SEMINAR LOHNAUSWEIS 2016

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1 SEMINAR LOHNAUSWEIS JANUAR 2017 ZÜRICH MARRIOTT HOTEL 0B Brigitte Zulauf Partnerin, Leiterin Treuhand PwC Schweiz, Zürich Ehemaliges Mitglied Arbeitsgruppe Lohnausweis Schweizerische Steuerkonferenz SSK Lesbarkeit der Folien Für eine bessere Lesbarkeit finden Sie die Folien dieser Veranstaltung im elektronischen und skalierbaren Format im geschützten Teilnehmerbereich unter Unternehmer Forum Schweiz AG Zellerstrasse 58, 8038 Zürich Telefon Telefax

2 Unternehmer Forum Schweiz Lohnausweis 2016 Grundlagen und Beispiele Ziele des Seminars Sie kennen den neuen Lohnausweis und die Wegleitung zum neuen Lohnausweis mit allen möglichen Auswirkungen und führen Lohnbuchhaltungen nach den neusten Erkenntnissen. Sie sind in der Lage, die Urkunde Lohnausweis korrekt und vollständig auszufüllen und kennen die Risiken, bei nicht richtig ausgefüllten Lohnausweisen. Sie erfahren alles Wissenswerte zu Pauschalregelungen und Spesenreglementen. PwC 2 Seminar Lohnausweis

3 Grundlagen/Wegleitung zum Lohnausweis Formular (1/2) PwC 3 Grundlagen/Wegleitung zum Lohnausweis Formular (2/2) Das Formular besteht aus: Kopfteil (A bis H) Einkommensteil, Sozialversicherungsabzüge, bis Nettolohn (Ziffer 1-11) Quellensteuerabzug, Spesen und Diverses (Ziffer 12-15, I) Erweiterte Informationen auf Beiblatt PwC 4 Seminar Lohnausweis

4 Unternehmer Forum Schweiz: Lohnausweis 2016 PwC Januar Die einzelnen Rubriken (1/20) A/B: Lohnausweis oder Rentenbescheinigung C: AHV-Nummer des Mitarbeitenden; seit ist nur die 13 stellige (seit 2008 eingeführte) AHV-Nummer anzugeben; die alte Nummer im linken Feld muss nicht mehr angegeben werden D: Einkommensjahr E: Dauer der Beschäftigung (Beginn erste Beschäftigung, Ende letzte Beschäftigung) F: Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort G: Kantinenverpflegung/Lunch-Checks H: Name und Adresse (Wohnsitz) des Mitarbeitenden PwC 6 Seminar Lohnausweis

5 Die einzelnen Rubriken (2/20) Feld F: Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort Geschäftswagen mit Privatbenützung (oder nur Arbeitsweg), evtl. zusätzlich Betrag in Ziffer 2.2, Bemerkung unter Ziffer 15 reicht nicht. Streckenabo/GA bezahlt (sofern keine Aufrechnung erforderlich) Seit : Werden dem Mitarbeitenden die Kosten für den Arbeitsweg bezahlt, ist der Betrag als Berufskostenentschädigung in Ziffer 2.3 zu deklarieren; kein Kreuz im Feld F. Weitere Erläuterungen siehe bei FABI steuerliche Auswirkungen PwC 7 Die einzelnen Rubriken (3/20) Feld G: Kantinenverpflegung/Lunch-Checks Mittagessen von mehr als 50 % (mit Spesenreglement i.d.r. 40 bis 60 %) durch Arbeitgeber bezahlt (z.b. in Form von Spesen) Kantinenverpflegung (verbilligt; unerheblich, ob die einzelnen Mitarbeitenden davon Gebrauch machen wollen/können, z.b. Aussendienst/Schicht); evtl. ergänzende Erläuterung in Ziffer 15 Lunch-Checks Achtung, auch hier kantonale Unterschiede bzgl. Kantine ja/nein etc. PwC 8 Seminar Lohnausweis

6 Die einzelnen Rubriken (4/20) Unternehmer Forum Schweiz: Lohnausweis 2016 PwC Januar Die einzelnen Rubriken (5/20) Lohn/Rente (Ziffer 1) (soweit diese nicht in Ziffer 2-7 speziell aufgeführt werden müssen) Ordentliche Saläre Sämtliche Zulagen wie z.b. Familien-/Ausbildungszulagen (falls die Auszahlung durch die Ausgleichskasse direkt an den Mitarbeitenden erfolgt, entsprechende Bemerkung in Ziffer 15) Schicht-, Pikett-, Versetzungs-, Nacht-, Sonntags-, Schmutz- und Wegzulagen, alle Prämien usw. Provisionen Vergütungen für den Arbeitsweg Alle Barbeiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort PwC 10 Seminar Lohnausweis

7 Die einzelnen Rubriken (6/20) Gehaltsnebenleistungen (Ziffer 2) Verpflegung und Unterkunft Privatanteil Geschäftswagen. Seit : Präzisierung beim Kaufpreis 0,8 % des Kaufpreises inkl. sämtlichen Sonderausstattungen (exkl. MWST) Andere Gehaltsnebenleistungen Ziffer 2.3: Neu seit : Pauschale Berufskosten Expatriates (Weitere Erläuterungen siehe bei Expatriates) PwC 11 Die einzelnen Rubriken (7/20) Unregelmässige Leistungen (Ziffer 3) z.b. Bonuszahlungen, An-/ Austrittsentschädigungen, Treueprämien, Dienstaltersgeschenke, Jubiläumsgeschenke, Umzugsentschädigungen usw. Frage der korrekten Umrechnung auf Jahresbasis bei unterjähriger Steuerpflicht PwC 12 Seminar Lohnausweis

8 Beispiel unregelmässige Leistungen (8/20) Mitarbeitender ist beschäftigt vom bis Monatlicher Lohn ist CHF 5 000, somit CHF Im Februar erhält er einen Bonus von CHF Auf dem Lohnausweis werden CHF bescheinigt. Mitarbeitender verlässt die Schweiz und muss eine unterjährige Steuererklärung einreichen. Wenn ausserordentliches Einkommen nicht ausgeschieden wird (Ziffer 3), so wird der Mitarbeitende CHF zum Satz von CHF versteuern müssen. Wenn ausgeschieden, erfolgt die Besteuerung von CHF zum Satz von CHF PwC 13 Die einzelnen Rubriken (9/20) Kapitalleistungen (Ziffer 4) Grund/Art der Kapitalleistung angeben wegen möglicherweise reduziertem Steuersatz wie z.b. Abgangsentschädigungen und Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen (nicht anzugeben sind Vorsorgeleistungen, die zu Recht von der selbstständigen Vorsorgestiftung ausbezahlt werden). PwC 14 Seminar Lohnausweis

9 Die einzelnen Rubriken (10/20) Beteiligungsrechte (Ziffer 5) Neu seit : Ergänzung bei Mitarbeiterbeteiligungen (Rz 29) Wird der geldwerte Vorteil nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses an eine in der Schweiz oder im Ausland ansässige Person ausgerichtet resp. bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis nach Wegzug aus der Schweiz gewährt, muss der Arbeitgeber den zuständigen kantonalen Behörden eine Bescheinigung zustellen. Zusätzlich sind die Bescheinigungspflichten gemäss AHVV zu beachten. PwC 15 Die einzelnen Rubriken (11/20) Verwaltungsratsentschädigungen (Ziffer 6) Andere Leistungen (Ziffer 7) Leistungen, die ihren Grund im Arbeitsverhältnis haben und nicht in Ziffer 1-6 aufgeführt wurden, wie z.b.: Trinkgelder Taggelder der Versicherung, Leistungen der Arbeitslosenversicherung, Leistungen der EO, soweit durch Arbeitgeber ausbezahlt Beiträge des Arbeitgebers an Versicherungen, wie z.b. Krankenkasse, alle Formen der freien Vorsorge usw. Vom Arbeitgeber übernommene Steuern ( nicht abschliessend) PwC 16 Seminar Lohnausweis

10 Die einzelnen Rubriken (12/20) Bruttolohn total/rente (Ziffer 8) (ist Total von Ziffer 1-7) Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV (Ziffer 9); Bestehende Regelung von Rz 42 ist nicht nur im Falle der Koordination EU-CH analog anzuwenden, sondern auch für Mitarbeitende die in einem vergleichbaren Sozialversicherungssystem (internationale Sozialversicherungsabkommen) des Herkunftslands verbleiben. Berufliche Vorsorge (Ziffer 10) 10.1 Ordentliche Beiträge 10.2 Beiträge für den Einkauf (jedoch nicht, wenn Einkauf durch den Mitarbeitenden selber getätigt wurde) Nettolohn/Rente (Ziffer 11) PwC 17 Die einzelnen Rubriken (13/20) Unternehmer Forum Schweiz: Lohnausweis 2016 PwC Januar Seminar Lohnausweis

11 Die einzelnen Rubriken (14/20) Quellensteuerabzug (Ziffer 12) (sofern die QSt. vom Arbeitgeber bezahlt wird, Betrag in Ziffer 7 und Hinweis dazu in Ziffer 15) PwC 19 Die einzelnen Rubriken (15/20) Spesenvergütungen (Ziffer 13) Effektive Spesenvergütungen und Pauschalspesen. Neu seit : Spesenvergütungen (Rz 52): Alle effektiven Spesenvergütungen sind zu deklarieren (inkl. Spesenauslagen welche über Firmenkreditkarten bezahlt werden). Keine Deklarationspflicht, wenn die Vorgaben von Rz 52 eingehalten werden. Für die Anwendung der in Rz 52 aufgeführten Pauschalen, ist eine tatsächliche Reisetätigkeit Voraussetzung. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig. PwC 20 Seminar Lohnausweis

12 Die einzelnen Rubriken (16/20) Neu seit : Übrige effektive Spesen (Rz 57) Auf eine Bescheinigung der effektiven Expatriatspesen kann verzichtet werden, wenn ein Ruling mit den Steuerbehörden besteht In Ziffer 15 ist in diesen Fällen auf das Ruling hinzuweisen (siehe Rz 65a). Neu seit : Übrige Pauschalspesen (Rz 60) Gemäss Art. 2 Abs. 3 Bst. b ExpaV sind die in Form einer Pauschale vergüteten besonderen Berufskosten von Expatriates nicht in Ziffer , sondern in Ziffer 2.3 als steuerpflichtiger Lohn mit der Bemerkung «Pauschalspesen Expatriates» aufzuführen. Weitere Erläuterungen: siehe bei «ExpaV» PwC 21 Die einzelnen Rubriken (17/20) Aus- und Weiterbildung inkl. Umschulungskosten (Rz 61) In Ziffer 13.3 sind sämtliche effektiven Vergütungen des Arbeitgebers für berufsorientierte Aus- und Weiterbildungskosten inkl. Umschulungskosten (neu seit ) zu deklarieren, die dem Mitarbeitenden vergütet werden. Bezahlt der Arbeitgeber die Vergütung direkt an das Bildungsinstitut bzw. an Dritte (und sofern die Rechnung auf den Arbeitgeber lautet), muss dies nicht auf dem Lohnausweis vermerkt werden (neu seit : Unabhängig von der Höhe des Betrages). Wird jedoch eine Rechnung vergütet, welche auf den Mitarbeitenden lautet, muss diese immer bescheinigt werden. PwC 22 Seminar Lohnausweis

13 Die einzelnen Rubriken (18/20) Weitere Gehaltsnebenleistungen, Rz 62/Ziffer 14 (1/2) Auf diesen Zeilen sind (ohne Angabe des Betrages) die Gehaltsnebenleistungen des Arbeitgebers aufzuführen, die er nicht selbst bewerten kann und die er deshalb nicht unter Ziffer 2 des Lohnausweises deklariert hat. Als solche Gehaltsnebenleistungen gelten geldwerte Vorteile verschiedenster Art. In Betracht fallen insb. Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers, die der Arbeitnehmer gratis oder zu einem besonders tiefen Vorzugspreis erworben hat. PwC 23 Die einzelnen Rubriken (19/20) Weitere Gehaltsnebenleistungen, Rz 62/Ziffer 14 (2/2) Ein Hinweis auf solche Gehaltsnebenleistungen ist nicht notwendig, wenn es sich bei der Gehaltsnebenleistung um eine Vergünstigung handelt, die gemäss den AHV-Richtlinien als geringfügig betrachtet wird (Stand : CHF 2 300). Als geringfügig gelten die branchenüblichen Rabatte, sofern der Arbeitgeber die Waren usw. dem Arbeitnehmer ausschliesslich zu dessen Eigengebrauch und zu einem Preis, der mindestens die Selbstkosten deckt, zukommen lässt. Weitere Ausnahmen von der Deklarationspflicht sind in Rz 72 aufgeführt. Zusätzliche Präzision seit : Personalvergünstigungen an dem Mitarbeitenden nahestehende Personen sind in Ziffer 2.3 zu deklarieren. PwC 24 Seminar Lohnausweis

14 Die einzelnen Rubriken (20/20) Spesenreglement, neu seit : Präzisierung beim genehmigten Spesenreglement (Rz 65) in diesem Fall ist in Ziffer kein Kreuz zu setzen. Bemerkungen (Ziffer 15), z.b.: Genehmigtes Spesenreglement Genehmigtes Expatriate-Ruling Bei Aussendienst-Mitarbeitenden: Anteil Aussendienst (in %) Generell: Bemerkungen, die der Transparenz dienen Fakultativ: bspw. durch Mitarbeitenden bezahlte KTG-Prämien I: Ort und Datum Arbeitgeberangaben PwC 25 Beiblatt zum Lohnausweis z.b. Arbeitsort, unregelmässige Leistungen, Mitarbeiteroptionen, Mitarbeiteraktien, Details/Erläuterungen, wenn Platz auf Formular nicht reicht pro Rubrik, weitere steuerpflichtige Gehaltsnebenleistungen, Aus- und Weiterbildung, Umzugsentschädigung, etc. Keine Formvorschriften des Beiblattes, jedoch zwingend Vermerk Name, Adresse, AHV-Nr. und Sozialversicherungsnummer. PwC 26 Seminar Lohnausweis

15 «Nicht zu deklarierende Leistungen» Rz 72 (1/2) Halbtax-Abonnement der SBB (nicht GA) Reka-Checks: Vergünstigungen bis CHF 600 pro Jahr Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer etc.) Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften bis CHF im Einzelfall Beiträge an Fachverbände unbeschränkt Branchenübliche Rabatte auf Waren, sofern für Eigenbedarf PwC 27 «Nicht zu deklarierende Leistungen» Rz 72 (2/2) Zutrittskarten für kulturelle, sportliche oder andere gesellschaftliche Ereignisse bis CHF 500 pro Ereignis Bezahlung der Reisekosten für Ehegatten oder Partner, die den Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen begleiten Beiträge an Kinderkrippen (nicht: sofern für einen bestimmten Mitarbeitenden) Gratis-Parkplatz am Arbeitsort Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen, welche auf Verlangen des Arbeitgebers oder der Pensionskasse erfolgen Gutschriften von Flugmeilen (sollten geschäftlich verwendet werden) PwC 28 Seminar Lohnausweis

16 Deklaration von Gehaltsnebenleistungen und Spesenvergütungen Unternehmer Forum Schweiz: Lohnausweis 2016 PwC Januar Abgrenzung Begriffsdefinition Grundsatz: Alles, was dem Mitarbeitenden bezahlt wird, ist grundsätzlich Einkommen unabhängig von der Bezahlungsart (Spesenformular, Kreditkarten, Kreditoren, Kasse etc.). Gehaltsnebenleistungen können zusätzliche steuerbare Leistungen sein oder unter Umständen auch berufsnotwendige Unkosten, resp. Spesen darstellen. Effektive Spesen sind kein Lohnbestandteil sofern sie nicht übersetzt sind. Im Spesenreglement werden die Spesenarten auf- und ausgeführt. PwC 30 Seminar Lohnausweis

17 Abgrenzung Rechtliches (1/2) Der Arbeitgeber ist gemäss OR verpflichtet dem Mitarbeitenden die entstandenen Auslagen zur Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit (z.b. Geschäftsreise) zu vergüten: Grundsätzlich sind diese Spesen kein steuerbarer Lohn. Keine Spesenvergütungen sind Entschädigungen welche Kosten abdecken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen, sogenannte Berufsauslagen (z.b. Wegvergütung, Entschädigungen an das Arbeitszimmer zu Hause, oder Umzugsentschädigungen): Diese Auslagen kann der Mitarbeitende unter Umständen in seiner persönlichen Steuererklärung geltend machen. Die Form der Bezahlung ist nicht ausschlaggebend, ob es sich um Spesen handelt oder nicht (Kasse, Kreditkarte, Spesenbeleg, Kreditorenrechnung etc.). PwC 31 Abgrenzung Rechtliches (2/2) Verpflegungskosten Kanton Bern: die neuere Praxis ist nun in der Quellensteuer-Wegleitung gültig ab explizit aufgeführt bei «Übernimmt der SSL bei Geschäftsreisen die Verpflegungskosten der qsp, ist der im Quellensteuertarif bereits pauschal berücksichtigte Verpflegungskostenabzug zu kürzen (vgl. Rz 15 Abs. 2), indem die vom Arbeitgeber übernommenen Verpflegungskosten zum Bruttolohn hinzugerechnet werden.» * (SSL = Schuldner/in der steuerbaren Leistung) * (qsp = quellenbesteuerte Person) PwC 32 Seminar Lohnausweis

18 Was sind Spesen? Freizeit Arbeitszeit Freizeit 08:00 18:00 Rückerstattung der Kosten zur Ausübung des Berufes Zum Bruttolohn addiert Von Steuerbehörde überprüft Rückerstattung der geschäftlich notwendigen Auslagen Nicht zum Bruttolohn addiert Von Arbeitgeber überprüft Spesen Rückerstattung der Kosten zur Ausübung des Berufes Zum Bruttolohn addiert Von Steuerbehörde überprüft Lebenshaltungskosten Lebenshaltungskosten PwC 33 Nationales Steuerrecht Nettoprinzip der Besteuerung Art. 16 DBG: Einkünfte 1 Der Einkommenssteuer unterliegen alle wiederkehrenden und einmaligen Einkünfte. 2 Als Einkommen gelten auch Naturalbezüge jeder Art, insbesondere freie Verpflegung und Unterkunft sowie der Wert selbstverbrauchter Erzeugnisse und Waren des eigenen Betriebes; sie werden nach ihrem Marktwert bemessen. 3 Die Kapitalgewinne aus der Veräusserung von Privatvermögen sind steuerfrei. Art. 25 DBG: Abzüge Zur Ermittlung des Reineinkommens werden von den gesamten steuerbaren Einkünften die Aufwendungen und allgemeinen Abzüge nach den Artikeln 26-33a abgezogen. Hier: Einkünfte aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit, Art d DBG Hier: Berufskosten, Art. 26 DBG PwC 34 Seminar Lohnausweis

19 Nationales Steuerrecht Typologie der Berufskosten (1/2) 2. Abschnitt DBG: Unselbstständige Erwerbstätigkeit Art Als Berufskosten werden abgezogen: a. die notwendigen Kosten bis zu einem Maximalbetrag von CHF für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte; b. die notwendigen Mehrkosten für Verpflegung ausserhalb der Wohnstätte und bei Schichtarbeit; c. die übrigen für die Ausübung des Berufes erforderlichen Kosten; Artikel 33 Absatz 1 Buchstabe j bleibt vorbehalten. 2 Für die Berufskosten nach Absatz 1 Buchstaben b und c werden Pauschalansätze festgelegt; im Fall von Absatz 1 Buchstabe c steht der steuerpflichtigen Person der Nachweis höherer Kosten offen. PwC 35 Nationales Steuerrecht Typologie der Berufskosten (2/2) Elementare Pauschalansätze 2016 gem. VO der EFD über den Abzug von Berufskosten der unselbstständigen Erwerbstätigkeit bei der direkten Bundessteuer* Fahrkosten (Art. 5 VO EFD) Verpflegungsmehraufwand (Art. 6 VO EFD) Übrige Berufskosten (Art. 7 VO EFD) Auto: CHF -.70 je Fahr-km Motorrad: CHF -.40 je Fahr-km Fahrrad u. Motorrad bis 50 cm 3 : CHF 700 im Jahr Bei auswärtiger Verpflegung: CHF/Tag 15 CHF/Jahr Max Bei Wochenaufenthaltern: CHF/Tag 30 CHF/Tag Max % des Nettolohnes im Jahr Min. CHF Max. CHF *FABI seit max. CHF pro Jahr (Bund; Kantone unterschiedlich) PwC 36 Seminar Lohnausweis

20 Gesetzesgrundlagen und Änderungen Grundlagen Spesen: Arbeitsrecht und Sozialversicherungen Arbeitsrecht Sozialversicherungen OR: Art. 327a AHVV: Art. 9 1 Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die 1 Unkosten sind Auslagen, die den Arbeitnehmenden bei Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen der Ausführung ihrer Arbeiten entstehen. zu ersetzen, bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch Entschädigungen der Arbeitgebenden dafür gehören nicht die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen. zum massgebenden Lohn. 2 Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Siehe auch WML Rz 3001 ff. Entschädigung, wie namentlich ein Taggeld oder eine Die Pauschalbeträge müssen den effektiven Unkosten pauschale Wochen- oder Monatsvergütung festgesetzt zumindest gesamthaft gesehen entsprechen, d.h. sie werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden müssen mit den im Einzelfall tatsächlich gegebenen Auslagen gedeckt werden müssen. Verhältnissen im Einklang stehen. Dabei ist aufgrund der Gegebenheiten in der konkreten Situation zu entscheiden. (Rz 3014 WML) «Muss mindestens die Auslagen decken» «Darf maximal die Auslagen decken» PwC 37 Gesetzesgrundlagen und Änderungen Grundlagen Spesen vs. Berufskosten Spesen Berufskosten (Art. 26 i.v.m. Art 25 DBG) Keine explizite gesetzliche Definition vor- Berufskosten sind Gewinnungskosten, d.h. sie handen; Anlehnung an OR und AHVV. haben ihren Grund in der beruflichen Tätigkeit. «Spesen sind Unkosten, welche dem Arbeit- Sie müssen notwendig resp. erforderlich sein. nehmer erwachsen bei der Vornahme einzelner dienstlicher Verrichtungen» 1 Berufsauslagen fallen grundsätzlich vor und Spesen fallen grundsätzlich während der nach der Arbeitszeit an. Arbeitszeit an. Vergütungen des Arbeitgebers, welche nicht als Spesen qualifizieren, sind Benefits (Lohnbestandteil); allenfalls sind sie beim Mitarbeitenden abzugsfähige Berufskosten 1 Richner/Frei/Kaufmann/Meuter; Kommentar zur Zürcher Steuergesetz; 3. A.; N 49 zu 17 PwC 38 Seminar Lohnausweis

21 Zweck eines Spesenreglements Klare Definition der im Reglement eingeschlossenen Mitarbeitenden (Ein VR kann nie in einem Spesenreglement abgehandelt werden ausser er sei gleichzeitig Delegierter des VR in der GL.) Regelung der Ansprüche auf Entschädigung der effektiven Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen, sowie weiterer geschäftlich begründeter Auslagen Regelung der Pauschalspesen für leitendes Personal und Aussendienstmitarbeitende Regelung der Geschäftsautos PwC 39 Vorteile eines Spesenreglements Klare und transparente Regelungen Attraktivität des Arbeitsplatzes/Gleichbehandlung der Mitarbeitenden Rationalisierung und Entlastung der Mitarbeitenden und der Personaladministration PwC 40 Seminar Lohnausweis

22 Struktur eines Spesenreglements Aufbau des Spesenreglements Allgemeiner Teil Spesenansätze Administrative Bestimmungen Verschiedene Reglemente möglich Grundreglement, welches für alle Mitarbeitenden Gültigkeit hat Zusatzreglemente z.b. für leitende Angestellte, Aussendienstpersonal oder Geschäftswagen PwC 41 Was gehört in ein Zusatzspesenreglement? Alle Ansätze, die das allgemeine Reglement aufgrund der vordefinierten Mitarbeiterkategorie übersteigen, zum Beispiel: Pauschalspesenentschädigungen für leitende Angestellte Pauschalspesenentschädigungen für Aussendienstmitarbeitende PwC 42 Seminar Lohnausweis

23 Vorteile eines genehmigten Spesenreglements Sicherheit vor Aufrechnungen durch das Steueramt und in der Regel auch von den Sozialversicherungsbehörden Dispens von der Bescheinigungspflicht der effektiven Spesen auf dem Lohnausweis Dispens vom Plausibilitätsnachweis der Pauschalspesen wird teilweise trotzdem hinterfragt Optimierung Sozialversicherungen und Steuern Pauschalspesen sind nicht quellensteuerpflichtig Falls versehentlich dennoch Quellensteuern darauf bezahlt wurden, besteht die Möglichkeit dies über 5 Jahre zurück korrigieren zu lassen (falls nicht zusätzlich ordentlich veranlagt). PwC 43 Genehmigtes Spesenreglement Verpflichtungen Der Arbeitgeber muss sich zur Einhaltung verpflichten (schriftliche Bestätigung zuhanden der Steuerbehörde). Jede Änderung des Spesenreglements muss vorgängig der Steuerbehörde zur Genehmigung vorgelegt werden. Leistungen, welche die genehmigten Ansätze übersteigen, sind als Salärbestandteil auszuweisen. Einreichung einer jährlichen Liste (Name/Titel, etc.; je nach Kanton) mit Angabe der bezahlten Pauschalspesen PwC 44 Seminar Lohnausweis

24 Genehmigung des Spesenreglements Der Hauptsitzkanton des Unternehmens genehmigt das Spesenreglement. In der Praxis halten sich die Kantone grundsätzlich an den Vorschlag der Wegleitung zum Lohnausweis (Anerkennung des genehmigten Spesenreglementes). Ein im Kanton Genf für eine Unternehmung genehmigtes Spesenreglement resp. das Spesenreglement FER CIAM kann nicht für Mitarbeitende in einem anderen Wohnsitzkanton ohne Probleme angewendet werden (zu hohe Pauschalspesen, unlimitierte Spesensätze, etc.). PwC 45 Spesen und Sozialversicherungen Ein genehmigtes Spesenreglement kann auch bei der AHV eingereicht werden. Wird dies genehmigt (in der Regel ja), kann für die Sozialversicherungen auf eine Deklaration verzichtet werden. Die Begründung ist der «Unkostenbegriff». Mit der vereinfachten Deklaration (Spesen gemäss Rz 52) entstehen in der Regel aus AHV-Sicht nur Unkosten, weshalb hier keine sozialversicherungspflichtigen Lohnbestandteile zu erwarten sind. Besteht weder ein genehmigtes Spesenreglement noch die Möglichkeit der vereinfachten Deklaration, müssen die so genannten Spesen genauestens auf mögliche AHV-Konsequenzen überprüft werden. PwC 46 Seminar Lohnausweis

25 Vereinfachte Deklaration (1/2) Keine Deklarationspflicht besteht, wenn folgende Vorgaben eingehalten werden (Rz 52 gem. Wegleitung zum Lohnausweis): Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet. Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von max. CHF 35 bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit beträgt max. CHF 30. Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung abgerechnet. Die Benutzung öffentlicher Transportmittel erfolgt gegen Beleg. Für die geschäftliche Benutzung des Privatwagens werden max. CHF 0.70 pro Kilometer vergütet. Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von max. CHF 20 vergütet. PwC 47 Vereinfachte Deklaration (2/2) Werden alle diese Vorgaben eingehalten, genügt es, im kleinen Feld bei Ziffer des Lohnausweises ein Kreuz einzusetzen; auf die Angabe des effektiven Spesenbetrages kann verzichtet werden. Pauschale Spesenvergütungen fallen aber nicht darunter und sind bei allen Mitarbeitenden auf dem Lohnausweis betragsmässig anzugeben (gilt auch bei genehmigten Spesenreglementen) (gem. Rz 53). Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (gem. Rz 53). Pauschalspesen sind bei nicht genehmigten Spesenreglementen quellensteuerpflichtig. PwC 48 Seminar Lohnausweis

26 Internes Reglement ohne Genehmigung Grundsatz Werden Spesen vergütet, welche die festgesetzten Ansätze gemäss Wegleitung übersteigen, so müssen alle Spesen in Ziffer 13 (13.1 und 13.2) detailliert aufgeführt werden, und zwar unabhängig davon, ob es sich um einen Mitarbeitenden oder um leitende Angestellte/Aussendienstmitarbeitende handelt. Die Steuerbehörde kann diese Spesen hinterfragen und teilweise bei den Mitarbeitenden aufrechnen. PwC 49 Grundsatz Übersicht Gehaltsnebenleistungen müssen unter... F Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort G Kantinenverpflegung/Lunch-Checks Gehaltsnebenleistungen (Ziffer 2) Verpflegung/Unterkunft (Zimmer) (Ziffer 2.1) Privatanteil Geschäftswagen (Ziffer 2.2) Andere (Ziffer 2.3) Andere Leistungen (Ziffer 7) Beiträge an die Weiterbildung (Ziffer 13.3) Weitere Gehaltsnebenleistungen (Ziffer 14) aufgeführt werden (eventuell Beiblatt). Ziffern 2 und 7 fliessen in den steuerbaren Bruttolohn. PwC 50 Seminar Lohnausweis

27 Keine Anforderung der Wegleitung Rentenbesteuerung deutsche Grenzgänger (1/3) Urteil des Bundesfinanzhof vom als Auslöser Seit 2005 werden Kapitalauszahlungen und Renten aus Schweizer Pensionskassen analog der deutschen gesetzlichen Rentenversicherung besteuert. Zunächst wurden 50 % dieser Einkünfte besteuert, mit schrittweiser Erhöhung bis 2040 sollen die vollen Einkünfte besteuert werden. Für die steuerliche Beurteilung von Leistungen aus der PK privater Arbeitgeber muss zwischen Leistungen aus Obligatorium und aus Überobligatorium unterschieden werden. Nur Leistungen aus Obligatorium sind analog der deutschen Versicherung zu besteuern. PwC 51 Beschlossen/Inkraftsetzung festgelegt Rentenbesteuerung deutsche Grenzgänger (2/3) Leistungen aus Überobligatorium sind analog einer Lebensversicherung mit Kapitalwahlrecht zu versteuern und unter bestimmten Voraussetzungen sogar steuerfrei. Auszahlung als Kapital; Eintritt in PK vor ; Vertragsdauer > 12 Jahre Bei Leistung als Rente und Erfüllung dieser Kriterien ist die Besteuerung auf in Höhe des Zinsanteils oder Ertragsanteils nötig, was ebenso zu einer Reduktion der Steuerlast führt. Neu können nur noch die obligatorischen Beiträge als Basisvorsorgeaufwendungen abgezogen werden, was zu einer stärkeren steuerlichen Belastung führt. (BVG Minimum Sparbeitrag max. 50 %) PwC 52 Seminar Lohnausweis

28 Beschlossen/Inkraftsetzung festgelegt Rentenbesteuerung deutsche Grenzgänger (3/3) Die das Obligatorium übersteigenden Arbeitgeberbeiträge sollten dem Mitarbeitenden von der PK bekannt gemacht werden, weil diese steuerlich aufgerechnet werden AN-Beitrag AN-Beitrag AG-Beitrag AG-Beitrag BVG Über BVG BVG Über BVG Meinung PwC: Nur die Sparbeiträge entgegen Mitteilung ASIP PwC 53 Häufigste Stolpersteine aus Praxiserfahrung (1/2) Abgrenzung Spesen/Lohn/Berufsauslagen Wann ist etwas regelmässig und wann nicht Kreuze im Kopfteil! F und G Gehört zum Lohnausweis und muss sauber bewirtschaftet werden Was ist ein Geschäftsauto und was nicht? Spezialfälle AG-Beiträge NBU, KTG, UVG Z bei Gleichbehandlung was ist eine Gleichbehandlung und was eine Ungleichbehandlung? Spezialitäten bei den kantonalen Abzügen auf eidgenössischem Lohnausweis zugelassen oder nicht? Netto garantierte Lohnelemente wie darstellen? Massgebende Adresse auf dem Lohnausweis Trennung von Lohnausweisen PwC 54 Seminar Lohnausweis

29 Häufigste Stolpersteine aus Praxiserfahrung (2/2) Unterjährige Wechsel Geschäftsauto neu z.b. Juli, Rückgabe Geschäftsauto z.b. Ende September Rabattierung wann hat dies Auswirkungen auf dem Lohnausweis? Kinderzulagen Kanton Genf durch Ausgleichskasse direkt bezahlt Darstellung von längeren Absenzen Unklarheiten bei den Mitarbeiterbeteiligungen unterschiedliche Anforderungen bezüglich Beiblätter von verschiedenen Kantonen Expatriatespesen! Was ist ein Expatriate? Freistellung, unbezahlter Urlaub, Übergangsrenten (Unterschiede zur AHV) Etc. PwC 55 Seminar Lohnausweis