Leitfaden Registrierung

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1 Leitfaden Registrierung zur Nutzung der Ausschreibungsplattform der dualen Systeme Die Anforderung von Ausschreibungsunterlagen Ausschreibungsunterlagen der Ausschreibungsführer können ausschließlich über die Ausschreibungsplattform angefordert werden. Die erstmalige Anforderung von Unterlagen setzt eine Registrierung voraus, während die Anforderung weiterer Unterlagen nach vorheriger Anmeldung wesentlich kürzer ist und lediglich eine Auswahl und Bestätigung der ausgewählten Ausschreibungsunterlagen beinhaltet. Im Folgenden sollen beide Möglichkeiten detailliert vorgestellt werden. Erstmalige Anforderung für die Erfassungsverträge Die erstmalige Anforderung von Ausschreibungsunterlagen teilt sich in 4 Schritte: 1. Übersicht der zu vergebenden Aufträge und Übernahme der Aufträge in eine Auswahl 2. Ansicht der Auswahl und Bestätigung des Gesamtbetrages 3. Registrierung durch Eingabe der Firmen-und Kontaktdaten und Versand der Anforderung 4. Bestätigung der Anforderung und Ausdruck der Anforderungsbestätigung Sie gelangen zur Auftragsauswahl über den Menüpunkt Aufträge [1]. Die einzelnen Schritte werden Ihnen im oberen Bereich dargestellt [2]. Der Bearbeitungsschritt, in dem Sie sich gerade befinden wird zusätzlich farblich unterlegt. Abbildung 1: Übersicht des Bearbeitungsfortschritts Diese Schritte werden nun im Einzelnen vorgestellt. Version 1.0 / Seite 1 von 19

2 Zu1.: Übersicht und Übernahme der zu vergebenden Aufträge Es werden 249 Aufträge zur Ausschreibung angeboten. Mittels diverser Filtermechanismen können Sie die Auftragsübersicht eingrenzen, um so jene Aufträge auswählen zu können, die für Sie relevant sind. Abbildung 2: Übersicht der Aufträge In der Tabelle der gefundenen Aufträge werden alle Suchergebnisse angezeigt, die durch die Filtereinstellungen [1] im oberen Teil eingegrenzt werden. Standardmäßig werden alle Aufträge angezeigt, wobei die Übersicht durch diverse Filter eingeschränkt werden kann. In der Ansicht können 15 Aufträge untereinander angezeigt werden. Weitere Aufträge werden seitenweise angezeigt. Zwischen den Seiten können Sie mit den Seitenzahlen oder durch Vorwärts-und Rückwärtsblättern navigieren [2]. Die Aufträge sind standardmäßig nach der Auftragsnummer sortiert. Die Übersicht des Filterergebnisses kann jedoch in der Tabelle je Spalte neu sortiert werden. [3] Version 1.0 / Seite 2 von 19

3 Übersicht der Filtermechanismen Die Ansicht der Aufträge kann nach zwei Leistungsarten gegliedert werden [4]: - LVP Erfassung - GLAS Erfassung Abbildung 3: Filterung nach Leistungsart Auftragsauswahl Je nach Leistungsart [4] gibt es verschiedene Filtermöglichkeiten, so dass nach den Parametern Ihres Entsorgungsbetriebes gefiltert werden kann [5]. Einzelne Aufträge können jeweils per Klick auf [6]. in die Auswahl übernommen werden Für eine Zwischenauswahl können die Aufträge während der Filterung gesammelt [7] werden. Mit einem Klick auf Aufträge übernehmen [8] kann die Auswahl übernommen werden. Version 1.0 / Seite 3 von 19

4 Abbildung 4: Übernahme der Aufträge in die Auswahl Der Vorgang der Filterung und der Übernahme der Aufträge kann beliebig oft wiederholt werden. Hierbei wird bei jeder Übernahme die Anzahl der Aufträge in der Auswahl automatisch aktualisiert [9]. Aufträge, die sich bereits in der aktuellen Auswahl befinden, können nicht noch einmal übernommen werden [10]. Mit dem Klick auf Auswahl [11] können Sie alle ausgewählten Aufträge einsehen. Version 1.0 / Seite 4 von 19

5 Zu 2.: Auswahlansicht im Warenkorb In der Ansicht Ihr Warenkorb werden sämtliche Aufträge angezeigt, die Sie in die Auswahl übernommen haben [1]. Abbildung 5: Ansicht der Auswahl aller Aufträge Es können pro Seite 15 Aufträge angezeigt werden. Sollten sich mehr Aufträge in der Auswahl befinden, dann erfolgt die gleiche seitenweise Anzeige der Aufträge, wie bei der Übersicht der Aufträge im vorherigen Schritt. Sollten bestimmte Aufträge aus der Auswahl entfernt werden, so kann dies einzeln über das Papierkorbsymbol geschehen [2]. Wenn Sie Anzahl der Aufträge ändern möchten, klicken Sie auf Auswahl bearbeiten [3]. Version 1.0 / Seite 5 von 19

6 Abbildung 6: Änderung der Anzahl in der Auswahl Sie können dann die Anzahl der Aufträge, die Sie anfordern möchten ändern [4] und die Änderung mit Bearbeitung abschließen bestätigen [5]. Abbildung 7: Status der Auswahl Unter Status wird Ihnen angezeigt, welcher Gesamtbetrag bei der Anforderung der Ausschreibungsunterlagen zu entrichten ist [6]. Auf Wunsch können Sie zu Schritt 1, in die Übersicht aller Aufträge [7] zurückspringen und weitere Aufträge in die Auswahl übernehmen. Durch Klick auf Registrierung [8] bestätigen Sie die Summe des Gesamtbetrages und wechseln in den Registrierungsschritt. Version 1.0 / Seite 6 von 19

7 Zu 3.: Registrierung Bei der Registrierung geben Sie sowohl Ihre Firmendaten als auch Ihre persönlichen Kontaktdaten ein. Sollte Ihre Firma bereits registriert sein, dann nutzen Sie bitte Ihre Kennung, um sich anzumelden, um weitere Aufträge anzufordern. Sie können mit Ihrer Kennung auch weitere Mitarbeiter mit neuen Kennungen anlegen (siehe hierzu Leitfaden Verwaltung ). Wichtig: Die eingegeben Daten werden später automatisch auf dem Angebotsausdruck verbindlich übernommen und dienen neben der Kundennummer der Identifizierung Ihrer Firma. Ihre Firmendaten können bis zum 27. April 2015, Uhr auf der Ausschreibungsplattform geändert werden. Siehe Abschnitt Pflege der Firmendaten ab Seite 15 Bei der Registrierung sind sämtliche Pflichtfelder mit rotem Stern gekennzeichnet. Abbildung 8: Registrierung Version 1.0 / Seite 7 von 19

8 Wichtig: Während der anschließenden Angebotsphase können Sie als registriertes Unternehmen weitere Einzelunternehmen oder Arbeitsgemeinschaften registrieren und Ihre erworbenen Auftragsunterlagen übertragen. Ohne die Bestätigung der Nutzungsbedingungen der newtron AG, der Bestimmungen zum Datenschutz und der Gerichtsstandvereinbarung kann die Anforderung nicht verschickt werden [1]. Sie haben hier die Möglichkeit beide Dokumente herunter zu laden. Durch das Häkchen bestätigen Sie Ihre Kenntnis und Ihr Einverständnis zum Inhalt beider Dokumente Wichtig: Prüfen Sie die korrekte Eingabe Ihrer -Adresse, denn an diese Adresse werden Ihre Zugangsdaten für die Ausschreibungsplattform automatisch versendet. Wenn Sie alle Eingaben überprüft haben, senden Sie die Anforderung mit Anforderung verschicken ab [2]. Zu 4.: Bestätigung Nach dem Online-Eingang Ihrer Anforderung wird automatisch eine Kennung mit zugehörigem Kennwort erstellt und an Ihre eingegebene -Adresse verschickt. Sie erhalten hierzu eine Nachricht mit dem Betreff: Ihre Zugangsdaten zur Ausschreibungsplattform Außerdem erhalten Sie eine Bestätigung Ihrer ersten Anforderung mit dem Titel: Ihre Anforderungsbestätigung für Ausschreibungsunterlagen Weiterhin können Sie sich eine Bestätigung der Anforderung als PDF-Dokument herunterladen [1]. Zum Betrachten der Dokumente brauchen Sie einen Acrobat-Reader, den Sie unter dem angegebenen Link [2] kostenlos herunterladen und installieren können. Abbildung 9: Download und Anzeige der Anforderungsbestätigung Für das Herunterladen der Anforderungsbestätigung klicken Sie auf Drucken [1] und warten, bis das Dokument automatisch erstellt wurde. Version 1.0 / Seite 8 von 19

9 Es erscheint folgende Auswahl: Abbildung 10: Auswahl für pdf-dokumente Zum Herunterladen wählen Sie die Standardeinstellung [3] und speichern Sie das Dokument lokal auf der Festplatte. Um die Anforderungsbestätigung sofort zu öffnen, wählen Sie Öffnen [4]. Es öffnet sich der Acrobat Reader als neues Fenster. Wenn Sie nun das Dokument speichern wollen, wählen Sie unter Datei den Menüpunkt Speichern unter [5]. Abbildung 11: Speicherung des pdf-dokumentes Zum Drucken der Anforderungsbestätigung wählen Sie den entsprechenden Menüpunkt Drucken... [6] unter Datei. Version 1.0 / Seite 9 von 19

10 Weitere Aufträge anfordern Die Anforderung von weiteren Ausschreibungsunterlagen geht wesentlich schneller, als die Durchführung Ihrer ersten Anforderung. Sie gliedert sich in die folgenden Schritte: 1. Anmeldung 2. Übersicht 3. Anforderung verschicken 4. Bestätigung Zu 1.: Anmeldung Hierzu müssen Sie bereits eine Kennung und ein zugehöriges Kennwort besitzen. Melden Sie sich als erstes unter: an. Geben Sie Ihre Kennung und Ihr Kennwort ein [1] und klicken Sie auf Abbildung 12: Anmeldung Zu 2.: Übersicht und Übernahme der zu vergebenden Aufträge Nach der Anmeldung gehen Sie im linken Menü auf Ausschreibungen. Unter Eigene Aufträge können Sie Ihre eigenen Anforderungen und den Status Ihres Zahlungseingangs einsehen [2]. Hinweis: Es werden nur Zahlunsgeingänge bis 24. April 2015, Uhr berücksichtigt. Abbildung 13: Menü-Struktur nach Anmeldung Unter Alle Aufträge werden sämtliche zu vergebenden Aufträge angezeigt [2]. Version 1.0 / Seite 10 von 19

11 Alle Aufträge, die Sie bereits angefordert haben, sind bereits mit einem Ausrufezeichen markiert [3] Abbildung 14: Hinweis bei bereits angeforderten Aufträgen Hinweis: Es kann pro Auftrag grundsätzlich nur ein Angebot abgegeben werden, auch wenn Sie diesen Auftrag mehrmals angefordert und bezahlt haben. Version 1.0 / Seite 11 von 19

12 Zu 3.: Anforderung verschicken Nach Wechseln in Ihre Auswahl können Sie ohne erneute Registrierung die Anforderung verschicken. Abbildung 15: Interne Anforderungen von Ausschreibungsunterlagen Überprüfen Sie noch einmal Ihre Auswahl und den angezeigten Gesamtbetrag. [1] Achtung: Beim Klick auf Anforderung abschicken erfolgt der automatische Versand ohne weitere Abfrage [2]. Zu 4.: Bestätigung Als Bestätigung für Ihre Anforderung erhalten Sie wie gewohnt eine an die - Adresse, die Ihrer Kennung hinterlegt ist. Sie können die Bestätigungsanforderung wie schon bei der ersten Anforderung entweder sofort anzeigen und ausdrucken oder erst lokal speichern. Version 1.0 / Seite 12 von 19

13 Nachträglich Anforderungsbestätigung einsehen Um die Anforderungsbestätigungen nachträglich einzusehen, können Sie auf der ersten Seite oder unter Home die Status-Zusammenfassung für sämtliche Anforderungen sehen. Hier können Sie auch tagesaktuell prüfen, ob Ihre Überweisung bei uns eingegangen ist. Abbildung 16: Zahlungsstatus der Anforderungen Über den unterstrichenen Link im Anforderungsstatus [1] gelangen Sie sofort zur Ansicht Ihrer Aufträge. Der Aufträge werden unterschieden in angefordert und vollständig bezahlt. Alternativ können Sie auch über Aufträge > Eigene Aufträge in die Übersicht der angeforderten Ausschreibungsunterlagen gelangen. Abbildung 17: Übersicht aller angeforderten Ausschreibungsunterlagen Neben den gewohnten Filtermechanismen können Sie nach dem Anforderungsstatus filtern [2]. In der Anzahl-Spalte [3] können Sie erkennen, wie oft dieser Auftrag in der rechts daneben Anforderung enthalten ist. Die Farbe grün gibt Ihnen an, ob die Überweisung für diese Anforderung eingegangen ist und somit die Auftragsunterlagen in der Angebotsphase für Sie zur Verfügung stehen. Rote Zahlen und Anforderungsnummern bedeuten, dass hier noch kein Zahlungseingang erfolgt ist. Version 1.0 / Seite 13 von 19

14 Bitte beachten Sie, dass trotz Mehrfachanforderung eines Auftrages nur ein Angebot für diesen Auftrag erstellt werden kann. Die Mehrfachanforderung räumt Ihnen, je nach Ausschreibungsführer die Möglichkeit ein, die Auftragsunterlagen in der Angebotsphase an andere Unternehmen zu übertragen. Sämtliche Anforderungen sind mit Ihren Bestellnummern sind in der Spalte Anforderungen zu sehen [4] und können ausgewählt und nachträglich noch mal gedruckt werden. Anforderungsansicht In der Ansicht für die Anforderungen können noch einmal sämtliche enthaltene Aufträge und deren Anzahl eingesehen werden. [1] Abbildung 18: Anforderungsansicht Weiterhin können Sie bei Kontaktdaten die Kontaktdaten des Mitarbeiters, der die Anforderung versandt hat, einsehen. [2] Mit dem Klick auf Rechnung Drucken können Sie nachträglich die Rechnungs/Anforderungsbestätigung erstellen. [3] Version 1.0 / Seite 14 von 19

15 Pflege der Registrierungsdaten Die Registrierungsdaten werden bei der erstmaligen Anforderung von Aufträgen auf der Registrierungsseite eingegeben. Sie gliedern sich in Firmendaten und persönliche Kontaktdaten. Diese Daten werden automatisch in Ihre Anforderungen und Angebotsvorlagen eingetragen. Besonders die Firmendaten dienen zur Identifizierung Ihres Unternehmens bei der Auftragsvergabe. Darum müssen sämtliche Angebote von Ihnen mit identischen Firmendaten ausgestattet sein. Aus diesem Grunde ist eine Änderung der Firmendaten nur durch die Master-Kennung bis zum 27. April 2015, Uhr möglich. Während der anschließenden Angebotsphase können Sie als registriertes Unternehmen weitere Einzelunternehmen oder Arbeitsgemeinschaften registrieren und Ihre erworbenen Auftragsunterlagen übertragen. Die Kontaktdaten dienen zur Identifizierung Ihrer Kennung und zur Zuordnung von Vorgängen zu Personen Ihres Unternehmens. Diese Daten können immer vom Inhaber der Kennung oder durch die Master-Kennung geändert werden. Master-Kennung Die Firmendaten lassen sich nur durch die Master-Kennung ändern. Dies ist die automatisch angelegte Kennung, die Ihnen bei der ersten Anforderung per zugeschickt wird. Melden Sie sich mit dieser Kennung und dem zugehörigen Kennwort auf der Plattform an. Abbildung 19: Anmeldung auf der Plattform Klicken Sie anschließend auf anmelden>>. Die Masterkennung erkennen Sie daran, dass sie mit 000 endet [1] und intern als Master [2] gekennzeichnet ist. Abbildung 20: Master-Kennung intern Version 1.0 / Seite 15 von 19

16 Firmendaten Die Firmendaten können unter Verwaltung > Firmendaten bearbeitet und eingesehen werden. [1] Abbildung 21: Menüansicht zur Bearbeitung / Einsicht der Firmendaten Abbildung 22: Ansicht der Firmendatenbearbeitung Achten Sie besonders beim Namen auf die korrekte Bezeichnung Ihres Firmennamens [2]. In den Adressdaten sollte die Adresse Ihrer Hauptniederlassung stehen [3]. Unsere Mitarbeiter sollten Sie oder einen Vertreter unter dieser Adresse postalisch erreichen können. Beenden Sie die Bearbeitung der Firmendaten immer mit Speichern. [4] Version 1.0 / Seite 16 von 19

17 Eigene Kennung Sie erreichen diesen Punkt im Menü über Verwaltung > Eigene Kennung. Hier können Sie Ihre persönlichen Kontaktdaten aktualisieren. Abbildung 23: Ansicht der Firmendatenbearbeitung Achten Sie besonders darauf, dass Ihre -Adresse korrekt geschrieben ist, denn hier erhalten Sie wichtige Informationen über die aktuelle Ausschreibung. [1] Um das Kennwort ändern zu können, müssen Sie das alte Kennwort noch einmal bestätigen. [2] Wenn Sie Ihr altes Kennwort nicht mehr wissen, können Sie den Mitarbeiter mit der Master-Kennung kontaktieren oder folgende Nummer anrufen: In diesem Falle kann Ihr Kennwort neu gesetzt werden. Hinweis: Aus Sicherheitsgründen muss das Kennwort immer mindestens 6 Zeichen lang sein und mindestens eine Zahl enthalten. Beenden Sie die Bearbeitung immer mit Speichern. [3] Version 1.0 / Seite 17 von 19

18 Alle Kennungen Hier können Sie sämtliche Kennungen Ihres Unternehmens einsehen. Sie erreichen die Übersicht über Verwaltung > Alle Kennungen. Abbildung 24: Übersicht aller Kennungen für die Master-Kennung Zur Ansicht der Details einer Kennung klicken Sie einfach auf die Kennung [1]und Sie erhalten die Detailansicht für diese Kennung. Master-Kennungen können hier weitere Kennungen anlegen [2], damit mehrere Mitarbeiter einen Zugang zur Ausschreibungsplattform haben und so Aufträge parallel bearbeiten können. Abbildung 25: Detailansicht der Kennung In der Detailansicht kann die Master-Kennung alle anderen Kennungen ebenfalls bearbeiten. [3] Wenn man die Details der eigenen Kennung anschaut, kann man ebenfalls in den Bearbeitungsmodus wechseln [3], um Änderungen vorzunehmen. Es erscheint die gleiche Ansicht, wie oben unter Eigene Kennung beschrieben. Mit Zurück kehren Sie in zur Übersicht Alle Kennungen zurück. [4] Hinweis: Die Master-Kennung des Unternehmens steht in der Übersicht ganz oben [1] und endet auf 000. Somit können Sie jederzeit die Details der Master-Kennung in Erfahrung bringen und den entsprechenden Mitarbeiter kontaktieren. Version 1.0 / Seite 18 von 19

19 Weitere Menüpunkte Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten angemeldet haben, erscheinen im Menü zwei zusätzliche Menüpunkte: Aktuelles und Nachrichten [1]. Nachrichten Im Nachrichtenbereich werden die Nachrichten, die Sie vom Ausschreibungsführer erhalten haben, archiviert. Sie erhalten die Nachrichten auch zusätzlich an Ihre - Adresse, so dass eine regelmäßige Einsicht im Bereich Nachrichten nicht erforderlich ist. Version 1.0 / Seite 19 von 19