IT-Strategie in der Praxis

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1 IT-Strategie in der Praxis Hochschule München Zentrum für angewandte Kommunikationstechnologien (ZaK) Hartmut Hotzel, Leiter ZaK

2 IT-Strategie in der Praxis Hochschule München - Allgemeine Informationen - IT-Organisation Strategieprozess (2007/2008) Formale Entscheidungen Gelebte IT-Strategie Fazit Seite 2

3 Hochschule München: Allgemeine Informationen Studierende in über 70 Studiengängen (Master, Bachelor, noch Diplom) 460 ProfessorInnen 420 MitarbeiterInnen ( nicht-wissenschaftlich ) 65 wissenschaftliche MitarbeiterInnen (seit 2008) Ca. 800 Lehrbeauftragte Hauptstandorte im Stadtgebiet verteilt Seite 3

4 Hochschule München: IT-Organisation (1/2) Zentrum für angewandte Kommunikationstechnologien (ZaK) Hochschulrechenzentrum Verwaltungs-IT (seit 2000) Telefonie (seit 2008) Infrastrukturdienste an Campi (seit 2001) Direkte Betreuung von drei Fakultäten (seit 2004) Nicht: Bibliothek, aber enge Zusammenarbeit Seite 4

5 Hochschule München: IT-Organisation (2/2) Zentralisierte Dienste (Auszug) Identity Management (IdM) Multifunktionskarte / Studierendenausweis Netzbetrieb File-Services Mail- und Webservices Groupware (derzeit noch nicht für Studierende) Raum-Türzutritt (über 200 Türen, mit IdM gekoppelt) Campus-Management Haushalt / KLR / Bau / Reisekosten WLAN / Radius / Dial-In: Kooperation der Münchner Hochschulen mit Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) E-Learning (neu) Seite 5

6 IT-Strategie in der Praxis Hochschule München Strategieprozess (2007/2008) - Motivation / Mission - Projektorganisation - Externe Beratung - Themenfelder - Aufgabenverteilung IT in der Hochschule Formale Entscheidungen Gelebte IT-Strategie Fazit Seite 6

7 Strategieprozess: Motivation / Mission Motivation (spekulative Aufzählung) Einführung von Planungs- und Steuerungsstrukturen (neues bayerisches Hochschulgesetz, neuer Kanzler,...) Restrukturierung der Zentralen Dienste Wegfall der Position des Wissenschaftlichen Leiters im Rechenzentrum Einfangen von Sonderlösungen in einzelnen Fakultäten Gefühlte Unzufriedenheit mit IT-Dienstleistungen Mission (formuliert während Projektphase): Aufgabe der IT ist die IT-technische Unterstützung der Hochschule bei der Erfüllung ihres gesellschaftlichen Auftrages, der Ausbildung von Studierenden. Seite 7

8 Strategieprozess: Projektorganisation EHL Lenkungskreis Verwaltung (Kanzler) Dekan BWL, Außenstelle Dekan Design Dekan Informatik Leiter ZaK Rolle des Lenkungskreises Gebildet aus Vertretern der EHL Entscheidungsträger im Projekt Steuerung der Projektrichtung Treffen ca. alle sechs Wochen Projektpate CIO einer großen Bank Board von Experten (extern) Technischer Leiter LRZ Leiter IT Verwaltung LMU DAASI, Berater mehrerer Hochschulen und der HIS Leiter IT Verwaltung weitere Uni Projektleitung Qualitätsmanagement ZaK (neuer Mitarbeiter mit Lehrerfahrung) Kernteam Mitarbeiterin - Informatik Mitarbeiter ZaK Mitarbeiter Geoinformation Mitarbeiter Gebäudemanagement Mitarbeiterin Bibliothek Externer Mitarbeiter (Unternehmensberatung) Board von Experten (intern) Prof. Informatik, Datenschutz, Senatsmitglied Prof. Fahrzeugtechnik, ehem. Leiter EDV-Ausschuss Prof. Tourismus Prof. Wirtschaftsingenieurwesen Prodekan E-Technik, ehem. Vorstand ZAK Hauptabteilungsleiter Verwaltung Leiter Bibliothek ZaK-Teamleiter Seite 8

9 Strategieprozess: Externe Beratung Externe Beratung ausgeschrieben 7 Bewerber davon 3 in der engeren Auswahl (Präsentation) Gewinner: Munich Partners Munich Partners ist eine strategische Unternehmensberatung. Sie unterstützt Eigentümer und Manager in Ihren Entscheidungen und bei deren Umsetzung Die Munich Partners AG wurde Anfang 2004 von vier ehemaligen Beratern von McKinsey & Company gegründet. Unsere Berater haben langjährige Erfahrung in der Topmanagement-Beratung für internationale Konzerne. Zu unseren Klienten zählen DAX-Unternehmen, internationale Konzerne und mittelständische Unternehmen. aus Seite 9

10 Strategieprozess: Themenfelder Seite 10

11 Strategieprozess: Aufgabenverteilung IT in der Hochschule Seite 11

12 IT-Strategie in der Praxis Hochschule München Strategieprozess (2007/2008) Formale Entscheidungen - Verabschiedung der IT Strategie - IT-Strategie - IT Governance - IT Steuerkreis und IT Arbeitskreis Gelebte IT-Strategie Fazit Seite 12

13 Formale Entscheidungen: Verabschiedung der IT-Strategie Sondersitzung der erweiterten Hochschulleitung, gesamtes Präsidium anwesend IT-Strategie einziger TOP Einmütige Verabschiedung Seite 13

14 Formale Entscheidungen: IT Strategie Zu jedem Themenfeld Vision Richtungsentscheidung Maßnahmen Projekte Beispiel Vision Lehranwendungen State-of-the-art E-Learning und Online- Prüfungsverfahren für alle relevanten Studienanforderungen verfügbar und allseitig positiv anerkannt (sowohl für Inhouse- als auch für Remote-Studiengänge) State-of-the-art Unterstützung mediengestützter Lehre (Videoübertragung, Podcast etc) Groupware in allen für die Lehre relevanten Situationen auf Abruf verfügbar; unterstützt Studierendengruppen auch bei der Zusammenarbeit außerhalb eines Kurskontextes Seite 14

15 Formale Entscheidungen: IT Governance (Auszug 1/3) Alle IT steht unter Gesamtverantwortung der EHL* Die EHL delegiert die IT-Steuerung an den IT-Steuerkreis. Die Abkürzung für IT-Steuerkreis ist ITS Mitglieder im IT-Steuerkreis sind 3 Dekane aus allen Bereichen (Campi) der HM, der Kanzler und der Leiter der zentralen IT. Der IT-Steuerkreis entscheidet nach Anhörung und Abwägung der Sachlage mehrheitlich. Die Entscheidungen des ITS sind abschließend und stehen EHL-Entscheidungen gleich. * Erweiterte Hochschulleitung = Präsidium + Dekane Seite 15

16 Formale Entscheidungen: IT Governance (Auszug 2/3) Der ITS beschließt und überwacht die IT-Gesamtstrategie der HM. Der ITS legt den Umfang des gemeinsamen Bedarfs fest. * Der ITS prüft alle auf IT gerichteten Ausgaben aller Stellen der HM unter dem Blickwinkel Konformität mit Beschlüssen des ITS insbesondere mit solchen zur IT-Gesamtstrategie, IT- Großprojekten und Basisdiensten. Er entscheidet abschließend über die Zulässigkeit solcher Ausgaben. Der ITS beschließt und überwacht IT-Großprojekte. Dies sind in der Regel Projekte deren Umfang 10% der IT- Gesamtaufwendungen der HM überschreiten oder Projekte mit strategischer Relevanz. *Basisdienste Seite 16

17 Formale Entscheidungen: IT Governance (Auszug 3/3) Beschaffungen, die für alle Fakultäten bindend sind (zum Beispiel bindende Basisdienste) oder einen hohen organisatorischen oder finanziellen Aufwand erfordern, sind ohne Gegenstimme im ITS zu fassen. Wird keine Einigung hergestellt, kann das nicht zustimmende ITS Mitglied die strittige Entscheidung an die EHL verweisen. Der IT-Steuerkreis bestellt zwischen seinen Sitzungen einen ständigen Vertreter der entweder entscheidet (sofern Mandat vorhanden) oder eine Entscheidung des ITS z.b. per Umlauf einholt. Sofern nicht ausdrücklich anders beschlossen, nimmt der Leiter der zentralen IT diese Aufgabe wahr. Seite 17

18 Formale Entscheidungen: IT Steuerkreis und IT Arbeitskreis IT Steuerkreis Entscheidungsgremium, Befugnisse der erweiterten Hochschulleitung sind delegiert IT Arbeitskreis Beratungsgremium, bereitet Entscheidungen des IT-Steuerkreises vor Seite 18

19 IT-Strategie in der Praxis Hochschule München Strategieprozess (2007/2008) Formale Entscheidungen Gelebte IT-Strategie - Projektübersicht - Projektbeispiele - Organisatorische Auswirkungen Fazit Seite 19

20 Gelebte IT-Strategie: Projektübersicht IT-Steuerkreis formulierte auf der Basis der IT-Strategie insgesamt 40 Projektvorschläge, die in 3 Jahren umgesetzt werden sollen. Seite 20

21 Gelebte IT-Strategie: Projektbeispiele Projekte mit großem Ressourceneinsatz (in Umsetzung) Corporate Identity Roll-Out: Einheitlicher Internetauftritt der Dachmarke HM und aller Fakultäten auf Basis eines Kommunikationskonzepts Einführung eines neuen Campus-Managements (Kooperation TU Graz) Senkung der Druckkosten (abgeschlossen) Druck- und Kopierleistungen: Mengen- und Kostenmanagement (Lösungsansätze) Zentralisierung und Konsolidierung von IT- Infrastrukturdiensten (in Vorbereitung) Abschließende Festlegung der zu zentralisierenden Dienste aller Fakultäten & Bereiche, Erstellung eines Umsetzungskonzepts und eines Migrationsplans Seite 21

22 Gelebte IT-Strategie: Organisatorische Auswirkungen Auswirkungen der IT-Strategie (intern) Restrukturierung der zentralen IT in Vorbereitung Projekt Einführung Helpdesk führt zu Überlegungen bzgl. Restrukturierung des gesamten IT Supportes Kooperation mit anderen Einrichtungen Teilnahme an Schulungen des Leibniz Rechenzentrums IT Service Management Seite 22

23 IT-Strategie in der Praxis Hochschule München Strategieprozess (2007/2008) Formale Entscheidungen Gelebte IT-Strategie Fazit Seite 23

24 Fazit (1/2) IT Governance Besetzung des IT-Steuerkreises durch Führungspersonen mit Erfahrung in Budget- und Personalverantwortung hat sich bewährt Konsens über Ziele und Vorgehen kann fast in allen Fällen erreicht werden Eskalation (Gegenstimme im ITS bei bindenden oder Entscheidungen mit einen hohen organisatorischen oder finanziellen Aufwand Verweis an erweiterte Hochschulleitung) wurde bisher nicht wahrgenommen, aber: Verweis auf Entscheid durch IT-Steuerkreis führt zu deutlicher Kompromissbereitschaft in den Fakultäten IT Steuerkreis nimmt Funktionen eines CIO wahr Seite 24

25 Fazit (2/2) IT Strategieprojekt Einschaltung einer externen Beratungsfirma hat interne Akzeptanz erhöht Abstrakte Formulierung einiger Ziele / Projekte führt zu Verständnisschwierigkeiten (Gefühlte) Auswirkungen Nach einem Jahr herrscht leichte Projektmüdigkeit insbesondere bei Fakultäten Hochschulweite Projekte mit hohem Budgeteinsatz sind möglich geworden Hochschulentwicklungsplan (in Vorbereitung) Verweist auf IT-Strategie als Teil des Hochschulentwicklungsplanes Seite 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 26