Aufgabenbeschreibung und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Vorstandsposten, Stand 31. Dezember Vorsitzende

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1 1. Vorsitzende Verantwortlich für den Kinderpark Ansprechpartner für die Vorstandsmitglieder, alle Mitglieder, Erzieherinnen, Interessierte und die Öffentlichkeit Ansprechpartner für Kila-Ini, Stadtverwaltung, Notar, Stadt Hannover (als unser Vermieter) Verantwortlich für die Erhebung der Statistik an zwei verschiedenen Stellen, zwei Mal pro Jahr Planung, Einladung und Leitung der Vorstandssitzungen Planung, Einladung und Leitung der Mitgliederversammlung und Jahreshauptversammlung, jeweils einmal pro Jahr An den Sitzungen des Verbands Wettberger Vereine (VWV) teilnehmen, zwei Mal pro Jahr Mit - Planung und - Durchführung des Tag der offenen Tür, einmal pro Jahr Verantwortung für einen Stand beim Stadtteilfest, einmal alle zwei Jahre Verantwortung und Überblick über Mitglieder- und Finanzentwicklung (alle drei Monate kurze Information dazu vom 1. und 2. Kassenwart) Bzgl. des Wettberger Kinderpark Basar auf dem Laufenden bleiben, Protokolle der Sitzungen erhalten Aktuelle Termine und Angebote des Kinderparks in kidsgo Online aktuell halten und alle drei Monate die Termine zur Veröffentlichung im Heft zur Verfügung stellen Ggf. Personalgespräche und Elterngespräche mit 1. Schriftführerin führen Vertretung der 2. Vorsitzenden

2 2. Vorsitzende Ansprechpartner und Verantwortliche für die Krabbelgruppen - Anfragen zu Krabbelgruppen beantworten (telefonisch oder per ) - Interessierte zu passenden Gruppen einladen - Termine koordinieren - in den Gruppen vorstellen - auf Vereinsbeitritte der Krabbelgruppenmitglieder achten, ggf. darauf hinweisen - Krabbelgruppenliste regelmäßig aktualisieren Verantwortlich für das Erstellung und Befolgen des Putzplans (halbjährlich) - Erstellen, Aushängen und Verschicken des Putzplans per an alle aktiven Mitglieder - Ansprechpartner für Fragen zum Putzplan - Bei Vereinsaustritten im laufenden Halbjahr Lücken im Putzplan füllen - Darauf achten, dass die Putzdienste wahrgenommen werden Eigenverantwortlich, in Rücksprache mit 1. Vorsitzenden, Newsletter verfassen, an alle aktiven und passiven Mitglieder per verschicken, sowie im KiPa aushängen Teilnahme an den Vorstandssitzungen Begleitung (nicht zwingend) der 1. Vorsitzenden bei den Sitzungen des Verband Wettberger Vereine (VWV). Artikel mit aktuellen Themen / Terminen für das Wettberger Mitteilungsblatt bis zum 18. eines jeden Monats schreiben und an die Redaktion sowie an die 2. SchriftführerIn für die Homepage senden Vertretung der 1. Vorsitzenden

3 Aufgaben 1. SchriftführerIn Verantwortlich für die betreuten Gruppen - Ansprechpartner für Eltern, Erzieherinnen, Vorstand - Anmeldungen verwalten - Schnuppertermine mit interessierten Eltern in Abstimmung mit den Erzieherinnen vereinbaren - Anmeldungen abtelefonieren (April) - Endversionen der Gruppenbelegungen festlegen unter Berücksichtigung von Alter und Geschlecht sowie Verträge drucken und verteilen (Mai) - Einladungen zum Elternabend drucken und verteilen (Mai) - Elternabend für die neuen Gruppen veranstalten (Juni) - Organisation der Nachrücker mit entsprechenden Verträgen - Ggf. Zusatzregelungen vertraglich regeln - neuen Eltern freie Posten anbieten beim Elternabend - Ggf. Personalgespräche mit 1. Vorsitzenden - Ggf. Elterngespräche mit 1. Vorsitzenden - Urlaube der Erzieherinnen erfragen, in der Gruppe bekannt geben und Urlaubskonto führen Arbeitszeugnisse der Erzieherinnen schreiben Vorlagen und Infozettel für den Kinderpark aktualisieren und drucken: - Vereinsbeitritt (Beitrittserklärung, Sepa-Lastschrifteinzug, Rechte & Pflichten) - Betreute Gruppen Telefonlisten, Anhang, Anmeldung, Eltern-Info, Sepa- Lastschrifteinzug, Musterverträge, Pipidienstaufgaben - Raummiete und Handzettel für Raummieter - Vorstand und Mitarbeiter (hängt im Kipa neben dem Telefon) - Aushang Ansprechpartner (hängt im KiPa neben dem Telefon) - Umlaufschlüssel-Liste Geschenke für die Erzieherinnen Geburtstag (ca. 15,- ), Weihnachten (ca. 7-10,- ) - Heike: 15. Juli - Yvonne: 29. November Anprechpartner für den Kipa-Hausmeister Organisation des Kita-Schlüssels für Feste von Frau Schwarz Farbflyer in Druck geben (Laserline) Flyer Aktivitäten im Kipa schreiben und drucken Kipa-Logo als Vektorgrafik angelegt Schulengel-Werbung bestellen Jeweils vier Wochen vor Gruppenstart SEPA-Formular an 1. KassewartIN Bei Kündigungen der Gruppe/ KiPa-Mitgliedschaft Info an 1. KassewartIN Bei Kündigungen Info an 2. Vorsitzende/n (bzgl. Putzplan) Vertretung der 2. SchriftführerIn

4 Aufgaben 2. SchriftführerIn An allen Sitzungen und Versammlungen teilnehmen und Protokoll führen Protokolle der Sitzungen und Versammlungen erstellen, nach Rücksprache mit 1. Vorsitzenden an den Vorstand per senden und ausgedruckt im KiPa aufhängen Einladung für alle Mitglieder zur Jahreshauptversammlung und Mitgliederversammlung drucken und Verteilung organisieren Eigenverantwortlich: - Internetseite verwalten, aktualisieren - Informationen des Kinderparks über den Facebook-Account posten - Flyer / Aushänge erstellen und drucken (betreute Gruppen / Babys erstes Jahr / Tag der offenen Tür ) - Aufräumen und Ausmisten (Kataloge, Krabbelgruppenraum) Vertretung der 1. SchriftführerIn

5 Aufgaben 1. KassenwartIn Verantwortlich für die Konten und Lastschriften: - lfd. Betreuung der Bankkonten (Vereinskonto) und (betreute Gruppen) - Liquiditätssteuerung zwischen den Konten , -501 und Mitgliederverwaltung (Eintritte / Austritte, Wechsel zwischen aktiv und passiv) - Erteilung SEPA Mandatsreferenzen - ¼ jährliche Lastschriften Mitgliedsbeiträge (aktive Mitglieder) - jährliche Lastschriften Mitgliedsbeiträge (passive Mitglieder) - monatliche Lastschriften betreute Gruppen - lfd. Überweisungen für Einkäufe und Anschaffungen innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der Belege - Rechnungskontrolle - Sonstige Zahlungen - Sonstige Lastschriften (versäumte Dienste) - Spendenüberwachung und bei Bedarf Spendenbescheinigungen ausstellen Verantwortlich für die Lohnabrechnungen etc. der Erzieherinnen: - Lohnabrechnungen für Erzieherinnen monatlich, Gehaltsabrechnungen alle drei Monate aushändigen - Lohnüberweisungen für Erzieherinnen (monatlicher Dauerauftrag) - Meldungen zur Sozialversicherungen (An-, Ab- und Jahresmeldungen) - Meldung Krankenkassenbeiträge (Dauerbeitragsnachweis) - Meldung Berufsgenossenschaftsbeiträge (jährlich) - Bargeldversorgung Handkasse Betreuerinnen - Übungsleiterentgelte Anfertigen der Steuererklärung (alle drei Jahre, zuletzt 2014) Kontoauszüge holen und abheften Über relevante Gesetzesänderungen informieren Aktuelle Mitgliederliste regelmäßig im KiPa aushängen (mind. alle 3 Monate) Alle drei Monate kurze Meldung über Mitglieder- und Finanzentwicklung an 1. Vorsitzende Vertretung der 2. KassenwartIn

6 Aufgaben 2. KassenwartIn Verwaltung und Verantwortung des Basarkontos - Ausgaben/Einnahmen dokumentieren und entsprechende Belege übersichtlich und zugehörig abheften - Genehmigung der Ausgaben für den Basar und evtl. größere Anschaffungen für den Kinderpark (ab 500 müssen die Mitglieder abstimmen) - Regelmäßig (1xWoche) Kontoauszüge ziehen Verbindung zwischen Vorstand und Basar (Information an 1. Vorsitzende über wichtige Entscheidungen / Veränderungen etc.) 6-8 Treffen vom Basarausschuss (klären welche Treffen wichtig sind) im Jahr plus 2 Basarwochenenden (Freitag und Samstag) Anmietung der Grundschule für den Basar Vorbereitungen für den Basar - Wechselgeld - Schecks bestellen und 400 Schecks unterschreiben - Laptops organisieren und mit Programm bespielen - Evtl. Plakate aufhängen Alle drei Monate kurze Meldung über Finanzentwicklung an 1. Vorsitzende Vertretung der 1. KassenwartIn