SPECIAL 03/ MATERNA MONITOR

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2 Intranet 2.0 Wissen teilen Informationen gehören zum wertvollsten Besitz eines Unternehmens. Doch es ist schwer, das Wissen innerhalb der Organisation verfügbar zu machen. Neue Ansätze nutzen das bekannte Konzept des Intranets, um für mehr Know-how-Transfer zu sorgen. Wenn es darum geht, Unternehmen für neue Herausforderungen fit zu machen, sind die Firmen selbst ihr größter Feind zu diesem Schluss kommt der Managementkompass Neue Geschäftsmodelle der Unternehmensberatung Steria Mummert Consulting und des F.A.Z.-Instituts. In der Umfrage, bei der 240 Fach- und Führungskräfte aus großen und mittleren Unternehmen in Deutschland befragt wurden, nannten mehr als zwei Drittel der Teilnehmer die mangelnde Flexibilität der Arbeitsprozesse als Hemmschuh bei der Umsetzung neuer Geschäftsmodelle. Über 60 Prozent der Befragten sahen unflexible Strukturen im Unternehmen als zentrale Hürde an. Abhilfe kann laut den Initiatoren der Studie unter anderem eine intensive Kommunikation schaffen. Auf der anderen Seite leiden die Mitarbeiter in vielen Unternehmen heute bereits an einem Übermaß an Kommunikation. MATERNA MONITOR 11 03/2013

3 So gab etwa eine gemeinsame Studie der University of California und der amerikanischen Armee vom vergangenen Jahr deutliche Hinweise, dass der permanente -Empfang für Stress sorgt im Schnitt wechselten die Probanden 37 mal pro Stunde zwischen den verschiedenen Programmfenstern hin und her. Zudem steigt die Qualität der Information nicht mit ihrer Menge, ganz im Gegenteil. Der alte Slogan over-newsed but uninformed hat nichts von seiner Gültigkeit verloren. Besser kommunizieren Guido Weiland Portfoliomanager, Materna Wir erleben jetzt einen deutlichen Aufschwung beim Intranet, der unter anderem dadurch getragen wird, dass Unternehmen durch die Globalisierung und die notwendige Abgrenzung vom Wettbewerb ihre Innovationsfähigkeit unter Beweis stellen müssen. SharePoint aus der Cloud Unternehmen, die den Betrieb der IT bevorzugt auslagern, können bei SharePoint auf zwei Cloud-Angebote Microsofts zurückgreifen. Zum einen stellen die Redmonder mit Office 365 für Unternehmen vorkonfigurierte Services rund um die Office Suite bereit. Diese sind recht preisgünstig, abgerechnet wird nach User pro Monat. Individuelle Anpassungen sind jedoch in diesem Rahmen kaum möglich. Für Unternehmen mit höherem Bedarf bietet Microsoft SharePoint Online als Platform-as-a-Service. Das Ziel muss also sein, durch eine bessere Form der Kommunikation und des Informationsmanagements die Grundlage für mehr Flexibilität und Innovationskraft zu schaffen. Eines der neuen Schlagwörter im Management ist Social Business die Vernetzung der Menschen im Arbeitsleben, um das Unternehmen flexibler und wettbewerbsfähiger zu machen. Hinter diesem maßgeblich von IBM geprägten Begriff verbirgt sich im Wesentlichen, dass Unternehmen die Technologien der sozialen Netzwerke in der Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und mit den Geschäftspartnern nutzen sollen. Bei der Implementierung eines modernen und flexiblen Informationsaustauschs spielt die passende Plattform eine entscheidende Rolle. Hier kommt ein altbekanntes Konzept zum Tragen: Das Intranet. Nach dem großen Internet-Hype um das Jahr 2000 ist es still geworden um Intranets. Lange Zeit war nicht klar, wie überspitzt gesagt der online verfügbare Speiseplan der Kantine einen Mehrwert für das Unternehmen erzeugen kann. Auch der Return on Investment (ROI) ließ sich nur schwer darstellen. Ein Grund dafür waren die verfügbaren Technologien und Konzepte, die sich am klassischen Internet orientierten. In dieser Welt existierte eine klare Zweiteilung zwischen Content-Erzeugern, die die Seiten mit Inhalten bestückten, und Content-Konsumenten. Mit Web 2.0 und sozialen Netzwerken stehen nun neue Ansätze zur Verfügung, die mit dem tradierten Intranet kaum mehr etwas gemeinsam haben. Das Intranet hat sich vom Schwarzen Brett zur universellen Kommunikations- und Kollaborationsplattform gewandelt. Kollaboratives Intranet Da die alten Ansätze beim Intranet nicht wirklich funktioniert haben, war es lange ruhig um das Thema, bestätigt auch 03/ MATERNA MONITOR

4 Guido Weiland, Portfoliomanager bei Materna. Jetzt erleben wir hier einen deutlichen Aufschwung, der unter anderem dadurch getragen wird, dass Unternehmen durch die Globalisierung und die notwendige Abgrenzung vom Wettbewerb ihre Innovationsfähigkeit unter Beweis stellen müssen. Damit wird das kollaborative Intranet zu einem kritischen Faktor. Diese Form des Intranets reicht weit über das hinaus, was bislang in den Unternehmen zum Einsatz kommt, und ermöglicht vielfältige Nutzungsszenarien wie flexible Teambildung, Bereitstellung von Projektdaten oder enge Zusammenarbeit der Mitarbeiter in unterschiedlichen Konstellationen. Ein wichtiger Faktor dabei ist aus Weilands Sicht die so genannte Generation Y die mit Computern und digitalen Medien aufgewachsenen Mitarbeiter, die nun vermehrt in wichtige Rollen im Unternehmen hineinwachsen. Diese Menschen verlangen Arbeitsplätze mit entsprechend innovativen Infrastrukturen, so Weiland. Sein Kollege John Tiedemann, Account Manager bei Materna, ergänzt: Die Altlösungen erfüllen diese Anforderungen nicht. Die Digital Natives wünschen sich Kommunikationsfunktionen, wie sie aus Facebook und anderen sozialen Netzen bekannt sind. Es geht darum, dass sich das Individuum ins Unternehmen einbringen kann. So ist das kollaborative Intranet mit seinen vielfältigen Funktionen wie Instant Messaging, Dokumentenmanagement oder der Integration mobiler Geräte Bestandteil des Arbeitsplatzes der Zukunft. Viele dieser Funktionen sind heute in den Unternehmen schon implementiert. Allerdings beobachten Weiland und seine Kollegen, dass in der Regel historisch gewachsene, isolierte Lösungen zum Einsatz kommen: Zahlreiche Unternehmen haben zum Beispiel ältere Installationen von Microsoft Share- Point im Einsatz, häufig auf Abteilungsebene. Oft finden wir auch mehrere Insellösungen für spezielle Anwendungen wie Wikis oder Dokumentenmanagement. Bestenfalls seien die Inseln in einem Portal zusammengeführt worden. Eine tiefe Integration der einzelnen Systeme war kaum möglich. Das klassische Intranet ermöglicht zum Beispiel nicht die Suche nach bestimmten Skills, das Wissen der Mitarbeiter ist nicht abrufbar, erläutert Tiedemann. Das Ziel heutiger Intranet- Projekte ist es, eine zentrale, logisch konsistente Plattform aufzubauen, um das Wissen der Mitarbeiter bereit zu stellen. Der Markt hält dafür unterschiedliche Lösungen bereit. Neben dem sehr verbreiteten SharePoint Server von Microsoft buhlen unter anderem Oracle WebCenter oder IBM Connections um die Gunst der Anwender. Stefanie Becker Teamleitung Information Worker, Materna Es sind klare Strukturen notwendig, wenn Informationsflüsse oder Dokumentenmanagement umgesetzt werden. Diese Strukturen erarbeiten wir in der Regel gemeinsam mit unseren Kunden in den Projekten. In vielen Projekten entfallen bis zu 70 Prozent des gesamten Aufwands auf strukturelle und organisatorische Fragen. Social Business Der Begriff Social Business ist leider in zwei sehr unterschiedlichen Bedeutungen verbreitet. Geprägt wurde er in erster Linie durch den bangladeschischen Friedensnobelpreisträger Muhammad Yunus als Form eines ethischen Kapitalismus, dessen Ziel die Lösung sozialer und ökologischer Probleme ist. Social Business als strategischer Ansatz der Kommunikationstechnologie im Unternehmen hat dazu keine Berührungspunkte; hier wird ausschließlich der Einsatz sozialer Netze und ihrer Technologien im Unternehmen betrachtet. MATERNA MONITOR 13 03/2013

5 SharePoint oft die erste Wahl Ein kollaboratives Intranet muss für die Mitarbeiter möglichst einfach sein, fordert Weiland. Dazu gehört nicht zuletzt, dass das interne Netz nahtlos in die vorhandenen Produktivitäts-Tools wie Microsoft Office integriert wird. Aus seiner Warte spricht gerade die Integration der gängigen Client- Anwendungen wie Outlook oder Word für den SharePoint- Einsatz beim Intranet. Die Anwender sind mit der Benutzung vertraut. SharePoint arbeitet dabei als Infrastrukturkomponente im Hintergrund, ohne dass ein Paradigmenwechsel stattfindet. Auch die Unternehmen sehen in SharePoint eine geeignete Plattform, wie Tiedemann bestätigt: SharePoint sei bei fast allen Unternehmen ein Thema, mit dem man sich befasst, da es als Plattform mehrere Anwendungstypen wie Web Content Management, Dokumentenmanagement und Social Software vereint. Viele aktuelle SharePoint-Projekte drehen sich zunächst um eine Konsolidierung der verschiedenen Altinstallationen auf eine zentrale Plattform. Allerdings ergeben sich aus der tiefen Integration der Microsoft-Plattform in die Infrastruktur auch ein paar Herausforderungen, wie Stefanie Becker berichtet, die bei Materna das Team Information Worker leitet: Wichtig ist zum Beispiel, dass vor Ort ein gepflegtes Active Directory vorhanden ist. Zudem sind klare Strukturen notwendig, wenn Informationsflüsse oder Dokumentenmanagement umgesetzt werden. Diese Strukturen müssen in der Regel gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet werden. Viel hängt davon ab, ob die Strukturen und Prozesse, zum Beispiel beim Umgang mit Dokumenten, bereits klar und ausformuliert sind. Becker beobachtet in vielen Projekten, dass Mehr zu SharePoint Microsoft SharePoint hat sich massiv weiterentwickelt, die Lösung ist in der aktuellen Version ein sehr umfangreiches und komplexes System mit zahlreichen Möglichkeiten. Eine sehr gute Informationsquelle rund um SharePoint ist das Portal Sharepoint 360. Neben Nachrichten zum Thema finden Sie dort auch vertiefende Hintergrundberichte, Tool-Vorstellungen und Tipps. Weitere Informationen: bis zu 70 Prozent des gesamten Aufwands auf strukturelle und organisatorische Fragen entfallen. Somit bietet sich bei der Einführung ein Projektvorgehen an, das sich an konkreten Nutzungsszenarien orientiert, zum Beispiel der Prozess Urlaubsantrag. Hier gilt es, die für das Unternehmen notwendigen Nutzungsszenarien (Usecases) zu identifizieren, um im Anschluss diejenigen Strukturen und Prozesse herauszuarbeiten und gegebenenfalls zu implementieren, die für den konkreten Einsatzfall benötigt werden. Es gehe nicht darum, SharePoint oder ein anderes Produkt einzuführen, betont Becker. Es gehe darum, gezielt Funktionen und Abläufe über die Umsetzung von Nutzungsszenarien im Unternehmen zu verankern. Zudem ergibt sich aus der Einführung entlang bestimmter Nutzungsfälle ein entscheidender Vorteil gegenüber dem Big-Bang-Ansatz, so Becker: Im schlimmsten Fall wird dann ein einzelner Usecase in Frage gestellt und nicht das ganze Projekt. Komplexität durch Funktionsvielfalt Die Einführung einer Lösung wie SharePoint ist nicht trivial. Neben der Analyse und möglicherweise Neugestaltung der Prozesse im Unternehmen muss natürlich auch die technologische Seite berücksichtigt werden. Materna als Microsoft Gold Certified Partner unterstützt ihre Kunden hier unter anderem bei der Ausarbeitung passender Infrastruktur-, Informationsarchitektur-, Administrations- und Schulungskonzepte. Denn besonders in großen Installationen reichen die Konfigurationsmöglichkeiten der Lösung alleine nicht mehr aus. Der Funktionsumfang der Lösung ist immens. Unternehmen benötigen hier einen Partner, der die individuell richtige Mischung aus Standardfunktionen, Einbringung von 3rd-Party-Lösungen und Individualentwicklung findet. Auch beim Aufbau der notwendigen Prozesse im breiteren Umfeld etwa die Automatisierung des Posteingangs oder der Aufbau von Scann-Straßen kann Materna auf die Expertise aus zahlreichen Projekten zurückgreifen. Lösungen von Microsoft und SAP dominieren in vielen Unternehmen die IT, so Tiedemann. Durch die Vernetzung und Integrationsfähigkeit bietet sich SharePoint als Plattform an. Er pointiert: SharePoint kann eine eierlegende Wollmilchsau sein. Der Ansatz Wir brauchen ein neues Intranet funktioniert hierbei nicht. Nur mit passenden Strategien, klaren Konzepten und überschaubaren Meilensteinen kann das Projekt erfolgreich sein und im Unternehmen wirklichen Mehrwert erzeugen. Materna hat die Erfahrung und das Know-how, hier alle Leistungen von der Strategieberatung über die Prozessgestaltung bis hin zur Entwicklung und Pflege kundenindividueller Anpassungen alles aus einer Hand anzubieten. Jan Schulze 03/ MATERNA MONITOR