Delphi-Roundtable. Workforce Management 2020: Was sind die Next Steps? Relevante Treiber für die Personaleinsatzplanung?

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1 Delphi-Roundtable Workforce Management 2020: Was sind die Next Steps? AUTOR: (bm-orga GmbH) Personaleinsatzplanung bzw. Workforce Management sind eigentlich reife Themen des Personalmanagements. Schon 2005 haben wir das Who-Is-Who der Branche im Rahmen eines Roundtables zum Thema befragt. Die Ökonomie und die Arbeitswelt haben sich aber fundamental seit den letzten 10 Jahren geändert und weitere Änderungen sind absehbar. Neue Technologien, New Work bzw. neue Arbeitsformen, veränderte Konjunkturzyklen, Wirtschaftskrisen, eine Vielzahl von Makro- und Mikro-Treibern sorgen für einen Wandel, der auch das Workforce-Management bzw. die Personaleinsatzplanung nicht unberührt lässt. Für uns war das Grund genug, nun nach fast 10 Jahren die führenden Köpfe der Branche wieder zusammenzubringen und unsere Sicht auf die Branche im Rahmen des Competence Books zum Thema zu aktualisieren. Relevante Treiber für die Personaleinsatzplanung bzw. Workforce Management sind eigentlich reife Themen des Personalmanagements. Schon 2005 konnten wir daher das Who-Is-Who der Branche im Rahmen eines Roundtables zum Thema befragt haben sich aber Ökonomie und Arbeitswelt gewandelt und neue Generationen und Technologien werden den Wandel weiter vorantreiben. Daher ist jetzt Zeit für ein Update. Von welchen Treibern gehen Ihrer Meinung nach heute und bis 2020 die größten Herausforderung für deutsche Unternehmen und ihr Personalmanagement aus und welche Rolle spielen diese Treiber insbesondere für die Competence Site 1

2 Die flexible Reaktion auf Bedarfsschwankungen, die Verbesserung der Flexibilität der»eigentlichen«einsatzplanung sowie die vorausschauende Steuerung des Personaleinsatzes werden in den nächsten Jahren die wesentlichen Faktoren für eine effiziente und bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung im betrieblichen Alltag sein. Die Ergebnisse von aktuellen Studien, z.b. der Working Time Alliance von Anfang diesen Jahres zeigen, dass dem Instrument Personaleinsatzplanung heute und in Zukunft weiterhin große Bedeutung beigemessen wird und viele Unternehmen in diesem Bereich bereits tätig geworden sind. Die Relevanz der Personaleinsatzplanung wird meiner Einschätzung nach mit Blick auf die nächsten Jahre relativ gleichbleibend sein und bewegt sich grundsätzlich auf einem hohen Niveau. Die Bedeutung der Personaleinsatzplanung ist u. a. dadurch zu erklären, dass die zukünftige Entwicklung in den Unternehmen in ihrer Komplexität und Anforderung an einen effizienten Personaleinsatz immer weiter zunimmt. Status quo und Zukunft der Die genannten Treiber fordern die real existierende Personaleinsatzplanung heraus und hinterfragen in Zukunft die heute etablierten und ausreichenden Lösungen. Wie bewerten Sie die heutige Personaleinsatzplanung in deutschen Unternehmen, wie gut sind die Unternehmen bereits auf den Wandel der Arbeitswelt vorbereitet? Wo ständen wir beim Perfekten Dinner bei einer Skala von 1 bis 10 (10: perfekt). Welche Branchen sind eher Top, welche Branchen sind noch eher ein Flop? Wie wird die Personaleinsatzplanung in Zukunft anders organisiert, geplant und durchgeführt? Welchen Stellenwert wird sie im Unternehmen einnehmen? Bleibt die Organisation und Logik beim Alten oder werden auch sie modernisiert? Die Einsatzplanung darf nicht vollständig den Maschinen überlassen werden. Trotz des immer wieder oft beschriebenen Reifegrads zur Durchdringung der Thematik Personaleinsatzplanung im Personalmanagement, ist es um so bemerkenswerter, dass viele Unternehmen immer noch auf althergebrachte Methoden zurückgreifen, wie sie ihr Personal einsetzen und somit viele Betriebe in Sachen IT-Lösungen zur Einsatzplanung hinter den aktuellen Möglichkeiten liegen. Ein signifikanter Anteil hat hier auch in den nächsten Jahren noch erheblichen Nachholbedarf bei der effizienten und bedarfsorientierten Einsatzplanung. Dieser Trend zeichnet sich schon seit rund 10 Jahren ab. Dennoch steckt die konsequente und nachhaltige Umsetzung der Personaleinsatzplanung häufig noch in den Kinderschuhen. In vielen Fällen wurden die gewünschten Effekte mit einer Softwareeinführung nicht annähernd erreicht. Bei den bestehenden, in den Betrieben realisierten Lösungen, sehen viele Unternehmen weiterhin Verbesserungsbedarf bzw. man ist nicht selten unzufrieden mit den implementierten Softwarelösungen. In Bezug auf Ihre angesprochene Bewertungsskala muss man sicher zwischen den verschiedenen Branchen in der deutschen Wirtschaft differenzieren, da der Reifegrad von Lösungen zur Unterstützung einer softwaregestützten Einsatzplanung sehr unterschiedlich ausgeprägt ist. Zum Beispiel im Handel sowie im Bereich Transport & Logistik ist die Durchdringung des Marktes schon ziemlich weit fortgeschritten, wohingegen z.b. im Bereich Produktion und auch im Dienstleistungsbereich immer noch erheblicher Nachholbedarf besteht. In der Grundgesamtheit aller Unternehmen würden wir den Wert auf der Skala von 1-10 mit fünf benennen. In vielen Fällen wird seitens der Unternehmen aber auch zu viel von Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung erwartet. Die Betriebe versuchen oftmals alle Themen rund um den effizienten Personaleinsatz mit einer Softwarelösung in den Griff zu bekommen. Dabei können aber organisatorische Defizite in den Unternehmen nur bedingt durch den eigentlichen Softwareeinsatz verbessert beziehungsweise optimiert werden. Besonders, wenn es keinen definierten Prozess der Personaleinsatzplanung gibt. Die Aufgabendefinition der am Planungsprozess beteiligten Rollen müssen strukturiert und klar geregelt sein, sonst plant jeder vogelwild vor sich hin. Auch darf die Einsatzplanung nicht vollständig der Maschine überlassen werden. Anbieter versprechen in vielen Fällen unter der Überschrift Automatische Einsatzplanung viel, halten davon aber nur wenig und es kommt zum Teil zu sehr unbefriedigenden Planungsergebnissen. Die nächsten Jahre bleiben meiner Meinung nach spannend und herausfordernd, sowohl für die Unternehmen, als auch für Anbieter von Softwarelösungen zur effizienten Personaleinsatzplanung. Neue Technologien in der Zu den neuen und aktuellen Trends in sämtlichen Branchen zählen neben neuen funktionalen Aspekten auch neue Technologien wie Cloud- oder Mobile-Lösungen. Wie weit ist in deutschen Unternehmen die Entwicklung und Nutzung solcher Technologie vorangeschritten und wie kann Technologie die Prozesse unterstützen? Welche Bedeutung haben solche Technologien für die Zukunft der Welche technologischen Neuheiten könnten noch für die Branche relevant werden? Welche Potenziale gibt es hier gegebenfalls noch aufzudecken? 2 Competence Site

3 Mobile Lösungen sind unserer Meinung nach aber immer nur eine Ergänzung zu bestehenden zentralen oder dezentralen Standard-Softwarelösungen. Meiner Einschätzung nach sind Cloud-Lösungen im HR Management und speziell in der Personaleinsatzplanung heute eher noch in der Minderheit bzw. spielen in Bezug auf die Marktdurchdringung nicht wirklich einen Rolle. Dies ist auch hier sicher ein wenig branchenabhängig, dennoch tun sich deutsche Unternehmen mit dem Cloud-Umfeld schwer. Personalrelevante Daten außerhalb des Unternehmens zu haben ist für viele Unternehmen immer noch etwas unheimlich. Datenschutz und Datensicherheit prägen dort oft eher konservativ das Bild. Es ist aus meiner Sicht sehr fraglich, ob sich diese Technologie in den deutschen Unternehmen durchsetzen wird. Unsere Nachbarn in den Niederlanden sind dort z.b. im Einzelhandel schon viel weiter. Dort finden diese Technologien bereits eine viel breitere Anwendung, als bei uns in Deutschland. Dahingegen halten mobile Lösungen immer mehr Einzug. Teilaspekte im Planungsprozess werden heute in vielen Unternehmen schon durch die Unterstützung von mobilen Komponenten unterstützt. Personaleinsatzplanung auf einem Tablet wurde vor einiger Zeit noch für eine Spielerei gehandelt, mittlerweile bieten immer mehr Softwarehäuser solche Komponenten zur Unterstützung im Prozess der Personaleinsatzplanung an. Sicher kann in komplexen Umfeldern nur schwer eine Planung ausschließlich z.b. auf einem ipad erfolgen, dennoch gibt es Bereiche und Branchen, wo der Einsatz solcher Werkzeuge sinnvoll und angemessen ist. Zum Beispiel im Filialgeschäft oder auch zur Unterstützung der Tagesdisposition bei Sicherheitsdienstleistern können solche mobilen Lösungen eine sinnvolle Ergänzung darstellen. Mobile Lösungen sind unserer Meinung nach aber immer nur eine Ergänzung zu bestehenden zentralen oder dezentralen Standard-Softwarelösungen. Anbieter Personaleinsatzplanung und eigene Differenzierung? Im Markt für Personaleinsatzplanung steckt immer noch ein gewaltiges Potenzial. Anbieter ganzheitlicher und spezialisierter Lösungen stehen sich dabei gegenüber. Wer sind Ihrer Meinung nach momentan die wichtigen Akteure im Hinblick auf die Personaleinsatzplanung der Zukunft? Wird es im Markt noch zu strukturellen Veränderungen kommen? Wie differenzieren sie sich selbst heute und morgen als Partner vom Wettbewerb und welche Leistungen bieten Sie an? Der Markt der Anbieter für Lösungen der Personaleinsatzplanung hat sich in den letzten Jahren ziemlich konsolidiert. Es gibt zwar immer noch eine Vielzahl von Softwareanbietern, welche Produkte in diesem Segment anbieten, dennoch trennt sich sehr schnell die Spreu vom Weizen, wenn es um die Erfüllung weitreichender Anforderungen seitens der Unternehmen geht. Hier gibt es aus unserer Sicht 3-4 führende Softwareanbieter, die sich in den vergangenen Jahren im Markt der Personaleinsatzplanung abgehoben haben. Dahinter gibt es eine Vielzahl von Unternehmen, die sowohl sehr branchenspezifische Lösungen anbieten, z.b. im Call-Center Bereich oder im Einzelhandel, als auch Softwareanbieter, die versuchen sich auf Unternehmen < 500 Mitarbeiter zu kon- Zum Autor :, Jahrgang 1966, studierte Maschinenbau / Fachrichtung Fertigungstechnik an der Fachhochschule Hamburg und verfügt über eine Zusatzausbildung im Bereich Industrial Engineering. Herr Wintzen war 6 Jahre als Berater, Team- und Bereichsleiter in den Geschäftsfeldern Consulting und Vertrieb für die ATOSS Software AG tätig. Schwerpunkte waren hier die Themen Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung. Heute ist Gesellschafter und Geschäftsführer der bm-orga GmbH (Beratung für Management & Organisation) in Hamburg tätig und einer der führenden Experten im Bereich Arbeitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung sowie Initiator und Mitglied der Working Time Alliance. Competence Site 3

4 Zur bm-orga GmbH: Die bm-orga GmbH wurde im April 2007 gegründet. Als Beratungsunternehmen mit dem Fokus für effizientes Arbeitszeitmanagement und bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden maßgeschneiderte Konzepte und setzen diese erfolgreich in Unternehmen um. zentrieren. Die Lösungen der drei führenden Anbieter im Markt strotzen heute nur so vor Funktionalitäten und diese werden von Releasestand zu Releasestand immer mehr. Die Lösungen der führenden Anbieter werden damit aber auch immer schwerer beherrschbar. Eine erfolgreiche Implementierung hängt nicht zuletzt von einem sehr guten IT-Berater ab, der all diese Funktionlitäten noch beherrscht und beim jeweiligen Kunden die bestmögliche Lösung zum Einsatz bringt. Das stellt aber zunehmend die Schwäche der Systeme der führenden Anbieter dar. Es gibt zwar unendlich viel Funktionalität und Skalierbarkeit in den Systemen, diese wird aber oftmals auch zum Ballast für schlanke und weniger aufwendige Planungsprozesse. In solchen Fällen haben dann Lösungen und Anbieter eine realistische Chance, die mit weniger Funktionalität dennoch den geforderten Planungsprozess hinreicht genug unterstützen. Diese Entwicklung wird sich meiner Meinung nach in den nächsten Jahren weiter fortsetzen. Es wird meiner Einschätzung nach in 4-5 Jahren nur noch 2-3 führende Softwareanbieter im deutschen Markt geben und ggf. eine Hand voll Anbieter für Spezialbereiche, wie z.b. dem Call-Center Markt oder dem Lebensmitteleinzelhandel. Case Studies Am Praxis-Beispiel lassen sich neue Innovationen immer am besten verdeutlichen. Können Sie uns anhand eines konkreten Projektes ein Beispiel für innovative und dynamische Personaleinsatzplanung skizzieren? Was waren die Rahmenbedingungen und besonderen Herausforderungen? Welche Ergebnisse wurden realisiert und wie hat sich Projekt auf den Erfolg des Unternehmens ausgewirkt? Um trotz ihres hohen Personalbestands von insgesamt rund 600 Mitarbeitern wirtschaftlich arbeiten zu können, richtet das norddeutsche Unternehmen seinen Personaleinsatz konsequent an den durch den Hafenbetrieb gegebenen Bedarfen aus. Durch die Einführung einer Personaleinsatzplanung gelang es dem Unternehmen, die Zahl der Überstunden innerhalb von neun Monaten signifikant zu senken. Die rund 600 Mitarbeiter der 2 deutschen Standorte sind überwiegend in Teil- und Vollzeit beschäftigt. Das hat einen Grund: Das Unternehmen möchte schnellstmöglich mit bester Servicequalität und flexiblen Einsatz seiner Personalressourcen die ständig schwankenden Kundenanforderungen meistern. Doch die Bedarfsschwankungen im Hafenbetrieb und -umschlag sind groß. So ist an Spitzentagen der Bedarf an Personalressourcen um ein vielfaches höher als im restlichen Wochenverlauf. Diese Unterschiede oder schwankende Auftragsspitzen werden durch Teilzeitkräfte mit flexiblen Einsatzzeiten ausglichen. Das Zauberwort heißt wertschöpfender Personaleinsatz. Dafür rief das norddeutsche Unternehmen ein Personalmanagement-Projekt ins Leben. Im Rahmen des Projektes sollte der Personaleinsatz grundlegend optimiert, gewachsene Strukturen vereinheitlicht und die Führungsinformationen verbessert werden. Es war klar, dass diese Ziele nur mit Hilfe von neuen IT-Instrumenten realisiert werden konnten. Das Unternehmen entwickelte unter Einbeziehung der Experten der bm-orga GmbH ein Konzept, das die Einführung von zwei Systemen, eines für Arbeitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung und eines für Personalinformation bzw. -abrechnung, vorsah. In der Vergangenheit wurden Zeiterfassung, Personalbedarfsermittlung und Einsatzplanung manuell oder mit Excel-Listen durchgeführt. Zeitdaten mussten mehrfach erfasst bzw. übertragen werden, bevor sie für Lohnabrechnung und Personalstatistik zur Verfügung standen. Auswertungen waren erst am Ende des Monats möglich und wiesen in der Re- 4 Competence Site

5 gel Lücken auf. Den Personaldisponenten fehlten wichtige Planungsdaten wie Soll-Besetzungen, Arbeitszeitsalden, Verfügbarkeiten und Wunscharbeitszeiten. Ziel des Projektes war es, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Personalbedarfsermittlung zu optimieren, zusammenzuführen und unternehmensweit zu vereinheitlichen. Die Software-Entscheidung fiel auf eine Standardsoftware, die mit entsprechenden unternehmensspezifischen Erweiterungen noch leicht auf die Gegebenheiten im Hafenumfeld angepasst wurde. Die Installation der Software, der Testbetrieb, die Schulung der Planungsmitarbeiter sowie der Rollout nahmen rund acht Monate in Anspruch. Die Arbeitszeiten der rund 600 Mitarbeiter werden heute im System abgebildet. Die Arbeitsstunden der Mitarbeiter werden über Zeiterfassungsterminals erfasst, die von den Abteilungsleitern überprüften Zeitdaten stehen danach der Personalabteilung zur Verfügung. Dort werden sie ohne weitere Bearbeitung über SAP HCM abgerechnet und in der Finanzbuchhaltung verbucht. Obwohl die Lohnabrechnung bis zur Einführung der Software outgesourct wurde, hat sich der Aufwand so stark reduziert, dass im Unternehmen nun zwei Mitarbeiter weniger mit Administration beschäftigt sind. Die 7 Personaldisponenten führen die Personaleinsatzplanung mit dem System direkt durch. Dabei orientieren sie sich konsequent an den durch den Hafenbetrieb gegebenen Bedarfen - so lassen sich Leerlaufzeiten und Mehrarbeitsstunden reduzieren. Ein weiterer Vorteil des neuen Systems: Dank der Skalierbarkeit der neuen Lösung können neue Geschäftssegmente problemlos integriert werden. Dies bedeutet für das norddeutsche Unternehmen einen nachhaltigen Investitionsschutz. Personaleinsatzplanung 2020 Lassen Sie uns einen Blick in die Zukunft der Personaleinsatzplanung wagen. Inwieweit wird sich die Personaleinsatzplanung bis zum Jahr 2020 verändern? Welchen Herausforderungen stehen wir nicht morgen, sondern übermorgen gegenüber? Welche Pläne und Projekte verfolgen Sie und Ihr Unternehmen bis 2020? Für die Unternehmen sind die kritischen Erfolgsfaktoren einer effizienten Personaleinsatzplanung heute, morgen und auch übermorgen die flexible Reaktion auf Bedarfsschwankungen, die Verbesserung der Flexibilität sowie die vorausschauende Steuerung des Personaleinsatzes, um die sich immer wieder ändernden Herausforderungen im betrieblichen Alltag anpassen zu können. Darüber hinaus wird der Steigerung der Planungsqualität und die Vereinheitlichung der Planungsprozesse in den Unternehmen in den nächsten 3-5 Jahren ebenfalls eine sehr große Bedeutung zukommen. Das heißt, dass auch die eher nach innen gerichteten Themen eine hohe Bedeutung haben. Durch die Erhöhung der Planungsqualität und die damit einhergehende Verlässlichkeit der Planung unterstützt die Einsatzplanung den für die Mitarbeiter wichtigen Aspekt der»work-lifetime-balance«. Die»Beherrschung«der Personaleinsatzplanung spiegelt sich in der Vereinheitlichung von Prozessen und Strukturen wieder. Die klare Regelung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der handelnden Personen im Planungsprozess ist somit eine wichtige Voraussetzung für den wirtschaftlichen Personaleinsatz. Personaleinsatzplanung erfolgreich in den Unternehmen umzusetzen wird auch in den nächsten Jahren unsere beratende Tätigkeit prägen, da viele Unternehmen in diesem Bereich immer noch erheblichen Nachholbedarf haben und die möglichen Potenziale nicht ausschöpfen. Wir tragen mit unserer Tätigkeit dazu bei, dass Personaleinsatzplanung realitätsnah und praxistauglich für die Unternehmen umgesetzt werden kann. Die Bedeutung der Personaleinsatzplanung ist u. a. dadurch zu erklären, dass die zukünftige Entwicklung in den Unternehmen in ihrer Komplexität und Anforderung an einen effizienten Personaleinsatz immer weiter zunimmt. Competence Site 5