MSC-Gruppenzertifikat für eine lückenlose Produktkette (CoC) Hinweise für Gruppen mit normalem Risiko (GNR)

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1 MSC-Gruppenzertifikat für eine lückenlose Produktkette (CoC) Hinweise für Gruppen mit normalem Risiko (GNR) 1. Über dieses Dokument Dieses Dokument soll Unternehmen helfen, die Zertifizierung nach dem MSC-Rückverfolgbarkeits- Standard zu verstehen. Es hat keinen normativen Charakter. Die offizielle, normative Version der MSC-Zertifizierungsanforderungen sowie den MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard finden Sie unter: Bei Fragen über eine entsprechende Zertifizierung wenden Sie sich bitte an Ihren Zertifizierer oder einen Mitarbeiter Ihres zuständigen MSC-Büros: 2. Überblick über den MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen Organisationen, die eine Gruppenzertifizierung für eine lückenlos rückverfolgbare Produktkette nach dem MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard anstreben, müssen bestimmte, vom MSC festgelegte Anforderungen erfüllen. Wenn Sie als eine Gruppe zertifiziert werden, übernehmen Sie bestimmte Verantwortlichkeiten um zu gewährleisten, dass alle Gruppenmitglieder den MSC-Anforderungen nachkommen. Ihr Zertifizierer (oder Ihre Zertifizierungsstelle/Conformity Assessment Body/CAB) wird dann nicht bei allen Gruppenmitgliedern, sondern nur an Ihrem Hauptstandort (in den MSC-Anforderungen die Gruppenleitung genannt) und einigen ausgewählten Standorten ein Audit durchführen. Der MSC unterscheidet zwei Gruppentypen Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) und alle anderen Gruppen Gruppen mit normalem Risiko (GNR). Für die Zertifizierung als eine GRR müssen vier (4) Voraussetzungen erfüllt werden, nur dann kann die Gruppe über ein vereinfachtes Verfahren zertifiziert werden. Eine GRR muss nicht alle Anforderungen erfüllen und kann daher auf manche MSC-spezifische Verfahren und deren Dokumentation verzichten. Prinzipiell sollte die Zertifizierung für GRR mit weniger Zeit und Aufwand als für GNR zu bewältigen sein. 3. Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit normalem Risiko: In der nachstehenden Tabelle sind die Anforderungen aufgeführt, die Ihre Gruppe erfüllen muss, um eine Zertifizierung als Gruppe mit normalem Risiko (GNR) zu erhalten. Sie müssen als Gruppe gewährleisten, dass diese Anforderungen von allen Gruppenmitgliedern eingehalten werden und Ihr Zertifizierer (CAB) wird während der Zertifizierungs- und Kontrollaudits diesbezügliche Prüfungen durchführen. Wichtige Begriffe: Richtlinie: In einem Richtliniendokument werden allgemeine Verpflichtungen, eine Richtung oder eine Absicht festgehalten. Verfahren/Verfahrensanweisung: Ein Verfahren ist eine Abfolge von Tätigkeiten, die zusammenhängen oder zusammenwirken. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 1

2 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit normalem Risiko (GNR) und Hinweise für Unternehmen (Auszüge aus Anhang BC der Zertifizierungsanforderungen, vgl. Anforderung Was bedeutet das für Sie (den Inhaber des Gruppenzertifikats) BC1 BC1.1 Management-Verantwortung Managementsysteme und Dokumentation BC1.1.1 Die Gruppenleitung ist verantwortlich für die Festlegung und Aufrechterhaltung von Managementsystemen, die gewährleisten, dass alle auf dem Zertifikat aufgeführten Gruppenmitglieder die Anforderungen an die MSC- Gruppenzertifizierung erfüllen. BC1.1.2 Die Gruppenleitung ernennt eine Person (den MSC-Beauftragten ), die ungeachtet anderer Pflichten dafür verantwortlich ist, die Einhaltung aller MSC-Anforderungen durch die Gruppe sicherzustellen. Name, Position und Kontaktangaben des MSC- Beauftragten sind zu dokumentieren und dem CAB mitzuteilen. Ihr Hauptstandort muss über geeignete Systeme und Richtlinien verfügen, damit Ihre Gruppenmitglieder die Anforderungen dieses Dokuments und des MSC- Rückverfolgbarkeits-Standards sowie des Anhangs BD der MSC-Zertifizierungsanforderungen erfüllen. Sie sind dafür verantwortlich, dass alle Gruppenmitglieder diese Anforderungen einhalten. Die Gruppe muss eine Person zum MSC-Beauftragten ernennen und dem CAB (Zertifizierer) den entsprechenden Namen, Position und Kontaktangaben mitteilen. Wir empfehlen, auch einen stellvertretenden MSC-Beauftragten einzusetzen, falls Ihr MSC-Hauptbeauftragter nicht im Büro ist. BC Der CAB wird innerhalb von 10 Tagen über eine Veränderung des MSC-Beauftragten informiert. BC1.1.3 Die Gruppenleitung dokumentiert die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des MSC-Beauftragten, der internen Prüfer und sonstiger wichtiger Mitarbeiter der Gruppenleitung und Gruppenmitglieder. BC1.1.4 Die Gruppenleitung stellt sicher, dass alle Dokumente, anhand derer die Einhaltung der MSC- Anforderungen durch die Gruppe nachgewiesen werden kann, für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren aufbewahrt werden. BC1.1.5 Die Gruppenleitung ist verantwortlich für das Entwickeln und die Pflege von dokumentierten Richtlinien und Verfahren, die Folgendes regeln: Bei Veränderungen des MSC-Beauftragten ist der Zertifizierer innerhalb von 10 Tagen per oder telefonisch zu benachrichtigen. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten jedes für das MSC- Programm zuständigen Mitarbeiters sind schriftlich festzuhalten. So kann der MSC-Beauftragte z. B. dafür verantwortlich sein, das Verzeichnis der Gruppenmitglieder zu führen und die Terminplanung für interne Audits zu koordinieren. Es kann sinnvoll sein, diese Anforderungen durchzuarbeiten und für jeden Punkt eine zuständige Person festzulegen. Sie müssen relevante MSC-Unterlagen für mindestens drei Jahre aufbewahren. Die Unterlagen können bei den Gruppenmitgliedern oder bei der Gruppenleitung als elektronische oder gedruckte Dokumente verwahrt werden. Dazu gehören Aufzeichnungen über die Rückverfolgbarkeit von MSC-Produkten (Rechnungen, Frachtbriefe, usw.) sowie Unterlagen über die interne Prüfung der Gruppenleitung (vgl. BC3.3.2) und Aufzeichnungen über interne Audits (vgl. BC3.6). Sie müssen über schriftliche Richtlinien verfügen, in denen festgelegt ist, wie Sie das Gruppenzertifizierungsprogramm durchführen. Wenn Sie bereits für andere Zwecke Richtlinien entwickelt haben, die eine bestimmte Anforderung erfüllen, so ist es nicht erforderlich, eine neue Richtlinie speziell für den MSC zu erarbeiten. Oftmals erfordern diese Richtlinien nur geringfügige Veränderungen an Ihren vorhandenen standardmäßigen Betriebsverfahren. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 2

3 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit normalem Risiko (GNR) und Hinweise für Unternehmen (Auszüge aus Anhang BC der Zertifizierungsanforderungen, vgl. Anforderung BC Aufteilen der Funktionen zwischen Gruppenleitung und Gruppenmitgliedern. Es muss u. a. festgelegt werden, wie die Gruppenmitglieder über Änderungen an den MSC- Zertifizierungsanforderungen für Gruppen sowie an internen Gruppenrichtlinien oder Dokumenten informiert werden. BC Verfahren, mit dem gewährleistet wird, dass alle internen Prüfer und andere wichtigen Mitarbeiter Schulungen über die MSC- Zertifizierungsanforderungen für Gruppen und die entsprechenden internen Richtlinien erhalten und ihre Funktionen bei der Erfüllung der MSC- Zertifizierungsanforderungen kompetent erfüllen. BC Verfahren, mit dem gewährleistet wird, dass der Erwerb, Erhalt und die Handhabung von MSCzertifizierten Produkten in Übereinstimmung mit den in Abschnitt BC2.2 festgelegten MSC- Anforderungen erfolgt. BC Ein Verfahren, mit dem gewährleistet wird, dass zu jedem Zeitpunkt der Handhabung von Produkten die Rückverfolgbarkeit gesichert ist, damit alle MSC-zertifizierten Produkte zu dem entsprechenden zertifizierten Lieferanten und dem direkten Abnehmer verfolgt werden können, und dass der in den Abschnitten BC2.3 und BC3.2 vorgeschriebene Abgleich von Wareneingang und -ausgang durchgeführt werden kann. Was bedeutet das für Sie (den Inhaber des Gruppenzertifikats) Sie müssen schriftlich festhalten, für welche Bereiche des Gruppenzertifizierungsprogramms die Gruppenleitung und für welche die Gruppenmitglieder verantwortlich sind. So übernimmt die Gruppenleitung ggf. das Erarbeiten von Richtlinien und Schulungsmaterialien für die gesamte Gruppe, die Terminplanungen für interne Audits, den Einzug der Volumengebühren für das MSC-Siegel und die Schulung von internen Prüfern. Die Gruppenmitglieder führen ggf. die Schulungen der Mitarbeiter am Standort durch, erfassen Umsatzdaten zur Mitteilung an die Gruppenleitung und bearbeiten Abweichungen, die bei Vor-Ort-Audits festgestellt wurden. Darüber hinaus müssen Sie ein Verfahren haben, über das Gruppenmitglieder zeitnah über Änderungen an den MSC- Anforderungen oder Ihren internen Richtlinien informiert werden. Diese Richtlinie sollte beschreiben, wie Sie die für die Zertifizierung verantwortlichen Mitarbeiter und internen Prüfer zu den MSC-Anforderungen schulen. So könnten Sie zum Beispiel MSC-Informationen in bereits existierende Schulungskurse aufnehmen oder Sie könnten alle Ihre Betriebsleiter über die MSC-Anforderungen schulen, damit diese wiederum ihre zuständigen Küchenmitarbeiter unterweisen können. Sie müssen wahrscheinlich nicht mit allen Mitarbeitern Schulungen über die MSC-Anforderungen durchführen. Der MSC verlangt, dass wichtige Mitarbeiter über die Kompetenzen verfügen, die zur Erfüllung der Aufgaben einer MSC-Gruppenzertifizierung erforderlich sind. Als Kompetenzgrundlage dienen angemessene Schulungen sowie Fähigkeiten und Erfahrungen in den entsprechenden Funktionen. Diese Richtlinie sollte alle Punkte von Abschnitt BC2.2 dieses Dokuments umfassen. So könnte diese Richtlinie zum Beispiel festlegen, wie Ihre Gruppe sicherstellt, dass nur Lieferanten mit der Beschaffung von MSC-Produkten beauftragt werden, die über ein gültiges MSC-Zertifikat verfügen. In dieser Richtlinie sollte auch erklärt werden, wie MSC-Produkte im Wareneingang kontrolliert werden, um zu verifizieren, dass sie tatsächlich von einer MSC-zertifizierten Quelle stammen. Auch muss diese Richtlinie beschreiben, wie Ihre Gruppenmitglieder dafür sorgen, dass MSC- Produkte immer und jederzeit als MSCzertifiziert identifizierbar sind. Diese Richtlinie sollte beschreiben, wie das Rückverfolgbarkeitssystem Ihrer Gruppe funktioniert. Eine Muster-Richtlinie könnte folgendermaßen lauten: (bitte beachten Sie, dass es sich hier lediglich um ein Beispiel handelt, da verschiedene Organisationen unterschiedliche Systeme haben): Produkte erhalten bei Wareneingang eine Chargen-Nummer, die gemeinsam mit der Rechnungsnummer der eingehenden Rohwaren in der internen Bestandsdatenbank festgehalten wird. Diese Chargen-Nummer bleibt in allen Verarbeitungsphasen gültig und wird mit einem sechsstelligen Produktcode verknüpft, der das Endprodukt identifiziert und angibt, ob es sich um ein MSC-zertifiziertes Produkt handelt. Dieser Produktcode und das Verfallsdatum werden bei Verkauf des Produktes zusammen mit der Verkaufsrechnung im zentralen Warenbestandssystem aufgezeichnet. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 3

4 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit normalem Risiko (GNR) und Hinweise für Unternehmen (Auszüge aus Anhang BC der Zertifizierungsanforderungen, vgl. Anforderung BC Verfahren, mit dem gewährleistet wird, dass die Nutzung des MSC-Siegels auf Produkten eines Gruppenmitglieds und/oder der Gruppenleitung gemäß Abschnitt BC2.5 in Übereinstimmung mit den von MSCI und in der Lizenzvereinbarung festgelegten Anforderungen erfolgt. BC Verfahren zur Prüfung der Wirksamkeit interner Kontrollsysteme, wie u. a. für das: a) Durchführen von Abgleichen über ein- und ausgehende Waren bei Gruppenmitgliedern (vgl. BC3.2.3) b) Durchführen von internen Audits bei Gruppenmitgliedern und Dokumentieren der Prüfergebnisse gemäß Abschnitt BC3.1 c) Feststellen von Verstößen und Einleiten von Korrekturmaßnahmen und Sanktionen gemäß Abschnitt BC3.4. Was bedeutet das für Sie (den Inhaber des Gruppenzertifikats) Diese Richtlinie sollte festlegen, wie Ihre Gruppe sicherstellt, dass die Gruppenmitglieder das MSC-Siegel nur auf MSCzertifizierten Produkten verwenden und alle MSCI- Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen finden Sie unter: Die Richtlinie sollte auch beschreiben, wie Ihre Gruppe Genehmigungsformulare handhabt, die für neue Produkte mit MSC-Siegel eingereicht werden müssen, wie Umsatzmeldungen über den Verkauf von MSC-Produkten erfasst und auf welche Weise die entsprechenden Gebühren für die Nutzung des MSC-Logos an MSCI gezahlt werden. Diese Richtlinie sollte beschreiben, wie Ihre Gruppe sicherstellt, dass Ihre internen Kontrollsysteme (Richtlinien und Verfahren für MSC-Produkte) funktionieren und wirksam sind. Sie sollte erläutern, wie Sie Warenein- und -ausgang entsprechend Anforderung BC3.2.3 miteinander abgleichen (ist zum Beispiel jedes Gruppenmitglied dafür verantwortlich, seinen Gesamtverkauf und Gesamteinkauf von MSC- Produkten des vergangenen Jahres miteinander zu vergleichen? Wie werden diese Informationen von der Gruppenleitung geprüft?). Die Richtlinie sollte weiterhin erläutern, wie Sie bei Gruppenmitgliedern interne Audits durchführen werden (d. h., werden Sie bereits bestehende Auditverfahren um bestimmte MSC-Kriterien erweitern oder werden Sie ein neues Audit erarbeiten, über das die Einhaltung des MSC-Standards geprüft wird? Wer wird die Audits durchführen?). Diese Richtlinie muss auch beschreiben, wie während eines internen Audits festgestellte Probleme identifiziert und korrigiert werden. BC1.2 Kontrolle der Gruppe BC1.2.1 Die Gruppenleitung weist nach, dass sie gewährleisten kann, dass alle Gruppenmitglieder die MSC-Zertifizierungsanforderungen erfüllen. Das heißt: a) Jedes Gruppenmitglied benennt eine Person, die dafür verantwortlich ist, dass an diesem Standort alle MSC- Zertifizierungsanforderungen und die entsprechenden internen Richtlinien eingehalten werden. b) Die Gruppenmitglieder halten die Vertragsbestimmungen zwischen der Gruppenleitung und der Zertifizierungsstelle ein. c) Die Gruppenmitglieder gewähren der Gruppenleitung, dem CAB, der Akkreditierungsstelle ASI und dem MSC Zugang zu ihren Betriebsstätten und Unterlagen und stimmen Gesprächen mit den Mitarbeitern zu, um die Übereinstimmung im Rahmen von Audits prüfen zu lassen. d) Die Gruppenmitglieder erkennen sämtliche Sanktionen an, die seitens der Gruppenleitung oder Zertifizierungsstelle bei Verstößen gegen die Anforderungen (Abweichungen) erhoben werden. Die Gruppenleitung muss zeigen können, wie sie die Gruppenmitglieder kontrolliert und (falls erforderlich) die entsprechenden Anforderungen durchsetzt. Bei jedem Gruppenmitglied muss eine Person beauftragt werden, die das MSC-Programm betreut. Dabei kann es sich um eine bestimmte Person oder eine bestimmte Position (z. B. den Restaurantleiter) handeln. Des Weiteren muss die Gruppenleitung demonstrieren können, wie sie sicherstellt, dass alle Gruppenmitglieder die in den Punkten a) bis d) angeführten Anforderungen erfüllen. So ist es zum Beispiel möglich, dass sich alle Gruppenmitglieder im Eigentum der Gruppe befinden und Sie bereits einen Vertrag geschlossen haben, der diese Anforderungen abdeckt. Es kann jedoch auch sein, dass Sie mit jedem Gruppenmitglied eine neue Vereinbarung schließen müssen, damit diese Anforderungen eingehalten werden. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 4

5 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit normalem Risiko (GNR) und Hinweise für Unternehmen (Auszüge aus Anhang BC der Zertifizierungsanforderungen, vgl. Anforderung BC1.2.2 Die Gruppenleitung schließt mit dem CAB eine Zertifizierungsvereinbarung und ist gegenüber dem CAB dafür verantwortlich, dass die Gruppenleitung und alle Gruppenmitglieder: a) die MSC-Zertifizierungsanforderungen für Gruppen einhalten, b) sämtliche Auflagen erfüllen, die ein CAB an die Gruppenleitung und Gruppenmitglieder gestellt hat, c) sämtliche Zertifizierungskosten für Gruppenmitglieder und die Gruppenleitung bezahlen und d) mit dem CAB kommunizieren (davon ausgenommen sind Mitteilungen über beschleunigte oder nicht angekündigte Audits einzelner Gruppenmitglieder). BC1.2.3 Ein Gruppenmitglied darf für die Handhabung von MSC-zertifizierten Produkten nur Unterauftragnehmer nutzen, die selbst nach dem MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard zertifiziert sind, Mitglied der Gruppe sind oder lediglich Lager- oder Transporttätigkeiten ausführen. Was bedeutet das für Sie (den Inhaber des Gruppenzertifikats) In dem Vertrag mit Ihrem Zertifizierer (CAB) wird festgelegt sein, dass die Gruppenleitung für die Einhaltung der Anforderungen an allen Standorten verantwortlich ist und sicherstellt, dass die Auflagen des Zertifizierers erfüllt werden. Die Gruppenleitung ist im Namen aller Gruppenmitglieder für den Vertrag mit dem Zertifizierer rechenschaftspflichtig, dazu gehören u. a. Zahlungen und Mitteilungen an den Zertifizierer. Gruppenmitglieder dürfen direkte Verträge mit Subunternehmen nur dann abschließen, wenn das Subunternehmen ein Transport- oder Lagerunternehmen ist, wenn es in der Gruppe als ein Gruppenmitglied aufgeführt ist oder seine eigene MSC-Zertifizierung besitzt. Andere Subunternehmen sind zugelassen, solange sie von der Gruppenleitung (und nicht von einem einzelnen Gruppenmitglied) vertraglich gebunden und geleitet werden. BC Alle Subunternehmen werden in Übereinstimmung mit Anhang BD4 der MSC- Zertifizierungsanforderungen genutzt. BC1.2.4 Die Gruppenleitung schließt mit jedem Gruppenmitglied eine Vereinbarung, die mindestens die folgenden Festlegungen enthält: a) Das Gruppenmitglied kommt allen Anforderungen gemäß Abschnitt BC1.2.1 nach. b) Die Verantwortlichkeiten jedes Gruppenmitglieds und wichtiger Mitarbeiter im Rahmen der MSC- Anforderungen an Gruppenzertifizierungen. c) Das Gruppenmitglied erklärt sich damit einverstanden, als Gruppenmitglied im Antrag für das Zertifikat nach dem MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard und gegebenenfalls auf der Internetseite des MSC aufgeführt zu werden. d) Gehören Gruppenmitglieder nicht zu derselben juristischen Person wie die Gruppenleitung, so sind in der Vereinbarung der Name und/oder die rechtmäßige Identität jeder Partei sowie der Name und die entsprechende Adresse einer Kontaktperson anzugeben. Die Vereinbarung ist für die Gruppenleitung und den Inhaber des Betriebs des Gruppenmitglieds rechtlich bindend. Alle von der Gruppe (sowohl von der Gruppenleitung als auch von Gruppenmitgliedern) beauftragten Subunternehmen müssen die in Anhang BD4 der MSC- Zertifizierungsanforderungen festgelegten Voraussetzungen erfüllen. So müssen zum Beispiel mit manchen Subunternehmen Vereinbarungen geschlossen werden, und es gibt genaue Fristen für Mitteilungen an den Zertifizierer, wenn neue Subunternehmen beauftragt werden. Um die Kontrolle aller Gruppenmitglieder durch die Gruppenleitung nachweisen zu können, werden Sie mit den Gruppenmitgliedern Vereinbarungen über die hier genannten Punkte schließen müssen, in denen festgelegt wird, wie die Gruppenmitglieder den Anforderungen in Abschnitt BC1.2.1 nachkommen werden. In einer solchen Vereinbarung muss verankert werden, welche Pflichten jedes Gruppenmitglied hinsichtlich der Anforderungen des MSC-Rückverfolgbarkeits-Standards für Gruppen übernimmt. So kann das Gruppenmitglied zum Beispiel verpflichtet werden, Mitarbeiterschulungen oder den Abgleich von Warenein- und -ausgang durchzuführen. Bitte beachten Sie nachstehenden Abschnitt BC1.2.5 je nach den Eigentumsverhältnissen Ihrer Gruppe und bereits vorhandenen vertraglichen Vereinbarungen mit Gruppenmitgliedern ist es ggf. nicht erforderlich, mit jedem Gruppenmitglied eine gesonderte Vereinbarung für die MSC- Zertifizierungsanforderungen zu treffen. Mehr Informationen erhalten Sie unter Abschnitt BC Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 5

6 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit normalem Risiko (GNR) und Hinweise für Unternehmen (Auszüge aus Anhang BC der Zertifizierungsanforderungen, vgl. Anforderung BC1.2.5 Die Gruppenleitung erbringt den Nachweis, dass diese Vereinbarung gemäß Abschnitt BC1.2.4 auf eine der folgenden drei Weisen umgesetzt wird: a) Die Standorte befinden sind im hundertprozentigen Eigentum der Gruppe. b) Die Gruppenleitung hat mit jedem der Standorte eine Vereinbarung, nach der alle Entscheidungen der Gruppenleitung für die Standorte bindend sind. c) Die Gruppenleitung kann auf anderem Wege nachweisen, dass jedes Gruppenmitglied den Anforderungen von Abschnitt BC1.2.4 nachkommt. Was bedeutet das für Sie (den Inhaber des Gruppenzertifikats) Um nachzuweisen, dass Ihre Gruppenleitung hinsichtlich der MSC-Anforderungen die vollständige Kontrolle über die Gruppenmitglieder hat, müssen Sie eine der folgenden Bedingungen erfüllen: Alle Gruppenmitglieder befinden sind im Eigentum der Gruppe (z. B. jeder Standort einer Restaurantkette gehört zum gleichen Unternehmen), oder die Gruppenleitung hat mit jedem Gruppenmitglied eine Vereinbarung geschlossen, in der festgelegt ist, dass das Gruppenmitglied den Entscheidungen der Gruppenleitung nachkommen muss (dies trifft ggf. für Franchise-Verträge zu), oder Sie haben mit jedem Gruppenmitglied eine Vereinbarung, in der die in Abschnitt BC1.2.4 aufgeführten Bedingungen geregelt sind. In den ersten beiden Fällen (alle Gruppenmitglieder im Eigentum der Gruppe oder mit jedem Gruppenmitglied bestehende Vereinbarungen) müssen Sie keine gesonderten Vereinbarungen über die Einhaltung der in BC1.2.4 und BC1.2.5 angeführten MSC-Anforderungen schließen. Mit der Tatsache, dass Sie der Eigentümer Ihrer Gruppenmitglieder sind oder dass bereits Vereinbarungen bestehen, wird ausreichend garantiert, dass die Gruppenmitglieder die Entscheidungen der Gruppenleitung befolgen müssen. BC1.3 Verzeichnis der Gruppenmitglieder BC1.3.1 Die Gruppenleitung führt ein Verzeichnis aller Gruppenmitglieder, die auf dem Gruppenzertifikat aufgeführt sind. Dieses Verzeichnis muss dem CAB vor dem ersten Audit vorgelegt werden und mindestens die folgenden Informationen enthalten: a) Name oder Position, und Telefonnummer für die bei jedem Gruppenmitglied beauftragte Person, die für die Einhaltung der MSC-Anforderungen für die Gruppenzertifizierung verantwortlich ist, b) postalische und Besuchsanschrift des Gruppenmitglieds, c) Zertifizierungsstatus des Gruppenmitglieds (aktuell, ausgesetzt oder entzogen), d) Datum, an dem das Mitglied der Gruppe beigetreten bzw. ggf. aus der Gruppe ausgeschieden ist. BC1.3.2 Die Gruppenleitung hält das Verzeichnis der Gruppenmitglieder auf dem neuesten Stand und teilt dem CAB innerhalb von 10 Tagen mit, wenn ein Mitglied der Gruppe beigetreten bzw. aus der Gruppe ausgeschieden ist (vgl. BC1.3.1). BC Wenn sich die Anzahl der Gruppenmitglieder seit dem letzten CAB-Audit um mehr als zehn Prozent vergrößert hat oder wenn die neuen Gruppenmitglieder dem Zertifikatsumfang neue Aktivitäten hinzufügen, muss die Zustimmung des CABs eingeholt werden, bevor neue Gruppenmitglieder hinzugefügt werden können. Sie müssen ein Verzeichnis aller Mitglieder der Gruppe führen, in dem die hier für jedes Gruppenmitglied geforderten Informationen festgehalten sind. Ihr Zertifizierer wird das Verzeichnis der Gruppenmitglieder vor Ihrem ersten Zertifizierungsaudit einsehen wollen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erneut prüfen. Für das Verzeichnis gibt es kein vorgeschriebenes Format, aber viele Unternehmen führen eine Tabelle, in der die Angaben aller Gruppenmitglieder zusammengefasst sind. Sobald Sie Ihre Zertifizierung erhalten haben, müssen Sie Ihren Zertifizierer innerhalb von 10 Tagen darüber informieren, wenn der Gruppe ein neues Mitglied beitritt oder ein Mitglied aus der Gruppe ausscheidet. Möglicherweise wollen Sie der Gruppe gleichzeitig eine große Anzahl von neuen Mitgliedern hinzufügen (wenn Ihr Unternehmen z. B. eine neue Sparte mit vielen Standorten übernimmt). Erhöht sich hierdurch die Anzahl der neuen Gruppenmitglieder seit Ihrem letzten Audit um mehr als 10 %, müssen Sie Ihren Zertifizierer informieren und dessen Zustimmung einholen, bevor Sie die neuen Gruppenmitglieder hinzufügen können. Die schriftliche oder per erteilte Zustimmung Ihres Zertifizierers ist ebenfalls erforderlich, wenn Sie Ihrem Zertifikat Gruppenmitglieder mit neuen Tätigkeiten hinzufügen wollen, die in Ihrem gegenwärtigen Zertifikatsumfang nicht enthalten sind. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 6

7 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit normalem Risiko (GNR) und Hinweise für Unternehmen (Auszüge aus Anhang BC der Zertifizierungsanforderungen, vgl. Anforderung Was bedeutet das für Sie (den Inhaber des Gruppenzertifikats) BC Wenn der CAB über den Beitritt neuer Mitglieder benachrichtigt wird, kann er beschließen, zusätzliche Audits durchzuführen, wenn er dies für notwendig hält. BC1.3.3 Wenn ein Gruppenmitglied aus der Gruppe ausscheidet, muss die Gruppenleitung das Mitglied darüber informieren, dass es keine Hinweise auf MSC mehr machen und nicht mehr das MSC-Siegel nutzen darf (einschließlich auf Verpackungen und Speisekarten). Ihr Zertifizierer hat das Recht, zusätzliche Audits durchzuführen, wenn er der Ansicht ist, dass sich mit neuen Gruppenmitgliedern die Risiken Ihrer Gruppe erhöhen. Wird ein Gruppenmitglied aus irgend einem Grund von Ihrem Gruppenzertifikat entfernt, müssen Sie dem Mitglied mitteilen, dass es keinen Hinweis mehr auf die MSCzertifizierte Herkunft von Ware machen darf und das Siegel und MSC-Verpackungen nicht länger nutzen darf. Sie sollten ggf. nicht verwendete Verpackungsmaterialien zurückfordern oder anderweitig überprüfen, dass das Gruppenmitglied diese Anforderung versteht. BC2 Interne Kontrollsysteme BC2.1 Die Gruppe muss nachweisen können, dass die Verfahren im Rahmen der in Abschnitt BC2 festgelegten Anforderungen umgesetzt werden. Der Nachweis erfolgt entweder anhand von schriftlichen Unterlagen oder durch den Nachweis von (unabhängig von den MSC-Anforderungen) bestehenden Verfahren und Managementsystemen. Es ist nicht für alle Anforderungen in diesem Abschnitt erforderlich, gesonderte MSC-Verfahren festzulegen. Sie müssen Ihrem Zertifizierer jedoch nachweisen können, dass diese Verfahren umgesetzt werden ( in der Praxis funktionieren ). Manche MSC-Anforderungen werden ggf. durch bereits bestehende Systeme oder Verfahren abgedeckt (z. B. durch Standardbetriebsverfahren/SOP). Ihr Zertifizierer wird ggf. durch Beobachtungen vor Ort und Gespräche mit Mitarbeitern überprüfen, wie die Verfahren umgesetzt werden. BC2.2 Beschaffung, Wareneingang und Handhabung BC2.2.1 In der Gruppe muss ein Verfahren festgelegt sein, das gewährleistet, dass MSC-zertifizierte Produkte nur von zertifizierten Lieferanten beschafft werden, die über ein gültiges MSC-Zertifikat verfügen. BC2.2.2 In der Gruppe muss ein Verfahren festgelegt und umgesetzt sein, über das die MSC-Zertifizierung aller bei allen Mitgliedern angelieferten MSCzertifizierten Produkte verifiziert wird. Ihre Gruppenleitung muss den Einkauf von MSC-Produkten durch alle auf dem Zertifikat verzeichneten Gruppenmitglieder kontrollieren. Entweder beschafft die Gruppenleitung alle MSC-Produkte direkt oder sie führt eine genehmigte Lieferantenliste und sorgt dafür, dass die Gruppenmitglieder MSC-Produkte nur von diesen genehmigten Lieferanten beziehen. Die Gruppenleitung muss auch sicherstellen, dass alle Lieferanten von MSC-Produkten über eine gültige MSC- Zertifizierung verfügen. Dies kann über die B2B- Lieferantendatenbank auf der MSC Internetseite validiert werden: Wenn MSC-Produkte entweder an die Gruppenleitung oder die Gruppenmitglieder geliefert werden, muss es ein System geben, mit dem verifiziert werden kann, dass es sich bei den eingehenden Waren tatsächlich um MSC-zertifizierte Produkte handelt. Dies bedeutet, dass z. B. bei der Übernahme des Produktes Rechnungen oder Lieferscheine mit dem Produkt selbst oder mit der Kennzeichnung auf den Verpackungen verglichen werden. Es muss gewährleistet sein, dass ein eingehendes Produkt, das als MSC-zertifiziert bestellt wurde und anscheinend nicht MSC-zertifiziert ist, oder dessen MSC-Zertifizierung nicht nachgewiesen werden kann, als solches identifiziert wird. Dieses Produkt darf so lange nicht als MSC-zertifiziert verkauft oder gekennzeichnet werden, bis verifiziert werden konnte, dass es tatsächlich zertifiziert ist (vgl. Abschnitt BC2.2.4). Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 7

8 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit normalem Risiko (GNR) und Hinweise für Unternehmen (Auszüge aus Anhang BC der Zertifizierungsanforderungen, vgl. Anforderung BC2.2.3 In der Gruppe muss ein Verfahren festgelegt und umgesetzt sein, mit Hilfe dessen alle MSCzertifizierten Produkte in allen Phasen vom Einkauf, über Lagerung, Verarbeitung, Verpackung, Etikettierung, Verkauf und Auslieferung als MSCzertifiziert identifizierbar sind. BC2.2.4 In der Gruppe muss ein Verfahren für Produkte festgelegt sein, die zwar als MSC-zertifiziert etikettiert oder gekennzeichnet sind, aber deren Zertifizierung nicht verifiziert werden kann (nicht konforme Produkte). Es muss Folgendes umfassen: a) Der MSC-Beauftragte der Gruppe ist innerhalb von zwei Tagen davon in Kenntnis zu setzen, wenn bei einem Gruppenmitglied nicht konforme Produkte festgestellt werden. b) Der MSC-Beauftragte bestimmt die Ursache der Abweichung und erlässt für alle möglicherweise betroffenen Gruppenmitglieder Korrekturmaßnahmen. c) Nicht konforme Produkte werden isoliert, umetikettiert oder anderweitig vom Vertrieb oder von der Kennzeichnung als MSC-zertifiziertes Produkt ausgeschlossen, bis deren Zertifizierungsstatus verifiziert werden kann. d) Falls das Risiko besteht, dass nicht konforme Produkte als MSC-zertifizierte Produkte verkauft oder versandt wurden, so muss innerhalb von zwei Tagen nach Feststellen des Problems der CAB informiert werden. Darüber hinaus sind gegebenenfalls Verfahren zur Rücknahme bzw. zum Rückruf einzuleiten, um zu verhindern, dass die betroffenen Produkte als MSCzertifiziert verkauft werden. BC2.2.5 Über das Vorkommen von nicht konformen Produkten und die entsprechenden Korrekturmaßnahmen sind gemäß Abschnitt BC2.2.4 detaillierte Aufzeichnungen zu führen. Was bedeutet das für Sie (den Inhaber des Gruppenzertifikats) MSC-Produkte müssen in allen Phasen der Handhabung identifizierbar sein. Dafür ist es nicht unbedingt erforderlich, alle Produkte oder Verpackungen mit MSC zu kennzeichnen interne Codierungs- oder Kennzeichnungssysteme sind ausreichend, sofern sie wirksam sind. Manche Unternehmen verwenden eine interne Strichcodierung oder ein eindeutiges Nummerierungssystem, das mit Produktbeschreibungen verglichen werden kann, um festzustellen, welche Produkte MSC-zertifiziert sind. Andere Unternehmen entscheiden sich möglicherweise dafür, alle MSC-Produkte besonders zu etikettieren. Ausschlaggebend ist, dass MSC-Produkte über Ihr System in jeder Phase (d. h. Auftauen, Transport, Neuverpackung, usw.) als solche identifizierbar sind. Wenn Sie Ware erhalten, die MSC-zertifiziert sein sollte, aber nicht entsprechend gekennzeichnet ist, oder für die nicht nachgewiesen werden kann, dass sie von einer MSCzertifizierten Quelle stammt, so müssen Sie besondere Verfahren einhalten. Ein solcher Fall könnte zum Beispiel eintreten, wenn Sie MSC-zertifizierten Fisch bestellt haben, aber das Produkt bei Wareneingang weder auf dem Lieferschein noch auf der Verpackung als MSC-zertifiziert gekennzeichnet ist. Eine andere Möglichkeit wäre, dass Ihr Lieferant das eigentlich bestellte Produkt mit einem anderen ersetzt hat, oder wenn das Etikett von einem Produkt abgefallen ist oder man die Kennzeichnung aus einem bestimmten Grund nicht lesen kann. In diesen Fällen wird das Produkt als nicht konform klassifiziert und Sie müssen verfahren wie in den Punkten a) bis d) erläutert, damit keine Produkte als MSC-zertifiziert verkauft oder gekennzeichnet werden, wenn die Möglichkeit besteht, dass sie nicht aus einer MSC-zertifizierten Quelle stammen. Es ist möglicherweise sinnvoll, die Formulierung aus dieser Anforderung in Ihre eigenen Richtlinien oder Verfahrensanweisungen zu übernehmen. Wenn Sie bei einem Gruppenmitglied nicht konforme Produkte feststellen, müssen Sie dies dokumentieren und festhalten, wie Sie die Anforderungen von Abschnitt BC2.2.4 erfüllt haben (Sie können zum Beispiel die s aufbewahren, in denen Sie Ihren Zertifizierer oder die verschiedenen Gruppenmitglieder über das Problem informiert haben). Diese Aufzeichnungen werden von Ihrem Zertifizierer beim nächsten Audit ggf. angefordert oder geprüft. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 8

9 BC2.3 Rückverfolgbarkeit BC2.3.1 Es muss ein System geben, das sicherstellt, dass alle MSC-zertifizierten Wareneingänge zu dem direkten Lieferanten zurückverfolgt und alle Warenausgänge zum direkten Abnehmer verfolgt werden können. Handelt es sich bei der Gruppenleitung oder dem Gruppenmitglied um einen Einzelhandelsbetrieb oder ein gastronomisches Unternehmen, der/das Leistungen für den Endverbraucher erbringt, so ist die Identifikation des Verbrauchers nicht erforderlich. Jedoch sind die Gesamtmengen der verkauften zertifizierten Produkte zu verzeichnen, um einen Abgleich der Warenein- und -ausgänge zu ermöglichen. Der MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard schreibt vor, dass es möglich sein muss, alle MSC-Produkte von dem Standort Ihres jeweiligen Lieferanten bis hin zu Ihrem Verkaufsort und dem jeweiligen Abnehmer zu verfolgen. (Hinweis: Wenn Sie direkt an Endverbraucher verkaufen, also z. B. eine Restaurantkette sind, so müssen Sie nicht den jeweiligen Abnehmer identifizieren, sondern die Verfolgbarkeit bis zum Verkaufsort nachweisen können.) Der MSC verlangt nicht, dass Sie ein bestimmtes Rückverfolgungs-System verwenden, aber das System muss so wirksam sein, dass die MSC-Produkte damit zurück- und nachverfolgt werden können. Ihr System kann entweder aus elektronischen oder gedruckten Dokumenten bzw. einer Mischung aus beiden bestehen. Der Zertifizierer wird verifizieren, ob das Rückverfolgungs-System wirksam ist, in der Praxis umgesetzt wird und alle von Ihnen gehandhabten MSC-Produkte erfasst. BC2.3.2 Wird ein Produkt bearbeitet oder neu verpackt, so ist eine prozessbezogene Verfolgbarkeit festzulegen, damit alle MSC-zertifizierten Produkte während der Handhabungs- und Lagerverfahren identifiziert und getrennt werden können. Wenn Ihre Organisation MSC-zertifizierte Produkte neu verpackt, verarbeitet oder anderweitig bearbeitet, muss mit Ihrem Rückverfolgungs-System sichergestellt werden, dass alle MSC-Produkte in allen Phasen der Handhabung verfolgbar und identifizierbar sind. BC2.4 Personal und Schulungen BC2.4.1 Es muss ein Verfahren geben, das sicherstellt, dass alle relevanten Mitarbeiter über die Kompetenzen verfügen, die zur Erfüllung der Aufgaben einer MSC-Gruppenzertifizierung erforderlich sind. Als Kompetenzgrundlage dienen angemessene Schulungen sowie Fähigkeiten und Erfahrungen in den entsprechenden Funktionen. BC2.4.2 Alle internen Prüfer müssen ausreichend Kompetenzen für die Durchführung interner Audits besitzen, sowie Kenntnisse über die MSC- Anforderungen für die Gruppenzertifizierung, interne Audit-Verfahren, die Feststellung und Bewertung von Abweichungen und das Erlassen von Korrekturmaßnahmen gemäß den Definitionen in den Abschnitten BC3.1 und BC3.4 nachweisen können. BC2.4.3 Die Gruppenleitung führt Aufzeichnungen über die durchgeführten MSC-Schulungen und muss nachweisen können, dass alle relevanten Mitarbeiter so oft wie nötig geschult werden, um über aktuelle Kenntnisse der geltenden MSC- Anforderungen zu verfügen. Mitarbeiter, die in Ihrer Organisation für das Einführen und Umsetzen des MSC-Programms zuständig sind und MSCzertifizierte Produkte handhaben, müssen angemessen geschult sein, damit sie die MSC-Anforderungen einhalten können. Der MSC schreibt nicht vor, wie Sie Mitarbeiter oder Auftragnehmer schulen sollten, aber der Zertifizierer wird überprüfen, ob alle Mitarbeiter, die für die Erarbeitung oder Umsetzung von MSC-Prozessen verantwortlich sind, über angemessene Sachkenntnis verfügen, um die Anforderungen zu erfüllen. Interne Prüfer müssen die relevanten MSC-Anforderungen verstehen und für die Durchführung von Audits qualifiziert sein. Sie müssen in der Lage sein, Abweichungen zu erkennen und einzustufen. Diese Anforderung trifft unabhängig davon zu, ob Ihre internen Prüfer in Ihrer Organisation tätig sind oder bei einem anderen Prüfungsunternehmen angestellt sind. Sie müssen für interne Prüfer ggf. spezielle Schulungen über den MSC- Rückverfolgbarkeits-Standard und die MSC-Anforderungen für Gruppen durchführen und sicherstellen, dass sie auf dem neuesten Stand bleiben und Veränderungen an den Anforderungen vermittelt bekommen. Der MSC schreibt nicht mehr vor, dass interne Prüfer über einen bestimmten zeitlichen Umfang an Erfahrungen verfügen müssen. Sie müssen alle von internen Prüfern und anderen Mitarbeitern absolvierten MSC-Schulungen dokumentieren. Die Schulungen können in jeglicher wirksamer Form angeboten oder im Rahmen anderer Schulungen durchgeführt werden (z. B. über Lebensmittelsicherheit). Sie müssen nicht MSC-spezifisch sein. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 9

10 BC2.5 Nutzung des MSC-Umweltsiegels und Lizenzierung BC2.5.1 Die Gruppenleitung stellt sicher, dass alle Gruppenmitglieder das MSC-Logo in Übereinstimmung mit den MSCI- Lizenzierungsanforderungen nutzen (vgl. BC2.5.3 Gehören die Gruppenleitung und alle Gruppenmitglieder zu derselben juristischen Person und soll das MSC-Logo genutzt oder Aussagen zur MSC-zertifizierten Herkunft von Ware gemacht werden, so wird die Lizenzvereinbarung im Namen der Gruppe von der Gruppenleitung unterzeichnet. Die Gruppenleitung koordiniert die erforderlichen Anträge zur Genehmigung der Logoabbildung sowie die Umsatzmeldungen und ist für die Zahlungen der Gebühren für alle Gruppenmitglieder verantwortlich. BC2.5.4 Gehören Gruppenleitung und Gruppenmitglieder nicht alle zu derselben juristischen Person und wollen einzelne Gruppenmitglieder Aussagen über die MSC-zertifizierte Herkunft von Ware machen oder das MSC-Logo nutzen, so muss jedes Gruppenmitglied eine separate Lizenzvereinbarung mit MSCI schließen. Jedes Gruppenmitglied ist selbst für seinen Antrag auf Nutzung des MSC-Siegels, die Umsatzmeldung und Zahlung der Gebühren für das MSC-Logo verantwortlich. Sollte das Gruppenmitglied den MSCI-Lizenzierungsanforderungen nicht nachkommen, so wird MSCI die Gruppenleitung darüber informieren. Diese wird dann das Gruppenmitglied auditieren und wird, falls erforderlich, eine Abweichung erlassen. Die Gruppenleitung (Hauptstandort) muss sicherstellen und ist dafür verantwortlich, dass alle Gruppenmitglieder, die das MSC-Siegel verwenden, die damit verbundenen Regeln und Richtlinien einhalten. Diese Klausel findet Anwendung, wenn die Gruppenleitung und alle Gruppenmitglieder zu derselben juristischen Person gehören (zum Beispiel zu einer Restaurant- oder Supermarktkette). Diese Klausel findet Anwendung, wenn die Gruppenleitung und die Gruppenmitglieder nicht zu derselben juristischen Person gehören. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Mitglieder der Gruppe mehrere unabhängige Restaurants sind und die Gruppenzertifizierung von einem externen Dritten verwaltet wird. In einem solchen Fall benötigen Gruppenmitglieder, die das MSC-Siegel verwenden oder anderweitig beim Verkauf der Produkte auf die MSC-zertifizierte Herkunft verweisen, jeweils eine eigene Lizenzvereinbarung mit MSCI. Jedes Gruppenmitglied ist dann selbst für die Umsetzung aller Anforderungen verantwortlich, die für die Genehmigung von Produkten, Umsatzmeldungen und die Zahlung eventueller Gebühren an MSCI bestehen. Erfüllt ein Gruppenmitglied die Regeln der MSCI- Lizenzierung nicht vollständig, so wird erwartet, dass die Gruppenleitung angemessene Maßnahmen ergreift und eine Abweichung erlässt. BC3 BC3.1 Verifizierungssystem Interne Audits bei einem Gruppenmitglied BC3.1.1 Vor der ersten Zertifizierung müssen alle Gruppenmitglieder intern vor Ort geprüft werden um sicherzustellen, dass das Mitglied den MSC- Zertifizierungsanforderungen für Gruppen nachkommt. BC Die Gruppenleitung stellt sicher, dass alle während interner Audits festgestellten Abweichungen dokumentiert werden. Bevor das Zertifikat ausgestellt werden kann, muss bestätigt werden, dass die Korrekturmaßnahmen abgeschlossen wurden und wirksam sind. Die Gruppenleitung muss dafür sorgen, dass vor dem ersten Zertifizierungsaudit bei jedem Gruppenmitglied ein internes Audits durchgeführt wurde. Dabei muss es sich nicht um MSC-spezifische Audits handeln (zum Beispiel können sie gemeinsam mit einem Audit zur Lebensmittelsicherheit oder für Hygienestandards durchgeführt werden). Sie müssen jedoch nachweisen, dass während des Audits die Einhaltung der relevanten MSC-Anforderungen für Gruppen überprüft wird. Dies soll sicherstellen, dass Ihre Gruppenmitglieder vor der Zertifizierung umfassend in der Lage sind, MSCzertifizierte Produkte gemäß den MSC-Anforderungen zu handhaben. Interne Audits können entweder durch interne Prüfer durchgeführt werden, die in der Gruppe tätig sind (zum Beispiel durch Mitarbeiter der Gruppenmitglieder oder der Gruppenleitung), oder es wird eine externe Firma (nicht Ihr MSC-Zertifizierer) damit beauftragt. Bevor die Gruppe zertifiziert werden kann, müssen alle Abweichungen, die vor der Zertifizierung während eines internen Audits festgestellt wurden, vollständig korrigiert worden sein. Die Verantwortung hierfür liegt bei der Gruppenleitung. Es ist ratsam, über alle Berichte/Ergebnisse der internen Audits und die ergriffenen Korrekturmaßnahmen Aufzeichnungen zu führen. Sie müssen nicht persönlich verifizieren, ob die Korrekturmaßnahmen bei jedem Gruppenmitglied umgesetzt Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 10

11 wurden, aber Sie sollten eng mit den MSC-Beauftragten jedes Gruppenmitglieds zusammenarbeiten, um dokumentieren zu können, dass alle Abweichungen vor der Zertifizierung vollständig korrigiert wurden. Bewahren Sie diese Aufzeichnungen über die Abweichungen und Korrekturmaßnahmen auf, falls Ihr Zertifizierer diese einsehen möchte. BC3.1.2 Nach der ersten Zertifizierung führt die Gruppenleitung bei jedem Gruppenmitglied mindestens einmal im Jahr ein internes Audit durch, um zu bestätigen, dass das Mitglied den MSC- Zertifizierungsanforderungen für Gruppen nachkommt. Diese Bestimmung gilt nicht, wenn die Gruppenleitung und alle ihre Gruppenmitglieder ausschließlich MSC-zertifizierte Produkte handhaben. Die Bestimmung gilt auch nicht für Gruppenmitglieder einer Untergruppe, wenn diese Untergruppe ausschließlich MSC-zertifizierte Produkte handhabt. BC3.1.3 Wenn die Gruppenleitung bei dem internen Audit eines Gruppenmitglieds feststellt, dass dieses Mitglied eine Anforderung des MSC nicht einhält, so wird die Abweichung wie folgt klassifiziert: a) Kritische Abweichung: Jeder festgestellte Fall, in dem ein Produkt als MSC oder MSC-zertifiziert gekennzeichnet oder vertrieben wird, das jedoch nachweislich keine MSC-Zertifizierung hat, gilt als kritische Abweichung und die Gruppenleitung führt die in BC3.4.1 und BC2.2.4 festgelegten Verfahren durch. b) Abweichung: Alle anderen Fälle, in denen ein Gruppenmitglied einer MSC-Anforderung nicht vollständig nachkommt, gelten als Abweichung und die Gruppenleitung führt die in BC3.4.2 festgelegten Verfahren durch. Nach der Zertifizierung müssen Sie mindestens einmal im Jahr sicherstellen, dass bei allen Gruppenmitgliedern ein Audit über die Einhaltung der MSC-Anforderungen durchgeführt wird. Dabei muss es sich nicht um ein MSCspezifisches Audit handeln. Es wird entweder durch interne Prüfer durchgeführt, die in der Gruppe tätig sind, oder es wird eine externe Firma (nicht Ihr MSC-Zertifizierer) damit beauftragt. Wenn Ihre zertifizierten Gruppenmitglieder ausschließlich MSC-zertifizierte Fischerzeugnisse handhaben, dann müssen Sie keine internen Audits durchführen. Auch Gruppenmitglieder einer bestimmten Untergruppe, die ausschließlich MSC-zertifizierte Produkte handhabt, benötigen keine internen Audits. Diese Gruppenmitglieder können jedoch bei regelmäßigen Zertifizierungsaudits von Ihrem Zertifizierer geprüft werden. Bevor Sie das erste Mal nicht zertifizierte Fischerzeugnisse in Ihrer Gruppe oder Untergruppe handhaben, müssen Sie Ihren Zertifizierer benachrichtigen. Wird bei einem internen Audit festgestellt, dass ein Gruppenmitglied die MSC-Anforderungen nicht vollständig einhält, muss der interne Prüfer dies entweder als eine kritische Abweichung einstufen (wenn das Produkt als MSC-zertifiziert vertrieben und festgestellt wurde, dass es nicht aus einer MSC-zertifizierten Quelle stammt) oder (in allen anderen Fällen) als eine Abweichung einstufen. Das Verfahren für jeden Abweichungstyp ist in Abschnitt BC3.4 dargelegt. Bei einer kritischen Abweichung müssen Sie auch die Richtlinien für nicht konforme Produkte in Abschnitt BC2.2.4 einhalten. BC3.1.4 Für interne Audits von Gruppenmitgliedern wird ein Jahresplan aufgestellt, der Folgendes umfasst: a) das geplante Datum des nächsten internen Audits b) das Datum des letzten internen Audits c) das Ergebnis des letzten internen Audits mit der Angabe etwaiger offener Abweichungen und der Termine, zu denen diese behoben sein müssen d) den Namen des internen Prüfers, der das letzte interne Audit durchgeführt hat e) den aktuellen Zertifizierungsstatus des Gruppenmitglieds (aktuell, ausgesetzt oder entzogen). In der Gruppe muss ein Zeitplan für alle internen Audits eingehalten werden, der alle Punkte dieser Anforderung umfasst. Dieser Plan kann als elektronische Datei oder in Papierform aufbewahrt werden. Die Gruppenleitung muss jederzeit darauf zugreifen können und der Plan wird höchstwahrscheinlich bei Audits von Ihrem Zertifizierer geprüft. Darin muss auch verzeichnet werden, wenn der Zertifizierungsstatus eines Mitglieds der Gruppe ausgesetzt oder entzogen wurde (der Status aller anderen Gruppenmitglieder ist aktuell ). Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 11

12 BC3.2 Abgleich von Wareneingang und -ausgang BC3.2.1 Die Gruppe sorgt dafür, dass Aufzeichnungen geführt werden, anhand derer über einen bestimmten Zeitraum und für eine bestimmte Lieferung oder mehrere Lieferungen ein Abgleich des Warenein- und -ausgangs von MSCzertifizierten Produkten erfolgen kann. BC3.2.3 Die Gruppenleitung überprüft jährlich die Einhaltung von Abschnitt BC3.2.1 anhand von Aufzeichnungen jedes Gruppenmitglieds über die Abgleiche von Warenein- und -ausgang. a) Die Bestimmung BC3.2.3 gilt nicht, wenn die Gruppenleitung und alle ihre Gruppenmitglieder ausschließlich MSC-zertifizierte Produkte handhaben. Die Bestimmung gilt auch nicht für Gruppenmitglieder einer Untergruppe, wenn diese Untergruppe ausschließlich MSC-zertifizierte Produkte handhabt. BC3.2.4 Die Gruppenleitung muss davon überzeugt sein, dass die für den Abgleich der Warenein- und - ausgänge eingesetzten Systeme für alle bei dem Gruppenmitglied gehandhabten MSC-zertifizierten Produkte wirksam sind. Sie müssen Unterlagen führen, anhand derer Sie alle in einem bestimmten Zeitraum gekauften, verarbeiteten und verkauften MSC-zertifizierten Produkte nachweisen können. Darüber hinaus müssen Sie (ebenfalls anhand von Unterlagen) die Gesamtmenge der MSC-Produkte nachweisen können, die für eine bestimmte Lieferung von Rohware oder Endprodukt gekauft, verarbeitet und verkauft wurde. Diese Aufzeichnungen umfassen meist Rechnungen, Frachtbriefe, Verarbeitungsunterlagen usw. Die Unterlagen können als elektronische oder gedruckte Dokumente aufbewahrt werden. Die Gruppenleitung muss sicherstellen, dass mindestens einmal jährlich bei allen Gruppenmitgliedern ein Abgleich von Warenein- und -ausgang durchgeführt wird. Ein solcher Abgleich erfordert u. a. den Vergleich von Kauf- und Verkaufsunterlagen bei jedem Gruppenmitglied (z. B. Rechnungen) und (wenn die Produktform verändert wurde) den Nachweis des Ertrages. Damit soll sichergestellt werden, dass die über einen bestimmten Zeitraum verkaufte Menge an MSC-Produkten die Menge der von dem Gruppenmitglied gekauften Rohware nicht übersteigt. Jedes Gruppenmitglied kann den Abgleich von Wareneingang/-ausgang anhand von Unterlagen des jeweiligen Standorts selbst durchführen. In diesem Fall ist die Gruppenleitung für das Prüfen des Abgleichs verantwortlich und muss sicherstellen, dass er erfolgreich durchgeführt wurde und keine Probleme auftraten. Als andere Option kann die Gruppenleitung die Aufzeichnungen von jedem Gruppenmitglied anfordern und zentral für alle Gruppenmitglieder einen Abgleich von Wareneingang/- ausgang durchführen. Die Gruppenleitung ist jedoch in jedem Fall dafür verantwortlich, dass bei jedem Gruppenmitglied mindestens einmal pro Jahr ein Abgleich von Wareneingang/-ausgang durchgeführt wird. Der MSC schreibt nicht vor, für welchen Zeitraum oder welche Produkte der Abgleich von Warenein- und -ausgang durchgeführt werden muss. Sie können entweder Aufzeichnungen über einen festgelegten Zeitraum (z. B. einen Monat) prüfen oder Sie vergleichen alle Aufzeichnungen für eine bestimmte Lieferung an Rohware. In dem Abgleich von Wareneingang/-ausgang können Sie entweder alle MSC-Produkte erfassen oder Sie wählen eine Stichprobe von Produkten aus. Gemäß Abschnitt BC3.6 müssen Sie die Aufzeichnungen über den durchgeführten Abgleich aufbewahren. Wenn alle Ihre Gruppenmitglieder oder eine bestimmte Untergruppe nur zertifizierte Fischerzeugnisse handhaben, so müssen Sie für diese Gruppenmitglieder oder Untergruppe keinen Abgleich von Wareneingang und - ausgang durchführen. Die Gruppe muss sicherstellen, dass die für den Abgleich der Warenein- und -ausgänge eingesetzten Systeme auf alle bei dem Gruppenmitglied gehandhabten MSC-zertifizierten Produkte anwendbar sind. Dies trifft zu, wenn es bei einem Gruppenmitglied für verschiedene Produkttypen unterschiedliche Datenerfassungssysteme gibt (so kann z. B. Gefrierware in größeren Mengen eingekauft und anschließend in Portionen zerteilt werden, während frischer Fisch über ein anderes Verfahren eingekauft und als ganzer Fisch verkauft wird). Wenn es bei einem Gruppenmitglied deutlich unterschiedliche Systeme für die Erfassung der unterschiedlichen verkauften und gekauften MSC-Produkte Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit normalem Risiko 12