Vertrag über sicherheitstechnische Beratung und Betreuung

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1 Los 2 -Entwurf- Vertrag über sicherheitstechnische Beratung und Betreuung zwischen dem Sächsischen Rechnungshof Schongauerstr Leipzig - Auftraggeber - und - Auftragnehmer -

2 2 1 Gegenstand des Vertrages und Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit (1) Der Auftraggeber vergibt an den Auftragnehmer sicherheitstechnische Dienstleistungen nach den 3 u. 4 sowie 6 bis 11 ASiG i. V. m. DGUV Vorschrift 2 der Unfallkasse Sachsen in der jeweils geltenden Fassung im Hinblick auf die Beratung und Betreuung der verantwortlichen Personen des Auftraggebers nach den folgenden Absätzen. (2) Die Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit richten sich nach 6 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG). Danach hat die Fachkraft für Arbeitssicherheit die Aufgabe, den Arbeitgeber beim Arbeitsschutz und bei der Unfallverhütung in allen Fragen der Arbeitssicherheit einschließlich der menschengerechten Gestaltung der Arbeit zu unterstützen. Sie hat insbesondere 1. den Arbeitgeber und die sonst für den Arbeitsschutz und die Unfallverhütung verantwortlichen Personen zu beraten, insbesondere bei a) der Planung, Ausführung und Unterhaltung von Betriebsanlagen und von sozialen und sanitären Einrichtungen, b) der Beschaffung von technischen Arbeitsmitteln und der Einführung von Arbeitsverfahren und Arbeitsstoffen, c) der Auswahl und Erprobung von Körperschutzmitteln, d) der Gestaltung der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs, der Arbeitsumgebung und in sonstigen Fragen der Ergonomie, e) der Beurteilung der Arbeitsbedingungen, 2. die Betriebsanlagen und die technischen Arbeitsmittel insbesondere vor der Inbetriebnahme und Arbeitsverfahren insbesondere vor ihrer Einführung sicherheitstechnisch zu überprüfen, 3. die Durchführung des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung zu beobachten und im Zusammenhang damit a) die Arbeitsstätten in regelmäßigen Abständen zu begehen und festgestellte Mängel dem Arbeitgeber oder der sonst für den Arbeitsschutz und die Unfallverhütung verantwortlichen Person mitzuteilen, Maßnahmen zur Beseitigung dieser Mängel vorzuschlagen und auf deren Durchführung hinzuwirken, b) auf die Benutzung der Körperschutzmittel zu achten, c) Ursachen von Arbeitsunfällen zu untersuchen, die Untersuchungsergebnisse zu erfassen und auszuwerten und dem Arbeitgeber Maßnahmen zur Verhütung dieser Arbeitsunfälle vorzuschlagen, 4. darauf hinzuwirken, dass sich alle im Betrieb Beschäftigten den Anforderungen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung entsprechend verhalten, insbesondere sie über die Unfall- und Gesundheitsgefahren, denen sie bei der Arbeit ausgesetzt sind, sowie über die Einrichtungen und Maßnahmen zur Abwendung dieser Gefahren und

3 3 zum Brandschutz zu belehren und bei der Schulung der Sicherheitsbeauftragten mitzuwirken. Im Rahmen der Unterweisung in den Arbeits-, Gesundheits- und Brandschutz sind die Mitarbeiter insbesondere auch über das Thema Erste Hilfe zu informieren. Die Präsentation und Materialien sind auch in elektronischer Form (PowerPoint-Dokument) an den Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. (3) Art und Umfang der zu erbringenden Dienstleistungen bei der Grundbetreuung und dem betriebsspezifischen Teil der Betreuung ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung des Vergabeverfahrens, das diesem Vertrag zugrunde lag. Die Leistungsbeschreibung Bestandteil dieses Vertrages. (4) Die Dienstleistungen sind zugunsten des Auftraggebers und seiner Bediensteten der in Nr. 6.1 der Leistungsbeschreibung aufgeführten Bedarfsträger zu erbringen. Bei Umzug oder bei Aufgabe einzelner Dienstgebäude wird Nr. 6.1 vom Auftraggeber unverzüglich angepasst. (5) Darüber hinaus erbringt der Auftragnehmer auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers und gesonderter Abrechnung Leistungen, soweit diese für die sicherheitstechnische Beratung und Betreuung des Auftraggebers erforderlich sind. Dafür gelten die Preise gemäß Nr. 8.1 (Arbeitskosten) der Leistungsbeschreibung. (6) Die Fachkraft für Arbeitssicherheit untersteht unmittelbar dem Auftraggeber. Vorgehensweisen und Schwerpunkte für die Arbeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit können vom Auftraggeber vorgegeben werden. (7) Die Fachkraft für Arbeitssicherheit nimmt ihre Aufgaben aus eigener Initiative wahr. Sie ist bei der Anwendung ihrer sicherheitstechnischen Fachkunde weisungsfrei. 2 Pflichten des Auftragnehmers (1) Der Auftragnehmer benennt für die sicherheitstechnischen Dienstleistungen jeweils einen persönlich verantwortlichen Mitarbeiter und jeweils einen Vertreter. Diese Mitarbeiter werden während der Vertragslaufzeit die in der Leistungsbeschreibung dargestellten Tätigkeiten als Fachkraft für Arbeitssicherheit für den Geschäftsbereich des Auftraggebers wahrnehmen. Ein Wechsel der verantwortlichen Mitarbeiter bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Vertretungen sind nur im Ausnahmefall und mit Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Die Kosten der Vertretung trägt der Auftragnehmer.

4 4 (2) Der Auftragnehmer bestätigt, dass die von ihm nach Abs. 1 benannte Fachkraft für Arbeitssicherheit und sein Vertreter die sicherheitstechnische Fachkunde gem. 7 ASiG und 4 DGUV Vorschrift 2 erfüllt. (3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die von ihm benannten Mitarbeiter regelmäßig fortzubilden, um die Aufgaben nach den neuesten Erkenntnissen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes erfüllen zu können. Er ist für die sachgerechte Vorgehensweise einschließlich der zweckmäßigen Auswahl von Methoden und Techniken im Einvernehmen mit dem Auftraggeber verantwortlich. (4) Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sind grundsätzlich mit eigenen Kräften durchzuführen. Die Weitergabe von Leistungen an Nachunternehmer auch für Teilleistungen bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Die Heranziehung Dritter lässt die Haftung des Auftragnehmers unberührt; sie ist insbesondere nicht auf ein Verschulden bei der Auswahl des Dritten beschränkt. Im Falle der Beauftragung von Nachunternehmen ist vertraglich sicherzustellen, dass die vereinbarten Regelungen auch gegenüber Nachunternehmen gelten. 3 Pflichten des Auftraggebers (1) Aufträge werden ausschließlich und schriftlich von der Leiterin der Präsidialabteilung des Auftraggebers, dem Referatsleiter PV2 oder den Amtsleitern der Staatlichen Rechnungsprüfungsämter erteilt. Mündliche Aufträge bedürfen der schriftlichen Bestätigung. (2) Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer alle für eine ordnungsgemäße Durchführung der vertraglichen Aufgaben erforderlichen Informationen und Auskünfte. (3) Der Auftraggeber ermöglicht der Fachkraft für Arbeitssicherheit nach vorheriger Terminabsprache die erforderlichen Betriebsbegehungen, Arbeitsplatzbesichtigungen und Prüfungen.

5 5 4 Einsatzzeit (1) Die Zahl der Bediensteten der Bedarfsträger, die Einsatzzeiten für ein Geschäftsjahr ( 12 Abs. 1 S. 2) für die sicherheitstechnische Grundbetreuung und die betriebsspezifischen Betreuungsstunden sind Nr. 2 der Leistungsbeschreibung sowie Nr. 6.2 und 6.3 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Der Auftraggeber aktualisiert diese Daten zum Vertragsbeginn und danach für jedes Geschäftsjahr. (2) Innerhalb der Einsatzzeiten sind sämtliche sicherheitstechnischen Beratungen, Begehungen, Unterweisungen, Besprechungen und Prüfungen zu erbringen. (3) Die Kosten für notwendige Vor-Ort-Termine werden mit einem pauschalen Betrag abgedeckt. Mit diesem Pauschalbetrag sind neben den Kosten für die An- und Abfahrt auch die Kosten für Übernachtungen sowie sonstige eventuell entstehende Nebenkosten abgedeckt. (4) Vor- und Nachbereitung wie z. B. Erstellung des Arbeitsplans, Organisation der Termine, fachliche Vorbereitung, Recherchen (z. B. per Internet), Ausarbeitungen, Dokumentationen, Berichte, Auswertungen, Protokolle (z. B. Untersuchungsberichte, Zwischenberichte, und Jahresberichte an den Arbeitsschutzausschuss), Erstellen von Unterlagen, Beratungen (auch telefonisch), Stellungnahmen, Führen von Übersichten/Karteien sowie Abrechnungen sind innerhalb der Einsatzzeiten zu leisten, können aber bis zu 20 % außerhalb der Dienststellen der Bedarfsträger erbracht werden. 5 Arbeits- und Terminplan (1) Der Auftrag ist unter Berücksichtigung der beim Auftraggeber bereits gesammelten Ergebnisse, Erkenntnisse und Erfahrungen auszuführen. Dem Auftragnehmer werden nach Vertragsabschluss erforderliche Unterlagen übergeben. (2) Der Auftraggeber wird die Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit entsprechend den betrieblichen Erfordernissen unter Mitwirkung der Interessenvertretungen gem. 9 Abs. 3 ASiG ermitteln und mit dem Auftragnehmer gem. der 6 der Leistungsbeschreibung vereinbaren. Die Ermittlung der Einsatzzeit erfolgt auf Basis der DGUV Vorschrift 2. Die Einsatzzeit setzt sich zusammen aus den Zeiten für die Grundbetreuung und für den betriebsspezifischen Teil der Betreuung.

6 6 (3) Für die sicherheitstechnische Beratung und Betreuung hat der Auftraggeber jährlich bis zum Beginn des neuen Geschäftsjahrs ( 12 Abs. 1 S. 2) einen Arbeits- und Terminplan aufzustellen und mit dem Auftragnehmer abzustimmen. Auftragnehmer und evtl. Subunternehmer (sog. Bietergemeinschaften) sind an den Arbeits- und Terminplan gebunden. Änderungen im Arbeits- und Terminplan bedürfen der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers. 6 Honorar (1) Für die erbrachten Leistungen zahlt der Auftraggeber an den Auftragnehmer eine Vergütung gemäß dem Angebot des Auftragnehmers vom 2017 (s. Nr. 8.1 der Leistungsbeschreibung). Daneben werden Kosten für Vor-Ort-Termine und Kosten für Vorund Nachbereitung mit Pauschalbeträgen gemäß Nr. 8.2 der Leistungs-beschreibung abgegolten. Die Erstattung weiterer Nebenkosten und Auslagen wird nicht gewährt. (2) Für sämtliche innerhalb und außerhalb der Dienststellen der Bedarfsträger erbrachten Leistungen besteht eine Nachweispflicht. Die Leistungen sind in Leistungsnachweisen zu dokumentieren und vom Auftraggeber zu bestätigen. Die Leistungsnachweise sind Grundlage der Rechnungslegung. Sie müssen mindestens folgende Angaben enthalten: Bezeichnung des Bedarfsträgers. Für die Fachkraft für Arbeitssicherheit und weitere Mitarbeiter des Auftragnehmers getrennt folgende Daten: o Datum, Beginn und Ende sowie Dauer der Einsatz- und Pausenzeiten, o detaillierte Beschreibung der einzelnen durchgeführten Tätigkeiten mit Zeitangabe. Die Leistungsnachweise sind dem Auftraggeber rechtzeitig vor der Rechnungslegung zur Prüfung der sachlichen Richtigkeit zur Verfügung zu stellen. (3) Das Honorar wird im Verlauf des Geschäftsjahres vierteljährlich auf der Grundlage der Leistungsnachweise gezahlt. Die Abrechnung des Geschäftsjahrquartals, das im IV. Quartals des Kalenderjahres liegt, erfolgt bis spätestens des laufenden Jahres. Die nach diesem Zeitpunkt erbrachten Leistungen sind mit dem nächsten Quartal des Geschäftsjahres abzurechnen. (4) Der Auftragnehmer übersendet eine nach den erbrachten Leistungen aufgegliederte Rechnung zusammen mit den unterzeichneten Leistungsnachweise gem. 6 Abs. 2 an den Auftraggeber. Die Zahlung der Rechnungsbeträge erfolgt nach Eingang der prüfbaren Rechnung innerhalb von 30 Tagen, bei Gewährung von Skonto innerhalb von 14 Tagen.

7 7 7 Haftung (1) Der Auftragnehmer haftet für Schäden, die dem Auftraggeber durch schuldhafte Verletzung der vertraglichen Pflichten entstehen. (2) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bis zur Aufnahme der Tätigkeit beim Auftraggeber eine Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in ausreichender Höhe nachzuweisen. (3) Der Auftragnehmer übernimmt gegenüber dem Auftraggeber die Gewähr für eine ordnungsgemäße Ausführung seiner Leistungen nach dem jeweils aktuellen Stand des Gesetz- und Regelwerkes und nach den neuesten Erkenntnissen der Medizin, Organisation, Wirtschaftlichkeit, Technik und Arbeitssicherheit. 8 Schweigepflicht, Datenschutz (1) Die Fachkraft für Arbeitssicherheit unterliegt aufgrund gesetzlicher und berufsrechtlicher Vorschriften der Schweigepflicht. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, über alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag zur Kenntnis gelangten Informationen und Daten des Auftraggebers Stillschweigen zu bewahren und nicht an Dritte weiterzugeben. Die Verpflichtung gilt über die Beendigung des Vertragsverhältnisses fort und erstreckt sich auf alle Mitarbeiter und ehemaligen Mitarbeiter des Auftragnehmers und auf Dritte, die vom Auftragnehmer herangezogen werden. (2) Bei einer Speicherung von Daten in automatisierten Datenverarbeitungsanlagen trägt der Auftragnehmer Sorge für einen dem Sächsischen Datenschutzgesetz (SächsDSG) entsprechenden Schutz der Daten. Die im Rahmen dieses Vertrages gespeicherten Daten sind vom Auftragnehmer von anderen Daten zu trennen. (3) Dem Auftragnehmer und seinen Mitarbeitern ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten ( 6 Abs. 1 SächsDSG, Datengeheimnis). Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und ihre jeweiligen Vertreter werden vom Auftraggeber bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit über ihre Pflichten nach Satz 1 und 2 sowie die sonstigen bei ihrer Tätigkeit zu beachtenden Vorschriften über den Datenschutz unterrichtet und auf deren Einhaltung schriftlich verpflichtet ( 6 Abs. 2 SächsDSG; Anlagen 1 und 2 zu diesem Vertrag).

8 8 (4) Von dienstlichen Schriftstücken, Zeichnungen, Dateien und dergleichen, die dem Auftragnehmer in Ausführung dieses Vertrages zugänglich gemacht werden, dürfen ohne vorherige Zustimmung des Auftraggebers oder sonstiger Verfügungsberechtigter keine Abschriften, Ablichtungen oder andere Vervielfältigungen gefertigt werden. Der Auftragnehmer sichert diese Unterlagen einschließlich etwaiger Vervielfältigungen gegen Kenntnisnahme durch Unbefugte. (5) Veröffentlichungen über die im Rahmen des Vertrages gewonnenen Erkenntnisse bedürfen der vorherigen Zustimmung durch den Auftraggeber. (6) Bei Vertragsende sind sämtliche schriftlichen und gespeicherten Daten über die betreuten Mitarbeiter dem Auftraggeber auf einem geeigneten Medium zu übergeben. Von den beim Auftragnehmer verbleibenden Datenträgern sind diese Daten unwiederbringlich zu löschen. Ferner sind die dem Auftragnehmer überlassenen Unterlagen dem Auftraggeber nach Erledigung der jeweiligen Aufgaben zurückzugeben. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber betreffende Unterlagen auch bei der Kündigung des Vertrages oder bei Rechtsstreitigkeiten unverzüglich herauszugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht des Auftragnehmers ist ausgeschlossen. Das Gleiche gilt für vom Auftragnehmer schriftlich niedergelegte zusammengefasste Zwischenergebnisse. 9 Information und Unterrichtung (1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftrag in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber durchzuführen und diesen laufend über den Fortgang der Arbeiten und über die Ergebnisse der einzelnen Phasen in angemessener Weise zu unterrichten. (2) Die Arbeitsschutzausschüsse sind zu Beginn der Betreuung über den Ablauf und die einzelnen Prüfungsmethoden und -instrumente zu informieren. Durch Zwischenberichte sind die Arbeitsschutzausschüsse in angemessenen Zeitabständen über den Stand der sicherheitstechnischen Beratung und Betreuung zu informieren. Die Arbeitsschutzausschüsse können Anregungen und Empfehlungen für den weiteren Verlauf der Beratung und Betreuung geben. Sie erörtern mit dem Auftragnehmer den Entwurf des Jahresberichtes ( Schlussbesprechung ). (3) Protokolle über Arbeitsplatzuntersuchungen und Arbeitsstättenbegehungen sowie Bescheinigungen über durchgeführte Untersuchungen sind dem Auftraggeber innerhalb von zehn Arbeitstagen zu übersenden.

9 9 10 Berichte (1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber über die Erfüllung der übertragenen Aufgaben regelmäßig zu berichten. Die Ergebnisse der einzelnen Abschnitte (z. B. Protokolle der Arbeitsplatzuntersuchungen, die Berichte über die Begehungen der Arbeitsstätten, die Protokolle über die Prüfung von Leitern und Tritten Leiterkontrollblätter ) sind in Zwischenberichten jeweils innerhalb von zehn Arbeitstagen nach dem Vor-Ort- Termin bei den Bedarfsträgern zu dokumentieren und vorab per an den Auftraggeber (Referat PV 2) zu übersenden. Die Zwischenberichte dienen gleichzeitig der Vorbereitung des Jahresberichtes. Der Jahresbericht ist jeweils am Ende eines Jahres zur letzten Sitzung der Arbeitsschutzausschüsse vorzulegen. (2) Im Jahresbericht sind die angewandten Methoden und Techniken darzustellen. Der Auftragnehmer hat seine Vorschläge im Einzelnen zu nennen und zu begründen sowie ggf. durch Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Nutzwertanalysen oder andere geeignete Methoden zu belegen. Vorgenommene Abwägungen, Bewertungen und abgeleitete Vorschläge müssen so dargestellt sein, dass sie nachvollziehbar sind. Der Ist-Zustand ist in dem Umfang darzustellen, wie er für die Verständlichkeit des Jahresberichtes erforderlich ist. 11 Fremdfirmenunterweisung Mit der Auftragsannahme erkennt der Auftragnehmer die vorliegenden Sicherheits- und Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen des Sächsischen Rechnungshofes an. Diese werden Bestandteil des zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgeschlossenen Vertrages (Anlage 3). 12 Vertragsdauer/Kündigung (1) Der Vertrag tritt am in Kraft und endet am Zugleich beginnt am das erste Geschäftsjahr. Der Vertrag verlängert sich um jeweils ein Jahr, soweit er nicht von einer Vertragspartei mit einer Frist von drei Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. (2) Die Kündigung bedarf der Schriftform und muss dem anderen Vertragspartner bis zum dritten Werktag des ersten Monats der Kündigungsfrist zugegangen sein.

10 10 (3) Im Falle nachhaltiger Leistungsstörungen sowie aus wichtigem Grund kann der Auftraggeber fristlos kündigen. (4) Der Vertrag endet in jedem Fall am , ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die Jahresberichtspflicht zum Ende des letzten Vertragsjahres bleibt bestehen. 13 Allgemeine Vertragsbedingungen (1) Die Ungültigkeit einzelner Vertragsbestimmungen berührt nicht die Gültigkeit des Vertrages im Übrigen. Im Falle der Ungültigkeit einer Vertragsbestimmung kann jede Partei die Vereinbarung einer wirksamen Bestimmung verlangen, die dem angestrebten Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahe kommt. (2) Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Sächsischen Rechnungshofs (siehe unter: und die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) sind Bestandteil dieses Vertrages. Im Übrigen gelten, soweit nichts anderes vereinbart ist, die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches, bei Widersprüchen in vorgenannter Reihenfolge. 14 Schlussbestimmungen (1) Alle Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Mündliche Abreden sind nur verbindlich, wenn sie schriftlich bestätigt werden. (2) Gerichtsstand ist Leipzig. Auftraggeber: Auftragnehmer: Leipzig, Datum Ort Datum.. Unterschrift. Unterschrift Anlage 1: Anlage 2: Merkblatt zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach 6 Abs. 2 Sächsisches Datenschutzgesetz Urkunde für die Verpflichtung auf das Datengeheimnis