Sitzungen effektiv gestalten geplant zum Ziel Fit für Vorstand im Landkreis Emsland

Transkript

1 Sitzungen effektiv gestalten geplant zum Ziel Fit für Vorstand im Landkreis Emsland Tagen Sie nur dann, wenn es keine Alternative gibt. 2. Welches Ziel verfolgt die Besprechung 3. Wer sollte an der Besprechung teilnehmen? 4. Ist eine schriftliche Vorabinformation (z.b. Hintergrundinformationen über die zu behandelnden Themen) notwendig und hilfreich? 1

2 5. Gibt es eine andere Möglichkeit der Information und des Gedankenaustausches? (Telefonbesprechung, , schriftliche Information) 6. Wie lange soll die Besprechung dauern? 7. Einladung mit Tagesordnungspunkten, Anfangs- und Endzeit, und ggf. besonderer inhaltlicher Vorbereitung rechtzeitig versenden. 1. Einführung 2. Statement von allen Beteiligten (1) 3. Neutrale Zwischenzusammenfassung 4. Diskussion 5. Zwischenzusammenfassung 6. Sanften Druck ausüben 7. Konsensfähigen Vorschlag erbitten 8. Den Konsensvorschlag diskutieren und genauer beschreiben lassen 9. Im richtigen Moment einen gemeinsamen Beschluss fassen 2

3 1. Bekanntgabe des Standpunktes - Ja oder Nein- 2. Begründung(en) 3. Beweiskräftigen Beispiele 4. Schlussfolgerung 5. Aufforderung zur Aktion oder Apell 1. Einführung in das Thema 2. Objektiv und sachorientiert sein 3. Keine eigenen Diskussionsbeiträge, sondern durch Fragen leiten 4. Fragen nie selber beantworten 5. Positive Atmosphäre schaffen 6. Rednerliste führen 7. Wenn nötig, Redezeit begrenzen 8. Strukturierung 9. Zusammenfassung 10. Fairness und diplomatisches Verhalten 3

4 Teilnehmer zu Gesprächsbeiträgen zwingen Zu früh in Streitigkeiten eingreifen In persönliche Streitigkeiten eingreifen Zeigt schulmeisterliche Überlegenheit Duldet Durcheinander reden Schießt mit Kanonen auf Spatzen Zeigt sich beleidigt Stellt Teilnehmer direkte Fragen (Abfragesituation) Stellt geschlossene Fragen Wird parteiisch 1. Strategisch vorgehen 2. Du-Standpunkt 3. Pos. Atmosphäre 4. Partner statt Gegner 5. Aktiv zuhören 6. Fragetechnik einsetzen 7. Verzicht auf Triumpf 8. Prägnant sprechen 9. Diplomatisch vorgehen* 10. Koalitionspartner suchen 11.Emotionen kontrollieren 12. Ggf. Dampf ablassen 4

5 Achten Sie auf Ihre Formulierungen: Verwenden sie keine Killerphrasen, wie Das ist falsch! Sie sagen besser: Das ist ein interessanter Gesichtspunkt. Könnte man die Sache nicht aber auch so...sehen? Streichen Sie das Wort aber aus Ihrem Wortschatz. Ersetzen Sie es z. Bsp. durch jedoch wenngleich nur Themen in begrenzter Zeit sachgerecht und einfach bearbeiten Möglichst alle Teilnehmer einbeziehen von allen Seiten getragenes Ergebnis 5

6 Positive (Pferd) Ihr Freund, es wird Sie unterstützen, Chance nutzen und einbeziehen Negative (Igel) Ist grundsätzlich gegen alles, in Ihre Nähe setzen oder vertrauensvolles Gespräch unter vier Augen führen, Kontrolle über Negative behalten, könnten gefährlich werden Streiter (Hund) Streitet gerne, ist aber letztlich vernünftig, besondere Zuwendung wichtig 6

7 Alleswisser (clevere Affe) Wissen anerkennen, bei schwierigen Fragen herausfordern, beschäftigen Redselige (Frosch) Rednerliste, Redezeitbegrenzung, falls er sich im eigenen Team befindet. Falls im Team des Verhandlungspartners: geduldig zuhören, irgendwann verrät er die Strategie!? Arrogante (Giraffe) Komplimente machen und Details entlocken, falls auf der Seite des Verhandlungspartnern Stille Ablehnende (Schlange) Aufpassen, hinterhältig, benutzt unfaire Methoden, um zum Ziel zu kommen, beobachten Scheinbar Uninteressierte (Nilpferd) Gutmütig, wird aktiv und positiv mitwirken, falls richtig angesprochen Ausfrager (Fuchs) Wünscht besondere Beachtung, wird dann wahrscheinlich positiv mitwirken, da sehr intelligent 7

8 Schüchterne (scheue Reh) Meldet sich nie oder nur zögernd zu Wort, hat jedoch sachlich Wertvolles beizutragen. Muss motiviert werden ohne Werturteil. Ungeschickt formulierte Antworten vorsichtig in einem neuen Satz zusammenfassen Sitzungen effektiv gestalten geplant zum Ziel! Vielen Dank Ihre Ansprechpartnerin: Kerstin I. Knoll Kommunikation Intervention Kooperation Coach und Trainerin (DVNLP) Freiwilligenmanagerin (AfED) Facebook: 8