VERSION 1.4 VERSION 1.0-1/15. KIWI Portal HANDBUCH

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1 VERSION 1.4 VERSION 1.0-1/15 KIWI Portal HANDBUCH

2 Inhalt Begrüßung...Seite 3 Nutzertypen und Berechtigungen.. Seite 4 Ihr Dashboard.. Seite 6 Ihre Türen.... Seite 9 Übersicht... Seite 10 Neue Zutrittsberechtigung vergeben.... Seite 13 Ihre Nutzer... Seite 14 Übersicht Seite 15 Nutzer anlegen Seite 16 KIWI Transponder registrieren... Seite 18 Neue Zutrittsberechtigung vergeben Seite 19 Nutzer aus der Nutzerliste entfernen Seite 20 Einstellungen.. Seite 21 Sprache, Handbuch und Kostenübersicht.. Seite 22 Benutzerdefinierte Felder.. Seite 23 Zwei-Faktor-Authentifizierung... Seite 24 Funktionen Suchen, Sortieren, Filtern.. Seite 25 Der Live-Chat... Seite 26 Kontakt zu KIWI......Seite 27 2

3 Herzlich Willkommen. Mit dem KIWI Portal behalten Sie einfach den Überblick über Ihre mit KIWI ausgestatteten Türen und deren Zutrittsberechtigungen. Außerdem können Sie damit im Handumdrehen Zutritte erstellen und verwalten. Für die Nutzung des Portals sind keine zusätzlichen Programme notwendig, es wird direkt im Internetbrowser aufgerufen. Dadurch sind Verbesserungen und neue Funktionen sofort für Sie verfügbar. Das KIWI Team wünscht Ihnen viel Spaß mit Ihrem KIWI Portal. portal.kiwi.ki 3

4 Nutzertypen & Berechtigungen Das KIWI Portal bietet Ihnen jederzeit die volle Kontrolle über alle Zutrittsberechtigungen zu Ihren Türen. Auf der folgende Seite sehen Sie eine Darstellung der unterschiedlichen Nutzertypen und deren Berechtigungen. 4

5 Nutzertypen und Berechtigungen Eine Verwendung des KIWI Portals ist nur für Mitarbeiter des Unternehmens möglich und muss von KIWI entsprechend angelegt werden. Bitte besprechen Sie mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner bei KIWI, wer Zugang zum Portal erhalten soll. KIWI IHR UNTRNEHMEN KIWI richtet Ihr persönliches Portal ein und gibt Ihnen Administrator- Zutrittsrechte für Ihre Türen. ADMINISTRATOR* (z.b. Hausverwalter) Hat Zutritt zu allen Türen des Unternehmens Kann alle Zutrittsrechte vergeben MANAGER* (z.b. Hausmeister, Objektbetreuer) Zutritt zu vom Administrator freigegebenen Türen Kann Gastgeber und Gast Zutrittsrechte erteilen GASTGEBER (z.b. Mieter) Zutritt zu freigegebenen Türen Kann Gast Zutrittsrechte vergeben GAST (z.b. Dienstleister) Zutritt zu freigegebenen Türen Kann keine Zutrittsrechte vergeben *KIWI Transponder funktionieren bei den Zutrittsberechtigungen Gastgeber oder Gast. Admin- und Manager-Berechtigungen dienen der Portalverwaltung und ermöglichen keine Funktion von KIWI Transpondern. 5

6 Ihr Dashboard Das Dashboard ist die Startseite des KIWI Portals, auf der Sie schnell einen Überblick über die von Ihnen verwalteten Türen erhalten. Sie können außerdem bequem von hier auf Detailseiten gelangen, in dem Sie diese in der Karte auswählen. 6

7 Ihr Dashboard HAUPTNAVIGATION Über die Navigationspunkte gelangen Sie schnell zu allen Bereichen des Portals. KARTE Die Karte zeigt Ihre mit KIWI ausgestatteten Türen. Durch Anklicken einer Tür gelangen Sie direkt zur Detailansicht. 7

8 Ihr Dashboard - Kartenansicht ZOOM UND NAVIGATION Nutzen Sie diese Schaltflächen, um den Kartenausschnitt zu vergrößern oder zu verkleinern. Durch Klicken und Ziehen in der Karte können Sie den Kartenausschnitt bewegen. TÜR Einzelne Türen (blau) können direkt angeklickt werden und führen weiter zu einer Detailseite der jeweiligen Tür. GRUPPE VON TÜREN Nah beieinander liegende Türen (grün) werden in der Karte gruppiert dargestellt. Durch Anklicken der Gruppe wird der Kartenausschnitt automatisch herangezoomt und die einzelnen Türen der Gruppe werden angezeigt. 8

9 Ihre Türen Die Übersicht Türen bietet Ihnen eine detaillierte Auflistung aller Türen, die Ihrer Organisation zugeordnet sind. Von hier aus gelangen Sie außerdem zu der Detailseite jeder einzelnen Tür, von der aus Sie die Zutrittsberechtigungen verwalten können. 9

10 Ihre Türen - Übersicht TÜREN In dieser Liste finden Sie alle Türen die zu Ihrer Organisation gehören. Weiterhin gibt es detaillierte Infos zur Adresse. 10

11 Tür Detailansicht 1/2 ADRESSE & BEZEICHNUNG Hier können Sie die Adresse und die Bezeichnung der ausgewählten Tür einsehen. Die Bezeichnung wird von KIWI Installateuren vergeben, um die Türen besser differenzieren zu können (z.b. mit der Bezeichnung Hinterhaus ). ZUTRITTSBERECHTIGUNGEN Hier sehen Sie die Anzahl der Berechtigungen, die für diese Tür existieren. Die Anzeige für die Gesamtanzahl beinhaltet ebenfalls die Berechtigungen, die Nutzer vergeben haben. 11

12 Tür Detailansicht 2/2 TÜR ÖFFNEN Durch betätigen dieser Taste, können Sie diese Tür aus der Ferne öffnen. ZUTRITTSBERECHTIGUNGEN VERGEBEN Verwenden Sie diese Schaltfläche, um weiteren Nutzern Zutritt zu dieser Tür zu ermöglichen. ZUTRITTSBERECHTIGUNGEN LÖSCHEN Mit dem roten X können Sie Zutrittsberechtigungen löschen. 12

13 Tür - Neue Zutrittsberechtigung vergeben ART DER ZUTRITTSBERECHTIGUNG Wählen Sie hier die gewünschte Art der Zutrittsberechtigung zur Tür aus. Eine Übersicht über die verschiedenen Nutzertypen finden Sie auf Seite 5. ZEITRAUM DER ZUTRITTSBERECHTIGUNG Individuelle Planbarkeit für Nutzer der KIWI App: Vergeben Sie zeitlich begrenzte Zutrittsberechtigungen mit frei wählbarem Zeitraum. Legen Sie Zutrittsrechte für wiederkehrende Wochentage und bei Bedarf für begrenzte Stunden fest. MÖGLICHE NUTZER Wählen Sie aus dieser Liste die Nutzer aus, denen Sie den Zutritt zu dieser Tür ermöglichen möchten. 13

14 Ihre Nutzer Der Nutzerbereich bietet Ihnen eine detaillierte Auflistung aller Nutzer, die Zutritt zu Ihren Türen haben. Von hier aus gelangen Sie außerdem zu der Detailseite jedes Nutzers, von der aus Sie Zutrittsberechtigungen verwalten können. 14

15 Ihre Nutzer - Übersicht NUTZER Hier finden Sie eine Liste mit allen Nutzern. Durch die Auswahl eines Nutzers gelangen Sie zur Detailansicht. NEUEN NUTZER ANLEGEN Hier können Sie einen neuen Nutzer anlegen. 15

16 Einen neuen Nutzer anlegen NUTZER INFORMATION Hier geben Sie alle Details zu dem neuen Nutzer an. OHNE ANLEGEN Legen Sie sogenannte Offline Nutzer ohne -Adresse an. Diese können sich später selbst in der KIWI App registrieren. PORTAL VERWALTUNGSRECHT Vergeben Sie Ihren Mitarbeitern das Recht zur Portal Verwaltung. Sie können die Berechtigung jederzeit entziehen. 16

17 Nutzer - Detailansicht NAME EIGENE FELDER Diese Felder werden individuell für Ihr Unternehmen angelegt (Details auf Seite 23). KIWI TRANSPONDER DETAILS Falls dem Offline Nutzer bereits ein KIWI Transponder zugeordnet ist, finden Sie hier die Identifikationsnummer und den Status. ZUTRITTSBERECHTIGUNGEN Hier werden Zutrittsberechtigungen des Nutzers aufgelistet, nachdem Sie diese vergeben haben. NEUE ZUTRITTSBERECHTIGUNG Über diese Auswahl können Sie dem Nutzer neue Zutrittsberechtigungen erteilen. 17

18 Nutzer - Einen KIWI Transponder registrieren KIWI TRANSPONDER DETAILS Geben Sie hier die Identifikationsnummer und den Pin des KIWI Transponder ein, den Sie für einen Offline Nutzer oder für Ihr eigenes Nutzerprofil registrieren möchten. Diese Informationen finden Sie auf der Einlegekarte des KIWI Transponders. 18

19 Nutzer - Neue Zutrittsberechtigung vergeben ART DER ZUTRITTSBERECHTIGUNG Wählen Sie hier die gewünschte Art der Zutrittsberechtigung für den Nutzer aus. Eine Übersicht über die verschiedenen Nutzertypen finden Sie auf Seite 5. ZEITRAUM DER ZUTRITTSBERECHTIGUNG Individuelle Planbarkeit für Nutzer der KIWI App: Vergeben Sie zeitlich begrenzte Zutrittsberechtigungen mit frei wählbarem Zeitraum. Legen Sie Zutrittsrechte für wiederkehrende Wochentage und bei Bedarf für begrenzte Stunden fest. MÖGLICHE TÜREN Wählen Sie aus dieser Liste die Türen aus, für die Sie dem Nutzer eine Zutrittsberechtigung erteilen möchten. 19

20 Nutzer aus der Nutzerliste entfernen NUTZER ENTFERNEN Alle Nutzer, die in diesem Portal angelegt worden sind, lassen sich durch Klicken des roten Kreuzes aus der Nutzerliste entfernen. Dadurch werden alle vergebenen Zutrittsberechtigungen automatisch gelöscht. 20

21 Einstellungen Ändern Sie hier die Spracheinstellungen des Portals oder fügen Sie einen zusätzlichen Sicherheitsschritt im Portal ein. Sind Sie der Administrator Ihres KIWI Portals, dann können Sie außerdem benutzerdefinierte Felder anlegen, die unternehmensweit sofort verfügbar sind. 21

22 Spracheinstellung und Download Optionen HANDBUCH Laden Sie hier das Portal Handbuch herunter. KOSTENÜBERSICHT Eine Hausverwaltung kann hier einen CSV-Export der Bewohner mit Gastgeber Zutrittsrechten generieren. SPRACHE Wählen Sie hier Ihre bevorzugte Sprache aus. 22

23 Benutzerdefinierte Felder EIGENE FELDER Benutzerdefinierte Felder können Sie für Nutzer sowie für Türen frei wählen und anlegen. FELD HINZUFÜGEN Hier können Sie als Administrator einer Organisation benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Diese sind umgehend für die jeweiligen Profile verfügbar. Maximal können zwei Felder angelegt werden. 23

24 Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ZWEI-FAKTOR- AUTHENTIFIZIERUNG Richten Sie einen zusätzlichen Sicherheitsschritt beim Anmelden im KIWI Portal ein. Sie können zwischen SMS- und App-Authentifizierungsanwendungen wählen. Sie finden diese Option im Navigationspunkt Einstellungen. 24

25 Die Funktionen Suchen, Sortieren und Filtern SUCHEN Die Suchfunktion ist für die Türund Nutzerlisten vorhanden. SORTIEREN Alle Spalten lassen sich alphabetisch sortieren. Klicken Sie dazu einfach auf die gewünschte Überschrift. FILTERN Suchen Sie nach bestimmten Begriffen oder Zeichen. Alle passenden Ergebnisse werden Ihnen mit Hilfe der Filterfunktion angezeigt. 25

26 Der Live-Chat LIVE-CHAT Nutzen Sie unsere neue Chat Funktion für die schnelle Hilfe. Der Live-Chat ist zu den Werkzeiten verfügbar. Außerhalb dieser Zeiten erhalten Sie eine E- Mail als Rückinfo. 26

27 Kontakt Bei Fragen und Anregungen treten Sie gern mit uns in Kontakt. Sie erreichen uns telefonisch unter der Rufnummer oder per unter Das KIWI Portal ist ein Service der KIWI.KI GmbH. Die URL des KIWI Portal lautet portal.kiwi.ki KIWI.KI GmbH Wattstraße Berlin 27