Personaleinsatzplanung in der Logistik. was ist der #NextAct für eine nachhaltige. Zukunftsfähigkeit?

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1 Personaleinsatzplanung in der Logistik was ist der #NextAct für eine nachhaltige Zukunftsfähigkeit? IM INTERVIEW: Jürgen Wintzen, Geschäftsführender Gesellschafter bm-orga GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, die Personaleinsatzplanung und die Flexibilisierung der Arbeit hat eine essentielle Bedeutung für den ökonomischen Erfolg unseres Landes. Diese Aussage von Jürgen Wintzen im Competence Book Personaleinsatzplanung gilt besonders auch für die Logistik-Branche. Gerade dort, wo der internationale Wettbewerb und die Anforderung der Märkte besonders hoch sind, müssen alle Potenziale genutzt werden. Auch die Logistik-Branche steht vor drängenden Fragen wie einer möglichen weiteren Automatisierung ( Logistik 4.0 ) oder den Konsequenzen des demographischen Wandels. Dabei ist ein Erfolg in diesem Bereich nicht trivial. Die Personaleinsatzplanung birgt das größte innerbetriebliche Konfliktpotenzial. Kaum ein anderes Thema im HR-Management führt zu mehr Auseinandersetzungen zwischen Unternehmen auf der einen sowie der Arbeitnehmervertretung auf der anderen Seite. In diesem Interview zum Start unserer #NextAct-Offensive für die Logistik berichtet daher Jürgen Wintzen nicht nur über die Herausforderungen, sondern auch die Stellschrauben für eine zukunftsorientierte Personaleinsatzplanung in der Logistik. Zudem zeigt er vor allem anhand eines Beispiels auf, was Unternehmen in diesem Bereich bereits geschafft haben. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence-Site-Team 2

2 Sehr geehrter Herr Wintzen, Frage 1: Herausforderungen und Stellschrauben für die Logistikbranche In Ihrem Competence Book zur Personaleinsatzplanung haben Sie darauf hingewiesen, dass die Flexibilisierung der Arbeit eine essentielle Bedeutung für den ökonomischen Erfolg des Landes hat. Das gilt in besonderer Weise für die Logistik, die sich nicht nur mit den Anforderung von Märkten und Mitarbeitern, sondern auch mit Demographie und weiteren Themen der Automatisierung auseinandersetzen muss. Ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sind gerade hier Systeme zur Personaleinsatzplanung... ohne die Logistik- Dienstleister dem wachsenden Wettbewerbsdruck auf Dauer nur schwer standhalten können. Wo sehen Sie als Partner der Logistik aktuell die Chancen und Herausforderungen für die Branche im Thema Personaleinsatzplanung? Was sind wichtige Treiber des Wandels und welchen Handlungsfeldern widmen sich Unternehmen in Ihrem Umfeld? Welcher Teilbranche der Logistik gehört aktuell Ihre besondere Aufmerksamkeit? Die Konjunktur der letzten Jahre ist geprägt durch immer kürzer werdende Abstände zwischen Aufschwung und Rezession. Die bedarfsorientierte Steuerung der Ressource Personal findet nach unseren Beobachtungen zu wenig Beachtung. Viele Logistikunternehmen setzen ihr Personal noch immer nicht ökonomisch ein und verschwenden somit beachtliche Potenziale. Beispiele aus der Praxis zeigen jedoch, dass sich unter Berücksichtigung erfolgskritischer Faktoren erhebliche Kosten einsparen lassen, um den Anforderungen des Marktes besser begegnen zu können. Wir bewegen uns im Rahmen unserer Tätigkeit momentan stark bei Logistikunternehmen in den deutschen Seehäfen. Trotz technischer Fortschritte sind logistische Dienstleistungen, nicht nur im Hafenumfeld, in den meisten Fällen äußerst personalintensiv und vor allem stark von saisonalen und auftragsbezogenen Schwankungen abhängig. Nicht alle zu erbringenden Tätigkeiten können automatisiert werden. Der Faktor Mensch wird auch in der Zukunft in der Logistik eine tragende Rolle spielen. Ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sind gerade hier Systeme zur Personaleinsatzplanung sowie einem effizienten Arbeitszeitmanagement, ohne die Logistik-Dienstleister dem wachsenden Wettbewerbsdruck auf Dauer nur schwer standhalten können. Andere Bereiche, welche ebenfalls Einsparungen versprechen, die Optimierung der logistischen Prozesskette oder die verstärkte technische Automatisierung sind bei vielen Betrieben bereits längst ausgereizt. Die am Bedarf orientierte Personaleinsatzplanung mit integriertem Arbeitszeitmanagement wird aus unserer Sicht einer der zentralen Treiber des Wandels zu mehr Zukunftsfähig in der Branche und somit zum strategischen Instrument. Über den Erfolg oder Misserfolg entscheiden vier wichtige Handlungsfelder. 1. Personalbedarfsermittlung als Basis Für die Planung des Personalbedarfs sowie der erforderlichen Personalreserven zur Abdeckung von kurzfristigen Ausfällen oder Arbeitsspitzen ist eine sorgfältige Voruntersuchung erforderlich. Anzahl und Qualifikation der einsatzfähigen Mitarbeiter werden hier ebenso bestimmt wie der punkt- und zeitgenaue Bedarf für ihren Einsatz. In Bezug auf die Prozesse in den Logistikbetrieben muss eine fundierte Voruntersuchung auch die kritische Bewertung der praktizierten Personalplanung und den derzeitigen Stand des Waren- und Informationsflusses beinhalten. Auch branchenspezifische Details wie das Volumen des tatsächlichen Wareneingangs und der Zeitaufwand für z.b. Umschlag, Umverpackung und Kommissionierung müssen berücksichtigt werden. Ziel einer solchen Bedarfsuntersuchung ist eine präzise Beschreibung des Bedarfs in eng unterteilte Zeiträume. Die Daten bilden dann die Grundlage einer Prognose des Personalbedarfs. 4

3 2. Bedarfsgerechte Gestaltung der Arbeitszeit Anpassung der Arbeitszeitmodelle an den Bedarf Voraussetzung für eine am Bedarf orientierte Personaleinsatzplanung ist die entsprechende Gestaltung der Arbeitszeitmodelle. Einflussfaktoren wie gesetzliche Arbeitszeitbestimmungen, Tarifbestimmungen und Betriebsvereinbarungen sind feste Rahmenbedingungen. Es gilt, den gegebenen arbeitsrechtlichen Rahmen maximal auszuschöpfen oder sogar durch neue Regelungen zu erweitern. Personeller Unter- oder Überdeckung kann man jedoch nur dann schnell und flexibel begegnen, wenn die Arbeitszeitmodelle entsprechend gestaltet sind. 3. Eine an der Praxis und der jeweiligen Bedarfssituation orientierte Personaleinsatzplanung die Herausforderung für mehr Effizienz Aufgrund zahlreicher Parameter wie Qualifikation, tarifliche Regelungen, Personalkosten oder Arbeitszeitkonten, ist die Ausarbeitung eines optimierten Einsatzplans eine sehr diffizile Aufgabe. Die Herausforderung bei der Erstellung eines optimierten Einsatzplans liegt in der Beachtung der Qualifikationen der Mitarbeiter sowie der tariflichen und gesetzlichen Regelungen mit ständigem Blick auf die Personalkosten. Solche komplexen Einsatzszenarien lassen sich heutzutage nur noch mit Hilfe von Softwarelösungen bewältigen, welche das Arbeitszeitmanagement und die Einsatzplanung beherrschbar machen. 4. Arbeitszeitmanagement Durch die enge Verknüpfung mit dem Arbeitszeitmanagement erhalten die Planer einen klaren Überblick über die Konsequenzen ihrer Planung. Fallen etwa zu bestimmten Zeiten besonders viele Überstunden an, kann in der Zukunft vorab mit erhöhtem Mitarbeiterbedarf gerechnet und zusätzliches Personal rechtzeitig eingeplant werden. Gerade für die Logistikbranche ist es von Bedeutung, dass eine entsprechende Softwarelösung auch externes Personal, etwa von Zeitarbeitsfirmen oder Lieferanten, berücksichtigen kann. Komplexe Einsatzszenarien lassen sich heutzutage nur noch mit Hilfe von Softwarelösungen bewältigen, welche das Arbeitszeitmanagement und die Einsatzplanung beherrschbar machen. Fazit: Der Reifegrad der beschriebenen Handlungsfelder für eine effiziente Personaleinsatzplanung ist in den Unternehmen der Logistikbranche nach unseren Erfahrungen noch sehr unterschiedlich ausgeprägt. Dort liegen die Stellschrauben für die Betriebe im Logistikumfeld weitere Potenziale zu heben. Frageblock 2: Personaleinsatzplanung und Logistik, Status-Quo, NextAct In Ihrem Grußwort haben Sie die Potenziale, aber auch die Herausforderungen deutlich gemacht, die mit innovativen Personaleinsatzplanung verbunden sind. Inwieweit kann die Personaleinsatzplanung eine Lösung für die Herausforderungen der Logistikbranche sein? Wo gibt es noch weiße Flecken? Welche Themen bestimmen den #NextAct in der Personaleinsatzplanung? Die Personaleinsatzplanung ist ein individueller Prozess, welcher auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt werden muss. Es gibt kein Patentrezept, das für alle Unternehmen gleichermaßen passt. Darüber hinaus sind am Bedarf orientierte, flexible Arbeitszeitmodelle die Grundvoraussetzung für den flexiblen Personaleinsatz in vielen Logistikbetrieben. Eine Personaleinsatzplanung kann einen erheblichen Beitrag leisten, die Bedürfnisse der Arbeitgeber sowie der Mitarbeiter zu erfüllen. Richtig eingesetzt ist die Personaleinsatzplanung auch ein Werkzeug zur Bindung von Mitarbeitern. Hier sind die Zauberworte Belastungsorientierte Einsatzzeiten, Verlässlichkeit der Planung sowie Ergonomie der am Bedarf orientierten Arbeitszeitmodelle. Richtig eingesetzt ist die Personaleinsatzplanung auch ein Werkzeug zur Bindung von Mitarbeitern. 5

4 Die unter besonderem Kosten- und Wettbewerbsdruck stehenden Logistikunternehmen müssen sich diesen Herausforderungen stellen, um im nationalen und internationalen Vergleich nicht auf der Strecke zu bleiben. Durch den Einsatz einer Standardsoftware... konnten Leerlaufzeiten und Mehrarbeitsstunden in diesem Betrieb in einem signifikanten Umfang (Signifikante Reduktion von Leerlaufzeiten (~20%) und Reduktion von Mehrarbeitsstunden (~15%)) reduziert werden. Gefragt nach den Weißen Flecken würde ich spontan das Stichwort Altersgerechte Personaleinsatzplanung nennen. Darunter finden sich Themen wieder, wie der bereits genannte belastungsorientierte Einsatz und die damit stark in Wechselwirkung stehenden altersgerechten Arbeitszeitmodelle. In den Betrieben, die wir aktuell betreuen, sind die Belegschaften stark überaltert. Der Demographische Wandel schlägt jetzt und in den nächsten 5 10 Jahren mit voller Wucht bei den Betrieben ein. Nach unseren Beobachtungen sind viele Betriebe der Logistik, aber natürlich auch in anderen Branchen, darauf nicht gut vorbereitet. Man hat sich zu sehr mit der kurzfristen Planung der Mitarbeiterressourcen befasst, um bestmöglich auf die immer stärker schwankenden Bedarfe zu reagieren. In diesem Themenfeld gibt es in den nächsten Jahre sehr viel zu tun. Das ist neben den bereits geschilderten Themen eine der größten Herausforderungen echte weiße Flecken auf der Landkarte der Personaleinsatzplanung. Frageblock 3: Erfolgsbeispiele zur Personaleinsatzplanung in der Logistik Grau ist alle Theorie Können Sie gegebenenfalls anonym konkrete Erfolgsbeispiele von Kunden skizzieren? Was wurde durch den Einsatz einer Personaleinsatzplanung erreicht? Lässt sich der Nutzen beschreiben? Praxisbericht zu einem Unternehmen aus der Hafenlogistik zur Einführung einer zukunftsweisenden Personaleinsatzplanung Wir durften in den letzten Jahren viele Logistikbetriebe im Hafenumfeld begleiten. Ich möchte hier ein konkretes Beispiel näher beschreiben, bei dem nachhaltig eine bestehende Personaleinsatzplanung optimiert wurde. Durch den Einsatz einer Standardsoftware sowie die vorgelagerte konsequente Optimierung der Prozesse der Personaleinsatzplanung und einer integrierten Zeitwirtschaft konnten Leerlaufzeiten und Mehrarbeitsstunden in diesem Betrieb in einem signifikanten Umfang reduziert werden. Um trotz ihres hohen Personalbestands von insgesamt rund 650 Mitarbeitern wirtschaftlich arbeiten zu können, richtet das norddeutsche Unternehmen seinen Personaleinsatz konsequent an den für den Hafenbetrieb gegebenen Bedarfen aus. Durch die Einführung neuer Arbeitszeitmodelle und der damit verbundenen Zeitwirtschaft gelang es dem Unternehmen, die Zahl der Überstunden innerhalb von neun Monaten signifikant zu senken. Die rund 650 Mitarbeiter der 2 deutschen Standorte sind überwiegend in Teil- und Vollzeit beschäftigt. Das hat einen Grund: Das Unternehmen möchte schnellstmöglich mit bester Servicequalität und flexiblen Einsatz seiner Personalressourcen die ständig schwankenden Kundenanforderungen meistern. Doch die Bedarfsschwankungen im Hafenbetrieb und -umschlag sind groß. So ist an Spitzentagen der Bedarf an Personalressourcen um ein vielfaches höher als im restlichen Wochenverlauf. Diese Unterschiede oder schwankende Auftragsspitzen werden durch Teilzeitkräfte mit flexiblen Einsatzzeiten ausglichen. Dafür rief das norddeutsche Unternehmen ein Projekt ins Leben, welches wir von der Beratung her begleiten durften. Im Rahmen des Projektes sollte der Personaleinsatz grundlegend optimiert, gewachsene Strukturen vereinheitlicht und die Führungsin- 6

5 formationen verbessert werden. Es war klar, dass diese Ziele nur mit Hilfe von neuen IT-Instrumenten realisiert werden konnten. Das Unternehmen entwickelte unter Einbeziehung der Experten der bm-orga GmbH ein Konzept, das die Einführung von zwei Systemen, eines für Zeitwirtschaft & Personaleinsatzplanung und eines für Personalinformation bzw. -abrechnung, vorsah. In der Vergangenheit wurden Zeiterfassung, Personalbedarfsermittlung und Einsatzplanung manuell oder mit Excel-Listen durchgeführt. Zeitdaten mussten mehrfach erfasst bzw. übertragen werden, bevor sie für Lohnabrechnung und Personalstatistik zur Verfügung standen. Auswertungen waren erst am Ende des Monats möglich und wiesen in der Regel Lücken auf. Den Personaldisponenten fehlten wichtige Planungsdaten wie Soll-Besetzungen, Arbeitszeitsalden, Verfügbarkeiten und Wunscharbeitszeiten. Ziel des Projektes Neue Personaleinsatzplanung war es, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Personalbedarfsermittlung zu optimieren, zusammenzuführen und unternehmensweit zu vereinheitlichen. Die Software-Entscheidung fiel auf eine Standardsoftware, die mit entsprechenden unternehmensspezifischen Erweiterungen noch auf die Gegebenheiten im Hafenumfeld angepasst wurde. Die Installation der Software, der Testbetrieb, die Schulung der Planungsmitarbeiter sowie der Rollout nahmen rund acht Monate in Anspruch. Ein hochrangiger Vertreter des norddeutschen Unternehmens kommentiert: Unser Projekt lautete sinngemäß Von der manuellen Steuerung zur integrierten Personaleinsatzplanung. Allen Beteiligten war klar, dass Personaleinsatzplanung zukünftig ein Teil der Wertschöpfungskette sein muss. Dafür sorgt jetzt das neue System. Die Lohnabrechnung ist nur noch ein Nebenprodukt. Die 7 Personaldisponenten führen die Personaleinsatzplanung mit dem System direkt durch. Dabei orientieren sie sich konsequent an den durch den Hafenbetrieb gegebenen Bedarfen - so lassen sich Leerlaufzeiten und Mehrarbeitsstunden reduzieren. Ein weiterer Vorteil des neuen Systems: Dank der Skalierbarkeit der neuen Lösung können neue Geschäftssegmente problemlos integriert werden. Dies bedeutet für das norddeutsche Unternehmen einen nachhaltigen Investitionsschutz. Die Lösung zur Personaleinsatzplanung bietet zudem einen klaren Überblick über die Arbeitszeit. Durch ein integriertes Management-Informations-System stehen den verschiedenen Berichtsebenen sowie der Geschäftsleitung mehrdimensionale Auswertungen rund um die Ressource Personal zur Verfügung. Fazit aus Sicht des Unternehmens: Im verschärften Wettbewerb im Hafenbetrieb und Hafenumschlag gewinnt die Ressource Personal zunehmend an Bedeutung. Wir fühlen uns jetzt für die zukünftigen Marktanforderungen bestens vorbereitet. Frageblock 4: #NextAct-Offensive und Event am 19. November 2015 Sie sind Partner der #NextAct-Offensive und des Competence Books für die Logistik-Branche. Zugleich veranstalten Sie in Hamburg am 19. November ein Event Flexible Personaleinsatzplanung in der Logistik ungenutzte Potenziale realisieren, um die Branche in ihrer Zukunftsfähigkeit zu unterstützen. Welche Kompetenzen und Inhalte wollen Sie in die Offensive für die Logistik-Branche einbringen? Was erwartet die Teilnehmer am 19. November in Hamburg? Wir beteiligen uns als Partner der #NextAct-Offensive und des Competence Books für die Logistik-Branche, weil wir gerne unsere vielfältigen Erfahrungen einem breiteren Publikum zugänglich machen und darüber hinaus gerne mit einem größeren Kreis von Gefragt nach den Weißen Flecken würde ich spontan das Stichwort Altersgerechte Personaleinsatzplanung nennen. In der Vergangenheit wurden Zeiterfassung, Personalbedarfsermittlung und Einsatzplanung manuell oder mit Excel-Listen durchgeführt. 7

6 Experten ins Gespräch kommen möchten. Personaleinsatzplanung kann man nicht von der Stange kaufen oder auf den Kopierer legen. Projekte sind immer sehr individuell und spezifisch. Kein Projekt ist wie das andere. Deshalb ist auch uns daran gelegen von anderen zu lernen und gemeinsame die Weichen für die Zukunft der Personaleinsatzplanung zur stellen. Daran möchten wir ein bisschen mitwirken und freuen uns auf den Austausch mit Kunden, Interessenten und Experten aus der Fachwelt. Fazit aus Sicht des Unternehmens: Wir fühlen uns jetzt für die zukünftigen Marktanforderungen bestens vorbereitet. Mit unserer Veranstaltung am 19. November 2015 in Hamburg - FLEXIBLE PERSONAL- EINSATZPLANUNG in der Logistik ungenutzte Potenziale realisieren möchten wir u.a. einen Beitrag zur #NextAct-Offensive leisten. Direkt aus der Praxis für die Praxis heißt unser Motto. Im Rahmen der Veranstaltung werden wir über die Personaleinsatzplanung 2020 berichten, uns mit dem Thema Nachtarbeit auseinandersetzen und natürlich unsere Kunden zu Wort kommen lassen. Es sind in diesem Zusammenhang einige Praxisvorträge geplant. Dabei sind praxisorientierte Informationen Motoren unseres Handelns. Die Veranstaltung soll wieder markante Zeichen setzen und bietet praxisnahes Wissen über wesentliche Trends im Umgang mit dem Einsatz der wertvollen Ressource Personal sowie der damit verbundenen Arbeitszeitgestaltung im betrieblichen Umfeld. Alle Themen der Wirtschaft auf dem neuesten Stand Keine graue Theorie: Praxisberichte stehen im Fokus Persönlicher Wissenstransfer für hohe Effizienz Netzwerken à la carte Vielen Dank für das Interview! Zum Autor Jürgen Wintzen: Jürgen Wintzen, Jahrgang 1966, studierte Maschinenbau / Fachrichtung Fertigungstechnik an der Fachhochschule Hamburg und verfügt über eine Zusatzausbildung im Bereich Industrial Engineering. Herr Wintzen ist nunmehr seit über 20 Jahren in dem Umfeld Organisationsberatung, Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung tätig. Heute ist Jürgen Wintzen Gesellschafter und Geschäftsführer der bm-orga GmbH (Beratung für Management & Organisation) in Hamburg und einer der führenden Experten im Bereich Arbeitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung sowie Initiator und Mitglied der Working Time Alliance. 8