EpiCan. Information für niedergelassene internistische Onkologen. Herausgeber: Epidemiologisches Krebsregister NRW ggmbh.

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1 EpiCan Information für niedergelassene internistische Onkologen Herausgeber: Epidemiologisches Krebsregister NRW ggmbh Robert-Koch-Str Münster Herausgeber: Epidemiologisches Krebsregister NRW ggmbh Robert-Koch-Str Münter EpiCan Information für niedergelassene internistische Onkologen 1

2 Gesetzliche Grundlage Das Krebsregistergesetz NRW verpflichtet alle Ärztinnen und Ärzten in NRW verbindlich, erstmalig diagnostizierte und behandelte Krebserkrankungen elektronisch an das Krebsregister NRW zu melden. Wir möchten den Aufwand für alle meldenden Praxen möglichst gering halten. Aus diesem Grunde haben wir in Zusammenarbeit mit der Firma MEDACOM eine Software- Lösung erarbeitet, die die in ihrem EDV-System bereits vorliegenden Daten auswertet und für den elektronischen Versand an das EKR NRW aufbereitet. Funktionsprinzip Ein von der Firma MEDACOM entwickeltes Word-Addin extrahiert zunächst die für eine Meldung relevanten Daten aus dem jeweiligen Befundbrief und erzeugt daraus eine LDT- Datei. Diese LDT-Datei kann dann zu einem beliebigen Zeitpunkt mittels der Software EpiCan an das EKR NRW übermittelt werden. Somit ist unsere Lösung im Arbeitsablauf einer Praxis an der Stelle integriert, an der die Befunde bereits erfasst und validiert sind. Die Datenextraktion aus Ihren Befundbriefen mittels Word-Addin ist allerdings nur möglich, wenn die Word-Textvorlagen im Vorfeld angepasst werden: In Ihre Textvorlagen wird ein Steuerblock sowie die Auszeichnungsmarken <krg> und </krg> eingefügt. Alle Befundinformationen, die sich im späteren Befundbrief zwischen diesen Marken befinden, übernimmt das Addin in die LDT-Datei. Das Word-Addin selbst wird in das Startup-Verzeichnis von Word kopiert. Erzeugen Sie auf der Basis der modifizierten Textvorlagen einen Befundbrief und starten das Word-Addin, sobald der Befund vollständig geschrieben ist, werden die Daten aus dem Steuerblock ausgewertet und zusammen mit den Daten, die sich zwischen den beiden Auszeichnungsmarken <krg> und </krg> befinden, in die LDT-Datei gespeichert. Zum Schluss entfernt das Word-AddIn noch den Steuerblock und die Auszeichungsmarken aus dem Befundbrief. Sie können diesen danach in gewohnter Weise (drucken, faxen, mailen) benutzen. Installation Die Anpassung der Textvorlagen und die Installation des Word-Addin übernimmt die Fa. MEDACOM im Auftrag des EKR NRW. Installation und Konfiguration der Software EpiCan übernehmen die Mitarbeiter des EKR NRW. Alle notwendigen Installations- und Anpassungsaktivitäten werden in der Regel per Fernzugriff ausgeführt. Wenn Sie dies wünschen, nehmen wir die Installationen aber auch direkt vor Ort vor. Kosten, die für die Anpassung Ihrer Textvorlagen entstehen, übernimmt das EKR NRW zur Zeit noch vollständig. EpiCan Information für niedergelassene internistische Onkologen 2

3 Extraktion der Daten aus dem Befundbrief mittels Word-Addin Befundbrief erstellen Befundbrief vollständig? 1 1 Word-Addin durch Anklicken starten 2 Krebsrelevanter Befund? 2 3 Kontaktaufnahme erlaubt? 3 Addin ermittelt Befunddaten, erzeugt LDT-Datei und entfernt Steuerblock und Auszeichnungsmarken aus dem Befundbrief Datenübernahme abgeschlossen EpiCan Information für niedergelassene internistische Onkologen 3

4 Aufbau des Steuerblocks im Befundbrief <Steuerblock> EmpfName: $Üarztname# AbsPraxis: Test PatNr: $Patnr# PatNameVorname: $Nachname#, $Vorname# PatGeburtsdatum: $Gebdatum# PatGeschlecht: $Geschlecht# PatPlzOrt: $Plz# $Ort# PatStrasse: $Strasse# Übergabepfad Krebsregister: Z:\Krebsregister ZeichensatzKrebsregister: 7- Bit NameAIS: xyz </Steuerblock> Name des Empfängers Name der Absenderpraxis Nummer des Patienten Nachname und Vorname des Patienten Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ Geschlecht PLZ und Ort des Patienten Strasse Importverzeichnis verwendeter Zeichencode Name des Praxisprogramms Extraktion der Befunddaten mittels Doc2Krebs Das Makro DOC2KREBS wird durch Mausklick gestartet, sobald der Befund vollständig geschrieben ist Es erfolgt die Abfrage, ob ein krebsrelevanter Befund vorliegt. Quittieren Sie diese mit JA, erscheint eine weitere Abfrage, ob der Patient mit einer Kontaktaufnahme einverstanden ist. Sollte der Patiernt der Kontaktaufnahme widersprechen, quittieren Sie die Abfrage mit NEIN. Ein Klick auf ABBRUCH bewirkt, dass als Status für diesen Parameter der Wert UNBEKANNT generiert wird. EpiCan Information für niedergelassene internistische Onkologen 4

5 Die Nutzdaten werden im Arztbrief in zwei Auszeichnungsmarken eingeschlossen. Der Anfang ist durch <krg>, das Ende durch </krg> gekennzeichnet. Alle Befundinformationen, die sich im Arztbrief zwischen diesen Marken befinden, übernimmt das Makro anschließend in eine LDT-Datei und speichert diese in dem Importverzeichnis. Nach Abarbeitung des Makros werden Steuerblock sowie Anfangs- und Endemarke wieder aus dem Arztbrief entfernt. Sie sind verpflichtet, Ihre Patienten über die Meldung an das EKR NRW zu informieren. Hierfür steht auf der Website ein Informationsblatt bereit. Die Information der Patienten darf unterbleiben, wenn medizinische oder psychologische Gründe Der Sendeweg vom Praxis-PC zum Krebsregister Werden in EpiCan Daten mit dem Button VERSENDEN versendet, laufen mehrere Prozesse ab: Im ersten Schritt werden auf dem Praxis-PC die personenbezogenen Informationen (Name, Anschrift, Geburtsdatum, etc.) mit einem MD5-Hash verschlüsselt und in eine XML-Datei übertragen. Mit der MD5-Verschlüsselung kann man eine beliebige Zeichenkette in eine 32-stellige Hexadezimalzahl (128 bit) umwandeln. Ein direktes Entschlüsseln ist dann nicht mehr möglich, da diese Verschlüsselung nicht umkehrbar ist. Das heißt man kann aus dem Hash-Wert nicht auf die Ursprungs-Zeichenkette schließen. In einem zweiten Schritt werden die epidemiologischen Informationen (Befundtext, Befunddatum, etc.) im Klartext ebenfalls in eine XML-Datei geschrieben. Die XML-Datei mit den MD5-Hashes wird an den Pseudonymisierungsdienst der KVWL gesendet und dort asymmetrisch überverschlüsselt. Parallel wird die XML-Datei mit den Klartexten zum Krebsregister versendet. Durch die zweiteilige Versendung der Datensätze ist gewährleistet, dass niemand gleichzeitig in den Besitz der Hashes und der epidemiologischen Klartextdaten kommt. EpiCan Information für niedergelassene internistische Onkologen 5

6 Weitere Informationen finden Sie im Internet unter Bei Problemen oder Rückfragen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: 0251 / info@krebsregister.nrw.de Das Epidemiologische Krebsregister NRW wird finanziert durch das Land Nordrhein-Westfalen. Die Aufbauphase des Epidemiologischen Krebsregisters NRW wird außerdem gefördert von der Deutschen Krebshilfe e.v. Finanziert durch: Gefördert durch: EpiCan Information für niedergelassene internistische Onkologen 6