Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 9 Teil 5 ( ): Vertrags- und Claimmanagement SS

2 Vertragsmanagement Ziel des Vertragsmanagements (Contract Management): Projektvertrag so gestalten, abschließen und abwickeln, dass Projektziele (Kosten, Termine, Qualität) erreicht oder übertroffen wird Phasen des Vertragsmanagements Angebotsphase Vertragsabschluss Vertragserfüllung/ Projektabwicklung Vertragsbeendigung Basis: Ausschreibung oder direkte Angebotsanfrage mit Lastenheft Inhalte vereinbaren Vertrag erfüllen Lieferungen und Leistungen Lieferungen und Leistungen Termine Termine Zahlungsbedingungen Zahlungen Haftung Gewährleistung Vertragsstrafen (Pönalen) Das Vertragsmanagement kann wesentlich zum Erfolg von Projekten beitragen 2

3 Projektvertrag Vertragspartner AG: Auftraggeber (Projektträger) AN: Auftragnehmer (Projektdurchführender) Regelungen im Vertrag Rechte und Pflichten beider Parteien im Projekt Wer hat was an wen wann zu leisten? Was passiert bei Leistungsstörungen? Vertragstypen nach BGB Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag 3

4 Verträge Workshopteil Was regelt ein Vertrag? Wie kann eine vertragliche Vereinbarung zustande kommen? 4

5 Kaufvertrag Gesetzliche Regelung: 433 BGB Kaufrecht Anwendungsbeispiele: Kauf von Hardware, Standardsoftware Pflichten Verkäufer Mangelfreie Übergabe Eigentum übertragen Rechte überliefern zur Nutzung Käufer Annehmen (= Sache entgegennehmen); Annahmeprüfungsrecht Zahlen bei Übergabe Leistungsstörungen Gewährleistung durch Verkäufer: Nacherfüllung Neulieferung Nachbesserung Kaufpreisminderung ggf. Rücktritt und Schadensersatz 5

6 Mietvertrag Anwendungsbeispiele: Miete von Hardware, Standardsoftware Pflichten Vermieter Überlassung zur bestimmungsgemäßen Nutzung Mietsache muss über den gesamten Zeitraum nutzbar sein! Rechte Mieter Bestimmungsgemäßen Nutzung Zahlen Rückgabe am Ende des Mietverhältnisses 6

7 Dienstvertrag Gesetzliche Regelung: 611 ff. BGB Dienstverträge Anwendungsbeispiele: Beratung, Coaching, Unterstützung bei der Installation von Software (Dienstleistungen) Pflichten AN (Auftragnehmer) Erbringung der versprochenen Dienste Beratungs-/Arbeitsleistungen ohne Nachbesserungspflicht AG (Auftraggeber) Vergütung (Zahlen auf der Basis von Tätigkeitsnachweisen) Keine Abnahme und keine Erfolgsverpflichtung! Leistungsstörungen Beweislast für Beratungsfehler liegt beim AG; 3-jährige Schadensersatzpflicht für nachgewiesene Beratungsfehler 7

8 Werkvertrag Gesetzliche Regelung: 631, 640 BGB (Werkvertrag, Abnahme) Anwendungsbeispiele: Erstellung von Konzepten, Customizing, Fehlerbeseitigung, erfolgreiche Installation von Software Pflichten AN (Auftragnehmer) Übergabe des mangelfreien Werkes Erklärung der Betriebsbereitschaft Eigentum, Rechte, Erfolg AG (Auftraggeber) Prüfen der Abnahme Abnahme erklären Zahlen nach Abnahme Abnahme ist vertraglich geregelt. Abnahme mittels Abnahmeprotokoll Leistungsstörungen AG: Verweigerung der Abnahme AN: Verpflichtung zur kostenfreien Nachbesserung innerhalb der Gewährleistungsfrist 8

9 Besonderheiten bei Projektverträgen Abnahme: Die Abnahme ist ein entscheidender Meilenstein im Projektablauf. Hat der AN das Werk vertragsgerecht erstellt AG hat die Pflicht auf Abnahme AN hat das Recht auf Abnahme Garantie: Mit Garantie ist die Zusicherung einer Eigenschaft der Sache (Beschaffenheits- und/oder Haltbarkeitsgarantie) gemeint. Haftungsausschluss: Der AN ist bestrebt, die Haftung zu begrenzen oder zu vermeiden. Bei vereinbarten Vertragsstrafen sollte er eine zusätzliche Haftung auf Schadensersatz ausschließen. Verjährung: Im Werkvertragsrecht gelten folgende Verjährungszeiten 5 Jahre bei einem Bauwerk 2 Jahre bei der Herstellung oder Veränderung einer Sache Die Verjährungsfrist beginnt mit der Abnahme. Bei einem innerhalb der Mangelhaftungsfrist behobenem Mangel verlängert sich die Frist um zwei Jahre nach Behebung des Mangels. 9

10 Grundsätze zur Vergabe durch öffentliche Auftraggeber Haushaltsrecht Verfahrensgrundsätze Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit 7 BHO Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung 55 BHO Wettbewerbsgrundsatz Diskriminierungsverbot / Gleichbehandlungsgebot Verhandlungsverbot Geheimhaltungsgebot Transparenzgrundsatz 10

11 Ausschreibungsunterlagen Merkmale Ausschreibungsunterlagen enthalten immer eine Leistungsbeschreibung Ausschreibungsunterlagen sollen so strukturiert sein, dass sie den potentiellen Lieferanten genau und vollständige Angaben geben Ausschreibungsunterlagen sollen immer eine Beschreibung der gewünschten Form des Angebotes und aller notwendigen vertraglichen Regelungen beinhalten Ausschreibungsunterlagen enthalten Kriterien zur Eignung des Lieferanten und Kriterien zur Bewertung des Angebots Ausschreibungsunterlagen sollen so formuliert sein, dass man immer vergleichbare Angebote erhält 11

12 Leistungsbeschreibung: Anforderungen Chancengleichheit (Bestimmtheit und Eindeutigkeit) Ausschluss-Kriterien (Mindestanforderungen) von Bewertungs-Kriterien trennen Produktneutralität Direkte / indirekte Nennung von Produkten oder Herstellern grundsätzlich unzulässig Ziel: Wirtschaftlichstes Angebot (= bestes Leistungs-/Preisverhältnis) 12

13 Claimmanagement - Definitionen Ausgangssituation: Vertrag mit externem Auftraggeber Allgemeine Vorkehrungen Spezielle Vorkehrungen Projektdurchführung Projektabnahme Preis- und Kosteninformationen Leistungsverzeichnis/Abgrenzung Aufgaben des Auftraggebers... Regelfall: Änderungen (meist Mehrleistungen) in der Projektabwicklung Wer trägt die Kosten? Claim := Forderung (finanzielle, terminliche oder sachliche) eines Vertragspartners infolge von Abweichungen vom Vertrag Claimmanagement (CM) := Summe aller Maßnahmen, um berechtigte eigene Forderungen durchzusetzen und unberechtigte Fremdforderungen abzuwehren Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes, kubus IT 13

14 Extreme Claimmanagement-Strategien* Bestehen auf Auftragnehmerfreundlichen Vertragsformulierungen Vertrag eigene Claims Fremd- Claims Claim- Verhütung/ Förderung Defensives CM Akzeptieren von Kundenfreundlichen Verträgen Nur bei gravierenden eindeutigen Verstößen des Partners claimen Berechtigte Fremdforderungen vorbehaltlos akzeptieren Alle Möglichkeiten der Claimverhütung ausschöpfen Aggressives CM Bei allen Claim-verdächtigen Ereignissen claimen Alle Fremd-Claims grundsätzlich in Frage stellen; sämtliche Gegenargumentationen ausschöpfen Förderung von eigenen Claims durch Verschweigen von Fakten *) aus Auftragnehmersicht Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes, kubus IT 14

15 Claim-Vorsorge Ziel: Günstige Ausgangssituation durch präventives Claimmanagement Vertragsgestaltung Verwendung von erprobten Standard- oder Musterverträgen Genaue Festlegung des Vertragsgegenstandes Klare Leistungsabgrenzungen Einbindung der eigenen Rechtsabteilung Beteiligung der für die Durchführung zuständigen Projektverantwortlichen vermeidet Informationsverlust Professionelles Projektmanagement Jedes Auftrags-Projekt hat einen Claim-Manager Klare Verantwortlichkeiten und Kompetenzen im Projekt Realistische Projektplanung Systematisches Risikomanagement Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes, kubus IT 15

16 Claim-Erkennung und -Verfolgung Alle Teammitglieder helfen, Claim-verdächtige Sachverhalte zu ermitteln Aktives CM in der Durchführungsphase 1. Claim-Meldung der Projektmitarbeiter an den Claim-Manager 2. Claim-Anmeldung durch den Claim-Manager beim Auftraggeber: zunächst Sachverhalt aufzeigen 3. Anspruchsgrundlage aufzeigen 4. Kostennachweis erbringen 5. Claim-Verhandlungen mit Auftraggeber führen Ggf. Zusatzangebot / Zusatzauftrag Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes, kubus IT 16