Der Einstieg in die RHEIN-NECKAR-CLOUD Citrix ShareFile Nutzung

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1 Der Einstieg in die RHEIN-NECKAR-CLOUD Citrix ShareFile Nutzung Willkommen in der RHEIN-NECKAR-CLOUD. Nutzen Sie die vielen Möglichkeiten, um einfach und sicher mit jedem und zu jeder Zeit online Dateien auszutauschen. Einige der Funktionen Ihres Kontos können je nach Ihren Einstellungen variieren. Wir haben einige Tipps zu den beliebtesten Funktionen zusammengetragen um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Sie sollten beim Dateienaustausch die individuellen internen Richtlinien und Vorgaben Ihrer Firma beachten. Sollten Sie dennoch Hilfe zu Ihrem Konto benötigen, steht Ihnen unsere kostenlose Beratung gerne zur Seite Login Sie können sich auf (Kundenlogin) anmelden. Allgemeines Benutzeroberfläche Nach dem Login haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Sie können: Direkt aus dem System Dateien als -Link versenden Dateien als Upload von Partnern anfordern Ordner und Verzeichnisse anlegen Benutzer / Benutzergruppen anlegen Dateien verwalten Plugins installieren und Sharefile in Ihre Desktopumgebung bzw. in andere Programme integrieren (für Fortgeschrittene).

2 Ordner Einstellungen zum Organisieren Ihrer Dateien Sie können Ordner erstellen um die Dateien in Ihrem Konto zu organisieren. Ordner erlauben es Ihnen, Ihre Dateien innerhalb Ihres Konto zu teilen. 1 Melden Sie sich mit Ihrem Konto an und klicken Sie auf Create Folder in der Hauptansicht. 2 In der Create Folder Anzeige können Sie Ihrem Ordner einen Namen geben. 3 Optional können Sie eine kurze Beschreibung des Ordners unter Description anlegen, die als kleine Notiz in der Ordner Ansicht dargestellt wird. 4 Sie können außerdem diesen Ordner mit anderen Benutzern von ShareFile teilen, fügen Sie dazu die gewünschten Benutzer mit Hilfe des Menüs Add Users hinzu. 5 Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Create Folder. Ihr Ordner wird umgehend erstellt und Sie können ihm Dateien hinzufügen.

3 Innerhalb der Ordneransicht können Sie durch klicken des Stern links einer Ihrer Ordner ihn zu Ihren Favoriten hinzufügen. Dadurch können Sie Ihre häufig benutzten Ordner schneller finden. Wechseln Sie in Ihren angelegten Ordner und laden Sie Ihre gewünschten Dateien über die Funktion Upload Files hoch. Im Dropdownmenü können Sie weitere Einstellungen vornehmen, wie bspw. Ordner verschieben, löschen etc. Wenn Sie Informationen mit jemandem teilen wollen, der keinen Zugang zu Ihrem Konto hat, können Sie einen neuen Benutzer zu Ihrem Konto anlegen. Siehe Kapitel: Teilen Sie Ihre Ordner.

4 Benutzer anlegen und verwalten 1 Melden Sie sich mit Ihrem Konto an und klicken Sie auf Manage Users in der oberen Navigationsleiste. Dort klicken Sie entweder auf Create Client. (Der Administrator hat weitere Einstellungsmöglichkeiten und kann verschiedene Nutzer mit unterschiedlichen Rechten anlegen). 2 Geben Sie die Adresse des neuen Benutzers ein, dies wird dessen ShareFile Benutzername werden. Bestätigen Sie mit Next Step. (Sie können auch Adressen importieren). 3 Geben Sie auf der nächsten Anzeige der Vor- und Nachnamen des neuen Benutzers ein. Optional können Sie den Firmennamen eintragen. Über das Setzen der Haken können Sie noch einige Zusatzeinstellungen vornehmen und bspw. Rechte für einen Benutzer vergeben.

5 4 Im nächsten Schritt sehen Sie eine Liste der Ordner die Sie erstellt haben. Setzen Sie die Haken an die gewünschten Ordner, die Sie für diesen User freigeben möchten, ebenso für die Berechtigungen für die jeweiligen Ordner, die der neue Benutzer haben wird. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Add User to Folders and Groups. 5 Sie können nur eine vorgenerierte für den neuen Benutzer mit dessen neuen Anmeldeinformationen und einer kurzen Einleitung sehen. Diese können Sie beliebig anpassen. Zum Versenden, klicken Sie auf Send .

6 Dateien verschicken In drei einfachen Schritten eine Datei senden. Die RHEIN-NECKAR-CLOUD ermöglicht es Ihnen, Dateien mit einer Größe bis zu 10 GB zu verschicken. Anstatt einen regulären Anhang anzufügen, können Sie Dateien zu Ihrem Konto hochladen und einen Download Link an den oder die Empfänger weitergeben, der es ihnen erlaubt, die Dateien herunterzuladen. Melden Sie sich mit Ihrem Konto an und klicken Sie auf Send a File in der oberen Navigationsleiste. Ein Formular wird sich öffnen, in dem Sie die Adresse des Empfängers, einen Betreff und eine Nachricht eintragen können. Sie können auswählen, ob Sie die direkt über die Cloud (Send using ShareFile) versenden wollen oder ob Sie sich einen Link (Give me a link ), den Sie später in ihr programm einkopieren können ausgeben lassen wollen. Option Send using ShareFile EMPFOHLEN! Unterhalb des Nachrichtenfensters können Sie weitere Einstellungen vornehmen bezüglich des Downloads der Datei. WICHTIG: Prinzipiell wird die zu versendende Datei OHNE Passwortabfrage auf der Cloud für den Empfänger bereitgestellt. Der Link zum Download der Datei ist dann öffentlich für jedermann erreichbar. Diese Einstellung ist für unkritische Dateien sinnvoll (Bspw. Werbung, bereits veröffentlichte Dokumente wie AGB etc.) Deswegen sollten Sie immer auf die Sicherheitseinstellungen achten: 1. Funktion Send me a copy of the hiermit erhalten Sie eine Kopie der Nachricht per Funktion Require recipients to log in mit dieser Funktion wird die Datei in einem sicheren passwortgeschützen Bereich zum Download zur Verfügung gestellt. Der Empfänger muss sich einmalig mit seiner adresse registrieren und ein eigenes Passwort festlegen, um die Datei herunterladen zu können. Diese Funktion sollten Sie unbedingt beachten und standardmäßig aktivieren! (Diese Funktion steht nicht bei der Funktion Give me a link.. Option zur Verfügung). 3. Downloads per User : Hier legen Sie fest wie oft jeder User die Datei herunterladen darf.

7 Option Give me a link NUR geeignet für öffentliche / unkritische Dateien 1. Funktion me when the file hiermit erhalten Sie eine Nachricht per jedesmal wenn Ihre Datei heruntergeladen wurde. 2. Require receipts to enter name - hiermit wird jeder der den Link anklickt nach einer Angabe von Name und adresse gefragt, bevor die Datei heruntergeladen wird. Es findet hierbei jedoch KEINE Authentifizierung statt! (sinnvoll beim Versand von Newsmeldungen etc.) 3. Downloads per User : Hier legen Sie fest wie oft jeder User die Datei herunterladen darf. Wenn Sie alle Einstellungen selektiert haben, klicken Sie bitte auf Next Step. Nun können Sie mit klicken des Choose File Buttons die Datei(en) auswählen, die Sie hochladen möchten. Haben Sie die richtige Datei ausgewählt, bestätigen Sie das Ganze mit Upload Files. Daraufhin beginnt der Datentransfer. Sobald dieser fertig ist, wird Ihre an den oder die Empfänger mit einem Link zum Herunterladen versendet oder Ihnen der Link für Ihr programm zur Verfügung gestellt.

8 Dateien aus Ordnern / Verzeichnissen senden Sie können alternativ auch Dateien direkt aus bestehenden Verzeichnissen senden. Hierzu wechseln Sie in das betreffende Verzeichnis, wählen mit Häckchen eine oder mehrere Dateien aus und klicken anschließend auf senden. Sie können sich ihre versendeten s direkt im Portal in Ihrem Posteingang anzeigen lassen. Klicken Sie zuerst auf Inbox im Seitenmenü auf der Startseite und dann auf Sent Messages um eine Liste Ihrer versendeten s zu sehen und gegebenenfalls Einstellungen bezüglich des Download Links oder Benachrichtigungen. Hier können Sie auch Ihr Archiv organisieren.

9 Teilen Sie Ihre Ordner Zusätzlich zum einfach senden von Dateien können Sie ganze Ordner Ihres Kontos freigeben, um darin enthaltene Dateien einfacher mit anderen Benutzern zu teilen. Es gibt zwei Hauptmöglichkeiten, um Ordner zu teilen. 1. Ordner für neue Benutzer freigeben Siehe Kapitel Benutzer anlegen und verwalten 2. Ordner für bereits existierende Benutzer freigeben Haben Sie einem Benutzer bereits Zugang zu Ihrem Konto gewährt können Sie Ihre Ordner mit ein paar einfachen Schritten über die This Folder Share with Einstellungen teilen. 1 Öffnen Sie einen Ordner, den Sie freigeben möchten, mit einem bereits angelegten Benutzer (siehe Kapitel Benutzer anlegen und verwalten Ihres Kontos. Am unteren Ende des Bildschirms sehen Sie die This Folder Share with Liste, die Ihnen alle Benutzerkonten mit Zugang zu diesem Ordner anzeigt. 2 Klicken Sie auf den Bleistift Edit um Einstellungen für die Berechtigungen der Benutzer zu editieren. Führen Sie die Maus über das Add Users Menü und wählen Sie eine Methode aus, um Benutzer hinzuzufügen. Wenn Sie den gewünschten bereits Benutzer in Ihrem Adressbuch haben, wählen Sie entweder Add From Personal Address Book, um einen Benutzer aus ihrem persönlichen Adressbuch zu wählen oder Add From Shared Address Book, um einen Benutzer aus einem öffentlichen Adressbuch hinzuzufügen. Ansonsten klicken Sie auf Add Manually.

10 3 Haben Sie sich für einen oder mehrere Benutzer aus einem Adressbuch entschieden, wählen Sie sie im nächsten Fenster aus und klicken Sie auf Add Selected Users. 4 In der nächsten Ansicht können Sie einstellen, welche Berechtigungen der hinzugefügte Benutzer für Ihre Ordner bekommen soll. Wenn Sie einen Benutzer manuell hinzugefügt haben müssen Sie außerdem die Adresse und den Namen des Benutzers eintragen. Setzen Sie die Haken für Ihre gewünschten Einstellungen und klicken Sie auf Add Users um zu bestätigen 5 Nun sehen Sie wieder die Anzeige zum Editieren der Berechtigungen. Stellen Sie sicher dass der hinzugefügte Benutzer die gewünschten Berechtigungen bekommen hat und klicken sie auf Save Changes. Hinweis: Mit der Funktion Notify user that he/she has been added to this folder können Sie neu hinzugefügte Nutzer direct über den Zugriff auf das neue Verzeichnis per informieren.

11 Nutzung von Apps Sie können parallel zur browserbasierenden Nutzung auch verschiedene Plugins verwenden, um beispielsweise Daten auf mobilen Endgeräten oder mit verschiedenen Programmen auszutauschen. Nutzung des Plugin für MS Windows Sync. Mit der Syncronisierungsfunktion haben Sie alle relevanten Dateien immer auf dem gleichen Stand. Sie können lokale Verzeichnisse oder Netzlaufwerke mit der RHEIN-NECKAR-CLOUD synchronisieren. Eine Standortübergreifende Zusammenarbeit und ein direkter Austausch mit externen Partnern ist so einfach und unproblematisch möglich. Hierzu müssen Sie die Dateien nicht einmal per hin und her schicken. Wechseln Sie im Hauptmenü auf Apps. Laden Sie sich hier das MS Windows Sync Plug-In herunter über die Downloadfunktion. Installieren Sie das Plugin auf Ihrem PC-System. (Achtung die Installation sollte von autorisierten Fachpersonal (Administratoren) erfolgen!). Das PlugIn wird automatisch in Ihre Taskleiste installiert. Mit einem Rechtsklick auf das Symbol können Sie das Menü starten und Ihre Einstellungen ändern. Im Menü Ordner sehen Sie Ihre Ordnerstruktur auf der RHEIN-NECKAR-CLOUD und den Synchronisierungsstatus. Hier sehen Sie auch immer Ihre extern freigegeben Ordner.

12 Einstellungen: Hier können Sie Ihren lokalen Speicherort der zu synchronisierenden Dateien und Verzeichnisstrukturen bestimmen. Sie können auch die Proxyeinstellungen konfigurieren. Diese sollte durch autorisiertes Fachpersonal (Systemadministartoren) erfolgen. Kontoinformationen: Hier können Sie Ihre Anmeldeinformationen ändern.

13 Nutzung des Plugin für das programm MS-Outlook Durch die Einbindung der ShareFile Funktion in Outlook machen Sie Ihren versand sicherer. Wichtige Dokumente ( Anhänge) können Sie mit nur einem Klick gesichert über die RHEIN- NECKAR-CLOUD versenden. Wechseln Sie im Hauptmenü auf Apps. Laden Sie sich hier das Outlook Plug-In herunter über die Downloadfunktion. Installieren Sie das Plugin auf Ihrem PC-System. (Achtung die Installation sollte von autorisierten Fachpersonal (Administratoren) erfolgen!). Während des Installationsvorgangs werden Sie nach verschiedenen Einstellungen gefragt. Diese können Sie auch nach der Installation wieder beliebig ändern (Anleitung siehe unten). Nach erfolgreicher Installation haben Sie in Ihrem programm die Sharefilefunktion integriert. Im Outlook Hauptfenster können Sie die voreingestellten Einstellungen ändern. (Anleitung siehe unten) Konfiguration von Dateianhängen ( Attachements)

14 Die Anmeldeinformationen erhalten Sie bei der Einrichtung von Ihrem Administrator. Hier sollten Sie nichts ändern. Hier stellen Sie die Anlagenrichtlinien ein. Mit der Funktion Automatisch legen Sie fest, dass alle Dateien über eine gewisse Größe über ShareFile versendet werden. Mit der Auswahl immer für Anlagen wird alle Dateianhänge via ShareFile versendet. Mit der Einstellung Erweitert wählen Sie bei jeder einzelnen aus, ob Sie die angefügte Datei über das ShareFilesystem versenden wollen.

15 Wählen Sie aus, ob Sie die Linkoptionen aus. Wir empfehlen die Textversion, da so ein einheitliches Erscheinungsbild beim empfänger gewährleistet ist. Verschiedene empfänger akzeptieren nur Text- s. Bei den Linkoptionen bestimmen Sie wie die Datei für den Empfänger auf der RHEIN-NECKAR-CLOUD bereitgestellt wird. Prinzipiell werden die Dateien öffentlich im Internet zur Verfügung gestellt und können von jedem der den Downloadlink kennt heruntergeladen werden. Wir empfehlen die Funktion Empfänger müssen sich anmelden auszuwählen. Nur so ist gewährleistet, dass die Dateien in einem Passwort geschützten Bereich in der RHEIN-NECKAR-CLOUD abgelegt werden und nur autorisierte Empfänger die Datei herunterladen können. Der Empfänger muss sich bei dieser Einstellung einmalig mit seiner E- Mailadresse registrieren und ein eigenes Passwort festlegen, um die Datei herunterladen zu können. Diese Funktion sollten Sie unbedingt beachten und standardmäßig aktivieren! Gleiches gilt für Dateien, die angefordert werden. Angeforderte Dateien werden im Verzeichnis File Box abgelegt, das Zielverzeichnis kann verändert werden. Mit der Funktion Downloads pro Nutzer bestimmen Sie wie oft ein Empfänger die Datei herunterladen laden kann.

16 Umgang mit Dateianhängen ( Attachements) Nach erfolgreicher Installation haben Sie in Ihrer Senden Funktion die neuen ShareFile Funktionen integriert. Wählen Sie Neue -Nachricht um eine neue zu schreiben. Schreiben Sie Ihre wie gewohnt. Fügen Sie Ihren anhang per Drag and Drop ein oder über die Funktion Datei Einfügen (Büroklammer) ein. Die Funktion Zu ShareFile konvertieren wird beim Einfügen der Datei automatisch aktiv. Klicken Sie diese an. Ihr anhang wird nun konvertiert und beim Versenden automatisch NICHT als anhang versendet, sondern im Hintergrund auf die RHEIN-NECKAR-CLOUD hochgeladen. Der empfänger kann dann mit dem bereitgestellten Link die Datei nach Ihren Vorgaben herunterladen. Hinweis: Beachten Sie die Sicherheitseinstellungen Linkoptionen!

17 versenden. Alternativ können anhänge auch über die ShareFile Datei Senden Funktion eingefügt werden. Mit der Von ShareFile senden Funktion greifen Sie driekt auf Dateien die bereits auf der RHEIN- NECKAR-CLOUD abgelegt sind zu, wählen diese aus und versenden diese per Download Link. Insbesondere in der Kombination mit der PlugIn Funktion Sync for Windows (Siehe Kapitel Apps) haben Sie Ihren Dateienaustausch komfortabel und immer aktuell.