Jahresabschluss: Workshop für Einsteiger Februar Buchführungsakte. Robert Halves, Steuerberater, Ehrenburg

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1 Jahresabschluss: Workshop für Einsteiger Februar 2016 Heft 1: Buchführungsakte Robert Halves, Steuerberater, Ehrenburg

2 Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der H.a.a.S. GmbH Seminare und Vortrag finden Sie unter Die Seminare inkl. Arbeitsunterlagen werden von qualifizierten Referenten sorgfältig vorbereitet und durchgeführt. Sowohl die Referenten als auch die H.a.a.S. GmbH Seminare und Vortrag übernehmen jedoch keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit in Bezug auf die Tagungsunterlagen oder die Durchführung des Seminars. Sollten die Inhalte dieses Seminars bzw. der Seminarunterlage für steuerliche und/oder rechtliche Planungen, Gestaltungen o.ä. verwendet werden, übernehmen wir keine Haftung für sich daraus eventuell ergebende Schäden gleich welcher Art. Diese Unterrichts- und sonstigen Materialien unterliegen dem Urheberrecht, sodass jede Art der Weitergabe ohne ausdrückliche Genehmigung des Herausgebers untersagt ist.

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis A. SACHVERHALTSDARSTELLUNG... 7 I. Allgemeines... 7 II. Rechtliche Verhältnisse... 8 III. Steuerrechtliche Verhältnisse... 8 B. PRAKTISCHE BEARBEITUNGSHINWEISE... 9 I. Vollständigkeitsgebot... 9 II. Stufen der Bilanzierung (Bearbeitungsschritte)... 9 III. Bilanzierungsgrundsätze C. ALLGEMEINES ZUR BUCHFÜHRUNGSAKTE D. WAS SOLLTE EINE BUCHFÜHRUNGSAKTE ENTHALTEN? E. FALLBEISPIELE Fallbeispiel 1 Herstellung einer Produktionshalle Fallbeispiel 2 Verbindlichkeiten gg. Kreditinstitute Fallbeispiel 3 Kauf eines Werkzeugfahrzeuges Fallbeispiel 4 Anschaffung Schieberegalanlage Fallbeispiel 5 Durchführung einer Inventur Fallbeispiel 6 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Fallbeispiel 7 Anzahlungen auf Bestellung Fallbeispiel 8 Eigenkapital Fallbeispiel 9 Abschluss- und Prüfungskosten Fallbeispiel 10 Urlaubsansprüche der Arbeitnehmer Fallbeispiel 11 Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen Fallbeispiel 12 Vermietung von Geschäftsräumen Fallbeispiel 13 Wartungsarbeiten Fallbeispiel 14 Vergütung Gesellschafter-Geschäftsführer Fallbeispiel 15 Dienstfahrzeug Fallbeispiel 16 Betriebsausgaben Fallbeispiel 17 Versicherungsentschädigung Fallbeispiel 18 Aufwendungen für Software Fallbeispiel 19 Werkzeuge (AU 54015/061 - Heft 1) 3

4 Inhaltsverzeichnis Anlagen Anlage 1 AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter Anlage 2 Zulässigkeit degressiver Abschreibungen in der Handelsbilanz vor dem Hintergrund der jüngsten Rechtsänderungen Anlage 3 Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sowie für die Aufstellung, Prüfung und Offenlegung von Abschlüssen und Lageberichten nach 249 Abs. 1 HGB

5 Vorwort Vorwort Das Seminar richtet sich an Steuerfachangestellte, Steuerfachwirte und Bilanzbuchhalter, die mit der Bearbeitung von Jahresabschlüssen beginnen und das in der Ausbildung erworbene theoretische Wissen nun in die Praxis umsetzen möchten bzw. müssen und an jene, die Anreize haben möchten, wie sie ihr Wissen weitergeben können. Ausgehend von einem Lebenssachverhalt wird mit Hilfe der gesetzlichen Grundlagen zunächst eine theoretische Lösung erarbeitet, Buchungssätze erstellt, die dann in den Jahresabschluss einfließen. Zu den einzelnen Lebenssachverhalten werden Hinweise auf die Dokumentationsmöglichkeiten in der eigenen Jahresabschlussakte gemacht. Beachten Sie bitte unsere Symbole mit den dazu gehörenden Bedeutungen wie folgt: Gesetzestext Hinweis auf die Rechtsprechung Weiterführende Literatur Praktikerhinweis Gut zu wissen Exkurs Bilanzierung der Höhe nach Bilanzierung dem Grunde nach Und nun viel Freude und Erfolg bei der Bearbeitung/beim Studium dieses Heftes wünscht Ihnen Ihre H.a.a.S. GmbH Seminare und Vortrag. 5

6 6 Vorwort

7 Jahresabschluss: Workshop für Einsteiger Heft 1: Buchführungsakte A. SACHVERHALTSDARSTELLUNG An Hand des nachfolgend dargestellten Sachverhaltes soll der Jahresabschluss der HanseLine GmbH zum erstellt werden. Die Buchführung sowie Lohnbuchführung werden von der Gesellschaft selbst erstellt. Die HanseLine GmbH beauftragt einen Steuerberater mit der Erstellung des Jahresabschlusses für die Gesellschaft. Zeitpunkt der Bilanzaufstellung ist der H.a.a.S. GmbH Seminare und Vortrag Aus diesem Auftrag ergeben sich folgende Aufgaben 1. Der dargestellte Lebenssachverhalt ist handelsrechtlich und auch steuerrechtlich unter Angabe von Gesetz, Richtlinien, Verwaltungsanweisungen zu würdigen. 2. Nach der rechtlichen Würdigung sind die entsprechenden Buchungssätze zu bilden. 3. Dokumentation in der Jahresabschlussakte bzw. Dokumentationshinweise. 4. Erstellung des Jahresabschlusses auf den unter der Maßgabe, den möglichst niedrigsten handelsrechtlichen Jahresüberschuss/-fehlbetrag bzw. steuerrechtlichen Gewinn/Verlust auszuweisen. Aus Vereinfachungsgründen wird auf eine Darstellung der Vorjahreszahlen verzichtet. I. Allgemeines Die HanseLine GmbH wurde im Jahr 1985 durch Herrn Hans Hansen gegründet. Bei der HanseLine GmbH handelte es sich ursprünglich um eine Möbeltischlerei. Herr Hans Hansen hat das Stammkapital im Rahmen der Bargründung i.h.v ,00 DEM voll eingezahlt. Die Gesellschaft besteht nunmehr in der 2. Generation und wird durch die Söhne Alfred Hansen und Gustav Hansen geführt. Die Söhne sind mit jeweils 50 % an der HanseLine GmbH beteiligt und wurden zum zu Gesellschafter-Geschäftsführern bestellt. Mittlerweile produziert und vertreibt die HanseLine GmbH hochwertige Möbel und Systemelemente für den Büro- und Hotelbereich. Alfred Hansen hat die kaufmännische Leitung des Unternehmens übernommen. Gustav Hansen kümmert sich um die Produktion und die Entwicklung von Produkten. Aufgrund der positiven Geschäftsentwicklung haben die Gesellschafter zum das Stammkapital auf ,00 EUR erhöht. 7

8 Jahresabschluss: Workshop für Einsteiger Heft 1: Buchführungsakte II. Rechtliche Verhältnisse Bei der HanseLine GmbH handelt es sich um eine kleine Kapitalgesellschaft i.s.d. 267 Abs. 1 HGB. Die Gesellschaft hat ihren Sitz ( 11 AO) an der Karolinenstraße 1 in Hamburg. Hier befindet sich ebenfalls der Ort der Geschäftsleitung i.s.d. 10 AO. Die HanseLine GmbH wurde zum gegründet. Der Gesellschaftsvertrag datiert vom Die Eintragung in das Handelsregister erfolgte am Der Gesellschafterwechsel auf die Gesellschafter Alfred und Gustav Hansen sowie deren Bestellung als Geschäftsführer wurde am in das Handelsregister des Amtsgerichts Hamburg eingetragen. Die Gesellschafter-Geschäftsführer sind alleinvertretungsberechtigt und von den Beschränkungen des 181 BGB befreit. Die Kapitalerhöhung auf ,00 EUR wurde am notariell beurkundet und am in das Handelsregister aufgenommen. Die HanseLine GmbH ist eine Handelsgesellschaft i.s.d. 13 Abs. 3 GmbHG i.v.m. 6 HGB. Daraus ergibt sich für die HanseLine GmbH eine Buchführungspflicht nach den 238 HGB ff. i.v.m. 6 HGB. Sie ist jährlich verpflichtet, einen Jahresabschluss aufzustellen ( 242 HGB). Das Geschäftsjahr beginnt am und endet am Gegenstand des Unternehmens ist die Herstellung und der Handel von Möbeln und Systemelementen für den Büro- und Hotelbereich sowie alle damit im Zusammenhang stehenden Tätigkeiten. III. Steuerrechtliche Verhältnisse Die HanseLine GmbH hat auch für das Steuerrecht nach 140 AO die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die sich aus dem Handelsrecht ergeben, zu erfüllen. Für die HanseLine GmbH ist das Finanzamt Hamburg-Mitte (St.Nr. 2248/222/22222) als Betriebsfinanzamt ( 20 AO, 21 AO) zuständig. Die Steuern für den Veranlagungs- bzw. Besteuerungszeitraum 2014 wurden mit den Steuerbescheiden vom festgesetzt. Die Finanzverwaltung hat der HanseLine GmbH die USt-IdNr. DE erteilt. Die HanseLine GmbH erbringt keine Bauleistungen i.s.d. Steuerrechts. Praktikerhinweis! H.a.a.S. GmbH Seminare und Vortrag Bevor Sie mit der Bearbeitung eines Jahresabschlusses beginnen, ist es sinnvoll sich über die Unternehmensverhältnisse einen vollständigen Überblick zu verschaffen. Es macht Sinn sich die Vertragsakte mit den aktuell gültigen Verträgen sowie Registerauszüge (z.b. Handelsregister- und Grundbuchauszug) anzuschauen, um die rechtlichen Verhältnisse zu erfassen. Danach sollte man sich die Jahresabschlussakte des Vorjahres anschauen. Für die Praxis ist die Jahresabschlussakte ein wichtiger Bestandteil. Sie sollte so aufgebaut sein, dass hier die rechtlichen und steuerrechtlichen Verhältnisse so umfassend dargestellt sind, damit ein Dritter sich leicht und umfassend über die Unternehmung informieren kann. Die Jahresabschlussakte sollte auch immer im Hinblick auf künftige Betriebsprüfungen geführt werden 8

9 Jahresabschluss: Workshop für Einsteiger Heft 1: Buchführungsakte B. PRAKTISCHE BEARBEITUNGSHINWEISE I. Vollständigkeitsgebot Nach dem Vollständigkeitsgebot i.s.d. 246 Abs. 1 HGB muss die HanseLine GmbH ihr Vermögen in die Bilanz aufnehmen und ausweisen. Danach sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge im Jahresabschluss zu erfassen. In dem Jahresabschluss der Gesellschaft ist sowohl ihr zivilrechtliches Eigentum als auch das wirtschaftliche Eigentum auszuweisen ( 39 AO). Das Vollständigkeitsgebot ist als zentrale Ansatzvorschrift zu verstehen. Dabei ist unter Ansatz die Bilanzierung (sei es Aktivierung oder Passivierung) dem Grunde nach zu verstehen. II. Stufen der Bilanzierung (Bearbeitungsschritte) Die Bilanzierung erfolgt grundsätzlich in 2 Stufen. 1. Stufe H.a.a.S. GmbH Seminare und Vortrag Bilanzierung dem Grunde nach! (Frage, ob ein Bilanzausweis erfolgen muss.) 2. Stufe Bilanzierung der Höhe nach! (Frage, in welcher Höhe ein Bilanzausweis erfolgen muss.) Die Fragen ob und in welcher Höhe eine Bilanzierung vorzunehmen ist, stellen sich sowohl in der Handelsbilanz, als auch in der Steuerbilanz. 9

10 Jahresabschluss: Workshop für Einsteiger Heft 1: Buchführungsakte III. Bilanzierungsgrundsätze Nach der Einführung des BilMoG ergeben sich hinsichtlich der Bilanzierung in der Handelsbilanz und Steuerbilanz folgende Bilanzierungsgrundsätze: in der Handelsbilanz Aktivierungspflichten führen in der Steuerbilanz zu Aktivierungsgeboten Aktivierungswahlrechte i.d.r. Aktivierungsgeboten 1 (Ausnahme: 248 Abs. 2 Satz 1 HGB) 2 Aktivierungsverbote Passivierungspflichten Aktivierungsverboten i.d.r. Passivierungsgeboten Passivierungswahlrechte i.d.r. Passivierungsverboten 3 (Ausnahme: Art. 28 EGHGB) 4 Passivierungsverbote Passivierungsverboten H.a.a.S. GmbH Seminare und Vortrag Für den Grundsatz handelsrechtliche Aktivierungswahlrechte = steuerrechtliche Aktivierungsgebote gibt es seit dem Inkrafttreten des BilMoG nur noch einen Anwendungsfall, nämlich das Disagio, 250 Abs. 3 HGB. 248 Abs. 2 Satz 1 HGB besagt: Selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens können als Aktivposten in die Bilanz aufgenommen werden. Beispiel: Marken und Kundenlisten. Der Grundsatz handelsrechtliche Passivierungswahlrechte = steuerrechtliche Passivierungsverbote hat nach dem Inkrafttreten des BilMoG keine Bedeutung mehr, da die Regelungen des 249 Abs. 1 Satz 3 HGB und 249 Abs. 2 HGB a.f. aufgehoben wurden und damit keine handelsrechtlichen Passivierungswahlrechte mehr existieren. Art. 28 EGHGB besagt sinngemäß: Für Pensionszusagen vor dem braucht keine Rückstellung zu passiviert werden. 10