ANLEITUNG ZUR UMWANDLUNG VON INHABERAKTIEN IN NAMENSAKTIEN UND ZUR VERANLASSUNG DER REGISTRIERUNG IM AKTIENBUCH DER GESELLSCHAFT.
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- Achim Stieber
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1 ANLEITUNG ZUR UMWANDLUNG VON INHABERAKTIEN IN NAMENSAKTIEN UND ZUR VERANLASSUNG DER REGISTRIERUNG IM AKTIENBUCH DER GESELLSCHAFT. Im Zusammenhang mit dem Widerruf der Zulassung der Aktien der Head NV zum Amtlichen Handel an der Wiener Börse und der geplanten Änderung der Rechtsform in eine private Gesellschaft mit beschränkter Haftung stellen wir hier den Ablauf der Umwandlung von Inhaber- in Namensaktien dar: In diesem Zusammenhang wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Aktionäre, die ihre Inhaberaktien in Namensaktien umtauschen, an dem von der Gesellschaft am 17. März 2015 bekannt gemachten Aktienrückkaufangebot nicht teilnehmen können. Umwandlung von Inhaberaktien in Namensaktien: bis 28. April 2015 vor der JHV: Bis zum Ende von Head s Rechtsform einer NV, können die Aktien ohne Beteiligung eines holländischen Notars umgewandelt werden. Gegenwärtig werden alle Inhaberaktien in Form einer Sammelurkunde von der OeKB (Verwahrstelle) gehalten. Um die Aktionärsrechte auch nach der Umwandlung der Gesellschaftsform ausüben zu können, können die Inhaberaktien freiwillig in Namensaktien umgewandelt werden. Im Folgenden stellen wir den Ablauf der dazu notwendigen Schritte dar, bevor Head umgewandelt wird. Um in das Aktienbuch vor der Hauptversammlung eingetragen zu werden, müssen diese Schritte vor dem 21. April 2015 durchgeführt werden, um den involvierten Banken genügend Zeit zu geben tätig zu werden. 1. UniCredit Bank Austria AG wird ein Umtauschdepot einrichten. 2. Der Berechtigte beauftragt seine Depotbank, die Head Aktien via OeKB auf das von der UniCredit Bank Austria AG eröffnete Umtauschkonto zu liefern. 3. Gleichzeitig mit der Lieferung der Aktien, stellt die depotführende Bank der UniCredit Bank Austria AG und dem Berechtigten eine Erklärung (die Erklärung 1) aus, welche die Anzahl der Aktien sowie den Namen des Depotinhabers enthält. Ein Beispiel dieser Erklärung liegt diesem Dokument bei. 4. Der Berechtigte oder der Berechtigte über seine Depotbank stellt Head diese Erklärung sowie eine Kopie seines Reisepasses zur Verfügung und Head registriert den Berechtigten im Aktienbuch. 5. Head erstellt einen Auszug aus dem Aktienbuch, um die Registrierung des Berechtigten zu dokumentieren und übermittelt diese dem Berechtigten. 6. Head informiert UniCredit Bank Austria AG über die Registrierung und ersucht, die registrierten Aktien im Umtauschdepot zu löschen sowie die OeKB zu beauftragen, die Anzahl der in Form der Sammelurkunde gehaltenen Aktien um die entsprechende Aktienzahl zu reduzieren. 7. UniCredit Bank Austria AG bestätigt Head gegenüber die Ausbuchung der Aktien aus dem Umtauschdepot und die Reduktion der Sammelurkunde. Nach dem 28. April Nach dem Vollzug der Umwandlung der Rechtsform und Änderung der Satzung
2 Nach der Durchführung des Umwandlungsaktes und der Änderung der Satzung werden alle Inhaberaktien in Namensaktien umgewandelt. Aktionäre, die im Besitz von früheren Inhaberaktien über ein Wertpapierdepot sind, werden eine Registrierung im Aktienbuch der Gesellschaft veranlassen müssen, um weiterhin ihre Aktionärsrechte ausüben zu können. Im Folgenden stellen wir den Ablauf der dazu notwendigen Aktienregistrierung im Aktienbuch dar: 1. Die depotführende Bank versendet an den Berechtigten einen Brief mit der Bestätigung über die Ausbuchung der Aktien vom Depot, die Anzahl der Aktien auf dem Depot und den Namen des Berechtigten zum Zeitpunkt der Umwandlung. 2. Die Bank informiert den Berechtigten, dass er eine in der Form mit Head abgestimmten Erklärung (die Erklärung 2) bei der Bank beantragen kann, welche die Anzahl der ursprünglich gehaltenen Aktien und den Namen des Depotinhabers bestätigt. Ein Beispiel dieser Erklärung liegt diesem Dokument bei. 3. Der Berechtigte muss sicherstellen, dass Head das Original der Erklärung zur Verfügung gestellt wird, damit Head eine Überprüfung des Aktienbesitzeses mit den von der Depotbank bereitgestellten Informationen vergleichen kann. 4. Die Erklärung gilt als Beweis des früheren Eigentums an den Inhaberaktien durch den Berechtigten und wird von Head als solcher anerkannt, sobald die Erklärung vom Berechtigten in einer notariell beglaubigten Form unterfertigt ist und wenn dies nicht vor einem holländischen, deutschen oder österreichischen Notar erfolgt, muss die Unterschrift überbeglaubigt werden und mit der Haager Apostille versehen sein. 5. Nach der Überprüfung des Aktienbesitzes wird Head die Erklärung annullieren und den Berechtigten im Aktienbuch registrieren. 6. Head erstellt einen Auszug aus dem Aktienbuch, um die Registrierung des Berechtigten zu dokumentieren. Für Fragen nach dem 28. April im Zusammenhang mit der Registrierung: Head NV: Tel: +31 (0)
3 ERKLÄRUNG 1) DIE VOR DEM 28. APRIL 2015 ZU VERWENDEN IST An die Head NV ( HEAD ) Mr. George Nicolai / Mr. Ralf Bernhart Prins Bernhardplein Amsterdam Netherlands Formblatt zur Aufnahme in das Aktienbuch vor dem 28. April 2015 (mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden) Natürliche Personen: Frau Herr Titel:. Name: *. Vorname: *. Geburtsdatum: (TT.MM.JJJJ) *. Nationalität: * Juristische Personen: AG GmbH Stiftung Andere Firmenwortlaut: *. Sitz der Gesellschaft: *. Register und Register-Nummer (z.b. FB-Gericht, FB-Nummer) bzw. vergleichbare Angaben für ausl. Gesellschaften: *. Für die Zustellung maßgebliche Adressdaten: Straße, Nr.: *. Postleitzahl, Ort, Land: *. Adresse:. Tel.Nr.:. Korrespondenzsprache Deutsch Englisch Bankverbindung: Name der Bank: *... Postleitzahl, Ort, Land: *.. Konto Nr. *.. Bankleitzahl: *.. IBAN: *.. BIC: *.. Konto lautend auf: *.. Stückanzahl der gehaltenen Aktien: * ISIN: NL
4 Ich/Wir entbinde(n) meine/unsere Depotbank sowie mögliche weitere Depotbanken in der Verwahrkette, bei der meine/unsere Head-Aktien erliegen, sowie die UniCredit Bank Austria AG, bei der das Umtauschdepot geführt wird, hinsichtlich meiner/unserer Head-Aktien ausdrücklich vom Bankgeheimnis und ermächtige(n) meine/unsere Depotbank zur Weitergabe dieses Formulars und meiner/unserer Ausweiskopien an die Head sowie zur Weiterleitung relevanter Informationen zu Abwicklungszwecken an die Umtauschstelle UniCredit Bank Austria AG... (Ort, Datum) (Unterschrift der Aktionärin/des Aktionärs bzw. gesetzliche Vertretung) Bestätigung der depotführenden Bank: Wir bestätigen, dass oben angeführte Aktionärin/oben angeführter Aktionär die angegebene Stückanzahl von HEAD Aktien mit Stichtag.. auf ihrem/seinem Depot bei uns hält.. (Ort, Datum) (depotführende Bank)
5 ERKLÄRUNG 2) DIE NACH DEM 28. APRIL 2015 ZU VERWENDEN IST An die Head NV( HEAD ) Mr. Suzanne Roëll Prins Bernhardplein Amsterdam Netherlands Formblatt zur Aufnahme in das Aktienbuch nach dem 28. April 2015 (mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden) Natürliche Personen: Frau Herr Titel:. Name: *. Vorname: *. Geburtsdatum: (TT.MM.JJJJ) *. Nationalität: * Juristische Personen: AG GmbH Stiftung Andere Firmenwortlaut: *. Sitz der Gesellschaft: *. Register und Register-Nummer (z.b. FB-Gericht, FB-Nummer) bzw. vergleichbare Angaben für ausl. Gesellschaften: *. Für die Zustellung maßgebliche Adressdaten: Straße, Nr.: *. Postleitzahl, Ort, Land: *. Adresse:. Tel.Nr.:. Korrespondenzsprache Deutsch Englisch Bankverbindung: Name der Bank: *... Postleitzahl, Ort, Land: *.. Konto Nr. *.. Bankleitzahl: *.. IBAN: *.. BIC: *.. Konto lautend auf: *.. Stückanzahl der gehaltenen Aktien: * ISIN: NL
6 Ich/Wir entbinde(n) meine/unsere Depotbank sowie mögliche weitere Depotbanken in der Verwahrkette, bei der meine/unsere Head-Aktien erliegen, sowie die UniCredit Bank Austria AG, bei der das Umtauschdepot geführt wird, hinsichtlich meiner/unserer Head-Aktien ausdrücklich vom Bankgeheimnis und ermächtige(n) meine/unsere Depotbank zur Weitergabe dieses Formulars und meiner/unserer Ausweiskopien an die Head sowie zur Weiterleitung relevanter Informationen zu Abwicklungszwecken an die Umtauschstelle UniCredit Bank Austria AG... (Ort, Datum) (Unterschrift der Aktionärin/des Aktionärs bzw. des rechtlichen Vertreters in notariell beglaubigter Form und, wenn dies nicht vor einem holländischen, deutschen oder österreichischen Notar erfolgt, muss die Unterschrift überbeglaubigt werden und mit der Haager Apostille versehen sein. Bestätigung der depotführenden Bank: Wir bestätigen, dass oben angeführte Aktionärin/oben angeführter Aktionär die angegebene Stückanzahl von HEAD Aktien mit Stichtag 28. April 2015 auf ihrem/seinem Depot bei uns hält.. (Ort, Datum) (depotführende Bank)
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