LiMux - die IT-Evolution Status Migration. Dipl. Ing. Andreas Heinrich (IBM), Projekt LiMux, IT@M

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1 LiMux - die IT-Evolution Status Migration Dipl. Ing. Andreas Heinrich (IBM), Projekt LiMux, IT@M

2 1,3 Mio Einwohner Drittgrößte Stadt in DE Zwölftgrößte Stadt in EU Deutschlands IT-Zentrum Michael Nagy, Presseamt München

3 IT-Reorganisation: Die IT der Münchner Stadtverwaltung wird derzeit umgebaut Zahlen und Fakten ~ Beschäftige ~ PC-Arbeitsplätze ~ IT-Beschäftige 51 Betriebsstandorte 22 eigenständige IT-Bereiche Derzeit wird die IT der Stadt München neu organisiert (Zentralisierung von Entwicklung und Betrieb und die Standardisierung von Anwendungen)

4 Strategie: LiMux ist Kernstück von Münchens Unabhängigkeit Freie Software und offene Standards sind das Rückgrat der Informationsgesellschaft, weil der Zugriff auf Wissen auch zukünftig gewährleistet sein muss. Öffentliche Verwaltungen sollten die Verbreitung von freier Software für freie Bürger gezielt fördern, um Demokratie und neue Beteilungungsformen zu ermöglichen. Open Source, open standards, open data und open government sind die Schlagworte für Münchens Offenheit. Networking und der Aufbau einer Community sind eine große Chance für eine starke Verankerung der Verwaltung in der Bürgerschaft.

5 IT Strategie: LiMux bildet die Plattform für Münchens IT Die Landeshauptstadt München strebt eine offene, moderne und bürgernahe Verwaltung an. München setzt auf freie Software und offene Standards. Sie sind unverzichtbare Bestandteile unserer Informationstechnologie. Oberbürgermeister Christian Ude Ziele der Stadt München Unabhängigkeit und mehr Flexibilität bei Software- und Architekturentscheidungen Steuergelder sinnvoll und nachhaltig einsetzen Stärkung des IT-Standortes Erhöhung des Wettbewerb im (mittelständischen) Softwaremarkt

6 Projektziele: Die Stadtverwaltung ist bis 2013 auf OpenSource basierte Software migriert Ziele bis 2013 sind: Status Quo 05/2012 ist ~ 80% (entspricht ca PCs) aller PC-Arbeitsplätze sind auf den LiMux-Client migriert. Derzeit sind ~ PC-Arbeitsplätze migriert. Alle Anwender haben bis Ende 2011 nur noch offene Anwendungsprogramme für die Bürokommunikation im Einsatz. Dokumentenvorlagen sind referatspezifisch einheitlich im WollMux hinterlegt. LiMux ist in den Regelbetrieb überführt. Alle PC-Arbeitsplätze sind seit 2009 mit OpenOffice.org ausgestattet und verwenden bereits weitere freie Bürokommunikation-Software. WollMux ist seit 2009 stadtweit als das einheitliche Dokumentenvorlagensystem etabliert. Makroentwicklung ist abgeschlossen Derzeit werden neue Prozesse und Funktionen für den späteren Betrieb etabliert.

7 Migrationsentwicklung: Die Migration seit 2009

8 Auftrag: Stadtrat hat sechs zentrale Anliegen dem Projekt LiMux ins Gebetbuch geschrieben Einheitliches linuxbasiertes Betriebssystem (LiMux Client) herstellerunabhängige Office-Lösung Migration der Fachverfahren auf webbasierte Lösungen (offene Plattform) Konsolidierung der PC-Standard-Anwendungen Konsolidierung und Migration von MS-Office Makros, Vorlagen und Formularen Einführung von Systemmanagement-Lösungen (Standardisierung)

9 Der Start: Am Anfang stand ein Stadtratsbeschluss 3

10 Ausgangslage: 22 eigenständige IT Bereiche mit heterogener IT Landschaft in dezentralen Organisationseinheiten Diversität und Ineffizienz durch geänderte Missionen und Prioritäten betriebliche Fusionen und Akquisitionen geringe Governance (Architektur, ) Infrastruktur ohne Plan / verschiedenen Plänen unterschiedliche Informationsquellen immer mehr Daten und Server immer mehr Benutzer und Geräte verstreute Standorte neue Kunden- und Industrieanforderungen Forderung nach Zugriff rund um die Uhr Heterogenität von Plattformen 4 Nachhaltige Änderungen sind oft nur schwer zu realisieren

11 Projektverlauf: Nach Vorstudie und Konzeptphase wurden Ende 2006 der erste PC Arbeitsplätze migriert. Ende 2009 waren ca PCs migriert Konzeptphase Vorüberlegungen Vorstudie Feinkonzept Setup Customizing Prototyping Migrationsphase Officemigration Flächenrollout Pilotierung Optimierung Projekt LiMux unterstützt die zentrale IT Abteilung hinsichtlich Standardisierung (Infrastruktur, Betriebssystem, Versionierung der Software) Konsolidierung (Vorlagen und Makros) 5 Automatisierung (Softwareverteilung) Virtualisierung (Server & Desktop)

12 Es ist zwischen vier relevanten Betriebsarten für die Migration der laufenden Fachverfahren zu unterscheiden Open (Offene Plattform) Native (Linux-Anwendung) Virtual (Desktop oder Terminalserver) Windows (Windows Rechner) unbearbeitet/ ungeklärt Hierbei handelt es sich um webbbasierte Anwendungen, Java Entwicklungen und Anwendungen, die auf mehreren Betriebssystemen zur Verfügung stehen. Hierbei handelt es sich um Programme und Anwendungen, die im LiMux Client enthalten sind und ausschließlich linuxbasiert entwickelt werden. Hierbei handelt es sich um Anwendungen, die entweder im Rahmen einer Desktop-Virtualisierung zur Verfügung stehen oder die über einen Terminalserver bereit gestellt werden. Alle Anwendungen, die (noch) nicht auf einer offenen Plattform laufen und sich auch (derzeit) nicht virtualisieren lassen. entfallen/ ersatzlos gestrichen Bei manchen Anwendungen ist noch nicht geklärt, welcher Betriebsart diese zuzuführen sind und eine Reihe von Anwendungen werden nicht mehr benötigt. 12

13 Projektinhalt: Die meisten IT-Anwendungen/Fachverfahren sind auf den PC-Arbeitsrechnern lauffähig 25% Open (Offene Plattform) 30% Native (LinuxAnwendung) 15% Virtual (Desktop oder Terminalserver) 10% Windows (Windows Rechner) 15% Ziel ist es, sukzessive Anwendungen auf eine offene Plattform zu migrieren 5% unbearbeitet/ ungeklärt entfallen/ ersatzlos gestrichen 13

14 Beispiel einer erfolgreichen Konsolidierung: Makros- und Vorlagen Reduktion der Vorlagen (vor der Konsolidierung ca ) der Makros (vor der Konsolidierung ca. 900) Umstellung auf Vorlagen (12.000) Webanwendungen (38) qualitätsgesicherte, dokumentierte Makros (100) 14

15 Schulung: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich in Schulungen mit dem neuen PC-System vertraut machen Basis Aufbau LiMux Client Umsteigerschulung für alle Dauer 0,5 1 Tag Anwenderschulung für IT Betreuer Dauer je nach Bedarf OpenOffice / WollMux Umsteigerschulung für alle Dauer 0,5 1 Tag Anwenderschulung für Fortgeschrittene Dauer je nach Office Modul unterschiedlich Die Mitarbeitenden nutzen die Lernwelt für den gesamten PC-Arbeitsplatz

16 Projektyp: Das Projekt LiMux ist auch ein Veränderungsprojekt, ist Teil eines strategisch-kulturellen Wandels der Stadtverwaltung Neue IT LHM Quelle: Quinn/Cameron, 1983,

17 Einbindung: Bei Veränderungen müssen Projektorganisation Ref.Leitung skreis g n u k Len Führungskräfte Vorbild für den Veränderungsprozess sein & Umsetzung in den betroffenen Geschäftsbereichen sicherstellen x t LiMu k e j o r P IT-Manager n ikatio n u m Kom ng & u r e d Verän Mitarbeiter/Anwender 9 Strategie vorgeben und Thema proaktiv vertreten Umsetzung der konkreten Veränderungen und Motivation der verantwortlichen Mitarbeiter in den Referaten für neue Lösungen Motivation für neue Aufgaben und Bereitschaft für neue Formen der Zusammenarbeit Einbindung, Feedback und Umsetzung Vorbildfunktion, Umfeld und Orientierung und die Linienorganisation gemeinsam vorgehen

18 Projektmanagement: Die Projektorganisation ist entlang der Wertschöpfungskette aufgebaut und ausgerichtet Projektsteuerung Kernteam Anforderungsmanagement IT-Architektur/ Releasemanagement Entwicklung Migrationsplanung Migrationsunterstützung Roll-Out Veränderungsmanagement - Kommunikation Erweitertes Projektteam (Migrationsbereiche/Referate) 11 Testmanagement Support

19 Zusammenarbeit: Projektorganisation wurde so aufgebaut und damit die Prozesse, Funktionen und Personen im Projekt miteinander verzahnt Architektur: Stadtweite einheitliche IT Standards für alle PC-Arbeitsplätze Anforderungsmgt:Einheitliche SW Anforderungserhebung für alle Komponenten Testmgt:Qualitätssicherung von allen Softwarekomponenten Entwicklung: Integration aller Softwarekomponenten Support: Unterstützung der Anwender und der IT Betreuer bei technischen Problemen während des Betriebs durch eigenen technischen Support Schulung: Klassenraumschulungen für Basis Client, WollMux, Admin und Vorlagenschulungen sowie LiMux Lernwelt Releasemanagement: kontinuierliche und planbare terminierte Aktualisierung der Software durch eigenes Entwicklerteam 10

20 Erfahrung: Die Politik sichert Standfestigkeit und EVA KEMK den Projektfortschritt Effizienz: Die Chance zur Konsolidierung und Standardisierung nutzen, um die Aufwände für die Softwareentwicklung und den Betrieb zu minimieren. Veränderung: Jenseits der Produktqualität gilt es mit einem professionellen Projektmanagement auch alle organisatorischen Themen zu adressieren. Akzeptanz: Immer die Akzeptanz bei den Mitarbeitern im Blick haben. Kompetenz: Mit dem Aufbau und Einkauf von Know-How in der Organisation für die notwendige Nachhaltigkeit sorgen. Entscheidung: Verbesserte Durchsetzbarkeit von Projektentscheidungen durch das Einbinden der Führungsebenen. Motivation: Vorteile aufzeigen und Anreize schaffen, anstatt mit Ideologie zu argumentieren. Kosten: Vor Projektstart eine Kostenanalyse über Status Quo erstellen, um Kostenvergleiche anstellen zu können. 13

21 Nachhaltigkeit: LiMux schafft die Voraussetzung für eine offene, einheitliche und innovative IT Standardisierung der IT Infrastruktur (Support / Vergabe / Prozesse Kosten) Konsolidierung aller Dokumente und Vorlagen herstellerunabhängiges Releasemanagement Hohe Software-Qualität durch Aufbau von Know-How, eigener Support und eigenes Testmanagement Einbindung der Fachbereiche (Anforderung und Test) Transparenz der IT Kosten (einheitliche Kostenbasis) Neue Prozesse und Funktionen (MITKonkreT)

22 LiMux Münchens Unabhängigkeit