Sibylle May. Das Checklistenbuch. Die wichtigsten Organisationshilfen für das Büromanagement. 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

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1 Das Checklistenbuch

2 Sibylle May Das Checklistenbuch Die wichtigsten Organisationshilfen für das Büromanagement 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

3 SibylleMay DUsseldorf, Deutschland ISBN DOI / ISBN (ebook) Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über Springer Gabler CD Springer Fachmodicn Wiesbaden 2011, 2015 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrochtlich geschützt. Jede Verwcrtung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgcsetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfilltigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikrovcrfilmungen und die Einspcichcrung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warcnbezcichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen und Markenschutz-Gesctzgcbung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. uktorat: Julianc Wagner, Sabine Bcrnatz Gedruckt: auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Springer Gabler ist eine Marke von Springer OE. Springer DE ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Sciencc+Business Media

4 Vorwort 5 Vorwort Die Zeiten, in denen die Büroarbeit noch ausschließlich von Stenographie, diktierten Briefen und dem Sortieren von Akten in von Hand beschriftete Ordner bestimmt waren, sind seit Ewigkeiten vorbei. Das heutige Büromanagement umfasst weit komplexere Tätigkeiten als die Aufrechterhaltung und Verwaltung des Schriftverkehrs, nicht zuletzt auch infolge neuer Technologien. Zu den klassischen Bürotätigkeiten sind im heutigen Office etliche Aufgaben hinzugekommen, beispielsweise die Personalverwaltung, die Planung von internen wie internationalen Veranstaltungen, das Halten von Präsentationen oder die Kommunikation mit virtuellen Teams. Diese neuen Aufgaben bedeuten für Ihre Arbeit im Büro eine weit komplexere Organisation und mehr Verantwortung mithin die Notwendigkeit zu einer systematischeren Herangehensweise. Damit Sie im oftmals hektischen Büroalltag den Überblick behalten und alle wichtigen Aspekte berücksichtigen, habe ich für Sie in diesem Buch Checklisten bereitgestellt, die Ihnen entweder die entscheidenden Informationen geben oder umfassende Aufzählungen beinhalten, anhand derer Sie Punkt für Punkt abhaken können, was Sie benötigen. Das Buch behandelt nicht nur methodische Vorgänge wie etwa die elektronische Ablage, die Budgetplanung bei Messen oder die Auswertung von Vorstellungsgesprächen. Die Checklisten geben auch Hilfestellung beim Managen von Konflikten, beim Umgang mit dem täglichen Stress und bei dem richtigen Einsatz von Körpersprache und Rhetorik. Da heute die moderne Technik mit Internet, und Computer dafür sorgt, das die handwerkliche Seite der Büroarbeit einfacher und problemloser vonstatten geht, sind es gerade diese Soft Skills, die den Unterschied zwischen einer einfachen Verwaltung und einer zielorientierter, eigenständiger Bewältigung auch anspruchsvoller Aufgaben macht. Die genaue Kenntnis von Ursachen und Abläufen bei Konflikten bringt Sie deren Lösung einen entscheidenden Schritt näher. Damit Sie die Checklisten und Formulare an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können, finden Sie die wichtigsten dieser Arbeitshilfen als Zusatzdownload unter unter dem Titel des Buches. Mit diesen Checklisten haben Sie die Möglichkeit, Ihre Büroarbeit noch systematischer und effizienter durchzuführen. Ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Praxiseinsatz. Ihre Sibylle May

5 Inhaltsverzeichnis 7 Inhaltsverzeichnis Vorwort Ablage- und Dokumentenmanagement Ordnungssysteme Übersicht: Die häufigsten Ordnungssysteme Checkliste: Grundsätze für eine effiziente Ablage Aktenplan Übersicht: Muster für einen Aktenplan Übersicht: Aktenplan nach alphabetischer Sortierung Übersicht: Variante eines Aktenplans Teil I Übersicht: Variante eines Aktenplans Teil II Checkliste: Die ersten Schritte zum Aktenplan Checkliste: So arbeiten Sie effektiv mit Ihrem Aktenplan Elektronische Ablage Übersicht: Abstimmung von Papier- und elektronischer Ablage Checkliste: Grundlagen einer effizienten elektronischen Ablage Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Übersicht: Aufbewahrungsfristen Übersicht: Kodierung der Ablage Chefentlastung der Weg zur optimalen Zusammenarbeit Professionelle Improvisation Checkliste: Wie Sie sich auf unvorhergesehene Situationen einstellen Chefentlastung Basics Übersicht: Die Entscheidungsmatrix Checkliste: Allgemeine Tipps zur Chefentlastung Übersicht: Rückrufliste Übersicht: Übergabeprotokoll Übersicht: Der Tagesbericht Übersicht: Die Vorgangsliste alles auf einen Blick Terminplanung Veränderungsprozesse im Sekretariat managen Übersicht: Die 7 wichtigsten Stufen des Change Managements... 36

6 8 Inhaltsverzeichnis Führung und Management Die Bedeutung der Management-By-Begriffe Führungsstile und ihre Bedeutung für den Alltag Der autoritäre/autokratische Führungsstil Der kooperative/demokratische Führungsstil Der Laissez-faire (gewähren-lassender) Stil Der charismatische Führungsstil Der ideale Führungsstil Führungskompetenz Übersicht: Die 4 Kompetenzbereiche Übersicht: Führungskompetenzen nach Daniel Goleman Checkliste: Dimensionen der Führung Delegieren, aber richtig Feedback Checkliste: Regeln für das Feedback-Gespräch Führungsgrundsätze Checkliste: Allgemeine Führungsgrundsätze Checkliste: Führungsgrundsätze aus der Praxis für die Praxis Motivation mehr als nur ein Schlagwort!? Bedürfnispyramide nach Maslow Checkliste: Motivation Basics Das Mitarbeitergespräch Checkliste: Regeln für das Mitarbeitergespräch Die Zielvereinbarung Übersicht: Das Zielvereinbarungsgespräch Checkliste: Hinweise für die Zielvereinbarung Checkliste: Zielvereinbarungsgespräch: Typische Fehler Informationsmanagement Checkliste: Informationen bewerten Übersicht: Informationsmanagement Basics Übersicht: Informieren nach dem A-B-C-Prinzip... 57

7 Inhaltsverzeichnis 9 5 Kommunikation am Telefon Allgemeine Telefonregeln Checkliste: Telefonieren Basics Kundenorientierung am Telefon Checkliste: Systematisches Telefonieren I Checkliste: Systematisches Telefonieren II Checkliste: Die dreigeteilte Telefonnotiz Übersicht: Wirkungsvolle Wortwahl Schwierige Anrufer Beschwerdemanagement Checkliste: Korrekte Reklamationsbearbeitung Messen und Ausstellungen Vor der Messe Messeziele definieren Übersicht: Ihre Ziele Übersicht: Mögliche Ziele auf einer Messe Ansprechende Einladungen gestalten Checkliste: Erfolgreiche Einladungen für Ihren Messeauftritt Budgetplanung und Kalkulation der Kosten Übersicht: Planung der Kosten (Vorkalkulation) Übersicht: Budgetplanung Rund um den Messestand Übersicht: Konzeption Übersicht: Standvarianten Übersicht: Eigenbau oder Auftragsvergabe Präsentationen und Aktivitäten auf dem Messestand Übersicht: Vorbereitung Übersicht: Besondere Elemente der Präsentationen Bewirtung und Catering Checkliste: Bewirtung am Stand Checkliste: Ausrüstung zur Besucherbewirtung Checkliste: Der Pannenkoffer Mitarbeiter fit für den Messeauftritt machen Übersicht: Schwierige Situationen am Stand... 89

8 10 Inhaltsverzeichnis 6.5 Werbemittel Checkliste: Mittel der Besucherwerbung Pressearbeit Checkliste: Pressetexte Messebriefing Checkliste: Messebericht Übersicht: Faktoren der CI Abschlussbericht und Nachbereitung Checkliste: Messeabschlussbericht Übersicht: Messe-Erfolgskontrolle Übersicht: Ausführlicher Messeabschlussbericht Checkliste: Nacharbeiten Office-Handbuch Bedeutung des Office-Handbuchs Ziele festlegen und fixieren Checkliste: Realisierung Personal Stellenanzeigen treffend formulieren Checkliste: AIDA für Stellenanzeigen Übersicht: Realistische Anforderungsmerkmale Worauf Sie bei Bewerbungen achten müssen Checkliste: Die Bewerbungsflut in den Griff bekommen Checkliste: Sofortprüfung bei Eingang der Bewerbungsunterlagen Beurteilung von Bewerbungen Checkliste: Beurteilungskriterien für Bewerbungsunterlagen Checkliste: Inhalt des Bewerbungs- beziehungsweise Anschreibens: Übersicht: Lebenslaufanalyse Checkliste: 28 Prüfmerkmale für den Lebenslauf Checkliste: Bewerbungen priorisieren und absagen Übersicht: Vorgehensweise für Bewerbungsabsagen

9 Inhaltsverzeichnis Vorstellungsgespräche Checkliste: Die Mappe für das Bewerbungsgespräch Übersicht: Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch Checkliste: Den Bewerber gut vorbereiten Auswertung von Vorstellungsgesprächen Übersicht: Fazit Gesprächsverlauf Übersicht: Auswertung des Bewerbungsgesprächs Einarbeitung neuer Mitarbeiter Checkliste: Vor dem ersten Arbeitstag Checkliste: Der neue Arbeitsplatz Einarbeitung neuer Mitarbeiter Checkliste: Handbuch neue Mitarbeiter Checkliste: Individuelles Handbuch für den neuen Mitarbeiter Checkliste: Einarbeitungsplan Checkliste: Ablauf des ersten Tags planen Übersicht: Erster Arbeitstag Der Arbeitsvertrag Checkliste: Was in den Arbeitsvertrag gehört Übersicht: Mängel bei Abschluss des Arbeitsvertrages Die Personalakte Checkliste: Zusammenstellung von Personalakten von A bis Z Übersicht: Beleggruppen in der Personalakte Mitarbeiterbeurteilungen Checkliste: Das Anerkennungsgespräch Checkliste: Feedback bei Mitarbeitergesprächen Checkliste: Bewertungskriterien Gründe für Abmahnungen Ausscheiden von Mitarbeitern Übersicht: Zeugnisarten und deren Inhalt Checkliste: Zeugnisse erstellen Projektmanagement Projektplanung Übersicht: Kurzbeschreibung Projektidee Übersicht: Die Projekt-Erklärung, Definition, Ziele, Projektorganisation

10 12 Inhaltsverzeichnis Übersicht: Arbeitspaketbeschreibung/Projektdefinition Übersicht: Projektstatusbericht Übersicht: Rückmeldung nach Teilzielen/Milestones Übersicht: Projektstammblatt Übersicht: Arbeitsauftrag Übersicht: Abschlussbericht Übersicht: Stellenbeschreibung Projektleiter Checkliste: Informations-Checkliste Übersicht: Ihre Notizen im Projekt Telefonmarketing Travel-Management Checkliste: Vor der Reise Übersicht: Beispiel für einen Reiseplan Übersicht: Die besten Internetadressen für Ihre Online-Reiseplanung Korrespondenz Übersicht: Entscheidende Faktoren für eine zeitgemäße Business-Korrespondenz Übersicht: Formulierungen und Worte, die Sie vermeiden sollten Checkliste: Korrespondenz Basics Korrekte Ansprache in speziellen Fällen Die professionelle -Korrespondenz Checkliste: -Korrespondenz Das Protokoll Übersicht: Kriterien für das Protokoll Meetingmanagement Interne Besprechungen organisieren Übersicht: Eckdaten festlegen Checkliste: Vorbereitung von Meetings, Brainstormings und Besprechungen Checkliste: Vor dem Meeting Terminplanung Checkliste: Bei der Terminplanung zu beachten

11 Inhaltsverzeichnis Einladung Checkliste: Was gehört in die Einladung? Checkliste: Form und Versand Budgetplanung Übersicht: Budgetplanung Tagungen Checkliste: Tagungsraum Checkliste: Tagungstechnik Übersicht: Location persönliche Besichtigung Checkliste: Planung von Veranstaltungen Checkliste: Nachbereitung von Tagungen Feedback-Bogen Urlaubsvertretung Checkliste: Urlaubsvertretung Checkliste: Abwesenheit im Büro Zeitmanagement Wo bleibt Ihre Zeit Checkliste: Die häufigsten Zeitfresser Checkliste: Ihre persönlichen Zeitdiebe Zeitprotokoll Übersicht: Beispiel: Erstellen Sie Ihr persönliches Zeitprotokoll Tipps zur Zeitersparnis Checkliste: Mehr Effizienz So setzen Sie Ziele Checkliste: Klare Zielsetzung Das Prinzip der Schriftlichkeit Das Aufschiebetagebuch Das Direktprinzip Checklisten so erleichtern Sie sich das Leben Checkliste: So entsteht eine Checkliste

12 14 Inhaltsverzeichnis 15.9 Persönlichkeitsanalyse Checkliste: Sind Sie Antreiber oder Erlauber? Optimales Aufgabenmanagement Checkliste: Haben Sie Ihre Aufgaben im Griff? Die ALPEN-Methode so erklimmen Sie den Berg Prioritäten richtig setzen Übersicht: So setzen Sie Prioritäten Checkliste: Das Eisenhower Prinzip Übersicht: Wertanalyse der Zeitverwendung Übersicht: So behalten Sie die Übersicht Richtig delegieren Checkliste: Test: Wie gut können Sie delegieren? Checkliste: Grundsätze des Delegierens To-Do-Liste Checkliste: Eine To-Do-Liste für Ziele, Aufgaben und Aktivitäten Checkliste: Was Sie bei Ihrer To-Do-Liste beachten müssen Zeit für 10 Dinge Stichwortverzeichnis