Anschreiben zur Ausschreibung Relaunch 2013 der Webpräsenz der Universität Flensburg (WebNG) Einführung

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1 Anschreiben zur Ausschreibung Relaunch 2013 der Webpräsenz der Universität Flensburg (WebNG) Einführung Die Universität Flensburg ist eine junge, kleine, lebendige Universität in kontinuierlicher Entwicklung, die jüngst einen umfassenden Profilbildungs- und Reorganisationsprozess vorgenommen hat. Wir arbeiten, lehren und forschen für mehr Gerechtigkeit, Nachhaltigkeit und Vielfalt in Bildungsprozessen und Schulsystemen, Wirtschaft und Gesellschaft, Kultur und Umwelt. Disziplingrenzen überschreitende Teamarbeit spielt dabei eine prominente Rolle. Im Rahmen ihres Reformprozesses hat die Universität sich dazu entschlossen, ihre komplette Internetpräsenz grundlegend zu erneuern. Primäres Ziel ist eine attraktive Webpräsenz, die sich in allen Bereichen (Zentrale Website, Institutsund Projektwebsites) einheitlich darstellt und die redaktionelle Arbeit der Mitarbeiter durch eine gute Benutzbarkeit unterstützt. Zur Universität Flensburg Die Universität Flensburg *1 (unifl.de) ist eine junge Universität. Hervorgegangen ist sie aus der ehemaligen "Pädagogischen Hochschule Flensburg" ( ), firmierte anschließend sechs Jahre als "Bildungswissenschaftliche Hochschule/Universität Flensburg" ( ) und trägt seit Februar 2000 den Titel "Universität Flensburg. Kerngebiete der Universität Flensburg sind die Lehrerbildung (alle Schulformen außer Gymnasium) sowie die Wirtschaftswissenschaften, die enge Beziehungen und gemeinsame Studiengänge mit der dänischen Sydansk Universitet (sdu.dk) unterhalten. Die Hochschule zeichnet sich durch gute, persönliche Studienbedingungen aus, die unter anderem aus der nach bundesdeutschem Durchschnitt überschaubaren Größe von derzeit rund Studierenden resultieren. Die Universität Flensburg ist eine Campusuniversität. Ein Großteil ihrer Liegenschaften und Gebäude befindet sich auf einem zentralen, grünen, weitläufigen Campusgelände, das sie sich mit der Fachhochschule Flensburg (fhfl.de) teilt. Der Hochschulcampus beherbergt neben den beiden Hochschulen die Zentrale Hochschulbibliothek, das Campusbad und die Campushalle, die Heimspielstätte der SG Flensburg-Handewitt. Weitere Informationen und visuelle Eindrücke zur Hochschule:

2 Seite 2 von 8 Grundlegendes zu Projekt und Projektteam Die neue Internetpräsenz soll sich bereits auf der Startseite deutlich in acht klar zu erkennende Portale aufteilen. Grober, struktureller Designgedanke Ein Projektteam der Hochschule hat sich bemüht, die Anforderungen (der acht Portale sowie für sechs weitere Bereiche) klar in einem Lastenheft zu dokumentieren. Die Anforderungen in diesen einzelnen Lastenheft-Teilen wurden größtenteils ohne Kenntnisse möglicher Lösungsoptionen erfasst. Sie sind daher nicht statisch, sondern vielmehr flexibel hinsichtlich Anpassungen, die eine Annäherung an die Anforderung durch eine Standardlösung (mit geringerem Aufwand oder geringeren Kosten) zulassen. Diese Annahmen/Anpassungen bitten wir ggf. durch Abgabe eines Nebenangebotes in Ihrem Angebot deutlich zu vermerken. Maxime und mögliche Änderungen Generell ist eine Lösung durch Standardverfahren/-tools/-methoden gegenüber Aufwands- und Kostenintensiven Lösungen zu bevorzugen. Eine 80-prozentige low cost / standard / common practice -Lösung ist einer hundertprozentigen Lösung vorzuziehen. Wir sind auf der Suche nach pragmatischen Lösungen, die trotz eines guten Preis-/Leistungsverhältnisses eine gute Verwendbarkeit durch die Redakteure und eine hohe Benutzbarkeit durch die Website-Besucher sicherstellen. (Sehr) ähnliche Anforderungen der einzelnen Portale und Lastenheft-Teile sind (auf den gemeinsamen Nenner) zu konsolidieren und nur einmal (wiederverwendbar) zu implementieren. Alle Skizzen und Entwürfe im Lastenheft und den damit zusammenhängenden Dokumenten gelten lediglich als Illustrationen und stellen keine fixen Vorgaben dar. Die in den Lastenheft-Teilen jeweils unter 2. Aufteilung der Anforderungen beschriebenen Elemente sind stets mit zu berücksichtigen. Auch hier gilt die o.g. Maxime.

3 Seite 3 von 8 Spätere Änderungen an der Funktionalität sind nach Auftragserteilung nur über einen dokumentierten Änderungsprozess möglich, wobei der abgegebene Festpreis in keinem Fall zu überschreiten ist. Erwartungen Als Endprodukt wird eine strukturell komplette, funktionsfähige, den aktuellen Standards entsprechende, auf Typo3 basierende Website erwartet, die zudem den im Lastenheft dokumentierten Anforderungen (unterschieden in 3 Prioritäten) genügt. Um der Universität Flensburg ein späteres eigenständiges Rollout über alle bisher existierenden Institutswebsites (derzeit größtenteils auf Typo3-Basis, aber auch statische Websites) zu ermöglichen, sollen im Zuge des Projektes ebenfalls zwei Pilot-Institute umgesetzt werden. Inhaltlich ist die Website lediglich bis zum Level 2 *3 zu implementieren. Das Angebot beinhaltet die Installation und die Konfiguration aller benötigten Typo3-Web-Software- Komponenten (wie Webserver, Typo3, Extensions etc.) auf der existierenden IT-Infrastruktur der Universität Flensburg *4. Hardware und Zugänge werden gestellt. Die Universität Flensburg muss nach Abschluss des Projektes autonom in der Lage sein, die zentrale Internetpräsenz und alle Unter-Websites, wie die der Institute, zu pflegen und ggf. zu erweitern. Außer den im Angebot aufgeführten Betriebskosten sind keine weiteren Kosten (wie durch Wartungs- und Supportverträge) vorgesehen. Die Universität Flensburg muss nach Abschluss des Projektes alle Rechte an den implementierten Objekten tragen.

4 Seite 4 von 8 Als Teil Ihres Angebotes bitten wir um: Angebot und Nebenangebote Abgabe von 3 Festpreisen für die 3 Prioritäten der Anforderungen im Lastenheft (3 Lose) *2 o Dokumentierte Annahmen/Anpassungen auf denen die Preise basieren Abgabe von 3 jährlichen Betriebskosten auf Basis der 3 Prioritäten o Dokumentierte Annahmen/Anpassungen auf denen die Kosten basieren Abgabe eines Pflichtenheftes, welches darstellt, wie die Agentur gedenkt, die Anforderungen des Lastenheftes umzusetzen o Das Pflichtenheft kann nach Vergabe des Projektes optional nach Absprache angepasst werden. Abgabe eines Implementierungszeitplanes o Ein Entwurf, der die Phasen, deren Dauer sowie die Meilensteine enthält. Abgabe von zwei bis drei ersten Design-Entwürfen Beantwortung der Fragen zu Ihrer Firma (siehe Anhang (letzte Seite dieses Dokuments)) Die Bereitschaft einer Präsentation Ihrer Firma, Ihrer Design-Entwürfe, Ihres Implementierungsplanes, des Pflichtenheftes und der grundlegenden Gedanken, die Sie sich zu Design und Implementierung gemacht haben. Nebenangebote, in denen die Agentur aus ihrer Sicht sinnvollere, praktikablere und/oder kosteneffizientere Lösungsansätze präsentiert, sind ausdrücklich erlaubt. Die Abweichungen von den im Lastenheft dokumentierten Anforderungen (bzw. Ihre Annahmen oder Anpassungen) bitten wir im Falle eines Nebenangebotes deutlich im Nebenangebot zu vermerken. Es ist nicht vorgesehen, die Lose (sprich: die 3 prioritätsgebundenen Angebote der Agenturen) zu trennen und einzeln zu vergeben. Ziel ist die Umsetzung des Projektes mit einer Agentur unter Berücksichtigung möglichst vieler (sprich: im Idealfall aller drei) Prioritätsstufen. Die Daten und Materialien sind in Papierform (einfache Ausführung), sowie als beigefügte digitale Kopie (CD/DVD/USB-Stick etc.) bis zum 22. Oktober 2012 an die in den beigefügten Bewerbungsbedingungen unter Punkt 2.12 genannte Adresse zu übersenden. Die sonstigen Regelungen der Bewerbungsbedingungen insbesondere Punkt 2.13 sind ebenfalls zu beachten.

5 Seite 5 von 8 Vergabe Die Universität Flensburg vergibt die Ausschreibung anhand folgender Bewertungskriterien: # Bewertungskriterium 1 Preis innerhalb der zur Verfügung stehenden Mittel. Geringster Preis bei höchstem Implementierungsumfang (nach Möglichkeit umfasst dieser die drei Lose 1, 2 und 3) gewinnt dieses Kriterium. Preis beinhaltet die Implementierung bis Level 2 *3 und 4 Wochen after go-live Support (remote) *5 2 Leistungsfähigkeit der Webagentur anhand Selbstauskunft Firma 3 Betriebskosten (z.b. jährliche Wartungskosten, Lizenzen) 4 Ästhetik der ersten Entwürfe 5 Qualität der funktionalen Lösungsansätze 6 Qualität und Umfang des Pflichtenheftes 7 Qualität der Referenzen/bisherigen Werke 8 Auszeichnungen im Web-Bereich Es ist vorgesehen, eine Vor-Ort-Präsentation und Vorstellung der Top 5 Bewerber in der Kalenderwoche 45 (ab dem ) durchzuführen.

6 Seite 6 von 8 Fußnoten *1 Struktur der Universität Flensburg Eine kurze schematische Darstellung der Hochschulstruktur entnehmen Sie bitte der Datei: aufbau_hochschule_und_website_v2.pdf *2 Erklärung der Prioritäten und Preise Die Lastenheft-Teile enthalten (mit Ausnahme des Lastenheft-Teils CI/CD) im Bereich Anforderungsmatrix jeweils eine Auflistung mit funktionalen Anforderungen. Diese wurden von den Lastenhefterstellern mit Prioritätsstufen versehen, wobei die Prioritätsstufe hoch als ein Muss für die neu zu gestaltende Website definiert ist, ohne das der neue Auftritt keinen Sinn ergibt. Im Endeffekt wird angestrebt, möglichst viele Prioritätsstufen in diesem Projekt von einer Agentur umsetzen zu lassen. Wir bitten um Abgabe dreier Preise, die eben diese Prioritätsstaffelungen berücksichtigen: Festpreis 1 (Los 1): Umsetzung der Anforderungen mit der Prioritätsstufe hoch Festpreis 2 (Los 2): Umsetzung der Anforderungen mit der Prioritätsstufe mittel Festpreis 3 (Los 3): Umsetzung der Anforderungen mit der Prioritätsstufe niedrig Falls vorbereitende Maßnahmen oder weitere über die Anforderungen hinausgehende Maßnahmen nötig sind, so sind diese mit zu dokumentieren und zu veranschlagen. Im Preis enthalten sind 4 Wochen after go-live Support *5 durch die Agentur. Sollten trotz großer Sorgfalt Prioritätskonflikte durch in den Lastenheftteilen der einzelnen Arbeitsgruppen aufgestellte identische Anforderungen vorliegen, gilt die jeweils höhere Priorität. Preise stets in Euro (netto). *3 Erklärung der Level/Ebenen Eine schematische Darstellung der Level-Strukturen entnehmen Sie bitte der Datei: aufbau_hochschule_und_website_v2.pdf *4 Kurzbeschreibung der IT-Infrastruktur der Universität Flensburg Die Server der Universität Flensburg befinden sich in zwei sicheren Computerräumen. Die Server sind größtenteils auf einem IBM-High-Availability-Cluster virtualisiert (VMWare). Das SAN ist ebenfalls redundant virtualisiert (via FalconStor). Die Anbindung an die Studierenden, Mitarbeiter und sonstigen Nutzer erfolgt über eine CISCO-LAN-Infrastruktur (1 Jahr alt) sowie eine Juniper-WLAN-Infrastruktur. Es existieren mehrere separate, durch Firewalls getrennte Netze. Die WAN-Anbindung erfolgt über das Deutsche Forschungsnetz (DFN).

7 Seite 7 von 8 Die derzeitigen Typo3-Server (Produktion und Test) sind virtualisierte Server auf Basis von SUSE Linux. Der derzeitige Versionsstand von Typo3 ist Für das Projekt sollen neue Typo3-Server nach Empfehlung der Webagentur aufgesetzt werden. Wir gehen von einer zukunftsträchtigen Version (vermutlich v6) aus und einer Empfehlung Phoenix vs. v6. *5 Definition after go-live Support Die Universität Flensburg möchte durch die 4 Wochen after go-live Support gewährleisten, dass ihr auch nach Launch der Website ein kompetenter Ansprechpartner bei eventuellen damit zusammenhängenden Problemen zur Verfügung steht. Die Hochschule definiert hierzu eine feste anfragende Stelle, die sich im Bereich der IT-Webadministration befinden wird. Die Webagentur stellt: Hotline-Telefonnummer und -Mailadresse Mo - Fr, 08:00 bis 18:00 Uhr garantierte Antwortzeit eines Experten innerhalb von 4 Stunden einen definierten Eskalationsprozess Dauer: 4 Wochen ab Inbetriebnahme

8 Seite 8 von 8 - Anhang - Fragen zur Firma / Selbstauskunft der Firma # Frage Antwort Einheit 1 Wie viele Mitarbeiter hat Ihre Firma? <#feste> / <#freie> Mitarbeiter 2 Wie viele Mitarbeiter davon sind im Web-Bereich tätig? <#feste> / <#freie> Mitarbeiter 3 Wie viele Jahre Typo3-Erfahrungen hat Ihre Firma? <#Jahre> Jahre 4 Wie viele Mitarbeiter mit mehr als 3 Jahren Typo3- Erfahrungen hat Ihre Firma? 5 Wie viele Web-Projekte hat Ihre Firma umgesetzt (Typo3/andere CMS-Systeme)? 6 Wie viele Projekte wurden mit professionellen Projektmanagement-Methoden durchgeführt (z.b.: PMI Projektmanagement, andere IT-Prozesse wie CMM, ISO, SDLC-Phasen)? <#feste> / <#freie> <#Typo3> / <#nontypo3> <#Projekte> Mitarbeiter Projekte Projekte # = Anzahl

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