Bieterfragen zum Verfahren Vergabe des Küchenmanagements zur Speisenversorgung von Patienten und Mitarbeitern der Klinikum Wilhelmshaven ggmbh

Transkript

1 Bieterfragen zum Verfahren Vergabe des Küchenmanagements zur Speisenversorgung von Patienten und Mitarbeitern der Klinikum Wilhelmshaven ggmbh Klinikum Wilhelmshaven ggmbh Friedrich-Paffrath-Straße Wilhelmshaven

2 Bieterfragen, Auskunftsersuchen Nr. Frage Antwort 1. Sind Teilnahmeanträge für das Verfahren zu stellen? Teilnahmeanträge sind im Vergabeverfahren nicht gefordert. Es wird aber um Registrierung soweit noch nicht geschehen unter Nennung des Bieters sowie einer Kontaktperson für die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren gebeten. Die Registrierung ist per zu richten an die Vergabestelle 2. In Ihren Unterlagen steht unter Referenzen folgendes: Es sind mindestens drei vom Auftraggeber ausgestellte Bescheinigungen über erbrachte vergleichbare Leistungen im Bereich des Küchenmanagements und eines im Bereich Management Stationsküchenkonzept vorzulegen. Die Leistungen müssen für ein allgemeines Krankenhaus mit mindestens BKT p.a. oder mehr als 750 Betten für die Dauer von mindestens einem Jahr erbracht worden sein und dürfen nicht länger als ein Jahr (gerechnet vom Datum der Absendung der Bekanntmachung) zurückliegen. Frage: Bedeutet dies, dass alle 4 Referenzen von allgemeinen Krankenhäusern mit mindestens BKT p.a. oder mehr als 750 Betten sein müssen, wovon in einem Haus das Stationsküchenkonzept mindestens BKT betragen muss? Oder ist es ausreichend 1 allgemeines Krankenhaus mit mindestens BKT p.a. oder mehr als 750 Betten zu bewirtschaften und weitere 3 Referenzen von allgemeinen Krankenhäusern in denen ein Teilbereich, beispielsweise Komfortstationen mit dem Stationsküchenkonzept versorgt werden? Grundsätzlich sind alle Referenzen für die in den Ausschreibungsunterlagen genannte Größenordnung abzugeben. Alle 4 Referenzen sind von Krankenhäusern der geforderten Größenordnung vorzulegen. Die Referenz zum Stationsküchenkonzept ist ausdrücklich auch von einem Krankenhaus der geforderten Größenordnung beizubringen. Eine Referenz zum Stationsküchenkonzept nur für Teilbereiche ist nicht ausreichend. Wir verweisen hierzu auch nochmal auf S. 3 der Unterlage Leistungsbeschreibung. Die Referenzen sind Ausschluss- und Wertungskriterium. Seite 2 von 6

3 3. Bei der Angabe des Personalkonzeptes wurden die Jahresstunden je VkZ mit Stunden angegeben. Dies würde eine Wochenarbeitszeit von 30,8 Stunden ergeben. Frage: ist davon auszugehen, dass die Stundenangabe korrekt ist und wie hoch sind die Ausfallzeiten durch Krankheit, Kur, Urlaub, etc.? 4. Da unsere Referenzbetriebe (Krankenhäuser), teilweise unter der vorgegebenen Größe/Bettenzahl liegen, könnten wir zusätzlich Referenzen aus anderen sozialen Bereichen wie z. B. soziale Werkstätten mit ca. 800 Essen/Tag beibringen. Frage: sind weitere Referenzen zulässig und werden diese in der Bewertung berücksichtigt? 5. Sind die aktiven Speisentransportwagen von temp-rite Eigentum des heutigen Dienstleisters? Ist das der Fall, wären vom Bieter Investitionskosten zu planen. Richtig? 6. Ist eine tägliche Anlieferung/Bereitstellung der Lebensmittel zwingend erforderlich oder wäre auch eine Belieferung 2 x pro Woche denkbar? Dann mit Cook&Chill-Komponenten, die eine verlängerte Haltbarkeit haben (bis zu 21 Tage)? Bei den genannten 1600 h p.a. handelt es sich um Netto-Arbeitszeiten abzgl. Urlaub/Krankheit. Die reguläre VzK beträgt im Klinikum Wilhelmshaven 38,5h. Es ergibt sich somit eine Ausfallquote von 20 %. Die Referenzen sind wie gefordert von Krankenhäusern zu bringen. Der derzeitige Dienstleister stellt für den gekühlten Transport der Mittagsversorgung im Großgebinde temprite Speisentransportwagen zur Verfügung. Das Klinikum Wilhelmshaven besitzt keine solchen für den Außerhaustransport. Der interne Speisentransport erfolgt durch klinikeigene Wagen. Grundsätzlich liegt es im Ermessen und in der Organisation des Auftragnehmers wie oft er liefern lässt. Analog für Komponenten für Frühstück, Nachmittag und Abendbrot. Auch hier die Frage, ob eine Belieferung 2 x pro Woche akzeptiert wird. 7. Wir bitten um Streichung der Berechnung des Personaleinsatzes Menüaufnahme. 8. Bewertung Matrix Küchenmanagement - Können wir davon ausgehen, dass es sich um einen Tippfehler in der Spalte Personalkosten Küchenmanagement handelt? "Der Bieter mit den geringsten Personalkosten erhält 15 Punkte." Wir gehen davon aus, der Bieter erhält 50 Punkte. Siehe LV Seite 3. Das abzugebende Personalkonzept bezieht sich auf die Tabelle Seite 5. Korrekt. Dies ist ein Fehler. Korrekter Weise muss es heißen Der Bieter mit den geringsten Personalkosten erhält 50 Punkte. Ein prozentualer Abschlag erfolgt ggf. der den prozentualen Mehrkosten des besten Bieters entspricht. 9. LV Seite 2, Leistungsbeschreibung Küchenmanagement, Die Auswertung der abgefragten Menuewünsche und der daraus Seite 3 von 6

4 "..Auswertung der Menüwünsche, diätetische Anleitung..." - Wir interpretieren diesen Absatz so, dass mit der Auswertung der Menüwünsche die Umsetzung des Produktionsplanes des Menüerfassungssystems gemeint ist, richtig? 10. LV Seite 2, "Pünktliche Bereitstellung sämtlicher Mahlzeiten..." - Wir interpretieren die genannten Uhrzeiten als Essenszeiten und bitten um Mitteilung, wann die Speisen für den Hol- und Bringedienst zur Abholung bereitgestellt werden sollen. resultierende Produktionsplan ist Aufgabe des Küchenmanagers. Bandlaufzeiten aktuell bzw. Bereitschaft Transportdienst: Frühstück ab 6:45 Uhr Mittag ab 10:45 Uhr Abend ab 16:30 Uhr 11. LV Seite 3, bitte Veranstaltungsmappe beifügen - Benötigen Sie die Mappe mit Preisen? 12. LV Seite 3, Unternehmensumsatz in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung (Lieferung von Lebensmitteln in der Patientenversorgung)... - Das Küchenmanagement sieht keine Lieferung vor, erwarten Sie die Summe an Umsatz vergleichbarer Aufträge ohne Lieferung von Lebensmitteln? 13. LV Seite 2, Einführung Der Einkauf durch den Bieter ist nicht Leistungsbestandteil, sondern der Auftraggeber wird seine Lieferanten auswählen und bestimmen. Wir interpretieren die Ausführung so, dass der Einkauf (Warenbestellung) auf Empfehlungen des Bieters durch den Auftraggeber ausgelöst wird, richtig? Im LV Ausschreibung Küchenmanagement wird auf Seite 2 von 5 beschrieben, dass durch die einzusetzende Betriebsleitung folgende Tätigkeit auszuführen ist: Administration für Einkauf und Lagerhaltung (aber kein Wareneinkauf, da Wareneinkauf und Lieferantenauswahl durch den Auftraggeber erfolgt). Wer bestellt die Ware? 14. Die ausgeschriebenen Leistungen umfassen das Management der Speisenversorgung für Patienten und Mitarbeiter durch Einsatz einer Betriebsleitung. Dementsprechend hat der künftige Bitte mit Preisen. Die Preise sind jedoch nicht als Wertungskriterium zu betrachten. Bitte geben Sie den Umsatz für den Bereich Küchenmanagement/ - leitung an. Die Leistungsbeschreibung ist dahingehend zu verstehen, dass der Auftraggeber sich Mitsprache bei der Auswahl von Waren und Lieferanten vorbehält. Der Bestellprozess der Ware erfolgt durch die vom Auftragnehmer einzusetzende Betriebsleitung. Der Auftraggeber verfügt über eigenes Personal in der Küche. Dieses wird fachlich und organisatorisch der durch den Auftragnehmer zu stellenden Betriebsleitung unterstellt. Seite 4 von 6

5 Vertragspartner nur eine Beratungsfunktion, während die Leistungen zur Speisenversorgung durch das Klinikum selbst erbracht werden. Nach unserem Verständnis erfolgt keine Personalbeistellung, so dass die Leistungsbeschreibung in diesem Punkt unzutreffend ist. Ist dieses Verständnis korrekt? 15. Bewertungsmatrix Obere Leiste 4te Spalte Liegt nicht vor oder erfüllt die Anforderung nicht (führt zum. wir bitten um Ergänzung des fehlenden Textes. Liegt nicht vor oder erfüllt die Anforderungen nicht (führt zum Ausschluss des Angebotes). 16. Bewertungsmatrix Referenzen / Vergleichbares Konzept (Stationsküchenkonzept?) Richtig. Zum jetzigen Zeitpunkt steht nicht fest, in welcher Form das Stationsküchenkonzept bei Ihnen im Hause umgesetzt werden soll. Das finale Konzept ist abhängig von Punkten wie Flächen auf den Stationen oder Richtlinien bzw. Auflagen des Veterinäramtes und des Brandschutzes. Das Konzept gilt es zu entwickeln. Daher interpretieren wir die geforderte Referenz Stationsküchenkonzept so, dass diese die Prozesse wie z.b. die Menüaufnahme, Warendisposition, die Speisenversorgung im Buffetsystem zu Frühstück und Abend sowie die Mittagsversorgung mit Systemprodukten unter Einsatz von Regenerationstechnik auf Tablett sowie der Spülküche, abgebildet werden sollen, richtig? 17. Auf Seite 3 von 5 der Leistungsbeschreibung schreiben Sie: Beifügen der unterzeichneten Kalibrierungstabellen? Dies ist tatsächlich ein Missverständnis. Es sind in der Ausschreibung Küchenmanagement keine Kalibrierungstabellen einzureichen. Wir gehen davon aus, dass es sich um ein Missverständnis handelt, da der Ausschreibung keine Kalibrierungstabellen beiliegen. Wir bitten dies kurz zu bestätigen. Seite 5 von 6

6 18. Zur realistischen Bewertung des Personalschlüssels, benötigen wir konkrete Angaben zu Fehlzeiten durch Krankheit. Können diese zur Verfügung gestellt werden? 19. Wer ist bei Personalausfall (Krankheit etc.) für die Ersatzgestellung verantwortlich, um einen reibungslosen Ablauf aller notwendigen Tätigkeiten zu gewährleisten? 20. Kann bei der Benennung von Referenz von der Mindestanforderung BKT p.a. abgewichen werden? (Beispiel: wir betreuen mehrere Kliniken eines Großkunden, welche aber im Einzelnen diese Vorgabe nicht erreichen) 21. Bei den Referenzen Management ist ein Kunde zu benennen, bei dem ein Stationsküchenkonzept angeboten wird. Über die Leistungsbeschreibung gibt es hierzu keine Anforderungen. Ist dazu ein schlüssiges Konzept trotzdem gefordert und einzureichen? Siehe Frage 3. Siehe Frage 14. Als Referenzen wird das Management eines Hauses mit ca. 750 Betten gefordert. Es ist eine Referenz zu einem von ihnen betreuten Stationsküchenkonzept in einem Krankenhaus einzureichen. Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Auftragnehmer durch die Referenz über die Umsetzung eines Stationsküchenkonzepts in einem Krankenhaus über die Erfahrung und Expertise zu diesem Thema verfügt. Ein individuelles auf unser Haus ausgerichtetes Umsetzungskonzept ist nicht Bestandteil der vorliegenden Ausschreibung, sondern soll gemeinsam erarbeitet werden. Seite 6 von 6