Vergabewesen Leitfaden für Bieter

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1 Vergabewesen Leitfaden für Bieter Tipps und Hinweise zum Thema Vergabe

2 Willkommen im Kreis Herford Der Kreis Herford benötigt zur Erledigung seiner Aufgaben eine Vielzahl von Lieferungen und Leistungen und ist damit lokal gesehen einer der größten öffentlichen Auftraggeber in OWL Damit Sie sich gut informiert an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen können, gibt Ihnen die Zentrale Vergabestelle des Kreises Herford nachfolgende Tipps und Hinweise: Vergabestelle 2

3 Die wichtigsten vergaberechtlichen Vorschriften VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) VOF (Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen) etc. Vergabestelle 3

4 VOB, VOL und VOF Sinn und Zweck Spielregeln nach denen die Vergabe erfolgen soll Verwirklichung eines gesunden Wettbewerbes Gleichbehandlung aller Unternehmen Beteiligung der mittelständischen Wirtschaft Realisierung des Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes Vergabestelle 4

5 VOB Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Bauleistungen sind Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instand gehalten, geändert oder beseitigt wird. ( 1 VOB/A) Vergabestelle 5

6 VOL Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Leistungen im Sinne der VOL sind alle Lieferungen und Leistungen, ausgenommen Leistungen nach 1 VOB/A Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht werden Leistungen, deren Gegenstand eine Aufgabe ist, deren Lösung nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann VOF- Vergabestelle 6

7 Beteiligung an Ausschreibungen Die Bekanntmachung von öffentlichen Ausschreibungen des Kreises Herford finden Sie in folgenden Medien: OWL-Vergabeportal Bundesausschreibungsblatt, Düsseldorf Bauwirtschaft, Informationen Medien GmbH, Kiel Submissionsanzeiger Hintze GmbH, Hamburg Subreport, Köln Neue Westfälische Herforder Kreisblatt Internetseite des Kreises Herford Vergabestelle 7

8 Beteiligung an Ausschreibungen Die öffentlichen Ausschreibungen des Kreises Herford werden unter Menüpunkte Politik und Verwaltung, Öffentliche Ausschreibungen, zu finden sein. Dort finden Sie die Bekanntmachungstexte der öffentlichen Ausschreibungen und offenen Verfahren. An dieser Stelle finden Sie auch die Verlinkung zum Vergabemarktplatz NRW. Die Vergabeunterlagen finden Sie auf der Seite des OWL- Vergabeportals ( Bei Interesse können Sie die Vergabeunterlagen auf dem OWL- Vergabeportal nach kostenfreier Registrierung Ihrer Firma herunterladen. Vergabestelle 8

9 Beteiligung an Ausschreibungen Fortsetzung: Bei beschränkten Ausschreibungen sowie freihändigen Vergaben wird der Teilnehmerkreis von der Zentralen Vergabestelle festgelegt. Damit auch bisher unbekannte Firmen, sowie Freiberuflich Tätige berücksichtigt werden können, sollten sich diese in die Bieterdatei aufnehmen lassen. Ein entsprechender Erfassungsbogen kann bei der Zentralen Vergabestelle Tel.: / (Anna Glomb), / (Jan Ebmeier), per Fax unter / , per unter vergabestelle@kreis-herford.de oder als Download von unserer Homepage angefordert bzw. heruntergeladen werden. Vergabestelle 9

10 Spielregeln im Umgang mit den Angebotsunterlagen Erfahrungen aus der Vergangenheit haben gezeigt, dass aufgrund der Vorschriften der VOB und VOL leider häufig Angebote ausgeschlossen oder Ausschreibungen aufgehoben werden mussten. Um dies zukünftig zu vermeiden, sollten Sie folgendes beachten: Vergabestelle 10

11 Spielregeln im Umgang mit den Angebotsunterlagen Fortsetzung: Angebot an der vorgegebenen Stelle unterzeichnen, sowie alle evtl. Erklärungen etc. ausfüllen Auf das Beifügen von eigenen Geschäftsbedingungen verzichten Sofern zusätzliche Nachweise oder Prospektmaterial gefordert werden, sind diese bei Angebotsabgabe beizufügen. Ausnahmen hiervon sind im Einzelfall genannt Vergabestelle 11

12 Spielregeln im Umgang mit den Angebotsunterlagen Fortsetzung: Änderungen an den Verdingungsunterlagen (BVB, ZVB und LV) sind unzulässig. Unabhängig von eigenen Verpackungseinheiten unbedingt den EP einer Position angeben und den Gesamtpreis für die abgefragte Menge berechnen. Techn. Änderungen am LV (z.b. Austausch ausgeschriebener Materialien oder Veränderung fester Maße) sind unzulässig und können nur, sofern zugelassen, als Nebenangebot auf einer sep. Anlage gemacht werden. Vergabestelle 12

13 Spielregeln im Umgang mit den Angebotsunterlagen Fortsetzung: Der Submissionstermin (Tag und Uhrzeit) ist unbedingt einzuhalten! Verspätet eingegangene Angebote werden nicht gewertet. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass bei allen Positionen die erforderlichen Eintragungen vorzunehmen sind. Das Nichtausfüllen führt zum Ausschluss! Vergabestelle 13

14 Die Submission / Angebotseröffnung Bei Ausschreibungen gemäß VOB ist eine Teilnahme der Bieter oder ihrer Bevollmächtigten am Submissionstermin möglich. Bieter, die nicht am Submissionstermin teilgenommen haben, erhalten auf Nachfrage von der ZV das Submissionsergebnis mitgeteilt. Vergabestelle 14

15 Die Submission / Angebotseröffnung Fortsetzung: VOB-Ausschreibungen Nach Zuschlagserteilung erhalten die nicht berücksichtigten Bieter gem. 19 Absatz 1 VOB/A von der ZV automatisch eine schriftliche Nachricht. Auf schriftlichen Antrag teilt die ZV den nicht berücksichtigten Bietern zusätzlich die Gründe für die Nichtberücksichtigung und auch den Namen des Auftragnehmers mit. Vergabestelle 15

16 Die Submission / Angebotseröffnung Fortsetzung: Bei Ausschreibungen gemäß VOL sind die Möglichkeiten zur Information stark eingeschränkt: Weder eine Teilnahme an der Angebotseröffnung, noch die Versendung des Submissionsergebnisses sind erlaubt. Grundsätzlich gilt ein Angebot als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt wurde. Vergabestelle 16

17 Die Submission / Angebotseröffnung Fortsetzung: VOL-Ausschreibungen Auf schriftlichen Antrag erhält der Bieter von der ZV gem. 19 VOL/A die Gründe der Ablehnung seines Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters und die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots mitgeteilt. Vergabestelle 17

18 Die Submission / Angebotseröffnung Fortsetzung: VOL-Ausschreibungen Eine Information über vergebene Aufträge ab einem Auftragswert von finden Sie unter Vergabestelle 18

19 Die Zentrale Vergabestelle beantwortet gern Ihre Fragen / Anna Glomb Tel. 69 Jan Ebmeier Tel. 70 oder per Mail unter vergabestelle@kreis-herford.de oder per Fax unter / Vergabestelle 19

20 Die Zentrale Vergabestelle erreichen Sie postalisch: Kreis Herford Der Landrat Zentrale Vergabestelle Zimmer Nr und 2.70 Amtshausstraße Herford Anfahrtsskizze unter Vergabestelle 20

21 Die Zentrale Vergabestelle bedankt sich für Ihr Interesse Hinweis: Die in der Präsentation gemachten Angaben sind nicht abschließend. Sie stellen lediglich eine grobe Zusammenfassung und Veranschaulichung der vergaberechtlich relevanten Vorschriften und Verfahrensweisen dar. Vergabestelle 21

22 Abkürzungshinweise VOB VOL VOF LV BVB ZVB EP GP VE EFB ZV Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen Leistungsverzeichnis Besondere Vertragsbedingungen Zusätzliche Vertragsbedingungen Einheitspreis Gesamtpreis Verpackungseinheit Einheitliche Formblätter Zentrale Vergabestelle Vergabestelle 22