Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 11 Teil 2 ( ): Vertragsmanagement (Contract Management) SS

2 Vertragsmanagement Ziel des Vertragsmanagements (Contract Management): Projektvertrag so gestalten, abschließen und abwickeln, dass Projektziele (Kosten, Termine, Qualität) erreicht oder übertroffen werden Phasen des Vertragsmanagements Angebotsphase Vertragsabschluss Vertragserfüllung/ Projektabwicklung Vertragsbeendigung Basis: Ausschreibung oder direkte Angebotsanfrage mit Lastenheft Inhalte vereinbaren Vertrag erfüllen Lieferungen und Leistungen Lieferungen und Leistungen Termine Termine Zahlungsbedingungen Zahlungen Haftung Gewährleistung Vertragsstrafen (Pönalen) Das Vertragsmanagement kann wesentlich zum Erfolg von Projekten beitragen 2

3 Projektvertrag Vertragspartner AG: Auftraggeber (Projektträger) AN: Auftragnehmer (Projektdurchführender) Regelungen im Vertrag Rechte und Pflichten beider Parteien im Projekt Wer hat was an wen wann zu leisten? Was passiert bei Leistungsstörungen? Vertragstypen nach BGB Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag 3

4 Verträge Workshopteil Was regelt ein Vertrag? Wie kann eine vertragliche Vereinbarung zustande kommen? 4

5 Kaufvertrag Gesetzliche Regelung: 433 BGB Kaufrecht Anwendungsbeispiele: Kauf von Hardware, Software-Lizenzen Pflichten Verkäufer Mangelfreie Übergabe Eigentum übertragen Rechte überliefern zur Nutzung Käufer Annehmen (= Sache entgegennehmen); Annahmeprüfungsrecht Zahlen bei Übergabe Leistungsstörungen Gewährleistung durch Verkäufer: Nacherfüllung Neulieferung Nachbesserung Kaufpreisminderung ggf. Rücktritt und Schadensersatz 5

6 Mietvertrag Anwendungsbeispiele: Miete von Hardware, Standardsoftware, Räume Pflichten Vermieter Überlassung zur bestimmungsgemäßen Nutzung Mietsache muss über den gesamten Zeitraum nutzbar sein! Rechte Mieter Bestimmungsgemäßen Nutzung Zahlen Rückgabe am Ende des Mietverhältnisses 6

7 Dienstvertrag Gesetzliche Regelung: 611 ff. BGB Dienstverträge Anwendungsbeispiele: Beratung, Coaching, Unterstützung bei der Installation von Software Pflichten AN (Auftragnehmer) Erbringung der versprochenen Dienste Beratungs-/Arbeitsleistungen ohne Nachbesserungspflicht AG (Auftraggeber) Vergütung (Zahlen auf der Basis von Tätigkeitsnachweisen) Keine Abnahme und keine Erfolgsverpflichtung! Leistungsstörungen Beweislast für Beratungsfehler liegt beim AG; 3-jährige Schadensersatzpflicht für nachgewiesene Beratungsfehler 7

8 Werkvertrag Gesetzliche Regelung: 631, 640 BGB (Werkvertrag, Abnahme) Anwendungsbeispiele: Erstellung von Konzepten, Customizing, Fehlerbeseitigung, erfolgreiche Installation von Software Pflichten AN (Auftragnehmer) Übergabe des mangelfreien Werkes Erklärung der Betriebsbereitschaft Eigentum, Rechte, Erfolg AG (Auftraggeber) Prüfen der Abnahme Abnahme erklären Zahlen nach Abnahme Abnahme ist vertraglich geregelt. Abnahme mittels Abnahmeprotokoll Leistungsstörungen AG: Verweigerung der Abnahme AN: Verpflichtung zur kostenfreien Nachbesserung innerhalb der Gewährleistungsfrist 8

9 Leistungsstörungen im Projekt Leistungsstörung: Pflichtverletzung eines Vertragspartners Arten der Leistungsstörung Leistung wurde gar nicht erbracht Leistung ist unvollständig Leistung hat nicht die vereinbarte Qualität Termin für die Leistung wurde überschritten Rechte des Auftraggebers bei Leistungsstörungen Nacherfüllung (Gelegenheit zur Nachbesserung) Vertragsstrafe (nur wenn vereinbart) Selbstvornahme (Mängelbeseitigung durch Auftraggeber) Schadensersatz (bei Verschulden des Auftragnehmers) Kündigung aus wichtigem Grund (Vertragsverhältnis nicht mehr zumutbar) Annullierung (Rückabwicklung auf vorvertraglichen Zustand) 9

10 Besonderheiten bei Projektverträgen Abnahme: Die Abnahme ist ein entscheidender Meilenstein im Projektablauf. Hat der AN das Werk vertragsgerecht erstellt AG hat die Pflicht auf Abnahme AN hat das Recht auf Abnahme Garantie: Mit Garantie ist die Zusicherung einer Eigenschaft der Sache (Beschaffenheits- und/oder Haltbarkeitsgarantie) gemeint. Haftungsausschluss: Der AN ist bestrebt, die Haftung zu begrenzen oder zu vermeiden. Bei vereinbarten Vertragsstrafen sollte er eine zusätzliche Haftung auf Schadensersatz ausschließen. Verjährung: Im Werkvertragsrecht gelten folgende Verjährungszeiten 5 Jahre bei einem Bauwerk 2 Jahre bei der Herstellung oder Veränderung einer Sache Die Verjährungsfrist beginnt mit der Abnahme. Bei einem innerhalb der Mangelhaftungsfrist behobenem Mangel verlängert sich die Frist um zwei Jahre nach Behebung des Mangels. 10

11 Grundsätze zur Vergabe durch öffentliche Auftraggeber Haushaltsrecht Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit 7 BHO Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung 55 BHO Verfahrensgrundsätze Wettbewerbsgrundsatz Diskriminierungsverbot / Gleichbehandlungsgebot Verhandlungsverbot Geheimhaltungsgebot Grundsatz der Transparenz 11

12 Ausschreibungsunterlagen Merkmale Ausschreibungsunterlagen enthalten immer eine Leistungsbeschreibung Ausschreibungsunterlagen sollen so strukturiert sein, dass sie den potentiellen Lieferanten genau und vollständige Angaben geben Ausschreibungsunterlagen sollen immer eine Beschreibung der gewünschten Form des Angebotes und aller notwendigen vertraglichen Regelungen beinhalten Ausschreibungsunterlagen enthalten Kriterien zur Eignung des Lieferanten und Kriterien zur Bewertung des Angebots Ausschreibungsunterlagen sollen so formuliert sein, dass man immer vergleichbare Angebote erhält 12

13 Leistungsbeschreibung: Anforderungen Chancengleichheit (Bestimmtheit und Eindeutigkeit) Ausschluss-Kriterien (Mindestanforderungen) von Bewertungs-Kriterien trennen Produktneutralität Direkte / indirekte Nennung von Produkten oder Herstellern grundsätzlich unzulässig Ziel: Wirtschaftlichstes Angebot (= bestes Leistungs-/Preisverhältnis) 13