Standards für archivtaugliche Dateiformate im Kanton Luzern

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1 Standards für archivtaugliche Dateiformate im Kanton Luzern Ergänzung zu Mindestanforderungen an das Records Management (Aktenführung/Geschäftsverwaltung) Weisung des Staatsarchivs des Kantons Luzern, gestützt auf 4 Absatz 3 des Gesetzes über das Archivwesen (Archivgesetz) vom 16. Juni 2003 (SRL Nr. 585) Version 1.0 vom 1. Juli 2009

2 2 1. Einleitung Grundlagen Archivtaugliche Formate Anwendungsbereiche Einfache, unstrukturierte Texte: TXT Office-Dokumente: PDF/A Scans: PDF/A Vektorbilder, CAD: PDF/A Rasterbilder: TIFF Datenbanken, Tabellenkalkulationen: CSV Audio: WAVE Video Websites Zusätzliche Anforderungen Komprimierung Verschlüsselung, Digitale Signaturen Mitgelieferte Metadaten...5 Versionen Version Datum Status Ersteller Entwurfsvorlage LiMa Materialsammlung LiMa Review EgGr Verabschiedung ScJu

3 3 1. Einleitung Basierend auf seinen gesetzlichen Aufgaben 1 und aufgrund von Anfragen aus Dienststellen definiert das Staatsarchiv Luzern einen Standard für archivtaugliche Dateiformate. Dieser Standard soll die langfristige Verstehbarkeit und Nutzung der digitalen Unterlagen gewährleisten. den Aufwand für die Archivierung in Grenzen halten. zukünftige Aufwände für Erhaltungsmassnahmen minimal halten. Um dies zu erreichen, favorisiert das Staatsarchiv die Einschränkung der Anzahl Formate. Für die Dienststellen hat dies zur Konsequenz, dass archivtaugliche Formate so früh wie möglich im Data Lifecycle erzeugt werden sollen. Dieser Standard dient in zweierlei Hinsicht als Handreichung: Datenproduktion: Im Kontakt mit den Dienststellen legt er dar, welche Formate aus archivischer Sicht im aktiven Lifecycle verwendet werden sollen. Für die Planung und Einführung neuer Systeme ist er bindend. Die dort verwendeten Dateiformate müssen archivtauglich sein bzw. müssen von der anbietepflichtigen Dienststelle gemäss dem vorliegenden Standard derart aufbereitet werden können, dass sie im Staatsarchiv ohne zusätzlichen Aufwand archivierbar sind. Datenarchivierung: Bei Angeboten digitaler Unterlagen zur Archivierung legt er dar, welche Formate archivtauglich sind und in welche Formate migriert werden soll. 2. Grundlagen Dier vorliegende Standard wurde im Staatsarchiv erarbeitet. Er basiert weitgehend auf Arbeiten von: KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen). Deren Katalog archivischer Dateiformate ist zu finden unter (weiterführend betr. Hintergründe, Auswahlkriterien etc.) BAR (schweizerisches Bundesarchiv). Deren Archivtaugliche Dateiformate Standards für die Archivierung digitaler Unterlagen sind zu finden unter Themen > Beratung > Digitale Archivierung (weiterführend betr. Anforderungen etc.) Best practice anderer Archive und internationale / ISO-Standards Weitere, im Web frei verfügbare Ideen und Formulierungen, die wir nicht einzeln nachgewiesen haben. Für eine vertiefende Lektüre empfehlen wir: nestor Handbuch Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung, 2. Auflage 2009, zu finden unter 3. Archivtaugliche Formate Archivtaugliche Formate sind: TXT, PDF/A, CSV, TIFF, WAVE 1 [aus Archivgesetz, SRL 585] 5, Abschnitt 2 [Die öffentlichen Organe] berücksichtigen bei der Beschaffung von Hilfsmitteln für die Unterlagenverwaltung, namentlich von elektronischen Datenverarbeitungssystemen und Geschäftskontrollen, die Bedürfnisse der Archivierung. [aus Archivverordnung, aus SRL 586] 2, Abschnitt 3 Das Staatsarchiv ist [...] bei der Planung elektronischer Datenverarbeitungssysteme und Geschäftskontrollen frühzeitig beizuziehen.

4 4 4. Anwendungsbereiche 4.1 Einfache, unstrukturierte Texte: TXT Für unstrukturierte Texte ist ein reines Textformat zu verwenden (TXT, «NurText», «plain text»; Zeichensatz US/ASCII, UTF-8, UTF-16 oder ISO ). 4.2 Office-Dokumente: PDF/A Für strukturierte Texte, bei denen auch das Layout eine aussagekräftige Rolle spielt, ist PDF zu verwenden. Mit PDF/A ist ein archivtaugliches Format standardisiert (ISO ). Da allerdings viele bestehende Applikationen dieses noch nicht erstellen können, kann auch PDF in der Version 1.4 verwendet werden. PDF/A ist auch zu verwenden für Präsentationen (PowerPoint) auch wenn hier ein Teil der Präsentationsfunktionalität verloren geht. 4.3 Scans (Textdokumente): PDF/A Im Falle von Scans kann PDF/A neben der reinen Abbildung zusätzlich den Text speichern (OCR) und ist damit durchsuchbar. 4.4 Vektorbilder, CAD: PDF/A PDF/A verfügt über eine eingeschränkte Ebenen-Funktionalität, auch Zeichnungsobjekte bleiben z.t. erhalten. 4.5 Rasterbilder: TIFF Für Rasterbilder ist das Format TIFF (uncompressed) verwendbar, da es verlustfrei speichert und bereits weit verbreitet ist. 4.6 Datenbanken, Tabellenkalkulationen: CSV Für Datenbanken bietet sich das Abspeichern als flache Tabellen in definiertem "commaseparated-values"-format an (CSV). XML ist ebenfalls möglich, ist aber gerade für einfache, flache Datenbanken "überladen" und deshalb wenig bearbeitungsfreundlich. Relationale Datenbanken können nach Absprache mit dem Staatsarchiv auch in einer vereinfachten Struktur (Auswahl einiger views) gespeichert werden. Für die Zeichensatzkodierung vgl. die Angaben bei 4.1 Einfache, unstrukturierte Texte. Eine erweiterte Lösung für relationale Datenbanken (Format SIARD) ist in Evaluation. 4.7 Audio: WAVE Audiodaten sind im Format WAVE zu archivieren. 4.8 Video Eine Archivierung von Videodaten wird vorderhand nicht unterstützt, eine allfällige Digitalisierung bezweckt nur die leichtere Benutzbarkeit (empfehlenswert obwohl verlustbehaftet: MPEG-2 wie auf handelsüblichen DVD). Als Übergangslösung werden im Staatsarchiv bestehende DVDs in ihrem Format belassen.

5 5 4.9 Websites Sollen nur einzelne Seiten archiviert werden (Sample), ist eine Konvertierung nach PDF/A in Betracht zu ziehen. Kleinere statische Websites können im Ursprungsformat aufbewahrt werden (HTML). Bilder stehen meist als JPG oder GIF zur Verfügung und werden so belassen. Dies ist zwar für die Archivierung nur zweite Wahl. Eine Konvertierung führt aber zu Problemen bei der Verlinkung, deshalb hier nichts verändern. Eine einfache Lösung für dynamische Websites (website harvesting) existiert hier noch nicht, Teile können zumindest was die Informationen betrifft wie Datenbanken behandelt werden. 5. Zusätzliche Anforderungen 5.1 Komprimierung Werden Dateien gepackt (komprimiert), ist das Format ZIP zu verwenden. Es ist eine verlustfreie Speicherung der Daten zu verwenden. Bei Container-Formaten gelten die Anforderungen sowohl für den Container wie auch die darin enthaltenen Dateien. 5.2 Verschlüsselung, digitale Signaturen Verschlüsselte Daten eignen sich nicht für die Langzeitarchivierung, da die Verfügbarkeit der Verschlüsselungsmethoden und Authentizität der Schlüssel langfristig nicht garantiert werden kann. Verschlüsselungen dienen ohnehin nur zum sicheren Transfer von Daten. Für die finalen Formate in der Ablage machen sie keinen Sinn. 5.3 Mitgelieferte Metadaten Die Lieferung von Metadaten ist zwingend und erfolgt nach Absprache mit dem Staatsarchiv.

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