Pflichtenheft Leiter Finanzen

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1 Pflichtenheft Leiter Finanzen Änderungsindex Version Was Wer Wann V 0.1 Initialerstellung sz V 0.2 Mutationen gemäss Vorstandssitzung 6/ sz V 1.0 Verabschiedung gemäss Vorstandssitzung 7/ Vereinsleitung Seite 1 von 5

2 1. Ziel und Zweck des Dokuments Die Grundlagen der Pflichtenhefte bilden die gültigen Statuten und das aktuelle Vereinsleitbild. Die Pflichtenhefte umschreiben die Verantwortlichkeiten und die Aufgaben der jeweiligen Funktion. Die Umschreibungen sollen die Ausführung der Aufgaben erleichtern und Amtsübergaben vereinfachen. 2. Organisatorische Eingliederung / Stellvertretungen Die organisatorische Eingliederung ist aus dem Organigramm ersichtlich. Die Vereinsleitungsmitglieder (kurz: VL) sind der Hauptversammlung (kurz: HV) sowie dem Präsidenten des FC Dürrenast unterstellt (d.h. der Präsident steht den übrigen VL-Mitgliedern vor). Die nicht der VL angehörenden Personen sind dem jeweiligen Ressortchef unterstellt (vgl. entsprechende Ressort-Hinweise im Pflichtenheft). Stellvertretungsregelungen in der VL: - Der Präsident wird durch den Vizepräsident vertreten; - die übrigen Vertretungen werden jährlich nach der HV an der ersten VL-Sitzung auf Grund der Fähigkeiten/Präferenzen der einzelnen VL-Mitglieder festgelegt und gelten jeweils bis zur nächsten HV. Übrige Stellvertretungen: - Funktionäre werden durch den Ressortchef vertreten. 3. Nachfolgeregelungen/Vakanzen Die Inhaber der jeweiligen Funktion geben frühzeitig eine allfällige Demission auf die nächste HV bekannt. Die demissionierende Person bemüht sich mit Unterstützung der anderen VL-Mitglieder um die Nachfolgeregelung und zeichnet sich (zur Wahrung der Kontinuität) verantwortlich für eine sorgfältige Einarbeitung seines Nachfolgers, inklusive vollständiges Übergeben der Arbeiten und Unterlagen. Kann trotz intensiven Such-Bemühungen kein Nachfolger gefunden werden, regelt die VL intern die interimistische Leitung des vakanten Ressorts bzw. Funktion (und informiert an der HV die Vereinsmitglieder über den Status der Vakanz/ad Interim Lösung) 4. Entschädigung/Spesen Alle Tätigkeiten (VL und Funktionäre) sind grundsätzlich ehrenamtlich und werden finanziell nicht entschädigt. Ausnahmeregelegungen (u.a. Buchführungsstelle) werden im Pflichtenheft definiert. Spesen können im normalen Rahmen gegen entsprechende Belege mit dem Ressort Finanzen abgerechnet werden. Seite 2 von 5

3 5. Unterschriftenregelung Der Verein wird grundsätzlich durch Kollektivunterschrift zu zweien vertreten. Bei Verträgen und Vereinbarungen ist eine (der beiden) Unterschrift durch den Präsidenten oder den Vizepräsidenten zu leisten (mit Ablage im zentralen Archiv/Ressort Finanzen). 6. Finanzielle Kompetenzen Die VL hat grundsätzlich über alle Ausgaben zu befinden. Im Rahmen des an der HV genehmigten Budgets kann die VL innerhalb der Ressorts die Ausgabenkompetenz den Ressortchefs zuweisen. Bei im HV-Budget nicht enthaltenen Ausgaben (weil bspw. zum Budgetierungszeitpunkt nicht bekannt oder bei unplanmässigen kurzfristig entstehenden Renovationen/Investitionen etc.) und bei vorhersehbaren Budgetüberschreitungen im Laufe des Geschäftsjahres ist der entsprechende Ausgabenbeschluss durch die ganze VL festzulegen. 7. Delegation Der Präsident kann mit Ausnahme der Gesamtleitungs- und Überwachungsfunktionen seine Aufgaben an den Vizepräsidenten oder andere VL-Mitglieder delegieren. Delegation von Aufgaben der übrigen VL-Mitglieder kann bilateral/situativ erfolgen. Voraussetzung ist jedoch die Festlegung anlässlich einer VL-Sitzung mit gleichzeitigem Vermerk im entsprechenden VL-Protokoll. 8. Kontrolle/Verantwortung Die Verantwortung der korrekten Umsetzung und Einhaltung der im Pflichtenheft aufgeführten Aufgaben obliegt dem Ressortinhaber sowie den restlichen Mitgliedern der VL. 9. Aktualisierung Die Pflichtenhefte werden einmal jährlich während einer ordentlichen VL-Sitzung auf Aktualität und Korrektheit überprüft und wenn nötig angepasst. Weitere Aktualisierungen können jederzeit durch einen Beschluss an der VL-Sitzung angebracht werden. Die Aktualisierungen werden ausschliesslich durch den Ressortleiter Administration durchgeführt. 10. Ablage/Aufbewahrung Die Pflichtenhefte werden zentral beim Ressortleiter Administration elektronisch und physisch aufbewahrt. 11. Erklärung Die Punkte 1 bis und mit 10 sind für alle Pflichtenhefte identisch. Der Einfachheit halber wurde auf die weibliche Schreibweise verzichtet. Sämtliche Angaben gelten sowohl für weibliche wie männliche Ressortinhaber. Seite 3 von 5

4 12. Aufgaben/Pflichten Leiter Finanzen 12.1 Grundsatz Der Leiter Finanzen (Finanzchef) leitet das Ressort Finanzen als VL-Mitglied. Allfällige weitere Ressortmitglieder sind ihm unterstellt Aufgaben - Führung der Vereinsbuchhaltung mit Jahresabschluss und - sofern nötig Halbjahres- Zwischenabschluss - Sicherstellung und Begleitung der fristgerechten Revision der Jahresrechnung - Sicherstellung der Präsentation der Jahresrechnung anlässlich der HV - Präsentation des Jahresabschlusses vor der HV sowie des allfälligen Zwischenabschlusses an die VL - Führen der Mitgliederverwaltung (Eintritte/Austritte/Mutationen) - Erstellung/Versand Mitgliederrechnungen inkl. Mahnungen (Inkasso) und Meldung der Spieler für Boykotteingabe an den Vizepräsidenten. - Erstellung/Versand übrige (Sponsoren)Rechnungen (Inkasso) - Jährliches/periodisches Einverlangen von Drittbeiträgen/Subventionen (Städtische Fonds, J&S, Kanton, Sport-Toto, etc.) - Ausführung der Zahlungen der Vereinsrechnungen/Ausgabenseite - Erstellung/Einreichung der Steuererklärungen inkl. allfällige Rückforderung Verrechnungssteuer - Unterstützung im Inkasso beim Sponsorenlauf (Organisation Sponsorenlauf wird durch separates OK vollzogen, inkl. Fakturierung/Inkasso der Sponsorenlaufrechnungen) - Erstellung des jährlichen Budgets im Hinblick auf die HV. Hierzu sind die Inputs der Ressortchefs und des Präsidenten einzuholen. - Auszahlungen in die Ressorts gemäss Beschlüssen VL/Ressortchefs - Laufendes Reporting an den VL-Sitzungen (Liquidität, Kreditoren, Debitoren, Abgleich Ist/Budget, Diverses) - Erstellung der Lohnabrechnungen (Aktivtrainer) mit Abrechnung der notwendigen Sozialleistungen (AHV, Versicherungen) Information/Kommunikation - Regelmässiger Informationsaustausch mit den anderen Ressortverantwortlichen 12.4 Entschädigung Nebst der Spesenentschädigungsregelung (siehe vorstehend unter Kapitel 4) erhält der Finanzchef pauschal CHF pro Jahr. Seite 4 von 5

5 13. Zusätzliche Dokumente Dokumententitel Version Ausgabedatum Leitbild FC Dürrenast V Statuten Verhaltenskodex Spieler und Trainer V Seite 5 von 5