Was versteht man unter technischem IT-Asset Management?

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1 T O P I C I T - A S S E T M A N A G E M E N T I T - A S S E T M A N A G E M E N T A U S D E R T E C H N I S C H E N P E R S P E K T I V E Kurz & bündig Der Beitrag beleuchtet die technischen Aspekte von IT-Asset Management und beschreibt Funktionsweise und Technologien der zum Einsatz kommenden Werkzeuge. Erfolgskritisch ist das automatisierte Zusammenspiel der technischen und der kaufmännischen Welt durch das Ineinandergreifen der beiden Disziplinen Systems Management und IT-Asset Management. Wichtige Trends für die kommenden Jahre sind zum einen die grafische Darstellung von IT-Werten, z. B. auf der Grundlage von Gebäudeplänen, zum anderen die Entwicklung bedarfsgerechter und leistungsfähiger Web-Anwendungen. 74

2 Was versteht man unter technischem IT-Asset Management? Technisches IT-Asset Management wenn man sich mit diesem Thema näher auseinandersetzt, kristallisieren sich rasch zwei Schwerpunkte heraus. Zum einen ist es die Art und Weise, wie ein Werkzeug für IT-Asset Management arbeitet, welche Technologien und welche Medien Verwendung finden. Der zweite Bereich ist das Management von IT-Systemen und deren Komponenten im IT-Asset Management in Verbindung mit dem Systems Management. Der folgende Beitrag beschäftigt sich insbesondere mit der Verknüpfung von Systems Management und IT-Asset Management. Im zweiten Teil wird auf die technischen Aspekte einer Anwendung für IT-Asset Management eingegangen. Um die Integration der Bereiche zu erläutern, ist es notwendig, die Schwerpunkte der beiden Themen IT-Asset Management und Systems Management zu erläutern. Einige Definitionen grenzen die Themenbereiche voneinander ab: Definition Systems Management Das Systems Management befasst sich mit der physikalischen Realität von IT-Beständen und umfasst folgende Themen: Inventarisierung Softwareverteilung Fernsteuerung sowie die Nutzung von Software. Die Inventarisierung erfasst und berichtet die real auf den Rechnern installierten CIs (Configuration Items), welche sowohl Software als auch Hardware sein können. Daneben ist es möglich, die tatsächliche Nutzung der installierten Software zu analysieren. Die Fernsteuerung erlaubt den Zugriff auf einen Rechner, ohne tatsächlich vor Ort zu sein, und ermöglicht damit eine starke Vereinfachung des Supports. Die Softwareverteilung ermöglicht die automatische Verteilung von Software, angefangen vom Betriebssystem bis hin zu Anwendungsprogrammen wie z. B. Antivirus-Software, auf alle oder eine definierte Gruppe von Rechnern 75

3 T O P I C I T - A S S E T M A N A G E M E N T eines Unternehmens. Gartner definiert Inventarisierung wie folgt: Autodiscovery/inventory is a view into the software and hardware components of a device or system [DF ]. 1 Erweitert man diese Definition um die Funktionen Fernsteuerung und Software Verteilung, erhält man die Definition für Systems Management. Definition IT-Asset Management Eine eindeutige Definition von IT-Asset Management gestaltet sich im Vergleich zu Systems Management komplexer. Gartner umschreibt diesen Begriff folgendermaßen: IT asset management represents a business and procurement view of a corporate asset [DF ]. 2 Und der de-facto-standard ITIL (IT Infrastructure Library) definiert IT-Asset Management als einen Teilbereich des Configuration Managements. Für die vorliegende Betrachtung erscheint es sinnvoll, eine Abgrenzung zum Systems Management durchzuführen. Die Unterscheidung erfolgt zwischen kaufmännischem Soll-Bestand im IT-Asset Management und dem physikalischen Ist- Bestand der im Systems Management analysiert wird. Das Thema IT-Asset Management ist u.a. in den Artikeln von T. Watzel und Michael Münch bereits ausführlich behandelt worden. Deswegen fokussiert der Beitrag auf das Thema des physikalischen Ist-Bestandes und seine Verbindung in das IT-Asset Management. Systems Management Komponenten Automatische Inventarisierung Automatische Inventarisierung ist typischerweise ein Client/Server-Prozess. Dabei speichert ein zentraler Server die Informationen über die auf den Clients gefundenen IT-Komponenten und ermöglicht deren Auswertung. Ein Client ist typischerweise ein Dienst auf einem Rechner, der für die automatische 1 [DF ] Decision Framework, DF , P. Adams, R. Colville, 23. October [G ] Research Note, T. Bittman, 19. November

4 Datenerfassung berechtigt ist. Der Client arbeitet als Hintergrundprozess und erfasst entsprechend der Voreinstellung bei Anmeldung am Rechner, zu einem bestimmten Zeitpunkt oder auf Anforderung die Daten aus dem Rechner. Ergebnis dieses Hardwarescans sind technische Details wie z. B. Seriennummer, Hersteller oder technische Spezifikationen über alle auf einem Rechner installierten Komponenten, beispielsweise Festplatte, Hauptspeicher, Mainboard, Prozessor, Graphikkarte usw. Die Softwareerfassung wird in der Regel über einen Scan der Festplatte realisiert. Den gefundenen Dateien wird in einer Tabelle ein Softwareprodukt zugeordnet. Diese Zuordnung erfolgt bei einigen Herstellern erst in der zentralen Datenbank, bei anderen direkt auf dem Client. Voraussetzung für eine effiziente automatische Inventarisierung ist die Verbindung der Computer über ein Netzwerk. PC s, die nicht im Netz arbeiten, können zwar auch erfasst werden, jedoch ist hier ein manueller Eingriff notwendig. Abb. 20 zeigt den typischen Ablauf eines Inventory-Programms. Auf der Workstation ist der Inventory-Scanner installiert und erzeugt ein Scandelta, welches die Abb. 20: Ablauf Inventory Programm 77

5 T O P I C I T - A S S E T M A N A G E M E N T Differenz aus dem zeitlich vorhergehenden Scan aufzeigt. Dieses Delta wird auf den zentralen Inventory-Server übertragen und dort in einer Inventarisierungsdatenbank gespeichert. Die Qualität der Inventarisierung wird durch die zur Verfügung stehenden Auswertungsmöglichkeiten bestimmt. Wichtige Fragen sind hier z. B. Ist ein spezieller PC upgradefähig auf ein neues Betriebssystem? Welche Speicherbausteine sind eingebaut und welche Speicherchips müssen beschafft werden, um eine Speichererweiterung durchführen zu können. Eine automatische Inventarisierung ermöglicht einen Abgleich zwischen gekauften Software-Lizenzen, die in einem IT-Asset Management verwaltet werden, und der realen Installation. Nach der Software-Inventarisierung der Clients kann in einem zweiten Schritt die Softwareverteilung erfolgen. Softwareverteilung Die Softwareverteilung ist die logische Fortsetzung des kaufmännischen Lebenszyklus der Configuration Items. Das bedeutet, dass die einem Rechner auf kaufmännischer Basis zugeordnete Software auch auf diesem installiert werden muss. Diese Aufgabe übernimmt die Softwareverteilung. Grundsätzlich werden bei der Softwareverteilung vordefinierte Softwarepakete auf zugeordneten Rechnern automatisiert verteilt und installiert. Der gesamte Ablauf ist aber aus technischer Sicht nicht zu unterschätzen, gerade wenn z. B. ein Sicherheits-Update in der gesamten Organisation verteilt werden muss. Die Softwareverteilung sollte daher im Hintergrund laufen, ohne den täglichen Ablauf zu beeinträchtigen. Wenn dieser jedoch nicht optimal implementiert wurde, besteht die Gefahr, dass sehr hohe Netzwerkbandbreiten beansprucht werden, was wiederum zu Verzögerungen von Unternehmensprozessen führen kann. Kritische Prozesse bei der Softwareverteilung sind die: Generierung der Softwarepakete die Zusammenstellung für die Installation auf den Rechnern und die Installation. 78

6 Hersteller dieser Produkte verwenden heute teilweise ausgefeilte Technologien, um die Bandbreite bei der Verteilung der Pakete so klein wie möglich zu halten. In Abb. 21 ist ein typischer Arbeitsablauf der Softwareverteilung dargestellt. Auf einer Management Console bzw. durch die Steuerung von Seiten des IT-Asset Management Programms erfolgt die Planung der Verteilung. Die Pakete der Software müssen vor der Verteilung auf so genannten Paket-Servern bereit gestellt werden. Der Server beauftragt den Softwareverteilungs- Client auf den Clientworkstations mit dem Verteilungsablauf, worauf die Installation startet. In diesem Beispiel verwendet der Client einen so genannten Web Package Server, welcher zur Bandbreitenoptimierung Abb. 21: Softwareverteilung dient. Eine effiziente Softwareverteilung ist nur dann möglich, wenn diese mit einem IT- Asset Management Programm verbunden ist, damit definierte Softwarepakete unter Einhaltung der Lizenzrichtlinien auf den IT-Assets verteilt werden. Daher ist eine genaue Prozessdefinition auf Unternehmensseite und eine Integration in ein IT-Asset Management System auf der Softwareseite empfehlenswert. Fernsteuerung Zur ferngesteuerten Ausführung von Applikationen, für den Transfer von Dateien oder zur Problemdiagnose kommt eine Remote Control Funktionalität zum Einsatz Dabei kann ein Administrator oder HelpDesk Mitarbeiter Programme auf den ferngesteuerten Rechnern zu jeder Zeit starten, bei Bedarf Systeme auch herunterfahren oder booten (Wake-on-LAN). Mit Hilfe dieser Funktion wird die Kontrolle über einen Rechner auf einen anderen Bildschirm übertragen der Vorteil: Probleme können von Experten gelöst werden, ohne dass diese direkt vor Ort sein müssen. 79

7 T O P I C I T - A S S E T M A N A G E M E N T Zusammenspiel zwischen technischer und kaufmännischer Sicht Um das Synergiepotential des technischen IT-Asset Managements mit dem kaufmännischen IT-Asset Management auszuschöpfen, ist das Zusammenspiel zwischen diesen Disziplinen sehr wichtig. Die Interaktion ist auch Basis für das Infrastructure Maturity Model von Gartner [G ]. 3 Erst das Ineinandergreifen und das konsolidierte Reporting ermöglichen es, schnell und effizient auf Anforderungen und Veränderungen im Unternehmen zu reagieren. Es gibt verschiedene Ansätze, um eine gemeinsame Sicht herzustellen. Eine von vielen Werkzeugen genutzte Möglichkeit ist der Import der Inventarisierungsdaten in das IT-Asset Management. Damit ist stets Abb. 22: Remote Control eine einheitliche Datenbasis gewährleistet. Der zweite Ansatz ist der Vergleich beider Welten, ohne dass eine Integration erfolgt. Im Folgenden wird auf diese beiden Ansätze eingegangen. 1. Import der Inventarisierung Dieser Prozess erfasst die Daten durch das Inventarisierungsprogramm und speichert diese im Repository ab. Die Informationen spiegeln den aktuellen Ist- Bestand auf den Rechnern wider. Auf Basis dieser Daten können Reports erstellt und Management-Entscheidungen getroffen werden. Ein Vorteil ist die schnelle Abfrage der real installierten Software. Für User HelpDesk Mitarbeiter ist es somit möglich, schneller Diagnosen bei Fehlfunktionen zu erstellen. Ein Nachteil dieser Arbeitsweise ist der fehlende Überblick über die kaufmännische Seite des Softwarebestandes und die Einhaltung von Lizenzrichtlinien. Die notwendige Pflege der Vertragsinformationen ist mit großem Aufwand verbunden. Eine Abbildung 3 [G ] Research Note, T. Bittman, 19. November

8 des Lebenszyklus von IT-Assets ist hier nicht möglich, sondern schränkt sich auf den Bereich der aktiven Nutzung ein. 2. Vergleich Soll gegen IST Um die Vertragswelt in Einklang mit der physikalischen Welt zu halten und parallel dazu auch die reale Vertragssituation bzw. die real installierte Basis zu erhalten, ist eine Trennung der Datenbestände notwendig. In der Praxis erfolgen Änderungen sehr schnell und müssen erfasst werden. Entscheidungen müssen jedoch auf einer soliden Grundlage getroffen werden. Hier entsteht eine Schere, die ohne einen regelmäßigen Abgleich zwischen den beiden Welten nicht geschlossen werden kann. Der Soll/Ist-Vergleich basiert daher auf dem kaufmännischen Soll- und dem Inventar-Datenbestand. Der reale Ist-Zustand wird durch das Inventarisierungstool auf den Desktops erfasst und in die Inventar Datenbank gespeichert. Das IT-Asset Management Tool greift auf diese Datenbank zu und vergleicht das kaufmännische Soll mit dem physikalischen Ist. Abweichungen dieser Datenbestände können ausgewertet werden und ermöglichen das Ermitteln von Fehlbeständen bzw. das Erkennen von Mehrinstallationen die Basis für ein effizientes Lizenzmanagement. Lizenzmanagement vergleicht die gekauften Lizenzen mit den geplanten/ erfolgten Installationen. Durch den Abgleich kann der reale Fehlbestand ermittelt werden. Dies ist auch durch das obige Verfahren möglich. Allerdings lassen sich durch den Vergleich auch geplante Bestände definieren. Lagerbestände werden integriert, und somit kann eine reale Lizenzverwaltung erfolgen. Lizenzen die auf ausgemusterten Geräten liegen, werden durch die Inventarisierung nicht erfasst, jedoch im kaufmännischen IT-Asset Management gehalten. Diese Lizenzen können dann neu zugeordnet und damit Kosten vermieden werden. Trends in den nächsten Jahren Quo Vadis IT-Asset Management? Durch die Industrienorm ITIL rücken Themen wie Konfigurationsmanagement, Service Support und Delivery in den Mittelpunkt und damit auch in den Fokus der Unternehmensleitungen. IT-Prozesse werden 81

9 T O P I C I T - A S S E T M A N A G E M E N T mehr und mehr auf ihre Effizienz und Effektivität hin untersucht. Durch die Forderung nach integrierten Prozessen wird auch der Bedarf an Werkzeugen, welche diese Abläufe computergestützt darstellen, immer größer. Heutige IT-Asset Management und Inventory Programme orientieren sich an der Listenverarbeitung großer Datenmengen. Die übersichtliche Darstellung dieser Daten und damit ein transparenter Überblick von definierten Kennzahlen auf Knopfdruck wird ein sehr großes Gewicht erlangen. Viele Informationen im IT-Asset Management haben einen sehr engen Ortsbezug, d.h. sind Räumen oder bestimmten Flächen zugeordnet. Dieser Raumbezug legt ein Graphisches IT-Asset Management nahe. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Integration der Themen und damit auch die Integration der Programme. Entsprechend der Tatsache, dass ein Unternehmens- PC nicht mehr ohne einen Netzwerkanschluss arbeitet, ist auch die Verwaltung des Netzwerks heute ein wichtiges Thema. Die Verbindungen und deren Dokumentation werden daher integraler Bestandteil von IT-Asset Management Systemen werden. Graphisches IT-Asset Managment Heutige Prozesse im IT-Asset Management erfolgen meist auf Basis von Katalogen, die je nach Bedarf angezeigt und in Listenform dargestellt werden. Ein großer Bereich der Veränderungen in Unternehmen sind z. B. Umzüge. Schätzungen aus der Industrie gehen von einem so genannten Veränderungsfaktor von ca. 30 Prozent pro Jahr aus. Diese Veränderungen beinhalten z. B. Umzüge von IT Geräten und Personen oder neue Zusammenstellungen von Abteilungen und damit auch Umzüge innerhalb des Unternehmens. IT-Asset Management muss diese Veränderungen planen, abbilden und auch die Kosten dazu ermitteln können. Die Informationen hierzu müssen effizient ermittelbar und darstellbar sein. Die beste Möglichkeit, dies zu erreichen, ist eine graphische Darstellung, z. B. auf Basis von Gebäudeplänen. 82

10 Frontend WEB Ein weiterer Trend ist die Arbeit über das WEB. Informationen müssen unternehmensweit schnell und einfach verfügbar sein. Dies erfordert rasche und einfache Installationsmöglichkeiten bei vollständigem Funktionsumfang. Diese Anforderungen gelten allgemein für Anwendungen in Unternehmen und sind nicht auf IT-Asset Management beschränkt. Die Lösung: keine großen Installationen auf PCs, sondern die Verfügbarkeit der Anwendungen über das WEB (d.h. Intranet und Internet). Dieser Trend spiegelt sich bereits in den vorhanden Software-Produkten wieder. Eine Webkomponente ist in den auf dem Markt befindlichen Anwendungen überall zu finden. Entscheidend für die Anwendungen wird sein, wie flexibel diese WEB-Anwendungen an die Bedürfnisse der Anwender anzupassen sind. Die sich widersprechenden Rahmenbedingungen schnelle Verfügbarkeit über das WEB einerseits, einfache Bedienbarkeit heutiger Client/Server-Anwendungen andererseits müssen für eine zukünftige nachhaltige Praxistauglichkeit bald überbrückt werden. Autor: Thomas Schürle Dipl.-Ing. Thomas Schürle, geboren 1968 in Marbach a. Neckar. Studium des Vermessungswesens an der Universität Stuttgart, 1994 Diplomarbeit auf dem Gebiet der Geoinformationssysteme in Zusammenarbeit mit Dornier/Friedrichshafen Teilprojektleiter bei Daimler-Benz Forschung 1 F1V/VI Verkehrsforschung, Arbeitsschwerpunkt Fahrzeugnavigationssysteme und Geoinformationssysteme für intermodalen Verkehr wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Photogrammetrie der Universität Stuttgart. Arbeitsschwerpunkte: Geoinformationssysteme, Computer Aided Facility Management, Forschung und Lehre im Bereich Geoinformationssysteme. Von Geschäftsführer der Koordinierungsstelle für Wissenschaftliche Weiterbildung der Universität Stuttgart. Seit 2001 Produktmanager bei der USU AG, hier zuständig für das Produktmanagement für Safir/FM und Valuemation. 83