Hinweise zur Nutzung der Muster IT-Wibe Einführung des elektronischen Dienstausweises (eda) für die Bundesverwaltung

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1 Hinweise zur Nutzung der Muster IT-Wibe Einführung des elektronischen Dienstausweises (eda) für die Bundesverwaltung Schriftenreihe von beratung.bund

2 IMPRESSUM Herausgeber Bundesverwaltungsamt Köln Internet: Kontakt Bundesverwaltungsamt Referatsgruppe VM II Verwaltungsmodernisierung und Beratung Telefon: Internet: Nachdruck und Vervielfältigung sind nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet. Bundesverwaltungsamt Köln, im September 2016

3 Hinweise zur Nutzung der Muster IT-Wibe 1 Einführung Diese Hinweise wurden erstellt, um die Nutzung der Muster IT-Wibe in der Praxis zu erleichtern. Sie können keinesfalls das umfangreiche Nutzerhandbuch des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik zur IT-Wibe ersetzen. Dort sind alle Informationen enthalten, die inhaltlich und auch technisch bei der Erstellung einer IT-Wibe benötigt werden. 1 Da davon ausgegangen wird, dass der Wibe-Kalkulator bei der Mehrzahl der Interessenten derzeit noch nicht angewendet wird, liegt die IT-Wibe hier als Praxisbeispiel in Form eines Projektgesamtberichts bei. Für Anwender des Wibe-Kalkulators wurde die entsprechende Datei ebenfalls beigefügt (s. Punkt 4). 2 Grundlagen der Muster IT-Wibe Die IT-Wibe ist eine softwareunterstützte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die besonders auf die Einführung von neuen IT-Systemen abstellt. Dabei werden sowohl die monetären als auch qualitativen Kriterien, wie Dringlichkeit, Qualität und externe Effekte betrachtet. Diese Muster-IT-Wibe basiert auf den bisher erstellten IT-Wibe in den vom BVA durchgeführten Projekten zur eda-einführung. Die vorliegende Muster IT-Wibe dient nur als Beispiel. Bei Erstellung der IT-Wibe wurde davon ausgegangen, dass die Umsetzungsvariante mit einem elektronischen Bestell- und Verwaltungssystem gewählt wird. Da ein solches Online Card Management System (OCMS) derzeit nur von der Firma ID-Ware über einen Rahmenvertrag angeboten wird, wird in den Hinweisen darauf Bezug genommen. 2 Eine weitere Unterstützung soll die beiliegende Kostenaufstellung sein. Diese kann als Grundlage für die in Ansatz zu bringenden Kosten genutzt werden. Die Kostenaufstellung soll einen Überblick geben, welche Kosten während der Einführung und des Regelbetriebs anfallen und daher auch, ob die jeweils gewählte bzw. beabsichtigte Einführungsvariante/Alternative wirtschaftlich ist. Dabei wurden die bisher vorliegenden Unterlagen des vorgenannten Rahmenvertrages sowie darüber hinaus vorliegende Angebote herangezogen. Somit können sich die EUR- Beträge der einzelnen Positionen in der Kalkulation im Laufe der Zeit verändern und sollten daher im Bedarfsfall entsprechend angepasst werden. 1 Internetseite des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik Standards/Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen/Software/software_node.html 2 ID-Ware ist der Externer Anbieter der Dienstausweisverwaltungs- und bestellsoftware (OMCS) die aktuell über das Kaufhaus des Bundes abgerufen werden kann (Rahmenvertrag bis ). 1

4 Anzusetzen sind immer die aktuell gültigen Kosten (Bruttobeträge). D.h. sofern kein gültiger Rahmenvertrag vorliegt, die Kostenansätze aus den Angeboten der jeweiligen Firmen. Bei vorliegendem, gültigem Rahmenvertrag ist die entsprechend benötigte Anzahl multipliziert mit den im Rahmenvertrag ausgewiesenen Beträgen zugrunde zu legen. Die vorliegende Kostenaufstellung kann auch als IT-Wibe I herangezogen werden, da es im Regelfall schwierig ist den erforderlichen Vergleich der Kosten vor Einführung mit den entstehenden und künftigen Kosten herzustellen. Dabei kann auch die anliegende Nutzwertanalyse hilfreich sein. Die Nutzwertanalyse dient neben dem Kostenüberblick ebenfalls der Unterstützung bei der Entscheidung zur Einführung des eda. Dabei liegt das Augenmerk eher auf Kriterien, wie Komplexität, Anwenderfreundlichkeit, Umsetzungsdauer, Reifegrad des Systems, Nutzerfreundlichkeit oder Daten- und IT-Sicherheit. Hinweis: Die Wibe berücksichtigt auch Personal-, Raumkosten etc. Da diese Kosten nicht zwingend nur im Rahmen der eda-einführung anfallen ist es sinnvoll vor der Erstellung der IT-Wibe zu entscheiden, wie mit Kosten umzugehen ist, die bereits in der laufenden Planung enthalten sind. 3 Hinweise zur Überarbeitung/Anpassung In der vorliegenden IT-Wibe wurde bewusst darauf verzichtet im Bereich Entwicklungs- und Betriebskosten (Hauptgruppe 1 und 2) Beträge einzutragen, da diese immer behördenspezifisch sind und als solche auch immer angepasst werden müssen. Es ist zwingend erforderlich die Muster IT-Wibe sowohl kostenseitig als auch auf Seiten der qualitativen Projektkriterien (D, Q, E-Werte) anzupassen. Unter qualitativen Projektkriterien werden folgende Punkte verstanden: Dringlichkeitskriterien Qualitativ-Strategische Kriterien Externe Effekte In den auszufüllenden Bereichen sind im Bereich der D, Q, E-Werte systemseitig immer Informationen zu den einzelnen Bewertungen enthalten. Auch die Bewertungen der D, Q, und E-Werte sind nicht mit Werten versehen, da auch hier die behördenspezifischen Werte zu ermitteln und aufzunehmen sind. Zu diesem Zweck wurden in den Notizen auch die Bewertungsskalen beispielhaft erweitert. Diese Erweiterungen sollen die Bewertung erleichtern, sind aber nur als optional zu betrachten und können bei Bedarf angepasst werden. Zur Überarbeitung/Anpassung der IT-Wibe sind alle Punkte der Hauptgruppen 1 5 zu aktualisieren. Im Bereich der D, Q, E-Werte sollten die einzutragenden Werte möglichst realistisch bewertet werden, um aussagekräftige Ergebniswerte zu erhalten. 2

5 4 Anwendung beigefügte Datei (Wibe und Kriterienkatalog) Beigefügt enthalten ist die Muster IT-Wibe als Datei für den Wibe-Kalkulator sowie einen Muster Projektgesamtbericht als Auswertung aus dem Wibe-Kalkulator. 3 Einen solchen Projektgesamtbericht, sowie weitere Berichte (z.b. Projektnotizen, Controllingbericht etc.) können nach vollständiger Befüllung des Kalkulators erstellt werden. Der Wibe-Kalkulator ist als Freewaretool auf der Internetseite des Bundesbeauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik kostenfrei herunter zu laden. Die Nutzung des Kalkulators ist in einem Handbuch beschrieben. 4 Ebenso beigefügt ist der Kriterienkatalog als Datei. Dabei handelt es sich um eine edaspezifisch angepasste Version des grundsätzlich verfügbaren Kataloges. Dieser ist zur Erstellung zunächst im Kalkulator zu hinterlegen. 3 Die Bezeichnung der Datei eda-muster_it-wibe1 Version 1 Alternative 8 resultiert aus der Auswahl der 8. Alternative und hat sonst keine weitere Bedeutung. 4 Internetseite des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik Standards/Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen/Software/software_node.html 3