Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich

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1 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich Materialien der 1. österreichischen Regionalkonferenz von alumni-clubs.net am an der Technischen Universität Graz Dominik Kimmel, Wolfgang Wallner Frühjahr 2006

2 teilnehmende Organisationen Alpe-Adria-Universität, Universitäts.Club Klagenfurt Alumni Club Universität Salzburg Alumni Verein Universität Innsbruck/Büro f. Öffentlichkeitsarbeit u. Kulturservice Alumni.Club der Fachhochschule Technikum Wien alumnitugraz 1887 Alumniverband der Universität Wien Boku-Alumnidachverband Geschäftsführung Campus 02, Studiengangsorganisation FH Studiengang Automatisierungstechnik FHS Kufstein Tirol FHWien GmbH IM alumni, FH Joanneum Ingenium Friedrich GmbH Karl Franzens Universität Graz/Abt. Fundraising Konservatorium Wien Privatuniversität Medizinische Universität Graz/BdR Medizinische Universität Wien Montanuniversität Leoben, Öffentlichkeitsarbeit Römisch-Germanisches Zentralmuseum, Öffentlichkeitsarbeit und Marketing Summacum GmbH - Service- und Marketinggesellschaft der Universität Mannheim Technologie Transfer Zentrum (TTZ) der HTBLA Weiz TU Wien, Verband der Freunde und Absolventen Universität für angewandte Kunst Wien, Büro Vizerektorin für Lehre Universität für angewandte Kunst Wien, Stabsstelle des Rektors für Sonderprojekte, Wissens- und Projektmanagement Universität für Musik und darstellende Kunst Graz, PRIORES Verein Netzwerk Bau, AbsolventInnen- und Studierendenverein des FH-Studienganges Bauplanung und Baumanagement Österreichischer Verband der Wirtschaftsingenieure WU-Alumni-Club, Wirtschaftsuniversität Wien ZAC - Zirkel der Absolventen und Freunde der FH campuswien Veranstalter alumni-clubs.net - Verband der Alumni-Organisationen im deutschsprachigen Raum e.v. alumnitugraz Gesellschaft der Absolventen, Freunde und Förderer der Technischen Universität Graz Organisation Dominik Kimmel, Wolfgang Wallner

3 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich Konferenzprogramm ab 9.30 h Anmeldung und Kaffee h Begrüßung durch Vertreter der TU Graz und Alumni Clubs Net h Vortrag: Chancen und Besonderheiten der Alumni-Arbeit in Österreich 2005 Dominik Kimmel, Universität Wien h Kaffeepause h Vortrag: Möglichkeiten der Alumni-Arbeit für das universitäre Marketing und Fundraising am Beispiel der Universität Mannheim Christian Kramberg, Universität Mannheim h Vortrag: Alumni-Arbeit an der TU Graz: Aktivitäten Strukturen Finanzierung Kurt Friedrich, Wolfgang Wallner, TU Graz Schwerpunkt: Die Alumni-Datenbank an der TU Graz als Beispiel eines Campus- Informationssystems mit integrierter Alumni-Datenbank Franz Haselbacher, TU Graz h Mittagspause, Austausch der Teilnehmer beim Mittagessen h Workshop: Die Bedeutung von Career Services und universitärer Weiterbildung für die Alumni-Arbeit - Möglichkeiten und Beispiele aus der Praxis Moderation: Christian Kramberg 15:00 h Kaffeepause 15:30 h Plenardiskussion: Möglichkeiten weitergehender Kooperationen zwischen den österreichischen Alumni-Organisationen (Steuerfragen / Vergünstigungen für alumni / alumni-card / gemeinsame alumni-tage / -Adressen für alumni / Weiterbildung, u.a.) Moderation: Dominik Kimmel

4 4 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich Chancen der Alumniarbeit in Österreich 2005 Dominik Kimmel Sehr geehrte Damen und Herren, Liebe Kolleginnen und Kollegen! Vor etwas mehr als 2 Jahren habe ich bei der Eröffnung der alumnikonferenz im schönen kloster eberbach die Forderng aufgestellt, die alumniarbeit müsse ins zentrum des bewusstseins an der universitäten und ihrer Leitungen rücken, vor etwa einem Jahr habe ich in paderborn die Bedeutung des neuen UG 2002 für die alumniarbeit vorgestellt und auch die Chancen die dieses für unsere arbeit eröffnet, gelobt. In keinem deutschen hochschulgesetz ist die alumniarbeit bisher so stark verankert wie in österreichs ug Die deutschen ländergesetzgeber werden da aber im zuge ihrer rasch voraschreitenden stärkeren universitätsautonomien jetzt aber schnell aufholen. Heute geht es um die alumniarbeit an unseren österreichischen universitäten und hochschulen. Ich freue mich dass heute - etwa 12 jahre nach dem Start der neuen alumnitiativen in österreich (... Bspe), 10 Jahre nach dem ersten Alumnimangertreffen in Deutschland und 1 ½ Jahre nach dem Inkrafttreten des neuen UG - das erste österreichweite Treffen von Alumnimangern österreichischer Universitäten und Fachhochschulen stattfindet. Manche von Ihnen waren waren auf der Alumni-Konferenz in Wien 2002, einige auf der letzten überegionalen Alumnikonferenz von ACN in München im Mai diesen jahresüber 220 Alumniverantwortliche aus dem ganzen deutschsprachigen Raum waren dort. Einige von ihnen habe ich letztes jahr bei einem von öad und acn initiierten treffens an der hochschule für bildende kunst in wien kenngelernt. Damals schon haben wir gesagt, dass die treffen regelmäßig werden müssen. Und ich hoffe, dass wir uns in zukunft in wachsender zahl mindestens 2 mal im jahr treffen einmal bei der internationalen acn konferenz und einmal bei der regionalkonfenferenz österreich. Gemeinsam sind wir stärker viele herausforderungen können wir in Kooperation besser lösen. Diese gemeinsamen möglichkeiten aufzudecken und zu besprechen ist eines der ganz wichtigen anliegen dieses treffens. Ich bin schon gespannt auch die diskussionen und gespräche im laufe dieses tages. Alumniverantwortliche oder Alumnimanger wird man meist nicht bewusst, sondern eher zufällig- oder ist hier jemand unter ihnen der mit dem Berufswunsch Alumnimanager

5 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich 5 ins studium gegangen ist genausowenig gibt es keine ausbildung dazu wir lernen das sozusagen on the job (dazu auch konferenzen, publikatiolnen von ACN) 120 Mitgliedsorganisationen Universitäten, Fachhochschulen und Alumnivereine zählt ACN nun zu seinen Mitgliedernen. Ein Zeichen, dass sich die Alumniarbeit beginnt zu etablieren und dass man beginnt die Alumniarbeit ernst zu nehmen. Leider bringt es die Tatsache, dass die Zukunft der alumniarbeit in österreich noch nicht ganz klar ist und auch noch ein bischen ein Nischendasein im universitären management führt, mitsich, dass hier unter uns immer wieder alte gesichter verschwinden. Und da bin ich auch schon mitten im thema. Heute ist es zeit für eine kurze bestandsaufnahme nach 12 jahren alumniarbeit, begleitet von ständigen universitären reformen und umstrukturierungen und drei jahre nach dem communique von wien zur alumniarbeit. (ausgabe, zitieren). Und noch wichtiger: wohin wollen wir von hier aus. Welche Perspektiven hat die Alumniarbeit in Österreich? Hierzu möchte ich ganz kurz einige für unsere Arbeit wesentliche Faktoren befragen: 1) Organisation der Alumniarbeit Kennzeichnend für Österreich scheint mir eine extreme organistorische zersplitterung der aufgaben zu sein, die wir als unerlässlich für eine erfolgreiche alumniarbeit ansehen. Ausserdem ist die alumniarbeit noch immer nicht ausreichend in die universitären Gesamtstrategien bzw. strukturen eingebunden. Die alumniarbeit hat zumeinst immer noch projektcharakter oder steht unter kurzfristigem Erfolgsdruck. Das ist schön, das fördert die leistung der mitarbeiter, wenn es aber zum dauerzustand wird, dann verhindert es langfristige planungen. Ich lasse mich aber gerne von ihnen vom gegenteil überzeugen, wenn sie hier anderer meinung sind. Von den verschiednen möglichen organisationsformen für die alumniarbeit an der universität, zentral dezentral, stabstelle, verein etc. scheint mir, dass in österreich die variante verein im auftrag der universität am weitesten verbreitet ist teileise ergänzt durch aufgaben, die von universitätsangestellten im rahmen einer dienstleistungseinrichtung wahrgenommen werden. Vielfach bestehen auch dezentrale vereine im rahmen der fakultäten oder institute. Zur schwierigkeit der zusammenarbeit später (...). An keiner Universität nehme ich eine eigene Abteilung für Alumniarbeit und Fundraising war (vgl. dem engl. Developemnt und alumni relation im Bereich des Institutional

6 6 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich Advancement). Ich bitte um info, falls ich mich täusche.(...). Ich beschwere mich nicht darüber ich begreife das als Chance für die nächsten Jahre. Eine Universität, die noch nicht einmal Ihre Fakultäten umstrukturiert hat und sich gerade erst mit Profilbildung und Kostenrechnung auseinander setzen muss, kann sich nicht gleichzeitig ums friend und fundraising kümmern. Eine Chance für uns aktiv zu werden. 2.) Enwicklungspläne und Satzungen der Universitäten Bezogen auf die gesetzliche Lage ist die Alumniarbeit in Österreich im deutschen sprachraum seit 2004 relativ fortschrittlich verankert. Im Rahmen der Satzungen und Entwicklungspläne ist sie jedoch nicht ausreichend oder nicht präzise verankert zumindest bei uns in wien nicht. ( ich bitte um info wie, am nachmnittag). Die Existenz der Alumniarbeit ist zwar vollkommen akzeptiert, aber zielgerichtet eingesezt wird sie noch wenig. Und Alumniarbeit kann nur gemeinsam mit der Universität und ihren Organen erfolgen, sonst ist sie keine Alumniarbeit sondern bestenfalls das Zusammentreffen alter Studienkollegen im Stile eines Englischen Clubs. Vergessen wir einmal die Unterscheidung Friendraising, Fundraising, Brainraising etc. Alumniarbeit ist strategisches Relationship Management für die Universität ( - das natürlich auch dem Alumni nutzen darf und soll). Alumniverantwortliche und Alumniverbände können (bei uns) alleine keine erfolgreiche Alumnistrategie umsetzen. Selbst wenn Struktur und Ressourcen stimmen, kann die Alumniarbeit nur erfolgreich sein, wenn das verkaufte Produkt die Hochschule - stimmt. Aber das ist ein anderes Thema aber da können die Alumni auch mitwirklen. In den Enwicklungsplänen muß bald klar festgelegt werden - welche ziele die universität in friend- und fundraising - mit welchen mitteln - in welcher struktur - in welcher zeit erreichen will. Diese Alumniarbeit muss dann auch Bestandteil der Leistungsvereinbarungen der Universitäten mit dem Bund sein. Hier sehe ich eine weitere enorme Chance für unsere Arbeit ab 2007, wenn wir 2006 nutzen dies vorzubereiten.

7 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich 7 3.) Mitwirkung und Mitsprache der Alumni Systematisch eingesetzt kann ich diese noch nicht wahrnehmen sieht man einmal davon ab, dass in den Universitätsräten eben auch Alumni sitzen. (...). Hier liegt noch ungeheures Potential brach. Alumni können beraten und vieles mehr. Alumni könnten sogar bei der Auswahl von Studierenden im Rahmen von Aufnahmegesprächen mitgwirken. Serviveorientierung z.b. Career Service, Mentoring, Weiterbildung Wie hilfreich Career Service Aktivitäten für die Schaffung von Alumnibindungen v.a. von jungen Alumni sind, ist vielfach bestätigt worden. In Mannheim waren die Carer service aktivitäten wesentliche grundlage für den erfolgreichen aufbau von Absolventum. Career Leistungen sind klar fassbare Serviceleistungen, die v.a. jungen Alumni den Nutzen einer Alumniorganisation nahe bringen. In ermangelung von positiven, emotional begründeten Bindungseffekten an die Gesamtuniversität müssen wir in Österreich derzeit vermehrt auf Service setzen. In Ermangelung der richtigen Konzepte gehen hier jedoch viele Synergien verloren. Diese müssen sogar verloren gehen, denn eine jede der zersplittert arbeitenden Organisationen und Einheiten muß ja ihren Erfolg und damit ihre Existenz absichern. Zusammenarbeit ist nur dann möglich, wenn die handelnden Personen miteinander können und wollen und wenn alle beteiligten in der gemeinsamen Arbeit Vorteile sehen. Wenn hier selbstständige Alumnivereine, die sich selbst finanzieren müssen, auf Career Center treffen, die sich auch aus dem Verkauf von Alumnikontakten finanzieren, dann besteht hier besonders viel Konfliktpotential. Die meinung, dass Konkurrenz das Geschäft belebt, kann ich hier nicht teilen. Ähnliches gilt für alle anderen lukrativ scheinenden Service und Kontaktbereiche, die Universitäten anbieten können, wie Weiterbildung und Sprachkurse o.ä. Universitäten werden in Zukunfrt immer mehr auch an ihren Serviceleistungen gemessen werden. Careerservice wird daher an Bedeutung noch gewinnen. Zentral versus dezentrale Alumniarbeit Hier ist nicht der Ort die Vor- und Nachteile der verschiednen systeme eingehend zu diskutieren. Optimal funktioniert die Bindung jedoch nur, wenn die Vorteile beider

8 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich Varianten gemeinsam genutzt werden. Alumni haben unterschiedlichste Bindungrade und Verhalten. Desto älter z.b. die Alumni desto größer die bindung an die gesamtuniversität. An vielen Universitäten gibt es vielversprechende Ansätze zu einem fruchtbaren miteinander von zentralen und dezentralen Alumnistrukturen auf Fakultäts oder Institutsebene. Hier liegt wieder eine große Chance für die kommende Zeit. (Hier können wir die Fehler sogar der Briten versuchen zu vermeiden.) Datenschutz Es sollte selbstbverständlich sein, dass Universitäten oder in ihrem Auftrag die Alumniverbände die Adresseb der Aluzmi in Datenbanken pflegen. Das funktioniert nich nicht überall. Teilweise steht der Datenschutz im Weg manchmal der Wille der eigenen Administrationen. Finanzierung der Alumniarbeit Wenn ich die Alumniarbeit ordentlich gemacht werden soll, kostet sie Geld, eine ganze Menge Geld. Im wesentlichen gibt es drei möglichkeiten: - Finanzierung durch die Universität, Fakultäten etc. - Finanzierung durch Mitgliedsbeiträge - Finanzierung durch Fundraising und Sponsoring Wer von Ihnen erhebt einen Mitgliedsbeitrag für die Alumni? Soll der Alumniverband seine Informationsdienstleistungen möglichst vielen Alumni Gratis anbieten und auf den späteren Erfolg beim Fundraising hoffen, oder soll er sofort einen Mitgliedsbeitrag verlangen. Der erstere Weg ist der Weg, den derzeit die Mehrzahl der britischen Universitäten geht. Ohne Mitgliedsbeiträge vergrößert sich das finanzierungsproblem aber noch weiter. Das langfristige auftreiben von spenden und sponsoren für die eigene arbeit und die grundverwaltung jedoch ist der ungeeignetste aller wege. Hier muss die Universität für die Grundkosten aufkommen. Nur dann wird auch das Fundraising erfolgreich sein. (Außer man hat zwei drei geduldige grosssponsoren oder spender, die einen tragen.) Fundraising versus Friendraising Wer von Ihnen betreibt bisher gezieltes Fundraising? Richtig gepflegt, können Alumni

9 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich 9 eine entscheidende Zielgruppe fürs universitäre fundraising sein vorrausgesetzt sie sind mit ihrer Universität zufrieden. Hier jetzt mit der Unileitung und den Fakultäten neue gemeinsame (realistische) Ziele und Strategien zu entwickeln ist eine der möglichen großen chancen für die alumniarbeit. Hier darf keine neue zersplitterung innerhalb der universitären strukturen die arbeit behindern. Bevor das fundraising allerdings erfolgreich sein kann, mussen die universitäten erstmals im prozess der profilbildung weitergekommen sein aber das aufstellen der friend- und fundraisingstrukturen braucht auch zeit. Noch etwas. Das mühselige auftreiben des Geldes zur Absicherung der kurzfristigen Alumniarbeit bzw. des friednraising, halte ich nicht für eine langfruistig sinnvolle Fundraisingstrategie sonden für Löcherstopfen. Chance Zugangsbeschränkung Das aufgrund des EUGH Urteil am 8. Juli blitzschnell erlassene gesetz, das den Rektoren die Möglichkeit gibt,befristet zwar, Zugangsbeschränkungen für ausgewählte Fächer zu erlassen, kann eine große Chance für unsere Arbeit darstellen. Durch eine bewusste auswahl der universität durch den die studierenden und durch die auswahl der studierenden durch die universität und durch das schaffen einer hürde wird schon frühzeitig eine Bindung an die Universität erzeugt. Wenn die universitäten diese chance richtig nützen, dh. Zb. die Betreuung der studierenden verbessern, den persönlichen Kontakt zu den Professoren verstärken, ihre Serviceorientiertheit verbessern, dann besteht wirklich die Chance auf den Satz Alumniarbeit beginnt mit dem ersten Tag des Studiums. Wir können uns hier einklinken und gemeinsam mit den Fakultäten Bindungsschaffende Aktionen wie Erstsemstrigen Cocktails, Begrüßungsveranstaltungen u.ä. anbieten. Soweit mein kurzes Streiflicht auf einige Aspekte der Alumniarbeit in Österreich Sie sehen. Es gibt noch viel zu tun, aber darin liegt auch unsere Chance für die Alumniarbeit der nächsten Jahre. Ich wünsche uns einen interessanten Tag und vor allem auch etliche gute Gespräche. Ich danke für die Aufmerksamkeit.

10 10 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich Möglichkeiten deralumni-arbeit für das universitäre Marketing und Fundraising am Beispiel der Universität Mannheim Christian Kramberg

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18 18 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich alumni-arbeit an der TU Graz Kurt Friedrich / Wolfgang Wallner

24 24 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich Alumni-Management mit TUGonline Franz Haselbacher

31 Perspektiven der alumni-arbeit in Österreich 31 Die Bedeutungvon CareerService und universitärer Weiterbildung für diealumni- Arbeit Christian Kramberg

35 alumnitexte Schriftenreihe von alumnitugraz 1887, Gesellschaft der Absolventen, Freunde und Förderer der Technischen Universität Graz Herausgegeben von Wolfgang Wallner

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