Teil I: Buchführung Grundlagen

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1 Teil I: Buchführung Grundlagen 1. Notwendigkeit der Buchführung Problem: Kontrolle von: - Aufwendungen für den Einkauf - Erträgen aus dem Verkauf - Forderungen, sowie Bankguthaben - Stand / Veränderung der Schulden, sowie Höhe der Verbindlichkeiten gegenüber den Gläubigern Buchführung übernimmt diese Überwachungsfunktion Die Buchführung dient der - planmäßigen, - lückenlosen und - ordnungsgemäßen Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eine Unternehmens. Hauptaufgabe: Die Buchführung soll dem Kaufmann jederzeit einen Überblick über den Stand und alle Veränderungen der Vermögensteile und der Schulden gewähren. 2. Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Buchführungspflicht: BF erfüllt wichtige Aufgaben für U-Leitung, Kapitalgeber, Finanzbehörden. sowohl hr. als auch str. Vorschriften zur BF:

2 - Handelsrechtliche Buchführungspflicht (nach 238 ff.) - Steuerrechtliche Buchführungspflicht (nach 140 ff AO) Begriff der Ordnungsmäßigkeit : GoB unbestimmter Rechtsbegriff! Ordnungsmäßige Buchführung entspricht - den gesetzl. Vorschriften des HGB und des StR, - der Rechtsprechung, - dem Handelsbrauch, - den Richtlinien/Empfehlungen der Wirtschaftsverbände. Hier interessieren insbesondere folgende Grundsätze: - Buchführung muss klar und übersichtlich sein (vgl. 238 I 1 HGB) - Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (vgl. 238 I 3 HGB) Beweissicherungs- und Ordnungsfunktion oberster Grundsatz der ordnungsmäßigen BF: Keine Buchung ohne Beleg - Buchungen und Aufzeichnungen sind in lebendiger Sprache vorzunehmen (vgl. 239 I 1, 2 HGB) - Buchungen sind fortlaufend, vollständig, richtig, zeitgerecht und sachlich geordnet vorzunehmen (vgl. 239 II HGB) - Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung darf nicht durch Überschreiben oder Radieren unleserlich gemacht werden (vgl. 239 III 1 HGB) ggf. Stornobuchungen - Handelsbücher und Aufzeichnungen können auch in Form einer geordneten Ablage von Belegen [Offene-Posten-Buchführung] geführt werden) - Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und JA sind 10 Jahre, Geschäftspapiere und Belege etc. sind 6 Jahre lang geordnet aufzubewahren (vgl. 238 II HGB)

3 3. Eröffnung der Buchführung 3.1 Inventur Bevor der Kaufmann mit der BF beginnen kann, müssen die Anfangsbestände durch Inventur ermittelt werden. 1. Mengenmäßige Aufnahme 2. Wertbeimessung Aufnahmearten: - Körperlich, durch Zählen, Messen, Wiegen - Buchmäßig, u.a. durch Bestätigungen der Kunden, Lieferanten, Banken 3.2 Inventar In der Inventur ermittelte Vermögensteile und Schulden werden nach Art, Menge und Wert in Listen zusammengestellt, Summen dieser Verzeichnisse werden in das Inventar aufgenommen. Beachte: - Summe Vermögensteile abzüglich Summe der Schulden = Reinvermögen. - Reinvermögen im Inventar entspricht EK in der Bilanz. 3.3 Bilanz Aus Inventar und Aufzeichnungen in der BF ist die Bilanz zu entwickeln. - Bilanz ist kürzer und übersichtlicher als das Inventar; - Bilanz enthält keine Mengen und Einzelwerte - Reinvermögen wird in der Bilanz als Eigenkapital bezeichnet. - Vermögen wird den Schulden und dem Eigenkapital in Kontenform gegenübergestellt Beachte: Die Bilanz ist ausgewogen! Aktivseite: Mittelverwendung; Investition Passivseite: Mittelherkunft; Finanzierung

4 Wie im Inventar werden die Vermögenswerte in der Bilanz nach der Flüssigkeit, Schulden nach der Fälligkeit geordnet. Beachte: Formelle Bilanzkontinuität (vgl. 252 I Nr.1 HGB) Schlussbilanz des Vorjahres dient normalerweise gleichzeitig als Eröffnungsbilanz des Folgejahres. Summe der Gewinne über die Lebensdauer eines Unternehmens entspricht dem Totalgewinn des Unternehmens, von seiner Gründung bis zur Einstellung des Geschäftsbetriebs. 4. Grundlegende Buchungen im Hauptbuch 4.1 Wertänderungen in der Bilanz Jeder einzelne Geschäftsvorfall nach dem Abschlussstichtag bringt zwangsläufig eine Veränderung von mindestens zwei Bilanzwerten mit sich. Grundsätzlich kann man die GF in drei Gruppen einteilen: Erfolgsneutrale Vermögens- / Kapitalumschichtungen GV bewirken Änderung in der Zusammensetzung des Vermögens und/oder der Schulden Aktivtausch: Zunahme eines Aktivpostens entspricht genau der Abnahe eines anderen Aktivpostens Bsp.: Wareneinkauf gegen Barzahlung Passivtausch: Zwei Passiv-Posten werden ohne Beeinflussung der Eigenkapitalgröße verändert. Bsp.: Bezahlung einer Verbindlichkeit mit Wechsel

5 4.1.2 Erfolgsneutrale Vermögens- / Kapitalumänderungen GV ändern die Summe des Vermögens und der Schulden. Bilanzverlängerung Bspw. Wareneinkauf auf Ziel: Warenvorräte steigen, Verbindlichkeiten aus LuL nehmen in gleicher Höhe zu. Bilanzverkürzung Bspw. Begleichung der Verbindlichkeit aus LuL per Bankscheck bewirkt Verminderung des Bankguthabens sowie der Verbindlichkeiten Erfolgswirksame Vermögens- / Kapitaländerungen GV berühren den Posten Eigenkapital und verändern ihn. Bsp.1: Bank schreibt uns Zinsen gut Zunächst: Bankguthaben wird erhöht. Da sich weder gleichzeitig ein anderer Vermögensbestand vermindert, noch eine Position unter den Schulden erhöht, kann die notwendige korrespondierende Änderung zur Wiederherstellung des Bilanzgleichgewichts nur bei der Bilanzposition Eigenkapital vorgenommen werden. EK-Mehrung, GV war in voller Höhe erfolgswirksam Bsp.2: Barverkauf von Waren im Wert von 120 GE, die zu 100 GE eingekauft wurden. Bestand an Waren nimmt um den Einstandspreis (100 GE) ab, Kassenbestand erhöht sich um 120 (Aktivtausch). Differenz i.h.v. 20 GE muss da die Aktivseite jetzt um 20 GE höher geworden ist als Ertrag zum Eigenkapital hinzugerechnet werden Ertrag resultiert i.d.r. aus einer Aktivmehrung, wie bspw. - Zinsgutschrift, - Mieteingang, - Warenverkauf (über Einkaufswert), - Anlagenverkauf (über dem Buchwert); seltener aus einer Passivminderung, wie bspw. - Schulderlass durch Lieferant, - Skontoabzug von Lieferantenverbindlichkeiten.

6 Aufwand ist i.d.r. Ergebnis einer Aktivminderung, wie bspw. - Zahlung der Löhne, Mieten, Strom, etc. und selten das einer Passivmehrung, wie bspw. - Unternehmen wird schadensersatz- oder garantiepflichtig. 4.2 Buchungen auf den Bestandskonten Allgemeines Als Konto bezeichnet man eine zweiseitig geführte Rechnung. Die linke Seite bezeichnet man als SOLL-, die rechte als HABEN-Seite. Die Bezeichnungen haben sich eingebürgert und sind lediglich historisch erklärbar. Genauso könnte man die beiden Seiten auch anders bezeichnen Auswirkung von Bestandsveränderungen Bestandszugänge werden getrennt von den Bestandsabgängen aufgezeichnet. Dabei werden auf allen aktivischen wie passivischen Bestandskonten immer die Zugänge auf der Seite des AB und alle Abgänge auf der Seite der Gegenseite verbucht. Das Konto wird abgeschlossen durch den Saldo, der zum Ausgleich der kleineren Seite eingesetzt wird ( Summengleichheit auf beiden Seiten).

7 4.2.3 Doppelte Buchungen Jeder Vorgang muss zweimal verbucht werden, und zwar stets auf einem SOLL- und einem HABEN-Konto, wobei man zweckmäßigerweise immer mit der SOLL-Buchung beginnt. Ist eine Buchung unrichtig erfolgt (falsches Konto, falscher Betrag), so muss diese durch eine Stornobuchung aufgehoben werden, der dann die richtige Buchung folgt Eröffnungsbilanzkonto und Schlussbilanzkonto Eröffnungsbilanzkonto: Bei der Auflösung der Bilanz in Konten wird für jeden Bilanzposten ein entsprechendes Konto eröffnet. Die Eröffnung der Bestandskonten erfolgt mittels eines Vermittlungskontos, dem EBK (Spiegelbild der Eröffnungsbilanz) Bsp.: Allgemein lauten die Buchungssätze hierfür: - Aktivkonten an Eröffnungsbilanzkonto - Eröffnungsbilanzkonto an Passivkonten

8 Schlussbilanzkonto: SBK ist das Gegenkonto für den Abschluss aller Bestandskonten. Obwohl die SB auf Grundlage der Inventur erstellt wird, entspricht Sie inhaltlich dem SBK, weil Abweichungen zwischen den IST-Beständen und den buchhalterischen SOLL-Beständen vor dem Abschluss der Konten über das SBK zu berichtigen sind. Somit entspricht die Schlussbilanz immer der gem. 266 II und III HGB gegliederten Abschrift des Schlussbilanzkontos. 4.3 Buchungen auf dem Eigenkapitalkonto Allgemeines [Privatkonten werden nicht beachtet!] Erfolgswirksame Vermögensänderungen (Aufwendungen und Erträge) ändern das passivische Bestandskonto EK Auflösung des EK-Kontos, Abschluss der Erfolgskonten Auflösung des EK-Kontos Da die Mehrzahl der GV erfolgswirksam ist, würde auf diesem Konto bald jeder Überblick verloren gehen. Daher löst man das EK-Konto in eine Reihe von Unterkonten auf. Für jede Aufwands- und Ertragsart wird somit ein getrenntes Konto geführt, um beide laufend nach sachlichen Gesichtspunkten getrennt sammeln und analysieren zu können.

9 Abschluss der Erfolgskonten Am Ende des Gj. werden alle Erfolgskonten wieder zusammengetragen und auf dem GuV-Konto gesammelt, der festgestellte Saldo wird in das GuV- Konto gegengebucht. Allgemein lauten die Buchungssätze hierfür: - GuV-Konto an Aufwandskonto - Ertragskonto an GuV-Konto Der Saldo des GuV-Kontos wird auf das EK-Konto übertragen. Steht der Saldo im SOLL des GuV-Kontos, so ist eine Kapitalmehrung, ein Gewinn erwirtschaftet worden. Allgemein lauten die Buchungssätze hierfür: - GuV-Konto an Eigenkapital (bei Kap.mehrung) bzw. - Eigenkapital an GuV-Konto (bei Kap.mind.) Das GuV-Konto ist das Sammelkonto für die Erfolgskonten und die GuV- Rechnung eine gemäß dem Gliederungsschema des 275 HGB angefertigte Abschrift desselben.

10 4.4 Zusammenhang der Konten und ihr Abschluss Für den Abschluss der Bestands- und Erfolgskonten ist die Einhaltung einer bestimmten Reihenfolge zweckmäßig: a) Feststellung der SOLL-Bestände auf den Bestandskonten und Vergleich mit den IST-Beständen der Inventur Fehlmengen sind als Aufwand auszubuchen: Aufwandskonto an Bestandskonto Mehrbestand infolge versehentlicher Doppelerfassung als Aufwand od. Nichterfassung eines Ertrags: Bestandskonto an Ertrag b) Abschluss der Erfolgskonten über das GuV-Konto - GuV-Konto an Aufwandskonto - Ertragskonto an GuV-Konto c) Abschluss des GuV-Kontos über das EK-Konto - GuV-Konto an Kapitalkonto - Kapitalkonto an GuV-Konto d) Abschluss der Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto - SB-Konto an Aktivkonten - Passivkonten an SB-Konto