ShareForm. Die flexible Lösung für den Außendienst

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1 ShareForm Die flexible Lösung für den Außendienst Point of Sale Merchandising Facility-Management Sicherheitsdienste Vending-Automatenwirtschaft Service- und Reparaturdienste

2 Was ist ShareForm? Smartphone und Browser mehr braucht man heute nicht, um im Außendienst kundenorientiert und erfolgreich zu sein! Von der Zufriedenheitsbefragung, der Warenbestandserfassung, der Dokumentation von durchgeführten Reparatur- oder Marketingmaßnahmen bis hin zur Erfassung von Auffälligkeiten während eines Kontrollgangs mit GPS-Koordinate, Datum, Uhrzeit und Fotobeweis ShareForm ist der ideale Begleiter für vielfältigste Außendienstaufgaben. ShareForm besteht aus zwei Bereichen, dem Cloud Service, in dem Einsätze und Aufträge bequem im Webbrowser geplant, überwacht und ausgewertet werden und der mobilen Datenerfassung per Smartphone- oder Tablet-App. ShareForm unterstützt damit auch explizit den BYOD-Ansatz ( Bring your own device ), bei dem Mitarbeiter ihre eigenen Geräte ins Unternehmen mitbringen können, um sie auch dort produktiv zu nutzen. Funktionsprinzip Mit wenigen Klicks lassen sich die Aufgaben der Außendienstmitarbeiter in einer Webapplikation definieren. Sobald diese dem Einsatzort und den Mitarbeitern zugeordnet sind, werden sie in Echtzeit auf die mobilen Endgeräte übertragen. Auch kurzfristige Auftragsänderungen können sofort disponiert werden. Der Außendienstmitarbeiter hat somit immer und überall Zugriff auf seine aktuellen Aufträge und kann diese direkt vor Ort erfassen. Auf dem mobilen Endgerät wird auch kontrolliert, ob die Angaben plausibel sind und ob nichts vergessen wurde. Eine Nacherfassung oder ein zusätzlicher Besuch ist damit nicht mehr notwendig. Die Ergebnisse der mobilen Erfassungen werden ebenfalls in Echtzeit an die Zentrale übermittelt, die dadurch stets einen aktuellen Überblick über die Aufträge hat und so die definierten Qualitätsstandards besser kontrollieren kann.

3 Kosteneffizienz und Kundentransparenz Die Vorteile von ShareForm liegen seitens des Dienstleisters in der Optimierung der internen Kosten und der Arbeitsabläufe und seitens des Auftraggebers in der Kontrollmöglichkeit der definierten Arbeitsprozesse während des Projekts. Mittels digitalem Workflow lassen sich die vereinbarten Prozesse und Vorgaben systematisch durchführen. Es entfällt ein zeitaufwendiges Übertragen der Bestellungen, der Aufzeichnungen oder Interviews in externe Programme (z. B. Microsoft Excel 1 ). Damit bleibt mehr Zeit für das Wesentliche, den Kundenkontakt. Da der Außendienstmitarbeiter über sein mobiles Endgerät die Möglichkeit hat, auf zurückliegende Berichte und Aufträge zuzugreifen, kann er auftretende Fragen direkt beim Kunden besprechen. Mittels des Rechtemanagements können darüber hinaus individuelle Berichte und Auswertungen angelegt und dem Auftraggeber zugänglich gemacht werden (z. B. zum Auftragsstand oder zu Out-of-Stock- und Out-of-Shelf-Analysen). Die mobile Datenerfassung Flexibel einsetzbar, zuverlässig und intuitiv zu bedienen Die ShareForm App läuft auf dem iphone und ipad sowie auf Android Smartphones und Tablets. Dank ihres übersichtlichen Aufbaus wird der Anwender Schritt für Schritt durch die einzelnen Menüpunkte und Eingabefelder geführt. Eine Plausibilitätskontrolle verhindert, dass einzelne Eingabefelder übersehen werden. Möglichkeiten zur Datenerfassung Freier oder vorgegebener Text Datum und Uhrzeit Checklisten Telefon Direktwahltasten Unterschriften zur Bestätigung der Arbeiten Fotos zur Dokumentation oder Beweissicherung Barcode scannen Fotos, Barcodes und Unterschriften werden optional mit Datum, Uhrzeit und GPS-Koordinate erfasst. *Excel ist eine eingetragene Marke bzw. Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA bzw. der Microsoft Deutschland GmbH

4 Weitere Optionen Per Direktwahltasten telefonieren, ohne die Applikation zu verlassen Datenerfassung ist auch ohne Mobilfunkverbindung möglich Übernahme von Informationen aus vorangegangenen Aufträgen Dynamische Bereitstellung weiterer Details zum Einsatzort Aufruf von PDF-Dokumenten mit Zusatzinformationen Online Aufträge anlegen, überwachen und auswerten von überall online zugreifen Planung Die Anwendung wird als Cloud Dienst bereitgestellt. Eine lokale Installation und Softwareverteilung entfällt. Die moderne Anwendung läuft vollständig im Webbrowser und unterstützt interaktives Arbeiten, wie zum Beispiel Drag & Drop. Aufträge werden individuell für einzelne Kunden, Objekte oder Aktionen angelegt und in einer übersichtlichen Kalenderansicht zeitlich sowie dem zuständigen Mitarbeiter und Standort zugeordnet. Weitere Features der Auftragsplanung sind: Planung von Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen Übernahme von erforderlichen Daten aus vorangegangenen Aufträgen Dynamische Bereitstellung von Informationen wie z. B. Ansprechpartnern oder Dokumenten Definition von Abhängigkeiten zwischen Aufträgen erst das Abschließen eines Einsatzes erlaubt die Bearbeitung eines Folgeeinsatzes. Schnelle Terminverschiebung per Drag & Drop Mittels des integrierten Rechtemanagements können Auftraggeber auch Zugriff auf die Daten in der Auftragsplanung sowie auf die Einsatzberichte erhalten.

5 Auftragskontrolle und Auswertung Ob angefangen, fehlerhaft oder abgeschlossen, der Status aller Aufträge ist übersichtlich dargestellt und kann jederzeit eingesehen werden. Die erfassten Daten werden in Echtzeit zum Cloud Server übertragen und können sofort ausgewertet bzw. weiterverarbeitet werden. Typische Kundenauswertungen sind: Soll/Ist Analysen Out-of-Stock- und Out-of-Shelf-Analysen Dokumentation der Stechstellen Fotodokumentationen Zeitreihen Zusätzlich kann der Endanwender weitere Abfragen und individuelle Auswertungen machen, z. B. zu regionalen Unterschieden. Alle Daten können auch für einzelne oder eine Reihe von Aufträgen als PDF-Dokument oder CSV-Datei heruntergeladen werden. Alternativ lässt sich ShareForm auch via Webservice direkt in eine bestehende Prozess- und IT- Infrastruktur integrieren. megatel GmbH Tel.: +49(0)

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