Bericht der Vorsitzenden des Akteneinsichtsausschusses zum Thema Vorschuss"

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1 Bericht der Vorsitzenden des Akteneinsichtsausschusses zum Thema Vorschuss" Waltraud Vialon Vorbemerkung: Gemäß 50 Absatz 2 der HGO ist ein Akteneinsichtsausschuss zu bilden oder zu bestimmen, wenn es ein Viertel der Gemeindevertreter oder eine Fraktion verlangt. Der dazu notwendige Antrag an die Gemeindevertretung muss das Thema, zu dem Akten eingesehen werden wollen, klar definieren. Außerdem sollte der Antrag auch die Größe des Akteneinsichtsausschusses enthalten. Die Zusammensetzung ist äquivalent der Zusammensetzung in der Gemeindevertretung. Der oder die Vorsitzende wird aus dem Ausschuss selbst gewählt. Das Wort Akteneinsicht" besagt bereits, dass sich die Tätigkeit des Akteneinsichtsausschusses auf das Einsehen in Akten beschränkt. Nicht zur Akteneinsicht gehört die Befragung von Mitarbeitern der Verwaltung. Würde man nämlich auch eine Auskunftspflicht der Verwaltung annehmen, dann verlöre der Ausschuss seine Eigenschaft als Akteneinsichtsausschuss. Er würde zum Untersuchungsausschuss aufgewertet, eine Institution, die die HGO nicht kennt und die in der Form nicht für diesen Ausschuss anzuwenden ist. Dem vorliegenden Abschlussbericht des Akteneinsichtsausschusses wurde in der letzten Sitzung am mit Mehrheit beschlossen und der Stadtverordnetenversammlung zur abschließenden Kenntnisnahme übermittelt. Allen Ausschussmitglieder lag der Bericht in Form eines Entwurfes vor. In diesem Bericht wurde nach der Akteneinsichtnahme und der Beratungen im Ausschuss eine Zusammenfassung von der Vorsitzenden erstellt. Arbeitsauftrag Die Arbeit des Ausschusses orientierte sich an dem Fragenkatalog des Antragstellers und befasste sich mit dem Diebstahl von Bargeld und Quittung aus dem Büro des Bürgermeisters in Zum Bericht: Der Akteneinsichtsausschuss wurde gemäß 50 Abs. 2 HGO und durch das Benennungsverfahren 62 Abs. 2 HGO eingerichtet. Nachdem die Fraktionen, CDU 7 Abgeordnete, SPD 4 Abgeordnete, WSD und Die Linke, jeweils 1 Abgeordneter die Mitglieder benannt hatten, wurde der Ausschuss am einberufen und konstituierte sich.

2 Als Vorsitzende wurde Frau Waltraud Vialon und als stellvertretender Vorsitzender Herr Frank Nikutta gewählt. Als Schriftführer wurde Herr Volker Kersting gewählt. In dieser Sitzung wurde die Vorgehensweise festgelegt, wie die Einsichtnahme der Akten organisiert wird. Die Mitglieder des Ausschusses einigten sich darauf, Lesegemeinschaften zu bilden. In Absprach mit Herrn Hauptamtsleiter Wilfried Eckart konnten die Akten in dessen Dienstzimmer im Rathaus eingesehen werden. Folgende Akten lagen zur Einsicht vor: ein Aktenordner Rathaus" DIN A 4 Diebstahl von Bargeld und Belegen im mit folgendem Inhalt: a. Auszug aus der Dienstanweisung b. Hinweis zur Eigenschadenversicherung c. Korrespondenz mit der Polizei und der Staatsanwaltschaft d. Anfragen der Fraktion WSD e. Antrag der Fraktion SPD f. Unterlagen zum vorliegenden Akteneinsichtsausschuss g. Presseberichte h. Kopien von Quittungen i. Hotel Beleg (Kopie) j. Magistratsvorlage k. Auszug des Magistratsprotokolle Es fanden folgende Sitzungen statt, konstituierende Sitzung, und am Akteneinsicht und Diskussion, Beantwortung der vorliegenden Fragen des Antrags der Fraktion SPD. In der Zeit vom bis konnten die Unterlagen bei Hauptamtsleiter Eckart in dessen Dienstzimmer nach vorheriger Anmeldung eingesehen werden. In der Sitzung am wurde über die Vollständigkeit der Akten diskutiert. Der Ausschuss konnte sich davon überzeugen, dass die vorhandenen Akten ordnungsgemäß geführt wurden. Durch den Diebstahl sind Belege unwiederbringlich verloren. Herr Bürgermeister Sattler nahm nicht an den Sitzungen des Akteneinsichtsausschusses teil, da dies Aufgrund der Rechtsauskunft des HSTGB und des 25 HGO als nicht förderlich, für den Sitzungsverlauf betrachtet wurde. Aus diesem Grund wurde ein Fragenkatalog erstellt, den Herr BGM Sattle beantwortet hat. Die

3 Antworten zu den Fragen lagen den Mitgliedern in der folgenden Sitzung schriftlich vor. Von der Polizei und der Staatsanwaltschaft wurden die Ermittlungen ohne Erfolg eingestellt, die amtlichen Ermittlungsakten dieser Organe standen dem Akteneinsichtsausschuss nicht zur Verfügung und konnten nicht eingesehen werden. Die vorgelegten Fragen des Antragstellers konnten wie folgt beantwortet werden: Frage 1: Wie wurde die Zahlung, die Herr Sattler aufgrund des Diebstahls von der Stadt Hofgeismar erhalten hat bzw. an die Stadt Hofgeismar erstattet hat abgewickelt? Antwort zu 1: Die Stadtkasse hat die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung gestellt: - Zahlungen gemäß den Kassenbelegen über die Stadtkasse - Auszahlung am , Vorschuss für die Fahrt nach Pont-Aven - Einzahlung des Bürgermeisters aus eigenen Mitteln vom bis Wiederauszahlung am auf Grund eines einstimmigen Magistratsbeschlusses an die Bedienstete des Vorzimmers Frau Hedrich. Kontenverbuchung Auszahlung /A Beleg 28 Einzahlung /E Beleg 28 Erstattung Beleg 126 Frage 2: Wann hat Bürgermeister Sattler den entwendeten Vorschuss aus eigenen Mitteln ausgeglichen? Antwort zu 2: Bürgermeister Sattler hat den entwendeten Vorschuss zwischen dem und aus eigenen Mitteln ausgeglichen (verrechnen lassen). Kontoverbuchung siehe Frage 1 Frage 3: Wie wurden diese Vorgänge haushalts- und kassentechnisch abgewickelt?

4 Antwort zu 3: Abwicklung über die entsprechenden Haushaltsstellen und Konten des städtischen Haushaltes. Kontenverbuchung Auszahlung (Vorschusskonto) und Produkt Frage 4: Nach welcher Rechtsgrundlage bzw. mit welcher Begründung wurde der Erstattungsanspruch befriedigt? Antwort zu 4: Rechtsgrundlage für die Erstattung war der Beschluss des Magistrats vom I/0 / hed Frage 5: Wie und wann wurden die Vorschüsse für die Reisekosten an den BGM ausgezahlt, die ihm später gestohlen wurden? Antwort zu 5: Auszahlung des Reisekostenvorschusses am an Frau Hedrich. Sie hat den Reisekostenvorschuss an Bürgermeister Sattler weitergeleitet. Kontenverbuchung siehe Frage 3 Frage 6: Für was waren diese Vorschüsse bestimmt? Antwort zu 6: Der Vorschuss war bestimmt für die Dienstreise und damit einhergehende Kosten vom bis nach Pont-Aven. Frage 7: Wann sollte die Reise nach Pont-Aven stattfinden, für die dieser Vorschuss gedacht war? Antwort zu 7: Reise nach Pont-Aven vom bis Frage 8: Wann und in welcher Höhe hat sich der Diebstahl ereignet? Antwort zu 8:

5 Es steht als Tatzeit ein Zeitraum von 2008 bis Freitag, fest. Innerhalb dieses Zeitraumes gab es drei verschiedene Diebstähle. Für den Akteneinsichtsausschuss ist der Diebstahl der Geldtasche mit Quittungen relevant. Vorgangsnummer Polizei ST/ /2009 Frage 9: Zu welchem Zeitpunkt wurde der Diebstahl der Polizei gemeldet? Antwort zu 9: Vorgangsnummer Polizei ST/ /2009 Frage 10: Gibt es eine Eigenschadenversicherung? Welche Korrespondenz wurde zwischen dieser Versicherung und der Stadt Hofgeismar geführt? Antwort zu 10: Es gibt eine Eigenschadenversicherung. Eine Korrespondenz mit dieser wurde zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht geführt, da das Verfahren noch nicht in Gänze beendet ist. Die Korrespondenz mit der Versicherung wird eingeleitet, sobald die Polizei die Ermittlungen eingestellt hat. Frage 11: Wie kam es dazu, dass der Magistrat am beschlossen, dass Herr BGM Sattler den entstandene Schaden in Höhe von 2500,-Euro von der Stadt Hofgeismar zu erstatten ist? Antwort zu 11: Der Magistrat hat gemäß der Magistratsvorlage den Beschluss gefasst. I/0 / hed Frage 12: Wer hatte die Vorlage des Magistrates vorbereitet und unterschrieben? Wieso wurde diese Vorlage erst im Dezember 2009 im Magistrat eingebracht? Wie lief die Sitzung ab? Wer hat die Vorlage unterschrieben? War BGM Sattler persönlich anwesend? Antwort zu 12: Herr Hauptamtsleiter Wilfried Eckart hat die Vorlage vorbereitet und unterschrieben. Der Vorlage wurde zugestimmt. Geht nicht aus den Akten hervor. Herr Bürgermeister war nicht anwesend.

6 Frage 13: Warum wurde der Vorgang erst im Januar 2010 der Staatsanwaltschaft abgegeben? Antwort zu 13: Die Entscheidung der Abgabe an die Staatsanwaltschaft obliegt der ermittelnden Polizei. Die amtliche Ermittlungsakte befindet sich außerhalb des Einflussbereiches der Stadt. Frage 14: Wie wurde der Diebstahl im Rathaus gegenüber den Mitarbeitern kommuniziert? Dies insbesondere vor dem Hintergrund, dass es bereits mehrfach zu Diebstählen im Rathaus gekommen sein soll? Antwort zu 14: Auf die Dienstanweisung wurden die Bediensteten der Stadt in vorherigen Fällen hingewiesen, der vorliegende Diebstahl wurde nicht kommuniziert um die Ermittlungen nicht zu gefährden. Frage 15: Wurde versucht die gestohlenen Abrechnungsbelege in Kopie nachträglich beizubringen? Wenn ja, welche? Wenn nein, warum nicht? Antwort zu 15: Die Hotelrechnung wurde in Kopie beigebracht. Es sind Bemühungen in Gang gesetzt worden, die Kopien der Belege nachträglich beizubringen, so ist es gelungen die in der Akte befindliche Kopie der Hotelrechnung aus Frankreich beizubringen. Weitere Belege, Bewirtungsbelege, etc. konnten im Hinblick auf die zu bewirtenden Person nicht beigebracht werden. Einige Belege, bzw. Quittungen sind in der Akte. Bemerkungen: Während der Sitzungen des Akteneinsichtsausschuss konnten die vorgelegten Fragen des Antragstellers beantworten, insoweit war keine weitere Akteneinsicht notwendig. Ermittlungen und Untersuchungen bezüglich des Diebstahls anzustellen liegt nicht in dem Aufgabebereich des Akteneinsichtsausschusse, da der Akteneinsichtsausschuss nicht die Aufgabe hat den Täter zu ermitteln und Untersuchungen durchzuführen, diesbezüglich konnten Fragen nicht für alle Mitlieder des Akteneinsichtsausschuss zur Zufriedenheit geklärt werden.

7 Während der Sitzung wurde ein Antrag der Fraktion Die Linke" vorgelegt. Antrag der Fraktion die Linke". Der Antrag wurde kurz erörtert und als unzulässig abgewiesen. In der Kommentierung des Handbuches Kommunalpolitik in Hessen wird in dem Passus Die Organe und sonstigen Gremien 1. 2 Folgendes dazu geschrieben: Von dem einmal bestimmten Auftrag kann und darf der Ausschuss nicht eigenständig abweichen, stellt er bei seiner Tätigkeit fest, dass die Überprüfung weiterer Bereiche notwendig ist, so hat er dies als Ergebnis seiner Akteneinsicht gegenüber der Gemeindevertretung zu berichten. Von einem Mitglied des Akteneinsichtsausschusses wurde von dem Gemeindevorstand eine schriftliche Vollständigkeitsbescheinigung der Akten erbeten. Der Gemeindevorstand teilte darauf hin mit, dass es für eine solche Vollständigkeitserklärung der Akten keine rechtliche Grundlage gibt. Es wurde glaubhaft von der Verwaltung und dem Magistrat erklärt, dass die Akte vollständig seien. Die Arbeit des Akteneinsichtsausschusses ist mit dem vorliegenden Bericht beendet. Der Akteneinschichtsausschuss hat in seiner letzten Sitzung den Entwurf des Berichtes diskutiert und beschlossen. Der Bericht wird der Stadtverordnetenversammlung zur Kenntnis gegeben.