge und Aktivitäten wie s, Serienbriefe oder Telefonate. Verwalten Sie alle Serviceleistungen und Anfragen der Mitglieder. Werten Sie Ihre Mitgliedsdaten komfortabel aus und optimieren Sie Ansprache und Service. Veranstaltungsmanagement für Großveranstaltungen Planen, organisieren und begleiten Sie Großveranstaltungen beispielsweise im Rahmen Ihrer Sponsoringaktivitäten. Profitieren Sie von der systemgestützen Betreuung von Sponsoren und der Umsetzung von Sponsoring Maßnahmen, sowie der integrierten Aktivitäten- und Terminplanung aus Dynamics CRM.

4 Qualifizierungsprogramme und angebote zur Mitarbeiter- und Führungskräfteentwicklung Organisieren Sie Trainings und Qualifizierungsangebote der Personalentwicklung für interne Kunden Das Eventmanagement Tool unterstützt Sie bei Organisationsaufgaben in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops für Führungskräfte im Rahmen von Personalentwicklungsprojekten. Koordinieren Sie laufende Qualifizierungsangebote und verwalten Sie den Einsatz interner und externer Trainer. Ausstellungen, Messen und Hausmessen Behalten Sie den Überblick über Ihre nächste Ausstellung. Ordnen Sie Ihren Ausstellern Adressund Kommunikationsdaten zu, hinterlegen Sie im Eventmanagementtool Standflächen und Raumpläne und senden Sie die gesammelten Ausstellungsunterlagen per Serienbrief- oder an die Aussteller. Management von Referenten oder Moderatoren, sowie Promotern Nutzen Sie unsere Lösung zur Gewinnung neuer Referenten und bauen Sie bestehenden Beziehungen und Kontakte aus. Verwalten Sie zentral die relevanten Informationen wie Kontaktdaten und Skills der Referenten. Ordnen Sie mögliche Referenten und Moderatoren einer geplanten Veranstaltung zu und fragen Sie per oder Serienbrief eine mögliche Teilnahme an. VIP oder Künstlermanagement und Künstlerbetreuung Betreuen Sie mit unserer Lösung Ihre Künstler und VIP s. Steuern Sie Ihre Kontakte zu den Medien, Verlagshäusern, der Musikindustrie und TV-Sendern. Nutzen Sie unsere Lösung auf Basis von Dynamics CRM, um Promotion-Termine in TV, Presse, Funk und Online zu planen.

5 Funktionsübersicht Von der Planung über die Durchführung, Koordinierung, Aktivitätenerfassung und Ressourcenverwaltung bis hin zur Auswertung und Erfolgskontrolle von Veranstaltungen sind viele Funktionen für ein professionelles Eventmanagement enthalten. Koordination Die Kalenderübersicht gibt einen Überblick über alle zukünftigen Veranstaltungen. Dashbords und Diagramme geben auf einen Blick Auskunft über den Status der Teilnehmer und Teilnehmergruppen, wie z.b. Zu- und Absagen. Die teilnehmenden Mitarbeiter und Promoter können im Teilnehmerverzeichnis verwaltet werden. Abwicklung der Kundenkommunikation Im integrierten Kampagnenmanagement können mehrstufige Event- und Einladungsaktivitäten durchgeführt werden. Die Veranstaltungen und Teilnehmergruppen lassen sich dabei flexibel in weitere Untergruppen unterteilen. Geplante Telefonaktionen, Mailings oder Serienbriefe werden an zentraler Stelle verwaltet und durchgeführt. Ressourcenmanagement Das Veranstaltungsmanagementtool bietet die Möglichkeit einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen zu behalten. Auf Informationen zu Hotels, Fahrdiensten, Veranstaltungsorten und Catering kann bei der Planung einer neuen Veranstaltung bequem zurück gegriffen werden. Personalisierte Printmedien Personalisierte Druckmedien wie Serienbriefe, Einladungen, Badgets, Etiketten und Tischkarten können einfach zentral ausgegeben werden. Hierbei wird auf individuell angepasste Vorlagen zurückgegriffen. Event Controlling und Erfolgskontrolle Mit dem Event Controlling kann die Erreichnung der angestrebten Ziele der Veranstaltung wie beispielsweise die Auslastung und die Generierung von Kundenkontakten nachverfolgt werden. Schnittstellen zu vorhandenen Webseiten oder Kundenportalen arvato Systems bietet individuelle Lösungen. Schnittstellen zu vorhandenen Webseiten und Kundenportalen bieten einen effizienten und fehlerfreien Datenausstausch..

6 Das Unternehmen arvato Systems arvato Systems setzt als Systemintegrator seit über 30 Jahren erfolgreich Projekte für namhafte Unternehmen unterschiedlichster Branchen um engagierte Mitarbeiter sind an weltweit 25 Standorten immer in Ihrer Nähe. Als Tochterunternehmen der arvato AG, des Outsourcing-Diensteisters der Bertelsmann AG, können wir gesamte Wertschöpfungsketten aus einer Hand gestalten. Dabei setzen wir auf die Verbindung von intensivem Branchen-Know-how, herstellerübergreifendem technologischen Wissen, gelebter Partnerschaft und echtem Unternehmergeist. Wir bieten umfassende IT-Lösungen für Branchen wie Handel, Logistik und Transport, Manufacturing, Medien sowie Versorgung und Verwaltung. Mit unserem Know-how in vielen starken Technologien, darunter Microsoft und SAP, überzeugen wir durch Kompetenzen in Themen wie BPM, Cloud Computing, CRM und E-Commerce. Eine große Bandbreite an Infrastructure Services wie beispielsweise Managed Services sowie ein darauf aufbauendes Application Management runden unser Angebot ab. Unser Know-how Ihre Vorteile Profitieren Sie von dem bewährten Microsoft CRM Lösungsportfolio. Schnelle und unkomplizierte Einführung von CRM Lösungen. Nutzen Sie unsere Flexibilität und unser Wissen: Wir machen eine maßgeschneiderte Lösung für Sie möglich! Perfektionierung von Vertriebs-, Marketing-, Service- und IT-Prozessen in Ihrer Organisation. Weitere Fragen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Ihr Ansprechpartner arvato Systems Andreas Maas Phone: An der Autobahn Gütersloh