IT-Controlling. Strategien, Werkzeuge, Praxis. Von Prof. Dr. Jorge Marx Gómez Prof. Dr. Horst Junker Stefan Odebrecht

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1 IT-Controlling Strategien, Werkzeuge, Praxis Von Prof. Dr. Jorge Marx Gómez Prof. Dr. Horst Junker Stefan Odebrecht E R I C H S C H M I D T V E R L A G

2 Geleitwort Die Rolle und die Bedeutung der IT haben über die letzten Jahrzehnte mehrfach einen Bedeutungswandel erfahren. Besonders markant waren dabei der Übergang von der Datenverarbeitung zur Informationsverarbeitung Ende der 70er Jahre und ab den 90er Jahren das zunehmende Interesse für die strategischen Potentiale der IT. Parallel dazu entwickelte sich mit dem Informationsmanagement jene Teildisziplin der Wirtschaftsinformatik, die sich mit allen Fragen des IT-Managements wissenschaftlich auseinandersetzt und die auch zu einer Konsolidierung und Systematisierung der Praxiserfahrungen beiträgt. Ein wesentlicher Zweig des Informationsmanagements ist dabei das IT-Controlling und es ist ein Verdienst der Autoren, dieses Thema fokussiert zu behandeln und dabei auch eine Einbindung in den übergeordneten Kontext vorzunehmen. Bei diesem Kontext handelt es sich u.a. um die IT-Strategie und um IT-Governance-Modelle wie ITIL oder COBIT, aber auch wirtschaftliche Rahmenbedingungen, die auf die Gestaltung der IT-Services unmittelbar Einfluss haben (z.b. Outsourcing). Erwähnenswert an dieser Stelle ist auch, dass von den Autoren nicht nur Wert auf die Darstellung von Methoden gelegt wurde, sondern auch dem Berichtswesen ein eigenes Kapitel gewidmet wird. Dieser Aspekt ist gerade in der Praxis von zentraler Bedeutung und wird in vielen Veröffentlichungen zum IT-Controlling gänzlich vermisst. Ein durchgängiges Beispiel wird dazu genützt, um die wesentlichen Punkte der einzelnen Themenschwerpunkte auch praktisch zu demonstrieren. IT-Controlling ist aufgrund des steigenden Kostendrucks in Unternehmen und in Verbindung mit der Unverzichtbarkeit von informationstechnischen Lösungen zu einem besonders wichtigen Managementinstrument geworden. Diese wachsende Bedeutung korrespondiert mit einer vermehrten Verankerung des Themas in der Wirtschaftsinformatikausbildung, insbesondere bei Fachhochschulen. Das vorliegende Buch trifft daher auf einen aktuellen Bedarf. Vermehrt ist in diesem Zusammenhang die Forderung nach einer spezifischen und gezielten Unterstützung für mittelständische Unternehmen zu hören. Das Buch wird diesem Bedarf gerecht und bietet eine nützliche und praxisorientierte Einführung in das breite Themengebiet des IT-Controllings. Ohne an dieser Stelle einer Beurteilung durch die Leser vorzugreifen, kann gesagt werden, dass damit ein wichtiger Baustein für die Vermittlung und Anwendung der Konzepte des IT-Controllings geschaffen wurde. Das Buch richtet sich primär an Studierende, es ist aber zu wünschen, dass es auch in der Praxis eine gute Aufnahme und Verwendung findet. Passau, im Januar 2009 Prof. Dr. Franz Lehner 5

3 Vorwort Der Einsatz von Informationstechnologie (IT) ist für Unternehmen aktuell von existenzieller Bedeutung. Unsere Gesellschaft hat sich zu einer Informationsgesellschaft gewandelt, in der ein Leben ohne Informationen und durch Technik gestützte Kommunikation nur noch schwer vorstellbar scheint. Der betriebliche Produktionsfaktor Information nimmt in unserer Informationsgesellschaft eine zentrale Rolle ein. Viele Abläufe sind daher ohne IT-Systeme nicht mehr oder nur schwer und unwirtschaftlich zu realisieren. Die Gestaltung der Kernprozesse eines Unternehmens würde ohne IT einerseits mit längeren Durchlaufzeiten verbunden sein und damit zu nur schleppender Bearbeitung von Kundenwünschen, die eine Abwendung der Kunden vom Unternehmen zur Folge haben kann, andererseits aber auch zu höheren Kosten führen, die die wirtschaftliche Situation des Unternehmens beeinträchtigen kann. Die Spezifika des IT-Bereichs können vom klassischen, betriebswirtschaftlichen Controlling nicht hinreichend unterstützt werden. Der wachsende Druck auf die IT steigt zunehmend, da heute Effizienz, Kostenkontrolle, Prozesstransparenz und Innovation von der IT erwartet werden. Die IT hat die Aufgabe, nicht nur fachliche Anforderungen in IT-Lösungen umzusetzen, sondern auch die Unterstützung der Geschäftsabläufe über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu sichern. Mit einer zeitnahen Reaktion auf Kundenwünsche sind ständig wachsende Datenmengen verbunden, die ohne leistungsfähige Informations- und Kommunikationssysteme nicht zu bewältigen sind. Im Ergebnis rückt der betriebliche Produktionsfaktor Information zunehmend in den Vordergrund. Ein strategisch nur unvollkommen geplanter Einsatz von IT bedeutet allerdings nicht, dass zwangsläufig Wettbewerbsnachteile entstehen. Vielmehr ist für jeden Einsatzfall der IT zu prüfen, ob die dadurch entstehenden Kosten zum erwirtschafteten Nutzen, den die IT erbringt, in einem positiven ökonomischen Verhältnis stehen. Jenseits der Untersuchung der ökonomischen Wirkungen einzelner Informationssysteme besteht häufig keine Klarheit darüber, ob soweit sie vorliegt eine Unternehmens- oder IT-Strategie durch die in einem Unternehmen vorhandenen Anwendungen und das geplante Projektportfolio unterstützt wird. In der gegenwärtigen Praxis der Unternehmen besteht eine solche Strategie häufig (noch) nicht einmal oder sie existiert nur auf dem Papier und wird bei einzelnen Entscheidungen und in der täglichen Arbeit nicht berücksichtigt. Dieses Verhalten resultiert meistens aus einem nicht in ausreichendem Maße durchgeführten bzw. schlecht aufgestellten strategischen Controlling. Vor allem in prozess- und kommunikationsorien- 7

4 Vorwort tierten Unternehmen ist der Umfang und die Qualität der durch die IT erbrachten Leistungen für den Erfolg oder Misserfolg einer gesamten Unternehmensstrategie, aber auch von Teilstrategien und Vorhaben entscheidend. Daher erfordert der zielorientierte und wirtschaftliche Einsatz von IT die Aufmerksamkeit des Managements auf allen Führungsebenen. Die Ziele für Nutzung, Betrieb und Realisierung eines IT-Einsatzes müssen somit aus den Zielen und Strategien einer Gesamtorganisation abgeleitet werden. Zwar hat eine jüngst veröffentlichte Studie 1 ergeben, dass inzwischen in rund 80% der deutschen Unternehmen eine Informatikstrategie erarbeitet wurde, ohne deren Vorhandensein IT-Controllingkonzepte weitgehend wirkungslos bleiben. Allerdings macht die Studie aber auch deutlich, dass rund zwei von drei Unternehmen keinerlei Methoden des strategischen IT-Controllings einsetzen. So wenden beispielsweise aktuell nur etwa ein Drittel der Unternehmen eine IT-Balanced Scorecard an, etwa ebenso wenige Betriebe nutzen die Möglichkeiten des Benchmarking. Die Verantwortung für eine ökonomisch erfolgreiche Nutzung der durch die IT bereitgestellten Anwendungen liegt in den Fachbereichen eines Unternehmens bzw. bei den unmittelbaren Anwendern selbst. Dieser Verantwortung können Anwender von IT-Systemen nur gerecht werden, wenn sie ihre operativen Tätigkeiten an einem gültigen Zielsystem orientieren. Damit ein Unternehmen oder eine Organisation zielorientiert geführt werden kann, muss das Management Ziele festlegen und daraus abgeleitet angemessene Strategien entwickeln. Konsequenterweise ist damit das Management auch dafür verantwortlich, dass die gesetzten Ziele erreicht werden. Hier sind Entscheidungen zu treffen. Der Entscheidende kann jedoch immer erst im Nachhinein feststellen, ob seine Entscheidungen richtig oder falsch, gut oder schlecht waren. Er ist stets bemüht, das Risiko für Fehlentscheidungen zu minimieren. Zur Bewältigung eines solchen Risikos werden jedoch Informationen benötigt. Aber auch wirtschaftliche Erfordernisse wie time to market, verkürzte Produktlebenszyklen, intensiveres und detaillierteres Management der Kundenbeziehungen usw. führen zu immer komplexeren Entscheidungssituationen auch und gerade im IT-Bereich. Das macht auch strukturiertere, umfassendere und aktuellere Informationen und deren adressatengerechte Aufbereitung erforderlich. Hier setzt in Unternehmen eine Arbeitsteilung zwischen Management und Controlling ein. Während das Controlling seine Aufgabe in der zielorientierten Koordination von Planung und Kontrolle sowie der Informationsversorgung des Managements sieht, konzentriert sich das Management auf die eigentliche Entscheidung auf der Grundlage der Bewertung der vorliegenden Informationen. Die Beschaffung und Analyse von Informationen, also die Vorbereitung von Entscheidungen, werden zur eigenständigen Aufgabe, die durch das Controlling zu erfüllen ist. Das Management wird somit durch 1 8 Computerzeitung, Nr. 21 vom , S. 9.

5 Vorwort das IT-Controlling in seinen Managementaufgaben insbesondere bei der Vorbereitung von Entscheidungen unterstützt und wird in die Lage versetzt, Entscheidungen frühzeitig zu treffen. Wenn sich auch gemäß der oben angesprochenen empirischen Studie der Einsatz von Controllinginstrumenten in der betrieblichen Praxis im Laufe der letzten Jahre deutlich erhöht hat, betrifft dieser Sachverhalt im Wesentlichen den Bereich des operativen Controllings, der sich beispielsweise mit Methoden einer IT- Kosten- und Leistungsrechnung oder der Verfügbarkeit von IT-Systemen beschäftigt. Das IT-Controlling ist im Vergleich zum klassischen Controlling eine eher junge Disziplin. Es liegen aber auch hier erste wissenschaftlich fundierte Erkenntnisse vor, welche allerdings nur teilweise eine ausreichende Resonanz in der betrieblichen Praxis gefunden haben, da hier immer noch allzu oft Insellösungen vorherrschen, die nur einen Teil des benötigten Planungs-Kontroll- und Steuerungsbedarfs abdecken können. Deshalb versuchen wir mit diesem Buch, diese Lücke anhand von fundierten Vorschlägen und Fallbeispielen zu schließen. Wenn die Idee entsteht, ein Buch zu schreiben, ist man sich selten der damit verbundenen Konsequenzen vollständig bewusst. Zwar konnten sich die Autoren relativ leicht auf den roten Faden des Buches verständigen. Ebenso unproblematisch wurde die Frage gelöst, welche Beiträge die jeweiligen Autoren beizusteuern hatten. Jenseits dessen blieben aber eine Reihe von Aufgaben zurück, für die wir die Unterstützung weiterer Personen in Anspruch nehmen mussten und konnten. So hat Conny Biniok sehr intensiv über seine Erfahrungen bei der Einführung eines IT-Controllingsystems in einem mittelständischen Unternehmen berichtet. Wir haben die Hilfe von Moritz Grohmann bei der Erstellung des Literaturverzeichnisses in Anspruch genommen. Sehr hilfreich war Grit Scheibe, die sich bei der formalen Ausgestaltung des Kennzahlensystems Verdienste erworben hat. Schließlich hat Dörthe Stahnke das Manuskript insbesondere hinsichtlich der neuen Rechtschreibung gelesen und korrigiert. Für diese gewissenhafte Arbeit sei auch ihr herzlich gedankt. Selbstverständlich ist dieses Buch auch ein Resultat vieler Diskussionen, die wir mit Wissenschaftlern und Praktikern geführt haben. Ohne sie alle namentlich aufführen zu können, gilt auch ihnen unser Dank. Am bemerkenswertesten war allerdings die außerordentlich kooperative Zusammenarbeit mit dem Erich Schmidt Verlag. Ein Buch zu entwickeln und zu schreiben, bedeutet work in progress. Damit verbunden sind viele inhaltliche, formale und terminliche Veränderungen. Diese hat der Verlag nicht nur klaglos mitgetragen, sondern die Autoren jeweils positiv motiviert. Namentlich möchten wir uns insbesondere bei Birte Schumann bedanken, die uns im Lektorat des Verlags bei der Entstehung des Manuskripts stets wohlwollend und engagiert begleitet hat. Die inhaltliche Qualität des Buches und damit alle eventuellen Schwächen 9

6 Vorwort und Fehler haben selbstverständlich die Autoren zu vertreten. Wir sind allerdings auch der Überzeugung, dass hier im Wortsinne auch ein schönes Buch vorliegt. Dafür sei insbesondere Claudia Müller, Sven Schrape und Nikolaus Tarwit vom Erich Schmidt Verlag gedankt. Im Januar 2009 Jorge Marx Gómez Horst Junker Stefan Odebrecht 10

7 Inhaltsverzeichnis Geleitwort... 5 Vorwort... 7 Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Grundlagen des IT-Controllings Einordnung des IT-Controllings Allgemeines zum IT-Controlling IT-Controlling als System Das allgemeine Controlling-System Controlling-Systeme für die IT Controlling der IT-Leistungserstellung IT-Controlling als Prozess Entwicklung eines Prozessmodells für das IT-Controlling IT-Controlling-Prozesse in der Literatur Das Prozessmodell eines IT-Controllings Das Prozessmodell für das IT-Controlling in COBIT ITIL Financial Management Steuerung anhand einer IT-Strategie Charakterisierung der IT-Strategie Entwicklung einer IT-Strategie Entwicklung einer IT-Strategie als Teil eines Prozesses Abstimmung der IT-Strategie mit der Wettbewerbsstrategie des Unternehmens Abstimmung der Unternehmensstrategie mit der IT-Strategie Abgrenzung des strategischen vom operativen IT-Controlling Fallbeispiel eines Unternehmens im Mittelstand in der Medienindustrie IT-Controlling unter Outsourcingbedingungen Outsourcingbegriff Chancen und Risiken eines IT-Outsourcings Standardstrategien für IT-Outsourcing-Entscheidungen Outsourcingvarianten und deren Alternativen Durchführung eines Outsourcings

8 Inhaltsverzeichnis 2.6 Service Level Agreements Prüfung der Durchführung eines Outsourcings beim Niederweser Verlag Methoden und Werkzeuge des IT-Controllings Controlling durch Kennzahlen und IT-Kennzahlensysteme Kennzahlen in der Informationsverarbeitung Kennzahlen in der Informationsverarbeitung und ihre Grundlagen Strukturierung von Kennzahlen Der Kennzahlen-Steckbrief Arbeitsbedingungen bei IT-Kennzahlensystemen Total Cost of Ownership als Beispiel einer Kennzahl Die TCO-Modelle Bewertung der TCO-Modelle Möglichkeiten der Reduzierung der Total Cost of Ownership Kennzahlensysteme in der Informationsverarbeitung Grundlagen von IT-Kennzahlensystemen Erscheinungsformen von IT-Kennzahlensystemen Der IT-Kennzahlensystem-Steckbrief Rahmenbedingungen für den Aufbau und die Einführung von IT-Kennzahlensystemen Chancen und Risiken von IT-Kennzahlensystemen Nutzung der Balanced Scorecard für das IT-Controlling Entwicklung eines prototypischen IT-Kennzahlensystems Struktur des IT-Kennzahlensystems Weiterentwicklung des IT-Kennzahlensystems Kritische Betrachtung des IT-Kennzahlensystems Entwicklung eines IT-Kennzahlensystems für den Niederweser Verlag IT-Controlling durch Nutzwertanalysen Voraussetzungen der Nutzwertanalyse Vorgehensweise der Nutzwertanalyse Varianten der Nutzwertanalyse Anwendung der Nutzwertanalyse im Niederweser Verlag Controlling durch Erfolgsfaktorenanalysen Allgemeines zur Erfolgsfaktorenanalyse Erhebungstechnik der Erfolgsfaktorenanalyse Vorgehen bei der Erfolgsfaktorenanalyse Beurteilung der Erfolgsfaktorenanalyse Erweiterung der Erfolgsfaktorenanalyse Anwendung der Erfolgsfaktorenanalyse im Niederweser Verlag Controlling durch ein Portfoliomanagement Arten der Portfolioanalyse

9 Inhaltsverzeichnis Vorgehensweise der Portfolioanalyse IT-Portfolioanalyse als Life-Cycle-Modell Beurteilung der Portfolioanalyse Anwendung der Portfolioanalyse im Niederweser Verlag IT-Benchmarking IT-Controlling durch IT-Benchmarking Formen des IT-Benchmarkings Benchmarkingprozess Daten für das Benchmarking Auswahl von Benchmarks Durchführung von IT-Benchmarks im Niederweser Verlag Make or Buy -Entscheidungen in der Softwarebereitstellung Entscheidungsvarianten im Softwarebereich Voraussetzungen einer Make or Buy-Entscheidung Parameter einer Make or Buy-Entscheidung Verfahren der Entscheidungsfindung Durchführung von Make or Buy -Entscheidungen im Niederweser Verlag IT-Berichtswesen Aufgaben und Anforderungen an das IT-Berichtswesen Dimensionen des IT-Berichtswesens Berichtszweck Berichtsinhalt Berichtsform Berichtstermin und -frequenz Berichtsempfänger und -sender Berichtsarten Standardberichte Abweichungsberichte Bedarfsberichte Berichtssysteme in der IT Probleme im IT-Berichtswesen Der Einsatz eines IT-Berichtwesen im Niederweser Verlag IT-Controlling Einführungskonzept Vorgehensmodell zur Ermittlung praktischer Anforderungen Voraussetzungen für die Erhebung Pretest für eine IT-Controlling-bezogene Befragung Auswertung der Befragung Bewertung der Auswertung Festlegung zur Umsetzung des Vorgehensmodells Inhalt und Aufbau der Befragung Formulierung der Fragen

10 Inhaltsverzeichnis Erklärende Einleitung Forced Choice Konzept des weiteren Vorgehens Vorgehensweise bei der Einführung eines IT-Controllings im Niederweser Verlag Schlussbemerkung Anhang A Anhang B Anhang C Anhang D Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis Rechtliche Bestimmungen

11 Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über dnb.ddb.de abrufbar. Weitere Informationen zu diesem Titel finden Sie im Internet unter ESV. info/ ISBN Alle Rechte vorbehalten Erich Schmidt Verlag GmbH & Co., Berlin Dieses Papier erfüllt die Frankfurter Forderungen der Deutschen Bibliothek und der Gesellschaft für das Buch bezüglich der Alterungsbeständigkeit und entspricht sowohl den strengen Bestimmungen der US Norm Ansi/Niso Z als auch der ISO-Norm Druck und Bindung: Hubert & Co., Göttingen