Erfolgreich und rechtssicher beschaffen. Ein Case aus der Praxis

Transkript

1 Erfolgreich und rechtssicher beschaffen Ein Case aus der Praxis

2 Agenda Anforderungsmanagement Adrian Hässig Standardisierter Ausschreibungsprozess Martin Wittenwiller Tool DecisionAdvisor Bettina Stucki Diskussion

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4 Priorität von Zielsetzungen in der Beschaffung sehr hohe eher hohe eher geringe keine weiss nicht Reduktion der Einkaufspreise Einhaltung von Qualitätsvorgaben und Compliance Sicherstellung der Versorgungssicherheit Reduktion von internen Prozesskosten, Steigerung der Zufriedenheit der internen Kunden Schaffen von Kosten-/Ausgabentransparenz Effizienzsteigerung in der Zusammenarbeit mit Schaffen von Prozesstransparenz Entwicklung von Lieferanten Reduktion der Kapitalbindung Outsourcing von Beschaffungsprozessen N= 102 0% 20% 40% 60% 80% 100% Quelle: Tanner/Rüttimann (2012): «Bedeutung der IT in der Beschaffung in Schweizer Grossunternehmen» 4

5 Wenn der Weihnachtsmann einen Rentierschlitten beschafft Weihnachtsmann: Sicherheitsbeauftragter: Logistik: Rentiere:

6 Anforderungen für Rentierschlitten

7 Definition einer Anforderung Anforderung (engl. requirement): eine Aussage über eine zu erfüllende Eigenschaft oder zu erbringende Leistung eines Systems. Funktionale Anforderungen Eine funktionale Anforderung legt fest, was das System tun soll. Bsp. Beim Erfassen oder ändern von Buchungen, sollen neue Konti direkt aus der Buchungsmaske erfasst werden können. Nichtfunktionale Anforderungen Für den Nutzer sichtbare Eigenschaften des Systems, welche nicht direkt mit dem funktionalen Verhalten in Beziehung stehen. Bsp. Eine Onlinehilfe soll kontextbezogen über eine Funktionstaste angezeigt werden können. Randbedingungen Bedingt durch den Betrieb oder die Richtlinien des Systems. Bsp. Der Zugang muss über eine geschützte Internetverbindung gewährleistet sein

8 Erhebungen breit abgestützt [1] Eine Toolfrage? Eine Methodikfrage?

9 Anforderungen erfassen Struktur (einfach und verständlich)

10 Anforderung Praktisches Beispiel «Das System muss Angebote für Einzelfahrten, Bahnersatz, Rufbus und Schülertransporte einplanen, berechnen und abrechnen können.» Qualifikation von Anforderungen: MUSS, KANN, MINDEST = ergeben entsprechende Gewichtungen in der Bewertung

11 Erhebungen breit abgestützt [2] Eine Toolfrage? Eine Methodikfrage?

12 Anforderungserhebung MS Sharepoint Damit die Anforderungen verständlich und für die Analyse - möglichst ohne Rückfragen - genutzt werden können, erfordert dies eine einfach und verständliche Struktur. Im vorliegenden Beschaffungsprojekt, sind die Anforderungen aus Sicht der Funktions- und Rollenträger/innen aufzunehmen (Buchhalter, Disponent, AVOR, etc.). Eingabe gemäss Schablone:

13 Teamleistung moderiert und geführt Verifizieren. stimmen die Anforderungen mit dem Projekt-Auftrag (Scope). hat die Anforderung mit meinem Tagesgeschäft zu tun. ist die Anforderung in einem anderen Tool abgebildet Validieren. sind Anforderungen doppelt vorhanden (gruppieren). ist der Nutzen / Mehrwert für euch als Spezialisten stimmig Priorisieren. kritischer Blick auf die gesetzten Prioritäten. Hitparade erstellen. zusammenfassen, kürzen, umformulieren, schärfen und zum Schluss noch dies: letzte Möglichkeit zur Erfassung von funktionellen Anforderungen

14 Bestandteile der Ausschreibung Lasten-/Pflichtenheft (RFQ) Rahmenbedingungen (Abgabetermin, Terminplan, Struktur der Offerte) AGB s Kriterienkatalog (aus dem Anforderungsmanagement) Aus dem Tool DecisionAdvisor (Excel oder online) Weitere Anhänge Security Dokumente Einkaufspolicy Corporate Responsibility etc

15 Der DecisionAdvisor kann für Beschaffungsvorhaben aller Art eingesetzt werden kann für Beschaffungsvorhaben im privaten wie auch öffentlichen Bereich eingesetzt werden unterstützt den gesamten Ausschreibungsprozess inkl. Generierung von Dokumenten ist das anerkannte Tool für WTO-Ausschreibungen des Bundes

16 Prozess im DecisionAdvisor - online Ausschreibende Stelle Anbieter Erstellen Fragenkatalog Kriterien/Fragen Gewichtung Musskriterien Bewertungsmöglichkeiten Generierter Link Selbstregistrierung * Fragen im System beantworten Antworten bewerten Bewertungen konsolidieren Resultate auswerten * Lieferantenreport, welcher bei Bedarf vom Anbieter unterschrieben an die ausschreibende Stelle geschickt werden kann

17 Ausschreibung erstellen Zugriff übers Internet (

18 Ausschreibung erarbeiten Vorlage verwenden

19 Ausschreibung erarbeiten Struktur Kriterienkatalog MUSS-Kriterien KANN-Kriterien

20 MUSS-Kriterien

21 KANN-Kriterien Manuelle Bewertung der Antworten durch Vergabe einer Note

22 KANN-Kriterien Automatische Bewertung der Antworten durch Normalisierung des Eingabewerts

23 Note Normalisierung «Linear» 5 Druck: Anzahl Seiten pro Minute niedrigster Wert Höchster Wert

24 Note Normalisierung «Formel» 5 Angebote in CHF niedrigster Wert Höchster Wert z.b. 50 % über niedrigstem Wert

25 Gewichtung

26 Qualitätssicherung Gewichtung Normalisierungen (autom. Bewertung) Flags (Muss-Kriterien)

27 Angebot eingeben «online» Alle Antworten und Bemerkungen können gedruckt und unterschrieben werden

28 Offertöffnungsprotokoll

29 Formulare Es können beliebige Formulare pro Phase kundenspezifisch hinterlegt werden. z.b. Offertöffnungsprotokoll, Zusageund Absagebriefe, div. Verfügungen etc. Beispiel der Post CH AG:

30 Demo Bewertung Konsolidierung Auswertung

31 Stärken Nachvollziehbarkeit & Transparenz Klare Argumentation bei Debriefings standardisierter Prozess & dezentralen Zugriff (Web-Technologie) Unterstützung für Präsentationen Übersichtliches Vergleichen von Angeboten Dashboard für den Arbeitsfortschritt Wiederverwendbarkeit von Ausschreibungen Community-Gedanke : Austausch mit anderen Beschaffungsstellen

32 Standardisierter Prozess Anforderungsmanagement Ausschreibung

33 Wann lohnt sich der Einsatz? komplexe Anforderungen viele einfache Ausschreibungen Kurze Beschaffungszeit Beschaffung und Hermes

34 komplexe Anforderungen Viele Kriterien, Angebote und Bewerter -> Tool Einsatz Risikominimierung Partnerschaften Gut strukturierter Kriterienkatalog:

35 Viele einfache Ausschreibungen Prozessoptimierung Standardisierter Ausschreibungsprozess Wiederverwendbarkeit von Ausschreibungen Formulare (z.b. Zu- und Absagebriefe) Zugriff via Internet (orts- und zeitunabhängig) B2B Marktplätze

36 Kurze Beschaffungszeit standardisierter Prozess Zugriff via Internet (Orts- und Zeitunabhängig) Verwenden von Templates Austausch mit anderen Beschaffungsstellen

37 Beschaffung in Projekten

38 SaaS in der Beschaffung - Begriffswolke

39 SaaS Definition SaaS ist die Abkürzung für Software as a Service. SaaS heisst: Dienste aus dem Internet beziehen Keine IT-Infrastruktur notwendig Zugriff für Nutzer via Internet (keine Installation am Arbeitsplatz)

40 Entwicklung SaaS % DecisionAdvisor Trend

41 SaaS Vorteile Keine oder nur geringe Investitionskosten Immer auf der aktuellen Version (Release) Entlastung der eigenen IT Verfügbarkeit: Grundsätzlich 365 Tage/24h Keine eigene Betriebsorganisation (Support, Helpdesk, Applikationsmanagement)

42 SaaS Herausforderungen Anbindung von Umsystemen Externe Datensicherheit Vertrag mit dem SaaS Anbieter

43 Blick in die Zukunft Standardisierung: standardisierte Prozesse, Vorlagen, Formulare Automatisierung: SW-Werkzeuge Industrialisierung: Einfache Prozesse mit Varianten

44 Jetzt geht s los Sich an Bedürfnissen der Organisation ausrichten Interne Sponsoren überzeugen Sich mit verfügbaren Lösungen auseinandersetzen Eignung von Lösungen prüfen Auf vorhandene Standards setzen Lösungen konsequent implementieren und ausrollen

45 Abschluss und Fragerunde Martin Wittenwiller Bettina Stucki Adrian Hässig

46 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!