Klinger Webservice. Klinger Webservice 3.0. ONLINE FIBU. Programmbeschreibung

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1 Klinger Webservice. Klinger Webservice 3.0. ONLINE FIBU. Programmbeschreibung Klinger & Co KG - Software für das Rechnungswesen A-1140 Wien T

2 Inhalt 1 ALLGEMEINES KLINGER WEBSERVICE Login Allgemeine Vorgaben Timeout FiBu-Daten ins Webservice einspielen FiBu-Daten des Mandanten einspielen (BH-Datenbank) Das Hauptmenü Meldungen Online Dienste Allgemeines zu den Klinger Online Diensten Klinger KaWb und Klinger FiBu Genehmigung Download Download von Auswertungen Rückspielen von gesicherten Datenbeständen Pool Administration Einstellungen Eigene Daten Tools Logout VERWALTUNG Userverwaltung Allgemein Usermails Klientenverwaltung User-Klienten Rechtezuordnung Rechte vergeben Rechte ändern Die gleichen Rechte noch einmal vergeben SuperUser Verwaltung WEB ARCHIV DATENAUSTAUSCH MIT DEM RECHENZENTRUM (WTRZ.DAT)... 18

3 Zur Leseweise des Handbuches Wortart Hervorhebungen im Text Dialogfenster Felder in Dialogen Registerlaschen Buttons Darstellung Fettdruck unterstrichen kursiv unter Anführungszeichen GROSSSCHREIBUNG UND FETTDRUCK Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen - 2 -

4 1 Allgemeines Die Bedeutung des Internet als Medium zur Kommunikation und zum Informations- und Datenaustausch wächst und wächst. Die Anbindung der Klinger-Applikationen an das Internet ist ein wichtiger Punkt unserer Software- Entwicklungstätigkeit. Das Klinger Webservice bietet Lösungen zur Internet-Anbindung von Mandaten-Buchhaltungen (Online Kassabuch, FiBu und Genehmigung), die durch ihre besondere Flexibilität allen unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Die Anbindung der Version 3.0 erfolgt nicht mehr über den Internet Explorer, sondern via Remote App. Dabei werden von unserem System bereit gestellte Programme lokal auf dem PC des Benutzers im Fenstermodus angezeigt. Ausnahme: Die Klinger Rechenzentrums-Internet Dienste bleiben wie gewohnt über unsere Homepage erreichbar. Welche Vorteile bietet die Version 3.0? Verwendung des Betriebssystems Windows Server 2008 R2 Anbindung via Remote App Erhöhte Sicherheit Mehr Benutzerkomfort Es können z. B. einzelne Fenster individuell auf mehrere Bildschirme verteilt werden. Höhere Farbtiefe Neues Zusatzmodul Webservice Direct Mit dem Modul Webservice Direct können Drucker und Laufwerke mit verbunden werden. Somit ist der direkte Ausdruck auf allen installierten Druckern und der Zugriff auf alle lokalen und Netzwerk-Laufwerke aus der Online FiBu möglich. Ausgaben können auch direkt in den Download- bzw. in den Pool Bereich gestellt werden. Der Import ist sowohl von einem Ihrer Laufwerke als auch dem Download bzw. Pool Bereich möglich. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen - 3 -

5 2 Klinger Webservice 2.1 Login Geben Sie bitte auf der Login-Page des Klinger Webservice Ihre Benutzerdaten ein: Mandantennummer Diese kann auch optional in der RDP-Datei hinterlegt werden. Siehe Kapitel 2.10 Einstellungen, Lasche Tools. Passwort Die Benutzerdaten werden vom jeweiligen Administrator vergeben (Administrator des WT). Das Passwort kann von Ihnen jederzeit wieder geändert werden. Hinweis: Es können von uns pro Klient gültige, von Ihnen gewünschte Passwort Restriktionen gesetzt werden. In diesen werden die minimale Länge, die Mindestanzahl an Sonderzeichen, die Mindestanzahl an Ziffern, die Tage bis zum Ablauf des Passworts sowie die Anzahl der letzten nicht mehr zu verwendenden Passwörter festgelegt. Mit dem Button LOGIN steigen Sie ins Webservice ein. Hinweis: Sollte beim Login bei der Eingabe von Mandantennummer oder Passwort ein Tippfehler passieren oder wird ein falsches Passwort verwendet, erscheint die Fehlermeldung Login ungültig. Wiederholen Sie bitte gegebenenfalls den Login-Vorgang. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen - 4 -

6 2.2 Allgemeine Vorgaben Timeout Sollten Sie bei der Bedienung des Webservice innerhalb von 15 Minuten keine Aktionen setzen, werden Sie zu Ihrer Sicherheit automatisch vom System abgemeldet, womit jede weitere Eingabe ungültig wird (Timeout). Sollte dieser Fall eintreten, melden Sie sich bitte erneut über die Login-Page an. 2.3 FiBu-Daten ins Webservice einspielen Das Einspielen der Webdaten kann einerseits über das Klinger Rechenzentrum erfolgen, oder aber auch über die Klinger FiBu. Für Rechenzentrumskunden besteht die Möglichkeit, ein tägliches Abbild ihrer RZ-Daten auf den Klinger- Webserver spiegeln zu lassen. Der Hauptanwenderfall wird aber sicherlich derjenige über die Klinger FiBu sein FiBu-Daten des Mandanten einspielen (BH-Datenbank) Sofern Sie die Berechtigung für das Einspielen der BH-Daten besitzen, können Sie wie folgt vorgehen (Es stehen hierbei alternativ zwei Möglichkeiten zur Verfügung): a) Um die FiBu-Daten des Mandanten einzuspielen, starten Sie bitte das Programm Klinger FiBu und wählen im Menü Datei den Punkt Verwaltung/Sicherung. Dort kann entschieden werden, ob Sie die gesamte Buchhaltung ein Buchungsjahr die Personenstammdaten das Anlagenverzeichnis oder das Kassabuch/Wareneingangsbuch sichern möchten. Ebenso kann die gewünschte Art der Komprimierung (.zip,.lha,.arj) eingestellt werden. b) Optional besteht auch die Möglichkeit, selektive Daten (per WTRZ) an das Webservice zu übertragen. Wählen Sie bitte wie gewohnt aus dem WTRZ-Ausgabedialog die gewünschten Optionen. Wenn Sie sich für die Ausgabe an das Klinger-Webservice entschieden haben, klicken Sie bitte den Button WEBSERVICE. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie ein temporäres Verzeichnis bekannt geben müssen, wo die Daten vor der Übertragung an die Firma Klinger Software bereitgestellt werden können. Sobald der Sicherungsvorgang beendet ist, wird dies am Bildschirm angezeigt. Bestätigen Sie bitte mit Ok. Danach geben Sie die Login-Daten für das Webservice bekannt. Sollte es sich lokal um eine andere Klientennummer handeln als im Webservice, so geben Sie die Webservice-Klientennummer bitte im ersten Feld ein (nur unter Absprache mit dem Webservice-Administrator der Firma Klinger Software, Herrn Ing. Walter Debelack). Im unteren Feld des Fensters (Sendedaten) können Sie ersehen, welche Sicherungsdateien übertragen werden sollen. Nach Eingabe Ihrer Login-Daten klicken Sie auf SENDEN. Es wird nun ein kleines Transferprogramm der Firma Klinger Software namens KlgPost.exe gestartet, welches sich im selben Programmverzeichnis wie die FiBu befinden sollte. Das Downloaden der aktuellsten Version kann jederzeit über den Downloadbereich auf unserer Homepage Unterordner Webservice - durchgeführt werden. Dies ist für die Übermittlung der angegebenen Files an unseren Webserver zuständig. Sollten Sie über eine(n) Firewall/Proxy mit dem Internet verbunden sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerkadministrator für die Adaption einiger Einstellungen. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen - 5 -

7 Einstellungen für Firewall/Proxy-Verwendung: Legen Sie in Ihrem Systemverzeichnis - meistens C:\WINDOWS, etc. - eine Datei mit dem Namen klgpost.ini an. Diese sollte den folgenden Aufbau haben: [Settings] Proxy=191.xxx.yyy.zzz ProxyPort=80 In der Zeile Proxy tragen Sie bitte die IP-Adresse (ohne ) ein. In der Zeile ProxyPort ist der Port Ihres Proxies anzugeben. Danach erhalten Sie eine Bestätigung, dass die Daten komplett bei uns eingelangt sind bzw. einen detaillierten Statusreport, welche Dateien ordnungsgemäß übertragen wurden und welche nicht. 2.4 Das Hauptmenü Nach dem Login gelangen Sie in das Hauptmenü des Klinger Webservice, in dem Sie (abhängig von den jeweiligen Berechtigungen) folgende Menüpunkte sehen können: Meldungen Online Dienste Download Pool Administration Einstellungen Logout 2.5 Meldungen In der Lasche Informationen finden Sie wichtige Meldungen, die Sie bitte mit dem Button GELESEN bestätigen. Erst dann ist die weitere Navigation im Hauptmenü möglich. Hinweis: Nur dann, wenn es neue Informationen unsererseits gibt, gelangen Sie nach dem Login automatisch in dieses Menü. Die zweite Lasche, Changelog Webservice, enthält aktuelle Änderungsinformationen. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen - 6 -

8 2.6 Online Dienste Allgemeines zu den Klinger Online Diensten Die Online Dienste bieten verschiedene allgemeine Funktionen: Hinweis: Dieser Punkt ist nur bei vorhandenem Zusatzmodul Webservice Direct aktivierbar. Verwende das Modul Webservice Direct: Mit dem Modul Webservice Direct können Drucker und Laufwerke mit verbunden werden. Somit ist der direkte Ausdruck auf allen installierten Druckern und der Zugriff auf alle lokalen und Netzwerk-Laufwerke aus der Online FiBu möglich. Wenn das Modul zwar vorhanden ist, aber in Einzelfällen nicht verwendet werden soll, kann es an dieser Stelle optional deaktiviert werden. Autostart bei Login: Das hier aus der Liste gewählte Programm wird bei jedem Login automatisch gestartet. Sicherung anfordern: Sofern Sie dazu berechtigt sind, können Sie hier eine Datensicherung anfordern. Bitte wählen Sie die gewünschten Daten mit dem entsprechenden Button aus. Die Sicherungen finden Sie dann bereits nach wenigen Minuten in Ihrem Download Bereich (siehe auch Kapitel 2.7.2). Bereich Online User: Hier kann der Klient alle gleichzeitig eingeloggten User sehen. Der Administrator (WT) sieht an dieser Stelle alle User aller Klienten. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen - 7 -

9 2.6.2 Klinger KaWb und Klinger FiBu Wie auch im Programm Klinger FiBu ist der Aufbau der Online-Variante modular, d.h. dass Sie das Programm und dessen Möglichkeiten Ihren Bedürfnissen entsprechend individuell zusammenstellen können. Das Online- FiBu-Basissystem besteht standardmäßig aus vier Modulen (FiBu, OP-Liste, Kassabuch-Druck, Mengenverwaltung); es kann jederzeit optional erweitert werden. Für jeden angelegten User können individuell unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden (Klinger FiBu- Zusatzmodul FiBu Userberechtigungen). Die abgerufenen Auswertungen werden Ihnen im Downloadbereich des Webservice zur Verfügung gestellt. Parallel zur Online FiBu bleibt der Standard-Teil des Webservice geöffnet und Sie können mit den Windows-Tasten ALT + TAB hin- und herschalten. Dies ermöglicht Ihnen, mittels Online-FiBu erzeugte Ausdrucke sofort im Downloadbereich abzurufen. Wenn Sie über das Zusatzmodul Webservice Direct verfügen, können Drucker und Laufwerke mit verbunden werden. Somit ist der direkte Ausdruck auf allen Ihren installierten Druckern und der Zugriff auf alle lokalen und Netzwerk-Laufwerke aus der Online FiBu möglich. Falls das Modul in Einzelfällen nicht verwendet werden soll, kann es auch deaktiviert werden (siehe Kapitel 2.6.1). Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen - 8 -

10 2.6.3 Genehmigung Dieser Menüpunkt steht nur in Zusammenhang mit dem Klinger FiBu Zusatzmodul Workflow zur Verfügung und berechtigt zum Genehmigen der verschiedenen zuvor festgelegten Workflows von Belegen innerhalb des Betriebes. 2.7 Download Download von Auswertungen Die von Ihnen in der Online FIBu gewählten Auswertungen können unter dem Menüpunkt Download heruntergeladen (mit dem Button DOWNLOAD) und auch wieder gelöscht werden (LÖSCHEN). Mit dem Button können Sie die heruntergeladenen Dateien sofort bequem per Mail versenden. Geben Sie hierzu die gewünschte -Adresse ein oder wählen Sie sie aus der Liste der Vorschläge aus (Siehe auch Kapitel ). Mit ANZEIGEN können Sie die einzelnen Dateien ansehen. Mit dem Button REFRESH wird die Anzeige neu geladen. Auch die Option Auto Refresh kann aktiviert werden, die diese Aufgabe automatisch ausführt. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen - 9 -

11 2.7.2 Rückspielen von gesicherten Datenbeständen Um einen Datenbestand vom Klinger Server auf Ihren PC rückzuübertragen, gehen Sie bitte, falls Sie dazu berechtigt sind, wie folgt vor: Wechseln Sie in das Menü Online Dienste. Im Bereich Sicherung anfordern klicken Sie auf den Button BITTE DATEN AUSWÄHLEN (sollte diese Option für Sie nicht verfügbar sein, fehlen Ihnen die dementsprechenden Rechte. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihren Webservice-Administrator [Steuerberater]). Dann können Sie entscheiden, welche Daten Sie rücksichern möchten und klicken auf den entsprechenden Punkt. Nach kurzer Zeit erscheint im Downloadbereich die gewünschte Rücksicherung, die dann mit DOWNLOAD herunter geladen werden kann. 2.8 Pool Mit dem Pool-Bereich haben wir für Online Dienste Nutzer die erweiterte Möglichkeit geschaffen, auch beliebige Dateien bequem über die Remote App upzuloaden. Diese Files können dann in der Online-FiBu weiterverarbeitet werden. So wäre es zum Beispiel möglich, MS Excel-Tabellen über die bestehende SSL-Verbindung an unseren Server zu senden, um diese dann in der FiBu zu verwenden. Diese beliebigen Dateien können Sie, wie z. B. im Kapitel Rückspielen von gesicherten Datenbeständen beschrieben, verwalten. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen

12 Mit dem Modul Webservice Direct ist es möglich, den Pool zu umgehen, was den Benutzerkomfort natürlich noch wesentlich erhöht. Beim Upload der gewünschten Files können Sie mit den jeweiligen Buttons entscheiden, ob Ihr UPLOAD FÜR ALLE oder EINGSCHRÄNKT (= nur für den eingeloggten User) sichtbar sein soll. Mit dem Button REFRESH wird die Anzeige neu geladen. 2.9 Administration Da der Menüpunkt Administration, der die komplette Verwaltung der Klinger Webservice Dienste betrifft, nur den bevollmächtigten Administratoren zur Verfügung steht und somit auch nur für diese von Interesse ist, wird er an anderer Stelle in einem eigenen Kapitel beschrieben (siehe Kapitel 3 Verwaltung). Ihr Administrator ist Ihr Steuerberater oder die Firma Klinger Software. Wenden Sie sich bitte bei allfälligen Fragen, oder auch wenn Sie Rechte ändern/erweitern möchten, an die zuständigen Personen. Der Webservice Administrator der Firma Klinger Software ist Herr Ing. Walter Debelack, an den Sie sich bei Software-technischen Fragen jederzeit gerne wenden können: unter der Adresse walter.debelack@klingerkg.com oder auch zu Bürozeiten telefonisch unter Einstellungen Der vorletzte Punkt im Hauptmenü, Einstellungen, der für alle User verfügbar ist, enthält die Laschen Eigene Daten und Tools Eigene Daten In den drei Bereichen der ersten Lasche können Sie selbst Ihr Passwort und den vollen Namen ändern, sowie E- Mail Adressen für Infos über Wartungsarbeiten hinterlegen. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen

13 Tools In der zweiten Lasche, Tools können Sie automatisiert eine RDP-Datei anfordern, in die eine Ihren Wünschen entsprechende Klientennummer codiert ist. Wählen Sie dazu bitte zuerst das Ziel, d. h. den eigenen Downloadbereich oder jenen des Klienten, und klicken dann auf den Button RDP DATEI ANFORDERN. Diese erscheint dann bereits nach wenigen Minuten in Ihrem Downloadbereich Logout Wenn Sie das Webservice wieder verlassen möchten, können Sie sich durch Anklicken des Menüpunktes Logout abmelden. Genauso ist es möglich, von dieser Stelle aus wieder zum Webservice zurückzukehren (erneutes Login). Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen

14 3 Verwaltung Unter dem Menüpunkt Administration, der nur Administratoren zur Verfügung steht, werden die Berechtigungen für Mandanten und Benutzer verwaltet. 3.1 Userverwaltung Allgemein In der Lasche Userverwaltung, Unterlasche Allgemein können Administratoren in drei Bereichen 1) Neue User anlegen Es werden alle Benutzer (Administratoren, Mitarbeiter des WT und Mitarbeiter des Mandanten) mit Usernamen, Passwort und vollem Namen angelegt. Geben Sie zur Bestätigung bitte noch einmal das gewählte Passwort ein. Hinweis: Es ist wichtig, dass alle Usernamen eindeutig, d. h. nicht zweimal, vergeben werden! 2) Passwortänderungen für User vornehmen Der User, für den das Passwort geändert werden soll, kann aus einer Drop Down Liste gewählt werden. 3) User löschen Der zu löschende User kann aus einer Drop Down Liste gewählt werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben bitte mit den entsprechenden Buttons Usermails In der Unterlasche Usermails können vom Administrator erlaubte Adressen, an die PDFs versendet werden dürfen, festgelegt werden. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen

15 Hinweis: Es besteht die Möglichkeit, Auswertungen als PDF direkt per Mail zu versenden. Da dies über unseren Server erfolgt und Sie somit keine Möglichkeit hätten, diese Mails zu verhindern/kontrollieren, besteht hier die Möglichkeit, dem User eine Liste der gültigen adressen zuzuordnen. Dies muss allerdings vom Webservice Administrator der Firma Klinger Software, Herrn Ing. Walter Debelack, aktiviert werden. Bitte wenden Sie sich telefonisch an ihn, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten. Mit ÜBERNEHMEN wird die eingetragene Adresse in die Liste der gültigen Adressen übernommen, mit ZURÜCKSETZEN wird die ursprüngliche Liste geladen. 3.2 Klientenverwaltung In den beiden Bereichen der Lasche Klientenverwaltung können 1) neue Mandanten (mit Nummer und Name) angelegt bzw. 2) bereits vorhandene Mandanten, die in der Auswahlliste verfügbar sind, umbenannt werden. Hinweis: Wenden Sie sich bitte nach der Anlage des Klienten für die Vergabe der Module an Ihren Webservice Administrator. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen

16 3.3 User-Klienten Rechtezuordnung In dieser Lasche werden alle Benutzerrechte vergeben. Folgende Rechte sind hierbei verfügbar: Administrator Komplette Userverwaltung Rechenzentrum Datentransfer mit dem Rechenzentrum (Wtrz.dat) Online FiBu Programm Klinger Finanzbuchhaltung, Online-Version Online Kassabuch Programm Klinger Kassa-/Warenbuch, Online Version FiBu -> Webservice FiBu-Ausgabe an Webservice Webservice -> FiBu Rückholen der Webservice-Daten Online Genehmigung Workflow genehmigen (bei vorhandenem Zusatzmodul) NUR eigene Daten Der User sieht nur seine eigenen Dateien im Downloadbereich. Archiv Upload Der User ist berechtigt, Dateien via Upload Tool hinauf zu laden. KEIN Downloadbereich Der User verfügt nicht über den Menüpunkt Download. KEIN Poolbereich Der User kann den Menüpunkt Pool nicht anwählen. KEIN Löschen aus dem Downloadbereich Der User hat den Downloadbereich zwar zur Verfügung, darf aber dort keine Löschungen vornehmen. KEIN Löschen aus dem Poolbereich Der User hat den Poolbereich zur Verfügung, darf aber dort keine Löschungen vornehmen. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen

17 3.3.1 Rechte vergeben Wählen Sie aus der Liste einen bereits angelegten User (Feld Username) und danach aus dem Feld mit den Mandantennummern (Klient) den jeweiligen Klienten. Sie können dann mittels der Checkboxen die Rechte, die der gewählte Benutzer für den jeweiligen Mandanten erhalten soll, vergeben und mit dem Button RECHTE ÜBERNEHMEN bestätigen bzw. auch wieder ZURÜCKSETZEN Rechte ändern Bereits vergebene Rechte können hier auch je nach Bedarf wieder geändert werden. Mit RECHTE ÜBERNEH- MEN bestätigen Sie die vorgenommene Änderung Die gleichen Rechte noch einmal vergeben Haben Sie einmal bei einem User für einen Klienten bestimmte Rechte festgelegt, und soll dieser User auch bei einem oder mehreren anderen Mandanten die gleichen Rechte erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie zuerst diesen User und den betreffenden Klienten aus. Danach markieren Sie den oder die anderen Mandanten, für die der Benutzer die gleichen Rechte erhalten soll, mit der STRG- (einzelne) oder der SHIFT-Taste (mehrere) und klicken schließlich auf den Button RECHTE ÜBERNEHMEN. Auf diese Weise haben Sie diesem User auch bei allen anderen von Ihnen gewählten Mandanten die gleichen Rechte zugewiesen. 3.4 SuperUser Verwaltung In der Lasche SuperUser Verwaltung wird festgelegt, ob ein User für bestimmte andere User das Passwort bzw. die Adressen ändern darf (Aktivierung durch Anhaken). Mit dem Button ZUORDNUNG ÜBERNEHMEN bestätigen Sie die von Ihnen vorgenommene Auswahl. Mit NEU LADEN setzen Sie Ihre Eingaben auf den alten Stand zurück. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen

18 4 Web Archiv Für die Nutzung der zahlreichen Möglichkeiten des Klinger Web Archives muss das entsprechende Zusatzmodul vorhanden sein. Die Beschreibung hierfür entnehmen Sie bitte dem Handbuch Klinger Archiv. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen

19 5 Datenaustausch mit dem Rechenzentrum (Wtrz.dat) Mit diesem optionalen Service können Stapel, Dialoge und Abrufe bequem über den Web-Browser transferiert werden. Hierzu loggen Sie sich bitte unter ein und wählen den Punkt Rechenzentrum. Danach entscheiden Sie welche Art der Sendung Sie vornehmen möchten. Unter dem Menüpunkt Verarbeitungsliste sehen Sie dann ein Protokoll der übertragenen und verarbeiteten Sendungen. Klinger & Co KG Software für das Rechnungswesen